A2 Dienst Dommelvallei - Brief verslag evaluatiegesprek accountant 2024 - 23-09-2024

Aan Crowe Foederer T.a.v. Teun van Lierop RA MSc En De gemeenteraden van de gemeente GeldropMierlo, Nuenen c.a. en Son en Breugel En Het algemeen bestuur van Dienst Dommelvallei

Uw brief van

Uw kenmerk

Onderwerp Evaluatiegesprek accountant

Ons kenmerk 2328215

Datum 23 september 2024

Behandeld door Henk Meulendijks

Verzonden 1 oktober 2024

Bijlagen Beoordelingsformulier

Geachte heer Van Lierop, beste gemeenteraadsleden en beste leden van het algemeen bestuur,

Inleiding De gemeenteraden van de gemeente Geldrop-Mierlo, Nuenen c.a. en Son en Breugel en het algemeen bestuur van Dienst Dommelvallei hebben begin 2021 Crowe Foederer benoemd als accountant. Op grond van het Aanbestedingsdocument “accountancy diensten 2021 e.v.” vindt jaarlijks een evaluatiegesprek plaats. Dit gesprek heeft op 23 september 2024 plaatsgevonden met de voorzitters van de Auditcommissies van de 3 gemeenten: Monique Donkers, Mark van Schaijk en Willie Horden. Van Crowe Foederer was Teun van Lierop aanwezig en namens de gemeente Geldrop-Mierlo, Nuenen c.a., Son en Breugel en Dienst Dommelvallei Henk Meulendijks. Service Level Agreement Het gesprek is gevoerd aan de hand van het Service Level Agreement (SLA) dat onderdeel is van de gesloten Overeenkomst accountancy diensten 2021 e.v. In het SLA staan 9 KPI’s waarop de accountant beoordeeld is. Input voor de beoordeling van de KPI’s is ontvangen van de 4 organisaties en van de voorzitters van de Auditcommissies. Beoordeling Uit het beoordelingsformulier blijkt dat de accountant 38 van de maximale 43 punten scoort. Volgens de SLA levert de accountant hiermee een “matige performance”. De aftrek van 5 punten heeft uitsluitend betrekking op de score voor de KPI facturatie. De oorzaak van deze aftrek is het niet vooraf toestemming vragen voor, overigens terecht gemaakte, meerkosten tot een bedrag van € 8.250,-.

Verbeterplan Op grond van het SLA levert de accountant een verbeterplan aan bij een score lager dan 43 punten. Omdat het slechts om 1 verbeterpunt gaat is er geen verbeterplan opgesteld. Met de accountant is de afspraak gemaakt dat hij in de toekomst bij eventuele meerkosten vooraf toestemming vraagt. Mocht dit voor de controle van het boekjaar 2024 niet vooraf gebeuren, worden eventuele meerkosten niet betaald.

Dienst Dommelvallei, Dorpstraat 210, 5731 JL Mierlo Pagina 1 / 2

Evaluatiegesprek In het evaluatiegesprek hebben de 3 voorzitters van de Auditcommissies aangegeven dat de huidige beoordelingssystematiek geen goede weergave is van de performance van de accountant. De score op alle andere KPI’s is goed en dat doet meer recht aan hoe de performance van de accountant gezien wordt. Tijdens het gesprek is de conclusie getrokken dat de samenwerking van beide kanten goed is. Verslag evaluatiegesprek Met deze brief wordt verslag gedaan van het evaluatiegesprek voor de gezamenlijke evaluatie. Omdat er geen specifieke onderwerpen voor de individuele organisaties zijn, kan deze brief ook gelezen worden als evaluatie op organisatieniveau.

Met vriendelijke groet, Henk Meulendijks Controller Deze brief is digitaal ondertekend en daarom niet voorzien van een fysieke handtekening. {{ esl:Signer1:capture }}

Dienst Dommelvallei, Dorpstraat 210, 5731 JL Mierlo Pagina 2 / 2