B. Provincie Noord-Brabant - Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer in 2022

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Gemeente Nuenen Ter attentie van het college van burgemeester en wethouders Postbus 10000 5670 GA NUENEN

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer in 2022 Datum

19 december 2022 Ons kenmerk

Geacht college,

C2287705/5172328 Uw kenmerk

Toezicht houden op de taakuitvoering door lokale overheden is naast een wettelijke taak ook een van de kerntaken van de provincie Noord-Brabant. In dit kader beoordelen wij of uw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995 en de goede maatregelen neemt voor het tegengaan van risico’s.

1283954 Contactpersoon

E.J.J. (Erik) Baas Telefoon

(06) 18 30 31 18 Email

Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Systematisch toezicht informatie- en archiefbeheer

Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer vragen wij u jaarlijks uiterlijk 15 juli aan ons verslag te doen over het informatie- en archiefbeheer van het voorgaande jaar1. Het verslag kan bestaan uit een volledig verslag of een voortgangsbericht en dient vergezeld te gaan van een SMART opgesteld verbeterplan en de raadsinformatiebrief. Uw volledig verslag over 2021 met bijbehorende stukken ontvingen wij op 13 juli 2022. Op basis van de criteria die wij hanteren, beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer over 2021 als voldoet.

1

Zie: Uitvoeringsagenda interbestuurlijk toezicht 2022 en Factsheet Informatie- en archiefbeheer

ebaas@brabant.nl Bijlage(n)

-

Uw verslag aan de raad beoordelen wij aan de hand van de volgende criteria.

Datum

19 december 2022 Ons kenmerk

Beoordeling

Criteria

Voldoet

 Het college van B&W brengt vóór 15 juli een volledig verslag of voortgangsbericht uit aan de gemeenteraad.  Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen.  De verslaglegging gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten.

Voldoet gedeeltelijk

 De uitwerking in het verbeterplan is niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding.

Voldoet niet

Indien voor 15 juli: a. geen verslag of voortgangsbericht met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; of b. Gedeputeerde Staten de stukken niet heeft ontvangen.

C2287705/5172328

Beoordeling

Wij baseren onze beoordeling vooral op het proces van verslaglegging en de kwaliteit van het bijbehorende verbeterplan om de grootste risico’s binnen afzienbare tijd beheersbaar te maken. Onze beoordeling kan daardoor afwijken van de bevindingen van de archivaris omdat de archivaris vooral kijkt naar de kwaliteit van en de wijze waarop u uitvoering geeft aan de Archiefwet 1995. Wij ontvingen uw volledig verslag archiefbeheer met bijbehorende stukken op 13 juli jl. Het volledig verslag is door u op 6 juli 2022 naar de raad gezonden. Het verslag en verbeterplan van uw gemeente zijn ook van toepassing op de gemeenten Geldrop-Mierlo, Son en Breugel en op de gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei. De Dienst Dommelvallei voert voor uw gemeente en de andere genoemde organisaties het informatie- en archiefbeheer uit. De archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven constateert in het inspectieverslag van 16 maart 2022 dat uw gemeente voor de zorg en beheer van informatie gedeeltelijk voldoet aan de eisen die de toepasselijke wet- en regelgeving aan uw organisatie stelt. Nuenen staat voor de uitdaging het (digitaal) informatie- en archiefbeheer op orde te brengen.

2/4

Uw volledig verslag en bijbehorend verbeterplan beschrijft knelpunten in het informatie- en archiefbeheer die de archivaris constateert en waarmee u risico loopt. In het verbeterplan beschrijft u de maatregelen die u gaat nemen om de risico’s zo spoedig mogelijk te beheersen en zo te gaan voldoen aan de Archiefwet en -regelgeving.

Datum

19 december 2022 Ons kenmerk

C2287705/5172328

Op basis van het proces van verslaglegging en de kwaliteit van het verbeterplan beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft het informatie- en archiefbeheer als ‘voldoet’. Kanttekening

Bij dit toezichtoordeel maken we de volgende kanttekening: de inhoud van het verbeterplan moet beter en vollediger. 1. Niet alle door de archivaris beschreven aanbevelingen zijn in het verbeterplan herkenbaar terug te vinden. U geeft daarbij aan dat sommige aanbevelingen onder één hoofdbeschrijving zijn samengevat. Wij vragen u in een volgend verbeterplan de aanbevelingen van uw archivaris 1-op-1 over te nemen zodat de herkenbaarheid groter, de beschrijving concreter en de planbaarheid beter wordt. 2. In het verbeterplan mogen in het proces van knelpunt naar oplossing meer meetmomenten worden ingebouwd. Bij meetmomenten kunt u denken aan:  Het vragen van advies aan een archivaris over de kwaliteit van het product van de oplossing.  Het vaststellen van het product door de gemeenteraad, door uw college of door de directie.  Het bekendmaken van het product, als bekendmaking van toepassing is op het product. Deze meetmomenten kunnen in uw verbeterplan een plaats krijgen in de kolom ‘aanpak op hoofdlijnen’. 3. Het verslag en verbeterplan van uw gemeente is ook de verslaglegging van de andere deelnemende organisaties in de gemeenschappelijke regeling (Dienst Dommelvallei, Geldrop-Mierlo, Son en Breugel). Wij vragen u daarom een kolom toe te voegen aan het verbeterplan waarin u aangeeft welke verbeteractie op welke organisatie van toepassing is.

Bovenstaande bevindingen en achterliggende details hebben we naar uw contactpersonen teruggekoppeld op 10 november 2022. Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart van Noord-Brabant. Tezamen met de prestaties van het systematisch toezicht op de gebieden Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening wordt het dashboard 2022 op de website https://www.brabant.nl/ibt gepubliceerd. In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording verzoeken wij u uw raad over deze uitkomst te informeren.

3/4

Datum

Gevraagde acties van uw kant in 2023

19 december 2022

Uiterlijk 15 juli 2023 ontvangen wij graag een voortgangsbericht informatie- en archiefbeheer over 2022 dat u aan de raad heeft gestuurd. De stukken bevatten in elk geval:  een apart, actueel en concreet (SMART) verbeterplan;  de begeleidende brief van uw college aan de gemeenteraad waarin u kort kunt stilstaan bij eventuele nieuwe ontwikkelingen;  de begeleidende brief van uw college aan Gedeputeerde Staten.

Ons kenmerk

C2287705/5172328

In het verbeterplan zijn ten minste alle aanbevelingen van uw archivaris 1-op-1 overgenomen. De verbeteracties beschrijft u concreet (SMART) waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties opgepakt gaan worden. Overzicht archiefbescheiden

In navolging van de kennisbijeenkomst, die wij samen met de Brabantse archivarissen op 17 mei jl. hebben georganiseerd, verzoeken wij u ons volgend jaar inzicht te geven in de stand van zaken en resultaten van het overzicht archiefbescheiden conform artikel 18 van de Archiefregeling en het beheer daarop. Doelstelling is dat het overzicht, gericht op de inventarisatie van de informatie, op 15 juli 2023 gereed is. Tot slot

Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer E.J.J. Baas van ons team IBT informatie- en archiefbeheer. Hij is op maandag tot en met donderdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer 06-18 30 31 18. Een afschrift van deze brief wordt naar uw archivaris gezonden.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

B.J.H. Loeffen, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

4/4