2025-07 Raadsinformatiebrief Toezichtoordeel Interbestuurlijk toezicht Archief- en Informatiebeheer 2024

Aan de leden van de gemeenteraad

Raadsinformatiebrief Afdeling: Informatievoorziening / Informatiedienstverlening Doorkiesnr Onderwerp

:

088 1631167

Verzenddatum

: Toezichtoordeel Interbestuurlijk toezicht Archief- en Informatiebeheer 2024 : 22-1-2025

Zaaknummer

: 1967808

Geachte leden van de gemeenteraad Nuenen, In november 2024 ontvingen we het toezichtsoordeel van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie over het verbeterplan archief- en in-formatiebeheer 2023-2024 en het KPI (kritische prestatie indicatoren)-verslag. Het IBT beoordeelt het plan van de gemeente met 'voldoet’ en die van Dienst Dommelvallei met ‘voldoet gedeeltelijk’. We informeren u over het toezichtsoordeel en het vervolg daarop. Het toezichtsoordeel Het toezichtsoordeel van gemeente Nuenen treft u aan als bijlage. Hieronder noemen we de belangrijkste punten uit het oordeel van de gemeente Nuenen en van Dienst Dommelvallei: 1. Proces van verslaglegging: voldoet, is goed en tijdig verlopen. 2. Kwalitatieve staat van het ingediende KPI-verslag en verbeterplan: volledig en voldoende. Het verbeterplan geldt voor Dienst Dommelvallei en de drie gemeenten. IBT vraagt daarom of het voldoende inzicht en overzicht geeft aan het college voor wat betreft hetgeen voor de eigen organisatie van toepassing is. Met andere woorden: dit zou concreter kunnen per organisatie. 3. Het vereiste overzicht archiefbescheiden is tijdig gedeeld met het IBT. Daarbij hebben we ook een presentatie gehouden hierover op een provinciebrede kennissessie, waarmee we een mooi voorbeeld waren voor de andere Brabantse overheidsinstanties. 4.

Het laatste toezichtsverslag van de archivaris is niet meegenomen in de verslaglegging. Reden is dat we die niet tijdig hadden ontvangen, ook niet voor de datum waartoe uitstel mogelijk was. Vervolgstappen

Zaaknummer: 1967808

pagina 1 van 2 Documentnummer: 2475659

In 2025 voeren we de volgende acties uit: • •

•

•

Voortgangsgesprek inplannen met IBT zodat zij de verbeteracties kunnen monitoren voor Dienst Dommelvallei. Aanbevelingen van de archivaris naar aanleiding van archiefinspectie 26-3-2024 nemen we op in een realistisch verbeterplan 2025-2026. We zullen u als gemeenteraad van dit plan in kennis stellen. Het verbeterplan maken we concreter, zodat organisaties beter zien wat voor hen van toepassing is. Starten met de tweejaarlijkse cyclus om het informatiebeheerplan te actualiseren, in samenspraak met de vakafdelingen. De aanpak hiervan verloopt systematisch via de Plan-Do-Check-Act cyclus. Het overzicht archiefbescheiden is onderdeel van het informatiebeheerplan en vullen we via de PDCA-cyclus steeds verder aan. Acties gaan uitvoeren die we opnemen in het Verbeterplan archief- en informatiebeheer 2025-2026.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Nuenen De secretaris

De burgemeester,

mr. drs. H.P.C. Verbruggen

mr. dr. M.M. van Toorenburg

Deze brief is digitaal verstuurd en daarom niet voorzien van een fysieke handtekening.

Ondertekend op: 04-02-2025 08:46 Ondertekend door: Jeanke Verbruggen Locatie: Nuenen Reden: Digitaal Uitgaand

pagina 2 van 2 1967808