Aanpassingen Controleverordeningen

Aanpassingen Controleverordeningen

Organisatie

G G

N N

S S

Art.

1

Huidige tekst

Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; - accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; - deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; - jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; - managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; - rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Nieuwe tekst (indien geen nieuwe tekst is opgenomen blijft de huidige tekst ongewijzigd)

In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; b. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; c. deelverklaring: een afzonderlijke accountantsverklaring ten behoeve van het Rijk (ministeries), provincies en overige geldgevers; d. jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; e. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Reden aanpassing: Term deelverantwoording aangepast naar de meer gebruikelijke term deelverklaring. De opdracht voor een deelverklaring wordt in de praktijk niet uitsluitend door de raad gegeven. Managementletter niet meer opgenomen omdat die term niet in deze verordening voorkomt. G G

N N

S S

2.1

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van minimaal 4 jaar.

Organisatie

Art.

Huidige tekst

G

N

S

2.2

G

N

S

2.3

Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

G

N

S

2.4

Nieuwe tekst (indien geen nieuwe tekst is opgenomen blijft de huidige tekst ongewijzigd)

De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen inclusief de kaders voor aanbesteding vast.

De raad stelt jaarlijks op advies van de auditcommissie het controleprotocol vast. Het controleprotocol geeft, naast het wettelijk kader, aanvullende aanwijzingen over: a. de reikwijdte van de accountantscontrole en de daarvoor geldende normstellingen; b. de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Reden aanpassing: Het programma van eisen zoals opgenomen in (oud) artikel 2.3 onder a t/m g wordt voortaan opgenomen in het jaarlijks door de raad vast te stellen controleprotocol. Daarnaast worden de rapporteringstoleranties

Organisatie

Art.

G

N

S

2.4

G

N

S

2.5

G G

N N

S S

3.1

G

N

S

3.2

G

N

S

3.3

Huidige tekst

In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3 Overige controles en opdrachten Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente XXX (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Nieuwe tekst (indien geen nieuwe tekst is opgenomen blijft de huidige tekst ongewijzigd) niet meer via de controleverordening maar via het controleprotocol vastgesteld. Praktijk is dat het controleprotocol door de auditcommissie aangeboden wordt aan de raad. “inclusief de kaders voor aanbesteding” is aan artikel 2.3 toegevoegd en daarmee kan artikel 2.5 vervallen. Vervalt, is onderdeel van nieuw artikel 2.4.

Vervalt, is onderdeel van nieuw artikel 2.3.

Organisatie G G

N N

S S

Art.

4.1

G

N

S

4.2

G G

N N

S S

5.1

G

N

S

5.2

G

N

S

5.3

Huidige tekst

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

Nieuwe tekst (indien geen nieuwe tekst is opgenomen blijft de huidige tekst ongewijzigd)

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden; b. de accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf (schriftelijk) op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie. Reden aanpassing: Is conform de aangepaste modelverordening van de VNG.

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad en vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel 5 Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor de accountantscontrole. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan de raad.

Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening inclusief de controleverklaring en het accountantsverslag voor uiterlijk 15 juni aan de raad. Reden aanpassing:

Organisatie

G

N

S

Art.

5.4

Huidige tekst

Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

Nieuwe tekst (indien geen nieuwe tekst is opgenomen blijft de huidige tekst ongewijzigd) Sinds de jaarrekening 2025 maakt de controleverklaring (voorheen accountantsverklaring) onderdeel uit van de jaarrekening. Verslag van bevindingen is inmiddels het accountantsverslag. In de praktijk is 1 juni niet altijd haalbaar. Uitgangspunt blijft dat de jaarrekening voor het zomerreces van de raad wordt vastgesteld. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld. Reden aanpassing: Zie reden aanpassing bij artikel 5.3.

G

N

S

5.5

G

N

S

5.6

G G

N N

S S

6.1

G

N

S

6.2

De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie. Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

Organisatie

Art.

Huidige tekst

Nieuwe tekst (indien geen nieuwe tekst is opgenomen blijft de huidige tekst ongewijzigd)

G

N

S

6.3

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Reden aanpassing: De term “gemeentelijke” verwijderd omdat personen ook werkzaam zijn bij Dienst Dommelvallei

G G

N N

S S

7.1

G

N

S

7.2

G

N

S

7.3

G

N

S

7.4

G

N

S

Artikel 7 Rapportering door de accountant Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8 Intrekken oude regeling De Controleverordening gemeente … wordt ingetrokken.

In aanvulling op het accountantsverslag brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. De controleverklaring en het accountantsverslag worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag met de auditcommissie. Reden aanpassing: Zie reden aanpassing bij artikel 5.3. Artikel 8 Intrekken oude verordening

Organisatie

Art.

G G

N N

S S

9.1

G

N

S

9.2

G

N

S

Huidige tekst

Nieuwe tekst (indien geen nieuwe tekst is opgenomen blijft de huidige tekst ongewijzigd)

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2026 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2026 en later. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente XXX 2026 Toelichting op de artikelen Om te voorkomen dat de toelichtingen bij een wijzigingen van de verordening ook steeds aangepast moeten worden, is gekozen voor een toelichting die zich beperkt tot de bedoeling, achtergrond en werking van het artikel. Om die reden zijn de toelichtingen in de kolom “Huidige tekst” niet opgenomen omdat deze vooral inhoudelijk waren. Artikel 1 Definities Dit artikel bevat definities van kernbegrippen die in de verordening worden gebruikt. Door deze begrippen vast te leggen wordt duidelijk hoe ze in de verordening moeten worden geïnterpreteerd en wordt interpretatieverschil voorkomen. Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole Dit artikel regelt dat de raad een accountant aanwijst voor de controle van de jaarrekening. De raad is opdrachtgever van de accountant. Hiermee wordt invulling gegeven aan de wettelijke taak van de raad om toezicht te houden op het financieel beheer van de gemeente.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

Organisatie

Art.

Huidige tekst

Nieuwe tekst (indien geen nieuwe tekst is opgenomen blijft de huidige tekst ongewijzigd) In dit artikel wordt bepaald hoe de accountant de controle uitvoert en welke normen daarbij gelden. De accountant voert de controle uit volgens de geldende beroepsregels en controleprotocollen. Daarnaast kan de raad nadere aanwijzingen geven over specifieke aandachtspunten. Artikel 5 Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders In dit artikel wordt bepaald welke informatie burgemeester en wethouders verstrekken aan de accountant en de raad. Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant De accountant krijgt toegang tot alle documenten, administraties en locaties die voor de controle nodig zijn. Medewerkers zijn verplicht medewerking te verlenen aan de controle. Artikel 7 Rapportering door de accountant De accountant rapporteert de uitkomsten van de controle aan de raad. Dit gebeurt in de vorm van een controleverklaring en een accountantsverslag. Hiermee krijgt de raad inzicht in de rechtmatigheid en betrouwbaarheid van de financiële verantwoording. Artikel 8 Intrekken oude verordening Indien er een eerdere verordening bestond, wordt deze met dit artikel ingetrokken. Hiermee wordt voorkomen dat meerdere verordeningen naast elkaar gelden. Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel Dit artikel bepaalt wanneer de verordening in werking treedt.

Tevens wordt hier de officiële naam van de verordening vastgelegd.