Accountantscontrole 2023 - Bijlage 3 - Begrotingsrechtmatigheid jaarrekening 2023 gemeente Nuenen

Begrotingsrechtmatigheid jaarrekening 2023 gemeente Nuenen Algemeen In de jaarrekening 2023 neemt het college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording op zoals o.a. toegelicht in het raadsvoorstel bij het actualiseren van de Financiële verordening. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. In hoofdstuk 3 van de gewijzigde Financiële verordening zijn daarvoor artikelen opgenomen. Deze artikelen zijn overgenomen uit de Modelverordening van de VNG van november 2022. Die Modelverordening is op zijn beurt weer gebaseerd op toen geldende Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. In oktober 2023 is er een nieuwe versie van deze kadernota verschenen. Na de verschijning daarvan is er landelijk een discussie ontstaan hoe om te gaan met de begrotingsrechtmatigheid in de jaarrekening 2023. Op 20 november 2023 heeft de commissie BBV een Q&A rechtmatigheidsverantwoording gepubliceerd. De daarin gegeven antwoorden leiden opnieuw tot verschillende interpretaties van hoe om te gaan met de begrotingsrechtmatigheid. Mogelijk volgt er in 2024 nog een update van de Kadernota rechtmatigheid.

Om duidelijkheid te krijgen over hoe we in de jaarrekening 2023 invulling geven aan de begrotingsrechtmatigheid, hebben we dat afgestemd met onze accountant. Op basis daarvan willen graag de volgende afspraken maken met de gemeenteraad. Werkwijze op basis van huidige uitleg van de Financiële verordening In de Financiële verordening staat in artikel 10, lid 4: “Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.” Daarna zijn de volgende situaties opgenomen waarbij een afwijking acceptabel is: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. d. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die niet meer in de tussentijdse rapportage verwerkt hadden kunnen worden. e. Kostenoverschrijdingen van activiteiten waarvan na het verantwoordingsjaar achteraf is geconstateerd dat die als onrechtmatig beschouwd moeten worden omdat dit bij nader onderzoek door een derde (bijv. subsidieverstrekker, belastingdienst, toezichthouder) blijkt. Zoals ook toegelicht in de 2e Tussentijdse rapportage: “In tegenstelling tot voorgaande jaren heft een acceptabele afwijking een eventuele begrotingsonrechtmatigheid niet op.”

Voorstel werkwijze jaarrekening 2023 In de Q&A rechtmatigheidsverantwoording staat de volgende vraag (7): “Sommige gemeenten laten de raad de tabel uit de kadernota oude stijl (geldend tot en met 2022) alsnog tot norm verklaren.” Het antwoord daarop is: “Dat is een mogelijkheid.” Ons voorstel is om deze mogelijkheid toe te passen voor de jaarrekening 2023. Dat betekent dat een eventuele begrotingsonrechtmatigheid bepaald wordt ná de acceptabele afwijkingen. Dit is analoog aan het niet meetellen in het oordeel over begrotingsrechtmatigheid van de accountant tot en met de jaarrekening 2022. Een acceptabele afwijking heft de begrotingsonrechtmatigheid dan wel op. De toelichting daarop wordt, net als voorgaande jaren, opgenomen in de paragraaf begrotingsrechtmatigheid van de jaarrekening 2023.

In de Q&A rechtmatigheidsverantwoording is een voorbeeld opgenomen hoe het begrotingscriterium in te vullen voor de jaarrekening 2023 (bedragen zijn willekeurig gekozen):

Op basis van bovenstaand voorstel en na overleg met de accountant, wordt deze tabel als volgt gevuld (cursieve tekst is afwijkend van het voorbeeld in de Q&A rechtmatigheidsverantwoording):

Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten programma’s (of indien van toepassing een ander door de gemeenteraad vastgesteld autorisatieniveau) 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 2. Ongeautoriseerde reservemutaties p.s. veelal zijn dit ook getrouwe beeld fouten, die in de jaarstukken aangepast kunnen worden 3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld (hangt af van de intern vastgelegde spelregels in bijvoorbeeld de financiële verordening art. 212 Gemeentewet over de planning & controlcyclus, budgetafwijkingen, budgetoverheveling etc.). Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid. 5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering)

Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten programma’s (of indien van toepassing een ander door de gemeenteraad vastgesteld autorisatieniveau) 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 2. Ongeautoriseerde reservemutaties Gezien de p.s. wordt dit aangepast in de jaarrekening en niet betrokken bij het begrotingscriterium. 3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten. Omdat deze over- en onderschrijdingen niet genoemd worden in de Financiële verordening blijven deze in de jaarrekening 2023 buiten beschouwing.

€ 2,0 M € 1,5 M € 0,0 M € 0,7 M

€ 4,2 M € 1,8 M

€ 2,4 M

€ 2,0 M € 1,5 M

Subtotaal € 3,5 M 4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van € 1,8 M onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid. 5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden € 1,7 M (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf begrotingsrechtmatigheid) Op basis van het saldo bij 5 wordt bepaald of er sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid conform artikel 8, lid 2 van de Financiële verordening: ”In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.” Bij het bepalen van het overschrijden van de

tolerantiegrens worden naast het begrotingscriterium ook het voorwaardenen het M&O-criterium betrokken. Oordeel accountant bij de jaarrekening 2022 versus oordeel college In het accountantsverslag bij de jaarrekening 2022 gaf de accountant het volgende oordeel over de begrotingsrechtmatigheid:

Uit de paragraaf begrotingsrechtmatigheid van de jaarrekening 2022 blijken geen programma’s overschreden te zijn. Als er in de jaarrekening 2023 wel overschrijdingen op de programma’s voorkomen, die op grond van De Financiële verordening acceptabel zijn, moet het college die toch betrekken bij het bepalen van de begrotingsonrechtmatigheid. Voor het bepalen van de totale onrechtmatigheid betrekt het college, naast het begrotingscriterium, ook het voorwaarden- en het M&O-criterium. De accountant zou, voor de jaarrekening 2022, in dezelfde situatie dat niet hoeven. Hij hoefde de overschrijdingen, conform het controleprotocol, niet mee te tellen in zijn oordeel. De redenen om “niet mee te tellen” uit het controleprotocol zijn in de Financiële verordening vertaald naar acceptabele afwijkingen. Op basis van de voorgestelde werkwijze voor de jaarrekening 2023 kan het college dezelfde conclusie trekken voor begrotingsrechtmatigheid als de accountant deed voor de jaarrekening 2022.