b1 Provincie Noord-Brabant - Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Gemeente Nuenen, Gerwen en Nederwetten Ter attentie van het college van burgemeester en wethouders Postbus 10000 5670 GA NUENEN

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer in 2023 Datum

29 november 2023

Geacht college,

Ons kenmerk

C2311952/5374135

Wij danken u voor het tijdig insturen van de informatie die wij nodig hebben om adequaat te kunnen toetsen of uw gemeente voldoet aan de criteria die wij hanteren bij het systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer. Wij hebben kunnen beoordelen dat u hieraan voldoet. Het gevolgde proces van verslaglegging van uw college naar de gemeenteraad is tijdig doorlopen. De kwalitatieve staat van uw informatiehuishouding en het door u ingediende verbeterplan dient u te verbeteren. De onderbouwing van ons oordeel en datgene wat wij volgend jaar van u vragen, vindt u verderop in deze brief.

Uw kenmerk

Contactpersoon

E.J.J. (Erik) Baas Telefoon

(06) 18 30 31 18 Email

ebaas@brabant.nl Bijlage(n)

Het belang van informatie- en archiefbeheer

Zoals bij u bekend, is het toezicht houden op de taakuitvoering door lokale overheden naast een wettelijke taak ook één van de zes kerntaken van de provincie Noord-Brabant. In dit kader beoordelen wij jaarlijks in meer of mindere mate of uw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995, en daarmee op dat punt ook aan de Wet open overheid, en de goede maatregelen neemt voor het voorkomen van risicovolle gebeurtenissen. Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn immers essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Het op orde hebben van uw digitale en papieren informatiehuishouding is dan ook randvoorwaardelijk om uw overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Systematisch toezicht

Wij vragen u jaarlijks uiterlijk 15 juli zowel aan uw raad als aan Gedeputeerde Staten verslag te doen over de staat van uw informatiehuishouding van het voorgaande jaar1. Het volledig verslag over 2022 met bijbehorende stukken ontvingen wij op 12 juli 2023.

1

Zie: Uitvoeringsagenda interbestuurlijk toezicht 2023 en Factsheet Informatie- en archiefbeheer

Datum

Beoordeling

29 november 2023

Uw verslag aan de raad hebben wij beoordeeld aan de hand van de criteria, zoals in onderstaande tabel is aangegeven. Met ingang van dit jaar hebben wij aan de procescriteria en uw verbeterplan, een toets op de kwalitatieve staat van uw informatiehuishouding toegevoegd. In onze beoordeling hebben wij ons hierbij laten leiden door de verslaglegging van uw archivaris.

Ons kenmerk

Beoordeling

C2311952/5374135

Criteria

Voldoet

 Het college brengt vóór 15 juli een jaarverslag of voortgangsrapportage uit aan de raad.  Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen.  Het verslag gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten.  De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet overwegend aan de uitgangspunten van goede, geordende en toegankelijke staat.

Voldoet gedeeltelijk

 Het college heeft bijtijds voldaan aan de criteria van verslaglegging aan de raad. De uitwerking in het verbeterplan is echter niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding. en/of  De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet op onderdelen niet aan de uitgangspunten van goede, geordende en toegankelijke staat.

Voldoet niet

Indien voor 15 juli:  Geen verslag met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; en/of  Gedeputeerde Staten de stukken, behorende bij het informatie-arrangement, niet heeft ontvangen. en/of  De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding benadert niet de goede, geordende en toegankelijke staat.

2/5

Proces van verslaglegging

Datum

Op 12 juli 2023 ontvingen we van u het voortgangsbericht informatie- en archiefbeheer over 2022. Het voortgangsbericht bestond uit een aanbiedingsbrief van uw college aan de raad, een begeleidend schrijven van u aan ons college van Gedeputeerde Staten en een geactualiseerde versie van het verbeterplan. Op 16 augustus heeft u op ons verzoek nog aanvullende informatie verstrekt. Uw voortgangsbericht hebben we tijdig ontvangen en is op 26 juni 2023 aan de raad aangeboden. Het proces van verslaglegging is daarmee goed en tijdig verlopen. Het verslag en verbeterplan van uw gemeente zijn ook van toepassing op de gemeenten Geldrop-Mierlo, Son en Breugel en op de gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei. De Dienst Dommelvallei voert voor uw gemeente en de andere genoemde organisaties het informatie- en archiefbeheer uit. De toezichtoordelen voor deze organisaties kunnen echter op enkele plaatsen van elkaar verschillen.

29 november 2023 Ons kenmerk

C2311952/5374135

Kwalitatieve staat van uw informatiehuishouding

Uw archivaris voert iedere twee jaar een inspectie uit om de kwalitatieve staat van uw informatiehuishouding te kunnen beoordelen. Wij maken van dit rapport gebruik om de kwalitatieve staat mee te kunnen wegen in ons toezichtoordeel. Het inspectierapport dateert van maart 2022 en geeft als algemene conclusie aan dat u gedeeltelijk voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Wat doet u goed

Nuenen staat voor uitdagingen om de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding te verbeteren. We zien dat de Dienst Dommelvallei daarbij belangrijke en goede stappen voor u zet, met name voor wat betreft de organisatie en inrichting van het informatiebeheer. Hiermee wordt een solide basis gelegd voor de verbetering van de kwalitatieve staat van de informatiehuishouding om daarmee het risico op informatieverlies te verminderen. Wij vragen u als verantwoordelijk zorgdrager voor uw archiefbescheiden alles in het werk te stellen de Dienst Dommelvallei daarbij te faciliteren. Wat kan beter

De kwaliteit van het verbeterplan en de voortgang van de verbeteracties mogen beter. In 2022 is geringe voortgang geboekt in het uitvoeren van verbeteracties met een hoge prioritering en/of een hoog risico. Daarnaast is de planning van de realisatie van een aantal verbeteracties naar latere datum bijgesteld. Ongetwijfeld zijn daar de personele wisselingen en de inzet van de Dienst Dommelvallei om de organisatie op orde te krijgen mede debet aan. In het verbeterplan zijn niet alle aanbevelingen die uw archivaris in het voornoemde inspectierapport deed omgezet naar concrete verbeteracties. Daarnaast ontbreken voldoende meetmomenten om de juiste procesgang en de kwaliteit van het eindresultaat te (laten) toetsen. Het is de tweede keer dat we dit

3/5

in ons toezichtoordeel constateren. Wij vragen u het verbeterplan op onze bevindingen aan te passen.

Datum

29 november 2023 Ons kenmerk

Toezichtoordeel

C2311952/5374135

Op basis van bovenstaande bevindingen beoordelen wij uw gemeente als ‘voldoet’. Deze bevindingen en onderliggende details hebben wij op 8 november 2023 met uw contactpersonen besproken. Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart van Noord-Brabant. Dit zal in het eerste kwartaal van volgend jaar zichtbaar zijn op het dashboard op onze website Brabant.nl/IBT. In het kader van de Wet open overheid zal deze brief dan gekoppeld worden aan uw gemeente in het dashboard. Gevraagde acties van uw kant in 2024

Uiterlijk 15 juli 2024 ontvangen wij graag een volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2023 dat u tevens aan de raad heeft gestuurd. Het informatiearrangement bevat in elk geval:  het volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2023 van uw archivaris;  een apart, actueel en concreet SMART-opgesteld verbeterplan, waarin ten minste de aanbevelingen van de archivaris 1-op-1 zijn overgenomen;  een begeleidend schrijven van uw college aan de raad met daarin in elk geval opgenomen: de ontwikkelingen in het verslagjaar om uw informatiehuishouding, en daarmee de compliance aan de Archiefwet 1995, de Wet open overheid (Woo) en uw eigen regelgeving te optimaliseren; een toelichting op nieuwe, door u in het verbeterplan opgenomen verbeteracties; een terugkoppeling op de gevraagde acties die in het laatste toezichtoordeel zijn opgenomen;  de aanbiedingsbrief van uw college aan Gedeputeerde Staten. In het verbeterplan beschrijft u concreet (SMART) alle verbeteracties waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties in de tijd opgepakt gaan worden. Inzicht in overzicht archiefbescheiden

In het toezichtoordeel van vorig jaar hebben wij u gevraagd ons uiterlijk 15 juli 2023 inzicht te verschaffen in uw overzicht van archiefbescheiden, zoals bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. U was vrij te kiezen in de wijze waarop u ons dit inzicht geeft. Los van de beoordeling op uw verslaglegging toetsen wij uw overzicht op het feit dat u dit bij ons heeft aangeleverd en of het voldoende gespecificeerd is naar de werkprocessen en de bronnen/dragers waarop de informatie is ontstaan of opgeslagen.

4/5

U heeft ons een eerste aanzet tot een overzicht van archiefbescheiden aangeleverd. Ook heeft u contact gezocht met leveranciers van taakspecifieke applicaties om het beheer van informatie in die applicaties te kunnen verbeteren. Uw overzicht is voor verbetering vatbaar. Aan het einde van het jaar zullen wij u schriftelijk verslag doen van onze algemene provinciebrede bevindingen. Indien hiertoe aanleiding is, zal uw toezichthouder hierover contact met u opnemen.

Datum

29 november 2023 Ons kenmerk

C2311952/5374135

Tot slot

In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording verzoeken wij u uw raad over deze uitkomst te informeren. Bij het openbaar maken, ook bij plaatsing op de website van uw gemeente, verzoeken wij u in lijn met de AVG deze brief te anonimiseren door de persoonsgegevens van de toezichthouder onherkenbaar te maken. Concreet betreft het hierbij de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de toezichthouder. Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer E.J.J. Baas van ons team IBT-informatie- en archiefbeheer. Hij is op maandag tot en met donderdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer 06 1830 3118. Een afschrift van deze brief wordt naar uw archivaris gezonden.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

B.J.H. Loeffen, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

5/5