A3 Dienst Dommelvallei - 2e bestuursrapportage 2025

2e bestuursrapportage 2025

Inhoudsopgave Inhoudsopgave .................................................................................................................................................2 Voorwoord........................................................................................................................................................3 Programma 1: Bedrijfsvoering ..........................................................................................................................4 Wat heeft het gekost? ......................................................................................................................................8 Analyse overzicht van baten en lasten...........................................................................................................8 Overzicht van baten en lasten .......................................................................................................................8 Investeringen en projecten............................................................................................................................9 Bijlagen...........................................................................................................................................................10 Bijlage 1 WOZ bezwaarschriften en (hoger) beroepsprocedures ..................................................................10

Bijlage 2 Datalekken ....................................................................................................................................11

2

Voorwoord

Beste lezer,

Dienst Dommelvallei voert de bedrijfsvoeringstaken financiën, kwaliteit & control, personeel & organisatie en informatievoorziening uit voor de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel. Daarnaast voeren we voor de gemeenten Nuenen en Son en Breugel de taken op het gebied van klantcontactcentrum en werk & inkomen uit. De beleidsvoornemens van de dienst zijn vastgesteld in de begroting 2025-2028 en de 1e en 2e begrotingswijziging 2025. 2e Bestuursrapportage De directeur rapporteert 3 maal per jaar aan het bestuur. Het bestuur stuurt deze rapportages ter kennisname aan de raden en colleges van de deelnemende gemeenten. Dit is de 2e rapportage over de eerste 8 maanden van 2025. Het is een rapportage op hoofdlijnen en afwijkingen. Ontwikkelingen De grootste ontwikkelingen betreffen de organisatieontwikkeling, het informatieplan en informatiebeveiliging. Het nieuwe managementteam is sinds augustus volledig ingevuld. Het MT, de businesspartners en de collega’s zijn volop bezig om het bedrijfsplan in uitvoering te brengen.

Nanne Kramer Directeur Dienst Dommelvallei

3

Programma 1: Bedrijfsvoering Actuele ontwikkelingen Terugblik 1e bestuursrapportage en 2e begrotingswijziging 2025 De 1e bestuursrapportage 2025 is ter kennisgeving aan de raden van de 3 gemeenten voorgelegd. Op de bijbehorende 2e begrotingswijziging 2025 was een zienswijzeprocedure van toepassing. De raden van de 3 gemeenten hebben positief gereageerd op deze begrotingswijziging. Alleen gemeente Geldrop-Mierlo heeft een zienswijze ingediend. Daarmee kunnen wij de 2e begrotingswijziging definitief aan ons bestuur voorleggen ter vaststelling. En kunnen we voortvarend aan de slag met o.m. invulling van de vacatures. We hebben de raden tegelijkertijd voorgesteld géén zienswijzeprocedure meer te volgen wanneer gelden worden onttrokken aan reserves I&A en P&O als de onttrekkingen passen bij de doelstelling van de reserves. Hierop hebben de raden positief besloten, wat ons helpt te werken aan resultaten op het gebied van informatievoorziening en organisatieontwikkeling. Informatiebeveiliging en privacy Voldoen aan wet- en regelgeving Uit de bestuursrapportage Digitale Weerbaarheid 2024 en de jaarrapportage FG 2024 is gebleken dat procesmatig werken, sturen op risico’s en heldere verantwoordelijkheden noodzakelijk zijn om informatiebeveiliging en privacy goed te borgen.

Continu verbeteren is essentieel om te groeien van een volwassenheidsniveau van 1.6 (voor informatiebeveiliging) en 1.7 (voor privacy) naar een door bestuur vastgesteld volwassenheidsniveau van 3 op een schaal van 5. De invoering van de Cyberbeveiligingswet (CBW), gebaseerd op NIS2, is uitgesteld tot Q2 2026. Dit geeft extra voorbereidingstijd, maar cyberdreigingen blijven actueel. De CBW breidt het toezicht uit van kantoorautomatisering naar operationele technologie, zoals verkeersregelinstallaties. Nieuwe AI-wetgeving biedt kansen voor efficiënter werken, maar stelt ook hogere eisen aan privacy en informatiebeveiliging. De Dommelvallei-organisaties moeten dit integraal borgen in de processen. We tonen nog niet in alle gevallen aan dat we volledig voldoen aan de AVG en informatiebeveiligingswetgeving. In samenwerking met de Dommelvallei-organisaties werken we gestructureerd toe naar een hoger volwassenheidsniveau. Acties tot nu toe: • • •

•

We hebben de gemeenteraden in de eerste helft van 2025 via de FG-jaarrapportage en bestuursrapportage Digitale Weerbaarheid geïnformeerd over de status en het verbeterplan. We voeren een continu bewustwordingsprogramma uit voor alle medewerkers, management en bestuur. We stellen beleidsuitgangspunten op (zoals strategisch en tactisch beleid, eisen voor Operationele technologie en Internet of Things, en informatiebeveiliging- en privacy eisen in de ketensamenwerking) die richting geven, bijdragen aan uniforme processen en zorgen voor borging van de naleving van dit beleid. We hebben input opgehaald bij managers om periodiek te kunnen sturen op informatiebeveiliging en privacy. 4

We gaan onderzoeken wat nodig is om aan de ambitie en nieuwe wetgeving te voldoen. We nemen de gemeenten tijdig mee in de ontwikkelingen. Verwerking achterstand archief Voor het verwerken van de achterstanden zijn collega’s ingehuurd en ingewerkt. In de komende tijd bekijken we of het project in 2025 nog afgerond kan worden of deels doorschuiven naar 2026. Kosten voor analoge archivering sociaal domein Door een beperking in de koppeling tussen de sociaal domein applicatie en het zaaksysteem, blijft analoge archivering bestaan. We hebben nu de problemen in kaart gebracht, in samenwerking met alle betrokken organisaties, en gaan een projectvoorstel schrijven om tot een oplossing te komen voor de issues die ten grondslag liggen aan de papieren archivering. Vooralsnog verwachten we ook in 2026 nog kosten voor de huur van archiefruimte en de uitvoering van analoge archiefwerkzaamheden. Doorontwikkeling organisatie Het nieuwe managementteam is vanaf augustus volledig ingevuld. In een heisessie met het managementteam en de businesspartners is een volgende stap gezet in een verdere gedachtevorming over de invulling van beide rollen, hoe we elkaar kunnen versterken, verwachtingen en wat hebben we daarvoor nodig, Daarnaast is het wervingsproces voor de nieuwe directeur opgestart. Huisvesting Al langere tijd zijn we op zoek naar een nieuwe kantoorlocatie.

Ons huidige pand aan de Dorpsstraat in Mierlo voldoet niet meer aan de wensen van deze tijd en bevindt zich bovendien in een slechte technische staat. Dat is niet alleen onpraktisch, maar staat ook op gespannen voet met goed werkgeverschap en de werkomgeving die we onze collega’s willen bieden. Na een zorgvuldig proces heeft het bestuur op 16 september 2025 een besluit genomen: we gaan op zoek naar een nieuwe locatie, koop of huur, binnen de drie Dommelvalleigemeenten. Dit betekent dat we de komende tijd gericht aan de slag gaan met het vinden van een definitieve huisvesting die past bij onze organisatie en ambities. De uitgangspunten daarbij zijn helder: -

zo snel mogelijk komen tot een definitieve locatie; een betere en moderne werkomgeving; kostenbeheersing op middellange en lange termijn; duurzaamheid en betrokkenheid van medewerkers; goed werkgeverschap en een efficiënte bedrijfsvoering.

In de tussentijd blijven we zo kort als mogelijk in Mierlo gehuisvest. Het bestuur wil hiervoor de huur met de gemeente Geldrop-Mierlo verlengen, waarbij de verantwoordelijkheid voor het instandhouden van het pand door de drie Dommelvalleigemeenten gedeeld wordt.

5

Basis op orde brengen bij Informatievoorziening en Informatieplan 2025-2028 Ondanks personele wisselingen en de ontstane vertraging investeren we sinds juni flink om de basis verder op orde te brengen. Zowel in personele zin als in de zin van de IV-infrastructuur. Daarnaast krijgt het strategisch Informatieplan 2025-2028 vorm, met doorkijk naar het bijbehorend projectportfolio voor de jaren 2026 en verder. In december wordt aan ons bestuur daarover een voorstel voorgelegd. Via de resultaatbestemming bij de jaarrekening 2024 is de reserve I&A aangevuld tot het maximum van € 500.000,-. De geprioriteerde projecten voor 2025 uit het informatieplan 2025-2028 brengen we ten laste van deze reserve. We ontplooien nu activiteiten zoals telefonie en M365, die we de afgelopen jaren wel gepland, maar niet uitgevoerd hadden. Daardoor hielden we de afgelopen jaren juist steeds geld over. We verwachten in 2025 in totaal € 300.000,- aan de reserve te onttrekken. Deze onttrekking is, naast de investeringen voor de projecten, ook nodig voor de stijgende licentiekosten. Om zo goed mogelijk het werkelijk benodigde bedrag te begroten, ontvangen we in onze decembervergadering ook een voorstel over een (budgettair neutrale) begrotingswijziging voor de daadwerkelijke onttrekking aan de reserve over 2025.

Belastingen De BSOB is er in samenwerking met ons in geslaagd om de kwaliteit van de waardebepaling van de Dommelvalleigemeenten op het door de Waarderingskamer vereiste niveau te brengen. De opwaardering van de WOZ-administratie heeft extra kosten en aanvankelijk ook extra opbrengsten met zich meegebracht. Naar nu blijkt hebben deze opbrengsten zich minder op woningen maar vooral op niet-woningen voorgedaan. De extra opbrengsten van afvalstoffen- en rioolheffingen (die in een gesloten huishouding zit) en voor de OZB zijn ook voor een deel weer teniet gedaan door extra bezwaren en beroepen. Dit wordt mede veroorzaakt door de achterstand vanaf 2024 die de BSOB heeft moeten inlopen. In onze 1e bestuursrapportage 2025 hebben we de kosten opgenomen die doorgeschoven waren vanuit 2024 naar 2025 (€ 120.000,-). Deze kosten worden op onderstaande wijze verdeeld over de 3 gemeenten. Met deze verdeling sluiten we aan bij de gemaakte afspraak dat deze kosten verdeeld worden naar rato van de extra opbrengsten. Verdeling over gemeenten

2025

Geldrop-Mierlo

37.200

Nuenen

36.000

Son en Breugel

46.800

Totaal bijdragen gemeenten

120.000

Financiën In samenwerking tussen Dienst Dommelvallei en de drie gemeenten is de aanbesteding voor het financiële systeem gestart en we lopen op schema. Het bestuur heeft voor de zomer de inkoopstrategie vastgesteld. De verwachting blijft dat eind 2025 de opdracht definitief gegund kan worden en dat 2026 in het teken zal staan van implementatie. Zoals in de 1e bestuursrapportage 2025 al vermeld is de incidentele en structurele financiële impact pas na gunning duidelijk.

6

Uitsluitend van toepassing voor de gemeente Son en Breugel en Nuenen: KCC We bevinden ons in het tweede jaar van de piek in de aanvraag van reisdocumenten, die naar verwachting tot 2029 aanhoudt. Bij aanvang liepen de wachttijden op tot zes weken. Om deze piek het hoofd te bieden, zijn in de 1e begrotingswijziging 2024 extra middelen beschikbaar gesteld. Deze zijn ingezet voor uitbreiding van de baliebezetting. Dankzij deze maatregel is het gelukt de wachttijd in 2025 te beperken tot maximaal vier weken. Dit resultaat geeft vertrouwen dat wij, met de huidige aanpak en beschikbare middelen, de wachttijden ook in de komende jaren binnen aanvaardbare grenzen kunnen houden, ondanks de aanhoudende piek. Er is geen landelijke norm vastgesteld voor de totale afhandeltijd voor het aanvragen van reisdocumenten, per gemeente kan deze uiteenlopen van twee tot meer dan veertien weken. W&I In de begroting gaven wij een voorzichtige waarschuwing voor een mogelijke stijging van het aantal bijstandsuitkeringen. In de realisatie tot op heden zien we geen noemenswaardige stijging. Door de nauwe samenwerking met onder andere werk-ontwikkelbedrijf WSD lukt het steeds vaker om jongeren tijdig te begeleiden richting werk of scholing. Deze inzet draagt bij aan het beperken van instroom en het versterken van de zelfredzaamheid van deze doelgroep.

7

Wat heeft het gekost? Analyse overzicht van baten en lasten Deze bestuursrapportage leidt niet tot een wijziging in de bijdragen van de gemeenten ten opzichte van de vorige bestuursrapportage. Rechtmatigheidsverantwoording In hoofdstuk 3 van de financiële verordening zijn de spelregels omtrent het afleggen van verantwoording inzake de rechtmatigheid uitgewerkt, zoals de verantwoordingsgrens van 1% over de totale lasten. Op basis van de oorspronkelijke begroting 2025 bedraagt deze grens € 220.000,-. De definitieve rechtmatigheidsverantwoording over het boekjaar 2025 wordt door ons bestuur opgenomen in de jaarrekening 2025. De bevinding is gebaseerd op 3 criteria. Hieronder wordt per criterium de stand van zaken per 1 september 2025 gegeven: Begrotingscriterium (totale fout € 0) Binnen het programma is geen overschrijding te verwachten. Voorwaardencriterium (totale fout € 90.000,-) Er is uit de controle 1 fout gebleken. Dit betreft het ten onrechte niet Europees aanbesteden van een opdracht. De totale aanbestedingsfout per 1 september 2025 bedraagt € 90.000,-. Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium (totale fout € 0) Conclusie Op basis van de huidige stand van zaken is de verwachting dat we als bestuur een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring kunnen afgeven bij de jaarrekening 2025, omdat de geconstateerde fouten onder de tolerantiegrens blijven.

In het najaar verschijnt de nieuwe Kadernota Rechtmatigheid 2025. Als op basis daarvan nog wijzigingen doorgevoerd moeten worden, betrekken we dat in december bij het vaststellen van het controleprotocol.

Overzicht van baten en lasten Toelichting overzicht van baten en lasten

2025

Totaal lasten begroting 2025 incl. 1e en 2e begrotingswijziging

22.279.718

Totaal lasten gewijzigde begroting 2025

22.279.718

Onttrekking aan de reserve I&A

-100.693

Onttrekking aan de reserve P&O

-100.000

Inkomsten niet zijnde gemeenten

-103.194

Inkomsten gemeenten opwaardering WOZ-administratie naast de regulier bijdrage

-120.000

Totaal bijdrage gemeenten

21.855.831

8

Indien noodzakelijk komen wijzigingen in de onttrekkingen aan de reserves P&O en I&A in onze decembervergadering aan de orde.

Investeringen en projecten Geen bijzonderheden.

9

Bijlagen Bijlage 1 WOZ bezwaarschriften en (hoger) beroepsprocedures WOZ bezwaarschriften Geldrop-Mierlo

2025

2024

2023

Aantal objecten

20.920

20.944

20.917

909

871

2.193

Aantal woningen in bezwaar Aantal niet-woningen in bezwaar

58

53

97

% Woningen in bezwaar

5%

4%

11%

% Niet-woningen in bezwaar

5%

4%

8%

% Bezwaren via NCNP

68%

68%

40%

% Woningen gegrond

38%

47%

17%

% Niet-woningen gegrond *)

0%

23%

38%

Nuenen

2025

2024

2023

Aantal objecten

12.175

12.054

11.743

451

875

1.660

Aantal woningen in bezwaar Aantal niet-woningen in bezwaar

19

50

63

% Woningen in bezwaar

4%

8%

15%

% Niet-woningen in bezwaar

2%

5%

7%

% Bezwaren via NCNP

63%

66%

39%

% Woningen gegrond

30%

37%

16%

% Niet-woningen gegrond

25%

6%

52%

Son en Breugel

2025

2024

2023

Aantal objecten

8.729

8.720

8.671

395

514

708

Aantal woningen in bezwaar Aantal niet-woningen in bezwaar

49

36

59

% Woningen in bezwaar

5%

6%

9%

% Niet-woningen in bezwaar

6%

5%

8%

% Bezwaren via NCNP

69%

67%

57%

% Woningen gegrond

40%

45%

4%

% Niet-woningen gegrond

30%

19%

41%

*) Voor de bezwarenafhandeling is de BSOB nog bezig, de verwachting is dat dit percentage nog marginaal stijgt.

(Hoger) beroepsprocedures

Belastingjaar

Beroep

Hoger Beroep

In behandeling

2022

66

0

0

2023

95

0

11

2024

38

0

7

2025

4

0

0

Aantallen kunnen nog toenemen omdat (hoger) beroepszaken pas na het afronden van een bezwaar en-beroepsprocedure (van 1 a 2 jaar) ingediend worden.

Bijlage 2 Datalekken Totaal 1e en 2e tertaal 2025

Aantal gemeld bij de AP

Aantal gemeld bij de betrokkene(n)

Geldrop-Mierlo

7

1

3

Nuenen

2

0

0

Son en Breugel

3

0

0

Dienst Dommelvallei

1

0

0

PlusTeam

0

0

0

Totaal

13

1

3

In een tijd waarin digitale dreigingen en datalekken steeds vaker voorkomen, is het goed te constateren dat er slechts enkele meldingen van een datalek zijn gedaan. Via ons bewustwordingsprogramma worden alle medewerkers actief meegenomen in het herkennen, voorkomen en melden van datalekken.