2025-01 Raadsinformatiebrief Archiefinspectie - Bijlage 1 Inspectierapport
Tekst van het document
0A
regionaal historisch centrum eindhoven
INSPECTIERAPPORT GEMEENTE NUENEN
Opsteldatum: 1 mei 2024
Vastgesteld door: Directeur RHCe,
Gemeentesecretaris
tevens fungerend streekarchivaris
H.C. Noppen
Datum:
Datum:
re^lonaal historiich centrum eindhoven
1. INLEIDING Op grond van onder meer de Archiefwet oefent het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven
(RHCe) als dienstonderdeel van de Metropoolregio Eindhoven (MRE) toezicht uit op het informatiemanagement en archiefbeheer van 1. bij het RHCe aangesloten overheden, en 2.
overheden met welke MRE/RHCe daartoe een dienstverleningsovereenkomst heeft afgesloten. In het kader van bedoeld toezicht voert MRE/RHCe periodieke inspecties uit naar de naleving door
die overheden van toepasselijke wet- en regelgeving.
Informatie- en archiefbeheer betreft meer dan de documenten die de organisatie beheert. Wet- en regelgeving aangaande dit beheer omvat ook beleid en inrichting ten behoeve van informatie. Informatie kan, op basis van de Archiefwet, omschreven worden als documenten en bestanden (ongeacht de vorm) die door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt zijn.
Ter ondersteuning van de inspectie wordt gebruik gemaakt van Kritische Prestatie Indicatoren
(KPI's), ontleend aan die van de VNG. KPI's kunnen tijdens de inspectie worden aangevuld en uitgebreid met verdiepende vragen. De vragen toetsen of het informatie- en archiefbeheer voldoet
aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normenkaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ten behoeve van de inspectie is de stoplichtmethodiek toegepast.
Rood
voldoet niet
Oranje
=
voldoet gedeeltelijk
Groen
=
voldoet
is
Op 26 maart 2024 is bij gemeente Nuenen een inspectie uitgevoerd aangaande informatie- en archiefbeheer. De organisatie heeft functionarissen aangewezen om het RHCe te woord te staan. Het RHCe dankt hen voor de antwoorden op vragen en voor de begeleiding van de inspectie.
2
rho
regfonaal historlsch centrum eindhoven
2. ALGEMENE CONCLUSIE De zorg en het beheer van informatie door gemeente Nuenen voldoet gedeeltelijk aan toepasselijke wet- en regelgeving. RHCe constateert o.a. de volgende onregelmatigheden / onrechtmatigheden:
Ontbreken van een vastgesteld kwaliteitssysteem voor informatiebeheer met PDCA-cyclus (KPI 4.1). Ontbreken van een volledig overzicht van archiefbescheiden (KPI 5.1). Overschrijden van wettelijke vernietigingstermijnen van informatie (KPI 6.4). Overschrijden van wettelijke overbrengingstermijn van informatie (KPI 7.1). label 1: Algemeen beeld van het archief- en informatiebeheer
KPI
TOELICHTING
KPI1
Lokale regelingen
RESULTAAT
Voldoet gemeente Nuenen aan toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder bestuurlijke besluitvorming rond bevoegdheden en verplichtingen?
KPI 2
Middelen en middelen Meent gemeente Nuenen gelet op diens wettelijke taken voor informatiemanagement en archiefbeheer, dat de gemeente beschikt over voldoende middelen en mensen, de laatsten op voldoende kwalitatief niveau
KPIS
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en Edepot Voldoen de fysieke en digitale bewaaromstandigheden van gemeente Nuenen aan wet- en regelgeving?
KPI 4
Interne kwaliteitszorg en toezicht Is, voorzover van toepassing, de gemeente Nuenen structureel bezig met kwaliteitsverbeterig van haar informatiehuishouding?
KPI 5
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van informatie
o
Is de ordening van informatie planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van informatie?
KPI 6
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van informatie Weegt gemeente Nuenen zorgvuldig af of er het bezit van informatie wel/niet van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?
KPI 7
Overbrenging van informatie Voldoet gemeente Nuenen aan wet- en regelgeving bij de overbrenging van informatie, waaronder het voldoen aan wettelijke overbrengingstermijnen?
3
re^lonaat hiitorlsch centrum eindhoven
KPIS
Terbeschikkingstelling van overgebrachte informatie
N.v.t.
Voldoet de gemeente Nuenen aan wet- en regelgeving waar het betreft aanduiden van beperking van openbaarheid van informatie waar dat van toepassing is?
Tabel 2: Aanbevelingen RHCe
KPI
Aanbevelingen RHCe
4.1
Vaststellen en toepassen van een kwaliteitssysteem o.b.v. toetsbare eisen.
1
5.1
Beschikken over een compleet en actueel overzicht van (digitale) archiefbescheiden.
1
6.4
Binnen wettelijke termijnen vernietigen van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen.
1
7.1 & 7.3
Tijdig overbrengen van informatie die daarvoor in aanmerking komt.
1
5.2 & 5.8
Vastgestelde metadataschema toepassen op alle blijvend te bewaren informatie.
2
5.7
Opstellen en toepassen van een integraal beleid t.a.v. duurzaam beheer van digitale informatie
2
5.6
Bij het monitoren van het klimaat van de archiefruimte waarden voor temperatuur en luchtvochtigheid vastleggen.
3
5.10
Beschikken over een overzicht dat waarborgt dat van elk digitaal archiefbescheid te alien tijde het gedrag kan worden vastgesteld.
4
Prio
4
rhce rfsionaot historlsch centrum eindho^en
3. DETAILS CONCLUSIES INSPECTIE In tabel 3 zijn de conclusies per KPI beschreven. In de rechterkolom is vermeld wat de prioritering van de aanbevelingen is (1 =hoogste prioriteit). Tabel 3: Rcsultatcn per sub-KPI
KPI 1 LOKALE REGELINGEN KPI
PRIO
RESULTAAT
1.1 LOKALE REGELINGEN 1.1
□ □
De Archiefverordening gemeente Nuenen 2018 geldt sinds 12-07-2018 en bevat de volgens de Archiefwet 1995 benodigde voorzieningen.
/
1.2 BEHEERREGELING INFORMATIEBEHEER 1.2
De Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Nuenen 2019 geldt sinds 9-7-2019 en bevat de volgens de Archiefverordening benodigde voorzieningen.
I
1.3 STRATEGISCH IN FORM ATIEOVERLEG (SIO) Gemeente Nuenen heefto.b.v. art. 4 Beheerregeling Informatiebeheer Nuenen een Strategisch Informatieoverleg ingesteld.
1.3
I
1.4 WIJZIGING OVERHEIDSTAKEN
1.4
N.v.t.
Gemeente Nuenen heeft sinds 26 maart 2019 (5 jaar voorafgaand aan de inspectie) niette maken gehad met opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan met gevolgen voor informatie.
/
1.5 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN EN ANDERE INTERGEMEENTELIJKE SAMENWERKINGSVORMEN 1.5
w
Gemeente Nuenen beschikt via organisaties.overheid.nl over een register van gemeenschappelijke regelingen.
I
1.6 MANDAATREGELING ARCHIEFZORG
Het college van B&W van gemeente Nuenen verleent mandaten t.b.v. de zorg van informatie aan functionarissen van het openbaar lichaam Dienst Dommelvallei.
1.6
/
1.7 UITBESTEDEN ARCHIEFBEHEER(STAKEN) 1.7
□
Gemeente Nuenen heeft een dienstverleningsovereenkomst gesloten met Omgevingsdienst Brabant-Zuidoost, aan wie archiefbeheertaken zijn uitbesteed.
/
1.8 PUBLICATIE EN BEKENDMAKING 1.8
Gemeente Nuenen verricht publicaties en bekendmakingen op daarvoor bestemde kanalen.
/
5
re^tlonaal hiitorisch centrum eindhoven
KPI 2 MIDDELEN EN MENSEN
KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIO
2.1 MIDDELEN
Gemeente Nuenen geeft aan dat voldoende middelen beschikbaar zijn om te voldoen aan te uitvoering van de Archiefwet.
2.1
/
2.2 MENSEN, KWANTITATIEF T.B.V. BEHEER
2.2
u
Gemeente Nuenen geeft aan dat de personele capaciteit t.b.v. informatiebeheer voldoende is om wettelijke taken t.a.v. archiefbeheer uit te voeren.
/
2.3 MENSEN, KWALITATIEF T.B.V. BEHEER 2.3
w
Gemeente Nuenen geeft aan dat medewerkers gekwalificeerd zijn voor de aan hen opgedragen taken.
/
KPI 3 ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIO
3.1 ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES EN SERVERRUIMTEN
Analoog:
3.1
/
De archiefruimte van gemeente Nuenen voldoet aan de eisen die de Archiefregeling hiervoor stelt. Digitaal:
Gemeente Nuenen beschikt over een overzicht van applicaties waarin informatie wordt beheerd en/of bewaard.
3.5 PLAN VEILIGHEID, CALAMITEITEN EN ONTRUIMING 3.5
u
Gemeente Nuenen treft op basis van het Calamiteitenplan Dienst Dommelvallei locatie Nuenen maatregelen zodat archieven bij een calamiteit zo min mogelijk gevaar lopen.
/
KPI 4 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT
KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIO
4.1 KWALITEITSSYSTEEM ARCHIEFBEHEER Gemeente Nuenen beschikt niet over een vastgesteld kwaliteitssysteem voor informatiebeheer mettoetsbare eisen.
4.1
1
KPI 5 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID VAN INFORMATIE
KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIO
5.1 GEORDEND OVERZICHT ANALOOG EN DIGITAAL
6
re^lonaaf hts[orlsch centrum eindhoven
Het overzicht van archiefbescheiden van gemeente Nuenen is niet compleet omdat niet alle gemeentelijke werkprocessen / applicaties hierin zijn opgenomen.
5.1
1
5.2 AUTHENTICITEIT EN CONTEXT ANALOOG EN DIGITAAL 5.2
□
Het metagegevensschema van gemeente Nuenen is niet gei'mplementeerd in iedere applicatie waarin informatie wordt bewaard en/of beheerd.
2
5.3 SYSTEEM VOOR TOEGANKELIJKHEID ANALOOG EN DIGITAAL Analoge informatie van gemeente Nuenen is toegankelijk a.d.h.v. plaatsingscodes in het documentmanagementsysteem. Digitale informatie is toegankelijk a.d.h.v. metadata en de zaaktypecatalogus.
5.3
!
5.4 DUURZAME MATERIALEN EN GEGEVENSDRAGERS ANALOOG
5.4
o
Gemeente Nuenen gebruikt duurzame materialen bij het opmaken en beheren van analoge informatie.
/
5.5 DUURZAME VERPAKKINGSMATERIALEN BIJ OPSLAG ANALOOG 5.5
w
Gemeente Nuenen gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen bij het beheren van analoge informatie.
/
5.6 SYSTEEM VOOR DUURZAAMHEID ANALOOG 5.6
o
Gemeente Nuenen registreert geen gegevens bij het monitoren van de temperatuur- en luchtvochtigheid in de archiefruimte. Hierdoor ontbreekt inzicht in klimaatwaarden over langere perioden.
3
5.7 OPBOUW DUURZAAM DIGITAAL INFORMATIEBEHEER Gemeente Nuenen heeft in diverse beleidsdocumenten instructies en afspraken omtrent duurzaam beheer van digitale informatie vastgelegd. Nochtans wzordt toepassing daarvan niet altijd geborgd. Tevens is er geen integraal
5.7
2
beleid. 5.8 AANVULLENDE METAGEGEVENS DIGITAAL Het metagegevensschema van gemeente Nuenen, waar aanvullende metagegevens onderdeel van uitmaken, is niet geimplementeerd in iedere applicatie waarin informatie wordt bewaard en/of beheerd.
5.8
2
5.9 OPSLAGFORMATEN 5.9
N.v.t.
Nuenen heeft geen digitale informatie overgebracht naar de archiefbewaarplaats en heeft dus niet te maken met informatie die op hettijdstip van overbrenging in een open bestandsformaat dient te zijn opgeslagen.
!
5.10 FUNCTIONELE EISEN
5.10
Gemeente Nuenen beschikt niet over een overzicht van informatieobjecten waarbij gedrag (van het informatieobject)
4
7
re^ionaai hiitoriich centrum eindhovtn
een rol speelt (3D-objecten, Exceldocumenten met formules).
5.11 VOORZIENINGEN COMPRESSIE EN ENCRYPTIE Gemeente Nuenen beschikt over beleid t.a.v. compressie o.b.v. het Handbook Vervanging.
5.11
I
KPI 6 VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN INFORMATIE KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIO
6.1 VERVANGING, BESLUITEN EN VERKLARINGEN
Gemeente Nuenen vervangt analoge informatie door digitale reproducties o.b.v. het Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Nuenen d.d. 3-11 -2020.
6.1
I
6.2 CONVERTEREN EN MIGREREN 6.2
N.v.t.
Gemeente Nuenen heeft sinds 26 maart 2019 (5 jaar voor de inspectie) geen informatie gemigreerd.
/
6.3 ARCHIEFSELECTIELIJST, HOTSPOTMONITOR EN STUKKENLIJST Gemeente Nuenen past conform de selectielijsten van VNG waardering en selectie toe op informatie.
6.3
I
6.3D LOKALE HOTSPOTMONITOR
Gemeente Nuenen heeft 27-6-2023 een hotspotmonitor vastgesteld en uitgevoerd. Deze hotspotmonitor kon vanwege diens inrichting slechts eenmalig worden uitgevoerd, terwiji structurele inrichting van een hotspotmonitor wettelijk vereist is. Indien in de toekomst geen nieuwe hotspotmonitor wordt vastgesteld en uitgevoerd, zal op termijn dus een onrechtmatige situatie ontstaan.
6.3d
/
6.4 VERNIETIGING EN VERKLARINGEN 6.4
I»
Gemeente Nuenen overschrijdt wettelijke termijnen voor vernietiging van informatie die in 2021 -2022 voor vernietiging in aanmerking komt.
1
6.5 VERVREEMDING, BESLUITEN EN VERKLARINGEN 6.5
N.v.t.
Gemeente Nuenen heeft sinds 26 maart 2019 (5 jaar voorafg, de inspectie) geen informatie vervreemd.
/
KPI 7 OVERBRENGING VAN INFORMATIE KPI
RESULTAAT
! AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIO
7.1 OVERBRENGING NA BIJ WET VASTGESTELDE TERMIJN
7.1
Gemeente Nuenen overschrijdt wettelijke overbrengingstermijnen van informatie. Dit geldt voor;
1
Bouwvergunningen opgemaakt t/m 1994.
8
res<onaal historiich centrum eindhoven
Informatie ontvangen of opgemaakt t/m 1994 die een aanvulling vormt op archiefbtokken die reeds zijn overgebracht. 7.2 VERKLARINGEN VAN OVERBRENGING
1.2
□
Gemeente Nuenen en de beheerder van de archiefbev\zaarplaats hebben t.a.v. meer analoge archieven die naar de archiefbev^aarplaats zijn overgebracht een Verklaring van Overbrenging opgemaakt.
!
7.3 NIET-OVERBRENGEN VANWEGE BEDRIJFSVOERiNG
7.3
n
Gemeente Nuenen beschikt niet over machtiging tot opschorting van overbrenging inzake de bij KPI 7.1 genoemde informatie waarvan overbrengingstermijnen overschreden worden.
1
KPI 8 TERBESCHIKKINGSTELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE INFORMATIE
KPI
' RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIO
8.2 BEPERKING OPENBAARHEID NA OVERBRENGING
8.2
N.v.t.
Gemeente Nuenen heeft sinds 26 maart 2019 (5 jaar voor de inspectie) geen informatie overgebracht; als gevolg hebben zich sindsdien geen situaties voorgedaan waarbij de gemeente zijn bevoegdheid tot Beperken van Openbaarheid kon uitoefenen.
/
- •<
8.3 BEPERKING OPENBAARHEID NA 75 JAAR
8.3
N.v.t.
Gemeente Nuenen heeft geen openbaarheidsbeperkingen gesteld van een langere duur dan 75 jaar.
/
9