Raadsvoorstel Beheer en onderhoud begraafplaats Oude Landen

RAADSVOORSTEL Datum raadsvergadering: Datum B&W-besluit: Cluster: Behandelend ambtenaar: Portefeuillehouder: Zaaknummer: Documentnummer:

18 juni 2025 (oordeelsvormende avond) 3 juli 2025 (besluitvormende avond) 12 mei 2025 Ontwikkeling Patricia van Spaendonck Sandor Löwik 2520005 2570262

Onderwerp Beheer en onderhoud begraafplaats Oude Landen Beslispunten 1. Beheer en onderhoud begraafplaats Oude Landen over te nemen van Stichting Beheer Gemeentelijke Begraafplaats Oude Landen en het beheer voortaan in eigen regie te gaan uitvoeren. Inleiding Volgens Artikel 33 van de Wet op de lijkbezorging heeft de gemeente verschillende wettelijke taken met betrekking tot begraafplaatsen. Dit betreft het aanbieden van ten minste één gemeentelijke begraafplaats waar overledenen begraven kunnen worden. Daarnaast moet volgens Artikel 27, lid 1 van de Wet op de lijkbezorging de houder van de begraafplaats een register bijhouden van alle begraven lijken, inclusief een nauwkeurige aanduiding van de plaats waar zij begraven zijn. In 2011 heeft de gemeenteraad besloten om het beheer en onderhoud van de begraafplaats Oude Landen uit te besteden aan de Stichting Beheer Gemeentelijke Begraafplaats Oude Landen (vanaf nu “stichting”). Eind 2023 hebben twee van de drie bestuursleden van de stichting de gemeente laten weten om persoonlijke redenen te willen stoppen met het uitvoeren van hun taak als bestuurslid van de stichting. Het is de stichting niet gelukt om geschikte opvolgers te vinden. Om de continuering van de werkzaamheden te garanderen, hebben de wethouders Löwik en Wouters tijdelijk plaatsgenomen in het bestuur van de stichting.

Daarnaast is de personele bezetting kwetsbaar met één 0,6 fte beheerder en één vrijwilliger als back-up. Om bovenstaande twee redenen heeft de gemeente in 2024 onderzocht hoe het beheer en onderhoud van de begraafplaats Oude Landen op de langere termijn duurzaam vorm en inhoud gegeven kan worden. Hiertoe zijn drie mogelijke scenario's onderzocht, inclusief exploitatiebegroting en een analyse van de voor- en nadelen van elk scenario: 1. Voortzetten van de beheerovereenkomst met de stichting en zoeken naar nieuwe bestuursleden. 2. Beheer en onderhoud overdragen aan een andere externe partij dan de stichting. 3. Beheer en onderhoud volledig uitvoeren door de gemeente. Ondertekend op: 22-05-2025 08:25 Ondertekend door: Jeanke Verbruggen Locatie: Nuenen Reden: Digitaal Uitgaand

Zaaknummer: 2520005

Pagina 1 van 4 Documentnummer: 2570262

Na een grondige analyse van de voor- en nadelen van elk scenario is geconcludeerd dat het beheer en onderhoud onderbrengen bij de gemeente zelf de meeste voordelen biedt voor de gemeente en haar inwoners. Wat willen we bereiken Een toekomstbestendige invulling van het beheer en onderhoud van de begraafplaats Oude Landen, zodat de gemeente verzekerd is van een goede uitvoering van haar wettelijke taak. Argumenten 1.1 Het beheer en onderhoud wordt minder kwetsbaar Door het beheer en onderhoud van de begraafplaats Oude Landen onder te brengen bij de gemeente (cluster Openbare Ruimte), wordt de uitvoering minder kwetsbaar. Hierdoor borgen we de continuïteit en kan de gemeente haar wettelijke taak tot het aanbieden van een gemeentelijke begraafplaats nu en in de toekomst waarborgen. In de huidige situatie is er beperkte personeelscapaciteit (0,6 fte) aanwezig bij de stichting. Zo kan het uitvallen van de beheerder ertoe leiden dat een begrafenis niet kan doorgaan. Met de gemeente als beheerder is er altijd iemand beschikbaar. 1.2 Beheer en onderhoud van de begraafplaats kan goed worden geïntegreerd in de bestaande werkzaamheden. Veel van de taken die nodig zijn voor het beheer en onderhoud van de begraafplaats sluiten goed aan bij de huidige werkzaamheden van de medewerkers van het cluster Openbare Ruimte (Binnen en Buiten).

Recent heeft de kwaliteitsupgrade van de begraafplaats Oude Landen plaatsgevonden. Een aantal zaken worden nu al door de gemeente georganiseerd en betaald, zoals het groenonderhoud en de grafadministratie (uitbesteed aan een externe partij). Het toezicht op het beheer en onderhoud van het groen wordt nu ook al uitgevoerd door toezichthouders vanuit de gemeente. Dat maakt dat de overdracht van taken door de stichting aan de gemeente beperkt is. Medewerkers van Openbare Ruimte zijn al bekend met de systemen voor het bijhouden en administreren van zaken. Medewerkers van Openbare Ruimte Buiten gaan de uitvoerende taken doen, de administratieve taken worden door het cluster Openbare Ruimte Binnen opgepakt. De gemeentewerf ligt geografisch dicht bij de begraafplaats Oude Landen, waardoor medewerkers snel ter plaatse kunnen zijn indien nodig. Dit is praktisch en efficiënt voor het uitvoeren van de taken. Dit alles betekent dat de taken efficiënt kunnen worden geïntegreerd, waarbij er slechts een beperkte uitbreiding van uren benodigd is. 1.3 Beheer en onderhoud neerleggen in de gemeentelijke organisatie geeft maximale zekerheid We hebben maximale regie op de kwaliteit van de uitvoering en de kosten. Daarmee hebben we meer flexibiliteit om bij te sturen waar nodig. Kanttekeningen en alternatieven 1.1 Alternatief zou zijn om de huidige overeenkomst met de stichting voort te zetten.

We zouden dan op zoek moeten gaan naar nieuwe bestuursleden, wat tot nu toe geen resultaat Zaaknummer: 2520005

Pagina 2 van 4 Documentnummer: 2570262

heeft opgeleverd. Bovendien blijft de personele bezetting voor het daadwerkelijke beheer en onderhoud (0,6 fte) kwetsbaar. Daarom kiezen we niet voor dit alternatief. 1.2 Alternatief zou zijn om het beheer en onderhoud over te dragen aan een andere externe partij dan de stichting. In dit scenario draagt de stichting het beheer en onderhoud van de begraafplaats over aan een andere externe partij, zoals een commerciële onderneming. Dit scenario houdt in dat de gemeente geen omkijken meer heeft naar de begraafplaats. We kiezen echter niet voor overdracht aan een andere externe partij omdat dit behoorlijke risico’s met zich meebrengt voor de continuïteit. We hebben minder grip op de kwaliteit van de uitvoering (minder makkelijk bijsturen), de kosten (kostenverhoging) en voortzetting van werkzaamheden (een externe partij kan overeenkomsten niet verlengen of zelfs opzeggen). 1.3 Bij overdracht van het beheer en onderhoud aan de gemeente moeten bestaande overeenkomsten worden opgezegd. Bij overdracht van het beheer en onderhoud aan de gemeente, dienen de volgende overeenkomsten te worden beëindigd: - De overeenkomst tussen de gemeente en de stichting (afgesloten op 21 juni 2011). Het bestuur van de stichting heeft al aangegeven haar medewerking te willen verlenen. De gemeente blijft hierover met het bestuur in gesprek en stemt alles zorgvuldig met hen af.

- De overeenkomsten die de stichting heeft met o.a. de beheerder (die in loondienst is bij de stichting) en het extern administratiekantoor. Er lopen gesprekken met de beheerder om de dienstbetrekking eervol te beëindigen. Het extern administratiekantoor heeft aangegeven haar volledige medewerking te verlenen. Daarnaast moet rekening worden gehouden met opzegtermijnen en mogelijke contractuele verplichtingen. Wat gaan we daarvoor doen Randvoorwaarden n.v.t. Planning Indien de raad akkoord met bijgaand raadsvoorstel, dan kan direct gestart worden met de overdracht van alle taken van de stichting en het extern administratiekantoor naar de gemeente. Na vereffening van alle baten en lasten door de stichting, kan de stichting officieel worden ontbonden. Het streven is om de overdracht per 31 december 2025 af te ronden. Communicatie Zodra de gemeenteraad akkoord heeft gegeven op bijgaand raadsvoorstel, communiceert de gemeente hierover naar belanghebbenden en inwoners (o.a. via de gemeentelijke website). Daarin wordt o.a. vermeld wat dit betekent voor inwoners, op welke tijden de nieuwe beheerder telefonisch bereikbaar is, etc. Wat mag het kosten In 2024 zag het exploitatieresultaat er als volgt uit:

Grafrechten inkomsten

Begroot € 280.000

Werkelijk € 241.784 Zaaknummer: 2520005

Resultaat € 38.216 (negatief) Pagina 3 van 4 Documentnummer: 2570262

Uitgaven Totaal

€ 245.979

€ 144.781

€ 101.198 (positief) € 62.982 (positief)

In onderstaande tabel is inzichtelijk gemaakt wat de jaarlijkse financiële gevolgen zijn als het beheer en onderhoud vanaf eind 2025 wordt overgedragen van de stichting aan de gemeente:

Jaarlijkse begrote kosten die wegvallen: - (Salaris en overhead) Stichting Beheer Gemeentelijke Begraafplaats Oude Landen (€ 40.000) - Inhuur extern administratiekantoor (€ 25.000) Jaarlijkse begrote gemeentelijke personeelslasten die erbij komen: Gemeentelijk beheerder = € 33.000 Uitbreiding uren t.b.v. grafadministratie: 225 uur * € 45 = € 10.125 Uitbreiding uren t.b.v. financiële afwikkeling van begrafenissen, zoals facturatie en betalingen: 100 uur * € 45 = € 4.500 Jaarlijkse begrote kosten nieuw (in the cloud) software pakket t.b.v. grafadministratie Jaarlijkse kostenbesparing

2026 en toekomstige jaren € 65.000

€ 47.625

€ 6.879 € 10.496

Aangezien de grafrechten/inkomsten jaarlijks fluctueren, is het niet zeker of we structureel een positief resultaat hebben. In 2025 blijven we de ontwikkeling van inkomsten en uitgaven monitoren. Evaluatie Een jaar na overdracht (eind 2026) evalueren we of er al dan niet sprake is van een structureel positief resultaat. Zo ja, dan passen we de begroting hierop aan. Bijlagen N.v.t. Burgemeester en wethouders van Nuenen, de secretaris,

de burgemeester,

Mr. drs. H.P.C. Verbruggen

Mr. Dr. M.M. van Toorenburg

Zaaknummer: 2520005

Pagina 4 van 4 Documentnummer: 2570262