A8 ODZOB - Reactienota zienswijzen begroting 2025

De meerjarige verbeter- en ontwikkelaanpak wordt op 19 december 2024 voor besluitvorming aan het algemeen bestuur voorgelegd. Thema’s Zonder een uitputtend overzicht te willen geven, willen wij u graag informeren over een aantal thema’s waar in 2024 veel aandacht en tijd aan is/wordt besteed. Leiderschap en betrokkenheid Het MO maakt duidelijk dat er moet worden ingezet op het vergroten van vertrouwen en verbinding tussen de directie en de medewerkers. 23

Dat vullen wij in door transparantie in besluitvorming, het tijdig en transparant meenemen van collega’s in de ontwikkelingen (inloopbijeenkomsten, lunchbijeenkomsten, actieve communicatie over relevante ontwikkelingen). Daarnaast zijn wij meer aanwezig en zichtbaar op de werkvloer en meer betrokken bij het werk van onze vakmensen. Verder investeren wij in een aantal MD-sessies nadrukkelijk in het collectief leiderschap van het brede management. Uitwerken Meerjarenvisie 2023-2027 In juni/juli voeren wij per cluster van teams de dialoog met de collega’s met als doel het doorleven en vertalen van de Meerjarenvisie. Het gaat om vragen als wat dit betekent voor het dagelijkse werk en wat medewerkers daarvoor nodig hebben. Daarmee levert de organisatie ook inbreng voor de meerjarige verbeter- en ontwikkelaanpak. Deze dialoog zal echter breder moeten worden gevoerd. Wij willen in de opbouw van de meerjarige aanpak nadrukkelijk het GPO (werkgroep) en DB/AB (beeldvormende bijeenkomsten) betrekken. Samen met de ontwikkelingen in het Interbestuurlijk Programma VTH-stelsel (verwacht september) én de resultaten van de zelfevaluatie en visitatie (verwacht oktober 2024 kan het bestuur in de AB-vergadering van 19 december 2024 uitspraken doen over de verdere uitwerking van de Meerjarenvisie voor de komende jaren.

Verbinding met de deelnemers Met de dialoog over de uitwerking van de Meerjarenvisie zetten we in op het versterken van de relatie met de deelnemers. De ODZOB on Tour blijkt daarbij goed te helpen. Het zijn zonder uitzondering boeiende, interactieve en constructieve avonden waarvoor we positieve waardering ontvangen. Ter illustratie, wij ontvingen een kaartje van een raadsfractie met de volgende tekst: ‘Dank voor de informatieve bijeenkomst van de ODZOB on Tour, op 30 mei in Asten. We hebben het als een buitengewoon interessante bijeenkomst ervaren, en we hebben de ODZOB nu ook echt beter leren kennen. Dank voor jullie komst en keep up the good work! We zijn al op bezoek geweest bij vijf gemeenten en voor 8 gemeenten gaat dat de komende maanden plaatsvinden. We stellen in coproductie een maatwerkprogramma voor iedere gemeente samen. Raden geven aan een goed beeld te krijgen van wat de ODZOB voor hen uitvoert en van de expertises en het vakmanschap dat wij in huis hebben maar ook hoe de ODZOB functioneert en in welke context (o.a. het interbestuurlijk programma) dat gebeurt. Met de andere Brabantse Omgevingsdiensten wordt een bezoek aan Provinciale Staten voorbereid.

Daarnaast wordt in het kader van het Interbestuurlijk programma deelgenomen aan de pilot Horizontale verantwoording, waarbij raads- en statenleden en- AB/DB-leden hun bijdrage leveren hoe de doelsturing en informatievoorziening in het kader van de kader stellende en controlerende rol van de raad en Staten kan worden verbeterd. De afsluitende bijeenkomst is op 19 juni geweest en Berenschot werkt dit nu uit. Fundament op orde Het op orde brengen van de informatiehuishouding is een ingewikkeld vraagstuk waarin we de balans zoeken tussen die zaken oppakken die op de korte termijn onontkoombaar aandacht vragen (b.v. pilot locatiedossiers, de basale registraties verbeteren, aanbevelingen archiefinspectie, procesverbeteringen, nazorg omgevingswet en samenwerkingsfunctionaliteit) en tegelijkertijd de tijd nemen om zorgvuldig te kunnen werken aan een goede strategische verankering en programmering voor de komende jaren. Het gaat dan om verbetering van (werk)proces, kwaliteit, informatie en datagericht werken. We oriënteren ons daarbij nadrukkelijk op pijler 3 van het Interbestuurlijk programma, waarin wordt gewerkt aan een uniform informatiemodel en een roadmap voor het ontwikkelen van het digitaal VTH-stelsel. We hebben een breed overleg geïnitieerd waarin we deze lijnen samenbrengen en van daaruit de keuzes maken. 24

Wij zoeken hulp bij in de vorm van kennis en kunde voor de strategische kaderstelling en een transitieplan. Op dit punt zullen wij afstemming moeten zoeken met onze opdrachtgevers om werkprocessen op elkaar aan te laten sluiten en steeds meer toe te groeien naar uniforme en daardoor effectieve en efficiënte processen. Hierbij willen wij niet onbenoemd laten dat er goede en innovatieve stappen worden gezet op risico- en datagericht werken. In onze nieuwsbrieven nemen wij u daar regelmatig in mee. Voorbeelden zijn de inzet van Artificial Intelligence bij het speuren naar natte koeltorens, de doorontwikkeling van het systeem voor toezicht op Zwemwaterkwaliteit (ZIN), het risicogericht beoordelen van sloopmeldingen en het beoordelen van Gesloten Bodemenergiesystemen (GBES). Wij zien dat de (technische en kwalitatieve) randvoorwaarden voor een adequate business intelligence op orde zijn. De afgelopen maanden zijn er belangrijke stappen gezet op het gebied van het financieel beheer. De huidige financieringsmethodiek van de ODZOB kent een complexe en gedetailleerde inrichting en de vervanging van het financieel systeem ‘onder stoom en kokend water’ heeft mede door de harde koppeling met het zaaksysteem en de koppeling met het HRM- stuk veel gevraagd van de medewerkers. Dat werd direct gevolgd door de uitrol van de moderne werkplek.

Deze hobbels zijn nagenoeg achter de rug, de dashboards worden opgebouwd, we krijgen meer inzicht en dat zorgt voor meer rust in de organisatie. Met het resultaat zijn we blij, in de technische basis zijn we up to date en de verstoringen in het werk die in het MO naar voren kwamen, zijn daarmee onder controle. Maar we zijn er nog niet, in de volgende fase gaan we naar de doorontwikkeling (zo is er een omslag nodig waarbij er zowel gestuurd wordt op financiën als op inhoudelijke output c.q. outcome). Daarbij is een aandachtspunt het vereenvoudigen van de administratieve last- en regeldruk voor de collega’s (bevinding MO). Zo wordt concreet onderzocht of het uitgangspunt van zaakgericht werken ook ‘automatisch’ dient te leiden tot een zaakgerichte urenverantwoording. Vereenvoudiging is een actiepunt dat eerder bestuurlijk is benoemd. Daarvoor zullen we in gesprek gaan met het GPO, omdat er een directe koppeling is met de wijze van verantwoorden en rapporteren over de voortgang in onder meer de werkprogramma’s. Binden en boeien Het MO heeft rust gebracht in de organisatie omdat medewerkers duidelijk hebben kunnen maken waaraan moet worden gewerkt. Dat is zichtbaar en voelbaar binnen de organisatie en wordt naar directie en management uitgesproken. In de afgelopen maanden zijn na werktijd diverse verbindende activiteiten door en voor medewerkers georganiseerd en dat helpt.

Eind juni staat een ODZOB-dag gepland gericht op ontwikkeling en verbinding. Het verzuim blijven we aandacht geven, feitelijk is het zo dat ruim 60% van het verzuim is terug te leiden naar lang verzuim en dat is vaak moeilijk te beïnvloeden. We hebben het overleg met de bedrijfsarts in het sociaal medisch geïntensiveerd om in goede afstemming hieraan de aandacht te geven die nodig is. Na de grieppiek van begin dit jaar is de trend omlaag. De arbeidsmarkt blijft heel lastig (landelijk beeld), en ook bij andere omgevingsdiensten horen we de zoektocht om de formatie op orde te krijgen om de werkprogramma’s te kunnen realiseren. We hebben meegewerkt aan de landelijke arbeidsmarktcampagne van ODNL: ‘Omdat je staat voor je omgeving’. De laatste maanden hebben we een versnelling kunnen vinden en een aantal nieuwe medewerkers kunnen verwelkomen. Tegelijk is een aantal medewerkers om verschillende reden uitgestroomd. Het saldo is echter positief en dit blijft onze aandacht vragen zeker gezien onze ambitie op het punt van vast-inhuur. Er loopt een onderzoek naar de opzet van het traineeprogramma. Vanuit ODNL wordt vanuit het IBP/ODNL Academie ook gewerkt aan een landelijk traineeprogramma. 25

In dit kader werken wij verder aan ons werving en selectieproces en in het verlengde daarvan het introductieprogramma en begeleiding voor nieuwe medewerkers. Andere aandachtspunten waar we in 2024 al concrete verbeteringen in willen aanbrengen, zijn bepaalde aspecten in ons HR-fundament, (een methodiek voor) het opleidingsplan en verschillende acties op het vlak van vitaliteit en werkplezier. Het is ook goed om te melden dat de klankbordgroep MO tot de conclusie is gekomen dat de in het najaar 2024 geplande 2e meting (herhaling) van het MO te vroeg komt en dat Q1 2025 een beter moment is om de beleving van de medewerkers weer in de volle breedte te peilen en dan de ingezette koers te evalueren en bij te stellen. Deze conclusie onderschrijven wij als directie. Op een beperkt aantal punten waaronder de verbinding tussen directie en medewerkers (leiderschap) zal in september 2024 wel een zogenaamde puls meting worden uitgevoerd om te weten of we op de goede weg zijn. De openstaande onderzoeken Eerder hebben wij gemeld dat 2024 een bijzonder jaar is vanwege het grote aantal onderzoeken. Een deel is afgerond: Medewerkersonderzoek 1e meting, Kwaliteitscriteria 2.3, Archiefinspectie, Robuustheid en een klein onderzoek naar de benodigde functionaliteiten op het gebied van proces, kwaliteit, informatie en data.

De QuickScan naar de gevolgen van terugtrekken van taken door gemeente Eindhoven en het Efficiencyonderzoek (naar management, staf, huisvesting) waar wij een bijdrage aan leveren lopen en zullen naar verwachting rond de zomer beschikbaar zijn. In april zijn wij gestart met de zelfevaluatie van de ODZOB die de basis is voor de visitatie door ODNL op 24 en 25 september 2024. Het (openbare) rapport van de visitatiecommissie wordt tweede helft oktober verwacht. Recent is een Rode draden rapportage verschenen van de visitaties bij de eerste 18 omgevingsdiensten. Mocht u een indruk willen krijgen van de doelstellingen en methodiek en welke soort aanbevelingen wij kunnen verwachten kunt u dit rapport vinden via de link: Visitaties omgevingsdiensten: tussentijdse Rode draden rapportage - Omgevingsdienst NL. Verbeteraanpak Wij hebben een methode ontwikkeld waarbij we op een goede manier de verbeteracties voor de komende jaren vormgeven binnen de ODZOB. Dan gaat het om verbeteringen in de VTH-processen, verbeteringen in de organisatie, de samenhang daarin en de prioritering ervan. Uiteraard volgen we daarbij de gedachte uit de eerder vastgestelde Meerjarenvisie (fundament op orde). Op onderdelen zullen we het zoals hiervoor aangegeven het GPO (werkgroep) betrekken om ideeën van de deelnemers in deze aanpak te betrekken.

Op basis van deze aanpak, maken we het verbeterplan op dat we u aanbieden op 19 december 2024. Tot slot Met dit Tussenbericht hebben wij u een beeld op hoofdlijnen willen geven wat er in de afgelopen maanden is gebeurd en in 2024 gaat gebeuren. Binnenkort start de voorbereiding van de bestuursrapportage die in september aan het algemeen bestuur zal worden voorgelegd. De komende maanden zijn belangrijke maanden vanwege de opbouw naar het meerjarige verbeter- en ontwikkelplan dat het AB in positie moet brengen om op 19 december ons richting en kaders te geven waarbinnen wij de ODZOB verder kunnen ontwikkelen. Wij zijn uiteraard graag bereid mondeling toelichting te geven op dit Tussenbericht. De directie ODZOB 26