2024-36 RIB Bijlage KPI-Verslag DD GM NU SB Archief- en informatiebeheer 2024

Verslag archief- en informatiebeheer 2023-april 2024 van de gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei en gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel

Ten behoeve van de horizontale verantwoording aan het algemeen bestuur van gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei, de colleges van gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel en voor het interbestuurlijk toezicht van de provincie Noord-Brabant

Opgesteld door de directeur Dienst Dommelvallei in samenwerking met het cluster Informatiedienstverlening

1

Inhoudsopgave 1. Inleiding

3

2. Terugblik

4

3. Vooruitblik

6

4. Voortgangsgesprek IBT – Dienst Dommelvallei

7

2

1. Inleiding Het verslag archief- en informatiebeheer laat zien welke werkzaamheden zijn en worden uitgevoerd zodat het informatie- en archiefbeheer bij Dienst Dommelvallei en gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel voldoet aan de wet- en regelgeving. Het gaat dan om de periode januari 2023 - juni 2024. Het dagelijks bestuur en de colleges leggen door middel van dit verslag verantwoording af aan het algemeen bestuur en de gemeenteraden over de uitvoering van taken ten behoeve het voldoen aan de Archiefwet 1995 en de Woo. De provincie krijgt dit verslag ook toegestuurd in het kader van het Interbestuurlijk toezicht (IBT). De werkzaamheden genoemd in dit verslag, worden uitgevoerd als verbeteractie naar aanleiding van de archiefinspectie door het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). In de archiefinspectie worden de gemeenten beoordeeld op acht kritische prestatie indicatoren (KPI’s), volgens het format dat de VNG in overleg met de provinciale archiefinspecties heeft opgesteld. Deze indicatoren geven inzicht in hoeverre het archief- en informatiebeheer bij de gemeenten voldoet aan de wet- en regelgeving: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Lokale regelingen Middelen en mensen Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

De KPI’s die zijn vertaald in verbeteracties, zijn opgenomen in het verbeterplan archief- en informatiebeheer 2023-2024. Veel acties zijn al (gedeeltelijk) gedaan in 2023, ook de voortgang is daarom opgenomen in dit verbeterplan.

3

2. Terugblik Het toezichtoordeel voor Dienst Dommelvallei in 2023 was voldoet gedeeltelijk, voor de gemeenten voldoet. De organisaties kregen ieder deze aandachtspunten mee: “De kwaliteit van het verbeterplan en de voortgang van de verbeteracties mogen beter. In 2022 is geringe voortgang geboekt in het uitvoeren van verbeteracties met een hoge prioritering en/of een hoog risico. Daarnaast is de planning van de realisatie van een aantal verbeteracties naar latere datum bijgesteld. Ongetwijfeld zijn daar de personele wisselingen en de inzet om de organisatie op orde te krijgen mede debet aan. In het verbeterplan zijn niet alle aanbevelingen die uw archivaris in het voornoemde inspectierapport deed omgezet naar concrete verbeteracties. Daarnaast ontbreken voldoende meetmomenten om de juiste procesgang en de kwaliteit van het eindresultaat te (laten) toetsen. Het is de tweede keer dat we dit in ons toezichtoordeel constateren. Wij vragen u het verbeterplan op onze bevindingen aan te passen.” Wat gedaan is in de periode januari 2023 - juni 2024: - Verbeterplan verbeterd (in Excel, zie bijlage). Er is in detail aangegeven wat in 2023 en 2024 is gerealiseerd. Daarbij worden voortaan grote, impactvolle wijzigingen/projecten opgenomen in het Informatieplan, zodat ook capaciteit en middelen worden vrijgemaakt voor de uitvoering van de verbeteracties.

- Voortgangsgesprek gevoerd door Dienst Dommelvallei met IBT op 27-2-2024 en inhoudelijk over het overzicht archiefbescheiden op 28-3-2024. - Er is een follow-up gesprek geweest met RHCe en Dienst Dommelvallei, mede namens de gemeenten op 30-3-2023. Ook is er een nieuwe archiefinspectie uitgevoerd door RHCe op 26-32024. We zijn nog in afwachting van de definitieve resultaten. - Er zijn processen beschreven rondom vervanging en vernietiging. Daarbij is ook de scanner gecontroleerd en is de scansoftware uitgebreid zodat voortaan met een digitale datumstempel gewerkt wordt. De achterstand in dagdozen is vernietigd. Door dit te borgen in het reguliere werkproces ontstaan geen nieuwe achterstanden meer. Ook is er een proces opgesteld voor het afhandelen van fysieke en digitale dossieropvraag. - Er is een advies gegeven om te voldoen aan de archiefbepalingen in de GR van Dienst Dommelvallei, die wordt opgenomen binnen de overige aanpassingen in de GR. Ook is dit afgegeven voor de gemeenschappelijke regelingen van Blink, Cure en WSD. - Archiefbeleid is opgesteld voor Dienst Dommelvallei, zoals de aanwijzing van de archivaris en archiefbewaarplaats, het metadataschema en vervangingsbesluit en -handboek. - Dienst Dommelvallei heeft besluit genomen om voortaan zelf de besluiten waarvoor dit verplicht is te publiceren in Blad gemeenschappelijke regelingen.

- Er is een inventarisatie gemaakt rondom de benodigde c.q. actuele mandaten rondom archiefzorg. Dit wordt meegenomen bij het actualiseren van het mandaatregister. - Er is besloten om de archiefruimten structureel te gaan controleren op basis van de LOPAIcontrolelijst. De eerste controle heeft al plaatsgevonden. De gemeenten Son en Breugel en Nuenen pakken de verbeterpunten op. Geldrop-Mierlo is daarmee al klaar. - Er is een calamiteitenplan opgesteld voor de gemeenten. Dit wordt op 10-6-2024 geoefend met de betrokkenen. - In 2023 is een beleidspiramide opgesteld voor de totale informatiehuishouding, inclusief een statusaanduiding: ontbreekt - moet worden verbeterd/afgerond - afgerond. Dit geldt ook voor het beleid rondom informatiebeheer. Daarbij wordt informatiebeheer ook onderdeel van de overige beleidsstukken uit de piramide en het informatieplan. De onderdelen uit deze piramide zijn opgenomen in het kwaliteitshandboek. Het kwaliteitshandboek is onderdeel van de kwaliteitsleidraad en geeft al onze kaders/bepalingen/beleid/instructies aan waarin kwaliteitseisen zijn vastgesteld. Een ander onderdeel uit de kwaliteitsleidraad is het kwaliteitssysteem, waarin wordt aangegeven hoe de toetsing plaatsvindt door het gebruik van de Plan-Do-Check-Act-

4

-

-

-

-

cyclus, maar ook dat wijzigingen en veranderingen in de informatiehuishouding moeten voldoen aan de voorwaarden uit het kwaliteitshandboek. Het duurzaamheidsbeleid is een belangrijk onderwerp in het kwaliteitshandboek. Een ander belangrijk beleidsdocument is het tactisch RMA beleid, waarin is uitgewerkt hoe het informatiebeheer in de meest brede zin ingericht wordt binnen taak- en generieke applicaties. Dit RMA beleid, duurzaamheidsbeleid en de kwaliteitsleidraad zijn vastgesteld in het tweede kwartaal 2024. Overzicht archiefbescheiden is opgesteld. Dit was vorig jaar in Excel gedaan om te voldoen aan de eisen van het IBT. Nu wordt dit uitgebouwd: de later gedefinieerde eisen van het IBT worden meegenomen en het overzicht archiefbescheiden vormt de basis voor het informatiebeheerplan, dat wordt opgezet in I-navigator. In dit informatiebeheerplan komen ook veel andere gegevens te staan, waaronder het applicatieoverzicht met daarin informatieobjecten. Om dit goed uit te vragen en de gegevens vast te leggen hebben we een blauwdruk ontwikkeld. Met het verder invullen van het informatieheerplan hebben we straks goede grip op de informatie in de organisaties. De Inavigator wordt gebruikt als kernregistratie voor de informatiehuishouding. De gemeenten hebben een periodieke hotspotmonitor vastgesteld. Vorig jaar hadden zij al een hotspot bepaald voor Covid-19/corona.

Hiervoor is het proces inmiddels volledig doorlopen. Daarna is een periodieke hotspotmonitor vastgesteld. Er is met terugwerkende kracht vanaf 2017 t/m maart 2024 een inventarisatie gemaakt van hotspots, waarvoor het proces wordt doorlopen om ook hiervoor de betreffende dossiers uit te zonderen van vernietiging en permanent te bewaren voor belangstellenden. De volgende archiefreeksen zijn vernietigd: zaken uit Inproces 2021 van Geldrop-Mierlo; zaken en dossiers Son en Breugel 2020 en 2021 zijn we in afwachting van toestemming van de archivaris; zaken Nuenen 2020 en 2021; voor Geldrop-Mierlo analoog 2021 zijn we in afwachting van toestemming van de archivaris en voor de digitale dossiers 2020-2021 zijn de conceptvernietigingslijsten gemaakt en moeten de andere stappen nog worden doorlopen. Het archiefblok Geldrop-Mierlo 1986-2003 is overgebracht naar RHCe en de bouwvergunningen Son en Breugel t/m 1989. De overige reeksen bouwvergunningen worden gescand, bewerkt, gecontroleerd door RHCe en verbeterd, zodat ook daar de overbrenging kan gaan plaatsvinden. Er is toestemming gekregen van RHCe om de bouwvergunningen t/m 2010 vervroegd over te brengen.

5

3. Vooruitblik In 2024 staan de volgende grote werkzaamheden gepland. Werkzaamheden naar aanleiding van de archiefinspectie staan nader uitgewerkt in het verbeterplan 2023-2024. - Start implementatie M365 – digitaal werken formaliseren - Vaststellen GR Dienst Dommelvallei en beheerregeling informatiebeheer. - Besluitvorming over voorgestelde actualisaties mandaatregister. - Opstellen informatiebeheerplan. Dit moet 31-12-2025 klaar zijn en zal vanaf dan een lopend register zijn. We verwachten vanaf het derde kwartaal de gesprekken met de afdelingen te houden om het informatiebeheerplan verder te vullen, zodat we hier op 31-12-2025 aan voldoen. - Van gemeente Geldrop-Mierlo worden gegevens uit Squit gemigreerd naar Powerbrowser dat gekoppeld is aan Djuma. Squit wordt daarna uitgefaseerd. - Gemeenten Nuenen en Son en Breugel voeren de verbeteracties voor de archiefruimten uit. - Inzichtelijk maken en uitvoeren acties met betrekking tot kwaliteit van de informatiehuishouding op basis van het kwaliteitssysteem. - Archivering van videotulen en tekstberichten. Deze verbeterpunten zijn uitgesteld. Reden is dat hier middelen en capaciteit voor nodig zijn, die pas zijn vrijgekomen na het vaststellen van het informatieplan 2024-2025 afgelopen april.

- Inzichtelijk maken hoe de archiefbeheertaken en verantwoordelijkheden zijn belegd in de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten aan deelnemen. - Aanvragen opschorting van overbrenging van de bouwvergunningen bij de provincie. Er is een conceptplanning gemaakt, maar deze wordt nog vaak gewijzigd omdat er onverwachte bevindingen zijn in de controles. Deze leiden tot extra werk, dat lastig in te plannen is. De planning is erg belangrijk bij het aanvragen voor opschorting en moet zo realistisch mogelijk zijn. Daarom dat dit proces veel tijd en precisie vraagt. Ondertussen worden de werkzaamheden uitgevoerd om de bouwdossiers te gaan overbrengen. - De werkzaamheden voor belastingen zijn via een dienstverleningsovereenkomst overgegaan van Dienst Dommelvallei naar Belasting Samenwerking Oost-Brabant. De processen en systeeminrichtingen voor informatie-uitwisseling tussen de partijen worden verder geoptimaliseerd. - Vernietigen analoge en digitale dossiers Dienst Dommelvallei vanaf 2021. Ook vernietigingsachterstanden inlopen van de gemeenten. - Afronden werkzaamheden voor actualisatie hotspotmonitor 2017 t/m april 2024. - Projectwerkzaamheden ten behoeve van de invoering Wet Open Overheid verder uitvoeren. Hiermee zijn we begin 2023 al gestart.

Werkzaamheden zijn onder andere medewerkers begeleiden bij gebruik anonimiseringstool, inventariseren van informatiecategorieën binnen onze informatiehuishouding, processen en systemen inrichten ten behoeve van actieve openbaarmaking.

6

4. Voortgangsgesprek IBT-Dienst Dommelvallei In 2023 ontving Dienst Dommelvallei het toezichtsoordeel ‘voldoet gedeeltelijk’. Daarom is er een voortgangsoverleg geweest tussen IBT en Dienst Dommelvallei op 27-2-2024. Het verslag hiervan treft u aan als bijlage (‘verslag voortgangsgesprek 27 februari 2024.msg’). In dit overleg is gesproken over dat Dienst Dommelvallei wil inzetten op ‘voldoet’ als komende beoordeling, wil inzetten op wat haalbaar is en al druk aan de slag is met de verbeteracties.

Een belangrijke verbeteractie is het overzicht archiefbeheer opstellen, waarbij is aangegeven dat Dienst Dommelvallei en de gemeenten dit gebruiken als basis voor het informatiebeheerplan. Om de aanpak en eerste resultaten door te spreken, is een vervolgoverleg geweest op 28-3-2024. Het IBT had geen opmerkingen over de aanpak en eerste opzet. We gaan dus verder met de vervolgstappen om te komen tot een actueel informatiebeheerplan waarvan het overzicht archiefbescheiden onderdeel uitmaakt. EEr is een vervolgafspraak gemaakt op 25-6-2024 met IBT om hen dit te laten beoordelen, als onderdeel van het totale toezichtsoordeel.

7