20250828 Presentatie beheer en exploitatie Klooster en Hongerman - Vereniging het Klooster

Beheer en exploitatie Klooster Beeldvormende avond gemeenteraad Nuenen 28-08-2025

Onderwerpen • Missie / visie • Doelgroepen • Programma en activiteiten • Marketing en communicatie • Organisatie • Financiën • Risicoanalyse • Toetsing exploitatieplan

Missie / visie De maatschappelijke impact van het dorpshuis vertaalt zich onder meer in:

• Het creëren van sociale cohesie en van mogelijkheden voor participatie. • Het ruimte geven aan persoonlijke ontwikkeling. • Het voorkomen van eenzaamheid. • Het vormgeven van burgerschap en vrijwilligerswerk. • Het verstrekken van betrouwbare kennis en informatie. • Leren omgaan met nieuwe technologieën en digitale media.

Doelgroepen • Alle inwoners van Nuenen 0 – 100, via: • Terugkerende gebruikers/huurders. • Toekomstige gebruikers/huurders. • Particuliere initiatieven. • Leerlingen, studenten en zzp’ers. • Gemeenteraad Nuenen. • Toeristen/dagbezoekers.

Programma en activiteiten Samengesteld uit de volgende elementen:

• Activiteiten van organisaties en verenigingen (al of niet gezamenlijk). • Cultureel programma (deels vanuit organisaties en verenigingen): - 20 – 30 theatervoorstellingen per seizoen - 20 – 30 filmvoorstellingen. Bijvoorbeeld samen met/door Cultuur Overdag. - 10 – 20 muzikale optredens van (semi)professionele muzikanten - 10 – 20 lezingen en boekpresentaties. Bijvoorbeeld samen met de bibliotheek, een boekhandel en/of andere organisaties uit Nuenen

• Klooster events:

Carnaval / Open dag

Marketing communicatie Doelen: korte termijn, middellange termijn, langere termijn

• In de 1e maand dat we open zijn is elke Nuenenaar in Het Klooster geweest. • Elke Nuenenaar enthousiast maken over Het Klooster zodat ze zelf komen maar dit ook aanbevelen aan anderen. • Het Klooster top of mind hebben wanneer inwoners denken aan; vereniging, theater, evenement organiseren, trouwen, uitvaart, bibliotheek, kopje koffie, mensen/gesprek opzoeken, studeren, vergaderen, bedrijfsuitje, … • Ambitie is om het kloppend hart van Nuenen te zijn; een plek waar mensen elkaar ontmoeten en plezier hebben.

Organisatie (1) De basis afspraken tussen Gemeente Nuenen en Vereniging Klooster:

• Vereniging Het Klooster krijgt een machtiging om namens de gemeente de verhuur te regelen van de ruimtes in Het Klooster. • Horeca en theater in Het Klooster worden geëxploiteerd door de Vereniging Het Klooster, waarvoor zij jaarlijks een beheer- en exploitatievergoeding ontvangt. • De Vereniging Het Klooster spant zich in om de inkomsten te maximeren en uitgaven te beheersen opdat het exploitatietekort beperkt blijft tot het in de gemeentelijke begroting opgenomen bedrag.

Organisatie (2) Professioneel team, bestaande uit: - Bedrijfsleider - Marketeer (incl acquisitie)-> extern bureau voor opstartfase - Programmeur-> externe expertise voor opstartfase - Theatertechnici - Conciërge - Medewerkers horeca en hospitality Onderzoeken inzet medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt. Interne rol bereidwillige vrijwilligers.

Organisatie (3) Het bestuur van de Vereniging is eindverantwoordelijk voor onderstaande zaken. De uitvoering ligt gedeeltelijk bij de professionele organisatie. • Het dagelijks beheer van het gebouw. • De bedrijfsvoering en het financieel beheer. • Het faciliteren van de activiteiten van gebruikers en bezoekers en het onderling afstemmen daarvan. • Het verhuren van ruimtes. • Het stimuleren van samenwerkingen intern en extern. • Het initiëren van activiteiten van de huurders met elkaar en met derden in Nuenen. • Het organiseren van het cultureel programma in het Klooster. • Het signaleren van belangwekkende maatschappelijke en bedrijfsmatige ontwikkelingen voor stakeholders .

Organisatie (4) Governance en monitoring, drie elementen:

• Verder uitwerken van de exacte taak en rolverdeling tussen Vereniging en gemeente. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen plannings-, budget- en uitvoerings-verantwoordelijkheid. • Nadere afspraken worden tussen vereniging en gemeente gemaakt over geregelde monitoring voortgang, zowel inhoudelijke als financiële resultaten. In de vorm van managementrapportages, financieel maar ook bv. aantal en type huurders, etc. Transparantie is de norm. • Een vast aanspreekpunt binnen de gemeente voor de bedrijfsleiding van Het Klooster.

Risicoanalyse (1) Sterktes: • Centrale locatie in het dorp. • Uberbekende en betekenisvolle plek voor inwoners. • Combi met bibliotheek en gemeenteraad. • Mogelijke rol bij disruptieve gebeurtenis (klimaat of geopolitiek incident) Zwaktes: • Matige parkeergelegenheid in directe omgeving. • Negatieve reputatie in combinatie met ambivalente houding inwoners. • Eenzijdig imago door samenstelling huurders. • Procesverstoring door disruptieve gebeurtenis (klimaat of geopolitiek incident)

Risicoanalyse (2) Kansen: • Uitbouw brede maatschappelijke functie (bibliotheek als vliegwiel) • Verrassende programmering gericht op brede doelgroep (theater als vliegwiel). • Verbreding samenstelling palet huurders en hun activiteiten (gericht beleid). • Vanaf de start promotie met aantrekkelijke eigen(zinnige) look and feel. • Gemeentelijk beleid versterking functie centrum (woningbouw, Wereld van Van Gogh) Uitdagingen: • Minder slagkracht door bezuinigingen (gebouw, Vereniging, bibliotheek, huurders). • Geen consistentie in bestuurlijke visie & relatie (gemeente, bestuur). • Eenzijdige, te weinig intensieve en teleurstellende programmering. • Te weinig bevlogen en daadkrachtig beheer en bestuur.

Financiën: inkomsten Meest substantiële inkomsten van de Vereniging zijn:

1. 2. 3. 4. 5. Ad. 1 -

Huurinkomsten. Kaartverkoop cultureel programma en evenementen. Horeca-inkomsten. Sponsoring en fondsen. Beheer- en exploitatievergoeding gemeente Nuenen. Flexibel maatschappelijk 70% Flexibel commercieel 30% (m.u.v. zolderetage 65% en Le Pair zaal 55%) Vast maatschappelijk: bibliotheek en LON.

Financiën: uitgaven Meest substantiële uitgaven van de Vereniging zijn:

1. 2. 3. 4. 5. 4.

Gebouw gerelateerde kosten Theaterzaal programmering Communicatie en marketing Personele kosten Horeca-inkoop Organisatiekosten als administratie, verzekeringen en accountant.

Sturingsmogelijkheden/risicobeperking (1) • Mogelijkheid tot het opbouwen van voldoende eigen vermogen(10%-15%) waardoor de liquiditeit stabiel is, ook bij soms een tegenvaller. • Bijsturen op culturele programmering indien inkomsten tegen blijken te vallen • De inflatie blijft stevig waardoor het Klooster te maken krijgt met voortdurende kostenstijgingen. Adequaat en jaarlijks indexeren van de gemeentelijke bijdrage is belangrijk. • De vereniging trekt niet eensgezind op, maar is onderling verdeeld en leiderschap van het bestuur krijgt het niet opgelost. -> vereniging omvormen naar een stichting.

Sturingsmogelijkheden/risicobeperking (2) • Aantrekken van organisaties als huurder die nu (nog) niet van het Klooster gebruik maken. • Profileren Klooster als vergaderlocatie, evenementen van bedrijven, commerciële sociale activiteiten inwoners.

Toetsing exploitatieplan door Berenschot Algemene opmerkingen:

• Onderzoek toont aan dat culturele centra met een bibliotheekfunctie een grote impact hebben op bezoekersaantallen en activiteiten. • Het plan is goed en compleet, met aandacht voor samenwerking en gebouwbeheer. • Goede ondersteunende horeca is cruciaal voor de exploitatie. De manier waarop de horeca wordt gedacht te functioneren ten bate van het geheel kunnen wij onderschrijven. Ons advies bij dit soort centra is altijd: houd de horeca in eigen beheer vanwege betere controle en integratie met culturele activiteiten. • Weerstandsvermogen: het opbouwen van eigen vermogen is noodzakelijk voor financiële stabiliteit en cultureel ondernemerschap. Analyse van het exploitatieplan:

• Basisvoorziening: Realistische kosten voor staf en gebouwonderhoud. Onzekerheden over gebouw gebonden kosten blijven altijd bestaan. • Culturele en maatschappelijke activiteiten: Goede balans in theaterprogrammering, maar personele kosten zijn mogelijk iets krap. • Commerciële nevenactiviteiten: Realistische verwachtingen voor horecaexploitatie en zakelijke verhuur.