A1 Dienst Dommelvallei - Kwartaalverslag

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING

Van, voor en door gemeenten Geldrop-Mierlo, Son & Breugel en Nuenen

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING INHOUDSOPGAVE 03

Voorwoord

04

Overzicht veranderopgaven

06

Herkenbaarheid en verbinding creëren in de organisatie

07

Eerste onboardingsdag bij Dienst Dommelvallei

08

De moderne werkplek: Microsoft 365

09

Successen binnen de Dommelvallei

10

Manager of Businesspartner?

11

Vooruitblik op Q4

12

Afsluiter

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING VOORWOORD Beste lezer, De afgelopen maanden hebben we samen belangrijke stappen gezet binnen Dienst Dommelvallei. Daarbij werken we voort op het veranderplan Dienst Dommelvallei 2.0, dat is opgesteld vanuit het bedrijfsplan dat door ons bestuur is vastgesteld. Dit plan helpt ons stap voor stap te bouwen aan een organisatie die goed aansluit bij de behoeften van onze Dommelvallei gemeenten én onze medewerkers. Tegelijkertijd speelt dit kwartaalverslag in op de wens van onze gemeenten om vaker en transparanter geïnformeerd te worden over de voortgang. In dit verslag blikken we terug op wat er de afgelopen maanden is bereikt. Zo organiseerden we onze eerste onboardingsdag, waarbij nieuwe collega’s niet alleen kennismaakten met onze organisatie, maar ook meteen verbinding en betrokkenheid ervaarden. Daarnaast zijn de eerste stappen gezet richting de uitrol van het kwaliteitsmanagementsysteem, waarmee we meer inzicht en grip krijgen op onze processen. Ook stond de personeelsdag in het teken van samenwerking en plezier, een waardevolle dag die ons dichter bij elkaar heeft gebracht.

Suzanne Otters - Bruijnen Bestuursvoorzitter

Daarnaast zijn we gestart met de voorbereidingen voor onze arbeidsmarkt- en recruitmentstrategie. We willen ons blijven profileren als een aantrekkelijke werkgever en investeren daarom in employer branding en het versterken van ons werkgeversmerk. Op die manier zorgen we ervoor dat nieuwe collega’s ons weten te vinden én huidige collega’s trots blijven op hun werkplek. Kortom: we zijn volop in beweging. Dit kwartaalverslag laat zien wat we al hebben bereikt en welke stappen we samen nog verder willen zetten. Vanuit het veranderplan blijven we continu verbeteren, leren en ontwikkelen om zo samen te bouwen aan een sterke, flexibele en toekomstbestendige Dommelvallei.

Nanne Kramer - Directeur Dienst Dommelvallei

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING OVERZICHT VERANDEROPGAVEN DIENST DOMMELVALLEI 2.0 VERANDEROPGAVE:

ONTWIKKELDOELEN:

MENS CENTRAAL

Werkgeluk IDU-processen inrichten Goed werkgeverschap Verbetering dienstverlening Verhogen medewerkerstevredenheid

INZET VAN INNOVATIE

Datagedreven werken, sturen en adviseren Elke aanbesteding benutten om innovatie te bevorderen

SAMENWERKING & PARTNERSCHAP

Ketendenken DVO Werken volgens governance

In de veranderopgave “Mens centraal” draait het om het versterken van eigenaarschap, werkplezier en ontwikkelruimte voor onze medewerkers. Want alleen met betrokken en goed toegeruste professionals kunnen we betrouwbare dienstverlening bieden aan de drie Dommelvallei gemeenten.

Met de veranderopgave “Inzet van innovatie” stimuleren we een cultuur waarin we vernieuwen, experimenteren en leren. We willen technologische en maatschappelijke ontwikkelingen benutten om onze dienstverlening slimmer en toekomstbestendig te organiseren.

We versterken de samenwerking binnen teams én met onze drie Dommelvallei gemeenten. Door heldere afspraken, meer onderling contact en wederzijds begrip bouwen we samen aan een organisatie die aansluit bij de behoeften van alle betrokken partijen.

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING VERANDEROPGAVE: PROCESOPTIMALISATIE

Binnen Dienst Dommelvallei werken we aan het verbeteren en versimpelen van onze werkprocessen. Door processen goed in kaart te brengen, knelpunten op te lossen en meer samenhang aan te brengen, vergroten we de kwaliteit en voorspelbaarheid van ons werk.

BORGING MENSEN/PROCESSEN/SYSTEMEN

We zorgen ervoor dat kennis, afspraken en werkwijzen niet afhankelijk zijn van individuen, maar goed zijn vastgelegd en gedeeld binnen de organisatie. Door processen en systemen beter te borgen, wordt het werk overdraagbaar, betrouwbaarder en minder kwetsbaar bij uitval of verloop.

KWALITEIT EN RESULTAATGERICHTHEID

We richten ons op het zichtbaar maken en continu verbeteren van onze resultaten. Door heldere doelen te stellen, afspraken na te komen en te leren van feedback, vergroten we de kwaliteit van ons werk. Zo maken we onze toegevoegde waarde beter meetbaar én bespreekbaar, zowel intern als richting de Dommelvallei gemeenten.

ONTWIKKELDOELEN:

Robotisering van processen Continue verbeteren werkwijze Harmoniseren van processen Expertise toegankelijk maken

Optimalisatie van meerjarenbegroting Verbetering contractmanagement Overzicht strategische aanbestedingen Kwetsbaarheid eenpitsfuncties verminderen

Kennisontwikkeling en kennisborging Actueel beleid Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)

FLEXIBILITEIT & WENDBAARHEID

We versterken de samenwerking binnen teams én met onze drie Dommelvallei gemeenten. Door heldere afspraken, meer onderling contact en wederzijds begrip bouwen we samen aan een organisatie die aansluit bij de behoeften van alle betrokken partijen.

Veranderkracht vergroten

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING HERKENBAARHEID EN VERBINDING CREEREN IN DE ORGANISATIE Bij Dienst Dommelvallei vinden we het belangrijk dat collega’s elkaar weten te vinden, dat we ons verbonden voelen met de organisatie en dat we herkenbaar zijn, zowel intern als naar buiten toe. De afgelopen periode hebben we daarom verschillende stappen gezet om dit te versterken. Zo hebben we tijdens de personeelsdag bij D’n Kleine Dommel elkaar beter leren kennen en gewerkt aan teambinding. Het was een dag vol verbinding, samenwerking en plezier, die ons dichter bij elkaar heeft gebracht. Ook zijn er nieuwe profielfoto’s gemaakt voor op intranet en LinkedIn. Met een uniforme achtergrond zorgen we niet alleen voor een rustig en overzichtelijk beeld, maar ook voor herkenbaarheid binnen en buiten de organisatie. Daarnaast hebben we nieuwe manieren geïntroduceerd om elkaar beter op de hoogte te houden en verbinding te versterken. Zo verschijnt sinds kort onze interne nieuwsbrief Powered by Dommelvallei, die eens in de twee maanden nieuws, successen en verhalen deelt. Ook organiseren we elke zes weken bijpraatsessies waarin de hele organisatie wordt meegenomen in de laatste ontwikkelingen en ruimte is voor vragen en uitwisseling. En nu is er dit eerste kwartaalverslag, waarin we onze voortgang zichtbaar maken richting de Dommelvallei gemeenten.

Zo laten we zien waar we aan werken en hoe we samen bouwen aan het realiseren van onze veranderopgaven. Stap voor stap bouwen we zo aan meer herkenbaarheid en verbinding binnen én buiten Dienst Dommelvallei.

"Met kleine én grote initiatieven bouwen we steeds meer aan herkenbaarheid en verbinding. Het gaat niet alleen om zichtbaar maken wat we doen, maar ook om elkaar te vinden, te inspireren en samen trots te zijn op Dienst Dommelvallei." — Sem van den Dungen, communicatieadviseur

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING EERSTE ONBOARDINGSDAG BIJ DIENST DOMMELVALLEI: EEN STAP NAAR WARME EN STERKE VERBINDING Op 1 juli vond sinds lange tijd bij Dienst Dommelvallei onze officiële onboardingsdag plaats. Een bijzonder moment, want hiermee zetten we een belangrijke stap in het structureel en warm welkom heten van onze nieuwe collega’s. Het doel van deze dag is niet alleen om praktische informatie te geven, maar vooral om nieuwe medewerkers direct te laten voelen dat zij onderdeel zijn van onze organisatie en onze gezamenlijke missie. Tijdens de dag maakten de deelnemers kennis met de geschiedenis, structuur en ambities van Dienst Dommelvallei en de drie Dommevlalleigemeenten. Ook kregen zij inzicht in onze veranderopgaven en hoe hun werk hieraan bijdraagt. Via interactieve sessies en gesprekken met collega’s uit verschillende teams werd verbinding gelegd, werden ervaringen gedeeld en ontstonden de eerste waardevolle contacten. Het was inspirerend om te zien hoe nieuwe collega’s hun eerste indrukken deelden, vragen stelden en elkaar wisten te vinden. Deze dag laat zien dat investeren in een goede start loont: medewerkers voelen zich sneller thuis, weten beter hoe de organisatie werkt en hebben meteen een netwerk waarop ze kunnen terugvallen. Met de onboardingsdag zetten we als Dienst Dommelvallei een mooie eerste stap in het binden en boeien van nieuw talent.

Het is ons voornemen om deze dagen structureel te organiseren en verder uit te bouwen, zodat iedere nieuwe medewerker met vertrouwen, enthousiasme en een sterk gevoel van verbondenheid aan de slag gaat.

"Met onze eerste onboardingsdag laten we zien dat nieuwe collega’s niet alleen bij ons komen werken, maar écht onderdeel worden van onze organisatie. Een goede start is de basis voor langdurige verbinding en werkplezier." — Mira van den Boogaard, manager P&O

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING DE MODERNE WERKPLEK: MICROSOFT365 Bij Dienst Dommelvallei werken we stap voor stap aan de invoering van Microsoft 365 (MS365). Deze overgang gaat verder dan het installeren van nieuwe software: het betekent een fundamentele modernisering van onze digitale werkplek. Daarmee sluiten we beter aan op onze ambities als organisatie én op de veranderende wetgeving rondom data en informatievoorziening. Waarom Microsoft 365? Met Microsoft 365 krijgen we een veilige en flexibele werkomgeving die samenwerking en productiviteit versterkt. Collega’s hebben altijd en overal toegang tot hun bestanden en apps en kunnen in realtime samenwerken in documenten via Word, Excel en PowerPoint. Dankzij tools als Teams, SharePoint en OneDrive wordt informatie eenvoudiger gedeeld en kunnen projecten beter gezamenlijk worden opgepakt. Belangrijk daarbij is dat MS365 ook voorziet in geavanceerde beveiliging en compliance, met onder meer bescherming tegen phishing en datalekken en automatische updates. Zo blijven we niet alleen efficiënter, maar ook veiliger werken. Voorbereiding: oude techniek opruimen Voordat deze overstap gemaakt kon worden, is er achter de schermen veel voorbereid. Oude techniek moest eerst worden opgeruimd om ruimte te maken voor de nieuwe digitale omgeving en om risico’s te beperken.

Daarbij bleek bijvoorbeeld dat onze oude telecom kwetsbaar was op het gebied van veiligheid en niet meer voldeed aan de eisen van deze tijd. Door dit eerst zorgvuldig op te lossen, is een stevige basis gelegd voor de invoering van MS365. Planning en aanpak Op dit moment ligt er een conceptplanning bij het IV-board. Deze planning is onderdeel van een breder plan van aanpak waarin nauwkeurig is uitgewerkt hoe we de invoering van Microsoft 365 gefaseerd en beheerst gaan uitvoeren. Zo zorgen we ervoor dat collega’s stap voor stap kunnen wennen aan de nieuwe digitale werkplek, ondersteund door moderne tools en systemen, zonder dat dit ten koste gaat van de continuïteit en veiligheid van ons werk.

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING SUCCESSEN BINNEN DE DOMMELVALLEI Het afgelopen kwartaal hebben verschillende afdelingen belangrijke stappen gezet om onze dienstverlening verder te verbeteren en toekomstbestendig te maken. Hieronder lichten we een aantal resultaten en ontwikkelingen uit. Meertalige websites voor expats Om de groeiende groep expats in onze regio beter te ondersteunen, hebben we voor alle drie de Dommelvallei gemeenten een meertalige website gerealiseerd. Via de wereldbol rechtsboven op de website kan nu eenvoudig gekozen worden voor Engelstalige teksten. De vertaling gebeurt automatisch per pagina, maar we blijven dit handmatig monitoren en corrigeren om fouten te voorkomen, zoals verkeerd vertaalde termen of e-mailadressen. Zo zorgen we dat de informatie voor iedereen duidelijk en correct blijft. P&O Het team personeels- en salarisadministratie heeft samen met de functioneel beheerder van HRM hard gewerkt aan de migratie naar Motion 2.0. Hoewel er nog enkele kinderziektes en knelpunten worden opgelost, is dit een belangrijke stap vooruit. Daarnaast is de HRM-strategie & -beleid, ook wel de HR-paraplu genoemd, opgesteld. Deze vormt de basis voor duurzaam en effectief HRM en wordt momenteel richting de vier organisaties gecommuniceerd. K&C Binnen het team Kwaliteit & Control is het Strategisch Informatiebeleid voor de periode 2025-2029 vernieuwd.

Momenteel wordt gewerkt aan de uitwerking van het privacybeleid. Ook is de ENSIA-cyclus (eenduidige normatiek single information audit) weer van start gegaan. Informatievoorziening Op het gebied van Informatievoorziening zijn grote stappen gezet in het vernieuwen van onze faciliteiten. Zo worden alle multifunctionals vervangen door nieuwe, duurzamere exemplaren. Daarnaast wordt de wifi in al onze gebouwen gemeten en geoptimaliseerd, zodat medewerkers betrouwbaar en efficiënt kunnen blijven werken.

TEAM FINANCIEN: WIST JE DAT?

6445

facturen verwerkt in Q3

22 medewerkers hebben een training gemeentefinanciën gevolgd.

16

medewerkers hebben de knoppen cursus Key2Financiën afgerond.

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING MANAGER OF BUSINESSPARTNER

ROL MANAGER: De manager geeft richting aan de organisatie, maakt meerjarenplannen en zorgt dat doelen behaald worden. Ze leiden het team, verdelen het werk en middelen en stimuleren. Daarnaast onderhouden de managers samenwerkingen en ondersteunen medewerkers met duidelijkheid en coaching

ROL BUSINESSPARTNER De BP zorgt voor samenwerking, duidelijke afspraken en het uitvoeren van plannen. Zij zoeken de juiste mensen bij moeilijke vragen en bewaken de kwaliteit en resultaten. Collega’s kunnen bij de BP terecht voor advies, hulp en ondersteuning in de samenwerking.

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING VOORUITBLIK OP Q4 Na een periode waarin we met elkaar belangrijke fundamenten hebben gelegd, breekt met kwartaal 4 een volgende fase aan in de ontwikkeling van Dienst Dommelvallei. We blijven bouwen aan een stevige interne organisatie, maar richten ons tegelijkertijd steeds nadrukkelijker op onze uitstraling, onze kwaliteit en onze aantrekkingskracht, als dienstverlener én als werkgever.

Ook op het gebied van kwaliteit en procesinrichting zetten we grote stappen. Na de vaststelling van de businesscase in Q2 starten we nu met de eerste concrete werkzaamheden rondom het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). In verschillende teams worden werkprocessen in kaart gebracht en werkinstructies opgesteld. Dat doen we niet vanuit controle, maar vanuit het streven naar betrouwbaarheid, overdraagbaarheid en minder foutgevoeligheid.

De komende maanden staan dan ook in het teken van professionalisering, profilering en positionering. We maken stappen op meerdere fronten, van het versterken van onze werkprocessen tot het vergroten van onze zichtbaarheid op de arbeidsmarkt.

Het KMS biedt daarnaast ook kansen voor onze Dommelvallei gemeenten. Door processen beter te structureren en kennis te delen, versterken we niet alleen onze eigen organisatie, maar creëren we ook meerwaarde voor de gemeenten waarmee we samenwerken.

Een belangrijk thema in Q4 is het verkennen van onze recruitmentstrategie. We onderzoeken samen of we deze strategie zelfstandig willen oppakken, of dat we dit gezamenlijk met de Dommelvallei gemeenten vormgeven. Het belangrijkste uitgangspunt is dat we deze keuze samen maken, zodat onze aanpak past bij de behoeften en ambities van alle betrokkenen. Hierbij kijken we niet alleen naar het aantrekken van nieuwe collega’s, maar ook naar het duurzaam vinden, binden en ontwikkelen van talent. Daarbij hoort ook een traject rondom employer branding. We willen zichtbaar maken wat de Dommelvallei bijzonder maakt als werkgever, welke kansen er liggen en hoe het is om hier te werken. Dat doen we niet met een campagne, maar met een verhaal dat klopt, gedragen wordt door de organisatie en past bij onze cultuur. Samen vormt dit de basis voor een bredere arbeidsmarktstrategie, waarin ook aandacht is voor onboarding, interne mobiliteit, loopbaanontwikkeling en het versterken van de organisatie als geheel.

Daarnaast blijven we investeren in interne communicatie en onderlinge samenwerking. We werken aan formats om verhalen, successen en leerervaringen beter te delen binnen de organisatie. Voorbeelden zijn de interne nieuwsbrief, nieuwe rubrieken op intranet en laagdrempelige kennisdeling tussen teams. Tot slot is er aandacht voor de ontwikkelingen rond de huisvesting. Nu de besluitvorming in Nuenen is doorgeschoven, kijken we in Q4 opnieuw naar mogelijke scenario’s voor de toekomst. Tegelijkertijd bereiden we ons intern voor op veranderingen die hieruit kunnen voortvloeien. We doen dit in nauw overleg met het bestuur en de Dommelvallei gemeenten, en blijven collega’s actief informeren over de voortgang. Kortom: in Q4 groeit Dienst Dommelvallei verder. Van binnenuit, maar met steeds meer zichtbare impact naar buiten toe. We bouwen aan een organisatie die aantrekkelijk is, herkenbaar werkt en klaar is voor de toekomst, voor onze inwoners, onze gemeenten én onze collega’s.

DIENST DOMMELVALLEI IN UITVOERING AFSLUITER Met dit eerste kwartaalrapport maken we zichtbaar waar we samen aan werken en welke stappen we de afgelopen periode hebben gezet. Van de introductie van onze onboardingsdagen en de interne nieuwsbrief tot de voorbereidingen op de moderne werkplek met Microsoft 365: het laat zien dat we stap voor stap bouwen aan een organisatie die herkenbaar, verbonden en toekomstbestendig is. De komende maanden staan in het teken van verdere uitwerking van onze veranderopgaven en het versterken van onze dienstverlening aan de Dommelvallei gemeenten. Daarbij blijven we inzetten op samenwerking, innovatie en kwaliteit. We zijn trots op wat er al is bereikt en kijken uit naar de volgende stappen. Samen maken we het verschil, voor onze organisatie, onze collega’s en de inwoners van de Dommelvallei gemeenten.