2023-34 Raadsinformatiebrief Jaarverslag bezwaarschriftencommissie 2022 - Bijlage - Nuenen
Tekst van het document
Jaarverslag van de commissie voor de bezwaarschriften en de klachtencommissie 2022
1
Voorwoord
In de gemeente Nuenen worden jaarlijks veel besluiten genomen. Als een belanghebbende het niet eens is met een genomen besluit, kan hiertegen beroep worden ingediend. Voordat echter beroep kan worden ingesteld, moet eerst bezwaar worden gemaakt bij het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen. Het gaat om de volgende bestuursorganen: de raad, de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders. De bezwaarprocedure is in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) geregeld. Voor de advisering over bezwaarschriften heeft de gemeente Nuenen een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie ingesteld (hierna: de commissie), die bestaat uit een Algemene en een Bijzondere kamer. De Bijzondere kamer adviseert over alle bezwaarschriften tegen besluiten die genomen worden in het sociale domein, de Algemene Kamer adviseert over alle overige bezwaarschriften, met uitzondering van bezwaren tegen belastingbesluiten. Daarnaast adviseert de Bijzondere kamer in voorkomende gevallen ook over de afhandeling van klachten; in dat geval is de Bijzondere kamer de klachtencommissie. In dit verslag wordt daarom ook ingegaan op de behandeling van klachten. De commissie brengt jaarlijks een verslag uit. Dit jaarverslag geeft inzicht in de werkzaamheden van de commissie in het jaar 2022.
Ook bevat het verslag cijfers over onder andere het aantal ontvangen bezwaarschriften en klachten, de verstrekte adviezen en de tijdigheid van de afhandeling. Waar mogelijk wordt een vergelijking met de voorgaande jaren gemaakt. Indien van toepassing worden enkele verbeterpunten gegeven met als doel de kwaliteit van besluiten te bevorderen. Voor de ‘snelle lezer’ begint dit jaarverslag met een korte samenvatting. Vanzelfsprekend kan de commissie slechts zorgdragen voor een goede bezwaarbehandeling indien zij daarbij wordt ondersteund door de ambtelijke organisatie. Daarom willen wij langs deze weg het secretariaat en de betrokken medewerkers bedanken voor hun inzet voor de commissie. april 2023, De bezwaarschriftencommissie van de gemeente Nuenen,
De heer mr. P.A.J.S Lathouwers voorzitter Algemene kamer
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
Mevrouw mr. B.H.F. van Beers voorzitter Bijzondere kamer
2
Inhoudsopgave
Voorwoord .................................................................... 2 Inhoudsopgave .............................................................. 3 1. Samenvatting ............................................................. 5 2. De commissie ............................................................. 6 2.1. Taak en werkwijze ................................................................................. 6 2.2
Samenstelling en vergaderingen .......................................................... 6
3. 2022 in cijfers ............................................................ 8 3.1 Algemeen ............................................................................................... 8 3.2 Nuenen door de jaren heen ...................................................................... 8 3.3 Advisering door de commissie ................................................................. 9 3.3.1 Algemene kamer ........................................................................................... 9 3.3.2 Bijzondere kamer ........................................................................................ 10 3.4 Beslissingen op bezwaar ......................................................................... 11 3.4.1 Algemene kamer ......................................................................................... 11 3.4.2 Bijzondere kamer ........................................................................................ 13
4. Onderwerpen van bezwaar ......................................... 14 4.1 Algemene kamer .................................................................................... 14 4.2 Bijzondere kamer ................................................................................... 15 4.3 Totaaloverzicht ...................................................................................... 16
5. Termijnen ................................................................. 17 5.1 Termijnen Algemene kamer: ................................................................... 17 5.2 Vergelijking met 2020 en 2021; Algemene kamer ..................................... 18 5.3 Termijnen Bijzondere kamer ................................................................... 18 5.4 Vergelijking met 2020 en 2021; Bijzondere kamer .................................... 19
6. Klachtbehandeling ..................................................... 19 6.1 Aantallen klachten en de afhandeling daarvan ......................................... 20
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
3
6.2 Onderwerpen van klachten ..................................................................... 21 6.3 Adviezen over klachten .......................................................................... 22 6.4 doorlooptijden van klachten ................................................................... 22
7. Conclusies................................................................ 22 7.1 Algemene kamer .................................................................................... 22 7.2 Bijzondere kamer ................................................................................... 23
8. Aanbevelingen .......................................................... 23 8.2 Bijzondere kamer ................................................................................... 23
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
4
1. Samenvatting
Deze tabel bevat in één oogopslag de belangrijkste gegevens over de bezwaren die in 2022 zijn ingediend bij de gemeente Nuenen en wat daarmee is gedaan: Algemene kamer
Bijzondere kamer
Ingediende bezwaren in 2022
49
34
Ingetrokken
7
10
Gegrond
4
2
Ongegrond
8
9
Niet-ontvankelijk
8
1
Advisering
Deels niet-ontvankelijk, deels ongegrond
1
Prematuur bezwaar
5
Behandeling in 2023
17
11
Gegrond
3
1
Ongegrond
7
3
Niet-ontvankelijk
12
1
Beslissing op bezwaar volgt in 2023
2
8
Tijdige beslissing op bezwaar
86%
80%
Beslissingen op bezwaar in 2022
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
5
2. De commissie
2.1. Taak en werkwijze De gemeente Nuenen heeft, onder andere om een onbevangen heroverweging te waarborgen, een onafhankelijke commissie ingesteld die over de afhandeling van bezwaarschriften adviseert. Deze commissie ontleent haar taak en werkwijze aan de Awb en de Regeling advisering bezwaarschriften 2018. De taak van de commissie is het adviseren van de bestuursorganen van de gemeente Nuenen, zijnde het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de gemeenteraad, met betrekking tot bezwaarschriften en de te nemen beslissing op bezwaar. De meeste bezwaarschriften worden ingediend tegen besluiten van het college. De commissie is niet bevoegd ten aanzien van besluiten op grond van een gemeentelijke belastingverordening of een personele aangelegenheid, al komt dat laatste na de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren nagenoeg niet meer voor. Het horen van de bezwaarmaker en eventuele derde-belanghebbenden door de commissie, vormt een essentieel onderdeel van de bezwaarprocedure. De voorzitter en de leden van de commissie maken geen deel uit van of zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Nuenen. Het bestuursorgaan is bevoegd om van het advies van de commissie af te wijken, maar moet dat dan wel motiveren bij de beslissing op het bezwaarschrift. 2.2
Samenstelling en vergaderingen
De bezwaarschriftencommissie bestaat uit twee kamers. De Bijzondere kamer behandelt alle bezwaarschriften tegen besluiten in het sociale domein, zoals besluiten op grond van de Participatiewet, de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet, en klachten. De Algemene kamer behandelt bezwaarschriften tegen alle overige besluiten, zoals besluiten op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, de APV en de Wet open overheid. De Algemene kamer bestond in 2022 uit een voorzitter en drie leden, namelijk: •
de heer mr. P.A.J.S. Lathouwers (voorzitter);
•
de heer mr. G.C.M. Bos (lid);
•
de heer mr. J.F.H.M. van der Velden (lid);
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
6
• de heer mr. W.A.M. Waarma (lid). Tijdens een hoorzitting zijn steeds de voorzitter en twee leden aanwezig. De Bijzondere kamer werd tot 2022 voorgezeten door de heer mr. E.C.R.E.M. Corsten. In 2022 is het voorzitterschap van de commissie, wegens gezondheidsredenen, van hem overgenomen door mevrouw Van Beers. De Bijzondere kamer bestaat sindsdien uit: •
mevrouw mr. B.H.F van Beers (voorzitter);
•
de heer mr. J. Bijveld (lid);
•
mevrouw mr. I.K. Hahn (lid).
De commissie werd in 2022 ondersteund door de heer W. van der Burgt (secretaris) en mevrouw J. Jansen van Esch (administratieve ondersteuning). Eind 2022 werd het secretariaat overgenomen door mevrouw mr. A.M.P. van Alphen. De Algemene kamer van de commissie is in 2022 8 keer bijeen gekomen. De vergaderingen vinden steeds plaats op een dinsdagavond. De Bijzondere kamer van de commissie is in 2022 9 keer bijeen gekomen. Deze vergaderingen vinden plaats op een maandagavond.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
7
3. 2022 in cijfers
3.1 Algemeen In het jaar 2022 zijn er bij de gemeente Nuenen in totaal 83 bezwaarschriften ingediend. Het aantal bezwaarschriften is als volgt over de beide kamers verdeeld:
aantal bezwaarschriften 2022 49
34
AANTAL BEZWAARSCHIFTEN IN DE GEMEENTE NUENEN IN HET JAAR 2022 Algemene Kamer
Bijzondere Kamer
3.2 Nuenen door de jaren heen Als we de gegevens over de afgelopen tien jaren in één grafiek zetten, levert dit het volgende beeld op:
Totaal ingediende bezwaren gemeente Nuenen 2012 t/m 2022 97
92
84 53
56
61
51
51
83
61
38
2012
2013
2014
2015
2016
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
2017
8
2018
2019
2020
2021
2022
Uitgesplitst over de kamers van de bezwaarschriftencommissie geeft dit het volgende beeld:
58 49 48
45
49
39 32
28 21
23
27
2013
26 25
23
2014
34
34
2021
2022
24
20 18 Algemene kamer
2012
37
34
33
2015
2016
Bijzondere kamer
2017
2018
2019
2020
3.3 Advisering door de commissie
3.3.1 Algemene kamer Bij de Algemene kamer van de commissie werden in 2022 49 bezwaarschriften ingediend. Hiervan werden 7 bezwaren ingetrokken. 17 bezwaren zijn ten tijde van het opstellen van dit jaarverslag nog niet afgehandeld door de commissie. In 5 gevallen werd een bezwaarschrift ingediend voordat een primair besluit was genomen. Deze bezwaren waren dus te vroeg (prematuur) ingediend en zijn niet aan de commissie voorgelegd. In deze gevallen is ofwel alsnog een primair besluit genomen waarmee volledig aan het bezwaar tegemoet werd gekomen (1x) of is het bezwaarschrift zonder hoorzitting of advies van de commissie door het college niet ontvankelijk verklaard (4x). De commissie heeft in totaal 20 adviezen uitgebracht.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
9
Dit levert het volgende resultaat op:
Resultaten Algemene kamer GEGROND
4
ONGEGROND
8
INGETROKKEN
7
NIET-ONTVANKELIJK
8
PREMATUUR BEZWAAR
5
NOG NIET AFGEHANDELD T.T.V. OPSTELLEN JAARVERSLAG
17 0
5
10
15
20
Afhandeling van bezwaarschriften Algemene kamer in het jaar 2022
Ter toelichting: •
Als een bezwaarschrift niet-ontvankelijk wordt geacht, kan dat verschillende oorzaken hebben, bijvoorbeeld: een bezwaarmaker is geen belanghebbende, er wordt geageerd tegen een brief die geen appellabel besluit bevat, een bezwaarmaker heeft te laat bezwaar gemaakt of er zijn bijvoorbeeld geen bezwaargronden aangegeven.
•
De bezwaarschriften die per 1 januari 2023 nog niet door de Algemene kamer zijn afgehandeld, zijn voor het merendeel bezwaarschriften die in de laatste maanden van 2022 zijn ingediend.
3.3.2 Bijzondere kamer Bij de Bijzondere kamer van de commissie werden in 2022 34 bezwaarschriften ingediend. Hiervan werden 10 bezwaren ingetrokken. 11 bezwaren zijn ten tijde van het opstellen van dit jaarverslag niet afgehandeld door de commissie omdat zij niet aan de commissie zijn voorgelegd. Reden is dat er op 1 januari 2023 nog overleg liep met de bezwaarmakers. . De commissie heeft in totaal 13 adviezen uitgebracht.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
10
Dit levert het volgende resultaat op:
Resultaten Bijzondere kamer GEGROND
2
ONGEGROND
9
INGETROKKEN
10
NIET-ONTVANKELIJK
1
DEELS NIET-ONTVANKELIJK / DEELS ONGEGROND
1
NOG NIET AFGEHANDELD T.T.V. OPSTELLEN JAARVERSLAG
11 0
5
10
15
Afhandeling van bezwaarschriften Bijzondere kamer in het jaar 2022
Ook voor de bijzondere kamer geldt dat de bezwaren die per 1 januari 2023 nog niet zijn afgehandeld, voor het merendeel bezwaarschriften die in de laatste maanden van 2022 zijn ingediend betreffen. Inmiddels zijn ten tijde van het opstellen van dit jaarverslag al deze bezwaarschriften naar aanleiding van overleg met de bezwaarmakers ingetrokken omdat een nieuw besluit is genomen. 3.4 Beslissingen op bezwaar
3.4.1 Algemene kamer De bestuursorganen van de gemeente Nuenen namen in 2022 22 beslissingen op bezwaar betreffende bezwaarschriften die behoren tot het werkveld van de Algemene kamer. In alle gevallen betrof het besluiten van het college van burgemeester en wethouders. Aan deze beslissingen op bezwaar lagen 18 adviezen van de commissie ten grondslag. Deze adviezen werden in alle gevallen door het college overgenomen. 4 beslissingen op bezwaar werden genomen zonder dat de commissie over het hieraan ten grondslag liggende bezwaarschrift een advies had gegeven. Dit betrof de in § 3.3.1 genoemde premature bezwaarschriften, die het college niet-ontvankelijk heeft verklaard.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
11
20
Naar aanleiding van 2 adviezen die de Algemene kamer in 2022 heeft uitgebracht, volgt de beslissing op bezwaar in januari 2023. Dit levert het volgende beeld op:
Beslissingen op bezwaar n.a.v. zaken Algemene kamer GEGROND
3
ONGEGROND
7
NIET-ONTVANKELIJK
12
BESLISSING OP BEZWAAR VOLGT IN 2023
2 0
5
10
Beslissingen op bezwaar n.a.v. zaken Algemene kamer 2022
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
12
15
20
3.4.2 Bijzondere kamer De bestuursorganen van de gemeente Nuenen namen in 2022 5 beslissingen op bezwaar betreffende bezwaarschriften die behoren tot het werkveld van de Bijzondere kamer. In alle gevallen betrof het besluiten van het college van burgemeester en wethouders. Aan deze beslissingen op bezwaar lag in alle gevallen een advies van de commissie ten grondslag. Deze adviezen werden in alle gevallen op één na door het college overgenomen. Het betrof in dat geval een situatie waarin de commissie had geadviseerd het bezwaar ongegrond te verklaren, maar waarin het college besloot het bezwaar niet-ontvankelijk te verklaren wegens het ontbreken van procesbelang. Naar aanleiding van 8 adviezen die de Bijzondere kamer in 2022 heeft uitgebracht, is de beslissing op bezwaar in januari 2023 genomen. Dit levert het volgende beeld op:
Beslissingen op bezwaar n.a.v. zaken Bijzondere kamer GEGROND
1
ONGEGROND
3
NIET-ONTVANKELIJK
1
BESLISSING OP BEZWAAR VOLGT IN 2023
8 0
5
10
Beslissingen op bezwaar n.a.v. zaken Bijzondere kamer 2022
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
13
15
20
4. Onderwerpen van bezwaar
De hieronder opgenomen tabellen vermeldt het aantal bezwaarschriften per onderwerp en afdeling van de gemeente. 4.1 Algemene kamer Onderwerp
Afdeling
Aantal
Wet open overheid (tot 1 juli 2022 Wet openbaarheid van bestuur)
ORB / RO / Staf
4
Omgevingsvergunning gebruik
RO
3
Omgevingsvergunning bouw
RO
16
Omgevingsvergunning1 kap
RO
2
Handhaving
VHV
8
Subsidie
ORB
2
Leegstandswet
VHV
1
Wegenverkeerswet en RRV
ORB
2
Woningsluiting artikel 13b Opiumwet
VHV
1
Evenementenvergunning APV
VHV
2
Aanlegvergunning kabels en leidingen
ORB
2
Wet geluidhinder
RO / ODZOB
3
Onderwerpen geen besluit zijnde; privaatrechtelijke rechtshandelingen / gemeentelijke plannen of beleid / overige mededelingen
ORB / RO
3
Totaal
49
Uitleg van de in het schema gebruikte afkortingen: ORB = Afdeling Realisatie: Cluster Openbare Ruimte binnen
1
Het totaal aantal ingediende bezwaarschriften n.a.v. besluiten tot verlenen of weigeren van omgevingsvergunningen is dus 21
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
14
RO = Afdeling Ontwikkeling: Cluster Ruimtelijke Ontwikkeling VHV = Afdeling Realisatie: Cluster Vergunningverlening Handhaving en Veiligheid ODZOB = Omgevingsdienst Zuidoost Brabant
4.2 Bijzondere kamer Onderwerp
Afdeling
Aantal
Participatiewet algemeen
CMD W&I
15
Participatiewet2Bijzondere Bijstand
CMD W&I
4
Participatiewet Energietoeslag3
CMD W&I
10
Tozo4
CMD W&I
1
Wet maatschappelijke ondersteuning
CMD Wmo
3
Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Staf Totaal
1 34
Uitleg van de in het schema gebruikte afkortingen: CMD W&I = Afdeling Realisatie; Cluster CMD Werk en Inkomen CMD Wmo = Afdeling Realisatie; Cluster CMD Maatschappelijke Ondersteuning
2 Het totaal aantal ingediende bezwaarschriften n.a.v. besluiten op grond van de Participatiewet is dus 29.
3 De bezwaarschriften tegen de Participatiewet betreffende Energietoeslag zijn niet meegerekend bij de
bezwaren tegen besluiten op grond van de Participatiewet, omdat dit een nieuw onderwerp van bezwaar is. 4 Tozo = Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers. Op basis van deze regeling konden zelfstandige ondernemers inkomensondersteuning vragen ter compensatie van gederfde inkomsten als gevolg van de coronamaatregelen in 2020 en 2021.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
15
4.3 Totaaloverzicht Procentueel voor beide kamers tezamen levert dit het volgende beeld op:
Onderwerp van bezwaar t.o.v. totaal procentueel Woo omgevingsvergunningen
1,2
1,2 3,6
handhaving
4,8 subsidie
12
leegstandswet
25,3
Wegenverkeerswet en RRV Opiumwet APV
22,9
Aanlegvergunning kabels en leidingen
9,6
Wet geluidhinder overig fysiek domein
3,6
3,6
2,4
2,4 2,4
Participatiewet
1,2
1,2
2,4
Participatiewet Energietoeslag Tozo
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
16
5. Termijnen
De beslistermijnen voor bezwaarschriften zijn opgenomen in artikel 7:10 van de Algemene wet bestuursrecht. In principe geldt een beslistermijn van 6 weken, startend vanaf de dag na de afloop van de bezwaartermijn. Als een bezwaaradviescommissie is ingesteld, geldt een beslistermijn van 12 weken na afloop van de bezwaartermijn. Daarom geldt voor de gemeente Nuenen een termijn van 12 weken om een beslissing te nemen op een bezwaarschrift. Deze termijn mag met 6 weken worden verdaagd. Daarna is langer uitstel van de beslistermijn mogelijk als bezwaarmaker daarmee instemt. De beslistermijn wordt dan opgeschort. Ook wordt de beslistermijn opgeschort gedurende de termijn dat de bezwaarmaker in verzuim is, bijvoorbeeld als het bezwaarschrift geen gronden van bezwaar bevat en het bestuursorgaan de bezwaarmaker in de gelegenheid heeft gegeven dit verzuim aan te vullen. 5.1 Termijnen Algemene kamer: In 2022 is bij bezwaarschriften behorend tot het werkterrein van de Algemene kamer in 3 gevallen, van de 22 door het college genomen beslissingen op bezwaar, de wettelijke afhandelingstermijn niet gehaald. In deze situaties was er sprake van: •
Een overschrijding van de wettelijke beslistermijn met 14 weken. Dit betrof een gecompliceerde zaak, waarin is getracht het bezwaar in het kader van rechtstreeks beroep voor te leggen aan de Rechtbank. Gedurende deze periode is de beslistermijn met 4 weken opgeschort. Dit neemt echter niet weg dat de beslissing op bezwaar, genomen in 2023, uiteindelijk te laat was. Inmiddels is er een ingebrekstelling ingediend door de bezwaarmakers.
•
Een overschrijding van de wettelijke beslistermijn met 6 weken. Dit werd veroorzaakt door de vakantieperiode.
•
Een overschrijding van de wetttelijke beslistermijn met 5 weken. Hier is door de bezwaarmaker een ingebrekestelling ingediend en is een dwangsom verbeurd.
Desondanks kan worden geconcludeerd dat in de meerderheid van de gevallen, namelijk in 86% van de gevallen, de beslistermijn wel wordt gehaald. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van de mogelijkheid de beslissing op bezwaar te verdagen of in overleg te verlengen.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
17
5.2 Vergelijking met 2020 en 2021; Algemene kamer In 2020 is bij bezwaarschriften behandeld door de Algemene kamer in 4 gevallen de wettelijke afhandelingstermijn niet gehaald. De termijnoverschrijding bedroeg in 2020 in alle gevallen ongeveer 3 weken. In 2021 is bij bezwaarschriften behorend tot de Algemene kamer in 15 gevallen de wettelijke afhandelingstermijn niet gehaald. De termijnoverschrijding bedroeg in 2021 bij 3 bezwaarschriften circa 3 weken, bij 1 bezwaarschrift ongeveer 6 weken, bij 4 bezwaarschriften ruim 14 weken, bij 1 bezwaarschrift circa 18 weken en bij 6 bezwaarschriften meer dan 20 weken. 5.3 Termijnen Bijzondere kamer In 2022 is bij bezwaarschriften behorend tot het werkterrein van de Bijzondere kamer in 4 gevallen, van de 5 door het college genomen beslissingen op bezwaar, in 1 geval de wettelijke beslistermijn niet gehaald. In deze situatie was er sprake van een overschrijding van de wettelijke beslistermijn met 4 weken, ondanks dat de beslissing op bezwaar tijdig was verdaagd. Er was vervolgens geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid de beslistermijn met toestemming van de bezwaarmaker verder uit te stellen. In 8 gevallen is naar aanleiding van een in 2022 door de commissie uitgebracht advies in januari 2023 een beslissing op bezwaar genomen. In 3 van deze gevallen is de wettelijke beslistermijn niet gehaald.
In 2 van deze 3 deze gevallen is reeds een ingebrekestelling ingediend. Ook is inmiddels bekend dat de 11 bezwaren waarvan de behandeling per 1 januari 2023 niet was afgerond, na overleg met de vakafdeling zijn ingetrokken. In alle gevallen is een nieuw besluit genomen dat geheel of gedeeltelijk aan het bezwaar tegemoet komt. In deze gevallen was er overigens geen sprake van een overschrijding van de beslistermijn. Al met al kan ook voor de Bijzondere kamer worden geconcludeerd dat in de meerderheid van de gevallen, namelijk in 80% van de gevallen, de beslistermijn wel wordt gehaald. Hierbij wordt eveneens vaak gebruik gemaakt van de mogelijkheid de beslissing op bezwaar te verdagen of in overleg te verlengen.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
18
5.4 Vergelijking met 2020 en 2021; Bijzondere kamer In 2020 is bij bezwaarschriften behorend tot de Bijzondere kamer in 6 gevallen de wettelijke afhandelingstermijn niet gehaald. Dit komt omdat in deze gevallen is geprobeerd in overleg tot een oplossing te komen. De overschrijding bedroeg bij 2 bezwaarschriften ongeveer 2 weken, bij 3 bezwaarschriften ongeveer 8 weken en bij 1 bezwaarschrift circa 14 weken. In 2021 is bij bezwaarschriften behorend tot de Bijzondere kamer in 10 gevallen de wettelijke afhandelingstermijn niet gehaald. De overschrijding bedroeg bij 3 bezwaarschriften ongeveer 2 weken, bij 5 bezwaarschriften ongeveer 6 weken en bij 2 bezwaarschriften circa 15 weken. 6. Klachtbehandeling
De Bijzondere kamer van de bezwaarschriftencommissie wordt, behalve als bezwaarschriftencommissie in het sociaal domein, ook ingezet als klachtencommissie. Deze taak ontleent de Bijzondere kamer aan hoofdstuk 9 van de Awb en artikel 4 van de Verordening klachtbehandeling van de gemeente Nuenen. Omdat advisering over klachten ook een taak is van de Bijzondere kamer, is in dit jaarverslag een hoofdstuk over klachtbehandeling opgenomen. De Bijzondere kamer behandelt bejegeningsklachten. Dit zijn klachten die zijn ingediend naar aanleiding van een gedraging van het bestuursorgaan of iemand die daar werkzaam is jegens een inwoner. Bejegeningsklachten moeten worden onderscheiden van bezwaarschriften en van meldingen. Met name meldingen, bijvoorbeeld over kapotte lantaarnpalen en groenonderhoud, worden in het dagelijks spraakgebruik ook vaak aangeduid als ‘klacht’ terwijl ze dat volgens de Awb niet zijn. Bij klachten verdient de informele afhandeling de voorkeur. Vaak kunnen klachten worden opgelost met een luisterend oor en een goed gesprek. Dit is niet altijd het geval, en dan kunnen klagers hun klacht voorleggen aan de Bijzondere kamer. De Bijzondere kamer adviseert het bestuursorgaan dat een besluit neemt op de klacht.
Als de klacht naar mening van de klager daarmee niet naar tevredenheid is opgelost, bestaat de mogelijkheid de klacht voor te leggen aan de Nationale ombudsman als tweedelijns klachtvoorziening.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
19
6.1 Aantallen klachten en de afhandeling daarvan In 2022 zijn bij de gemeente Nuenen 21 klachten ingediend. Het merendeel van deze klachten is informeel naar tevredenheid van de klager opgelost door middel van een gesprek met een medewerker, een leidinggevende of de gemeentesecretaris. Volgens artikel 9:5 van de Awb vervalt de plicht een klacht te behandelen als naar tevredenheid van de klager aan de klacht tegemoet is gekomen. Een formele intrekking is dus, in tegenstelling tot bij een bezwaarschrift, niet nodig om de klachtprocedure af te ronden. De bezwaren waarin de klacht naar tevredenheid van de klager is opgelost, zonder dat een formele intrekking volgde, zijn geteld als ‘informeel afgehandeld’. De klachten waarin wel een formele intrekking is ontvangen, zijn als zodanig opgenomen in het overzicht. Overigens zijn deze klachten meestal ook naar tevredenheid van de klager afgehandeld en is dat de reden dat de klacht wordt ingetrokken. Soms wordt een klacht echter ingetrokken omdat de indiener bij nader inzien (nog) geen formele klacht wilde indienen, maar slechts een signaal wou afgeven. Dit levert het volgende beeld op:
Klachtafhandeling in 2022 6 5 4 3 2 1 0 informeel ingetrokken afgehandeld
advies commissie
doorgestuurd doorgestuurd geen klacht, behandeling naar andere naar maar melding in 2023 instantie Nationale ombudsman
klachtafhandeling in 2022
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
20
behandeling in 2023 14%
Klachtafhandeling in 2022 procentueel informeel afgehandeld 24%
geen klacht, maar melding 19% doorgestuurd naar Nationale ombudsman 5%
ingetrokken 24%
doorgestuurd naar andere instantie 9%
advies commissie 5%
informeel afgehandeld
ingetrokken
advies commissie
doorgestuurd naar andere instantie
doorgestuurd naar Nationale ombudsman
geen klacht, maar melding
behandeling in 2023
6.2 Onderwerpen van klachten De klachten hebben betrekking op de volgende onderwerpen: Onderwerp van de klacht
Aantal
Ongelijke behandeling
2
Afhandeling van verzoeken, waaronder niet reageren op mails, terugbelnotities, brieven
5
Andere gedragingen
9
Meldingen over overlast openbare ruimte (geen klacht)
4
Gedragingen, niet van de gemeente
2 Totaal 22
De aandachtige lezer zal opvallen dat er in dit schema sprake is van 22 klachten, terwijl er 21 klachten zijn ingediend. Dit komt omdat één klachtbrief zowel als onderwerp had het niet reageren op e-mails, als het onheus bejegenen door medewerkers van de gemeente.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
21
6.3 Adviezen over klachten Zoals gezegd worden de meeste klachten informeel afgehandeld of ingetrokken. Er zijn in 2022 2 klachten voorgelegd aan de Bijzondere kamer. Over één van deze klachten heeft de commissie een advies uitgebracht. De klacht is gegrond verklaard. Een andere klacht is begin 2023 behandeld door de Bijzondere kamer. Deze klacht is gedeeltelijk gegrond verklaard. 6.4 doorlooptijden van klachten Op grond van artikel 9:11 van de Awb handelt het bestuursorgaan een klacht af binnen 6 weken, of als een klachtadviescommissie is ingesteld, binnen 10 weken na ontvangst van de klacht. Bij de gemeente Nuenen is er dus sprake van een geldende beslistermijn van 10 weken. Deze termijn kan met 4 weken worden verdaagd. Verder uitstel is mogelijk als de klager daarmee instemt. In de praktijk zijn de doorlooptijden van klachten zeer verschillend van lengte. Als een klacht informeel kan worden afgehandeld, gebeurde dit in 2022 steeds binnen de wettelijke termijn. Dit zijn dan ook vaak de wat meer eenvoudige klachten die met een gesprek op te lossen zijn. In 4 gevallen is het nodig gebleken om in overleg met de klager de beslissing op de klacht verder uit stellen.
In al deze gevallen was extra tijd nodig, ofwel omdat er nog sprake was van een lopend overleg met de klager ofwel omdat de klacht, na informeel overleg, alsnog moest worden geagendeerd voor behandeling door de Bijzondere kamer. 7. Conclusies
Naar aanleiding van dit cijfermateriaal over het jaar 2022 komt de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Nuenen tot de volgende conclusies: 7.1 Algemene kamer • Er is in 2022 sprake van een daling van het aantal bezwaarschriften ten opzichte van 2021. Het aantal bezwaren is nog steeds hoger dan in 2020, maar de stijging die vanaf 2018 is ingezet, is in 2022 niet doorgetrokken. • Het grootste aantal ingediende bezwaren heeft betrekking op omgevingsvergunningen, met name voor bouwen. Daarnaast is er sprake van een relatief hoog aantal bezwaarschriften naar aanleiding van handhavingsbesluiten, waaronder zowel de afwijzing van
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
22
handhavingsverzoeken als het opleggen van lasten onder bestuursdwang of dwangsom wordt begrepen. Wat opvalt aan de bezwaren tegen handhavingsbesluiten, is dat deze kwesties in vrijwel alle gevallen afkomstig zijn van een klein aantal inwoners van de gemeente Nuenen dat handhavingsverzoeken (vaak over en weer) indient. • Het college heeft in alle gevallen de adviezen van de commissie overgenomen. 7.2 Bijzondere kamer • De Bijzondere kamer werd in 2022 voor het eerst geconfronteerd met een groot aantal bezwaarschriften gericht tegen de terugvordering van energietoeslag. Deze bezwaarschriften zijn bijna allemaal informeel opgelost. De Beleidsregels Energietoeslag zijn namelijk als gevolg van de hogere energieprijzen versoepeld, zodat aan deze bezwaarschriften tegemoet kon worden gekomen. De bezwaren zijn dan ook ingetrokken. In één geval is bij gelegenheid van de beslissing op bezwaar alsnog de energietoeslag toegekend, in dat geval was het Beleid tussen het advies van de commissie en de beslissing op bezwaar aangepast. Dat is tegelijk de enige situatie waarin het college het advies van de commissie niet heeft gevolgd. • Verder constateert de Bijzondere kamer dat informele aanpak in de gemeente Nuenen voor zaken binnen het sociaal domein zeer succesvol is. De meeste bezwaarschriften worden informeel opgelost en worden dus uiteindelijk niet aan de commissie voorgelegd.
8. Aanbevelingen
8.1 Algemene kamer • De Algemene kamer merkt op dat de dossiers die bij de Algemene kamer worden aangeleverd, over het algemeen als (voldoende) compleet zijn te kwalificeren. De inhoud van de dossiers is slechts in incidentele gevallen (te) summier te noemen. Ook de vertegenwoordiging namens het bestuursorgaan ter zitting is over het algemeen prima. •
Wel constateert de Algemene kamer dat, in tegenstelling tot de Bijzondere kamer, slechts een klein aantal van bezwaarschriften die tot het taakgebied van de Algemene kamer behoren, informeel worden opgelost. Het introduceren van de informele aanpak bij bezwaren kan ook bij zaken voor de Algemene kamer van meerwaarde zijn. Het verdient daarom aanbeveling om ‘de andere aanpak’ dit ook bij deze zaken te introduceren.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
23
•
De bezetting van het secretariaat van de commissie is de laatste jaren aan zeer veel wisselingen onderhevig geweest. De commissie wil daarom wijzen op het belang van een zekere continuiteit in de vervulling van het secretariaat.
•
Tot slot stelt de commissie vast dat bij een 4-tal premature bezwaren het college zonder advies van de commissie een besluit heeft genomen. De commissie merkt op dat in geval van kennelijke niet-ontvankelijkheid de voorzitter van de commissie op grond van de Regeling advisering bezwaarschriften 2018 kan besluiten niet te horen (conform het bepaalde in artikel 7:3 van de Awb). Het adviseren blijft op grond van artikel 7:13 van de Awb altijd een taak van de commissie, ook als bezwaren kennelijk niet-ontvankelijk zijn. De commissie vraagt hiervoor aandacht. 8.2 Bijzondere kamer
De Bijzondere kamer heeft in de jaren 2020 en 2021 de volgende aanbevelingen gedaan aan het college: •
Contacten/gemaakte afspraken met inwoners of andere partijen worden onvoldoende genotuleerd en gedocumenteerd. Deze gespreksnotities moeten vervolgens ook bij de stukken die naar de commissie gaan.
•
Dossiers t.b.v. de hoorzittingen zijn regelmatig incompleet. Eerst nadat commissieleden verzoeken om bepaalde stukken komen deze (vaak net voor de hoorzitting) boven water. Zaken dienen door het secretariaat in samenwerking met het ambtelijke apparaat eerder en beter voorbereid te worden. Het gaat bijvoorbeeld om de hiervoor genoemde gespreksnotities, maar ook om verslagen of liefst processen verbaal van huisbezoeken. Het kan ook gaan om eerdere zaken die t.a.v. bezwaarmaker hebben gespeeld. Dit geldt zeker als op die eerdere zaak wordt teruggekomen in het dossier voortborduurd of als er in wel overgelegde stukken naar wordt verwezen.
•
Onvoldoende onderzoek heeft gemaakt dat de commissie in een aantal zaken heeft moeten adviseren het bezwaar gegrond te verklaren. Dit was niet nodig geweest als er meer aandacht was geweest voor onderzoek. Er is dan vaak wel een onderzoek of aanzet daartoe gedaan maar er wordt vervolgens niet volledig doorgepakt.
•
Krapte in de personele bezetting zou niet het excuus moeten zijn, maar juist aanleiding om het primaire inhoudelijke proces beter op orde te hebben. Dit betekent gespreksnotities en telefoonnotities maken, archiveren op een afdelingsschijf en niet op een persoonlijke schijf waar niemand meer bij kan. Dit voorkomt problemen later in het proces.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
24
De Bijzondere kamer constateert dat er in 2022 een verbetering zichtbaar is geweest. Dit komt onder meer tot uiting in het feit dat de Bijzondere kamer in minder gevallen heeft geadviseerde de bezwaren gegrond te verklaren. Dit neemt echter niet weg dat de bovenstaande punten nog steeds aandacht verdienen. Ook in 2022 is het met enige regelmaat voorgekomen dat dossiers niet compleet zijn of in ieder geval niet compleet worden aangeleverd. Ook het documenteren van contactmomenten blijft een aandachtspunt. Ten aanzien van de taak als klachtencommissie constateert de Bijzondere kamer dat de houding van de gemeente ten opzichte van de reikwijdte van een ingediende klacht vaak rigide is. Er zit vaak meer achter een klacht en het bestuursorgaan dient daarop door te vragen. Dit is een aspect dat naar mening van de klachtencommissie verbetering verdient. Een meer open houding ten aanzien van klachten kan escalatie voorkomen.
2022 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie
25