A11 Rekenkamer Nuenen c.a. - Onderzoek 'Grip op grote projecten'

Rekenkameronderzoek ‘Grip op grote projecten’

Nuenen, april 2024 Rekenkamer Nuenen c.a.

1.

Inleiding

Met deze startnotitie geeft de Rekenkamer Nuenen c.a. aan waarom voor dit onderzoek is gekozen en hoe het onderzoek is opgezet. Daarmee wordt de raad, het college en de organisatie ingelicht over hoe en wanneer het onderzoek gaat lopen.

2.

Verantwoording van het onderzoeksonderwerp

De Rekenkamer is op 7 februari 2024 door de raad geïnstalleerd en is direct aan de slag gegaan. Er bleek door de rekenkamercommissie, die in 2023 is gestopt, al een opdracht tot onderzoek naar ‘Grote projecten’ te zijn afgegeven en gedeeltelijk betaald. Echter, dit onderzoek was niet echt van start gegaan. De Rekenkamer heeft het jaarverslag 2022 van de rekenkamercommissie gelezen en kon daarin de argumenten vinden voor dit onderzoek. De Rekenkamer heeft vervolgens onderzocht of het onderwerp van onderzoek nog actueel was en heeft drie voorbeeldprojecten geselecteerd. Het gecontracteerde onderzoekbureau is benaderd om een aangepast offerte uit te brengen.

3.

Centrale vraagstelling

De raad draagt de maatschappelijke en financiële eindverantwoordelijkheid voor het bereiken van de doelen bij de realisatie van grote projecten. Met grote projecten bedoelt de Rekenkamer opdrachten en/of aanbestedingen waarvoor een groot budget beschikbaar wordt gesteld en de gehele doorlooptijd vanaf planvorming tot en met de uitvoering meer dan een jaar duurt. Deze projecten gaan doorgaans gepaard met grote risico’s. Het is dus belangrijk dat de raad grip en een goed inzicht heeft in de uitvoering van een groot project en kan beoordelen of het college de uitvoering van een dergelijk project ‘in control’ heeft en op een juiste wijze aanstuurt. Essentieel is of de geformuleerde doelen bij een dergelijk project worden bereikt en dat dit gerealiseerd wordt op een doelmatige en rechtmatige wijze. De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: Heeft de raad voldoende grip op de realisatie van grote projecten en het bereiken van de geformuleerde doelen? In Bijlage 1 is deze centrale vraagstelling uitgewerkt naar meer gedetailleerde onderzoeksvragen. In dit onderzoek zullen 3 projecten worden beoordeeld: 1. Klooster 2. Sporthal Hongerman 3. Woonwagencentrum (Bosweg en Cremersbos)

2

Voor de uitvoering van dit onderzoek heeft de Rekenkamer adviesbureau Adlasz B.V. in de arm genomen. Drs. Aad Scheepers RA en een junior onderzoeker van Adlasz zullen, onder supervisie van de Rekenkamer, de onderzoekwerkzaamheden verrichten. Adlasz heeft veel ervaring binnen publieke organisaties zoals gemeenten, waaronder de gemeente Nuenen c.a.. Zij ondersteunen gemeenten onder andere bij de inrichting van de bedrijfsvoering, het doorontwikkelingen van producten in de planning- en controlcyclus en het doorrekenen van budgetten en de bestedingen met betrekking tot strategische opgaven.

4.

Plan van aanpak

In het onderzoek worden 2 fasen onderscheiden: 1. Beleid en kaderstelling/bestuurlijk proces; 2. Uitvoering en conclusies en aanbevelingen. Beide fasen worden gerealiseerd in 8 stappen. In de onderstaande tabel wordt per stap aangeven welke methode/techniek zullen worden ingezet om het gevraagde doel en resultaat te behalen.

Projectstap

Resultaat

FASE 1 Beleid en kaderstelling/bestuurlijk proces 1 Formuleren normenkader Normenkader ‘grote projecten’ 2 Beoordelen opzet begro- Beschrijving begrotingstingscyclus cyclus ‘grote projecten’ 3

Opstellen tussenrapportage (fase 1)

Tussenrapportage (fase 1) normenkader (acceptatie) en begrotingscyclus (opzet) FASE 2 Uitvoering en Conclusies en aanbevelingen 4 Uitvoering beoordeling Beoordeling en analyse en analyse geselecteerde projecten (cf. onderzoeksvragen in uitvraag) 5 Afstemming feiten met Akkoord op feiten die betrokkenen aan de basis van conclusies liggen

Onderzoeksmethode / techniek

Planning

Documentenonderzoek

April 2024

Verrichten documentenonderzoek • Houden interviews Opstellen tussenrapportage

Mei

•

• •

Uitvoeren beoordeling en analyse Houden interviews

Wederhoor

Juni

September

September

3

Projectstap

Resultaat

Onderzoeksmethode / techniek

Planning

6

Opstellen conclusies en aanbevelingen

Rapportage conclusies / aanbevelingen (fase 2)

Opstellen rapportage conclusies / aanbevelingen

Oktober

7 8

Bestuurlijke reactie Opleveren eindrapportage

Eindrapportage

Opstellen eindrapportage

November December

Het plan van aanpak wordt in het volgende schema weergegeven. In dit schema is een relatie gelegd tussen de gedefinieerde stappen en de afgeleide onderzoeksvragen.

ormuleren normen ader grote projecten

eoordeling geselecteerde projecten ie onder oe s ragen in uit raag

ormuleren an conclusies en aanbe elingen

ata er ameling uit oeren an cij eranalyse en eu e posten t.b. . selec e

apportage ase

Toelichting plan van aanpak Fase 1: (A) Beleid en kaderstelling en (B) Bestuurlijk proces • Formuleren normenkader (stap 1) • Beoordelen opzet begrotingscyclus (kwalitatieve onderbouwing en kaderstellende en controlerende rol raad) (stap 2) • Rapportage fase 1 (stap 3) In deze 1e fase van het onderzoek worden de onderzoeksvragen (A) en (B) gelijktijdig opgepakt. Het feitenonderzoek bestaat (naast het normenkader) uit de bevindingen met betrekking tot de begrotingscyclus en de dataverzameling.

4

Bij deze onderzoeksvraag/stappen worden de volgende werkzaamheden verricht: • Documentenonderzoek Kennisnemen van beleidsdocumentatie (in- en externe wet- en regelgeving) waarin de doelstellingen en kaders betreffende grote projecten zijn uiteengezet. Er wordt ook gebruik gemaakt van inzichten die de accountant en de financieel toezichthouder hebben op dit terrein. Naast het voldoen aan wettelijke eisen (bijvoorbeeld de eisen voor de opzet en inhoud voor de begroting en jaarrekening zoals vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) en interne regelgeving (bijv. verordening 212 waarin de raad de uitgangspunten voor het financieel beleid, het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vaststelt) worden in het kader ook normen met betrekking tot toegankelijkheid, volledigheid van informatie, aansluiting tussen begroting en realisatie en proces totstandkoming begroting geformuleerd. Het hieruit resulterende normenkader dient als basis voor het uitvoeren van het onderzoek. •

Inzicht in opzet begrotingscyclus Bestuderen van de relevante aanwezige documentatie om inzicht te verkrijgen in de planning & controlcyclus (zowel de financiële als de kwalitatieve informatievoorziening) van de gemeente. Samen met de verzamelde beleidsinformatie zijn dit de kaders voor het afnemen van de interviews.

•

Interviews Met name voor het inzicht in de begrotingscyclus worden interviews afgenomen. Het voorstel is minimaal de volgende functies/functionarissen te interviewen: -

Vertegenwoordiger(s) van de gemeenteraad; Portefeuillehouder financiën; De gemeentesecretaris; De eindverantwoordelijke voor de begroting; De eindverantwoordelijke voor de verantwoordingsinformatie van de P&C-cyclus; De eindverantwoordelijke voor control.

•

Data verzamelen De 3 grote projecten worden in beeld gebracht.

•

Rapporteren fase 1 De bevindingen worden in de rapportage fase 1 (stap 3) vastgelegd, gericht aan het college van B&W, de direct betrokkenen en de contactpersonen van de raad. Fase 2: (C) Uitvoering en (D) Conclusies en aanbevelingen • Dataverzameling en beoordeling van de geselecteerde projecten (incl. feitenrapportage) (stap 4)

5

• • •

Afstemmen van de bevindingen met de betrokkenen (stap 5) Formuleren van conclusies en aanbevelingen (stap 6) Rapportage fase 2 (stap 7) en eindrapportages (stap 8)

Bij deze onderzoeksvraag/stappen worden de volgende werkzaamheden verricht: •

Beoordeling en analyse van de geselecteerde projecten Aan de hand van documentenonderzoek en interviews (inhoudelijke medewerkers/projectleiders en/of financiële medewerkers) wordt per geselecteerd project aangegeven of er voldoende grip is. De beoordeling en analyse wordt verricht aan de hand van de geformuleerde vragen (zie bijlage 1). Vastlegging van de beoordeling en analyse vindt plaats in een feitenrapportage die voor hoor- en wederhoor wordt voorgelegd aan de direct betrokkenen.

•

Formuleren van conclusies en aanbevelingen/tussen- en eindrapportage De bevindingen, conclusies en adviezen komen in een rapportage fase 2 die wordt voorgelegd aan het college van B&W. De bestuurlijke reactie van B&W wordt toegevoegd aan het onderzoeksrapport. Tenslotte wordt er een nawoord door de Rekenkamer aan toegevoegd. Het geheel wordt aangeboden aan de raad.

6

Bijlage 1. Onderzoeksvragen: Het onderzoek beantwoordt de volgende vragen: Voorbereiding a. Welke kaders en richtlijnen hebben raad en college met elkaar vastgelegd over de sturing en verantwoording met betrekking tot deze grote projecten? b. Heeft de raad de doelen en het project goed omschreven? c. Is duidelijk welk (toekomstig) maatschappelijk probleem de gemeente oplost met dit project? d. Worden er meerdere alternatieven gegeven voor de wijze waarop het probleem wordt opgelost? e. Is het helder wat wel en niet onder het project valt en wat de belangen en wensen van de beoogde doelgroep(en) en derden zijn? f. Zijn belanghebbenden voorafgaand aan de besluitvorming betrokken? Besluitvorming in de raad g. Zijn de doelstellingen van het project helder en meetbaar geformuleerd? (Wat wil de gemeente bereiken? Wat zijn de beoogde prestaties en resultaten? Wat zijn de beoogde effecten? h. Is het helder voor de raad: - Wat de start- en einddatum zijn? - Hoe belanghebbenden bij de uitvoering worden betrokken? - Welke go/no go momenten er zijn? - Of er ruimte is voor wijzigingen? - Hoe en wanneer de raad over eventuele wijzigingen wordt geïnformeerd? - Hoe de voortgang wordt gemeten en wanneer de raad hierover wordt geïnformeerd en over wijzigingen besluit? Uitvoering i. Wordt tussentijds tijdig verantwoording afgelegd aan de raad over het project conform de gemaakte afspraken? j.

Wordt informatie over belangrijke afwijkingen van het project aan de raad juist en tijdig verstrekt? k. Wordt duidelijk hoe de raad kan worden bijgestuurd? Afsluitingen (per fase van het project) l. Worden er evaluaties uitgevoerd (tussentijds en eind) en gedeeld met de raad?

7