2025-01 Raadsinformatiebrief Archiefinspectie

Aan de leden van de gemeenteraad

Raadsinformatiebrief Afdeling: POI-IDV Doorkiesnr

: 06 81118511

Onderwerp

: Archiefinspectie 26-3-2024

Verzenddatum

: 17-10-2024

Zaaknummer

: 2348176

Geachte leden van de gemeenteraad, Op 26-3-2024 heeft het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) de archiefinspectie gedaan. De archiefinspectie wordt iedere twee jaar uitgevoerd en het RHCe maakt hiervan een rapport. Op 14-8-2024 volgde het Strategisch Informatieoverleg waarbij het inspectierapport werd besproken. Ook hiervan is een verslag gemaakt. Het college wil u hiervan en van het oordeel in kennis stellen. Uitvoering archiefinspectie Tijdens een archiefinspectie wordt namens de archivaris de informatiehuishouding van onze organisatie gecontroleerd. Dit gebeurt op basis van de archiefwetgeving en regionaal en lokaal beleid. Het doel van de inspectie is om in kaart te brengen waar verbeterslagen gemaakt kunnen worden om die vervolgens, samen met de overheidsorganisatie, aan te pakken. Doel is te komen tot duurzaam en betrouwbaar informatiebeheer. De archiefinspecteur doet dit aan de hand van nationaal vastgestelde archief-KPI’s (Kritieke Prestatie-Indicatoren). Deze zijn gebaseerd op nationale wet- en regelgeving en normen die daaruit voortkomen. Om de archiefinspecties uit te kunnen voeren krijgt de archiefinspecteur toegang tot de informatiehuishouding van de overheidsorganisatie en voert hij gesprekken met de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de zorg van het archief. Uiteraard gaat de inspecteur vertrouwelijk om met de informatie die hem wordt verstrekt.

Conclusie RHCe De uiteindelijke conclusie van RHCe voor alle vier de organisatie is het volgende: “De zorg en het beheer van archiefbescheiden voldoen gedeeltelijk aan toepasselijke weten regelgeving”. RHCe merkte in het SIO op dat het informatiebeheer duidelijk naar een hoger plan is getild. In de rapportage staat nader uitgewerkt per eis hoe de gemeente scoort. Kort samengevat voldoet gemeente Nuenen aan toepasselijke wet- en regelgeving en de gemeente beschikt over voldoende mensen en middelen voor informatiemanagement

Zaaknummer: 2348176

pagina 1 van 2 Documentnummer: 2348191

en archiefbeheer. Gemeente Nuenen heeft de onder andere de duurzaamheid van het informatiebeheer gedeeltelijk op orde, maar loopt achter in de vernietiging van de informatie die hiervoor in aanmerking komt. Op de punten rondom interne kwaliteitscontrole en toezicht en het overbrengen van informatie naar het RHCe scoort de gemeente onvoldoende. Het kwaliteitssysteem is inmiddels vastgesteld en wordt geïmplementeerd toen het Strategisch informatieoverleg plaatsvond. Vervolg De aanbevelingen die het RHCe doet, zijn geen van alle verrassend. Het zijn aanbevelingen die al gepland zijn of waar we al mee bezig waren, zoals benoemd in het huidige verbeterplan archief- en informatiebeheer 2023-2024. Een aantal actiepunten is in de tussentijd ook al afgerond. De nog openstaande aanbevelingen van de archivaris nemen we op als actiepunten in het verbeterplan archief- en informatiebeheer 2025-2026.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Nuenen De secretaris De burgemeester, T.N. Kramer

mr. dr. M.M. van Toorenburg

Deze brief is digitaal verstuurd en daarom niet voorzien van een fysieke handtekening.

ValidSigned door N. Kramer op 19-12-2024

pagina 2 van 2 2348176