2025-01 Raadsinformatiebrief Archiefinspectie - Bijlage 2 Verslag SIO

Dienst Dommelvallei - 6-12-2024 - Inkomend

regionaal historisch centrum eindhoven

SAMENVATTING STRATEGISCH INFORMATIE OVERLEG REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM EINDHOVEN/DIENST DOMMELVALLEI EN

GEMEENTEN SON & BREUGEL, NUENEN EN GELDROP-MIERLO.

Vastgesteld

Op

Op

RHCe

Dienst Dommelvallei

J.H.M. Louwers-Smeets

C-Urorryzr Manager Communicatie, Erfgoed & Toezicht

Algemeen directeur, vertegenwoordig^nd tevens gemeenten Son & Breugel, l\h^en.en GeldropMlerlo.

reglonaal historfsch centrum eindhoven

VERTEGENWOORDIGING JaequeliriL Nijluiid', directeur

Ardi Daniels, teamleider informatiedienstverlening en facilitaire zaken. Geldrop-Mierlo

Nick Scheltens, gemeentesecretaris

Son en Breugel

Jeroen Wesselink, gemeentesecretaris

Nuenen RHC^^

Jolanda Louwers-Smeets, manager communicatie, erfgoed en

Nanne Kramer, gemeentesecretaris a.i. toezicht

Pieter Jakobs, toezichthouder Gijs Bekker, toezichthouder

INLEIDING In het kader van het toezicht op het informatiebeheer van gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden heeft het RHCe op 26 maart '24 een periodieke inspectie aangaande het archiefen informatiebeheer van Dienst Dommelvallei en gemeenten Son & Breugel, Nuenen en Geldrop-Mierlo uitgevoerd. Op 30 mei '24 zijn de inspectierapporten aan de Dienst Dommelvallei en aan gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel gezonden, waarna aanbevelingen hieruit in het SIO op 18 aug. 24 met de Dienst Dommelvallei en gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel zijn besproken. Vertegenwoordigers van alle organisaties waren aanwezig bij het SIO. INHOUD

BESPROKEN HOOFDPUNTEN 1.

Aanbevelingen RHCe die gelden voor alle vier de organisaties: 1.1. Vaststellen en toepassen van een kwaliteitssysteem o.b.v. toetsbare eisen (KPI 4.1). 1.2. Beschikken over een compleet en actueel overzicht van (digitale) informatie (KPI 5.1). 1.3. Binnen wettelijke termijnen vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt (KPI 6.4). 1.4. Binnen wettelijke termijnen overbrengen van informatie die daarvoor in aanmerking komt (KPI 7.1).

1. AANBEVELINGEN RHCE UIT INSPECTIERAPPORT

1.1 VASTSTELLEN EN TOEPASSEN VAN EEN KWALITEITSSYSTEEM O.B.V. TOETSBARE EISEN

(KPI 4.1 ). Tijdens de inspectie is geconstateerd dat Dienst Dommelvallei en desbetreffende gemeenten niet beschikken over een vastgesteld kwaliteitssysteem o.b.v. toetsbare eisen. (Inmiddels -mei 2024- heeft Dienst Dommelvallei een kwaliteitssysteem cf. art. 16 Archiefregeling vastgesteld.

1.2 BESCHIKKEN OVER EEN COMPLEET EN ACTUEEL OVERZICHT VAN DIGITALE INFORMATIE (KPI 5.1).

Tijdens de inspectie is geconstateerd dat Dienst Dommelvallei en desbetreffende gemeenten niet beschikken over een compleet, actueel en samenhangend overzicht van informatie. Desgevraagd gaven

Dienst Dommelvallei en gemeenten aan sinds juli 2024 te beschikken over een overzicht cf. art.18 Archiefregeling.

2

r^glonaal historlsch centrum eindhoven

1.3 BINNEN WETTELIJKE TERMIJN VERNIETIGEN VAN INFORMATIE DIE DAARVOOR IN AANMERKING KOMT(KPI 6.4). Tijdens de inspectie is geconstateerd dat Dienst Dommelvallei en desbetreffende gemeenten, informatie die in 2022 vernietigd diende te worden niet heeft vernietigd, dus niet binnen de daarvoor staande wettelijke

termijn. In het overleg gaf Dienst Dommelvallei aan, alle vernietigingslijst(en) van '22 (Dienst Dommelvallei en de gemeenten Nuenen, Geldrop-Mierlo en Son en Breugel ter beoordeling te hebben aangeboden aan

RHCe.

Red. RHCe heeft dit nagekeken, dit blijkt alleen te gelden voor Dienst Dommelvallei. Desbetreffende gemeenten overschrijden de vernietigingstermijn van in formatie die in 2022 voor vernietiging in aanmerking kwam. De vernietigingslijsten 2022 van de gemeenten zijn niet ingediend. 1.4 TIJDIG OVERBRENGEN VAN INFORMATIE DIE DAARVOOR IN AANMERKING KOMT (KPI 7.1). Tijdens de inspectie is geconstateerd dat gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel de

wettelijke overbrengingstermijn overschrijden, dit geldt voor bouwvergunningen t/m 1994 van gemeente

Geldrop-Mierlo en Nuenen, en voor bouwvergunningen van 1991 t/m 1994 van gemeente Son en Breugel. (Gemeenten gaven aan bezig te zijn met een aanvraag voor een machtiging tot opschorting. Hierover is

Dienst Dommelvallei namens de gemeenten in gesprek met het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie

Noord-Brabant.) 2.

AFSPRAKEN

1.

In maart 2025 vindt een follow-up overleg tussen Dienst Dommelvallei en RHCe plaats waarbij de opstelling en voortgang van het Verbeterplan informatiebeheer (hoofd)onderwerp is. We hebben

afgesproken dat de directeur Dienst Dommelvallei daarbij de desbetreffende gemeenten vertegenwoordigt. Bij de gesprekken n.a.v. een inspectie, dus in 2026, schuiven wel alle

gemeentesecretarissen en de directeur Dienst Dommelvallei aan bij het SlO-gesprek. 2.

Inspectierapporten worden die alle vier de organisaties apart ondertekend. Deze samenvatting van het SIO -overleg wordt door de directeur Dienst Dommelvallei mede namens bedoelde gemeenten

ondertekend.

3