Raadsvoorstel Rekenkamerrapport Grip op grote projecten

RAADSVOORSTEL Datum raadsvergadering: Datum B&W-besluit: Cluster: Portefeuillehouder: Zaaknummer: Documentnummer:

10 april 2025 n.v.t. Griffie NU Rekenkamer Nuenen c.a. 2474005 2474031

Onderwerp Rekenkamerrapport Grip op grote projecten Beslispunten 1. Kennis te nemen van het rekenkamerrapport – Grip op grote projecten. 2. Het college de opdracht te geven uitvoering te geven aan 6 aanbevelingen: Alles overziend is de Rekenkamer positief over hoe de gemeente Nuenen c.a. de onderzochte projecten aanstuurt en beheerst. Het is dan ook van groot belang om alles wat de laatste 2 jaar ontwikkeld is aan controles en rapportage rondom deze projecten vast te houden en waar mogelijk verder te ontwikkelen. Daarin voorzien de volgende aanbevelingen: 1. Bij het schrijven van de raadsvoorstellen rond grote projecten dient extra aandacht te worden besteed aan een duidelijk overzicht van de opbouw van het totale krediet. Bij het Klooster en de Hongerman bestaat het totale krediet uit meerdere deelkredieten die in de loop der jaren zijn goedgekeurd en/of opnieuw zijn toegewezen aan deze projecten. Bij de finale goedkeuring is in het raadsvoorstel niet duidelijk te zien hoe het uiteindelijke totaalbudget besteed gaat worden. Dit maakt controle en rapportage erover minder effectief. 2. Bij grote projecten is de rol van projectleider/coördinator cruciaal. De projectleider/coördinator heeft veel inzicht, maar het is moeilijk om dat op uniforme wijze vast te leggen. Bij het plotseling wegvallen van een projectleider/coördinator kan dit aanzienlijke problemen geven.

Het is daarom belangrijk om formeel een assistentprojectleider/coördinator te benoemen zodat bij eventuele ziekte of anderszins uitval van de projectleider/coördinator deze snel vervangen kan worden. Het lijkt wel informeel geregeld dat er een assistent is, maar deze assistent is moeilijk aanspreekbaar als dit niet formeel is geregeld. De projectleider/coördinator heeft dan de taak om de assistent-projectleider /coördinator zoveel mogelijk te betrekken bij cruciale elementen van het project. Dienst Dommelvallei overweegt ook te gaan werken met een koppel financieel adviseurs om op dat punt de kwetsbaarheid te verlagen en kennis te borgen. We juichen dat initiatief toe. 3. Het project ‘Impuls projectmatig werken’ heeft gezorgd voor belangrijke versterking van procesgang en rapportage. Wij achten een continuering van dit project van groot belang, met name rond toezicht op (tijdige) invulling en inhoud van de voorgangsmonitor (GROTICS). De ingehuurde adviseur speelt een belangrijke rol bij de beoordeling van de voortgangsmonitor, aangezien er geen projectcontroller is die overkoepelend naar de ontwikkelingen op de projecten kijkt. De kwaliteit en betrouwbaarheid van de voortgangsmonitor hangt af van een onafhankelijke en kritische review. Er kan uiteraard ook worden gedacht aan het aanstellen van een projectcontroller.

Dat brengt kosten met zich mee, maar die wegen in de ogen van de Rekenkamer op tegen de gelopen risico’s.

Zaaknummer: 2474005

Pagina 1 van 3 Documentnummer: 2474031

Toezicht op de verplichtingenadministratie kan door deze projectcontroller als een extra taak worden opgepakt. 4. Het gebruik van de verplichtingenadministratie versterkt de interne controle. Dit gebruik zou derhalve niet vrijblijvend, maar verplicht moeten zijn. 5. De tussentijdse rapportages (Turaps) aan de raad zijn inhoudelijk beperkter geworden. Vóór 2020 werden uitvoerige tussenrapportages gegeven over grote projecten. De Rekenkamer zou deze rapportage weer in ere willen herstellen, dus met projectdoelstelling, projectresultaat, besluiten, planning, financieel, risico’s en aandachtspunten. Of zelfs iets uitgebreider maken met elementen vanuit de voortgangsmonitor (GROTICS). Dit sluit ook aan bij de raadsbesluiten, waarin wordt aangegeven dat de raad op de hoogte wordt gehouden van de nader in te vullen aspecten, bijvoorbeeld de gedetailleerde invulling van project Bosweg en de exploitatie van het Klooster en de Hongerman. Het is daarbij cruciaal dat de rapportagecriteria concreet worden vastgesteld om daarmee te kunnen voldoen aan de informatiebehoefte van de raad. 6. De auditcommissie ziet voor zichzelf geen taak bij de controlefunctie op grote projecten. De Rekenkamer vindt dat de auditcommissie daarmee een beperkte taakopvatting heeft.

De krediettoekenning hoort besproken te worden in de raad, maar bijvoorbeeld de vraag of de krediettoekenning goed wordt verwerkt ziet de Rekenkamer meer als de taak van de auditcommissie. De voortgangsmonitor (GROTICS), die maandelijks wordt samengesteld, zou periodiek (bijvoorbeeld eens per kwartaal) met de auditcommissie kunnen worden gedeeld. De auditcommissie kan dan scherper controle uitvoeren juist op risicovolle kredieten die door de raad zijn toegekend. Het gaat hier om de details en een apolitiek toezicht op de uitvoering. Dit kan voorkomen dat de raad te laat wordt geïnformeerd en dus wordt verrast.

Inleiding De Rekenkamer heeft in de periode mei 2024– januari 2025 onderzoek gedaan naar de mate waarin de gemeente grip heeft op grote projecten. Dit onderzoek is geïnitieerd door de vorige Rekenkamer in december 2022 en is na de benoeming in februari 2024 van de nieuwe leden opgepakt en tot uitvoering gebracht. In overleg met de raad zijn 3 grote projecten geanalyseerd: het Klooster, de Hongerman en Sinti-locatie Bosweg. Wat willen we bereiken De doelstelling van het onderzoek was de huidige werkwijze van sturing van grote projecten inzichtelijk te maken, de goede en minder goede dingen te benoemen en met verbetervoorstellen te komen, zodat deze projecten qua doelstelling, kosten en timing binnen de goedgekeurde plannen blijven. Argumenten 1.1 Doordat de raad beter wordt geïnformeerd zal het toezicht op de uitvoering van grote projecten beter worden. Dit kan worden bereikt door verdere verbetering van zowel de raadvoorstellen als de Turaps en door middel van de extra taak van de auditcommissie. 1.2 Door invoering van een sterkere interne controle rondom grote projecten worden risico’s verder verminderd.

Zaaknummer: 2474005

Pagina 2 van 3 Documentnummer: 2474031

Kanttekeningen en alternatieven Er moet niet doorgeschoten worden in extra werkzaamheden. Met de bestaande middelen kan de raad (en auditcommissie) beter op de hoogte worden gebracht. Dus maak zoveel mogelijk gebruik van wat er is om de raad op de hoogte te houden. Wat gaan we daarvoor doen Randvoorwaarden Om het rekenkamerrapport in de openbaarheid te bespreken, wordt het rapport via een raadsvoorstel geagendeerd voor zowel de oordeelsvormende raadsbijeenkomst als de raadsvergadering. Planning Behandeling in de oordeelsvormende raadsbijeenkomst van 27 maart 2025 ten behoeve van besluitvorming in de raadsvergadering van 10 april 2025. Communicatie Het rapport is samen met een raadsvoorstel en -besluit namens de Rekenkamer aangeboden aan de raadsleden. De leden van de Rekenkamer zijn betrokken bij het opstellen van dit raadsvoorstel en -besluit. Wat mag het kosten Met uitzondering van aanbeveling nummer 3 kunnen de aanbevelingen zonder grote extra kosten worden doorgevoerd. Aanbeveling 3 (doorgaan met interim adviseur en/of benoemen projectcontroller) brengt wel extra kosten met zich mee. Bij de beheersing van de risico’s moet er altijd een goede afweging gemaakt worden: wat zijn de meerkosten en wat draagt het bij aan de vermindering van de risico’s dan wel het eerder kunnen ingrijpen bij calamiteiten.

De extra kosten kunnen desgewenst door het college in kaart worden gebracht. Evaluatie Het college houdt de gemeenteraad op de hoogte van de uitvoering van de 6 aanbevelingen. De rekenkamer zal zich ervan vergewissen dat de aangenomen aanbevelingen ten uitvoer worden gebracht en zal in haar jaarverslagen hierover rapporteren. Bijlage 1. Raadsbesluit ‘Grip op grote projecten’ 2. Rekenkamerrapport ‘Grip op grote projecten’ Rekenkamer Nuenen c.a., voorzitter,

lid,

A.M.A. van Drunen

A.H.M. van Bree

Zaaknummer: 2474005

Pagina 3 van 3 Documentnummer: 2474031