2025-33 RIB Bijlage Verbeterplan archief- en informatiebeheer 2025-2026
Tekst van het document
Verbeterplan Geldrop-Mierlo, Nuenen, Son en Breugel, Dienst Dommelvallei =
NR KPI .
Omschrijving probleem (knelpunt) (bij RHCe aanbeveling is een verwijzing naar auditrapport 2022 opgenomen)
Risico
Priori-teit Organisatie Omschrijving eindresultaat (oplossing) (GM, NU, SB of DD)
gerealiseerd voor 2025
Aanpak op hoofdlijnen
=
voortgang 2025
Datum Start Geplande Voortgang in % aanbeveling activiteit realisatie archivaris activiteit
1=hoog 5=laag
#
1
1.
1
=
voortgang 2026
Realisatie activiteit
Eventueel korte toelichting, afhankelijkheden of status voortgang
25 50 75 100
Lokale regelingen De gemeenten beschikten niet over een actuele archiefregeling en besluit informatiebeheer/ beheerregeling informatiebeheer. De Archiefverordening 2018 is niet bekend middel gemaakt op officielebekendmakingen.nl waardoor deze niet rechtsgeldig is.
De gemeenten beschikken over een actuele archiefverordning en beheerregeling informatiebeheer. 1
SB
Archiefverordening is bekendgemaakt via officielebekendmakingen.nl
2018 en 2019
-Bij inwerkingtreding nieuwe archiefwet 2021 moet een nieuwe archiefverordening worden vastgesteld. -Bekendmaken van de nieuwe archiefverordening op officielebekendmakingen.nl
2024
Q1 2025 Q2 2026
De Archiefverordening 2018 is al gepubliceerd op overheid.nl: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR490000/1 De Archiefverordening 2018 is destijds bekendgemaakt op de gemeentelijke website en in de lokale krant, conform destijds geldende wetgeving. Zie https://sonenbreugel.archiefweb.eu/#archive .
2
1
De GR Dienst Dommelvallei voldoet niet aan de eisen wat betreft de archiefbepalingen in de GR. De tekst van de gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei bevat geen voorziening omtrent terbeschikkingstelling van archiefbescheiden.
middel
1
DD
GR Dienst Dommelvallei is aangepast en voldoet aan de regels voor wat betreft de archiefparagraaf en heeft deze bekendgemaakt.
Tevens is het Aanwijzingsbesluit van de archivaris en de archiefbewaarplaats niet geldend omdat deze niet is bekendgemaakt. Als gevolg is geen toepassing gegeven aan art. 24 lid 3 van de gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei. Deze vergt dat het Dagelijks Bestuur een archiefbewaarplaats aanwijst.
- Aanpassing GR vanwege wijzigingen in Wgr is noodzakelijk. - Aanpassing archiefbepalingen kan hierin meegenomen worden, welke gelden als archiefverordening. IDV treedt in overleg met verantwoordelijke voor GR. - 'Handreiking informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden' gebruiken voor aanpassingen op gebied van archiefbeheer. - Publiceren van de genoemde besluiten: aanwijsbesluit archivaris op officiëlebekendmakingen.nl en GR op lokaleregelgeving.nl
2022
Q3 2022 Q2 2025
3
1
Dienst Dommelvallei heeft zelf geen beheerregels en overig archiefbeleid opgesteld. Het Vervangingsbesluit is niet bekendgemaakt op officielebekendmakingen.nl. Als gevolg heeft deze geen rechtskracht.
middel
1
DD
Dienst Dommelvallei heeft een - Na vaststelling van de vernieuwde GR met correcte 2022 beheerregeling informatiebeheer en andere archiefbepalingen moet een beheerregeling beleidsstukken op het gebied van archief- informatiebeheer conform VNG format en in en informatiebeheer vastgesteld en samenwerking met PlusTeam opgesteld worden en bekendgemaakt. ter vaststelling voorgelegd aan DB. - Vaststellen van overig beleid (zoals vervangingsbesluit, metadataschema, etc.) waarvoor we voorheen Geldrop-Mierlo als centrumgemeente beschouwden. - Bekendmaken Vervangingsbesluit op officiëlebekendmakingen.nl
2023
4
1
Dienst Dommelvallei publiceert besluiten waarvoor dit verplicht is niet zelf op www.officielebekendmakingen.nl
middel
2
DD
Dienst Dommelvallei publiceert besluiten waarvoor dit verplicht is zelf op www.officielebekendmakingen.nl
Q2 2022 2024
- In MT van Dienst Dommelvallei wordt besluit genomen wie verantwoordelijk is voor publiceren. - Publiceren van officiele bekendmakingen wordt deel van takenpakket van verantwoordelijke afdeling.
2022
We kunnen de archiefverordening 2018 niet nogmaals bekend maken, omdat dit al is gebeurd. Daarnaast zouden we dan ook de datum van inwerkingtreding aan moeten passen en dat zou betekenen dat er dus in de periode tussen 5 juli 2018 tot heden geen archiefverordening gold. Dat is niet wenselijk en het is juridisch gezien ook niet noodzakelijk. Gemeenschappelijke regelingen (GR’en) hebben tot 1 juli 2024 de tijd om aangepaste Wgr te implementeren en de regelingen aan te passen. Dienst Dommelvallei wil een Bedrijfsvoeringsorganisatie worden in plaats van een Openbaar Lichaam. De GR Dienst Dommelvallei wordt daarom aangepast en tevens herijkt naar de aangepaste Wgr. De nieuwe archiefparagraaf is hierin meegenomen. De status van het vaststellingsproces in januari 2025 is dat er nu een zienswijzeprocedure plaatsvindt. In 2023 is een aanwijsbesluit genomen voor de archivaris en archiefbewaarplaats.
Q3 2025
Na het follow-up gesprek met RHCe op 30-3-2023 is besloten om het overig beleid in 2023 voor Dienst Dommelvallei te gaan vaststellen. De beheerregels zijn in concept opgesteld en worden vastgesteld na vaststelling van de GR (zie status KPI 1.1). Het metadataschema is vastgesteld. Het vervangingshandboek is vastgesteld.
Q3 2024
Er is door MT besluit genomen om besluiten te publiceren in het blad Gemeenschappelijke Regelingen door Dienst Dommelvallei zelf. De te publiceren documenten zijn aangemeld bij DROP, maar er zijn problemen met het publiceren daar. Er is overleg met de Servicedesk van DROP.
1
Het is niet zeker of alle mandaatregelingen middel volledig zijn.
1
DD - GM, NU, Alle mandaatregelingen zijn SB geïnventariseerd en indien nodig aangepast.
- Dienst Dommelvallei moet In breder verband kijken 2022 naar de mandaten, waavan de meeste al sinds 2014 ongewijzigd zijn (o.a. I&A, Financiën, Inkoop). - Archiefmandaten worden hierin meegenomen en gecontroleerd op volledigheid en correctheid. - Indien nodig, worden aanpassingen voorgesteld en deze worden meegenomen in het bredere project. - Betrokkenen worden op de hoogte gesteld van de aangepaste mandaten.
2022
3
GM, NU, SB Van alle gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeenten participeren, is volledig duidelijk hoe de verantwoordelijkheden voor archiefbeheertaken zijn belegd.
- onderzoeken in welke GR'en de gemeenten participeren - onderzoeken hoe daarbinnen archieftaken zijn belegd - opnemen uitkomst in informatiebeheerplan
Q1 2024 Q4 2025
Verzoeken tot raadpleging worden behandeld door niet -bevoegde personen (i.r.t. het mandaatregister). (RHCe 1.6)
5
1
Van gemeenschappelijke regelingen waarin middel de gemeenten participeren, is niet altijd duidelijk of de archiefbeheertaken op de juiste manier zijn belegd.
2.
Mensen en middelen
2019
2024
Q3 2024
Overzicht is gemaakt en opgenomen in het informatiebeheerplan. Voor GR Centrumregeling GEOdomein wordt nader onderzoek gedaan hoe de archiefbeheertaken worden uitgevoerd door centrumgemeente GM en de GR.
geen verbeterpunt
3.
3
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Het in kaart brengen van de problematiek en mogelijke oplossingen inzake het De archiefruimten worden niet gestructureerd gecontroleerd op de eisen die gesteld zijn in de geldende archiefweten -regelgeving.
SB
laag
3
De archiefruimte is niet gevrijwaard van risico's van brand door het ontbreken van blusmiddelen; De depots waarin archiefbescheiden worden bewaard voldoen niet aan Archiefregeling art. 28, 34, 37 en 39. (RHCe 3.1) 3
De 4 organisaties beschikken niet over een middel calamiteitenplan betreffende veiligheid van archiefbescheiden en ontruiming van archiefruimten.
Archiefruimten zijn beoordeeld en een plan is gemaakt voor renovatie van het GM, NU, SB, Een regelmatige check op de - Opstellen van een checklist voor 2021 DD archiefruimten met eventuele bewaaromstandigheden in archiefruimten. aanpassingen indien nodig. - Inventarisatie omvat tenminste luchtkwaliteit en vochtigheid, ongedierte, brandveiligheid, toegankelijkheid en wateroverlast. - Opnemen in regulier werkproces - Eventuele benodigde aanpassingen worden gemeld bij gebouwbeheer - Geldrop-Mierlo heeft de archiefkelder aangepast na correspondentie met provinciaal archieftoezicht (2010-2014). De ruimte voldoet niet volledig aan de eisen maar is acceptabel voor tijdelijke opslag van te bewaren archiefbescheiden.
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht Naast de opgestelde 'Kaders en richtlijnen laag zaakgericht werken' zijn er geen algemene kaders en richtlijnen opgesteld voor het archief- en informatiebeheer
Q4 2022 Q2 2023
Q4 2023
November-december 2023 zijn alle archiefruimten zover mogelijk structureel gecontroleerd, conform het plan dat hiervoor opgesteld is. De rest- en verbeterpunten zijn daarna opgepakt. Dit is voortaan een doorlopoende cyclus en opgenomen in het kwaliteitssysteem, M.b.t. de genoemde artikelen uit de Archiefregeling: 28: de archiefruimten worden niet verplaatst. 34: SB heeft op 1 ruimte een deurdranger geplaatst, op de andere ruimte is dat niet mogelijk, en er zijn blusmiddelen geplaatst. NU heeft op 2 ruimtes een deurdranger en op de andere ruimte is dat niet mogelijk, GM heeft een deurdranger geplaatst. 37: hier worden geen wijzigingen in aangebracht. 39: hier worden geen wijzigingen in doorgevoerd.
2
GM, NU, SB, De 4 organisaties beschikken over een DD vastgesteld en gecommuniceerd calamiteitenplan betreffende veiligheid van archiefbescheiden en ontruiming van archiefruimten
- Het concept-calamiteitenplan ten aanzien van archiefbescheiden actualiseren voor zover nodig. - Bespreken calamiteitenplan met gebouwbeheer, veiligheidscoördinatoren en evt. andere betrokkenen. - Calamiteitenplan laten vaststellen. - Communiceren calamiteitenplan aan alle betrokkenen. - Calamiteitenplan up-to-date houden.
2019
Q4 2022 Q2 2023
Q4 2023
De calamiteitenplannen voor de fysieke archieven zijn vastgesteld en hieraan wordt uitvoering gegeven door de drie gemeenten. Dienst Dommelvallei heeft geen archiefruimte aangezien zij de papieren archieven bij gemeente Geldrop-Mierlo hebben opgeslagen. Er is daarvoor geen apart calamiteitenplan nodig, dit maakt onderdeel uit van het calamiteitenplan van Geldrop-Mierlo. Ook is het tactisch beleid Backup en restore voor digitale informatie vastgesteld.
3
GM, NU, SB, Kaders en richtlijnen archief- en DD informatiebeheer geven een duidelijke inkadering van archiefbeleid en visie op archiefbeheer.
- Instellen van/ structureel aandacht geven aan record management binnen Dienst Dommelvallei. - Opstellen van kaders en richtlijnen archief- en informatiebeheer
2021
Q1 2023 Q3 2023
Q2 2024
In 2023 is een beleidspiramide opgesteld voor de totale informatiehuishouding, inclusief een statusaanduiding: ontbreekt-moet worden verbeterd/afgerond-afgerond. Dit geldt ook voor het beleid rondom informatiebeheer. Daarbij wordt informatiebeheer ook onderdeel van de overige beleidsstukken uit de piramide en het informatieplan. De samenhang is inzichtelijk gemaakt in het kwaliteitshandboek. Er is beleid vastgesteld rondom een strategie voor preservering (genoemd RMA-beleid) en duurzaamheid op basis van DUTO (Duurzaamheidsbeleid). Via het kwaliteitssysteem wordt het beleid actueel gehouden.
Het opstellen van een calamiteitenplan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten (RHCe 3.2)
4
2020
4
De gemeenten beschikt niet over een kwaliteitssysteem archief- en informatiebeheer met toetsbare eisen.
middel
2
GM, NU, SB, Een vastgesteld kwaliteitssysteem waarin DD verantwoordelijkheden en taken op gebied van kwaliteitszorg zijn belegd, inclusief interne toetsing en evaluatie.
Zorgdragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem cf. art 16 Archiefregeling. (RHCe 4.1) De gemeente werkt slechts gedeeltelijk met standaarden voor beleid ten aanzien van duurzaam beheer digitale archiefbescheiden. (RHCe 5.7) De gemeente heeft geen vastgestelde leidraad voor bestandsformaten. (RHCe 5.9) De gemeente heeft geen vastgesteld beleid of voorzieningen voor compressie en encryptie archiefbeheer. (RHCe 5.11) De gemeente heeft geen vastgesteld beleid voor conversie en migratie. (RHCe 6.2)
7
8
5.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
5
Gemeenten beschikken niet over een vastgesteld metadataschema Organisaties beschikken niet over een volledig geimplementeerd metagegevensschema.
5
5
9
middel
Het metagegevensschema waar aanvullende metagegevens onderdeel van uitmaken, is niet geimplementeerd in iedere applicatie waarin informatie wordt bewaard en/of beheerd. Organisaties beschikken niet over een laag overzicht waaruit blijkt dat van elk digitaal archiefbescheid te allen tijde het gedrag kan worden vastgesteld (bijv. Zaaktypen behoudende 3D-object(en), CADtekening(en) of Exceldocument(en) met formulas) "De organisaties beschikken niet over een middel volledig overzicht van de te beheren archiefbescheiden.
2
Een metadataschema op basis van TMLO is vastgesteld. DD, GM, NU, Voor alle te bewaren dossiers in alle SB informatiesystemen moet het metagegevensschema zijn geimplementeerd.
- Opstellen plan van aanpak kwaliteitssysteem. - Mogelijk gebruik maken van KIDO, KIDO-light of andere beproefde systematiek. - Uitvoeren plan van aanpak; inrichten, controleren en toetsen van stappen. - Implementeren kwaliteitssysteem. - Monitoren kwaliteitssysteem.
2019
Q1 2023 Q2 2024
Q1 2025 Q4 2027
5
DD, GM, NU, Beschikken over een overzicht dat - Verifieer tijdens in gesprekken met de 2024 SB waarborgt dat van elk digitaal vakafdelingen ihkv het informatiebeheerplan of archiefbescheid te alien tijde het gedrag binnen een informatiesysteem archiefbesscheiden kan worden vastgesteld (bijv. zaaktypen zijn opgeslagen waarbij gedrag bepalend is en leg houdende 3D-object(en), CAD-tekening(en) de uitkomsten vast binnen het informatiebeheerplan of Exceldocunnent(en) met formules) op zaaktypeniveau.
Q1 2025 Q4 2027
1
GM, NU, SB, Organisaties beschikken over een actueel, DD compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden, vastgesteld door colleges/ DB, op basis waarvan een informatiebeheerplan kan worden opgesteld.
- Inventariseren van het applicatielandschap i.s.m. 2019 de ICT-architect, beheerteam zaakgericht werken en applicatiebeheerders en de locatie van archiefbescheiden/ informatieobjecten. - Het overzicht van archiefbescheiden dynamisch opstellen, mogelijk met behulp van toegepaste software. - Via regulier architectuuroverleg worden gevolgen van wijzigingen voor archiefbescheiden gemonitord.
Q2 2022 Q2 2023 Q4 2023
GM, NU, SB, Organisaties beschikken over een DD informatiebeheerplan, vastgesteld door colleges/ DB.
- Op basis van het overzicht van archiefbescheiden 2021 wordt het beheer van archiefbescheiden/ informatieobjecten vastgelegd. - Dynamisch wijzigingenbeheer, bijvoorbeeld via koppeling met iNavigator. GM, NU, SB, Er is beleid over het gebruik van sociale - Eerste verantwoordelijkheid ligt bij gemeenten 2021 DD media. Archiveren van tekstberichten wordt (bestuurssecretariaat, juridische zaken, uitgevoerd voro zover apps gebruikt communicatie). Voor archivering sluit IDV aan. worden voor formele communicatie - Als andere zaken niet op orde zijn (bv. informatiebeheerplan) kan dit verbeterpunt niet fundamenteel aangepakt worden. - Meewerken aan een richtlijn voor omgang met sociale media door bestuurders, managers en medewerkers. - Met gebruikmaking van de uitwerking van de ‘Handreiking archivering tekstberichten’ van de VNG een werkwijze ontwikkelen voor het archiveren van archiefwaardige tekstberichten.
Q1 2023 Q4 2025
De organisaties beschikken niet over een informatiebeheerplan.
middel
1
5
Tekstberichten worden niet gearchiveerd. Het is niet bekend of afzonderlijke gemeenten maatregelen hebben getroffen inzake gebruik van sociale media.
middel
2
Er is beleid vastgesteld rondom een strategie voor preservering (genoemd RMA-beleid) en duurzaamheid op basis van DUTO (Duurzaamheidsbeleid). Via het kwaliteitssysteem wordt het beleid actueel gehouden. Er is strategisch-tactisch beleid vastgesteld voor het kwaliteitssysteem, welke nu wordt gebouwd en geimplemteerd in Topdesk.
2020 2024
5
Q2 2024
- Verifieer tijdens in gesprekken met de vakafdelingen ihkv het informatiebeheerplan of binnen een informatiesysteem met blijvend te bewaren informatie het metadataschema is geimplementeerd en leg de uitkomsten vast binnen het informatiebeheerplan. - Iom leverancier hier benodigde verbeteracties in doorvoeren indien nodig.
Q3 2023 Q4 2025
Q1 2024
De organisaties hebben een overzicht archiefbescheiden. De eisen/aanbevelingen van IBT worden hierin meegenomen. Dit overzicht vormt de basis voor het informatiebeheerplan. Het informatiebeheerplan is gevuld met alle gegevens zoals nu beschikbaar. Vakafdelingen worden periodiek gevraagd om de gegevens te herijken, actualiseren en aan te vullen. Dit is opgenomen in het kwaliteitssysteem.
Zie ook nummer 10. Het informatiebeheerplan wordt iedere 2 jaar per organisatieonderdeel opgesteld/herijkt en is daarmee nooit klaar. De blauwdruk is ontwikkeld en aan de hand daarvan is het IBP gevuld met alle gegevens zoals nu beschikbaar. Eerste drie punten zijn besproken. Via het IV-board wordt er Q4 2024-Q1 2025 tactisch beleid opgesteld aan de hand van de VNG handreiking. Dit wordt Q2 2025 vastgesteld door de colleges en naar aanleiding daarvan vervolgacties bepalen.
10 5
5
6.
De status van archivering van audio- en laag videotulen is niet duidelijk omdat afspraken met leveranciers van raadsinformatie niet in beeld zijn bij IDV.
3
Gemeente Nuenen registreert geen laag gegevens bij het monitoren van de temperatuur- en luchtvochtigheid in de archiefruimte. Hierdoor ontbreekt inzicht in klimaatwaarden over langere perioden. IDV was niet betrokken bij laag informatiebeveiliging
3
DD, GM, NU, Audio- en videotulen worden duurzaam SB toegankelijk opgeslagen.
NU
1
- Inventariseren van het gebruik van software voor 2021 vergaderen en vastleggen van de vergaderingen binnen de 3 gemeenten. - Inventariseren in hoeverre de leveranciers van deze software voldoen aan verantwoorde en duurzaam toegankelijke opslag van de informatie; - Inventariseren welke oplossingen voor duurzame opslag beschikbaar zijn, waaronder ook het e-depot van RHCe. - Als andere zaken niet op orde zijn (bv. informatiebeheerplan) kan dit verbeterpunt niet fundamenteel aangepakt worden. - Per gemeente een werkwijze ontwikkelen om de archivering verantwoord en efficiënt uit te voeren, en waar mogelijk een generieke werkwijze vaststellen.
Q3 2023 Q4 2025
Eerste aanpakpunt is uitgevoerd in 2024. Gemeenten bepalen in Q1 2025 of ze het gebruik van hun huidige RIS wel/niet continueren. Afhankelijk van deze keuze, wordt bepaald hoe de archiveringseisen zoals opgenomen in normdocument RHCe door te voeren in de nieuwe applicatie of in de huidige applicatie. Wordt opgenomen in het informatieplan 2025-2026. Voor NU en SB is met de leverancier al een oriënterend gesprek geweest om dit onder beheer te brengen, vervolgstappen worden genomen.
Bij het monitoren van het klimaat van de - Maandelijks noteren, controleren en vastleggen archiefruimte waarden voor temperatuur en klimaatgegevens in Djuma. luchtvochtigheid vastleggen. - Afspraken hierover borgen in de reguliere werkprocessen IDV en opnemen in kwaliteitssysteem.
2024
Q2 2024 2024
december 2024
IDV is betrokken bij informatiebeveiliging
2021
Q4 2021 Q4 2021
Q3 2021
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Er is geen vervangingsbesluit vastgesteld terwijl er (in Geldrop-Mierlo) al digitaal zaakgericht gewerkt wordt.
Er is een vervangingsbesluit vastgesteld voor de 3 gemeenten, met terugwerkende kracht voor Geldrop-Mierlo
2020
6
De gemeente beschikt niet over een hotspotmonitor.
laag
2
GM, NU, SB, Een door het SIO geaccordeerde en het - Procedure opstellen om regelmatig een hotspot2021 DD college van B&W vastgestelde monitor uit te voeren. hotspotmonitor waarin gebeurtenissen en - Beleggen in 'Beleid- en strategie overleg voor kwesties in de samenleving zijn benoemd informatievoorziening' die grote invloed hebben uitgeoefend op de - Indien nodig, een voorstel voor een hotspot maken activiteiten van de gemeente en waardoor voor het SIO; op advies van het SIO worden aan de de neerslag ervan voor blijvende bewaring colleges een voorstel voor hotspots voorgelegd. in aanmerking komt. - Uitvoeren van het archiefbeheer om betreffende archiefbescheiden veilig te stellen.
Q4 2022 Q4 2023
Q1 2024
6
Dagdozen (Geldrop-Mierlo 2016-2022, laag Nuenen, Son en Breugel, Dienst Dommelvallei 2020-2022) worden niet tijdig vernietigd waardoor vervanging niet volledig volgens handboek vervanging plaats vindt.
1
GM, NU, SB, Dagdozen worden regelmatig volgens DD planning vernietigd.
- Uitvoeren van checks op achterstallige dagdozen i.v.m. vervanging achteraf (periode 2016-2020) - Procedure van vernietiging van de dagdozen (volgens handboek vervanging) uitvoeren.
2022
Q4 2021 Q2 2023
Q2 2023
1
DD, GM, NU, Geen overschrijding van wettelijke SB vernietigingstermijnen van archiefbescheiden.
- Er wordt voor 2025 extra capaciteit aangevraagd 2024 voor het verwerken van archiefachterstanden. Extra capaciteit moet ervoor zorgen dat het verwerken van de vernietigingsblokken versneld kan worden opgepakt. De achterstanden zijn als volgt: GM vanaf 2022, NU vanaf 2022, SB vanaf 2022, DD vanaf 2024
Q1 2025 Q4 2026
11 6
Uitvoeren vervanging cf. vervangingshandboek. (RHCe 6.3) Organisatiesoverschrijden wettelijke vernietigingstermijnen van informatie
middel
7.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
7
De gemeente Geldrop-Mierlo heeft een achterstand in de overbrenging van Archiefblok Geldrop 1986-2003.
laag
1
GM
Een door de archiefdienst en de gemeente - Voortzetting van het al lopende bewerkingsproject ondertekende verklaring van overbrenging voor dit archiefblok. van het Archiefblok Geldrop 1986-2003. - Doorgaan met kwaliteitscontroles en overleg met RHCe. - Afspraken maken met de archiefdienst over de overbrenging.
2020
Q2 2021 Q2 2023
De voor Dienst Dommelvallei vastgestelde selectielijst 2020 vergt dat de organisatie een hotspotmonitor vaststelt en toepast. Niettemin is de kans dat Dienst Dommelvallei te maken krijgt met een gebeurtenis die als hotspot dient te worden aangewezen klein. Vandaar dat Dienst Dommelvallei en RHCe hebben afgesproken op 14-8-2024 geen hotspotmonitor te gaan opstellen totdat dit relevant is.
Deze worden vanaf 2023 zoveel mogelijk ingelopen. Met behulp van het overzicht archiefbescheiden is inzichtelijk geworden wat de achterstanden zijn. Voor het verwerken hiervan wordt Q2 2025 een nieuwe planning gemaakt. Ondertussen worden vernietigingssacties verder uitgevoerd. Verder is er een afhankelijkheid van de beschikbaarheid van extra capaciteit. Ook de doorlooptijd bij de archivaris is bepalend voor het halen van de planningen. Q2 2023
12 7
13 7
8.
De gemeenten hebben een achterstand in de overbrenging van bouwvergunningen t/m 1995.
laag
Gemeenten beschikken niet over een machtiging tot opschorting van overbrenging ten aanzien van de bouwvergunningen opgemaakt t/m 1989, waarvan de overbrengingstermijn overschreden wordt. Hier is sprake van onrechtmatigheid. De gemeenten hebben een achterstand in laag de overbrenging van de aanvullingen op de al overgebrachte openbare archieven.
1
GM, NU, SB Een door de archiefdienst en de gemeente ondertekende verklaring van overbrenging van de bouwvergunningen t/m 1989 en/ of een door provincie afgegeven machtiging tot opschorting van overbrenging.
- In overleg met RHCe overbrengen van de 2019 geschikte batches gedigitaliseerde bouwvergunningen. - Uitvoeren benodigde controles bij andere batches. - Aanvragen machtigng tot opschorting voor zover nodig voor bepaalde batches.
2021
3
GM, NU, SB De aanvullingen op de al overgebrachte openbare archieven zijn toegevoegd aan de betreffende overgebrachte archieven en/ of door de provincie zijn machtigingen tot opschorting van overbrenging afgegeven.
- Een afweging zal gemaakt worden of regelmatig 2022 opvragingen op deze dossiers gedaan worden en of capaciteit beschikbaar is om deze delen toe te voegen aan de al overgebrachte archieven. - Een Plan van Aanpak wordt opgesteld om deze archiefdelen toe te voegen en/ of machtigingen tot opschorting van overbrenging aan te vragen.
Q4 2022 Q2 2026
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
geen verbeterpunt
Q4 2029
Er is ook toestemming verkregen voor vervroegde overbrenging: alle bouwvergunningen t/m 2010 zullen worden overgebracht. In april is Son en Breugel t/m 1989 overgebracht. Er wordt gewerkt aan het aanvragen van een machtiging voor opschorting voor overbrenging. Deze bevat een nieuwe planning , waaraan momenteel wordt gewerkt i.v.m. bepaling herstelacties. Naar verwachting zal dit 5 jaar extra kosten. Realisatiedatum is hierop aangepast.
Deze worden vanaf 2023 zoveel mogelijk ingelopen. Met behulp van het overzicht archiefbescheiden is inzichtelijk geworden wat de achterstanden zijn. Voor het verwerken hiervan wordt Q2 2025 een nieuwe planning gemaakt. Ondertussen worden overbrengingsacties verder uitgevoerd.