Accountantscontrole 2023 - Bijlage 1 - Controleprotocol 2023

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENINGEN 2023 VAN DE GEMEENTEN GELDROP-MIERLO, NUENEN EN SON EN BREUGEL EN DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN DIENST DOMMELVALLEI EN PLUSTEAM

1.

Algemeen

1.1

Inleiding

Op grond van artikel 213, lid 2, Gemeentewet is de gemeenteraad/algemeen bestuur verplicht een accountant aan te wijzen voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen (artikel 213, lid 3 en 4, Gemeentewet). De overeenkomst met de huidige accountant heeft betrekking op de controle van de jaarrekeningen 2021 tot en met 2024. De overeenkomst heeft een looptijd van 4 jaar met 2 verlengingsopties, eenmaal 1 jaar en eenmaal 2 jaren. Vanaf het boekjaar 2023 neemt het college van burgemeester en wethouders/dagelijks bestuur de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in het (financieel) rechtmatig handelen van de organisatie. Waar de accountant eerder een oordeel vormde over de getrouwheid én de rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant geeft vanaf het boekjaar 2023 dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. Het Controleprotocol is hierop aangepast voor de jaarrekeningen 2023. Daarnaast zijn de financiële verordening en de controleverordening aangepast. Waar nodig zijn in dit Controleprotocol verwijzingen opgenomen naar deze verordeningen.

Object van controle in dit protocol is de jaarrekening 2023 en daarmee ook het financieel beheer over dit jaar zoals uitgeoefend door of namens het college/dagelijks bestuur.

1.2

Doelstelling

Dit controleprotocol geeft, naast het wettelijk kader, aanvullende aanwijzingen over: -

de reikwijdte van de accountantscontrole en de daarvoor geldende normstellingen; de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel en de gemeenschappelijke regelingen Dienst Dommelvallei en PlusTeam.

De raad/algemeen bestuur geeft de accountant alleen aanvullende aanwijzingen voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

2.

Getrouwheid

2.1

Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole

Conform artikel 213 van de Gemeentewet is aan Crowe Foederer BV opdracht verstrekt de accountantscontrole uit te voeren voor het boekjaar 2023. Deze controle is gericht op het afgeven van een oordeel over: -

-

Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte van samenstelling van het vermogen; Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet; De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken; De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Controleprotocol 2023

Bij de controle betrekt de accountant de aanvullende regels krachtens de algemene maatregel van bestuur op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), Beleidsregels toepassing WNT inclusief het controleprotocol WNT, de Kadernota Rechtmatigheid 2023 en adviezen van de commissie voor het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), evenals de geldende wetgeving voor de externe accountant en de accountantsorganisatie waarvan hij deel uitmaakt evenals van de op basis hiervan uitgevaardigde besluiten, verordeningen en nadere voorschriften.

2.2

Goedkeuringstoleranties

De definitie van de goedkeuringstolerantie is: ‘De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of de onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.’ Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een fout in een jaarrekening kan ontstaan doordat bijvoorbeeld een jaarrekeningpost onvolledig is opgenomen, een toelichting ontoereikend is of dat een waarderingsgrondslag onjuist is. Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door onvoldoende zekerheid omtrent de prestatielevering. Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening spelen deze goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende accountantsverklaring, maar één van de drie hieronder aangegeven andere oordelen worden verstrekt door de accountant. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen conform het wettelijk minimum.

Deze komen overeen met de toleranties zoals omschreven in de afgesloten overeenkomst met Crowe Foederer BV. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% omvangsbasis) Onzekerheden in de controle (% omvangsbasis)

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

≤ 1%

> 1% < 3%

-

≥ 3%

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

-

Op basis van de begrotingen 2023 betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening: -

Geldrop-Mierlo van circa € 1.250.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 3.750.000; Nuenen c.a. van circa € 635.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 1.905.000; Son en Breugel van circa € 467.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 1.401.000; Dienst Dommelvallei van circa € 199.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 597.000; PlusTeam van circa € 24.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 72.000;

de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet aantasten. Het definitieve totaalbedrag aan fouten, die de goedkeurende strekking van de verklaring niet aantasten wordt op basis van de jaarrekening bepaald.

Controleprotocol 2023

Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Voor de WNT gelden de volgende controletoleranties:

Fouten in de verantwoording met effect op wettelijk onverschuldigde betalingen Fouten in de verantwoording (% fout op onderdeel), voor zover er geen effect is op wettelijk onverschuldigde betalingen Onzekerheden in de controle

Goedkeurend

Niet goedkeurend

0%

> 0%

≤ 0,1% van het op de organisatie van toepassing zijnde fulltime WNT-jaarmaximum ≤ 3%

> 0,1% van het op de organisatie van toepassing zijnde fulltime WNT-jaarmaximum > 3%

Specifieke uitkeringen Voor specifieke uitkeringen, die vallen onder de SiSa (single information en single audit), hanteert de accountant per specifieke uitkering de onderstaande wettelijk voorgeschreven rapporteringstolerantie: -

2.3

€ 12.500 als de omvangsbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; 10% als de omvangsbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; € 125.000 als de omvangsbasis groter dan € 1.000.000 is.

Rapporteringstoleranties

Naast de goedkeuringstoleranties onderkent de accountant de rapporteringstolerantie. De definitie hiervan is: ‘De rapporteringstolerantie is het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden opneemt in het verslag van bevindingen, zoals genoemd in artikel 213, lid 2, Gemeentewet.’ De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie, om te kunnen waarborgen dat alle fouten en onzekerheden die dit bedrag overschrijden in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Voor de rapporteringstolerantie in kwantitatieve zin geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid: -

Groter of gelijk aan € 50.000 voor de gemeenten; € 25.000 voor Dienst Dommelvallei en; € 10.000 voor PlusTeam

opneemt in het verslag van bevindingen.

3.

Rechtmatigheidsverantwoording

3.1

Algemeen

Met ingang van het boekjaar 2023 stelt het college/dagelijks bestuur zelf een rechtmatigheidsverantwoording op. Deze verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. Hiermee legt het college/dagelijks bestuur aan de raad/algemeen bestuur zelfstandig verantwoording af over de naleving van onder andere geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De accountant controleert de jaarrekening op getrouwheid. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van die jaarrekening en maakt daarmee onderdeel uit van de getrouwheidscontrole door de accountant.

Controleprotocol 2023

De afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording hebben betrekking op fouten en onduidelijkheden. Een onduidelijkheid heeft hierbij een andere strekking dan het eerder genoemde begrip onzekerheid bij de accountantscontrole. Een fout in de rechtmatigheidsverantwoording kan ontstaan doordat bijvoorbeeld financiële wet- en regelgeving niet is nageleefd. Een onduidelijkheid in de verantwoording kan ontstaan doordat bijvoorbeeld financiële wet- en regelgeving verschillend wordt geïnterpreteerd.

3.2

Verantwoordings- en rapportagegrenzen

De verantwoordings- en rapportagegrenzen voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn vastgelegd in de Financiële verordeningen. Volgens artikel 8, lid 2 rapporteert het college/dagelijks bestuur in de rechtmatigheidsverantwoording aan de raad/algemeen bestuur voor het boekjaar 2023 over afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) met een verantwoordingsgrens van 1% van de werkelijke totale lasten van de organisatie inclusief de toevoegingen aan de reserves. Volgens artikel 8, lid 3 worden in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening door het college/dagelijks bestuur alle geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden): -

Groter of gelijk aan € 50.000 voor de gemeenten; € 25.000 voor Dienst Dommelvallei en; € 10.000 voor PlusTeam

nader toegelicht. Dit inclusief, indien van toepassing, door het college/dagelijks bestuur genomen of nog te nemen beheers- maatregelen om de afwijkingen te voorkomen.

3.3

Verantwoordingscriteria rechtmatigheid

In de jaarrekening legt het college verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. De negen criteria gelden ook als uitgangspunt vanuit de wetgever, waarbij de reikwijdte van de verantwoording niet wijzigt ten opzichte van de situatie tot en met 2022, waarin de accountant het oordeel afgeeft. 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium

7) 8) 9)

Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium

Begrotingscriterium Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerd begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. Voor de verdere uitwerking van het begrotingscriterium wordt verwezen naar artikel 10 van de Financiële verordening.

Controleprotocol 2023

Voorwaardencriterium Volgens artikel 9, lid 1 Financiële verordening is het voorwaardencriterium het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Met het in artikel 9, lid 2 Financiële verordening genoemde normenkader voor de controle van de financiële rechtmatigheid wordt jaarlijks de reikwijdte van het voorwaardencriterium voor de rechtmatigheidsverantwoording nader uitgewerkt en geactualiseerd. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium Volgens artikel 11, lid 1 Financiële verordening is het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen Voor de verdere uitwerking van dit criterium voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar artikel 11 Financiële verordening.

4.

Rapportering door de accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Interimcontrole Ieder najaar wordt door de accountant in het verslagjaar een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een verslag, de zogenoemde managementletter, uitgebracht. Het verslag wordt uitgebracht aan het college/dagelijks bestuur en wordt ook besproken in de auditcommissie. Verslag van bevindingen Zoals is vastgelegd in de Gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad/algemeen bestuur en in afschrift aan het college/dagelijks bestuur. In het verslag van bevindingen (het accountantsverslag) bij de jaarrekening wordt door de accountant: -

-

een oordeel gegeven over de getrouwheid van de jaarrekening en daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording, rekening houdend met de in dit protocol bij onderdeel 2.2. opgenomen goedkeuringstoleranties; inzicht gegeven in de voor het oordeel geconstateerde fouten en onzekerheden, rekening houdend met de in dit protocol bij onderdeel 2.3. opgenomen rapporteringstoleranties.

Het verslag van bevindingen wordt besproken in de auditcommissie. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 2.3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht in/bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatieverzorging en dataverwerking, indien en voor zover van belang voor de accountantscontrole en van bestuurlijke betekenis.

Controleprotocol 2023

Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De accountantsverklaring is bestemd voor de raad/algemeen bestuur, zodat deze kan worden gebruikt bij de vaststelling van de door het college/dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening en de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording.

5.

Bijlagen

Normenkader 2023

Controleprotocol 2023