Presentatie evaluatie van twee participatietrajecten gemeente Nuenen

Evaluatie van twee participatietrajecten gemeente Nuenen Presentatie beeldvormende avond 30 november 2022

Aanleiding De gemeente Nuenen: - wil reflectief zijn - leren van een aantal trajecten die participatief zijn doorlopen - aanbevelingen mee nemen in de aanpak en het ontwikkelen van de toekomstige participatie-aanpak. Een motie van de gemeenteraad in december 2021 is aanleiding voor deze evaluatie. De gemeente Nuenen heeft twee trajecten gekozen om te evalueren: Nuenen-West en Speeltuintje Eeneind.

Aanpak o Desk research en situatieschets maken (juni/juli) o Krachtenveld in beeld (4 juli) o Interviews 21 deelnemers (augustus/september) o Rapport van bevindingen en aanbevelingen

(oktober/november) o Presentatie aan de raad (30 november)

Verhalend verslag Relevante informatie met opvallende zaken met invloed op proces o Zoveel mogelijk recht doen aan alle verhalen die zijn verteld o Verwachtingen, meningen en ervaringen zo feitelijk mogelijk meegenomen in dit rapport en waar dat kon feitelijk getoetst o

Conclusies | Verwachtingsmanagement o Wantrouwen tussen partijen door wisselende verwachtingen aan voorkant participatietraject en door niet eenduidige inhoud en rollen (die laatste ook van de ene ten opzichte van de andere rol). o Voor bewoners was vooraf niet altijd helder waar de bijeenkomsten over gingen en wie er om welke reden waren uitgenodigd. Of wat met uitkomsten van onderzoek wordt gedaan en hoe deze gewogen worden, wat representatieve en neutrale uitkomsten zijn. o Sommige bewoners wilden meer invloed op inhoud en proces dan ze kregen. Zij ervaarden dat ze hier niet in gehoord werden. o Bij Eeneind ging om een initiatief dat als een participatietraject van de gemeente werd ingevuld. o Weinig vertrouwen (meer) in het proces.

Conclusies | Inhoud o Het onderwerp van Nuenen-West veranderde van bestemmingsplan naar een verkeersvraagstuk rondom concrete ontsluitingsmogelijkheden. o Het verkeersvraagstuk leverde verwarring op: ont- of afsluiting en werd als issue gezien. o Verschillende criteria vanuit verschillende rollen voor een goede ontsluitingsvariant. o Ambtelijk apparaat gaf adviezen op basis van financiële gronden en bekeek gevolgen van kavelruil, de gemeenteraadsleden reageerden op wat er speelde in de wijk.

Conclusies | Participatieproces (1) o Architectuur van het proces niet helder, veel dynamiek en veel geanticipeerd op de actualiteit. Wel bereidheid van gemeente op signalen te handelen, vaak ‘damage control’, dus inspelen op wat er op dat moment gebeurde. o Frustratie op proces door regiewens van gemeente op wie wat mocht vinden en vanuit welke rol mensen betrokken waren. Daarnaast verschillende verwachtingen over proces.

Conclusies | Participatieproces (2) o Het krachtenveld was vooraf en tijdens proces niet voldoende in beeld en werd niet voldoende op in gespeeld. Ook ontbrak het continu monitoren van verhouding tussen overheid en belanghebbenden (ook vanuit verleden). o Er is voor 1 vorm van participatie gekozen: zo heeft niet iedereen (ook de betrokken bewoners) gelegenheid gehad om mee te doen en informatie te krijgen. o De voorkeuren voor welke alternatieve ontsluitingsroutes verder onderzocht moesten worden hebben de bewoners uitgesproken tijdens de laatste bewonersavond waar niet alle belangen vertegenwoordigd waren.

Conclusies | Participatieproces (3) o De ambtenaren en het college hadden de zorgen kunnen ‘omarmen’ en laten merken dat bewoners gehoord zijn. Dat betekent niet oplossen, maar in ieder geval laten weten dat je weet wat er speelt. o De initiatiefnemer en andere bewoners van Eeneind hadden veel betrokkenheid, de gemeente had meer kunnen loslaten. o De enquête: de opzet en onduidelijke ‘spelregels’ vooraf zorgde voor onduidelijkheid en onrust bij inwoners. o Houd de bij publieke opinie in beeld en neem dit mee in de informatievoorziening.

Conclusies | Rollen (1) o Het bestuur en de ambtelijke organisatie veranderden van rollen. o De ambtelijke bezetting was consistent en betrokkenheid groot, toch ervaarden ze niet altijd rugdekking. De ambtelijke organisatie bood niet altijd de gewenste tegenkracht. o De externe begeleider was ziek en nam niet de verantwoordelijkheid om dit binnen het bureau op te vangen en legde de verantwoordelijkheid bij de gemeente. o Verhoudingen tussen diverse partijen kwamen op scherp te staan. Zowel binnen de ambtelijke organisatie en binnen het bestuur (B&W met gemeenteraad) als met de belanghebbenden en de gemeente.

Conclusies | Rollen (2) o Er is niet voldoende aandacht geweest voor het werken aan de relatie met alle belanghebbenden toen het proces minder goed verliep. Er is niet voldoende aandacht geweest voor de bewoners die zich minder lieten horen. o De gemeente benaderde de leden van een bepaalde groep met een gemeenschappelijk belang vanuit die totale groep, terwijl deze groep zelf zich niet als 1 zag maar als een vertegenwoordiging van verschillende belangen. o De gemeenteraad heeft haar rol als volksvertegenwoordiger genomen en is ingegaan op signalen van de initiatiefnemer en de wijkraad. Op basis van gelopen proces weten raadsleden wat er leeft en speelt in Nuenen. o Er was geen ambtelijke opdrachtgever betrokken, terwijl dit wel politiek was geworden.

Conclusies | Rollen (3) o Het bewonersinitiatief werd te veel de zaak van de gemeente en de wijkraad. o Geen heldere procesafspraken en verantwoordelijkheden aan de voorkant van proces en daardoor hier ook niet voldoende op gestuurd. o Nieuwe college, nieuwe gemeenteraad en nieuwe overlegstructuur (BOB) geeft kansen om nieuwe afspraken te maken en zo tot interne betere samenwerking te komen op basis van vernieuwd vertrouwen.

Aanbevelingen voor bestuur en organisatie (1) Rollen

o Het is van belang dat het bestuur zich bewust is van de rol in een participatieproces of bij een initiatief. Dit kan per fase wisselen. o Het helpt om de Cascade in processen er af en toe bij te halen om bewust zijn van de rollen, het opdrachtgeverschap en opdrachtnemersrol. o Bespreek alle rollen met de actoren in alle fasen van het participatieproces. o Help bewoners en ondernemers in hun rol in een participatieproces, maar ook als belangenvertegenwoordiger.

Communicatie over het participatieproces

o Maak voorafgaand aan de start van het traject een kernverhaal met de diverse collega’s die er nu of later bij betrokken zijn. o Zorg voor kernelementen die aansluiten bij de vragen, zorgen en wensen die leven bij de diverse belanghebbenden uit de omgeving. o Stel de boodschap bij gedurende het proces.

Het publieke werkproces Overheidsbestuur Verkiezingsprogramma

Omgeving Organisatie

Collegeprogramma Uitvoeringsagenda

Programma/Project Deel P Verandering

Aanbevelingen voor bestuur en organisatie (2) Participatieproces

o Maak per project of beleid met impact een participatieplan volgens de aanpak Factor-P. o Tuig een passend proces op, niet groter dan nodig, maar wel zorgvuldig. o Neem de tijd, want goede preparatie voorkomt reparatie. o Geen participatie als er geen ruimte is, dan alleen communicatie. o Betrek intern de juiste collega’s en de betrokken bestuurder. o Bepaal de ruimte per belanghebbende en maakt dit transparant.

Relatiemanagement

o Heb contact met de bewoners, ook als er op dat moment ‘niets’ speelt of wanneer zaken goed gaan. o Doe wat je zegt en zeg wat je doet, dat schept vertrouwen. o Heb de netwerken van het college en de ambtelijke organisatie in beeld, deel dit en vertel wanneer je daar mee in contact bent.

Aanbevelingen voor bestuur en organisatie (3)

Verwachtings- o Inventariseer vooraf om in beeld te hebben welke belangen er spelen en welke management ruimte er voor participatie is, en deel dit.

o De meeste mensen deugen en zijn tevreden over hun gemeente. Zij gaan vaak open een participatieproces in. o Zorg dat deelnemers aan een participatieproces op gelijk informatieniveau zitten.

Cultuur

o Temporiseer, stem je tempo af op de betrokken participanten, geef ze gelegenheid te wennen aan hun rol. o Cultuurtrajecten kosten tijd en vragen om durf en ruimte om te experimenteren. o Interne en externe tegenkracht/tegenspraak is nodig. o Vaak zijn er patronen te ontdekken in de samenspraak tussen de gemeente Nuenen en de samenleving. Dit vraagt om te werken aan de relatie. o Formeel contact vindt plaats in het gemeentehuis. o Organiseer het participatieproces zo dat het stille midden ook ruimte krijgt om hun stem te laten horen.

Verwachtingsmanagement Wees van tevoren duidelijk, zodat de verwachtingen realistisch zijn (al bij de uitnodiging)

Achteraf weten mensen precies wat ze willen dat er gebeurt

Laat zien wat je met de uitkomsten doet

Luister naar deze Mensen beginnen verwachtingen vaak open en Wees eerlijk, open afwachtend en transparant Sessie

Bleijenberg, C., Aarts, N., & Renes, R. J. (2019b). Meepraten schept de verwachting serieus genomen te worden. Tijdschrift Voor Communicatiewetenschap, 47 [3/4].

Aanbevelingen voor bestuur en organisatie (4) Handvatten voor de o Stel een participatieleidraad op in samenspraak tussen de ambtelijke organisatie, het bestuur en de bewoners en toekomst ondernemers van Nuenen. Deze leidraad leidt alle partijen bij een participatietraject of initiatief. o Pas 1 werkwijze toe, zodat er eenduidig wordt gewerkt. Dit kan de methode Factor-P zijn, die helpt bij het tot stand komen van een participatieplan en een zorgvuldig participatieproject (en helpt ook bij initiatieven). o Ondersteun de organisatie door een methode en een toolkit te bieden. Deze biedt hulp bij het komen van een participatieplan en inspiratie in participatievormen. Zo leert de organisatie om voor diverse momenten en situaties aan te sluiten bij de omgeving en ook het ‘stille midden’ gelegenheid te bieden mee te denken/doen.

Aanbevelingen voor bewoners o Breng je eigen krachtenveld in beeld. o Blijf in gesprek met gemeente. Vraag en geef helderheid over inhoud, proces en belangen. o Geef ruimte en vertrouwen aan gemeente en andere (bewoners). Geef elk proces een nieuwe kans. o Vraag hulp om je rol als vertegenwoordiger van het belang van je achterban te kunnen invullen. Maak je eigen positie en dilemma’s zichtbaar. o Ken je eigen verantwoordelijkheid (je bijdrage aan het proces) en luister ook naar bewoners die een andere mening hebben.

Het proces is net zo belangrijk als het resultaat