2024-36 RIB Bijlage Verbeterplan 2023 GM NU SB DD tussenstand juni 2024

Verbeterplan Geldrop-Mierlo, Nuenen, Son en Breugel, Dienst Dommelvallei = NR KPI .

Omschrijving probleem (knelpunt) (bij RHCe aanbeveling is een verwijzing naar auditrapport 2022 opgenomen)

Risico

Priori-teit Organisatie Omschrijving eindresultaat (oplossing) (GM, NU, SB of DD)

Aanpak op hoofdlijnen

#

1

1

2

1

3

4

De gemeenten beschikken over een actuele archiefverordning en beheerregeling informatiebeheer. middel

1

Dienst Dommelvallei heeft zelf geen beheerregels en overig archiefbeleid opgesteld.

middel

1

1

Dienst Dommelvallei publiceert besluiten waarvoor dit verplicht is niet zelf op www.officielebekendmakingen.nl

middel

2

1

Het is niet zeker of alle mandaatregelingen middel volledig zijn.

1

1

2.

25 50 75

##

Lokale regelingen De gemeenten beschikten niet over een actuele archiefregeling en besluit informatiebeheer/ beheerregeling informatiebeheer. De GR Dienst Dommelvallei voldoet niet aan de eisen wat betreft de archiefbepalingen in de GR

Verzoeken tot raadpleging worden behandeld door niet -bevoegde personen (i.r.t. het mandaatregister). (RHCe 1.6)

5

=voortgang 2024

Datum Start Geplande Voortgang in % Realisatie Eventueel korte toelichting, afhankelijkheden of status aanbeveling activiteit realisatie activiteit voortgang archivaris activiteit

1=hoog 3=laag

1.

voortgang 2023

Van gemeenschappelijke regelingen waarin middel de gemeenten participeren, is niet altijd duidelijk of de archiefbeheertaken op de juiste manier zijn belegd.

3

DD

GR Dienst Dommelvallei is aangepast en voldoet aan de regels voor wat betreft de archiefparagraaf.

- Aanpassing GR vanwege wijzigingen in Wgr is 2022 noodzakelijk. - Aanpassing archiefbepalingen kan hierin meegenomen worden, welke gelden als archiefverordening. IDV treedt in overleg met verantwoordelijke voor GR. - 'Handreiking informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden' gebruiken voor aanpassingen op gebied van archiefbeheer. DD Dienst Dommelvallei heeft een - Na vaststelling van de vernieuwde GR met correcte 2022 beheerregeling informatiebeheer en andere archiefbepalingen moet een beheerregeling beleidsstukken op het gebied van archief- informatiebeheer conform VNG format en in en informatiebeheer vastgesteld. samenwerking met PlusTeam opgesteld worden en ter vaststelling voorgelegd aan DB. - Vaststellen van overig beleid (zoals vervangingsbesluit, metadataschema, etc.) waarvoor we voorheen Geldrop-Mierlo als centrumgemeente beschouwden. DD Dienst Dommelvallei publiceert besluiten - In MT van Dienst Dommelvallei wordt besluit 2022 waarvoor dit verplicht is zelf op genomen wie verantwoordelijk is voor publiceren. www.officielebekendmakingen.nl - Publiceren van officiele bekendmakingen wordt deel van takenpakket van verantwoordelijke afdeling. DD - GM, NU, Alle mandaatregelingen zijn - Dienst Dommelvallei moet In breder verband kijken 2022 SB geïnventariseerd en indien nodig naar de mandaten, waavan de meeste al sinds 2014 aangepast. ongewijzigd zijn (o.a.

I&A, Financiën, Inkoop). - Archiefmandaten worden hierin meegenomen en gecontroleerd op volledigheid en correctheid. - Indien nodig, worden aanpassingen voorgesteld en deze worden meegenomen in het bredere project. - Betrokkenen worden op de hoogte gesteld van de aangepaste mandaten. GM, NU, SB Van alle gemeenschappelijke regelingen - onderzoeken in welke GR'en de gemeenten 2019 waarin de gemeenten participeren, is participeren volledig duidelijk hoe de - onderzoeken hoe daarbinnen archieftaken zijn verantwoordelijkheden voor belegd archiefbeheertaken zijn belegd. - opnemen uitkomst in informatiebeheerplan

2018 en 2019

Q3 2022 1 juli 2024

Gemeenschappelijke regelingen (GR’en) hebben tot 1 juli 2024 de tijd om aangeaste Wgr te implementeren en de regelingen aan te passen. De archiefparagraaf is al in concept opgesteld. In 2023 is een aanwijsbesluit genomen voor de archivaris en archiefbewaarplaats.

2023

Na het follow-up gesprek met RHCe op 30-3-2023 is besloten om het overig beleid in 2023 voor Dienst Dommelvallei te gaan vaststellen. De beheerregels zijn in concept opgesteld en worden vastgesteld na vaststelling van de GR. Het metadataschema is vastgesteld. Het vervangingshandboek is vastgesteld.

2024

Q2 2022 2024

2022

Q3 2024

2024

Er is door MT besluit genomen om besluiten te publiceren in het blad Gemeenschappelijke Regelingen door Dienst Dommelvallei zelf.

Actie in samenhang met aanpassen GR. Planning hangt af van breder project.

Q1 2024 Q4 2024

Voor Dienst Dommelvallei en PlusTeam zijn de archiefbeheertaken op de juiste manier belegd. Voor wat betreft de overige gemeeenschappelijke regelingen speelt dit probleem breed bij alle gemeenten. Er is een aanpak afgestemd met RHCe om dit overzicht te maken

Mensen en middelen geen verbeterpunt

3. # 6

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Het in kaart brengen van de problematiek en mogelijke oplossingen inzake het archiefdepot zodatworden wordt voldaan aan de De archiefruimten niet gestructureerd gecontroleerd op de eisen die gesteld zijn in de geldende archiefweten -regelgeving. De depots waarin archiefbescheiden worden bewaard voldoen niet aan Archiefregeling art. 28, 34, 37 en 39. (RHCe 3.1)

SB

laag

3

Archiefruimten zijn beoordeeld en een plan is gemaakt voor renovatie van het gemeentehuis Son en Breugel GM, NU, SB, Een regelmatige check op de - Opstellen van een checklist voor 2021 DD archiefruimten met eventuele bewaaromstandigheden in archiefruimten. aanpassingen indien nodig. - Inventarisatie omvat tenminste luchtkwaliteit en vochtigheid, ongedierte, brandveiligheid, toegankelijkheid en wateroverlast. - Opnemen in regulier werkproces - Eventuele benodigde aanpassingen worden gemeld bij gebouwbeheer - Geldrop-Mierlo heeft de archiefkelder aangepast na correspondentie met provinciaal archieftoezicht (2010-2014). De ruimte voldoet niet volledig aan de eisen maar is acceptabel voor tijdelijke opslag van te bewaren archiefbescheiden.

2020 Q4 2022 Q2 2023

Q4 2023

November-december 2023 zijn alle archiefruimten zover mogelijk structureel gecontroleerd, conform het plan dat hiervoor opgesteld is. De rest- en verbeterpunten worden in de komende maanden opgepakt en zal een doorlopoende cyclus zijn (opgenomen in het kwaliteitssysteem), GM is hiermee klaar voor de eerste ronde. De zorgdragers zijn hierover geïnformeerd.

7

3

De 4 organisaties beschikken niet over een middel calamiteitenplan betreffende veiligheid van archiefbescheiden en ontruiming van archiefruimten

2

GM, NU, SB, De 4 organisaties beschikken over een DD vastgesteld en gecommuniceerd calamiteitenplan betreffende veiligheid van archiefbescheiden en ontruiming van archiefruimten

- Het concept-calamiteitenplan ten aanzien van archiefbescheiden actualiseren voor zover nodig. - Bespreken calamiteitenplan met gebouwbeheer, veiligheidscoördinatoren en evt. andere betrokkenen. - Calamiteitenplan laten vaststellen. - Communiceren calamiteitenplan aan alle betrokkenen. - Calamiteitenplan up-to-date houden.

2019

Q4 2022 Q2 2023

Q4 2024

De calamiteitenplannen zijn vastgesteld en hieraan wordt uitvoering gegeven door de drie gemeenten. Dienst Dommelvallei heeft geen archiefruimte aangezien zij de papieren archieven bij gemeente Geldrop-Mierlo hebben opgeslagen. Er is daarvoor geen apart calamiteitenplan nodig, dit maakt onderdeel uit van het calamiteitenplan van Geldrop-Mierlo.

In 2023 is een beleidspiramide opgesteld voor de totale informatiehuishouding, inclusief een statusaanduiding: ontbreekt-moet worden verbeterd/afgerond-afgerond. Dit geldt ook voor het beleid rondom informatiebeheer. Daarbij wordt informatiebeheer ook onderdeel van de overige beleidsstukken uit de piramide en het informatieplan. De samenhang is inzichtelijk gemaakt in het kwaliteitshandboek. Er is beleid vastgesteld rondom een strategie voor preservering (genoemd RMA-beleid) en duurzaamheid op basis van DUTO (Duurzaamheidsbeleid)

Het opstellen van een calamiteitenplan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten (RHCe 3.2)

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

8

4

Naast de opgestelde 'Kaders en richtlijnen laag zaakgericht werken' zijn er geen algemene kaders en richtlijnen opgesteld voor het archief- en informatiebeheer

3

GM, NU, SB, Kaders en richtlijnen archief- en DD informatiebeheer geven een duidelijke inkadering van archiefbeleid en visie op archiefbeheer.

- Instellen van/ structureel aandacht geven aan record management binnen Dienst Dommelvallei. - Opstellen van kaders en richtlijnen archief- en informatiebeheer

2021

Q1 2023 Q3 2023

Q2 2024

9

4

De gemeenten beschikt niet over een kwaliteitssysteem archief- en informatiebeheer met toetsbare eisen.

2

GM, NU, SB, Een vastgesteld kwaliteitssysteem waarin DD verantwoordelijkheden en taken op gebied van kwaliteitszorg zijn belegd, inclusief interne toetsing en evaluatie.

- Opstellen plan van aanpak kwaliteitssysteem. - Mogelijk gebruik maken van KIDO, KIDO-light of andere beproefde systematiek. - Uitvoeren plan van aanpak; inrichten, controleren en toetsen van stappen. - Implementeren kwaliteitssysteem. - Monitoren kwaliteitssysteem.

2019

Q1 2023 Q2 2024

Q2 2024

middel

Zorgdragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem cf. art 16 Archiefregeling. (RHCe 4.1) De gemeente werkt slechts gedeeltelijk met standaarden voor beleid ten aanzien van duurzaam beheer digitale archiefbescheiden. (RHCe 5.7) De gemeente heeft geen vastgestelde leidraad voor bestandsformaten. (RHCe 5.9) De gemeente heeft geen vastgesteld beleid of voorzieningen voor compressie en encryptie archiefbeheer. (RHCe 5.11) De gemeente heeft geen vastgesteld beleid voor conversie en migratie. (RHCe 6.2)

5. # 10 5

11 5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Gemeenten beschikken niet over een vastgesteld metadataschema De organisaties beschikken niet over een volledig overzicht van de te beheren archiefbescheiden.

middel

De gemeente beschikt niet over een overzicht van systemen/applicaties waarin zich informatieobjecten bevinden; waarbij een geheel van dynamische en interactieve kenmerken (gedrag) een rol speelt bij het begrijpen hiervan. (RHCe 5.10) De organisaties beschikken niet over een middel informatiebeheerplan.

1

1

Een metadataschema op basis van TMLO is vastgesteld. GM, NU, SB, Organisaties beschikken over een actueel, DD compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden, vastgesteld door colleges/ DB, op basis waarvan een informatiebeheerplan kan worden opgesteld.

GM, NU, SB, Organisaties beschikken over een DD informatiebeheerplan, vastgesteld door colleges/ DB.

2020 - Inventariseren van het applicatielandschap i.s.m. 2019 de ICT-architect, beheerteam zaakgericht werken en applicatiebeheerders en de locatie van archiefbescheiden/ informatieobjecten. - Het overzicht van archiefbescheiden dynamisch opstellen, mogelijk met behulp van toegepaste software. - Via regulier architectuuroverleg worden gevolgen van wijzigingen voor archiefbescheiden gemonitord.

Q2 2022 Q2 2023 Q4 2023

- Op basis van het overzicht van archiefbescheiden wordt het beheer van archiefbescheiden/ informatieobjecten vastgelegd. - Dynamisch wijzigingenbeheer, bijvoorbeeld via koppeling met iNavigator.

Q1 2023 Q4 2025

2021

Q1 2024

Er is gestart met opstellen overzicht archiefbescheiden. Dit overzicht vormt de basis voor het informatiebeheerplan. Het informatiebeheerplan wordt vastgelegd in I-navigator, hiervoor is een blauwdruk gemaakt voor de invulling. Mogelijk heeft dat ook gevolgen voor het beheer en borging van het oerzicht archiefbescheiden, als ook voor het applicatieoverzicht. De eisen/aanbevelingen van IBT worden hierin meegenomen.

Zie ook nummer 10. Het informatiebeheerplan wordt iedere 2 jaar per organisatieonderdeel opgesteld/herijkt. De blauwdruk is ontwikkeld en aan de hand daarvan is het IBP gevuld met alle gegevens zoals nu beschikbaar.

12 5

Tekstberichten worden niet gearchiveerd. Het is niet bekend of afzonderlijke gemeenten maatregelen hebben getroffen inzake gebruik van sociale media.

13 5

De status van archivering van audio- en laag videotulen is niet duidelijk omdat afspraken met leveranciers van raadsinformatie niet in beeld zijn bij IDV.

2

IDV was niet betrokken bij informatiebeveiliging

1

5 14

6. #

15 6

16 6

middel

laag

2

GM, NU, SB, Er is beleid over het gebruik van sociale - Eerste verantwoordelijkheid ligt bij gemeenten 2021 DD media. Archiveren van tekstberichten wordt (bestuurssecretariaat, juridische zaken, uitgevoerd voro zover apps gebruikt communicatie). Voor archivering sluit IDV aan. worden voor formele communicatie - Als andere zaken niet op orde zijn (bv. informatiebeheerplan) kan dit verbeterpunt niet fundamenteel aangepakt worden. - Meewerken aan een richtlijn voor omgang met sociale media door bestuurders, managers en medewerkers. - Met gebruikmaking van de uitwerking van de ‘Handreiking archivering tekstberichten’ van de VNG een werkwijze ontwikkelen voor het archiveren van archiefwaardige tekstberichten. GM, NU, SB Audio- en videotulen worden duurzaam - Inventariseren van het gebruik van software voor 2021 toegankelijk opgeslagen. vergaderen en vastleggen van de vergaderingen binnen de 3 gemeenten. - Inventariseren in hoeverre de leveranciers van deze software voldoen aan verantwoorde en duurzaam toegankelijke opslag van de informatie; - Inventariseren welke oplossingen voor duurzame opslag beschikbaar zijn, waaronder ook het e-depot van RHCe. - Als andere zaken niet op orde zijn (bv. informatiebeheerplan) kan dit verbeterpunt niet fundamenteel aangepakt worden.

- Per gemeente een werkwijze ontwikkelen om de archivering verantwoord en efficiënt uit te voeren, en waar mogelijk een generieke werkwijze vaststellen. IDV is betrokken bij informatiebeveiliging

2021

Q3 2023 Q1 2025

Planning afhankelijk van andere organisatieonderdelen. Wordt opgenomen in het informatieplan 2024-2025.

Q3 2023 Q1 2025

Planning afhankelijk van andere organisatieonderdelen. Wordt opgenomen in het informatieplan 2024-2025.

Q4 2021 Q4 2021

Q3 2021

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Er is geen vervangingsbesluit vastgesteld terwijl er (in Geldrop-Mierlo) al digitaal zaakgericht gewerkt wordt. De gemeente beschikt niet over een hotspotmonitor.

laag

2

Dagdozen (Geldrop-Mierlo 2016-2022, laag Nuenen, Son en Breugel, Dienst Dommelvallei 2020-2022) worden niet tijdig vernietigd waardoor vervanging niet volledig volgens handboek vervanging plaats vindt.

1

Er is een vervangingsbesluit vastgesteld voor de 3 gemeenten, met terugwerkende kracht voor Geldrop-Mierlo GM, NU, SB, Een door het SIO geaccordeerde en het - Procedure opstellen om regelmatig een hotspot2021 DD college van B&W vastgestelde monitor uit te voeren. hotspotmonitor waarin gebeurtenissen en - Beleggen in 'Beleid- en strategie overleg voor kwesties in de samenleving zijn benoemd informatievoorziening' die grote invloed hebben uitgeoefend op de - Indien nodig, een voorstel voor een hotspot maken activiteiten van de gemeente en waardoor voor het SIO; op advies van het SIO worden aan de de neerslag ervan voor blijvende bewaring colleges een voorstel voor hotspots voorgelegd. in aanmerking komt. - Uitvoeren van het archiefbeheer om betreffende archiefbescheiden veilig te stellen. GM, NU, SB, Dagdozen worden regelmatig volgens - Uitvoeren van checks op achterstallige dagdozen 2022 DD planning vernietigd. i.v.m. vervanging achteraf (periode 2016-2020) - Procedure van vernietiging van de dagdozen (volgens handboek vervanging) uitvoeren.

2020

Q4 2022 Q4 2023

Q1 2024

Q4 2021 Q2 2023

Q2 2023

Q2 2021 Q2 2023

Q2 2023

Uitvoeren vervanging cf. vervangingshandboek. (RHCe 6.3)

7.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

17 7

De gemeente Geldrop-Mierlo heeft een achterstand in de overbrenging van Archiefblok Geldrop 1986-2003.

laag

1

18 7

De gemeenten hebben een achterstand in de overbrenging van bouwvergunningen t/m 1989.

laag

1

GM

Een door de archiefdienst en de gemeente - Voortzetting van het al lopende bewerkingsproject 2020 ondertekende verklaring van overbrenging voor dit archiefblok. van het Archiefblok Geldrop 1986-2003. - Doorgaan met kwaliteitscontroles en overleg met RHCe. - Afspraken maken met de archiefdienst over de overbrenging. GM, NU, SB Een door de archiefdienst en de gemeente - In overleg met RHCe overbrengen van de 2019 ondertekende verklaring van overbrenging geschikte batches gedigitaliseerde van de bouwvergunningen t/m 1989 en/ of bouwvergunningen. een door provincie afgegeven machtiging - Uitvoeren benodigde controles bij andere batches. tot opschorting van overbrenging. - Aanvragen machtigng tot opschorting voor zover nodig voor bepaalde batches.

2021

Q2 2023

In maart zijn de dossiers overgebracht naar RHCe, in april is VvO ondertekend.

Er is ook toestemming verkregen voor vervroegde overbrenging: alle bouwvergunningen t/m 2010 zullen worden overgebracht. In april is Son en Breugel t/m 1989 overgebracht. Er wordt gewerkt aan het aanvragen van een machtiging voor opschorting voor overbrenging. Deze bevat een nieuwe planning , waaraan momenteel wordt gewerkt i.v.m. bepaling herstelacties.

19 7

De gemeenten hebben een achterstand in laag de overbrenging van de aanvullingen op de al overgebrachte openbare archieven. Tijdig overbrengen van archiefbescheiden die daarvoor cf. de wet in aanmerking komen. (RHCe 7.2) Er is geen Opschorting van Overbrenging aangevraagd voor archiefbescheiden die niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn zijn overgebracht. Het gaat om: - Bouwvergunningen 1906-1989. - Wettelijk verplicht over te brengen aanvullingen (8 meter) op archiefblokken die reeds naar het RHCe zijn overgebracht. (RHCe 7.3)

8.

3

GM, NU, SB De aanvullingen op de al overgebrachte openbare archieven zijn toegevoegd aan de betreffende overgebrachte archieven en/ of door de provincie zijn machtigingen tot opschorting van overbrenging afgegeven.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

geen verbeterpunt

- Een afweging zal gemaakt worden of regelmatig 2022 opvragingen op deze dossiers gedaan worden en of capaciteit beschikbaar is om deze delen toe te voegen aan de al overgebrachte archieven. - Een Plan van Aanpak wordt opgesteld om deze archiefdelen toe te voegen en/ of machtigingen tot opschorting van overbrenging aan te vragen.

Q4 2022 Q4 2024

Met behulp van het overzicht archiefbescheiden is inzichtelijk geworden wat de achterstanden zijn. Deze worden vanaf 2023 zoveel mogelijk ingelopen. Een planning wordt in Q2 gemaakt, de geplande einddatum zal dan worden aangepast in het volgende verbeterplan.