A9 VRBZO - Raadsinformatiebrief juni 2025

Website www.vrbzo.nl

Retouradres: Postbus 242, 5600 AE Eindhoven

Gemeenteraden van de deelnemende gemeenten

Onderwerp

Voortgang bestuursopdracht VRBZO

Datum

02 juli 2025

Ons kenmerk

Behandeld door Telefoon

Leden van de gemeenteraad,

Inleiding Met deze informatieve brief informeren wij u over de voortgang van de bestuursopdracht die wij als bestuur van Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (VRBZO) in april 2024 aan de directeur van VRBZO hebben verstrekt. Op meerdere momenten en via meerdere kanalen hebben wij u ook geïnformeerd over de situatie waarin onze Veiligheidsregio verkeerde. Daarbij hebben we ook de noodzaak toegelicht om maatregelen te nemen en middelen beschikbaar te stellen. Daarbij gaven we aan dat sprake is van een gefaseerde uitvoering van de bestuurlijke opdracht, die kortweg is samen te vatten tot: - deelopdracht 1: voldoen aan wet- en regelgeving; - deelopdracht 2: de basis op orde brengen; - deelopdracht 3: komen tot een strategische visie met als focus het jaar 2035. Voortgang implementatie deelopdracht 1 Met het vaststellen van een wijziging op de Begroting 2025 is aan de organisatie de ruimte geboden om de noodzakelijke stappen te ondernemen om te gaan voldoen aan geldende wet- en regelgeving. In 2024 is inzichtelijk gemaakt op welke onderwerpen tekort wordt geschoten en welke incidentele en structurele middelen nodig zijn om te komen tot verbetering. Deze inventarisatie heeft uiteindelijk geleid tot een bestuurlijk voorstel om de voorgestelde maatregelen grotendeels mogelijk te maken.

Dit kan door de inzet van algemene reserve, te verwachte onderbestedingen en het verhogen van gemeentelijke bijdragen. U bent tijdens regionale informatieavonden en via toelichtingen in uw eigen commissies en raden geïnformeerd over de urgentie en de gekozen aanpak. Over het voorstel tot wijziging van de Begroting 2025 en de meerjarenbegroting 2026 en verder, heeft u in de periode januari tot en met maart van dit jaar een zienswijze kunnen uitbrengen. De organisatie heeft na vaststelling van de gewijzigde begroting 2025 diverse maatregelen genomen en processen in gang kunnen zetten. Zonder compleet te willen zijn, worden onderstaand enkele maatregelen genoemd: de formatie van de beroepsbrandweer is uitgebreid met 3 personen zodat roosters conform de arbeidstijdenwet kunnen worden ingevuld, ouderschapsverlof kan worden toegekend en verlofstuwmeren kunnen worden afgebouwd; door het organiseren van wervingscampagnes zijn nieuwe brandweervrijwilligers geworven om vacatures op enkele posten in te vullen en bezettingsgraden te verhogen;

-

de aanbesteding van communicatiemiddelen is gestart, zodat na vervanging de communicatie tussen brandweermensen onderling bedrijfszeker wordt; de ICT-werkomgeving is vernieuwd waardoor voor de kantoororganisatie én de crisisorganisatie de betrouwbaarheid en functionaliteit van de ICT-voorzieningen sterk is toegenomen; van tekortkomingen en bemerkingen die in een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) zijn opgesomd, zijn de belangrijkste punten opgelost. Inmiddels is ook een arbo-coördinator aangesteld; wat betreft informatiebeveiliging zijn belangrijke stappen gezet en wordt een CISO aangesteld om dit verder vorm te geven; er is gestart met het bijscholen van brandweerofficieren rond het thema natuurbrandbestrijding en de laatste inzichten in bestrijdingsstrategieën en -tactieken; met de gemeenten zijn voorbereidingen getroffen om te komen tot goede en uniforme huurovereenkomsten; diverse onderhoudscontracten en beheersovereenkomsten voor gebouwinstallaties en installatieonderhoud zijn vernieuwd en voldoen aan de wettelijke voorschriften en richtlijnen. Over de vorderingen wordt u, naast de informatie in deze brief, ook periodiek geïnformeerd via kwartaalberichten, bestuurlijke rapportages en jaarverslagen. Hierover lees u later in deze brief meer.

Bestuurlijke reflectie Tijdens de diverse bijeenkomsten en in uw zienswijzen op de wijziging van de begroting 2025 en de begroting 2026 is door velen van u een belangrijke vraag gesteld. Hoe heeft het kunnen gebeuren dat de organisatie in de afgelopen jaren in de situatie is gekomen? Een situatie waarvoor nu deze extra investeringen en maatregelen nodig zijn. Ook binnen het bestuur is hierover intensief gesproken en aangegeven dat herhaling moet worden voorkomen. Wij hebben begrip voor het ongenoegen dat velen van u ervaren over dit verleden. In onze eerdere reactie op uw zienswijzen op de wijziging van de begroting 2025 (brief bestuur VRBZO van 28 maart 2025) hebben we aangegeven dat in de afgelopen tien jaar bij herhaling onze veiligheidsregio is geconfronteerd met de opdracht om problematiek of nieuwe uitdagingen zelf te adresseren binnen de bestaande begroting. Dit betekende de facto bezuinigingen. Ook vanuit sommige gemeenteraden is bij herhaling aangedrongen op besparingen om daarmee de gemeentelijke bijdrage laag te houden. Gemeenten stonden de afgelopen jaren ook onder financiële druk door onder andere de bezuinigingen vanuit het Rijk, wat ervoor heeft gezorgd dat nadrukkelijk ook naar gemeenschappelijke regelingen is gekeken om binnen de eigen begroting te blijven zoeken naar financiële oplossingen.

Daarmee is de financiële jas van VRBZO steeds krapper komen te zitten en is inmiddels de ondergrens bereikt of zelfs gepasseerd. Dit blijkt ook uit de benchmark-onderzoeken waaruit naar voren komt dat de gemeentelijke bijdrage die wij aan onze VRBZO afdragen laag is, vergeleken met andere regio’s. Tevens is daaruit op te maken dat het investeringsniveau van VRBZO structureel laag is, vergeleken met vele andere veiligheidsregio’s. De Coronacrisis en inspanningen die VRBZO destijds heeft geleverd, heeft er toe geleid dat veel van de reguliere werkzaamheden bijna twee jaar zijn doorgeschoven. Dit alles had veel eerder door ons als bestuur moeten worden erkend. We hadden de ruimte moeten bieden aan de organisatie om zorgen hierover eerder en in openheid met ons te bespreken. Tijdens een bestuursconferentie op 19 juni jl. heeft de directeur een beschouwing gegeven van hoe zij de afgelopen 9 maanden, sinds haar aanstelling als directeur, heeft ervaren. In het kader zijn enkele citaten uit deze beschouwing opgenomen. “Veiligheidsregio om trots op te zijn” … “Op 1 oktober 2024 ben ik gestart als nieuwe directeur van VRBZO. Mijn eerste kennismakingen met de Veiligheidsregio waren heel divers. Ik trof een organisatie aan waar ik me direct welkom en thuis voelde. Waar door iedereen met passie wordt gewerkt.

In de kennismaking werd duidelijk dat er behoefte is aan een directeur die zich aan de organisatie verbindt en er is voor de collega’s. Aandacht heeft voor wat echt nodig is. De organisatie verder helpt, zorgt voor een duidelijke koers. Ervoor zorgt dat we weer trots kunnen zijn op wie we zijn en wat we doen. Binnen het bestuur nam ik veel verschillende opvattingen waar. Ongeloof, grote zorgen, verminderd vertrouwen, wij-zij. Maar ook: we moeten hier samen de schouders onder zetten want veiligheid van personeel en onze regio is belangrijk. Ik zie ook grote betrokkenheid bij de vrijwilligers in de dorpen en de beroepsdienst in het stedelijk gebied. In de uitwerking van de bestuursopdracht staan diverse redenen hoe het zover is kunnen komen. Al deze constateringen zijn waar. In mijn analyse wil ik er een paar uitlichten en aanvullen:

2

1. Er is op geld gestuurd en niet op inhoud. Doordat de regionalisering als een verplichting werd gezien moest het in ieder geval goedkoper worden. Slechts beperkt is gesproken over wat er nodig was om het werk op een goede manier te kunnen uitvoeren. Door de organisatie werd hier ook geen ruimte voor gevoeld (zie punt 3). 2. Bij de start van de Veiligheidsregio en daarna is er doorgebouwd op een te smalle basis. Bedrijfsvoerings-processen zijn niet aangepast aan nieuwe wet- en regelgeving maar ook niet aan de omvang van de regio. De formatie die beschikbaar was gaf hiervoor onvoldoende ruimte. Er is onvoldoende gebouwd aan een stevige basis waardoor de organisatie onvoldoende in control kan zijn. 3. De wijze waarop gesprekken over de ontwikkelingen tussen bestuur en organisatie werden gevoerd waren niet altijd constructief. Er werd getwijfeld aan de inbreng en dit stond het goede gesprek in de weg. Er werd niet altijd met begrip voor elkaars standpunt geluisterd en het gesprek gevoerd. 4. De rolverdeling en taakinvulling tussen commissies, DB, Voorzitter, vice-voorzitter, AB en de raden is niet altijd duidelijk geweest. Maar ook de rol van de directeur in het geheel, 5. Naast bovenstaande constateringen heeft VRBZO een complexe organisatiestructuur. Als relatief jonge organisatie, met een hele oude component (de brandweer).

En het feit dat gemeenten: eigenaar, opdrachtgever én klant zijn maakt onze relatie heel ingewikkeld. Tot slot: we zijn heel actiegericht, richten ons vaak vooral op de inhoud en op het klaren van een klus en het oplossen van problemen. We vinden het lastig om verder vooruit te kijken en een koers en visie te bepalen.” Einde citaat uit de notitie ‘Veiligheidsregio om trots op te zijn’ van Marijke Wilms, directeur VRBZO (12 juni 2025)

Als voorgestelde aanpak doet de directeur in haar beschouwing een aantal suggesties. We sluiten ons als bestuur aan bij deze wijze van aanpak: “Ad 1. Inhoud/financiering: De Veiligheidsregio neemt het bestuur goed mee in inhoudelijke ontwikkelingen en het effect hiervan op het werk van de Veiligheidsregio. Met bestuur wordt hiermee bedoeld de commissies Brandweerzorg, Crisisbeheersing en Financiën & Bedrijfsvoering, het DB, AB en ook de gemeenteraden. Naast het meenemen in de ontwikkelingen is het belangrijk om het bestuur ook duidelijk te maken welke keuzes hierbij gemaakt kunnen worden en wat de financiële consequenties dan zijn. Ad 2. Formatie/bedrijfsvoering: Doordat er extra geld beschikbaar is gekomen om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving is er ook ruimte om de formatie af te stemmen op de omvang van de organisatie middels de overhead en de wettelijk uit te voeren taken. Om dit op termijn ook goed te borgen is het belangrijk dat de processen goed worden ingericht en geborgd, waardoor nieuwe ontwikkelingen en de effecten daarvan ook tijdig worden gesignaleerd en kunnen worden benoemd en besproken. Dit wordt meegenomen in de inventarisatie van de basis op orde. Hierin wordt opgenomen wat er nodig is om in control te komen. Dit vraagt inzet, tijd en middelen. Ad 3.

Wederzijds vertrouwen: het MT en het bestuur moeten gezamenlijk het gesprek voeren om te verkennen wat er nodig is om wederzijds vertrouwen te creëren. Hoe krijgen we het gevoel samen aan de lat te staan voor fysieke veiligheid in onze regio? Organisatie en bestuur maar ook bestuur onderling. Onze regio heeft recht op een goede samenwerking. Tijdens de eerstvolgende bestuursconferentie kunnen we hiermee een eerste start maken. Om te beginnen met het inventariseren van wat er nodig is om stappen naar een goede samenwerking te kunnen maken. Ad 4. Rolverdeling: de rolduidelijkheid is belangrijk om de samenwerking goed vorm te geven. Op 23-6 heeft het DB van de Veiligheidsregio een heidag. Op deze heidag kan een start worden gemaakt met het maken van een duidelijke rolverdeling binnen het DB. Waarbij de volgende uitgangspunten worden meegenomen: - Wat mag het AB verwachten van het DB en andersom? - Wat mag de organisatie (lees directie/ MT VRBZO) verwachten van het DB en andersom? - Hoe verhouden de voorzitters van de commissie zich ten opzichte van de DB-leden die niet in commissies zijn vertegenwoordigd? - Welke rol zien de voorzitters van de commissies voor zichzelf weggelegd tijdens de commissievergaderingen? - Hoe nemen we de raden van de 21 gemeenten goed mee in de ontwikkelingen binnen VRBZO? Ad 5.

Koers en visie: Op dit moment wordt er met de organisatie gewerkt aan een duidelijke koers en visie. Ook het bestuur wordt hierbij betrokken. Het vast te stellen document moet richting geven voor de komende jaren. Maar ook dynamisch zodat er snel kan worden ingespeeld op ontwikkelingen want veiligheid laat zich niet in hokjes plaatsen. Dit betekent dat we open moeten blijven staan voor veranderingen en continu moeten anticiperen op ontwikkelingen.” Einde citaat uit de notitie ‘Veiligheidsregio om trots op te zijn’ van Marijke Wilms, directeur VRBZO (12 juni 2025)

Het bestuur herkent zich in deze bemerkingen en ziet voldoende aanknopingspunten. Zo heeft het Dagelijks Bestuur aangegeven intensief te willen werken aan koers, verbinding en samenhang. Periodiek zal, los van de

3

vergaderagenda, tijd worden ingeruimd om stil te staan bij ontwikkelingen in het land, de regio en de organisatie. Ook gaan we werken aan een open cultuur, zowel intern binnen het Dagelijks Bestuur, met het Algemeen bestuur en met de raden en gemeentelijke organisaties. Dit doen we onder andere door periodiek informatie te delen en door themasessies en reflectiemomenten te organiseren. Met een nadrukkelijke bijdrage vanuit de bestaande bestuurscommissies op het gebied van Brandweerzorg, Crisisbeheersing en Financiën & Bedrijfsvoering worden verdere voorstellen uitgewerkt om beter ‘in control’ te komen en de bestaande instrumenten hiervoor te verbeteren of aan te vullen. Dit zal worden meegenomen in de uitwerking van deelopdracht 2 – basis op orde. Informatie over het primair proces en bedrijfsondersteuning zal intensiever en frequenter ook met u worden gedeeld.

4

Informatiedeling Vanaf dit jaar krijgt u elk kwartaal informatie over de gang van zaken binnen VRBZO en de voortgang van de Bestuursopdracht in het bijzonder. Zo is rond 1 mei 2025 een eerste kwartaalbericht aan uw griffies toegestuurd over de eerste 3 maanden van 2025, wordt medio oktober een (uitgebreidere) bestuursrapportage over de eerste 6 maanden vastgesteld en volgt rond 1 november een 2e kwartaalbericht over de eerste negen maanden. Dit naast de reguliere verantwoording en rapportage die in het jaarverslag en jaarrekening wordt versterkt. Naast de eerdere informatiesessies op 22 en 29 januari jl. over de gevolgen van deelopdracht 1, vond op 14 mei jl. een bijeenkomst plaats over de begrotingen 2026, georganiseerd met de griffiers en overige regionale gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast werd op 21 mei jl. door VRBZO een raadsbijeenkomst georganiseerd. Daarin werd vooral ingegaan op de uitgevoerde omgevingsanalyse. Op 17 september a.s. is opnieuw een informatiebijeenkomst waarin we u meenemen in het proces van totstandkoming van het Regionaal Beleidsplan en strategische visie. Een save the date is eerder aan uw griffie toegestuurd. En hoewel nog ver weg, gaan we ook voorbereiden dat tenminste de nieuwe raadsleden, kort na de gemeenteraadsverkiezing in 2026 worden meegenomen in wat de Veiligheidsregio doet en welk traject we samen zijn gestart.

Tot stand komen Regionaal Beleidsplan en strategische visie In het verdere vervolg van de bestuursopdracht spelen 3 thema’s. 1. Een resterende vergroting van financiële ruimte om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving; bij de besluitvorming rond de wijziging van de begroting 2025 is aangegeven dat van de benodigde € 7,2 miljoen een bedrag van € 6 miljoen wordt toegekend voor de jaren 2025, 2026 en 2027. Reden hiervoor was dat bij het bestuur de zorg bestond of aanwending van het hele bedrag in uitvoering wel haalbaar is. Bezien gaat worden of financiering, deels door besparingsmogelijkheden door het werk slimmer en efficiënter te organiseren mogelijk is. In ieder geval zal dit terugkomen in het nog op te stellen beleidsplan. 2.

Het op orde brengen van de organisatie, zodanig dat de werkzaamheden simpelweg goed kunnen worden gedaan. Daarbij wordt inzichtelijk gemaakt, wat nodig is om een gezonde en gemiddelde organisatie te zijn zonder franje. En met steeds het bewustzijn dat middelen schaars zijn. Momenteel wordt daarom door de organisatie in beeld gebracht welke onderwerpen en thema’s in dat kader versterking en aandacht nodig hebben. In de komende 2 maanden moet dat leiden tot een ontwerp voor een beleidsplan met financiële doorrekening en een vertaling naar uitvoering en uitvoerbaarheid. Dit beleidsplan zal in concept in september binnen de bestuurlijke commissies worden besproken en volgens planning tijdens een bestuurlijke conferentie op 8 oktober a.s. binnen het gehele bestuur worden gedeeld. Vaststelling van een Beleidsplan 2027-2030 is beoogd voor april 2026. Voorafgaand wordt u uitgenodigd uw zienswijze op het ontwerp-Regionaal Beleidsplan kenbaar te maken.

3.

Het formuleren van een strategische visie voor VRBZO in de wetenschap dat de wereld om ons heen volop verandert en nu al volop in verandering is. Vanuit de overtuiging dat alleen de basis van de veiligheidsregio op orde brengen niet voldoende is om de uitdagingen aan te kunnen is eerder een omgevingsanalyse opgesteld. Uit deze omgevingsanalyse zijn 4 thema’s te onderscheiden die tijdens de bestuursconferentie op 19 juni jl zijn verkend en doorleefd. Het betreffen vooralsnog de volgende strategische thema’s waarmee we verder gaan om een Strategische Visie VRBZO 2035 vorm te geven: complexe infrastructuur (met onderwerpen als duurzaamheid, ondergronds bouwen en hoogbouw, energietransitie, schaalsprong); weerbare samenleving (met onderwerpen als demografische ontwikkeling, sociaal maatschappelijke ontwikkelingen, terugtredende overheid, afhankelijkheid informatievoorziening / ICT, (invloed op) paraatheid); klimaatadaptatie (zoals het inspelen op toenemende natuurbranden, droogte, wateroverlast); echnologie, innovatie, informatievoorziening, informatieveiligheid etc. Veel van deze thema’s en uitdagingen gaan de komende tijd spelen en vragen verdere aandacht van VRBZO en gemeenten. Maar we beseffen ons terdege dat diverse ontwikkelingen en uitdagingen op het gebied van veiligheid nu al spelen en nu al vragen om maatregelen en betrokkenheid.

We willen samen met de organisatie en vooruitlopend op het vaststellen van strategische visie, beleidsplan en uitvoeringsplanning nu al bekijken wat mogelijk en haalbaar is. Dit doen we met inzet van incidentele middelen of alternatieve gelden en binnen de mogelijkheden van wat voor de organisatie uitvoerbaar is.

5

Besluitvorming over de Strategische Visie 2035 is gekoppeld aan de besluitvorming rond het Regionaal Beleidsplan 2027-2030 en staat ook gepland voor april 2026. Ook hiervoor wordt u uitgenodigd uw reacties te geven.

Met vriendelijke groet, namens het Dagelijks Bestuur VRBZO,

J.R.V.A. (Jeroen) Dijsselbloem Voorzitter

6