2023-33 Raadsinformatiebrief Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2023-2024 - Bijlage - GM NU SB DD

Verbeterplan Geldrop-Mierlo, Nuenen, Son en Breugel, Dienst Dommelvallei = NR KPI .

Omschrijving probleem (knelpunt) (bij RHCe aanbeveling is een verwijzing naar auditrapport 2022 opgenomen)

Risico

Priori-teit Organisatie Omschrijving eindresultaat (oplossing) (GM, NU, SB of DD)

Aanpak op hoofdlijnen

Datum Start Geplande Voortgang in % Realisatie Eventueel korte toelichting, afhankelijkheden of status aanbeveling activiteit realisatie activiteit voortgang archivaris activiteit

1=hoog 3=laag

1. #

1

1

2

1

3

4

25 50 75

##

Lokale regelingen De gemeenten beschikten niet over een actuele archiefregeling en besluit informatiebeheer/ beheerregeling informatiebeheer. De GR Dienst Dommelvallei voldoet niet aan de eisen wat betreft de archiefbepalingen in de GR

De gemeenten beschikken over een actuele archiefverordning en beheerregeling informatiebeheer. middel

1

Dienst Dommelvallei heeft zelf geen beheerregels en overig archiefbeleid opgesteld.

middel

1

1

Dienst Dommelvallei publiceert besluiten waarvoor dit verplicht is niet zelf op www.officielebekendmakingen.nl

middel

2

1

Het is niet zeker of alle mandaatregelingen middel volledig zijn.

1

Verzoeken tot raadpleging worden behandeld door niet -bevoegde personen (i.r.t. het mandaatregister). (RHCe 1.6)

5

voortgang 2023

1

Van gemeenschappelijke regelingen waarin middel de gemeenten participeren, is niet altijd duidelijk of de archiefbeheertaken op de juiste manier zijn belegd.

2.

Mensen en middelen

3

DD

GR Dienst Dommelvallei is aangepast en voldoet aan de regels voor wat betreft de archiefparagraaf.

- Aanpassing GR vanwege wijzigingen in Wgr is 2022 noodzakelijk. - Aanpassing archiefbepalingen kan hierin meegenomen worden, welke gelden als archiefverordening. IDV treedt in overleg met verantwoordelijke voor GR. - 'Handreiking informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden' gebruiken voor aanpassingen op gebied van archiefbeheer. DD Dienst Dommelvallei heeft een - Na vaststelling van de vernieuwde GR met correcte 2022 beheerregeling informatiebeheer en andere archiefbepalingen moet een beheerregeling beleidsstukken op het gebied van archief- informatiebeheer conform VNG format en in en informatiebeheer vastgesteld. samenwerking met PlusTeam opgesteld worden en ter vaststelling voorgelegd aan DB. - Vaststellen van overig beleid (zoals vervangingsbesluit, metadataschema, etc.) waarvoor we voorheen Gedlrop-Mierlo als centrumgemeente beschouwden. DD Dienst Dommelvallei publiceert besluiten - In MT van Dienst Dommelvallei wordt besluit 2022 waarvoor dit verplicht is zelf op genomen wie verantwoordelijk is voor publiceren. www.officielebekendmakingen.nl - Publiceren van officiele bekendmakingen wordt deel van takenpakket van verantwoordelijke afdeling. DD - GM, NU, Alle mandaatregelingen zijn - Dienst Dommelvallei moet In breder verband kijken 2022 SB geïnventariseerd en indien nodig naar de mandaten, waavan de meeste al sinds 2014 aangepast. ongewijzigd zijn (o.a.

I&A, Financiën, Inkoop). - Archiefmandaten worden hierin meegenomen en gecontroleerd op volledigheid en correctheid. - Indien nodig, worden aanpassingen voorgesteld en deze worden meegenomen in het bredere project. - Betrokkenen worden op de hoogte gesteld van de aangepaste mandaten. GM, NU, SB Van alle gemeenschappelijke regelingen - onderzoeken of dit een taak is die het RHCE 2019 waarin de gemeenten participeren, is namens alle aangesloten gemeenten kan uitvoeren. volledig duidelijk hoe de verantwoordelijkheden voor archiefbeheertaken zijn belegd.

2018 en 2019

Q3 2022 1 juli 2024

Gemeenschappelijke regelingen (GR’en) hebben tot 1 juli 2024 de tijd om aangeaste Wgr te implementeren en de regelingen aan te passen. In 2023 zal een aanwijsbesluit worden genomen voor de archivaris en archiefbewaarplaats.

2023

Na het follow-up gesprek met RHCe op 30-3-2023 is besloten om het overig beleid in 2023 voor Dienst Dommelvallei te gaan vaststellen.

2024

Q2 2022 2024

Na wijziging van personele bezetting wordt dit onderwerp opnieuw opgepakt in 2023, om de eerste aanpakstap af te ronden.

2022

Actie in samenhang met aanpassen GR. Planning hangt af van breder project.

2024

Q1 2024 Q4 2024

Voor Dienst Dommelvallei en PlusTeam zijn de archiefbeheertaken op de juiste manier belegd. Voor wat betreft de overige gemeeenschappelijke regelingen speelt dit probleem breed bij alle gemeenten.

geen verbeterpunt

3. # 6

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Het in kaart brengen van de problematiek en mogelijke oplossingen inzake het archiefdepot zodatworden wordt voldaan aan de De archiefruimten niet gestructureerd gecontroleerd op de eisen die gesteld zijn in de geldende archiefweten -regelgeving. De depots waarin archiefbescheiden worden bewaard voldoen niet aan Archiefregeling art. 28, 34, 37 en 39. (RHCe 3.1)

SB

laag

3

Archiefruimten zijn beoordeeld en een plan is gemaakt voor renovatie van het Son en Breugel GM, NU, SB, gemeentehuis Een regelmatige check op de - Opstellen van een checklist voor 2021 DD archiefruimten met eventuele bewaaromstandigheden in archiefruimten. aanpassingen indien nodig. - Inventarisatie omvat tenminste luchtkwaliteit en vochtigheid, ongedierte, brandveiligheid, toegankelijkheid en wateroverlast. - Opnemen in regulier werkproces - Eventuele benodigde aanpassingen worden gemeld bij gebouwbeheer - Geldrop-Mierlo heeft de archiefkelder aangepast na correspondentie met provinciaal archieftoezicht (2010-2014). De ruimte voldoet niet volledig aan de eisen maar is acceptabel voor tijdelijke opslag van te bewaren archiefbescheiden.

2020 Q4 2022 Q2 2023

7

3

De 4 organisaties beschikken niet over een middel calamiteitenplan betreffende veiligheid van archiefbescheiden en ontruiming van archiefruimten

2

GM, NU, SB, De 4 organisaties beschikken over een DD vastgesteld en gecommuniceerd calamiteitenplan betreffende veiligheid van archiefbescheiden en ontruiming van archiefruimten

- Het concept-calamiteitenplan ten aanzien van archiefbescheiden actualiseren voor zover nodig. - Bespreken calamiteitenplan met gebouwbeheer, veiligheidscoördinatoren en evt. andere betrokkenen. - Calamiteitenplan laten vaststellen. - Communiceren calamiteitenplan aan alle betrokkenen. - Calamiteitenplan up-to-date houden.

2019

Q4 2022 Q2 2023

3

GM, NU, SB, Kaders en richtlijnen archief- en DD informatiebeheer geven een duidelijke inkadering van archiefbeleid en visie op archiefbeheer. GM, NU, SB, Een vastgesteld kwaliteitssysteem waarin DD verantwoordelijkheden en taken op gebied van kwaliteitszorg zijn belegd, inclusief interne toetsing en evaluatie.

- Instellen van/ structureel aandacht geven aan record management binnen Dienst Dommelvallei. - Opstellen van kaders en richtlijnen archief- en informatiebeheer - Opstellen plan van aanpak kwaliteitssysteem. - Mogelijk gebruik maken van KIDO, KIDO-light of andere beproefde systematiek. - Uitvoeren plan van aanpak; inrichten, controleren en toetsen van stappen. - Implementeren kwaliteitssysteem. - Monitoren kwaliteitssysteem.

2021

Q1 2023 Q3 2023

2019

Q1 2023 Q2 2024

Het opstellen van een calamiteitenplan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten (RHCe 3.2)

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

8

4

9

4

Naast de opgestelde 'Kaders en richtlijnen laag zaakgericht werken' zijn er geen algemene kaders en richtlijnen opgesteld voor het archief- en informatiebeheer De gemeenten beschikt niet over een middel kwaliteitssysteem archief- en informatiebeheer met toetsbare eisen.

2

Zorgdragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem cf. art 16 Archiefregeling. (RHCe 4.1) De gemeente werkt slechts gedeeltelijk met standaarden voor beleid ten aanzien van duurzaam beheer digitale archiefbescheiden. (RHCe 5.7) De gemeente heeft geen vastgestelde leidraad voor bestandsformaten. (RHCe 5.9) De gemeente heeft geen vastgesteld beleid of voorzieningen voor compressie en encryptie archiefbeheer. (RHCe 5.11) De gemeente heeft geen vastgesteld beleid voor conversie en migratie. (RHCe 6.2)

5. # 10 5

11 5

12 5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Gemeenten beschikken niet over een vastgesteld metadataschema De organisaties beschikken niet over een volledig overzicht van de te beheren archiefbescheiden.

middel

De gemeente beschikt niet over een overzicht van systemen/applicaties waarin zich informatieobjecten bevinden; waarbij een geheel van dynamische en interactieve kenmerken (gedrag) een rol speelt bij het begrijpen hiervan. (RHCe 5.10) De organisaties beschikken niet over een middel informatiebeheerplan.

Tekstberichten worden niet gearchiveerd. Het is niet bekend of afzonderlijke gemeenten maatregelen hebben getroffen inzake gebruik van sociale media.

middel

1

1

2

Een metadataschema op basis van TMLO is vastgesteld. GM, NU, SB, Organisaties beschikken over een actueel, DD compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden, vastgesteld door colleges/ DB, op basis waarvan een informatiebeheerplan kan worden opgesteld.

2020 - Inventariseren van het applicatielandschap i.s.m. 2019 de ICT-architect, beheerteam zaakgericht werken en applicatiebeheerders en de locatie van archiefbescheiden/ informatieobjecten. - Het overzicht van archiefbescheiden dynamisch opstellen, mogelijk met behulp van toegepaste software. - Via regulier architectuuroverleg worden gevolgen van wijzigingen voor archiefbescheiden gemonitord.

Q2 2022 Q2 2023 Q4 2023

- Op basis van het overzicht van archiefbescheiden 2021 wordt het beheer van archiefbescheiden/ informatieobjecten vastgelegd. - Dynamisch wijzigingenbeheer, bijvoorbeeld via koppeling met iNavigator. GM, NU, SB, Er is beleid over het gebruik van sociale - Eerste verantwoordelijkheid ligt bij gemeenten 2021 DD media. Archiveren van tekstberichten wordt (bestuurssecretariaat, juridische zaken, uitgevoerd voro zover apps gebruikt communicatie). Voor archivering sluit IDV aan. worden voor formele communicatie - Als andere zaken niet op orde zijn (bv. informatiebeheerplan) kan dit verbeterpunt niet fundamenteel aangepakt worden. - Meewerken aan een richtlijn voor omgang met sociale media door bestuurders, managers en medewerkers. - Met gebruikmaking van de uitwerking van de ‘Handreiking archivering tekstberichten’ van de VNG een werkwijze ontwikkelen voor het archiveren van archiefwaardige tekstberichten.

Q1 2023 Q4 2023

GM, NU, SB, Organisaties beschikken over een DD informatiebeheerplan, vastgesteld door colleges/ DB.

Q3 2023 Q3 2024

Er is gestart met opstellen overzicht archiefbescheiden. Dit overzicht vormt de basis voor het informatiebeheerplan. Mogelijk wordt het informatiebeheerplan in andere software geborgd. Mogelijk heeft dat ook gevolgen voor het beheer en borging van het oerzicht archiefbescheiden, als ook voor het applicatieoverzicht.

Planning afhankelijk van andere organisatieonderdelen.

13 5

De status van archivering van audio- en laag videotulen is niet duidelijk omdat afspraken met leveranciers van raadsinformatie niet in beeld zijn bij IDV.

2

5

IDV was niet betrokken bij informatiebeveiliging

1

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

14 #

15 6

16 6

Er is geen vervangingsbesluit vastgesteld terwijl er (in Geldrop-Mierlo) al digitaal zaakgericht gewerkt wordt. De gemeente beschikt niet over een hotspotmonitor.

laag

laag

2

Dagdozen (Geldrop-Mierlo 2016-2022, laag Nuenen, Son en Breugel, Dienst Dommelvallei 2020-2022) worden niet tijdig vernietigd waardoor vervanging niet volledig volgens handboek vervanging plaats vindt.

1

GM, NU, SB Audio- en videotulen worden duurzaam toegankelijk opgeslagen.

IDV is betrokken bij informatiebeveiliging

- Inventariseren van het gebruik van software voor 2021 vergaderen en vastleggen van de vergaderingen binnen de 3 gemeenten. - Inventariseren in hoeverre de leveranciers van deze software voldoen aan verantwoorde en duurzaam toegankelijke opslag van de informatie; - Inventariseren welke oplossingen voor duurzame opslag beschikbaar zijn, waaronder ook het e-depot van RHCe. - Als andere zaken niet op orde zijn (bv. informatiebeheerplan) kan dit verbeterpunt niet fundamenteel aangepakt worden. - Per gemeente een werkwijze ontwikkelen om de archivering verantwoord en efficiënt uit te voeren, en waar mogelijk een generieke werkwijze vaststellen.

Q3 2023 Q2 2024

2021

Q4 2021 Q4 2021

Er is een vervangingsbesluit vastgesteld voor de 3 gemeenten, met terugwerkende kracht voor Geldrop-Mierlo GM, NU, SB, Een door het SIO geaccordeerde en het - Procedure opstellen om regelmatig een hotspot2021 DD college van B&W vastgestelde monitor uit te voeren. hotspotmonitor waarin gebeurtenissen en - Beleggen in 'Beleid- en strategie overleg voor kwesties in de samenleving zijn benoemd informatievoorziening' die grote invloed hebben uitgeoefend op de - Indien nodig, een voorstel voor een hotspot maken activiteiten van de gemeente en waardoor voor het SIO; op advies van het SIO worden aan de de neerslag ervan voor blijvende bewaring colleges een voorstel voor hotspots voorgelegd. in aanmerking komt. - Uitvoeren van het archiefbeheer om betreffende archiefbescheiden veilig te stellen. GM, NU, SB, Dagdozen worden regelmatig volgens - Uitvoeren van checks op achterstallige dagdozen 2022 DD planning vernietigd. i.v.m. vervanging achteraf (periode 2016-2020) - Procedure van vernietiging van de dagdozen (volgens handboek vervanging) uitvoeren.

Planning afhankelijk van andere organisatieonderdelen.

Q3 2021

2020

Q4 2022 Q4 2023

Er is gestart met de eerste stap uit de handreiking van RHCe voor het onderwerp 'covid 2019'. De andere stappen zullen volgen.

Q4 2021 Q2 2023

Q2 2023

Q2 2021 Q2 2023

Q2 2023

Uitvoeren vervanging cf. vervangingshandboek. (RHCe 6.3)

7.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

17 7

De gemeente Geldrop-Mierlo heeft een achterstand in de overbrenging van Archiefblok Geldrop 1986-2003.

laag

1

18 7

De gemeenten hebben een achterstand in de overbrenging van bouwvergunningen t/m 1989.

laag

1

19 7

De gemeenten hebben een achterstand in laag de overbrenging van de aanvullingen op de al overgebrachte openbare archieven.

3

Tijdig overbrengen van archiefbescheiden die daarvoor cf. de wet in aanmerking komen. (RHCe 7.2) Er is geen Opschorting van Overbrenging aangevraagd voor archiefbescheiden die niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn zijn overgebracht. Het gaat om: - Bouwvergunningen 1906-1989. - Wettelijk verplicht over te brengen aanvullingen (8 meter) op archiefblokken die reeds naar het RHCe zijn overgebracht. (RHCe 7.3) 8.

GM

Een door de archiefdienst en de gemeente - Voortzetting van het al lopende bewerkingsproject 2020 ondertekende verklaring van overbrenging voor dit archiefblok. van het Archiefblok Geldrop 1986-2003. - Doorgaan met kwaliteitscontroles en overleg met RHCe. - Afspraken maken met de archiefdienst over de overbrenging. GM, NU, SB Een door de archiefdienst en de gemeente - In overleg met RHCe overbrengen van de 2019 ondertekende verklaring van overbrenging geschikte batches gedigitaliseerde van de bouwvergunningen t/m 1989 en/ of bouwvergunningen. een door provincie afgegeven machtiging - Uitvoeren benodigde controles bij andere batches. tot opschorting van overbrenging. - Aanvragen machtigng tot opschorting voor zover nodig voor bepaalde batches. GM, NU, SB De aanvullingen op de al overgebrachte - Een afweging zal gemaakt worden of regelmatig 2022 openbare archieven zijn toegevoegd aan opvragingen op deze dossiers gedaan worden en of de betreffende overgebrachte archieven capaciteit beschikbaar is om deze delen toe te en/ of door de provincie zijn machtigingen voegen aan de al overgebrachte archieven. tot opschorting van overbrenging - Een Plan van Aanpak wordt opgesteld om deze afgegeven. archiefdelen toe te voegen en/ of machtigingen tot opschorting van overbrenging aan te vragen.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

geen verbeterpunt

2021

Q2 2023

Q4 2022 Q4 2023

In maart zijn de dossiers overgebracht naar RHCe, in april is VvO ondertekend.

Er is ook toestemming verkregen voor vervroegde overbrenging: alle bouwvergunningen t/m 2010 zullen worden overgebracht. In april is Son en Breugel t/m 1989 overgebracht.

Met behulp van het overzicht archiefbescheiden is inzichtelijk geworden wat de achterstanden zijn. Deze worden in de loop van 2023 zoveel mogelijk ingelopen.