A4 Griffie gemeente Nuenen c.a. - Jaarplan griffie 2025-2026

Jaarplan griffie gemeente Nuenen c.a. 2025-2026

Voorwoord In dit griffieplan schetsen wij de hoofdlijnen van ons werk op de griffie. Het werk dat we voor ons zien in de jaren 2025-2026. Ons werk is erop gericht de raads- en burgerleden en de bijbehorende commissies en werkgroepen maximaal te ondersteunen om het juiste te doen voor de inwoners van Nuenen c.a.. Want dat is waar we met elkaar voor aan de lat staan; de juiste beslissingen nemen om het woon- en leefklimaat in Nuenen c.a. zo optimaal mogelijk te krijgen. Het is een plan op hoofdlijnen, omdat de politieke actualiteit ons vaak dwingt andere keuzes te maken of een andere prioritering aan te brengen. En dat is gelijk wat ons werk op de griffie zo leuk maakt: het is nooit saai en zeker niet voorspelbaar. Daarom is het wel belangrijk om met de werkgeverscommissie, als intermediair vanuit de raad, regelmatig afstemming te hebben. Het griffieteam is inmiddels volledig gesetteld, ieder lid heeft zijn eigen taken en specialismen ontwikkeld, waardoor een nieuwe routine is ontstaan en we de basis op orde hebben. Vanuit die basis ontwikkelen we door. De griffie heeft een viertal speerpunten benoemd waaraan zij de komende jaren wil werken: 1. 2. 3. 4.

Een griffie die niet alleen ondersteunt, maar ook adviseert College en raad werken open en eerlijk samen De zichtbare raad Goed voorbereid naar de nieuwe bestuursperiode.

Aan deze speerpunten hebben we activiteiten opgehangen, die u verder in het plan benoemd ziet. Voordat de hectiek van een nieuwe bestuursperiode aanbreekt, zal het griffieteam zich inzetten om deze activiteiten uit te voeren.

Joke Oostdijk Griffier

Missie en kernwaarden De griffie vormt het eigen ambtelijk apparaat van de gemeenteraad. Artikel 107a Gemeentewet formuleert het als volgt: 'De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van haar taak terzijde'. Dit griffieplan geeft aan deze nog algemene formulering een concrete invulling, richting en focus. Het is voor de werkgeverscommissie van de raad een sturingsmiddel en een leidraad voor de griffier en de medewerkers van de griffie bij het bepalen van de prioriteiten in de werkzaamheden.

Missie De missie van de griffie is de gemeenteraad goed geïnformeerd in positie te brengen. De griffie van Nuenen wil de raadsleden en burgerleden zo goed mogelijk ondersteunen en adviseren bij hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. Het is de ambitie van de griffie om structureel kwaliteit te leveren en mee te ontwikkelen in een veranderende maatschappij.

Kernwaarden Wij doen ons werk vanuit de volgende kernwaarden: •

•

•

•

Open en toegankelijk De griffie werkt voor de hele raad, zonder onderscheid naar politieke groepering. We zijn snel en makkelijk bereikbaar voor raads- en burgerleden, college, burgers en maatschappelijke organisaties. Bezoek op de griffie is welkom, maak een afspraak of loop binnen (dit geldt voor raads-, burger- en collegeleden). De griffie is daarnaast bereikbaar via mail, telefoon en WhatsApp. Integer Wij behandelen de informatie van fracties/raadsleden vertrouwelijk. Wij zijn pro-actief in het informeren en adviseren gevraagd en ongevraagd bij mogelijke integriteitsvraagstukken. Professioneel De medewerkers van de griffie hebben oog voor het bestuurlijk-ambtelijk krachtenveld en kunnen daarin goed functioneren. Daarbij past een kritische, signalerende en probleemoplossende houding. We streven naar een snelle en efficiënte bedrijfsvoering, waarin werkprocessen zijn gestandaardiseerd. We zijn flexibel in ons werk en pro-actief in onze advisering. Gericht op samenwerking De griffie werkt samen met de ambtelijke organisatie op basis van gelijkwaardigheid. Raad en college willen namelijk hetzelfde bereiken: het beste voor Nuenen. Samenwerken vraagt om veel contact achter de schermen. De samenwerking komt steeds meer vanzelf tot stand. In dat samenspel is onze aandacht gericht op het dienen van de belangen van de raad.

Uitwerking speerpunten Speerpunt 1. Een griffie die niet alleen ondersteunt, maar ook adviseert Er wordt veel van de griffie verwacht, van ondersteuning tot advies. Dat doen we graag allemaal. Er worden nieuwe wetten aangenomen die gaan over de ‘open overheid’ en het omgaan met persoonsgegevens of het opslaan en bewaren van bestanden. Zaken waar we als griffie, alleen al voor de eigen organisatie, kennis van moeten hebben. Veelal gebeurt dat door zelfstudie en literatuuronderzoek, maar ook is er voldoende budget om gericht opleiding te volgen; twee leden van de griffie volgen de opleiding tot raadsadviseur/plv. griffier. Als griffie adviseren we niet alleen de raads- en burgerleden, maar ook de collega’s van de ambtelijke organisatie. Zo zijn wij betrokken bij het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers en begeleiden wij hen bij het ‘in route brengen’ van stukken voor de raad. Ook zijn we sparringpartner als het gaat om een onderwerp op een geschikte manier onder de aandacht van de raad te brengen. Tot slot, maar zeker niet onbelangrijk, de ondersteuning aan elkaar. We zijn trots op het geringe ziekteverzuim op de griffie en de bereidheid om van elkaar werkzaamheden over te nemen. Dit biedt rust en ruimte, hoe vreemd dat ook mag klinken. In het wekelijks werkoverleg bespreken en verdelen we de werkzaamheden in onderling overleg. Actiepunten •

Pro actief voor de hele raad een oplegnotitie advies schrijven n.a.v. stukken die door het college worden aangeboden (indien gewenst). Zo’n advies mag niet een vervanging worden voor de informatie die het college aan de raad hoort te geven. Het komt voor dat de griffie het college vooraf meegeeft dat de raad niet goed in positie wordt gebracht en/of niet goed wordt geïnformeerd. Dit past in de cultuur van ‘open’ samenwerken. En daar wordt ook naar geluisterd. Ook dat valt onder de raad in positie brengen in onze ogen.

• Een klein aantal raads- en burgerleden maakt gebruik van de adviesfunctie van de griffie. De leden die dit doen, weten dat de griffie mee kan denken over hoe dingen aan te pakken of op te schrijven. Toch lijkt deze kracht nog niet genoeg gezien te worden. Dat is jammer. We zullen zelf ook initiatief blijven nemen. Bijvoorbeeld door raadsleden één op één uit te nodigen op het moment dat er iets speelt. • Er moet meer aandacht komen voor het op juiste wijze opslaan en bewaren van stukken. Periodiek moet bekeken worden of de vergader- besluitvormings- en administratieve processen efficiënt en geüniformeerd worden uitgevoerd. Djuma is het zaaksysteem dat tevens als archief fungeert. Het systeem wordt niet voldoende benut. De ambtelijke organisatie is hiervoor verantwoordelijk. Dit is ondergebracht bij de Dienst Dommelvallei. De griffie zal hier alert op blijven en een begeleidende rol innemen. • Om de raad ook op ICT gebied maximaal te kunnen ondersteunen, verdient ook de samenwerking met de Dienst Dommelvallei, afdeling ICT, aandacht. In samenspraak met de DDV afspraken maken

over informatieveiligheid en privacy, ook voor de raad. •

In verband met de renovatie van Het Klooster vergadert de raad tijdelijk in Het Klooster Temporalis. We blijven in de samenwerking investeren, om ook nieuwe ontwikkelingen samen goed door te voeren. De griffie is betrokken bij de aanschaf van nieuwe audio/video-apparatuur en de inrichting van de nieuwe raadszaal. Dit proces wordt getrokken vanuit de ambtelijke organisatie.

•

In het kader van rechtmatigheid dienen met een zekere regelmaat de inkoopcontracten tegen het licht te worden gehouden. Zo ook die in het kader van het raadsinformatiesysteem. De aanbesteding van het raadsinformatiesysteem wordt in 2025 gestart. We trekken hierin gezamenlijkheid op met de gemeenten Son en Breugel en Geldrop-Mierlo (DDV).

•

We delen regionaal kennis en halen kennis op. De griffier is lid van de Vereniging van Griffiers (VvG), neemt deel aan de overleggen met MRE-griffiers (2 x per jaar) en in kleinere kring met de griffiers van Veldhoven, Son en Breugel, Geldrop-Mierlo, Waalre, Valkenswaard en Heeze-Leende (3 x per jaar). In dit overleg komen de regionale samenwerking en onderwerpen aan de orde, waar de griffiers tegen aan lopen in het werk. Dit is een nuttig overleg om met collega’s onderwerpen te delen en intervisie te organiseren. De acties worden verdeeld onder de leden van de griffierskring; elke griffier neemt een actie voor zijn of haar rekening. Daarnaast neemt de griffier deel aan een intervisieclub. De raadsadviseur neemt deel aan een gelijksoortig regionaal gremium voor raadsadviseurs.

Speerpunt 2. College en raad werken open en eerlijk samen Het coalitieakkoord ‘Samen werken aan Nuenen’ is gebaseerd op de Raadsagenda 2022-2026, aangevuld met andere, nieuwe onderwerpen door de drie coalitiepartijen. Het is een akkoord op hoofdlijnen. De discussie en de besluiten over wat er goed en nodig is voor Nuenen c.a. worden gevoerd en genomen door de gemeenteraad. Tijdens een tweetal heidagen in 2023 en 2024 is gesproken over de manier waarop het college en de raad met elkaar samenwerken. Hierin zijn aandachtspunten benoemd. We houden in de gaten of de samenwerking goed verloopt en grijpen in waar nodig en mogelijk. Actiepunten •

De langetermijnagenda (LTA) wordt door de raad niet gevoeld als hun instrument, terwijl het dat natuurlijk wel is. Het college bereidt voor en weet als geen ander welke onderwerpen zich wanneer aandienen. Dit laat onverlet dat de raad, middels de agendacommissie, kan prioriteren en aanvullen. Dit is ook onderdeel geweest van de werksessie in 2024 en heeft tot aanbevelingen geleid. De griffier sluit maandelijks aan bij het coördinatorenoverleg dat gaat over de LTA.

•

De griffier voert periodiek bilateraal overleg met de burgemeester onder meer ter voorbereiding op – en ter evaluatie van – de raadsvergaderingen en diverse andere reguliere en buitengewone bijeenkomsten, zoals het fractievoorzittersoverleg. Ook wordt in dit overleg gesproken over de ontwikkeling van de gemeente, de raad en de organisatie. Daarnaast vindt het driehoeksoverleg plaats waarin burgemeester, gemeentesecretaris en griffier afstemming zoeken over processen van de raad, het college en de ambtelijke organisatie. De griffie(r) fungeert als een belangrijke schakel tussen raad en ambtelijke organisatie. Er wordt - altijd via de gemeentesecretaris - veel afgestemd en georganiseerd in samenwerking met inhoudelijk betrokken ambtenaren, bijvoorbeeld over planning van besluitvormingsprocessen en de manier waarop inwoners bij plannen worden betrokken (participatie).

•

We merken dat, ondanks aandacht hiervoor vanuit de griffie, er toch nog onbekendheid is wat betreft de rol van de raad. Daarom blijven we investeren in enerzijds uitleg over lokale democratie in de inwerkprogramma’s van nieuwe collega’s en anderzijds in de zichtbaarheid van de griffie door meer informatie op intranet en internet te plaatsen. Ook willen we werken aan meer verbinding tussen griffie en organisatie.

•

Het contact tussen ambtenaren en raadsleden verloopt in principe via de griffie. Niet vanuit wantrouwen, maar vanuit dienstverlening en professionalisering. Ieder raadslid moet beschikken over dezelfde informatie, reden waarom de griffie wil weten welke informatie ontbrak en aanvullend is gegeven. Met als doel dit te delen met de andere raadsleden. Indien gewenst organiseren we ook andere gelegenheden waarop raadsleden en organisatie elkaar ontmoeten.

•

Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Doel van deze wijziging van de Gemeentewet is om een sluitend stelsel voor gedegen rekenkameronderzoek tot stand te brengen ter ondersteuning van de controlerende rol van de raad. In 2024 is de rekenkamer nieuw leven ingeblazen. Als gevolg van eerdere afspraken moest in 2024 een bestaand onderzoek worden afgerond. Na afronding van dit onderzoek zak de rekenkamer in overleg met de raad toekomstige onderzoeken bespreken.

3.

De zichtbare raad

In verhouding tot het college is de raad minder zichtbaar. Dit komt onder andere doordat het college beschikt over een afdeling communicatie die het mede tot taak heeft te communiceren over het door het college gevoerde beleid . Daarnaast vervullen de leden van het college hun vak vanuit hun beroep, terwijl raadsleden vaak naast hun raadswerk ook een andere (fulltime)baan hebben. Kleinere fracties hebben het lastiger dan grote fracties; zij moeten het werk immers met minder mensen doen. Burgerleden kunnen daarbij uitkomst bieden. Op de lokale media hebben we zelf geen invloed, zij schrijven wanneer zij willen, over de onderwerpen die zij kiezen. Ook de bijdragen van inwoners in deze media zijn vanuit het perspectief van de schrijver. Hier ligt dus ruimte voor verbetering. Bij het meer zichtbaar maken van de raad kan deze rekenen op de ondersteuning van de griffie. Zij verzorgen nu al de werkbezoeken, maar kunnen meer bieden als het gaat om de inzet van bijvoorbeeld social media of participatie. Hiertoe wordt een separaat communicatieplan opgesteld. Mogelijke Actiepunten zichtbaarheid raad Inzet social media Verschillende fracties hebben een Facebookpagina, maar hier wordt niet in alle gevallen regelmatig op gepost. Ook Instagram wordt minimaal ingezet. Het gebruik wordt frequenter als de verkiezingen in zicht komen.

Het is echter belangrijk niet alleen richting de verkiezingen zichtbaar te zijn. ‘Goodwill’ moet al opgebouwd zijn tijdens de raadsperiode en niet pas vlak voor de verkiezingen. De website van de gemeente wordt heel weinig ingezet; hier ligt wellicht een kans om - namens de gehele raad - te communiceren. Naar de burger toe Inwoners worden actiever uitgenodigd om aan tafel aan te schuiven en mee te spreken tijdens de beeldvormende avonden. Het onderwerp is dan al bepaald. Om vooraf op te halen wat er speelt bij de inwoners, is het bezoeken van dorps- en wijkraden een goed instrument. Werkbezoeken Om de eigen zichtbaarheid te bevorderen en op te halen wat er in de samenleving speelt worden werkbezoeken georganiseerd, uiteenlopend van een bedrijfsbezoek tot mee-doe-dag. Participatie Meer contact met de samenleving en ophalen wat er leeft, was voor de raad een belangrijke reden voor bestuurlijke vernieuwing. Het college laat een participatieleidraad opstellen. Samen met de LTA biedt dit kansen de participatie-activiteiten van raad en college op elkaar af te stemmen. In de LTA wordt dit aspect opgenomen. Politiek actief In het kader van een zichtbare raad is in 2024 al gestart met de cursus Politiek Actief van ProDemos. Dit krijgt mogelijk een vervolg in 2025.

Democracity Democracity is een spel voor leerlingen van groep 7 en 8 van de basisscholen in onze gemeente. Het wordt georganiseerd door ProDemos. Elk jaar nodigen we alle basisscholen uit om hieraan mee te doen. De leerlingen nemen plaats op de zetels van de raadsleden en bouwen samen, door middel van discussie en argumenten, een stad.

4.

Goed voorbereid naar nieuwe bestuursperiode

In 2025 is de procedure rondom de invulling van de vacature voor burgemeester gaande. Dit vraagt de nodige capaciteit van de griffier als secretaris van de Vertrouwenscommissie ter voorbereiding en uitwerking van de activiteiten en gesprekken die de Vertrouwenscommissie voert in dit kader. Naast het voorbereiden en uitwerken van de stukken, is ook de geheimhouding van deze stukken, en het onderhouden van contact met de Kabinetschef van de Commissaris van de Koning een taak van de griffier. De planning is dat de benoeming in de laatste raadsvergadering voor de zomer van 2025 plaatsvindt. In de eerste raadsvergadering na het zomerreces vindt dan de installatie plaats. In de tweede helft van 2025 staat de voorbereiding van de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 ook op de agenda. De burgemeester en de griffier zullen in het voorjaar van 2025 een oproep doen aan de fracties om mee te denken met de voorbereiding hiervan. Eventueel wensen en suggesties kunnen vanuit de fracties dan ook aangegeven worden. De fractievoorzitters van alle politieke partijen die meedoen aan de verkiezingen zullen na de bekendmaking van de lijsten, door de burgemeester en de griffier uitgenodigd worden om het verloop van de verkiezingen te bespreken. De griffie ondersteunt dan tijdelijk ook de fracties die niet in de raad zitting hebben.

Er wordt een inwerkprogramma voor de nieuwe raad voorbereid, evenals de voorbereiding van allerlei technische zaken als verstrekking van laptops. Los van de activiteiten die partijen individueel op moeten pakken, zijn er ook gezamenlijke activiteiten, waarover keuzes moeten worden gemaakt en die opgepakt kunnen worden. Denk aan: - verkiezingskrant / stemwijzer / pubquiz voor jongeren; - overdrachtsdocument oude raad/nieuwe raad; - bepalen rol griffie bij coalitievorming; - afscheid oude raad, zowel feestelijk als inhoudelijk; - installatie en inwerken nieuwe raad; - vakmanschap van de raad. Verdere uitwerking hiervan gebeurt in een separaat voorstel.

En verder? ➢ ➢ ➢ ➢

Volgen we de ontwikkelingen van AI nauwgezet. Werken we aan een nieuwe gedragscode. Pakken we de training debatvaardigheden weer op. Proberen we via de werkgroep Regionale Samenwerking meer grip te krijgen op de diverse gemeenschappelijke regelingen. ➢ Is er contact met Son en Breugel op het gebied van de auditcommissie en het fractievoorzittersoverleg.