Document · PDF

Bijlage 4 - 1e bestuursrapportage 2023

Gemeenteraad 21 september 2023, gemeente NuenenBij agendapunt: Dienst Dommelvallei, 1e Bestuursrapportage en 2e begrotingswijziging 20232.540 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

1e bestuursrapportage 2023

Inhoudsopgave Inhoudsopgave .................................................................................................................................................2 Voorwoord........................................................................................................................................................3 Programma 1: Bedrijfsvoering ..........................................................................................................................4 Wat heeft het gekost?.......................................................................................................................................5 Analyse overzicht van baten en lasten ...........................................................................................................5 Overzicht van baten en lasten .......................................................................................................................7 Investeringen en projecten............................................................................................................................8 Bijlagen ............................................................................................................................................................9 Bijlage 1 WOZ bezwaarschriften en (hoger) beroepsprocedures ...................................................................9

Bijlage 2 Datalekken....................................................................................................................................10 Bijlage 3 Ziekteverzuim ...............................................................................................................................10

Voorwoord Beste lezer, Dienst Dommelvallei voert de bedrijfsvoeringstaken financiën, control, belastingen, personeel en organisatie en informatievoorziening uit voor de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel. Daarnaast voeren we voor de gemeenten Nuenen en Son en Breugel de taken op het gebied van dienstverlening (publiekszaken en sociale zaken) uit. De beleidsvoornemens van de dienst zijn vastgesteld in de begroting 2023-2026 en de 1e begrotingswijziging 2023. 1e Bestuursrapportage Het algemeen bestuur rapporteert 3 maal per jaar aan de raden en colleges van de deelnemende gemeenten. Dit is de eerste rapportage over de eerste 4 maanden van 2023. Het is een rapportage op hoofdlijnen en afwijkingen. Ontwikkelingen De belangrijkste ontwikkelingen in deze rapportage zijn de nieuwe CAO-afspraken (indexering salarissen en verlofsparen), de kosten voor de afhandeling van het explosief gestegen aantal bezwaarschriften WOZ en de vervanging van langdurig zieken. Begrotingswijziging Bij de 1e begrotingswijziging 2023 is afgesproken de meerkosten van de nieuwe CAO inzichtelijk te maken in de 1e bestuursrapportage 2023 en vervolgens te verwerken in de 2e begrotingswijziging 2023. Daarnaast zijn de kosten voor de hierboven genoemde WOZ-bezwaarschiften verwerkt in de 2e begrotingswijziging 2023. De inhoudelijke toelichting vindt u in deze bestuursrapportage.

Namens het algemeen bestuur van Dienst Dommelvallei,

de secretaris,

de voorzitter,

Jacqueline Nijland

Suzanne Otters- Bruijnen

Programma 1: Bedrijfsvoering Actuele ontwikkelingen Huisvesting Eind 2024 loopt de huurovereenkomst van ons kantoor af. Samen met een bedrijfsmakelaar zoeken we een geschikte kantoorruimte die aan onze eisen en wensen voldoet. Het huidige marktaanbod binnen de Dommelvallei gemeenten is echter schaars. Er is weinig huuraanbod van kantoorruimte dat voldoet aan onze ruimtewensen. We breiden het onderzoek uit en bekijken ook transformatie-opties. Daarnaast hebben we de Dommelvallei-gemeenten opgeroepen om mee uit te kijken naar potentiële ruimte voor een nieuw kantoor. Uitvoering Informatieplan Het werven van nieuw personeel is en blijft moeilijk, de arbeidsmarkt is krap. Sommige posities zijn ingevuld, voor andere moet de werving opnieuw. We verwachten daarnaast dat uitbesteding van reguliere activiteiten ons capaciteit oplevert in de twee helft van het jaar. Nieuwe onvoorziene maar noodzakelijke projecten zetten de capaciteitsvraag onder druk. We gaan er vooralsnog vanuit dat we het plan binnen de tijd en het budget kunnen uitvoeren, ondanks personele uitdagingen. Wet open overheid De projectleider voor de implementatie Wet open overheid (Woo) is in dienst van de gemeente GeldropMierlo. Uit het plan van aanpak implementatie Woo blijkt dat de betrokken medewerkers van de dienst de werkzaamheden voorlopig binnen hun reguliere formatie kunnen uitvoeren.

Inhuur Het verzuimpercentage bedraagt over de eerste vier maanden 9,3%. Daarvan bedraagt het langdurig verzuim 5%. Ruim de helft van het langdurig verzuim heeft te maken met medische/fysieke oorzaken zoals bijvoorbeeld long covid. Deze vorm van verzuim laat zich moeilijk beïnvloeden door onszelf en de interventies moeten met name komen uit het medische circuit. Vanwege de noodzakelijke continuïteit van dienstverlening hebben we op een aantal essentiële rollen externe inhuur nodig ter vervanging van deze groep langdurig zieken. Door de krapte op de arbeidsmarkt stijgen de tarieven voor inhuur. Beide aanleidingen zorgen er samen voor dat we substantiële kosten hebben, die we niet konden voorzien en nauwelijks kunnen beïnvloeden. Voor 2023 lopen we het risico dat de totale kosten van inhuur ter vervanging van langdurig zieken op de essentiële rollen niet volledig gedekt kunnen worden uit de vacatureruimte, knelpuntenpot en reserve P&O.

Wat heeft het gekost? Analyse overzicht van baten en lasten In de onderstaande tabellen is een positief bedrag een voordeel en een negatief bedrag een nadeel.

Nr Omschrijving

I/S

2023

2024

2025

2026

2027

-460.000

-20.000

-375.000

ESF middelen (uitgaven)

-90.000

-20.000

ESF middelen (inkomsten)

90.000

20.000

Coördinator gezamenlijke beheerorganisatie sociaal domein

-36.000

Verlenging van inhuur functioneel beheer sociaal domein

-16.000

Totaal 2e begrotingswijziging

-907.000

-480.000

Geldrop-Mierlo

-420.056

-221.692

-222.820

-222.734

-222.834

Nuenen

-280.434

-149.330

-148.524

-148.544

-148.514

Son en Breugel

-206.510

-108.977

-108.655

-108.722

-108.652

CAO-stijging (compensatie via algemene uitkering)

Verlofsparen

Belastingen

Afronding

-1

-907.000

-480.000

Waarvan compensatie via de algemene uitkering Geldrop-Mierlo

-181.352

Nuenen

-169.672

Son en Breugel

-128.976

-480.000

Geldrop-Mierlo

7.976.332

7.807.324

7.965.062

8.121.942

8.323.872

Nuenen

7.252.936

7.215.154

7.390.300

7.564.688

7.773.838

Son en Breugel

5.528.420

5.506.281

5.641.104

5.775.746

5.936.346

Bijdragen gemeenten na 2e begrotingswijziging

Afronding

20.757.691 20.528.768 20.996.474 21.462.387 22.034.067

Toelichting: 1. CAO-stijging Er is een cao afgesloten voor het jaar 2023. Daarin is een salarisstijging overeengekomen waarbij de nadruk ligt op medewerkers in de lagere schalen van het loongebouw. De salarisstijging varieert gemiddeld van 11% in schaal 6/7 tot bijna 7% in schaal 11/12. Concreet stijgen de salarissen per 2 januari per functieschaal met een bedrag van € 240,- en daarna met 2%. De gemeenten ontvangen via de algemene uitkering middelen om loon- en prijsstijgingen op te vangen.

2. Verlofsparen Medewerkers hebben op basis van de cao het recht een deel van het verlof over te hevelen (het zogenoemde 'verlofsparen'). Dan wordt daar een financiële voorziening voor getroffen. De nu geraamde bedragen zijn gebaseerd op de huidige aanvragen en een inschatting voor de komende jaren. Verder monitoren en sturen we op alle vormen van verlofsaldi. In de laatste cao is een ook Regeling Vervroegde Uittreding (RVU) overeengekomen ingaande 1 januari 2024. De kosten hiervan worden voor de Dommelvallei-organisaties in beeld gebracht en van daaruit wordt beleid gemaakt voor de financiële verwerking in de begrotingen 2024. De gemeenten ontvangen via de algemene uitkering middelen om loon- en prijsstijgingen op te vangen. 3. Belastingen We zijn geconfronteerd met een enorme stijging van het aantal bezwaren OZB. Van 1.900 in 2022 naar ruim 4.300 in 2023. Op basis van de ervaringscijfers van voorgaande jaren zou er meer dan € 1.000.000,- aan inhuur nodig zijn om alles tijdig af te handelen. In 2022 was er, naast de vaste medewerkers, € 250.000,- aan inhuur nodig om de bezwaren tijdig af te handelen. Passend in het verbeterplan van belastingen zetten we echter in op meerdere sporen. We introduceerden in het eerste kwartaal van 2023 al een nieuw e-loket.

Andere maatregelen zijn vereenvoudiging van het taxatieproces, clustering van bezwaren en meer sturing op output, standaardisering van brieven, optimale inrichting van ons belastingpakket. Doordat de explosieve stijging van het aantal bezwaren landelijk is, is adequate inhuur zeer schaars. Daarom hebben we reeds inhuur geworven en een vaste medewerker tijdelijke urenuitbreiding gegeven. Vooralsnog ramen we extra inhuurbudget van € 375.000,-. 4. ESF subsidie We ontvingen in januari 2023 middelen vanuit het Europees Sociaal Fonds (ESF) voor eerder gerealiseerde trajecten. De besteding van deze middelen, voor de doelgroep langdurig uitkeringsgerechtigden, wordt verdeeld over de jaren 2023 en 2024. 5. Coördinator gezamenlijke beheerorganisatie sociaal domein In de 1e begrotingswijziging is een budget gevraagd voor een tijdelijke coördinator voor de gezamenlijke beheerorganisatie sociaal domein. Deze opdracht loopt tot 31 mei. Door de complexiteit van het beheren van de nieuwe software, die bestaat uit vijf separate applicaties, en de beperkte ondersteuning vanuit de leverancier is hierop een vervolg nodig tot en met 31 december. We verwachten dat we € 19.000,- overhouden op het huidige budget. Voor de vervolgopdracht is daarnaast aanvullend € 36.000,- nodig. 6.

Verlenging van inhuur functioneel beheer sociaal domein In de 1e begrotingswijziging is een budget gevraagd van € 30.000,-. Door de complexiteit en de vele foutmeldingen van de applicatie is de inhuur langer noodzakelijk geweest. Om kennis en expertise in huis te houden, de grote druk op functioneel beheer te verminderen en de krapte op de arbeidsmarkt voor te zijn is de inhuurperiode langer geworden dan voorzien. De stuurgroep Vssd ondersteunt deze afwijking.

Overzicht totale gevolgen per organisatie Omschrijving

I/S

2023

2024

2025

2026

2027

Totale lasten

-997.000

-500.000

-480.000

Totale baten (incl. onttrekking reserve)

90.000

20.000

-907.000

-480.000

Totaal

-480.000

Overzicht van baten en lasten Toelichting overzicht van baten en lasten

2023

Totaal lasten begroting 2023

17.889.463

1e begrotingswijziging 2023

2.044.871

997.000

2e begrotingswijziging 2023 Totaal Onttrekking aan de reserves P&O en I&A

20.931.334 0

-/-

Ontvangen bijdrage van het PlusTeam

78.643

-/-

Ontvangen overige baten

95.000

-/-

Totaal bijdrage gemeenten

20.757.691

Knelpuntenpot personeelslasten De knelpuntenpot bedraagt € 200.786,-. We zetten dit bedrag in 2023 volledig in. Reserve P&O De reserve P&O bedraagt € 231.323,-. We zetten dit bedrag bij de huidige inzichten in 2023 volledig in. Bij de jaarrekening verwerken we de daadwerkelijke onttrekking. Post Onvoorzien De post onvoorzien bedraagt € 14.273,-.

Investeringen en projecten De investeringen en projecten komen vooral voort uit de informatieplannen. In onderstaande tabel lichten we alleen de investeringen en projecten toe die over- of onderschreden zijn, waarvan we verwachten dat we deze gaan over- of onderschrijden of die afgesloten worden. Over- en onderschrijdingen verwerken we rechtstreeks in de jaarrekening 2023. Meerjarige gevolgen verwerken we in de 1e begrotingswijziging 2024. Nr.

Exploitatieprojecten

40007 Digitale sociale kaart Geldrop

Beschikbaar gesteld budget

Gerealiseerd t/m 2022

Gerealiseerd Gerealiseerd Restant 2023 totaal

35.000

31.750

3.250

9.600

35.000

2021 Voortgang: De digitale sociale kaart ging in januari 2023 live. Financiële voortgang: We verwachten geen facturen meer. Het project sluiten we af. 40010 Veilig mailen en bestanden uitwisselen 2022 Voortgang: Door technische problemen was de oplevering uitgesteld naar het eerste kwartaal 2023. De problemen zijn opgelost en het project is afgerond. Financiële voortgang: Dit project is binnen het projectbudget uitgevoerd. Het project sluiten we af. 40011 Subsidievolgsysteem 2023 Voortgang: Uit de marktverkenning bleek dat de kosten van een subsidievolgsysteem niet opwogen tegen de baten. De inkoop van een dergelijk systeem is daarom niet doorgezet. Het project is daarom gesloten. Als alternatief onderzoeken we verbeteringen in de inrichting van bestaande systemen. Financiële voortgang: Het projectbudget is niet gebruikt en gaat terug naar de stelpost I&A. Het project sluiten we af.

Bijlagen Bijlage 1 WOZ bezwaarschriften en (hoger) beroepsprocedures WOZ bezwaarschriften Onderstaande tabellen hebben betrekking op het aantal WOZ-objecten waarbij bezwaarschriften zijn ingediend tegen de beschikking in de belastingjaren 2021 tot en met 2023. Voor een gedetailleerder beeld van de bezwaren zijn in onderstaande tabel woningen en niet-woningen uitgesplitst. In alle drie de gemeenten is het aantal bezwaren enorm gestegen, meer dan verdubbeld, conform de landelijke trend. Door actieve communicatie en het laagdrempeliger maken van het indienen van bezwaar zien we dat naar verhouding het aantal bezwaren via no-cure-no-pay-bureaus is afgenomen. Maar in absolute aantallen is er nog steeds een stijging. In de 2e berap rapporteren we over de voortgang van de afhandeling van de bezwaren. Daarbij is inhuur noodzakelijk. (Zie ook de analyse overzicht van baten en lasten.) Geldrop- Mierlo

2023

2022

2021

Aantal objecten

20.914

20.596

20.481

Aantal woningen in bezwaar

1.837

764

502

Aantal niet-woningen in bezwaar

% Woningen in bezwaar

% Niet-woningen in bezwaar

% Bezwaren via NCNP

47%

58%

60%

% Woningen gegrond

32%

26%

% Niet-woningen gegrond

26%

17%

Nuenen

2023

2022

2021

Aantal objecten

11.709

11.652

Aantal woningen in bezwaar

1.640

621

605

% Woningen in bezwaar

15%

% Niet-woningen in bezwaar

% Bezwaren via NCNP

38%

48%

66%

% Woningen gegrond

31%

26%

Aantal niet-woningen in bezwaar

% Niet-woningen gegrond Son en Breugel Aantal objecten

* 2023

40% 2022

26% 2021

8.634

8.667

8.643

Aantal woningen in bezwaar

690

321

257

Aantal niet-woningen in bezwaar

% Woningen in bezwaar

% Niet-woningen in bezwaar

% Bezwaren via NCNP

46%

50%

63%

% Woningen gegrond

33%

29%

% Niet-woningen gegrond

22%

35%

* deze percentages zijn nog niet bekend.

Toename (hoger) beroepsprocedures De aantallen beroepszaken van 2022 kunnen nog toenemen. Voor 2023 komen de beroepen pas na afhandeling van de bezwaren. Daarover rapporteren we voor het eerst in de 2e berap. De aantallen hoger beroep van voorgaande jaren kunnen nog toenemen omdat hoger beroepszaken pas na het afronden van een beroepsprocedure (van 1 tot 2 jaar) ingediend worden. De stijging die we bij de bezwaren zien, zien we vooralsnog niet terug in het aantal beroepszaken. Naar verhouding zijn er derhalve minder (hoger) beroepszaken. Belastingjaar

Beroep

Hoger Beroep

In behandeling

2018

2019

0 0

2020

2021

2022

2023

* deze aantallen zijn nog niet bekend.

Bijlage 2 Datalekken Totaal 1e tertaal 2023 Geldrop-Mierlo

Aantal gemeld bij de AP

Aantal gemeld bij de betrokkene(n)

Nuenen

Son en Breugel

Dienst Dommelvallei

Totaal

Ten opzichte van vorig jaar zijn er het eerste tertaal van dit jaar flink meer datalekken bij de privacy officers (PO’s) en Functionarissen voor Gegevensbescherming (FG’s) gemeld. Dit kan deels worden verklaard doordat PO’s en FG’s de afgelopen maanden veel in het verhogen van het privacy- en informatiebeveiligingsbewustzijn hebben geïnvesteerd. Daarnaast had één van de datalekken betrekking op alle drie de gemeenten en Dienst Dommelvallei. Dat datalek is daarom in de datalekkenregisters van alle vier de organisaties opgenomen.

Bijlage 3 Ziekteverzuim De ambitie blijft om het ziekteverzuim de komende jaren te houden op minimaal 1%-punt onder het landelijk gemiddelde. Ziekteverzuim

2022

2023

jan t/m dec

jan t/m april

7,4

9,3

Gemiddelde duur (dagen)

13,76

15,15

Verzuimfrequentie

1,54

0,5

Percentage nul-verzuim

33,77

48,62

Verzuimpercentage

Verzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor heel 2022 (bron personeelsmonitor):

6,5

Het verzuimpercentage van jan-apr 2023 geeft een vertekend beeld door de griepgolf in Nederland van december 2022 tot en met 5 april 2023. De verwachting is daarmee dat het verzuimpercentage over heel 2023 positiever zal uitvallen dan de nu aangegeven 9,3%. 10

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/13097995/2