2026-24 RIB Actualiseren evenementenbeleid - Bijlage Plan van aanpak nieuw evenementenbeleid

Een nieuwe Evenementenvisie én -beleid. Waarom nieuwe evenementenvisie en beleid Nuenen is een gemeente met drie krachtige kernen, een actief verenigingsleven en heeft een breed palet aan evenementen. Evenementen maken onze gemeente levendig, zichtbaar en aantrekkelijk voor inwoners, bezoekers en ondernemers. Ze versterken de identiteit van onze kernen, stimuleren ontmoeting en bieden kansen voor economische en maatschappelijke ontwikkeling. Tegelijkertijd verandert de context waarin evenementen plaatsvinden: regelgeving ontwikkelt zich, de druk op de openbare ruimte neemt toe en de verwachtingen van initiatiefnemers en inwoners verschuiven. Het doel van het nieuw op te stellen beleid is balans vinden tussen leefbaarheid en economische/maatschappelijke waarde. De ontwikkeling van nieuw beleid biedt de kans om evenementen verder te laten bloeien, de eigenheid van de kernen zichtbaar te maken en initiatiefnemers te ondersteunen bij het organiseren van kwalitatieve en gedragen activiteiten. Tegelijkertijd wordt toegewerkt naar een toekomstgericht, helder en werkbaar beleidskader dat ruimte biedt voor initiatief, kwaliteit borgt en draagvlak versterkt.

Omdat de impact van evenementen op de leefomgeving van onze inwoners groot is, er vele evenementen georganiseerd worden in onze gemeente en hier vele organisatoren, vrijwilligers, ondernemers en bezoekers bij betrokken zijn, wordt de nieuwe evenementenvisie en -beleid participatief ontwikkeld. De gemeente Nuenen betrekt bewoners, ondernemers en andere belanghebbenden in dit project. We volgen hierbij het participatiebeleid en de aanpak in 4 stappen die zijn vastgesteld in december 2025. Bijzondere aandacht hebben we voor jongeren in het participatietraject.

Stappenplan nieuwe evenementenvisie en beleid Stap 1: Startgesprekken en Analyse We beginnen bij de basis.

1a. Startgesprekken Middels startgesprekken met het interne projectteam van de gemeente wordt een start gemaakt voor het opstellen van de uitgangspunten in stap 3. Aansluitend wordt kennis gemaakt met de betrokken portefeuillehouder(s) om de inhoudelijke wensen voor de visie en het beleid te verkennen.

1b. Analyse Op basis van de startgesprekken, beschikbare documentatie en aanvullende deskresearch wordt een analyse opgesteld van de huidige situatie rond evenementen in de gemeente Nuenen. Deze analyse vormt het vertrekpunt voor het verdere traject en zorgt ervoor dat we gedurende het proces steeds scherp zicht houden op waar we vandaan komen en waar we naartoe willen.

Stap 2: Brede Participatie De gemeente Nuenen hecht veel waarde aan een brede participatie. Breed in de zin van betrokkenheid: dorpskernen ieder separaat met betrokkenheid van het verenigingsleven en de organisatoren. Daarnaast ook breed op inhoud in die zin, dat we in één ronde informatie ophalen op zowel visie als beleid. De input van interne medewerkers en externe adviseurs is belangrijk en worden in elke stap meegenomen. Hieronder wordt per groep de aanpak en participatievorm toegelicht. Elke participatieactiviteit wordt afgesloten met een terugkoppeling aan de deelnemers. In stap 1 stemmen we, mede op basis van de participatieverordening Nuenen (december 2025), af hoe de verschillende groepen worden benaderd en hebben we extra aandacht voor het betrekken van de jongeren in Nuenen. Na de participatieronde wordt de participatie samengevat en teruggekoppeld met de portefeuillehouder.

2a. Interne belanghebbende en adviseurs We gaan in gesprek met de relevante medewerkers binnen de gemeente, zoals vergunningverleners en interne adviseurs op het gebied van veiligheid, verkeer en openbaar gebied. Deze groep wordt in het startgesprek (stap 1) verder afgebakend. Ook externe adviseurs/belanghebbenden betrekken we in deze sessie. We zullen aandacht besteden aan visie en uitvoering waarbij de nadruk zal liggen op het laatste. Als participatievorm stellen we de schatkistmethode voor. Hierbij brengt iedere deelnemer vanuit de eigen discipline in wat in de ‘schatkist’ van goed evenementenbeleid thuishoort. Deze methode maakt inzichtelijk wat al goed gaat en waar ruimte is voor verbetering. Deze methode is een verlengstuk van de koers die de gemeente Nuenen aanhoudt. We hoeven niet het wiel opnieuw uit te vinden, er is namelijk al veel kwaliteit en informatie binnen de gemeente.

2b. Bewoners en Verenigingen We organiseren per dorpskern een werkatelier waarbij we inwoners en verenigingen uitnodigen om samen na te denken over evenementen. Thema’s als waardering, gemiste kansen, overlast en mogelijke oplossingen komen aan bod. De focus ligt op de visie, maar we besteden ook aandacht aan uitvoeringsaspecten. Daarnaast zetten we een Maptionnaire in: een digitale enquête waarmee we een brede groep inwoners bereiken. Dit platform combineert vragenlijsten met interactieve kaarten, waardoor respondenten per kern, gebied of buurt kunnen aangeven wat er speelt. Dit geeft een beter beeld waar mogelijke vraagstukken zich afspelen of waar het juist al erg goed gaat. Door in het begin van de enquête een vraag over leeftijd op te nemen kunnen we de vragenlijsten per leeftijdsgroep vormgeven. Hiermee kunnen we de jongeren op een andere manier bevragen, in combinatie met een gerichte strategie om hen te bereiken nemen we hen mee in deze participatie.

2c. Organisatoren Met organisatoren organiseren we een aparte sessie, aangezien hun belangen en perspectieven vaak afwijken van die van bewoners. Afhankelijk van de groepsgrootte kunnen we kiezen we voor een ‘benen op tafel’-gesprek. Doel is om helder te krijgen wat organisatoren belemmert of juist stimuleert bij het organiseren van evenementen. De centrale vraag: Wat kunnen we samen beter doen?

Stap 3: Uitgangspunten vaststellen In deze tussenstap wordt de stand van zaken opgemaakt. Op basis van de start, analyse en participatie brengen we bij elkaar waar we staan. De uitgangspunten die richtinggevend zijn voor de nieuwe visie en het beleid worden opgesteld. Daarbij benoemen we wat belangrijk is, wat waar thuishoort en welke mogelijke spanningen of keuzes nog om verdieping vragen. We stellen de uitgangspunten op en leggen deze voor aan het interne projectteam waarna deze aan het college worden voorgelegd en aan de raad.

Uitgangspunten uitwerken en vaststellen We brengen alle verzamelde informatie samen en ordenen de onderwerpen naar visie en beleid. Daarbij geven we aan waar prioriteiten liggen en waar eventuele spanningen of tegenstrijdigheden bestaan. Het resultaat is een overzichtelijk uitgangspuntendocument dat we aan het college en de raad (via BOB model) voorleggen ter akkoord.

Stap 4: Visie Op basis van de (vastgestelde) uitgangspunten gaan we aan de slag met de visie. Al eerder in het proces beginnen we met een eerste opzet dat zich verder ontwikkeld op basis van de input uit onder andere de participatie. Het streven is een compacte, heldere en toekomstgerichte visie, waarin het onderscheid tussen richting (visie) en uitvoering (beleid) duidelijk zichtbaar is. De visie geeft antwoord op de kernvraag: Wat wil gemeente Nuenen met evenementen in de toekomst. Daarbij benoemen we het DNA van de dorpskernen, de waarden die behouden moeten blijven en de thema’s die nadrukkelijk aandacht verdienen.

Stap 5: Beleid Het beleid volgt op de visie en moet dus ook in het teken van die visie komen te staan. Het beleid zal met name uitvoeringsgericht zijn, hoe gaan we om met evenementen in de breedste zin van het woord. De domeinen, openbare orde en veiligheid, economie en omgeving komen hier samen. We verwerken de uitgangspunten en nemen alle wensen vanuit de participatie waar mogelijk mee.

Stap 6: Botsproef en Oplevering Als de stukken klaar zijn maken we nog een feedbackronde langs een geselecteerde brede groep vanuit de participatieronde.

6a. Botsproef Tijdens de botsproef toetsen we het resultaat op herkenbaarheid en werkbaarheid. De deelnemers krijgen inzicht in wat er is overgenomen, welke keuzes zijn gemaakt en waarom. We bespreken samen de praktische toepasbaarheid van het nieuwe beleid. De feedback uit deze sessie gebruiken we om de stukken waar nodig te finetunen. Daarna volgt de definitieve oplevering van de visie en het beleid (presentatie aan college en raad en ter vaststelling aanbieden).