Dienst Dommelvallei - Bijlage 5 Informatieplan 2023-2024 DDV

INFORMATIEPLAN

2023-2024 DOMMELVALLEI

VERSIE 29nov def

Inleiding In juni 2021 stelden de drie gemeenteraden van gemeente Geldrop-Mierlo, gemeente Nuenen en gemeente Son en Breugel het meerjarige Informatiebeleid Dommelvallei 2021-2025 vast. Jaarlijks maken we op basis van dit beleid een informatieplan, met daarin concrete projecten. Daarmee laten we zien wat we in het komend jaar willen bereiken en wat we daarvoor nodig hebben.

2023, anders dan andere jaren In de afgelopen jaren hebben we vooral voorrang gegeven aan ambities en wensen van de gemeenten. Dit is ten koste gegaan van noodzakelijk onderhoud, beveiliging en modernisering van de ICT-omgeving. Het is onverantwoord om deze situatie te laten voortduren. Daarom hebben we moeten besluiten om in 2023 de basis op orde te gaan krijgen. Dit betekent dat we voorrang geven aan projecten die de huidige systemen veilig en betrouwbaar houden of maken. De bottleneck qua capaciteit blijkt te zitten bij de afdeling systeembeheer. Om het bovenstaande te kunnen realiseren hebben wij onder meer gevraagd om 2 FTE extra. Het Directeurenoverleg Dommelvallei (DOD) heeft in haar vergadering van 16 november 2022 besloten om deze aanvraag te honoreren. Projecten die als doel hebben nieuwe functionaliteiten te implementeren hebben in dit informatieplan de status “optioneel”. We voeren ze alleen uit als er gedurende het jaar middelen en capaciteit beschikbaar zijn.

Opbouw van dit informatieplan In hoofdstuk 1 t/m 4 beschrijven we, aan de hand van de thema’s uit het meerjarige Informatiebeleid Dommelvallei 2021-2025, de belangrijkste ontwikkelingen. Hierna volgt in hoofdstuk 5 een overzicht van de projecten. In hoofdstuk 6 en 7 beschrijven we de governance en financiën van het informatieplan. Vanaf dit jaar kijken we ook een jaar verder vooruit om de kosten voorspelbaarder te maken.

Reikwijdte en totstandkoming Dit informatieplan beschrijft de I&A-projecten voor de vier Dommelvallei-organisaties voor 2023. Het informatieplan is een gezamenlijk product. De ‘we’ in de tekst doelt op deze samenwerking. Het informatieplan bevat zowel gezamenlijke projecten waar alle organisaties aan bijdragen en van profiteren, als enkele individuele ontwikkelingen wanneer een specifieke gemeente op een gebied ergens in voorop wil lopen. Het informatieplan is als volgt tot stand gekomen: 1. Inventariseren van noodzakelijke activiteiten en aanvullende ambities in de vier organisaties. 2. Uitvoeren van impactanalyses (capaciteit en geld) op hoofdlijnen van deze ontwikkelingen en ambities. 3. Opstellen van een geprioriteerde lijst van I&A-trajecten in een I&A-projectportfolioboard, met hierin managementdeelname vanuit 4 Dommelvallei-organisaties. 4. Voorgenomen informatieplan inclusief consequenties voor middelen en capaciteit opstellen met het projectportfolioboard. 5. Voorgenomen informatieplan ter instemming aanbieden aan DOD en portefeuillehouders I&A. 6. Voorgenomen informatieplan bespreken tijdens de Dommelvallei-brede raadsinformatieavond (14 december).

2|

De dreiging om slachtoffer te worden van cybercrime (zoals ransomware-aanvallen, hacks) neemt wereldwijd toe. Als gemeentelijke processen langdurig verstoord raken, komt de dienstverlening van gemeenten aan inwoners knarsend tot stilstand. Deze toenemende kans op cybercriminaliteit maakt dat we steeds aanvullende stappen moeten zetten om onze data afdoende te beschermen.

Intensiveren monitoring We intensiveren de monitoring om sneller op mogelijke dreigingen te reageren. Hiervoor richten we een SIEM/SOC in. Een Security Operations Center (SOC: de mensen) monitort de IT-omgeving en maakt hierbij gebruik van een Security Information & Event Management systeem (SIEM: het gereedschap).

De landelijke SIEM/SOC, waar we ons bij hadden aangesloten, is onverwachts stopgezet. We namen maatregelen voor een overbruggende oplossing en de inrichting is gestart. In 2023 volgt de volgende fase van inrichting.

Meer veiligheidsmaatregelen voor werkplekken van eindgebruikers We maken toegangsbeleid en richten software in waarmee we afdwingen dat alleen mobiele apparaten die voldoen aan veiligheidseisen toegang krijgen tot het netwerk. Ook verbreden we de inzet van virusprotectie. Eindgebruikers zijn helaas vaak de zwakste schakel op het gebied van security. Cybercriminelen richten zich dan ook op die eindgebruikers om via phishing en ransomware toegang te krijgen tot gevoelige data binnen ons netwerk. Daarom is goede beveiliging van die werkplek essentieel. Om de ICT omgeving veilig te houden, werken we aan het implementeren van beveiligingsmaatregelen binnen de IT-beheerprocessen conform de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Deze beheerprocessen voor o.a. checks en testen, wijzigingen, patches en uitfaseren zijn van toepassing op de geregistreerde apparaten en software binnen het netwerk. Het verwijderen uit het netwerk van ongeautoriseerde apparaten is uit veiligheidsoverwegingen zeer belangrijk.

INFORMATIEBESCHERMING

1. Veilig en vertrouwd

3|

2. Basis voor de toekomst Onze basis voor de toekomst bestaat uit een informatievoorziening gebaseerd op drie pijlers: (1) een moderne technische infrastructuur, (2) een eenvoudig applicatielandschap en (3) de Informatiehuishouding op orde.

MODERNE TECHNISCHE INFRASTRUCTUUR Een herijking van de architectuur van de generieke digitale werkplek en onze ICT-infrastructuur is noodzakelijk. Er is de afgelopen periode veel veranderd: de vervanging van vaste werkplekken door laptops is in gang gezet. Plaats- en tijd onafhankelijk digitaal samenwerken is inmiddels gemeengoed. We werken steeds meer in de cloud. De behoefte om applicaties te koppelen en samen te werken in ketens neemt toe. Beveiliging vraagt steeds meer inspanning. Dit alles leidt tot een steeds toenemende complexiteit voor beheerders maar ook voor gebruikers.

Nieuw perspectief op de digitale werkomgeving We stellen, samen met experts op dit vlak, een nieuwe architectuur (een ‘bestemmingsplan’) op waarin we vastleggen in welke richting de ICT-infrastructuur zich moet ontwikkelen. Hiervoor stellen we de vraag “Wat heeft een medewerker van de Dommelvallei-organisaties nodig om op een gebruiksvriendelijke, veilige en efficiënte manier het werk te doen” centraal. Vanuit deze vraag stellen we een eisen- en wensenpakket op en bepalen we randvoorwaarden die we vertalen naar een nieuw functioneel ontwerp van de werkplek en de technische infrastructuur die daar voor nodig is.

Een nieuw perspectief op beheer van de ICT-infrastructuur Op basis van het ontwerp van die digitale werkomgeving bepalen we hoe we beheer efficiënt kunnen inregelen. Daarbij stellen we ons de vraag, “Wat doen we zelf en wat besteden we uit?”. We onderzoeken mogelijkheden van uitbesteden (van onderdelen) en het aangaan van partnerships om continuïteit te borgen en kwetsbaarheid te verminderen. Daarnaast onderzoeken we hoe we regie op uitbestede diensten kunnen organiseren. Het resultaat van het onderzoek leggen we vast in een beheerplan voor de toekomst.

Transitieplan In een transitieplan leggen we vast hoe we de huidige infrastructuur in technische zin ombouwen naar het nieuwe ontwerp. Bouwen gaat stap voor stap en project voor project. Projecten uit het transitieplan nemen we op in het informatieplan 2024 en verder. Ook beschrijven we hoe de beheerorganisatie naar het beheerplan kan toegroeien.

Activiteiten bestaande infrastructuur In 2023 voeren we diverse maatregelen door om onze omgeving veilig en stabiel te houden. Ook zetten we stappen om de performance te verbeteren. Daarnaast vervangen we afgeschreven hardware en de back-up oplossing. We doen daarbij de hoognodige zaken. We streven ernaar nieuwe activiteiten uit te lijnen met de nieuwe perspectieven.

4|

EENVOUDIG APPLICATIELANDSCHAP Vervanging bestaande systemen Door aflopende contracten en aanbestedingsregels kopen we in 2023 een aantal systemen opnieuw in. Enkele voorbeelden hiervan zijn: • Vernieuwen taxatie-applicatie • Basisregistratie Grootschalige Topografie - software • Plan- en regelsoftware • Handhavingssoftware In de aanbestedingen nemen we eisen mee die inhaken op de adoptie van ‘Common Ground’ van de VNG. Common Ground is de informatiekundige visie waarmee gemeenten collectief de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer gaan inrichten.

INFORMATIEHUISHOUDING OP ORDE Het nieuwe perspectief op de digitale werkomgeving heeft gevolgen voor de manier waarop we informatie bewaren en terugvinden. Waar slaan we informatie op en hoe zorgen we ervoor dat we deze informatie volgens wetgeving archiveren? We herijken de kaders en richtlijnen voor de opslag van informatieobjecten. We voeren verbetering in archief- en informatiebeheer door op basis van het verbeterplan dat we opstellen in reactie op het jaarlijkse KPI-verslag en de tweejaarlijkse audit van het RHCe.

Informatiehuishouding in het ruimtelijk domein. Het langdurig bewaren maar ook makkelijk terugvinden van vergunningen en locatiedossiers verbeteren we. Oude systemen faseren we uit en de inhoud stellen we veilig.

Ambities en wensen (optioneel) Als er gedurende het jaar capaciteit én budget beschikbaar komt op de totale portfolio, dan zetten we deze in voor realiseren van aanvullende ambities en wensen. Hieronder enkele voorbeelden behorende bij dit thema. Nieuwe integraties van systemen om het werk makkelijker te maken In de werkplek van de toekomst hoort ook makkelijk digitaal samenwerken. Met een integratie tussen het zaaksysteem (Djuma) en de kantoorautomatisering (Microsoft 365) maken we directe bestandsuitwisseling mogelijk waardoor het werk sneller en minder foutgevoelig is. #bedrijfsvoering Beheer openbare ruimte systeem naar de cloud Voor het beheren van de openbare ruimte gebruikt gemeente Nuenen het systeem Obsurv. Dit systeem willen we naar de cloud brengen. Hiermee maken we het toegankelijker voor onderhoudsaannemers en buitendienst op locatie, besteden we het beheer uit en verbeteren we de kwaliteit. #ruimtelijkdomein

5|

3. Digitaal voor en mét de burger Binnen dit thema werken we aan het verbeteren van digitale dienstverlening, transparantie en digitale toegankelijkheid. De activiteiten in 2023 zijn voornamelijk de meerjarige projecten die in 2022 gestart zijn.

Implementatie Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer Burgers en bedrijven krijgen het recht om elektronisch zaken te doen met de overheid. Hiervoor moeten we de informatievoorziening strakker inrichten. De behandeling van de wet heeft vertraging opgelopen, daarom schuiven onze activiteiten voor 2022 door. In 2023 richten we ons nu op het inventariseren van wat er moet gebeuren specifiek voor onze gemeenten, in 2024 brengen we veranderingen aan in processen en systemen. #dienstverlening

Wet open overheid: actieve openbaarmaking De Wet open overheid (Woo) is medio 2022 in-werking-getreden. Deze wet heeft tot doel om overheden transparanter te maken en bevat de verplichting om in de komende vijf jaar gefaseerd overheidsinformatie actief openbaar te maken. Het project voor het implementeren van actieve openbaarmaking staat inmiddels in de steigers. In 2023 werken we aan de eerste vier informatie-categorieën: organisatie-informatie, raadsstukken, Woo-beschikkingen en convenanten. We passen processen en informatiehuishouding aan en sturen op houding en gedrag. Voor daadwerkelijke openbaarmaking zijn we afhankelijk van landelijke systemen; de ontwikkeling daarvan is echter vertraagd.

Doorontwikkeling software sociaal domein De nieuwe software, die in 2022 in gebruik genomen is, heeft voor veel veranderingen in werkprocessen gezorgd. De eerste ervaringen met het systemen geven inzichten tot verdere verbetermogelijkheden. Hier zetten we in 2023 volop op in. Daarnaast komt er een digitaal portaal voor inwoners zodat zij toegang hebben tot hun eigen zorgdossier en makkelijk digitaal aanvragen kunnen doen. #sociaaldomein

Efficiënter werken met een subsidievolgsysteem De gemeenten ontvangen en verstrekken veel subsidies. Het is momenteel lastig om overzicht te houden op wat verstrekt en ontvangen is en het kost vele uren administratief werk. We verwachten dat dit met een subsidievolgsysteem efficiënter kan. De systemen blijken na een recente marktverkenning duurder dan verwacht. Alleen als de baten opwegen tegen de kosten, én als we er de capaciteit voor hebben, gaan we er in 2023 mee verder. #sociaaldomein

6|

Proeftuinen Gedurende 2023 lopen de proeftuinen voor de virtuele assistent en voor de meldingen openbare ruimte. Medio 2023 wordt duidelijk of we de beoogde toegevoegde waarde op 24x7 dienstverlening en een betere communicatie met inwoners ook naar tevredenheid realiseren. Bij positief resultaat zetten we de proeftuinen om naar een structurele voortzetting.

PROEFTUIN

Ambities en wensen (optioneel) Als er gedurende het jaar capaciteit én budget beschikbaar komt op de totale portfolio, dan zetten we deze in voor realiseren van aanvullende ambities en wensen. Hieronder enkele voorbeelden behorende bij dit thema. Digitaal aanvragen rijbewijs Een landelijk experiment voor het digitaal aanvragen van het rijbewijs verloopt positief. Wij willen dit ook mogelijk maken voor onze inwoners. Zij hoeven dan geen twee keer naar de gemeente voor een aanvraag van een rijbewijs. #dienstverlening Integratie sociaal domein systemen met COA en DUO Alle informatie vanuit COA en DUO wordt in de huidige situatie handmatig in het sociaal domein systeem opgevoerd. Dit kan slimmer met een technische koppeling tussen systemen. #sociaaldomein Pilot robotisering van administratief werk bij belastingen Een pilot binnen team belastingen om te onderzoeken hoe Robot Proces Automation (RPA) ons werk efficiënter kan maken. RPA automatiseert repeterende handmatige werkzaamheden en is bij andere gemeenten al succesvol ingevoerd. Hierdoor is de werkdruk verlaagd en zijn de medewerkers in staat gesteld om zich te richten op dienstverlening en kwaliteitsbewaking. #bedrijfsvoering

7|

4. Meer doen met data Data en de digitale transformatie bieden talloze kansen om te verbeteren en te vernieuwen. Door datagedreven te werken, kunnen gemeenten doelgerichter beleid maken en gerichter maatregelen nemen. We gaan door met bestaande proeftuinen en dashboards en daarmee blijven we de vruchten plukken van de inzichten die dit oplevert. Zo sturen we de kwaliteit van digitale dienstverlening structureel bij op basis van een data-dashboard.

Datagedreven werken gemeente Geldrop-Mierlo Geldrop-Mierlo start in 2023 met de Strategie 2023-2026 van de gemeente. In 2023 zetten ze de sturing hier voor op en zetten ze een eerste versie van een dashboard op. Voor 2026 is het doel om datagestuurd werken toe te passen voor een substantieel aantal producten en diensten, zoals een instrument voor beleidsontwikkeling en –uitvoering en voor sturing en verantwoording.

Ambities en wensen (optioneel) Als er gedurende het jaar capaciteit én budget beschikbaar komt op de totale portfolio, dan zetten we deze in voor realiseren van aanvullende ambities en wensen. Hieronder enkele voorbeelden behorende bij dit thema. Doorontwikkelen dashboard dienstverlening Het bestaande dashboard ontwikkelen we door op basis van de ervaringen van 2022 om beter te sturen op de kwaliteit van dienstverlening. We voegen extra datapunten toe, zoals hoe snel zaken afgehandeld worden. #dienstverlening Informatiebeeld bedrijventerreinen We brengen de data bij elkaar om een informatiebeeld van bedrijventerreinen te maken volgens de handreiking van RIEC. Met het informatiebeeld versterken we onze informatiepositie om ondermijnende criminaliteit beter te signaleren en aan te pakken. #veiligheid ‘Open Data’-portaal We realiseren de eerste fase van een opendata dashboard en bouwen een dashboard duurzaamheid dat intern en extern te raadplegen is.

8|

5. Projectportfolio Basis op orde: Continuïteit en reguliere vervangingen bestaande voorzieningen 2023-2024 Dit zijn de noodzakelijke projecten om de basis op orde en veilig te houden. Hierin zitten korte-termijn projecten maar ook het perspectief voor de toekomst. Basis op orde: Continuïteit en reguliere vervangingen bestaande voorzieningen 2023-2024 ID 2022-01 2022-02 2022-05 2022-08 2022-06 2022-04 2022-09 2023-15 2023-48 2023-49 2023-50 2023-01 2023-39 2023-11 2023-35 2023-09 2023-38 2023-45 2022-12 2023-24 2023-23 2023-47 2023-28 2023-03 2023-34 2023-46 2023-51 2023-52 2024-01 2024-02 2024-03 2024-04 2024-05 2024-06 2024-07 2024-08 2024-09 2024-10 2024-11 2024-12 2024-13

Naam Hardware hybride werken Vernieuwen telefoniecentrale Implementatie Wet Mebv Implementatie subsidievolgsysteem Invoering Omgevingswet Implementatie Wet Open Overheid Upgrade backup-omgeving Sjabloongenerator/documentcreatie Maatregelen tbv performance (FS Logics) Maatregelen tbv veiligheid (virus protectie en EDR) Vervangen mailfilter oplossing (fortimail) Reguliere vervanging hardware/updates SIEM/SOC fase 1 (ter vervanging van GGI-veilig) Doorontwikkeling belastingen: taxatieapplicatie Doorontwikkeling belastingen: aansluiting MijnOverheid Vernieuwen vergadertool (ibabs) Informatiehuishouding bouwvergunningen Vernieuwen software handhaving Vernieuwen software meldingen openbare ruimte Vernieuwen BGT software Vernieuwen plan & regel software Vervanging smartphones (DAAS) Doorontwikkeling sociaal domein Doorontwikkeling digitale werkplek Onderzoek doorontwikkeling gegevensknooppunt Toegangsbeleid: Verdere inrichting mobile device management Vmware Horizon versie, Windows versie, videokaarten MFA voor VDI werkplek Vervangen monitoren Architectuur verbindingen tussen datacenters Verhuizing hardware naar externe datacenters Verhuizing Dienst Dommelvallei Vernieuwen social media tool (Coosto) Vernieuwen bodemapplicatie (iBis) Harmonisatie BOR-applicatie (Geovisa/Obsurv) Harmonisatie vergadertool raad (Notubiz/ibabs) Duurzaam toegankelijk digitale dossiers (verv.

corsa) Vernieuwen tool digitale handtekening (validsign) Vernieuwen Dommelvallei academie (SEP) Vernieuwen productiviteitstools financien (snipper) Vernieuwen financieel systeem (key2fin)

Type Lopend Lopend Lopend Lopend Lopend Lopend Lopend Lopend Verbeteren Verbeteren Verbeteren Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Verbeteren Verbeteren Verbeteren Verbeteren Verbeteren Verbeteren Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging Vervanging

Q1

X X X X X X x X x x x x X X X X X

X x X X X x

2023 Q2 Q3

X X X X X x

x x X X X X

‘24 Q4

X

X

x

X

X

x

x

x

X X

x X

X

X

X X X X x X

X X X X x X

X X X

X x X X

X

X X X X X x x x x x x x x

9|

Optioneel: Ambities/wensen 2023 Dit zijn verzoeken voor extra functionaliteiten. Deze pakken we pas op op het moment dat er gedurende het jaar capaciteit én budget beschikbaar komt. Een voorlopige prioritering is aangebracht door bijdragen van de vier organisaties. Uitgangspunt hierbij is dat we wensen met meer baten hoger prioriteren. Optioneel: Ambities/wensen 2023 ID 2023-36 2023-25 2022-07 2023-27 2023-19 2023-53 2023-32 2023-43 2023-14 2023-17 2023-41 2023-26 2023-13 2023-44 2022-03 2022-10 2022-11 2022-13

Naam Koppeling Djuma - MS365 Obsurv naar de cloud (Nu) Doorontwikkeling sociaal domein: koppeling tbv inburgering Informatiebeeld bedrijventerreinen Doorontwikkelen dashboard dienstverlening Robotisering admin. werk bij Belastingen Digitaal aanvragen van het rijbewijs (DAR) Eenvoudige distributie personeelsgegevens (Motion-MS AD) Snel en automatisch accounts Dommelvallei Academie Infrastructuur voor datagedreven werken Contractenbeheer GM Anoniem internetten in het veiligheidsdomein Professionelere verbijzonderde interne controle Dataportaal GM Software geautomatiseerd anonimiseren Uitbreiding ten behoeve van 3D beeldmateriaal Digitaal hulpmiddel voor toegankelijke teksten Onderzoek harmonisatie regie op beeldmateriaal

Type Nieuw Verbeteren Nieuw Nieuw Verbeteren Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Verbeteren Verbeteren Nieuw Nieuw Nieuw Plan2022 Plan2022 Plan2022 Plan2022

Prioriteit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

10 |

6. Financiën ID

Ambitie Status

Totale kosten Totale kosten Totale kosten Totale kosten Totale kosten 2023 2024 2025 2026 2027

Basis op orde: continuïteit en reguliere vervangingen bestaande voorzieningen 2022-01 2022-02 2022-05 2022-08 2022-06 2022-04 2022-09 2023-15 2023-48 2023-49 2023-50 2023-01 2023-39 2023-11 2023-35 2023-09 2023-38 2023-45 2022-12 2023-24 2023-23 2023-47 2023-28 2023-03 2023-34 2023-46 2023-51 2023-52 2024-01 2024-02 2024-03 2024-04 2024-05 2024-06 2024-07 2024-08 2024-09 2024-10 2024-11 2024-12 2024-13

Hardware hybride werken Vernieuwen telefoniecentrale Implementatie Wet Mebv (jaarschijf 2023+2024) Implementatie subsidievolgsysteem Invoering Omgevingswet (jaarschijf 2023) Implementatie Wet Open Overheid (jaarschijf 2023+2024) Upgrade backupomgeving Sjabloongenerator/documentcreatie Maatregelen t.b.v. performance (FS Logics) Maatregelen t.b.v. veiligheid ( virus protectie en EDR) Vervangen mailfilter oplossing (fortimail) Reguliere vervanging hardware/updates (jaarschijf 2023) SIEM/SOC fase 1 (ter vervanging van GGI-veilig) Doorontwikkeling belastingen: taxatieapplicatie Doorontwikkeling belastingen: aansluiting MijnOverheid Vernieuwen vergadertool (ibabs) Informatiehuishouding bouwvergunningen Vernieuwen software handhaving Vernieuwen software meldingen openbare ruimte Vernieuwen BGT software Vernieuwen plan & regel software Vervanging smartphones (DAAS) Doorontwikkeling sociaal domein Doorontwikkeling digitale werkplek (jaarschijf 2023) Doorontwikkeling gegevensknooppunt (jaarschijf 23/24) Verdere inrichting mobile device management Vmware Horizon versie, Windows versie, videokaarten MFA voor VDI werkplek Vervangen monitoren Architectuur verbindingen tussen datacenters Verhuizing hardware naar externe datacenters Verhuizing Dienst Dommelvallei Vernieuwen social media tool (Coosto) Vernieuwen bodemapplicatie (iBis) Harmonisatie BOR-applicatie (Geovisa/Obsurv) Harmonisatie

vergadertool raad (Notubiz/ibabs) Duurzaam toegankelijk digitale dossiers (verv. corsa) Vernieuwen tool digitale handtekening (validsign) Vernieuwen Dommelvallei academie (SEP) Vernieuwen productiviteitstools financien (snipper) Vernieuwen financieel systeem (key2fin)

lopend lopend lopend lopend lopend lopend lopend lopend verbeteren verbeteren verbeteren vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging verbeteren verbeteren verbeteren verbeteren vervanging verbeteren vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging vervanging

Totaal Basis op orde: continuïteit/vervanging

0 0 20.000 0 0 22.000 7.000 3.000 0 25.000 10.000 0 28.000 64.000 6.000 0 12.000 24.000 8.000 1.000 0 0 20.000 50.000 0 10.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 23.000 0 0 27.000 13.000 5.000 0 30.000 0 100.000 48.000 -6.000 0 68.000 0 27.000 16.000 3.000 0 PM 0 75.000 60.000 0 0 0 0 200.000 50.000 50.000 0 6.000 100.000 0 175.000 0 0 0 125.000

0 0 5.000 0 0 9.000 13.000 5.000 0 30.000 0 100.000 60.000 -6.000 0 -3.000 0 27.000 16.000 3.000 0 PM 0 0 20.000 0 0 0 60.000 0 0 0 0 0 0 0 35.000 0 0 0 83.000

0 0 5.000 0 0 9.000 13.000 5.000 0 30.000 0 100.000 60.000 -6.000 0 -3.000 0 27.000 16.000 3.000 0 PM 0 0 20.000 0 0 0 60.000 0 0 0 0 0 0 0 35.000 0 0 0 0

0 0 5.000 0 0 9.000 13.000 5.000 0 30.000 0 100.000 60.000 -6.000 0 -3.000 0 27.000 16.000 3.000 0 PM 0 0 20.000 0 0 0 60.000 0 0 0 0 0 0 0 35.000 0 0 0 0

310.000

1.195.000

457.000

374.000

374.000

23.000 22.000 11.000 0 0 10.000 0 11.000 11.000 20.000 23.000 4.000 14.000 25.000 10.000 9.000 11.000 0

32.000 4.000 2.000 0 0 0 0 2.000 2.000 0 5.000 3.000 20.000 10.000 12.000 18.000 22.000 0

32.000 4.000 2.000 0 0 0 0 2.000 2.000 0 5.000 3.000 20.000 10.000 12.000 18.000 22.000 0

32.000 4.000 2.000 0 0 0 0 2.000 2.000 0 5.000 3.000 20.000 10.000 12.000 18.000 22.000 0

32.000 4.000 2.000 0 0 0 0 2.000 2.000 0 5.000 3.000 20.000 10.000 12.000 18.000 22.000 0

204.000 514.000

132.000 1.327.000

132.000 589.000

132.000 506.000

132.000 506.000

Optioneel: ambities/wensen 2023-36 2023-25 2022-07 2023-27 2023-19 2023-53 2023-32 2023-43 2023-14 2023-17 2023-41 2023-26 2023-13 2023-44 2022-03 2022-10 2022-11 2022-13

Koppeling Djuma - MS365 Obsurv naar de cloud (Nu) Doorontwikkeling sociaal domein: koppelingen inburg. Informatiebeeld bedrijventerreinen Doorontwikkelen dashboard dienstverlening Robotisering admin. werk bij Belastingen Digitaal aanvragen van het rijbewijs (DAR) Eenvoudige distributie personeelsgegevens Snel en automatisch accounts Dommelvallei Academie Infrastructuur voor datagedreven werken (jaarschijf 2023) Contractenbeheer GM Anoniem internetten in het veiligheidsdomein Professionelere verbijzonderde interne controle Dataportaal GM Software geautomatiseerd anonimiseren Uitbreiding ten behoeve van 3D beeldmateriaal Digitaal hulpmiddel voor toegankelijke teksten Onderzoek harmonisatie regie op beeldmateriaal Totaal optioneel: ambities/wensen Totaal projecten Informatieplan 2023-2024

nieuw verbeteren nieuw nieuw verbeteren nieuw nieuw nieuw nieuw verbeteren verbeteren nieuw nieuw nieuw plan2022 plan2022 plan2022 plan2022

Prijspeil: 2022 GEEL : Noodzakelijke projecten die niet met bestaande capaciteit uitgevoerd kunnen worden. ROOD : Aanvullende wensen/ambities die niet met bestaande capaciteit uitgevoerd kunnen worden.

11 |

In bovenstaande tabel zijn voor de basis op orde en optionele projectenambities/wensen de meerjarige effecten van de investeringen en exploitatie weergegeven. Dit is exclusief de capaciteit die nodig is voor uitvoering van het project. Uit analyse van benodigde versus beschikbare capaciteit blijkt dat we onvoldoende capaciteit hebben in het team van informatievoorziening om de “basis op orde”-projecten uit te voeren. De geel gemarkeerde projecten kunnen we niet met de huidige capaciteit uitvoeren, maar zijn wel noodzakelijk. Voor wensen en ambities is ook geen capaciteit beschikbaar (rood gemarkeerd). Digitalisering neemt toe en ook de maatregelen die nodig zijn voor informatieveiligheid nemen toe. Uit eerdere benchmarks bleek al dat we qua aantal ICT-functies lager zitten dan het gemiddelde van Nederlandse gemeenten. Door de groeiende basis hebben we structureel meer beheercapaciteit nodig om deze op orde te houden. Daarvoor is 2 FTE systeembeheer nodig vanaf 2023. Zonder deze uitbreiding kunnen we de ontwikkelingen niet meer bijbenen en lukt het niet om de komende jaren de basis op orde te houden. Deze formatievraag nemen we apart op in de 1e begrotingswijziging 2023 Dienst Dommelvallei. Hiermee is het probleem niet direct opgelost. De arbeidsmarkt is momenteel erg krap en het inwerken van nieuwe medewerkers kost tijd.

In 2021-2022 kostte het invullen van een bestaande functie systeembeheer al 8 maanden. Om in het eerste deel van 2023 voldoende vooruit te kunnen, kijken we ook naar alternatieve manieren om het werk gedaan te krijgen. We denken hierbij aan de volgende mogelijkheden: -

Inzet van trainees/junioren; Inhuren op projecten; Uitbesteden van (onderdelen van) het reguliere werk.

Gezien de huidige arbeidsmarkt (de kans is nihil dat er 1 januari 2 FTE versterking start) is extra budget noodzakelijk voor tijdelijke oplossingsrichtingen à € 170.000,- (‘de impuls’). Deze impuls is randvoorwaardelijk voor de basis op orde.

ICT-kosten blijven stijgen We zien wederom dat lokaal, in lijn met een landelijke trend, de ICT-kosten blijven toenemen. De belangrijkste factoren voor deze kostenstijging zijn: • • • • •

Vervangen volgens nieuwe normen, trends en ontwikkelingen leidt tot hogere kosten; De digitalisering blijft toenemen; Trend van toenemende inkoop van ICT als beheerde dienst zet door; Als gemeenten groeien, dan groeien de kosten voor ICT ook; Inflatie leidt tot prijsstijgingen (nog niet in ramingen doorberekend).

12 |

Benodigd budget Type Totaal projecten Informatieplan 2023-2024 Af: ambities/wensen Subtotaal Eindstand stelpost I&A / reserve I&A Budget voor tijdelijke capaciteitsuitbreiding ('impuls') Totaal benodigd budget Gemeente Geldrop-Mierlo Gemeente Nuenen Gemeente Son en Breugel Totaal

2023 514.000 -204.000 310.000 PM 170.000 480.000 230.400 144.000 105.600 480.000

2024 1.327.000 -132.000 1.195.000 PM 0 1.195.000 573.600 358.500 262.900 1.195.000

2025 589.000 -132.000 457.000 PM 0 457.000 219.360 137.100 100.540 457.000

2026 506.000 -132.000 374.000 PM 0 374.000 179.520 112.200 82.280 374.000

2027 506.000 -132.000 374.000 PM 0 374.000 179.520 112.200 82.280 374.000

Projecten informatieplan 2023-2024 Om het totale informatieplan uit te voeren hebben we in 2023 € 510.000,- (jaarlijks oplopend) nodig. Ambities/wensen Zoals eerder vermeld is er geen ruimte voor het uitvoeren van de ambities en wensen. De bedragen hiervoor vragen we dan ook niet aan de gemeenten. Stelpost I&A en reserve I&A De stelpost I&A is de meerjarige financiële ruimte binnen de vastgestelde begroting van Dienst Dommelvallei om nieuwe projecten te starten en autonome ontwikkelingen op te vangen. De post varieert jaarlijks. De hoogte van deze post is afhankelijk van een aantal factoren. Momenteel zit de grootste onzekerheid in de prijsontwikkeling van bestaande contracten en de andere autonome ontwikkelingen. In de komende periode maken we een uitgebreide prognose van de stelpost. De resultaten daarvan nemen we mee in de 1e begrotingswijziging Dienst Dommelvallei. Een eventueel positief saldo van 2022 storten we in de reserve I&A binnen Dienst Dommelvallei. Dit bedrag wenden we in 2023 aan om het informatieplan mee uit te kunnen voeren. Budget voor tijdelijke capaciteitsuitbreiding ('impuls') Gezien de huidige arbeidsmarkt (de kans is nihil dat er 1 januari 2 FTE versterking start) is extra budget noodzakelijk voor tijdelijke oplossingsrichtingen á € 170.000,- (‘de impuls’). Deze impuls is randvoorwaardelijk voor de basis op orde.

Totaal benodigd en gevolgen per gemeente Het totaal benodigde budget bedraagt in 2023 € 477.675,- (jaarlijks oplopend). De kosten worden via de vaste verdeelsleutel verdeeld over de gemeenten.

Dekking bij gemeenten In de begrotingen voor 2023 is door de gemeenten ieder een budget opgenomen voor het Informatieplan 2023. Dit bedrag was gebaseerd op de activiteiten voor 2023 (en de meerjarige gevolgen daarvan). Hierdoor is er voor de projecten voor Basis op orde in 2023 en de “impuls” grotendeels reeds bestaande dekking. Organisatie Gemeente Geldrop-Mierlo Gemeente Nuenen Gemeente Son en Breugel

2023 250.000 117.360 107.580

2024 150.000 70.080 64.240

2025 150.000 70.080 64.240

2026 150.000 70.080 64.240

2027 150.000 70.080 64.240

Voor het restant is bij de gemeenten nog geen dekking. Dit betreft met name de activiteiten voor 2024 (en de meerjarige gevolgen daarvan). Afhankelijk van hoe de stelpost I&A (zie vorige alinea) zich ontwikkelt kunnen we mogelijk een deel van onderstaand tekort binnen de huidige begroting van Dienst Dommelvallei dekken. In de onderstaande tabel is geen rekening gehouden met de stelpost I&A. Voor 2023 hebben de gemeenten Geldrop-Mierlo en Son en Breugel voldoende

13 |

dekking in hun begroting voor de projecten Basis op Orde en de impuls. Nuenen komt tekort. Nuenen heeft in haar begroting 80% opgenomen van activiteiten voor 2023. Son en Breugel en Geldrop-Mierlo hadden beiden het volledige bedrag opgenomen. Organisatie Gemeente Geldrop-Mierlo Gemeente Nuenen Gemeente Son en Breugel

2023 -26.640 -

2024 -423.600 -288.420 -198.660

2025 -69.360 -67.020 -36.300

2026 -29.520 -42.120 -18.040

2027 -29.520 -42.120 -18.040

Aanvullend is er bij de gemeenten nog geen dekking voor de noodzakelijke 2 FTE systeembeheer. Dit nemen we apart op in de 1e begrotingswijziging 2023 Dienst Dommelvallei.

Vervolgproces De vervolgstappen maken onderdeel uit van de P&C cyclus van Dienst Dommelvallei. Het informatieplan dient als input voor de 1e begrotingswijziging Dienst Dommelvallei. Het Informatieplan voegen we als bijlage toe aan de begrotingswijziging. De 1e begrotingswijziging Dienst Dommelvallei wordt via de P&C cyclus van de gemeenten in hun eigen begrotingen verwerkt. Begin 2023 worden parallel aan het bovenstaande proces al projecten opgestart binnen de reeds beschikbare dekking.

14 |

7. Governance Uitvoering van het plan en inspelen op ontwikkelingen Gedurende het betreffende jaar voeren de drie gemeenten en Dienst Dommelvallei samen de voorgenomen projecten uit van het informatieplan. Elk project kent een opdrachtgever die er voor zorgt dat projecten van start gaan. In een projectvoorstel worden afwegingen gemaakt tussen kosten en baten. Deze projectvoorstellen worden door het DOD goedgekeurd, waarna het budget en de capaciteit wordt geclaimd. In het projectportfolioboard (her)overwegen de Dommelvallei-organisaties gezamenlijk de prioriteit van projecten in dit informatieplan. In de digitale wereld volgen de ontwikkelingen elkaar snel en soms onverwacht op. Daardoor kunnen nieuwe projecten tussentijds noodzakelijk zijn die niet voorzien waren. Die projecten starten we niet zomaar op maar leggen we eerst voor aan het projectportfolioboard.

Rol gemeenteraden De gemeenteraden hebben de wens om op hoofdlijn meer betrokken te zijn bij het informatieplan en de voortgang daarvan. Daarom organiseren we in december 2023 wederom een raadsinformatieavond naast de reguliere informatie in de begrotingen, bestuursrapportages en jaarrekeningen. In die raadsbijeenkomst lichten we het informatieplan voor het komende jaar toe en kijken we naar de voortgang in het lopende jaar.

15 |