WSD - Bijlage 6 Eindrapport rechtmatigheid 2022

Aan: Van: Datum: Kenmerk: Betreft:

Algemeen bestuur Dagelijks bestuur / algemeen directeur 28-03-2023 H:/SEZ/../Eindrapportage rechtmatigheidsonderzoek WSD 2022 Eindrapportage rechtmatigheidsonderzoek WSD 2022

Inleiding Al een aantal jaren loopt het proces om te komen tot een nieuwe invulling van de in de Gemeentewet verankerde rechtmatigheidscontrole bij gemeenten en provincies. Daarvoor was een wijziging van de Wet op de decentrale Rekenkamers noodzakelijk. Op 27 september 2022 heeft na 2 jaar uitstel de behandeling van het wetsvoorstel in de 1e kamer plaatsgevonden en is de wetswijziging als hamerstuk vastgesteld. Daarmee is invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf verantwoordingsjaar 2023 definitief. Naast een wetswijziging is aanvullende uitleg en uitwerking zowel richting verslag leggende een verantwoordende organisaties als controlerend accountants noodzakelijk. Deze aanvullende documentatie is nog in ontwikkeling. We onderhouden korte lijnen met de accountant om adequaat te kunnen anticiperen op de noodzakelijke wijzigingen in de organisatie van de interne controle om tot een tijdige en inhoudelijk toereikende rechtmatigheids-verantwoording te komen. Volgens de laatste informatie van de accountant is de impact voor gemeenschappelijke regelingen zoals WSD beperkt. De bestaande interne controlesystematiek kan in principe in stand blijven. Wel zullen er een aantal formele bestuursbesluiten moeten worden genomen door het Algemeen bestuur over onder andere de door het Dagelijks bestuur te hanteren verantwoordingsgrens.

Na afronding van het jaarrekeningproces gaan we in overleg met de accountant de organisatie rondom de rechtmatigheidsverantwoording ter hand nemen. Gezien de voorgaand ontwikkelingen zijn als onderdeel van de verantwoordingscyclus over 2022 op de gebruikelijke wijze door divisies en centrale staf interne controles uitgevoerd. De kwaliteitsbewaking vindt plaats vanuit Concerncontrol en richt zich zowel op kwantitatieve als kwalitatieve toereikendheid van de uitgevoerde controles. Basis voor de interne controles vormt het interne controleprogramma WSD in Control dat is gericht op de objectieve vaststelling dat WSD geen materiële risico’s heeft gelopen op het gebied van rechtmatigheid en getrouwheid. Uitvoering interne controle in 2022: Het door het Algemeen bestuur vastgesteld meerjarig normen- en toetsingskader en het daarop gebaseerde interne controleplan vormt het kader van waaruit de interne rechtmatigheidscontroles bij WSD plaatsvinden. Onze accountant wil voor zijn controlewerkzaamheden zoveel als mogelijk gebruik maken van de rechtmatigheidscontroles, daar waar die de juistheid van de kosten en volledigheid van de opbrengsten raken. Om die reden wordt de steekproefomvang en -selectie door de accountant normaliter op kwartaalbasis bepaald en uitgezet. In deze eindrapportage worden de bevindingen vanuit de interne controles samengevat.

Bevindingen en evaluatie interne controle 2022: Uit de gepubliceerde ontwerp regelgeving voor de rechtmatigheidsverantwoording is gebleken dat met name het onderwerp Aanbesteding een prominente(ere) rol gaat spelen als verantwoordingselement. Hierop anticiperend wordt intern een periodieke spendanalyse opgesteld waarbij met name de cumulatieve uitgaven die aanbestedingsgrenzen (dreigen te) overschrijden bijzondere aandacht krijgen. In al die gevallen wordt (ook mede ten behoeve van de accountantscontrole) inzichtelijk dat waar aanbestedingsregelgeving dit vereist WSD steeds de regelgeving volgt. Uit de interne controles over 2022 zijn geen onrechtmatigheden in de materiële processen geconstateerd. De periodieke toetsing van de rechtmatigheid is binnen WSD structureel opgezet. De interne controlewerkzaamheden en de kwaliteitscontrole zijn gericht op de vaststelling van de juistheid, volledigheid en tijdigheid en de rechtmatigheid van baten, lasten en balansposities. De financiële rechtmatigheid behelst drie belangrijke criteria: • Voorwaardencriterium: dit criterium vormt de kern van de meerderheid van de werkzaamheden die zijn uitgevoerd in het kader van WSD in Control. Aanvullend is na oplevering van de conceptjaarrekening de wetsconformiteit van de jaarrekening (voorzieningen) vastgesteld.

1

•

M&O-criterium (Misbruik en Oneigenlijk gebruik van regelingen): dit criterium betreft de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Voor WSD betreft dit vooral het misbruik van subsidies en dit vormt onderdeel van WSD in Control.

•

Begrotingscriterium: in het door het bestuur vastgesteld meerjarencontroleprotocol is vastgelegd hoe het begrotingscriterium door WSD wordt ingevuld. Het begrotingscriterium wordt afgedekt via de vaststelling van de jaarrekening door het bestuur. De gemeenschappelijke regeling WSD voert voor haar gemeenten trajecten en dienstverbanden uit waaronder SW en doelgroep loonkostensubsidie binnen de kaders van de Participatiewet en inkomsten en uitgaven in dat kader vinden daarmee plaats binnen één programma. Volgens de Kadernota Rechtmatigheid kunnen kostenoverschrijdingen geheel of gedeeltelijk worden gecompenseerd door gerelateerde opbrengsten. Praktisch vertalen we dit voor WSD als volgt: Het exploitatieresultaat van WSD inclusief gemeentelijke bijdrage en onttrekking van de bestemmingsreserves zoals begroot voor het verantwoordingsjaar is het saldo van de kosten van de uitvoering van trajecten en dienstverbanden waaronder SW en doelgroep loonkostensubsidie binnen de kaders van de Participatiewet en de daarmee gegenereerde opbrengsten. Kostenoverschrijdingen ten opzichte van de begroting zijn daarmee rechtmatig indien er gerelateerde opbrengsten zijn gerealiseerd tot minimaal het niveau van de kostenstijging ten opzichte van de begroting.

In het kader van dit meerjarenrechtmatigheidscontroleprotocol wordt een neerwaartse afwijking van maximaal € 200.000 gehanteerd ten behoeve van de flexibiliteit in de uitvoering. Bestedingen die het niveau van de begroting overstijgen zijn strikt genomen onrechtmatig. Bij WSD worden de volgende soorten begrotingsafwijkingen onderkend: (x € 1.000) Realisatie Begroot 2022 2022 Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (omzet of rijksbijdrage). 1. Grond-, hulpstoffen en uitbesteed werk

5.939

4.284

2. Overige bedrijfskosten

5.838

5.046

700

583

2.129

20

3. Uitvoeringskosten begeleid werken SW 4. Incidentele lasten

Ad 1. Betreft extra kosten verband houdend met de samenwerking met IBN en Meierijstad voor de uitvoering van projecten Groen. WSD is penvoerder van dit samenwerkingsverband . IBN factureert haar inzet aan WSD. Daar tegenover staat dat alle opbrengsten vanuit de betreffende projecten Groen bij WSD binnenkomen. Ad 2. Dit betreffen extra kosten wegens externe inzet project Lean en inrichting informatiemanagement in het kader van doorontwikkeling WSD. Daarnaast kosten die gemaakt zijn in het kader van de Lokale Plannen en het Expertise-centrum. Deze kosten worden geheel of gedeeltelijk gedekt door een vrijval vanuit de bestemmingsreserves. Ook de onderhoudskosten tonen een afwijking ten opzichte van de begroting veroorzaakt door onderhoud materieel Groen en meerkosten aanschaf licenties nieuwe software, koppelingen Compas en kosten Microsoft. Ad 3. De uitvoeringskosten begeleid werken (inclusief loonkostensubsidies) zijn hoger dan begroot wat wordt veroorzaakt door een hoger personen geplaatst in begeleid werken. Ad 4. Deze overschrijding betreffen de kosten van extra dienstverlening aan gemeenten die worden gedekt via een onttrekking uit de hiervoor gevormde bestemmingsreserves. Daarnaast zijn de kosten van het personeelsfeest en de eindheffing werkkostenregeling 2022 als incidentele last aangemerkt. 2

Conclusie: Het rechtmatigheidsonderzoek is afgerond. De bevindingen die voortvloeien uit de diverse controles blijven binnen de gestelde tolerantiegrenzen van de Verordening 212 en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Conclusie is dat de baten, lasten en balansmutaties zoals deze in de jaarrekening 2022 van WSD zijn verantwoord, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ten aanzien van de diverse (nauw) verbonden organisaties geldt dat zowel de Stichting Blizo als private bedrijven van WSD (de B.V.’s) buiten het rechtmatigheidsonderzoek blijven. Voorstel: Het dagelijks bestuur neemt kennis van deze rapportage (samen met de accountantsrapportage) en betrekt die bij haar advies aan het Algemeen Bestuur.

3