2025-62 RIB VNG jaarcongres 2025 - Bijlage Samen maken we de toekomst - Evaluatieverslag

SAMEN MAAKTEN WE DE TOEKOMST

EVALUATIEVERSLAG VNG JAARCONGRES BRAINPORT EINDHOVEN 2025

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

1

INHOUDSOPGAVE

2

01

Het congres

p6

02

Bidbookfase

p10

03

Organisatiefase

p14

04

Brainport Boulevard

p24

05

Beoordeling van het congres

p28

06

Communicatie

p34

07

Financiële verantwoording

p38

08

Aanbevelingen

p44

VNG JAARCONGRES 2025

EVALUATIEVERSLAG VNG JAARCONGRES BRAINPORT EINDHOVEN 2025 De klok ‘Beatrix’ klonk luid in het Klokgebouw: het 100ste VNG Jaarcongres in Brainport Eindhoven was begonnen. Het hoogtepunt was bereikt. Dit was hét moment waar 21 gemeenten, die samen dit congres organiseerden, naar toe hadden gewerkt. Het begon anderhalf jaar geleden met het verzamelen van ideeën: hoe zouden ze hun regionale profiel neerzetten? Welke tone of voice zouden ze gebruiken? Wat wilden ze laten zien en vooral, wat wilden ze de bezoekers laten ervaren? Al die vergaderingen en brainstormmomenten, de telefoontjes en mailwisselingen, de berichten in de vele appgroepen, ze leidden allemaal naar deze 17e juni. Zo’n drieduizend bestuurders uit het hele land zagen en hoorden hoe koning Willem-Alexander en VNG-voorzitter Sharon Dijksma het congres openden. Met de klok Beatrix uit Asten, ingewijd door de moeder van de koning in 2012. Dit verslag gaat over die anderhalf jaar ideeën verzamelen, belangen afwegen en keuzes maken. Keuzes die moesten leiden tot een congres waarin Brainport Eindhoven zich als één regio presenteerde, zonder de verscheidenheid uit het oog te verliezen. Een congres met het verhaal van een succesvolle regio die tegelijkertijd de grenzen van het succes voelt. Die het grootste bestuurlijke netwerk van Nederland wil laten meedenken.

En mogelijk zou het congres ook nog de al hechte samenwerking in de regio kunnen versterken. In deze evaluatie licht de stuurgroep toe welke programmatische keuzes zijn gemaakt, hoe de organisatie van het congres door de 21 gemeenten vorm kreeg en hoe het beschikbaar gestelde budget is besteed. Wat hebben we geleerd? Hoe kunnen we die lessen in de toekomst gebruiken? En hoe is het 100ste VNG Jaarcongres beoordeeld? Samen maakten we als 21 gemeenten anderhalf jaar lang de toekomst. En dat gaat na vandaag gewoon door. Stuurgroep en projectgroep VNG Jaarcongres Brainport Eindhoven 2025, STUURGROEP Jeroen Dijsselbloem Sjoerd Potters Marcel Delhez Greet Buter Teun Heldens Annemieke van de Ven

PROJECTGROEP Thijs van Son Mariëlle Lunenburg Susan Janssen Anneke Janssen Helen Rutten Bouchra el Boumassoudi Claudia Metsemakers

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

3

VNG JAARCONGRES 2025

100 VNG JAARCONGRES 2025 ste

4

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

5

01 — HET CONGRES

‘De speech van de koning was heel inspirerend. Misschien niet letterlijk, maar hij heeft toch echt gezegd: zorg dat je op de kaart blijft en maak een vuist richting landelijke overheid.’ Gemeentesecretaris uit provincie Utrecht

01 6

VNG JAARCONGRES 2025

HET CONGRES Op 7 maart 2024 wijst de VNG de organisatie van het VNG Jaarcongres 2025 toe aan de 21 gemeenten in Zuidoost-Brabant die samen de regio Brainport Eindhoven vormen. Dat congres is met ruim drieduizend deelnemers het grootste bestuurlijke netwerk van Nederland. Burgemeesters, wethouders, raadsleden en topambtenaren van alle Nederlandse gemeenten komen bij elkaar om kennis uit te wisselen, van elkaar te leren, te netwerken en elkaar te inspireren over maatschappelijke vraagstukken.

Het tweedaagse congres wordt elk jaar georganiseerd in een andere gemeente of regio. De eerste dag is een netwerkdag en wordt ingevuld door de host. De tweede dag draait grotendeels om de Algemene Leden Vergadering. Niet eerder organiseerde zo’n grote groep gemeenten het VNG Jaarcongres.

INITIATIEFNEMERS Er zijn vele vaders en moeders van het goede idee om het VNG Jaarcongres naar de regio te halen. Het idee krijgt gestalte tijdens de maandelijkse burgemeesterskring op 21 april 2023 bij Bavaria in Lieshout. Tijdens een onderonsje bij de mouttoren tussen Jos van Bree, Marcel Delhez en Hans Ubachs (de burgemeesters van Geldrop-Mierlo, Veldhoven en toenmalig – Best), komt het VNG Jaarcongres ter sprake. “Brainport Eindhoven kent enorme uitdagingen. De grote groei van de regio betekent dat veel maatschappelijke uitdagingen versneld op ons afkomen. Past het niet om het 100ste VNG Jaarcongres hierheen te halen? Niet alleen om

andere gemeenten te inspireren maar ook om te horen hoe anderen het elders in het land doen zodat wij daarvan kunnen leren?” Jeroen Dijsselbloem, voorzitter van de regio en burgemeester van Eindhoven, wordt naar de mouttoren gehaald. Hoewel hij nog nooit één Jaarcongres heeft meegemaakt, ziet ook hij de kansen. Er wordt een stuurgroep ingericht die een bidbook laat maken. Alle 21 gemeenten zeggen zonder twijfel direct ‘ja’. De rest is geschiedenis.

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

7

01 — HET CONGRES

INTERNE ORGANISATIE De organisatie van het Brainportgedeelte van het congres staat onder verantwoordelijkheid van een stuurgroep van zes burgemeesters uit de regio: Deurne, Helmond, Reusel-De Mierden, Valkenswaard, Veldhoven en Eindhoven (voorzitter). Er is bewust gekozen voor een vertegenwoordiging vanuit alle vier de subregio’s: de Peel, de Kempen, de A2-gemeenten en het Stedelijk Gebied Eindhoven. De burgemeester van Valkenswaard is vanaf 22 januari 2025 opgevolgd door de burgemeester van Heeze-Leende. De stuurgroepleden hebben posities in formele gremia, binnen de Metropoolregio Eindhoven, Stichting Brainport of beiden. De stuurgroep zelf is los van deze gremia tijdelijk ingesteld. Het heeft geen formele status. Het is alleen gericht op het binnenhalen en organiseren van het congres. Door los van bestaande gremia te werken, met tóch een bestuurlijke borging, is de projectorganisatie wendbaar en kan de nodige snelheid worden gemaakt waar het proces om vraagt. De stuurgroep stuurt de projectgroep aan, die de daadwerkelijke organisatie realiseert. Die projectgroep bestaat uit zeven leden, medewerkers van verschillende gemeenten en een freelancer. Zij leggen

8

over de inhoud van de werkzaamheden verantwoording af aan de stuurgroep, niet aan de individuele gemeentelijke organisaties. Tijdens de organisatie laat de projectgroep zich ondersteunen door eventbureau Thinc ahead uit Eindhoven (zie ook financiële verantwoording) en verzamelt een aantal regionale organisaties om zich heen als klankbord: •

Brainport Development, huisstijlgebruik, communicatie, programmatische inbreng.

•

Metropoolregio Eindhoven (MRE), programmatische inbreng en beschikbaar stellen van een projectkamer.

•

De Provincie Noord-Brabant, advies, programmatische inbreng en medefinanciering.

•

Het Convention Bureau Brainport Eindhoven (CBBE), delen van expertise op het gebied van congressen.

PROGRAMMA De projectgroep heeft in nauwe samenwerking met VNG Connect het jaarcongres georganiseerd. Dankzij de gezamenlijke inspanningen is het congres geworden tot wat het is. Binnen deze samenwerking had elke partij zijn eigen verantwoordelijkheid:

DINSDAG 17 JUNI PROGRAMMA-ONDERDEEL

LOCATIE

VERANTWOORDELIJKHEID

08.30

BEURS

KLOKGEBOUW

VNG

10.15

PLENAIR PROGRAMMA

KLOKGEBOUW

VNG, MET INBRENG VAN BRAINPORT EINDHOVEN

12.00

LUNCH OP DE BEURSVLOER

KLOKGEBOUW

VNG

14.00

MIDDAGSESSIES

HELE REGIO

BRAINPORT EINDHOVEN (25 SESSIES) EN VNG (26 SESSIES)

17.00

BORREL

AREA 51

BRAINPORT EINDHOVEN

19.00

DINER

SINT LUCAS

BRAINPORT EINDHOVEN

21.00

FEEST

AREA 51, BLUE COLLAR

BRAINPORT EINDHOVEN

HOTEL, MOOD

WOENSDAG 18 JUNI PROGRAMMA-ONDERDEEL

LOCATIE

VERANTWOORDELIJKHEID

08.30

BEURS

KLOKGEBOUW

VNG

10.15

PLENAIR PROGRAMMA

KLOKGEBOUW

VNG

12.00

LUNCH OP DE BEURSVLOER

KLOKGEBOUW

VNG

13.00

ALV

KLOKGEBOUW

VNG

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

9

02 — BIDBOOK FASE

02 10

VNG JAARCONGRES 2025

BIDBOOK FASE De 21 gemeenten uit Zuidoost-Brabant zeiden in 2023 allemaal volmondig JA om het VNG Jaarcongres naar de regio toe te halen. Ook de provincie Noord-Brabant sloot zich in de bidbookfase aan als partner. In vier maanden tijd is een stuurgroep opgezet, een consultatie- en besluitvormingsronde gehouden en een bidbook geschreven. De contacten in deze fase liepen via de 21 burgemeesters en gemeentesecretarissen. Dat 21 gemeenten op basis van vrijwilligheid zonder aarzeling instemden, zegt veel over de regionale kracht van Brainport Eindhoven.

CONGRESLOCATIE Een belangrijk onderdeel van het bidbook is de locatiekeuze. Een eis van de VNG is dat er minimaal 2500 stoelen in één ruimte passen voor de plenaire gedeeltes, om alle betalende gasten te kunnen laten plaatsnemen in de zaal. Ook aan het avondprogramma worden eisen gesteld: de ontvangstborrel, het diner en de feestavond moeten op vijf minuten loopafstand van elkaar plaatsvinden. Het CBBE helpt met het in kaart brengen van potentiële locaties in de hele regio. Uiteindelijk is het Klokgebouw in Eindhoven de enige plek waar minimaal 2500 stoelen in één ruimte geplaatst kunnen worden. Met het unieke en industriële karakter van Strijp-S ziet de stuurgroep bovendien een kans om het avondprogramma als visitekaartje voor de regio te presenteren. THEMA Het VNG Jaarcongres biedt een platform om Brainport Eindhoven te laten zien als innovatieve en samenwerkende regio die oplossingen biedt voor wereldwijde maatschappelijke uitdagingen.

In toenemende mate komen overheidsdelegaties naar de regio om te informeren naar de manier van samenwerken binnen triple helix verband: overheid, bedrijfsleven en kennisinstellingen. Door het congres te organiseren laten we deelnemers zien wat de regio voor Nederland betekent, maar ook welke uitdagingen we tegenkomen waar de deelnemers over kunnen meedenken. Dat beeld moest tot uiting komen in het bidbook, dat uiteindelijk vlak voor de kerst van 2023 aan de VNG werd aangeboden, met de titel ‘Samen Maken we de Toekomst!’

‘Super trots op deze regio. Complimenten voor de organisatoren van dit congres.’ Gemeentesecretaris

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

11

02 — BIDBOOK FASE

Deze woorden vatten de essentie van het profiel van Brainport Eindhoven kernachtig samen: •

Samen staat voor de nauwe en unieke samenwerking in de regio, tussen overheid, bedrijfsleven en kennisinstellingen, maar ook binnen die sectoren zelf.

•

Maken staat voor de (hightech) maakindustrie, die al bijna 150 jaar de kern vormt van de regionale economie.

•

Toekomst verwoordt het ontwikkelen van innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken en het diepgewortelde geloof in vooruitgang.

‘Echt goed dat wethouders van de organiserende gemeenten hun aandeel in de samenwerking tijdens de middagsessies persoonlijk kwamen toelichten.’ Wethouder uit provincie Gelderland

12

Na de toekenning van het congres wordt de projectgroep die de bidbookfase succesvol heeft afgesloten, meer ingericht op de uitvoering van het congres. Daar zijn communicatie, beeldvorming, eventmanagement en protocol & representatie dominantere thema’s dan de meer strategische benadering in de bidbookfase. De afspraak om dit samen met 21 gemeenten te organiseren, is ook in de projectgroep van de organisatiefase gewaarborgd. AFZENDER BRAINPORT EINDHOVEN Het eenduidig uitdragen van de boodschap op het congres vraagt om een herkenbare afzender. Al in de bidbookfase is daarom gekozen om Brainport als afzender te nemen. De doelstellingen van Stichting Brainport en haar uitvoeringsorganisatie Brainport

VNG JAARCONGRES 2025

Development ondersteunen het beste het profiel dat we als regio aan de deelnemers van het congres willen uitdragen. Onze boodschap is er niet alleen één van triple helix samenwerking, maar ook over hoe innovatie maatschappelijke vraagstukken adresseert en zo de economische positie van de regio, Nederland en zelfs Europa versterkt. Bovendien is de naam Brainport in heel het land bekend. Een andere optie was om de Metropoolregio Eindhoven te kiezen als afzender. Dat zou de boodschap echter te veel beperken tot alleen de samenwerking binnen de overheid, terwijl onze regio een breder profiel heeft waarin ook bedrijfsleven en kennisinstellingen een belangrijke rol spelen. Met afzender wordt hier overigens niet een organisatorische constructie bedoeld, waarbij de projectgroep verbonden is geweest aan, of ingebed was in de organisatiestructuren van Stichting Brainport of Brainport Development. Het gaat hier uitsluitend om het vormgeven van de boodschap, het programmatisch uitwerken daarvan en het kiezen van communicatiekanalen met toepassing van een passende juiste huisstijl.

‘Ik zal zeker nog eens terugdenken aan de middagsessie over lokale democratie. We hebben allemaal te maken met burgerinitiatieven en participatie. Hier kan ik echt wat mee.’ Burgermeester uit provincie Gelderland

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

13

03 — ORGANISATIE-FASE

03 14

VNG JAARCONGRES 2025

ORGANISATIEFASE De periode tussen maart 2024 (toewijzing) en juni 2024 (bekendmaking) is door de projectgroep vooral gebruikt om alle 21 gemeenten te bezoeken. Vanwege de toen nog geldende vertrouwelijkheid, is elke keer gesproken met kleine bestuurlijke delegaties (burgemeesters en gemeentesecretarissen) van de gemeenten. De gesprekken hadden drie doelen: •

suggesties ophalen voor het verhaal dat we als regio willen vertellen,

•

ideeën verzamelen voor de middagsessies,

•

criteria aandragen voor de uiteindelijke selectie van de middagsessies.

maatschappelijke problemen in onze regio in een sfeer waarin bestuurlijke contacten met andere regio’s en/of gemeenten ontstaan of verdiept worden.

‘Visie stad op platteland. Het is niet enkel recreatie en toerisme, maar een gebied met toekomstgerichte ondernemers in diverse sectoren, vaak gelieerd aan andere (grote) bedrijven in de (stads)regio.’ Gemeentesecretaris

Daarnaast kreeg de projectgroep in de gesprekken een goed beeld van de motivatie van de 21 gemeenten om het congres mede te organiseren. OPDRACHT Op basis van deze gesprekken heeft de stuurgroep op 23 mei 2024 de opdracht geformuleerd voor de projectgroep. Het fundament onder de opdracht is om de 21 gemeenten in de regio nauw te betrekken, zowel in programmatische zin, als door de manier van werken. De opdracht dient twee doelen. •

EXTERN DOEL: PROFIEL VAN BRAINPORT EINDHOVEN Het profiel van Brainport Eindhoven bij de congresbezoekers versterken als toekomstgerichte regio, waar technologische innovaties een bijdrage leveren aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Daarbij brengen we de triple-helix samenwerking in de regio tussen onder meer overheid, bedrijfsleven en kennisinstellingen voor het voetlicht en ook de samenwerking binnen die drie pijlers. We willen congresbezoekers mee laten denken over

•

INTERN DOEL: SAMENWERKING Het doorleven van ons regionale narratief (bestuurlijk en ambtelijk) maakt nog meer duidelijk dat we alleen samen de maatschappelijke uitdagingen kunnen oplossen die het gevolg zijn van ons economisch succes. Door in regioverband een inhoudelijke congresprogrammering te realiseren, waarbij lokale, regionale, culturele, maatschappelijke en economische initiatieven worden verbonden, ontdekken we meerdere gemeenschappelijke delers. Dit draagt bij aan een sterker gevoel van regionale identiteit – of zelfs trots – dat lokale belangen overstijgt en verenigt. Daarnaast realiseren we ons steeds meer dat we ondersteuning van partijen buiten de regio kunnen inzetten als onderdeel van de oplossingen.

‘Het regionale verhaal was mooi en consequent verweven in het programma!’ Provincie Noord-Brabant

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

15

03 — ORGANISATIE-FASE

UITWERKING PROFIEL VAN BRAINPORT EINDHOVEN De eindverantwoordelijkheid van de congresorganisatie ligt bij de VNG. Onze partner, VNG Connect – een onderdeel van VNG die de congressen van de VNG organiseert – bood ruimte om ook op de plenaire VNG onderdelen programmatisch mee te denken.

WORDCLOUDS Op één punt hadden we de VNG al voor ons gewonnen: ons motto Samen Maken we de Toekomst werd begin oktober 2024 door de VNG overgenomen als congresthema. De drie kernwoorden Samen, Maken en Toekomst vormden vanaf dat moment de basis voor ons denken over de programmering. In een brainstorm is van elk van de drie kernwoorden een wordcloud gemaakt, van in totaal zo’n 90 woorden. De drie clouds leverden een genuanceerde gelaagdheid op per kernbegrip, waarmee we breder konden denken en zo talloze aanknopingspunten vonden om het profiel van de regio in het congres terug te laten komen. Stapje voor stapje stonden we stil bij de programmering, met elke keer de afweging welke van de wordcloudwoorden we konden toepassen om ons verhaal tot leven te brengen. In de uiteindelijke programmering is die benadering meer en meer losgelaten, maar in het begin gaf het houvast en het zorgde voor een permanent denkraam tijdens de programmatische afwegingen in de maanden die voor ons lagen.

16

CONCEPTUEEL DENKEN Een belangrijk moment in de beginfase was de eerste ontmoeting met VNG Connect die georganiseerd was tijdens de Dutch Design Week van 2024. Daar presenteerden we de wordclouds, de programma ideeën die we op dat moment hadden en suggesties van sprekers in de plenaire congresonderdelen. Daarnaast verzorgden we een rondleiding over de DDW, niet toevallig op en rond het Ketelhuisplein, de plek waar driekwart jaar later het congres zou neerstrijken. Het doel was om aan VNG Connect over te brengen, dat een regio als host was gekozen, waar het innovatieve denken niet alleen in hightech wordt toegepast. De DDW staat bekend als plek van conceptueel denken over de toekomst, het zoeken naar oplossingen in onverwachte richtingen. Zo wilden we onze counterparts een state of mind meegeven die hopelijk in juni 2025 op sommige punten terug te vinden zou zijn in het congresprogramma.

VNG JAARCONGRES 2025

UITWERKING THEMA Uiteindelijk is op verschillende manieren en momenten het thema Samen Maken we de Toekomst uitgewerkt. GEZAMENLIJKE HUISSTIJL Niet alleen het motto werd door de VNG overgenomen, er is voor het eerst ook een gezamenlijke huisstijl toegepast, waarin het blauw van VNG en het rood van Brainport Eindhoven werd gecombineerd. Zo was de blauw-rode vormgeving die in alle locaties twee dagen overheerste, het zichtbare bewijs dat samenwerken vele vormen kan aannemen. Ook op een congres dat tot nu toe met gescheiden vormgevingen werkte. TOEKOMSTMAKERS Een belangrijke uiting tijdens het congres waren de zogeheten ‘toekomstmakers’. Alle 21 gemeenten hebben een jonge inwoner tussen de 11 en 21 jaar als boegbeeld van hun gemeente gekozen. De keuze voor jonge mensen is ingegeven door het feit dat zij ‘de meeste toekomst voor zich hebben’ en daarmee die toekomst het meest zullen meemaken en vormgeven. In de afbeeldingen van de jongeren zijn foto’s geprojecteerd die zijn aangedragen door de 21 gemeenten. Zo ontstonden 21 losse beeldmerken, die samen één beeld van de regio creëerden. Ongeacht de gekozen beelden uit de gemeenten, zorgde de vormgeving – ook hier weer blauw-rood – voor een hightech uitstraling, als regionaal kenmerk.

Overal, in de congreshal, op straat, bij de middagsessies, toonden de toekomstmakers het gezicht van gelijktijdig de regio én de afzonderlijke gemeenten.

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

17

03 — ORGANISATIE-FASE

OPENINGSSHOW Het plenaire programma op de eerste dag werd geopend door een licht- en muziekshow. Drager van het verhaal: ‘100 jaar’, de afgelopen eeuw waarin het VNG Jaarcongres vorm kreeg. Terwijl in dezelfde tijd in Zuidoost-Brabant de hightech industrie opkwam, neerging en zichzelf onder de naam Brainport opnieuw uitvond. Met de keuze van VNG Connect voor een zeer geavanceerde techniek-aanpak, werd de 100ste verjaardag van het jaarcongres gemarkeerd: de plenaire zaal in het Klokgebouw hing vol met LED schermen, voorin, aan de zijkanten en boven de hoofden van de congresgangers. Brainport Eindhoven bracht de artiesten in: DJ Kruzo uit Oirschot en Ruggeds uit Eindhoven gaven gaven de speciaal voor het congres geschreven muziek van Faïs uit Rotterdam glans, waarin behalve een ode aan het verleden, ook de belofte van de toekomst werd bezongen. Zo was de congresopening een echte coproductie: de techniek-investering van VNG Connect, de creatieve inbreng uit Brainport Eindhoven en het gezamenlijk boetseren aan de verhaallijn, vormt ook hier weer het bewijs dat samenwerking tot bijzondere uitkomsten kan leiden. Waar koning Willem-Alexander extra kleur aan gaf door samen met VNG-voorzitter Sharon Dijksma de klok te luiden, die door prinses Beatrix in 2012 is ingewijd tijdens de opening van het vernieuwde Museum Klok & Peel.

De klok is destijds gegoten bij Koninklijke Eijsbouts uit Asten.

18

VNG JAARCONGRES 2025

BRAINPORT BOULEVARD De Brainport Boulevard is als congresonderdeel geïntroduceerd, om aanvullend op de congresprogrammering, meer van het profiel van Brainport Eindhoven te laten zien en vooral te beleven. Dit staat verderop meer gedetailleerd beschreven.

SPREKERS Naast deze opening konden in het plenaire VNG-programma nog twee Brainport accenten worden toegevoegd. Een interview door dagvoorzitter Diana Matroos met Jeroen Dijsselbloem als voorzitter van Stichting Brainport Eindhoven, over de geschiedenis, economische positie en uitdagingen in deze hightech-regio. Spreker Teun Toebes, uit Best, voorgedragen door de projectgroep, wist de zaal flink te beroeren met zijn toekomstvisie op de zorg, waarin de mens de hoofdrol speelt, niet het systeem. Toebes kreeg de hoogste waardering van alle sprekers tijdens het congres, een 8,7 (zie ook onderdeel ‘Beoordeling’). MIDDAGSESSIES In totaal zijn voor het middagprogramma op de eerste congresdag 51 inhoudelijke middagsessies gehouden, verspreid door de hele regio. De helft door de VNG, de andere helft door Brainport Eindhoven. De sessies boden veel aanknopingspunten om ons profiel te presenteren. Dit staat verderop meer gedetailleerd beschreven.

STREEKPRODUCTEN Naast het op verschillende manieren toepassen van het thema, is ook door het werken met streekgerechten in de catering, de verbinding gelegd tussen het congres en de organiserende regio. Van ongeveer de helft van de gemeenten heeft de cateraar streekgerechten kunnen gebruiken: • 3D Chocolade uit Oirschot en Son en Breugel • Geitenkaas uit Heeze-Leende • Vergeten groenten uit Deurne • Oesterzwammen uit Liessel • Honing van de stadsimkerij uit Eindhoven • Peperkaas van de Ruurhoeve uit Hoogeloon • Komkommer uit Asten • Sla uit Someren • Aardbeien uit Helenaveen • Zalmforel uit Bladel • Asperges uit Nuenen • Eitjes uit Oirschot • Budelse biersaus uit Cranendonck.

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

19

03 — ORGANISATIE-FASE

UITWERKING SAMENWERKING De samenwerking in de regio is vooral terug te vinden in het gezamenlijk nadenken en organiseren van 30 middagsessies. De eerder genoemde inventarisatieronde leverde een longlist op van zo’n 100 ideeën van de 21 gemeenten. Na de bekendmaking dat het VNG Jaarcongres in onze regio ging plaatsvinden, leverden tientallen culturele en maatschappelijke organisaties ook nog eens zo’n 40 ideeën aan. Om zoveel mogelijk ideeën te kunnen gebruiken en tegelijkertijd een inhoudelijke variatie aan te kunnen brengen, is samen met het social design team van de gemeente Eindhoven een selectieproces ontworpen. Dat is op 23 mei 2024 in de stuurgroepvergadering na toekenning van het congres vastgesteld. Op 20 juni 2024, wanneer alle bezoeken aan de 21 gemeenten zijn afgerond, zijn 4 criteria voor het al dan niet organiseren van de middagsessies door de stuurgroep vastgesteld: 1. Profiel Brainport Eindhoven in balans; 2. Meerwaarde voor de bezoeker; 3. Praktisch uitvoerbaar; 4. Kennisdelen en van elkaar leren.

SELECTEREN, SAMENBRENGEN, BRAINSTORMEN In de zomer van 2024 is een inventarisatie gemaakt van maatschappelijke organisaties die zich niet hebben gemeld, maar vanuit hun achtergrond andere programmatische ideeën kunnen hebben. Tegelijk is een eerste selectie en clustering gemaakt van de gemeentelijke ideeën, die opgeteld een goed profiel van de regio weerspiegelen. Met de waarborg dat elke gemeente minstens één sessie mag organiseren, bleven er hooguit negen plekken over voor maatschappelijke organisaties. In de eerste week van oktober 2024 zijn twee (identieke) brainstormochtenden georganiseerd, met vertegenwoordigers van 21 gemeenten en ruim 10 maatschappelijke organisaties. Tijdens de sessies hebben de ruim 50 deelnemers de bestaande ideeën gewogen volgens de criteria en gekoppeld aan en verrijkt door ideeën van maatschappelijke organisaties. Hierbij ontstonden nieuwe samenwerkingsverbanden en ook geheel nieuwe ideeën. Door deze werkwijze kon de lijst van 140 ideeën sterk worden gereduceerd.

Bij het toepassen van de criteria gold de ijzeren regel dat elke gemeente minstens één eigen sessie kon organiseren.

BRAINPORT IN ÉÉN MIDDAG In een tijd waarin de wereld snel verandert, hebben wij tijdens het congres laten zien hoe samenwerking leidt tot oplossingen. De toekomst is hier in Brainport overal in de hele regio te zien. Precisielandbouw in Reusel-De Mierden, Automotive in Helmond, lokale oplossingen voor energiezekerheid in Cranendonck, chiptechnologie in Veldhoven, robotica in Eindhoven, zorgvernieuwing in Heeze-Leende en veel meer. Innovaties die de toekomst van mensen duurzamer, veiliger en gezonder maken en helpen de ecologische, maatschappelijke en economische uitdagingen van vandaag en morgen aan te kunnen.

20

VNG JAARCONGRES 2025

In november 2024 is de oogst van beide brainstormochtenden door de projectgroep teruggebracht naar zo’n 40, met als doel deze in te brengen in het gezamenlijk overleg met de VNG, waar de Brainport Eindhoven sessies en de VNG sessies naast elkaar werden gelegd en waar mogelijk in elkaar zouden worden geschoven. Om zo uiteindelijk op maximaal 60 uit te komen. De stuurgroep heeft op 21 november 2024 erop aangedrongen die lijst sterk terug te dringen om het overleg met de VNG te vergemakkelijken. UITEINDELIJKE LIJST Met een uiteindelijke lijst van 32 sessies ging de projectgroep in januari 2025 in gesprek met de VNG: beleidsambtenaren presenteerden hun ruim 30 sessies, waarbij ruimte is gevonden om eerder afgevallen (onderdelen van) ideeën alsnog in te brengen. Ook zijn sessies van VNG en Brainport in elkaar geschoven. Voorbeelden daarvan zijn dat het onderwerp Van Gogh Nationaal Park werd geadopteerd door de VNG, terwijl een VNG sessie over Overheidssamenwerking op economisch gebied, naadloos paste bij de sessie van MRE en Brainport Development over Samenwerking binnen Brainport Eindhoven. Uit deze tweedaagse ‘puzzel’ kwam een lijst van 30/30 sessies, waarbij de meeste ideeën uit de lijst van 40 toch gerealiseerd konden worden, maar helaas niet allemaal. Deze uiteindelijke lijst van 30 Brainport-middagsessies is door de stuurgroep op 22 januari 2025 goedgekeurd.

Vervolgens is in twee (identieke) werksessies in januari 2025 met de uitvoering begonnen door de organisatoren - zowel gemeentelijk als de overgebleven maatschappelijke organisaties. Veel sessies waren in de maanden ervoor al tot wasdom gekomen, andere hadden nog een stevige invulling nodig. Door het pitchen van de eigen sessies aan andere deelnemers, konden de organisatoren hun opzet van de eigen sessie aanscherpen. PUZZEL Het is onvermijdelijk dat met de input van 21 gemeenten en tientallen maatschappelijke partners, niet alle ingebrachte ideeën een plek konden krijgen in de middagsessies. De projectgroep heeft het selectieproces ervaren als een puzzel, maar ziet met tevredenheid op het proces terug omdat het geheel het profiel van de regio weerspiegelde, terwijl gelijktijdig recht werd gedaan aan vrijwel alle ideeën van de 21 gemeenten voor de middagsessies. Daarnaast ziet de projectgroep dat in de samenwerking met maatschappelijke organisaties nieuwe banden zijn gesmeed die het regionale profiel nog scherper neerzetten. ONDERGRENS De drempel om een middagsessie tijdens het congres te houden ligt voor VNG Connect op minimaal 20 deelnemers. In mei 2025 blijkt een aantal sessies niet die ondergrens te halen. Van de 30 Brainport Eindhoven middagsessies gaan er uiteindelijk 26 door.

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

21

22

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

23

04 — BRAINPORT BOULEVARD

‘Zo’n congres is een prima kans om te netwerken en elkaar weer eens te spreken. Heel interessant om te zien hoe het eraan toegaat bij Bavaria. Na een druk ochtendprogramma is het toch ook ontspanning.’ Wethouder uit provincie Noord-Holland

04 24

VNG JAARCONGRES 2025

BRAINPORT BOULEVARD De eerder genoemde programmering is het raamwerk van de VNG. Daarbinnen kunnen hostgemeenten hun eigen programmatische accenten leggen. In feite waren er drie podia ‘het verhaal van de regio’ te vertellen: tijdens de plenaire momenten, de middagsessies en het avondprogramma. Alle drie deze podia gaven niet de volledige vrijheid om ons regionale profiel uit te dragen: •

PLENAIR PROGRAMMA: de VNG voert hierover de regie. Daarin was wel degelijk ruimte voor meedenken en -doen vanuit onze regio. Toch blijft dit het podium van de VNG, die haar eigen boodschap aan de leden brengt.

•

MIDDAGSESSIES: deze worden door ruwweg de helft van de deelnemers bezocht (de andere helft bezoekt de VNG-middagsessies). Daarmee krijgt de helft van de deelnemers geen Brainport accenten mee. Bovendien zijn de sessies beperkt tot 50 deelnemers.

•

AVONDPROGRAMMA: vanwege het sterk informele en netwerkgerichte karakter leent dit zich minder goed voor het overbrengen van inhoudelijke boodschappen, de focus van de deelnemers ligt dan vooral op het in gesprek zijn met elkaar.

PROGRAMMATISCHE UITDAGINGEN Er speelde nog meer. Uit het selectieproces van de middagsessies blijkt al hoe lastig het is om uit meer dan 140 ideeën, goede keuzes te maken om tot 30 middagsessies te komen. Essentiële hoofdstukken van ons Brainportverhaal konden we in dat programmaonderdeel niet kwijt. Denk aan de studententeams en het samenwerken tussen verschillende opleidingsniveaus. Het belang van startups en scale-ups voor het innovatieklimaat van de regio; de internationals; de te geringe aandacht voor de innovatieve woonvormen. De rol van de designsector komt alleen tot uiting in een sessie waarin social designers ingebrachte ideeën uit het hele land behandelen – maar er is zoveel meer. Allemaal essentiële elementen die onze regio kenmerken. De vraag bij de projectgroep kwam boven, of je wel kunt zeggen dat je een congres in en over Brainport organiseert, zonder aan dat soort onderwerpen aandacht te schenken? Tot slot wilden we ook een moment creëren in het programma waar we ons als 21 gemeenten gezamenlijk aan de deelnemers konden tonen en welkom heten. Zonder te vervallen in het traditionele handen schudden, wat met 21 burgemeesters op een rij voor de bezoeker nogal veel zou zijn en wellicht ook wat potsierlijk.

Kortom, de beschikbare podia zijn ofwel beperkt bespeelbaar of bereiken slechts een deel van het publiek met een te gefragmenteerd verhaal. Terwijl ons verhaal juist omvangrijk en samenhangend is: samenwerken binnen overheden, samenwerken binnen de triple helix, technologische innovaties in relatie tot maatschappelijke vraagstukken, de rol en meerwaarde van gevestigde en opkomende bedrijven en de positie en bijdragen van kennisinstellingen. Dit is nog maar een notendop.

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

25

04 — BRAINPORT BOULEVARD

VONDST Uiteindelijk was er een oplossing die al deze wensen kon verenigen: de Brainport Boulevard. Een eigen zone binnen de centrale congreslocatie, groot genoeg om aan alle aspecten van de regio aandacht te kunnen schenken. Onderscheidend door inhoud, herkenbaar door een eigen vormgeving. Deze zone, die letterlijk van muur tot muur door het Klokgebouw slingerde, voerde de congresdeelnemers bij de receptie langs studententeams en hun innovatieve oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen, vervolgens naar een doorgang met beelden uit de regio en hologrammen van burgemeesters en toekomstmakers, om uit te komen bij de Brainport tentoonstelling met bedrijven en hun innovatieve technologie. Zo kwam de hele triple helix tot leven. SPONSORING Het inrichten van de Brainport Boulevard kon niet zonder sponsorbijdragen. De projectgroep kon tegen gereduceerd tarief een deel van de beursvloer gebruiken, dat werd bekostigd uit de reguliere begroting. Voor het inrichten van de tentoonstelling droeg het bedrijfsleven € 41.000 bij (zie ook de financiële verantwoording). De ondersteunende

bedrijven zijn ASML, CSU, Driessen, Philips, Prowise en Signify. De sponsoren kregen de mogelijkheid tot productplacing op de beursvloer maar gaven daarnaast toestemming om een groot deel van de vloer in te richten voor startups en scale-ups, die kosteloos hun innovaties en daarmee de technologische kracht van de regio konden tonen. Zo werd het principe van de PSV-shirtsponsoring toegepast: individuele steun voor een collectief verhaal. Zelfs de sponsoring was hiermee een toonbeeld van regionale samenwerking. KRITIEK Enkele deelnemers lieten via onze eigen enquête weten onvoldoende zichtbaar te zijn. Met name de toeloop bij de studententeams viel tegen, omdat veel congresdeelnemers doorliepen naar de beursvloer, een effect dat vooraf was voorzien. Daarom werd de studententeams gevraagd om met een zo spectaculair mogelijke opstelling te komen. Dit bleek niet in alle gevallen haalbaar, zo werd de oranje Phoenix-auto buiten geplaatst, omdat deze niet door de ingang paste.

‘Het geslaagde VNG Jaarcongres heeft ook de verbondenheid in de regio een boost gegeven, dat kunnen we goed gebruiken in deze hectische tijd waarin iedereen onder druk staat.’ Contactambtenaar

26

VNG JAARCONGRES 2025

‘De duidelijke projectleiding richting de gemeenten was erg fijn en goed. Er werd snel contact opgenomen en problemen werden snel verholpen. De samenwerking met duidelijke doelen waar elke gemeente aan moest voldoen was erg goed.’ Contactambtenaar

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

27

05 — BEOORDELING VAN HET CONGRES

05 28

VNG JAARCONGRES 2025

BEOORDELING VAN HET CONGRES De VNG zet elk jaar direct na afloop

1.

Beleef de magie van de Klokken in Asten Brainport Eindhoven (9,2)

2.

Victor Mids: laat u inspireren om het onmogelijke mogelijk te maken VNG (8,9)

3.

In de voetsporen van Van Gogh in Nuenen Brainport Eindhoven (8,8)

4.

Cranendonck heeft de sleutel tot lokale energiezekerheid Brainport Eindhoven (8,6)

van het congres een enquête onder deelnemers uit. Dit jaar was de respons 1101, meer dan een derde van het aantal congresgangers. We zijn trots te kunnen melden dat het VNG Jaarcongres in Brainport Eindhoven het best beoordeelde congres ooit is met een 7,8. De organisatie van het congres werd gewaardeerd met een 8,0. De evaluatie van de VNG laat verder zien dat de editie in Brainport Eindhoven op bijna alle fronten succesvol was. Hieronder een selectie, de volledige cijfers staan in de bijlage. PLENAIRE PROGRAMMA & BEURS Het plenaire programma op de eerste dag kreeg een 7,6. Best scorende onderdelen zijn de door Brainport Eindhoven aangedragen spreker Teun Toebes (8,7), gevolgd door de openingshandeling van koning Willem-Alexander en VNG-voorzitter Sharon Dijksma (8,6) en tot slot het interview met Jeroen Dijsselbloem (7,9).

De boerderij van de toekomst in Reusel-De Mierden Brainport Eindhoven (8.6) Wat kunnen gemeenten leren van topvoetbal? Van Hans van Breukelen en het boekje van Jan Reker tot scoren met AI-innovaties VNG (8,6) 5.

Beleef Brainport bij Signify en VDL Brainport Eindhoven (8,5)

MIDDAGSESSIES De middagsessies hebben met een 7,9 de hoogste score ooit gekregen, geen enkele middagsessie krijgt een onvoldoende. Duidelijke keuzes voor het profiel van Brainport Eindhoven, samenwerking en lokale beleving blijken succesfactoren voor de eigen middagsessies: de sessies van onze regio scoren gemiddeld een 8,1 ten opzichte van een 7,6 voor de VNG sessies. In de top 5 van best beoordeelde middagsessies staan vijf sessies van Brainport Eindhoven en drie sessies van de VNG (drie sessies hebben dezelfde score).

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

29

05 — BEOORDELING VAN HET CONGRES

AVONDPROGRAMMA De ontvangst in Area51 is beoordeeld met een 7,5 en de catering en het avondprogramma kregen een 7,4. Ook hiermee heeft Brainport Eindhoven een mooi visitekaartje af kunnen geven dat met hoge cijfers gewaardeerd wordt door de deelnemers. ENQUÊTE BRAINPORT EINDHOVEN Een week na het congres is een korte enquête uitgezet onder de 21 gemeenten, partners en deelnemers van de Brainport Boulevard. Doel daarvan is om inzicht te krijgen in hoe zij het organisatieproces hebben ervaren, in hoeverre het congres heeft bijgedragen aan het uitdragen van het Brainportprofiel en op wat voor manier het congres heeft bijgedragen aan de samenwerking in de regio. De enquête is breed uitgezet onder burgemeesters, gemeentesecretarissen, ambtelijke contactpersonen, regionale partners als de Provincie Noord-Brabant, Metropoolregio Eindhoven, Brainport Development, het Convention Bureau Brainport Eindhoven (CBBE) en organisaties die een middagsessie (mee) organiseerden. Ook deelnemers aan de Brainport Boulevard zoals studententeams, start-ups, scale-ups en andere bedrijven zijn bevraagd. In totaal vulden 53 personen de vragenlijst in. De resultaten geven een reflectie op het geheel en handvatten voor de toekomst.

30

‘Het was meer dan goed! De bestuurders van de 21 gemeenten waren oprecht trots en benadrukten tijdens het congres het belang van samenwerking. Zou goed zijn als we deze energie kunnen behouden en Brainport Development en/ of het MRE dit oppakt. Alsmede de gemeente Eindhoven.’ Gemeentesecretaris

Het Brainportprofiel (triple helix samenwerking in de hightech-maakindustrie) van de regio is goed neergezet 39% 0%

10%

51%

20%

30%

40%

50%

60%

10% 70%

80%

90%

100%

In de programmering is goed gebruik gemaakt van het motto ‘Samen maken we de Toekomst’ 48% 0%

10%

20%

43% 30%

40%

50%

60%

10%

70%

80%

90%

100%

Door het aanbod van de Brainport-middagsessies hebben de congresdeelnemers een beter beeld gekregen van onze regio 43% 0%

10%

20%

45% 30%

40%

50%

60%

12%

70%

80%

90%

100%

Het samenwerkingsproces van de projectgroep met de gemeenten is goed geweest

43% 0%

10%

20%

52% 30%

40%

50%

60%

5%

70%

80%

90%

100%

Wij zijn tijdens het organisatieproces als gemeente goed en tijdig geïnformeerd

60% 0%

10%

20%

30%

33% 40%

50%

60%

70%

7% 80%

90%

100%

Er was voldoende aandacht voor een evenredige vertegenwoordiging en couleur locale van alle 21 gemeenten 55% 0%

10%

20%

30%

33% 40%

50%

60%

70%

12% 80%

90%

100%

90%

100%

Het congres heeft bijgedragen aan het versterken van de eenheid binnen de regio

31% 0%

10%

VOLLEDIG MEE EENS

31% 20%

EENS

30%

NEUTRAAL

40%

38% 50%

60%

70%

80%

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

31

05 — BEOORDELING VAN HET CONGRES

‘Het was een geweldige organisatie, heel fijn hoe we zijn meegenomen in het hele proces en heel mooi om er deel van geweest te zijn. Echt heel goed, zowel het programma zelf als de informatie.’

‘De bibliotheek van de toekomst in Waalre is een schot in de roos. Daar heb ik me echt door laten inspireren.’ Wethouder uit provincie Utrecht

Gemeentelijke organisator

32

‘Teun Toebes toonde een spagaat van onze maatschappij: we willen wel veranderen, maar als er wat fout gaat staan we allemaal te roepen en te wijzen. Helpen onze regels de mensen, of juist niet? Dat heeft me wel aan het denken gezet.’

‘Moet kunnen, is nog steeds de boodschap van Herman Pleij aan bestuurlijk Nederland. Die meewerkstand levert me veel op, ook als ik in debat ga met mensen waar ik het níét mee eens ben.’

Wethouder uit provincie Noord-Holland

Wethouder uit provincie Gelderland

VNG JAARCONGRES 2025

MEENEMEN Naast een aantal scorevragen is de Brainportdeelnemers ook gevraagd welke inzichten of elementen ze mee willen nemen binnen het reguliere samenwerkingsverband. Daaruit komt naar voren, het besef van de kracht van samenwerking en het belang van ontmoeting op regionaal niveau. Vooral de informele ontmoeting (‘kick-off’) met alle 21 colleges op 16 juni 2025 werd breed gewaardeerd en roept op tot herhaling. Diverse respondenten gaven aan dat de middagsessies met ervaringsgerichte opzet indruk

maakten bij de deelnemers en dat deze uitnodigden tot dieper nadenken over thema’s. Er zijn meerdere suggesties om de structurele samenwerking te versterken met bijvoorbeeld regiobrede brainstormsessies of vergaderen op verschillende plekken in de regio. De vertegenwoordigers van de 21 gemeenten spreken over een gedeelde trots, goede projectleiding, en een hernieuwd gevoel van regiobewustzijn dat blijvend gekoesterd moet worden.

‘Kim Putters had een heel sterk pleidooi voor verbinding en langetermijndenken. Onze horizon moet langer zijn dan 4 jaar.’ Raadslid uit provincie Friesland

‘Ik ben onder de indruk van de ondernemer die met data en drones werkt aan precisielandbouw. Meer opbrengst, minder uitstoot. Hij is echt een pionier!’ Raadslid uit provincie Gelderland

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

33

06 — COMMUNICATIE

06 34

VNG JAARCONGRES 2025

COMMUNICATIE Externe communicatie was geen uitgangspunt voor het Brainportdeel van de organisatie van het VNG Jaarcongres. De boodschap is vooral gericht geweest op de deelnemers, via de programmering. Dus niet op een breder publiek via de media. De keuze daarvoor is dat het VNG Jaarcongres een besloten evenement is, externe communicatie was niet nodig om deelnemers te trekken. De focus lag daarmee op intern communiceren, gericht op potentiële bezoekers van het VNG Jaarcongres. Juist deze beperkte groep met een scherp profiel biedt de gelegenheid voor het afgeven van een gedifferentieerde boodschap. MEDIA Voor de VNG ligt dat anders. Met het Jaarcongres annex ALV creëert de vereniging een podium voor lobby-boodschappen, juist geschikt om via landelijke media te verspreiden. Door de VNG is tijdens en na afloop van het congres een omgevingsbeeld gemaakt. Op basis daarvan kan worden geconcludeerd dat het VNG Jaarcongres 2025 veel en overwegend positieve media-aandacht heeft gegenereerd voor zowel de VNG als de regio Brainport Eindhoven.

koning Willem-Alexander was een absolute mediatrekker: zijn speech werd breed opgepikt als krachtig signaal richting het rijk. De toespraak van VNG-voorzitter Sharon Dijksma, met pleidooien voor bestuurlijke stabiliteit en regie bij gemeenten, kreeg uitgebreide aandacht, ondermeer in Binnenlands Bestuur, Algemeen Dagblad en de Volkskrant. SOCIAL MEDIA Op LinkedIn is vooral veel en positief gereageerd op de bijdragen van koning Willem-Alexander, het thema ‘Samen Maken we de Toekomst’ en de hoopvolle boodschap van Teun Toebes. Het algemene sentiment is overwegend positief tot zeer positief, met de nadruk op trots, daadkracht en regionale samenwerking. Kritiek op social media was vooral richting politiek Den Haag. De toon in de berichtgeving werd gekenmerkt door bestuurlijke zelfverzekerdheid. Gemeenten willen regie en stellen duidelijke eisen aan het rijk om hun taken uit te kunnen voeren.

In de periode 15 tot en met 20 juni 2025 verschenen er tientallen berichten in toonaangevende media zoals de Volkskrant, AD, Telegraaf, Trouw, Binnenlands Bestuur, Omroep Brabant, Eindhovens Dagblad en Brabants Dagblad. De aanwezigheid van

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

35

36

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

37

07 — FINANCIËLE VERANTWOORDING

07 38

VNG JAARCONGRES 2025

FINANCIËLE VERANTWOORDING De 21 gemeenten uit Zuidoost-Brabant die gezamenlijk het VNG congres organiseerden, maakten in de bidbookfase de afspraak met de stuurgroep dat ze per gemeente maximaal 1 euro per inwoner afdragen (peildatum inwoneraantal 01-01-2023). Daar liggen 21 B&W-besluiten aan ten grondslag. Nooit eerder droegen zoveel gemeenten financieel bij aan een VNG Jaarcongres. Ook de provincie Noord-Brabant ondersteunde het congres met € 50.000. De stuurgroep ziet deze bijdrage als bewijs van goede samenwerking met de provincie en is Gedeputeerde Staten van NoordBrabant erkentelijk voor deze bijdrage. Het ter beschikking staande budget heeft ongetwijfeld bijgedragen aan het succes, omdat veel programmatische wensen gehonoreerd konden worden. Tegelijk was nooit eerder zoveel afstemming nodig tussen organisatie en betrokken gemeenten. Zoals eerder in de geformuleerde opdracht gemeld, is een belangrijk uitgangspunt het samen als 21 gemeenten organiseren van het congres in programmering en profilering. Gedurende de organisatie is die focus voortdurend aanwezig geweest: naast het periodiek bijpraten van de kring van gemeentesecretarissen en burgemeesters, is vrijwel dagelijks contact geweest met de 21 contactambtenaren van de gemeenten, of met andere gemeentelijke medewerkers aan wie de programmering van de middagsessies was uitbesteed.

kritische commentaren richting stuurgroep van collega-gemeenten, zien we als resultaat van die inspanningen. Dat heeft een prijs. Niet alle uren zijn met een schaartje te knippen, maar de inschatting is dat zo’n 1500 uur is geïnvesteerd in afstemming, omgerekend ongeveer € 150.000.

PERSONELE KOSTEN De stuurgroep concludeert dat de investering in de relatie met de 21 gemeenten meer dan zijn vruchten heeft afgeworpen. Niet alleen blijkt uit de eigen enquête grote tevredenheid over de wijze waarop de gemeenten zijn begeleid, ook de instemming van burgemeesterskring en gemeentesecretarissenkring tijdens programmapresentaties en het uitblijven van

Programmakosten Hiermee worden de kosten bedoeld die gemoeid zijn met ondermeer het organiseren van de gezamenlijke openingsshow en muziekoptredens elders in de programmering, denk aan de fee voor de artiesten. Ook de aankleding van de middag en avondprogrammering en de realisatie van de catering voor het diner vallen onder deze kosten.

De totale personele kosten zijn in de bidbookfase geraamd tussen de € 200.000 en € 250.000. De organisatie is met een krappe € 270.000 buiten die bandbreedte gekomen. Dat zorgt voor een totale budgetoverschrijding van ruim € 11.500, ongeveer 1% van de begroting. De stuurgroep ziet dat als een aanvaardbaar financieel resultaat. Het tekort wordt gedekt door de gemeente Eindhoven. OVERIGE KOSTEN

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

39

07 — FINANCIËLE VERANTWOORDING

Organisatiekosten Hiermee worden kosten bedoeld zoals techniek (licht en geluid), transport van goederen, communicatieapparatuur en ook de personeelskosten van zowel de projectgroep als het eventbureau. Communicatie/representatiekosten Dit zijn kosten zoals fotografie en video, de teksten op de website, de aankleding voor de middagsessies, de aankleding bij de middag- en avondprogrammering, het organiseren van bijeenkomsten voor onder meer de brainstormsessies met de 21 gemeenten en culturele en maatschappelijke organisaties over de middagprogrammering, overnachtingskosten tijdens het congres, ontvangst van delegaties zoals die van de VNG en het faciliteren van de kick-off bijeenkomst op 16 juni 2025. Kosten veiligheid/mobiliteit Denk aan verkeersregelaars, EHBO-posten, beveiligers voor zowel de hoofdlocatie als de locaties voor de avondprogrammering, alsook de ondersteuning voor de ruim 80 vrijwilligers - ambtenaren van de betrokken

40

gemeenten - die tijdens de eerste congresdag de handen uit de mouwen hebben gestoken. Brainport Boulevard Dankzij sponsorinkomsten van € 41.000 van ASML, CSU, Driessen, Signify, Philips en Prowise, is de Brainport Boulevard mogelijk gemaakt. Niet alleen het bedrag is hierbij belangrijk, het laat vooral commitment zien van het bedrijfsleven dat het belang inziet van het leggen van de verbinding met de publieke sector. De (gereduceerde) huur van de beursvloer komt ten laste van de algemene organisatiekosten. Extra inleg De gemeente Eindhoven droeg extra bij door het financieren van de bidbookfase en het afronden van de inwonersafdracht naar € 250.000. Daarnaast faciliteerde Eindhoven de projectgroep organisatorisch, bijvoorbeeld met financieeladministratieve ondersteuning, juridisch advies, inkoop, ICT en voorfinanciering.

VNG JAARCONGRES 2025

Eventbureau Thinc ahead Het inhuren van een eventbureau voor de ondersteuning bij de organisatie is verlopen via de openbare aanbestedingsprocedure van de gemeente Eindhoven. De aanbestedingsregels schrijven voor dat bij een bedrag tussen de € 30.000 en € 125.000 een meervoudige onderhandse aanbesteding dient plaats te vinden. De projectgroep, hierin geadviseerd door het CBBE, heeft vier evenementenbureaus benaderd, allemaal landelijk opererend, drie uit de regio, één buiten de regio. Alle bureaus hebben dezelfde briefing ontvangen, waarop ze separaat aanvullende vragen konden stellen. De antwoorden daarop zijn met alle bureaus gedeeld. Op basis van de briefing hebben twee bureaus zich teruggetrokken, deels omdat ze niet vaak voor overheden werken, deels omdat de gepresenteerde organisatiesom te laag leek. Uiteindelijk namen twee bureaus deel aan de verdere selectie, die onder meer bestond uit een locatiebezoek en het houden van een pitch voor (leden van de) projectgroep en het CBBE. Het gehele proces is begeleid door een inkoper van de gemeente Eindhoven,

onafhankelijk van de organisatie, om zo de gelijkwaardige posities van de eventbureaus te bewaken. Voor de uiteindelijke selectie is gekozen op basis van drie criteria: • Creatief concept: 45% • Waarborgen continuïteit: 25% • Prijs: 20% Thinc ahead uit Eindhoven haalde daarbij overtuigend de hoogste score.

‘Er is zoveel te leren en te zien in onze regio. Dat hebben we getoond aan onze collega’s, maar we hebben zelf ook niet alles al gezien! Is het een idee om MRE-vergaderingen telkens op andere locatie te houden?’ Burgemeester

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

41

07 — FINANCIËLE VERANTWOORDING

Begroting

POST

UITGAVEN

1.

PROGRAMMA

€ 586.541

2.

ORGANISATIE & PERSONEEL

€ 439.703

3.

COMMUNICATIE & REPRESENTATIE

€ 57.208

4.

VEILIGHEID & MOBILITEIT

€ 52.344

5.

BIJDRAGEN GEMEENTEN

INKOMSTEN

€ 862.252

Naast de bijdragen op basis van inwoneraantal (€ 803.180), heeft de organisatie kosten voorgeschoten, zoals entreekaarten, die in dit bedrag verrekend zijn. Ook de extra bijdrage van Eindhoven is hierin verwerkt. 6.

€ 205.098

BIJDRAGE VNG De VNG levert een bijdrage aan het diner op basis van aantal deelnemers, betaalt naar rato mee aan kosten voor veiligheid en mobiliteit en geeft een korting op de beursvloer.

7.

€ 50.000

BIJDRAGE PROVINCIE NOORD-BRABANT

42

BALANS

€ 1.128.596

RESULTAAT

-€ 11.246

€ 1.117.350

VNG JAARCONGRES 2025

Bestedingen in de regio Behalve deze directe uitgaven, zijn er ook baten voor de hele regio. In het algemeen worden de diensten voor het congres ingekocht bij regionale partners, denk aan hotelkamers, restauratieve voorzieningen, catering, alle bussen die lokaal worden ingehuurd, de plenaire locatie, middagsessies, beveiliging etc. Dan zijn er nog de bestedingen van ruim drieduizend congresbezoekers. Behalve deelnemers, doen ook standhouders en VNG-personeel tijdens hun bezoek uitgaven aan bijvoorbeeld horeca en retail. Die economische spin-off voor de hele regio wordt door het CBBE geschat op ongeveer twee miljoen euro, zoals inkomsten voor hotels (inclusief toeristenbelasting), restaurants, winkels. Dit bedrag is indicatief:

het biedt een gemiddelde inschatting, maar vormt geen exacte berekening van de daadwerkelijke economische impact. Door het ontbreken van gedetailleerde data is een precieze berekening beperkt mogelijk. Naast de directe en indirecte bestedingen leveren congressen bovendien bredere maatschappelijke waarde, zoals kennisuitwisseling, samenwerking en versterking van het regionale ecosysteem. We kunnen een vergelijking trekken met het ITS congres, wat de gemeenten Helmond en Eindhoven samen in 2019 organiseerden voor de mobiliteitssector. Uit een berekening achteraf (bron Ecorys) blijkt dat dit tweedaagse congres met 2.500 bezoekers de regio bijna twee miljoen euro opleverde.

REKENSOM Het bedrag van bijna twee miljoen regionale baten voor het VNG Jaarcongres 2025, komt als volgt tot stand: het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC) hanteert bij meerdaagse verenigingscongressen een normbedrag van € 390 per dag aan bestedingen per deelnemer. Er zijn op twee congresdagen gemiddeld 2500 bezoekers, dat is 2500 x € 390 = € 975.000 per dag. Voor twee dagen is dat het dubbele: € 1.950.000. Dit is een conservatieve schatting omdat er meer dan 2500 congresgangers zijn geweest, waarvan een groot deel ook nog eens meer dan twee dagen in de regio verbleef.

Ter illustratie:

•

•

Ruim 650 gasten hebben via de VNG 17 hotels in de hele regio geboekt met een gemiddelde kamerprijs van € 180. Alleen al VNG bestuur/directie/medewerkers namen daarbovenop nog 160 kamers extra af. Buiten het zicht van de VNG boeken daarnaast nog zo’n 2.200 bestuurders hotels in de regio. Dat zijn meer dan 3000 kamers x € 180 is ruim een half miljoen euro. Dit is de prijs van één overnachting, de meeste bestuurders logeren twee nachten. Op maandag 16 juni 2025 zijn alleen al in Eindhoven talloze netwerkbijeenkomsten georganiseerd van o.a. de G50, de K80, de regio Arnhem, GroenLinks, et cetera. Hierbij hebben in totaal honderden gasten urenlang van de horeca gebruikgemaakt.

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

43

08 — AANBEVELINGEN

08 44

VNG JAARCONGRES 2025

AANBEVELINGEN We hebben lessen voor de toekomst kunnen trekken. Op basis van de interne opdracht op pagina 15, doet de projectgroep drie aanbevelingen aan de stuurgroep.

1. ZET IN OP (INTER)NATIONALE CONGRESSEN De regio Brainport Eindhoven heeft met het organiseren van het VNG Jaarcongres laten zien een congreslocatie van formaat te zijn. Het Jaarcongres is een mooie showcase voor het aantrekken van andere (internationale) congressen die bij het profiel van onze regio passen. Congressen voegen grote waarde toe aan regio’s op het vlak van (inter)nationale reputatie, bestedingen van deelnemers, werkgelegenheid, kennisuitwisseling, netwerkvorming en meer. Vervolgstappen •

•

Het in 2022 door Eindhoven365 opgerichte Convention Bureau Brainport Eindhoven (CBBE) zet ondermeer in op het aanjagen en aantrekken van congressen die bijdragen aan de reputatie van Brainport Eindhoven als internationale innovatie hub. Het doorontwikkelen van deze functie kan bijdragen aan de positionering van Brainportregio. Voer een gerichte analyse uit voor het aantrekken van kansrijke internationale en nationale congressen die aansluiten bij de speerpunten van Brainport, passen bij de beschikbare faciliteiten en meerwaarde bieden. Denk aan (inter)nationale wetenschappelijke of bestuurlijke congressen of congressen in een specifieke branche of sector die de strategische agenda versterken.

Naast het in kaart brengen van kansen is het belangrijk te kiezen welke congressen daadwerkelijk waarde toevoegen aan onze regio en waar de organisatie daarvan belegd wordt. ACTIE: Convention Bureau Brainport Eindhoven (CBBE). 2. INVESTEER NOG MEER IN RELATIEMANAGEMENT Er wordt in onze regio veel samengewerkt. De colleges van B&W treffen elkaar regelmatig op het niveau van de 21 gemeenten of in subregionaal verband. Denk onder meer aan het Algemeen Bestuur van de MRE en

de poho’s. Ook de 21 raden ontmoeten elkaar meerdere keren per jaar tijdens Regio-conferenties, de Raadstafel21 of inhoudelijke bijeenkomsten gericht op één of meerdere onderwerpen. De MRE-organisatie bevindt zich in een fase van groei, vooral gericht op de inhoud zoals het realiseren van een grote woningbouwopgave, het verbeteren van de leefomgeving en het bijdragen aan een sterke economie. In een dergelijke groeifase is er terecht vooral aandacht voor dit primaire proces. Uiteindelijk zijn het mensen bestuurders en ambtenaren - die in samenwerking die inhoud moeten realiseren. Een versterkt relatie-management gericht op de zachte waarden van samenwerking zal het primaire proces gunstig beïnvloeden. Dit ook bezien tegen de achtergrond van de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen. Het organiseren van het VNG Jaarcongres heeft dit belang laten zien van informeel samenzijn om regionale doelen te bereiken. Wanneer onderlinge relaties goed zijn, ontstaat meer wederzijds begrip en is het makkelijker elkaar wat te gunnen of meer naar het gemeenschappelijk belang te kijken. In een tijd waarbij steeds meer ingezet wordt op regionale samenwerking, regionale - versus individuele belangen van gemeenten spelen en onze regio in een stroomversnelling groeit is het essentieel om naast de inhoud te blijven investeren in zachte waarden en onderlinge relaties.

Een voorbeeld hiervan is de kick-off op de maandag voor het congres, dat als zeer succesvol werd gezien.

‘Wij als gemeenten moeten de regie blijven nemen om het regionale verband te behouden en te versterken, ondersteunt door Metropoolregio Eindhoven.’ Gemeentesecretaris

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

45

08 — AANBEVELINGEN

Vervolgstappen •

•

•

Uit de evaluatie blijkt een sterke behoefte vanuit de burgemeesters om minimaal één keer per jaar als colleges informeel samen te komen. Organiseer minimaal één keer per jaar een informele bijeenkomst voor de 21 colleges van B&W. Dit kan bijvoorbeeld voorafgaand aan het VNG Jaarcongres of als dat praktisch niet haalbaar is op een ander moment voor het zomerreces. Zorg dat deze bijeenkomst ook direct na de vorming van de nieuwe colleges in de nieuwe bestuursperiode plaatsvindt. Op deze manier kan de regio een goede start maken met informeel kennismaken. Betrek daarbij andere regio’s zoals Weert, Meierijstad en Venlo.

ACTIE: Metropoolregio Eindhoven.

Bijvoorbeeld door iedere MRE-vergadering op een andere plek in de regio te houden, bij één van de Brainportbedrijven. Zo kunnen bestuurders ter plekke kennismaken met lokale innovatieve projecten en samenwerkingen. •

Werk de website van Brainport Eindhoven bij met innovatieve voorbeelden uit de regio op basis van de output van het VNG Jaarcongres. Deze voorbeelden kunnen zowel intern als extern gebruikt worden ter inspiratie en promotie.

•

Geef de regio naar buiten toe een menselijker gezicht, door bijvoorbeeld gebruik te maken van de verhalen van inwoners en ondernemers uit de bekendmakingsvideo op de website van Brainport Eindhoven. Hiermee wordt een extra relatie gelegd met de sociale agenda van de regio.

3. BENUT DE RIJKDOM VAN ONZE REGIO Uit de evaluatie blijkt dat niet alleen bestuurlijk Nederland onder de indruk was van de innovaties en samenwerkingen in onze regio, maar dat ook binnen de regio nog niet iedereen deze rijkdom goed kent. Het VNG Jaarcongres heeft laten zien hoeveel er te leren en te ontdekken valt, ook voor onszelf.

ACTIE: Brainport Development en Metropoolregio Eindhoven.

‘Complimenten voor de projectgroep, het was een flinke organisatie met een - in mijn ogen - prachtig resultaat!’

Vervolgstappen Gemeentelijke organisator •

46

Organiseer vaker regionale bijeenkomsten op locatie, gericht op innovatieve ontwikkelingen.

VNG JAARCONGRES 2025

CONCLUSIE Het VNG Jaarcongres was een uniek moment om de kracht en samenwerking van onze Brainportregio aan bestuurlijk Nederland te laten zien. Deze ervaring heeft veel positieve energie in onze regio losgemaakt en biedt een stevig fundament om verder te bouwen. Door kansen voor congressen te benutten, te investeren in relatiemanagement en de interne kennis over de regio te versterken, kunnen we onze regionale samenwerking en (inter)nationale positie verder versterken.

EVALUATIEVERSLAG - VNG JAARCONGRES 2025

47

FOTO’S Scan de QR code en bekijk hier de foto’s van het VNG jaarcongres

48

AFTERMOVIE Scan de QR code en bekijk de aftermovie het VNG jaarcongres