2022-57 RV Bijlage 4 - Reactie college Accountantsverslag 2021 Nuenen

Reactie van het college van burgemeester en wethouders op het accountantsverslag bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Nuenen c.a. Conclusie accountant Voor de jaarrekening 2021 van de gemeente Nuenen c.a. geeft de accountant een goedkeurende verklaring af voor getrouwheid en rechtmatigheid. Opmerkingen accountant De controle van de accountant is afgerond. In het accountantsverslag informeert de accountant de raad over de uitkomsten van de controle van de jaarrekening 2021. Naast een aantal bevindingen laat de rapportage van de accountant een overwegend positief beeld zien: • De jaarrekening is overeenkomstig het BBV opgesteld. • De opstelling van de jaarrekening vereist dat het college oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt. De accountant heeft bij deze schattingen en onderliggende veronderstellingen geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd. • Uit de jaarrekening 2021 blijkt dat het eigen vermogen van de gemeente met € 3,1 miljoen gestegen is naar € 42,5 miljoen. • De solvabiliteitsratio is gelijk gebleven op 33,6%. • De accountant heeft geconstateerd dat er binnen de programma’s geen budgetoverschrijdingen zijn die meetellen voor het rechtmatigheidsoordeel. • Er zijn geen overschrijdingen op investeringskredieten die meetellen voor het begrotingsrechtmatigheidsoordeel.

• De accountant heeft geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd en met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Adviezen en bevindingen accountant Op de adviezen en bevindingen van de accountant in het verslag, staat hieronder de reactie van het college. Pag Adviezen en bevindingen accountant 6 Management samenvatting Wij adviseren de risico’s binnen de grondexploitaties nauwkeurig te monitoren in relatie tot de weerstandscapaciteit.

9

Ons oordeel Wij denken in algemene zin dat de leesbaarheid en relevantie van uw jaarverslag en jaarrekening kan worden verbeterd door:

Reactie college De grondexploitaties hebben een grote financiële impact op de totale financiële huishouding van de gemeente. De eventuele financiële risico’s en kansen zijn van belang voor de weerstandscapaciteit van de gemeente. De risico’s en de capaciteit wordt jaarlijks zowel bij de jaarrekening als bij de begroting geactualiseerd. Daarnaast wordt de gemeenteraad meerdere keren per jaar op hoofdlijnen over de ontwikkelingen ten aanzien van deze risico's geïnformeerd. Wij ondersteunen mogelijke verbeteringen in de leesbaarheid van de jaarstukken. Nadat we hierover van gedachten gewisseld hebben met de accountant, doen we een voorstel aan de

•

12

het aantal pagina’s terug te brengen en focus te leggen op de belangrijke onderwerpen en afwijkingen; • afwijkingen op lasten, baten en corresponderende reserves per taak te bundelen, zodat in een opslag duidelijk is wat het effect per taak is op het resultaat na reserves. Aanbestedingsrechtmatigheid Op het gebied van inhuur van plan economische ondersteuning is in 2021 een bedrag van € 180 000 ingekocht. Wij hebben geadviseerd deze inhuur onder te brengen in de managed service provider (MSP) constructie. Wij hebben geadviseerd om losse opdrachten met een repeterend karakter te bundelen en hiervoor raamovereenkomsten af te sluiten, indien nodig middels een Europees aanbestedingstraject.

14

18

Grondexploitaties Wij adviseren om snel duidelijkheid te krijgen over de fiscale positie en hierover afspraken met de fiscus vast te leggen. Daarna kunnen de (herziene) aangiftes tot en met 2021 worden ingediend en kan zekerheid worden verkregen over de ingenomen VPB positie tot heden en de toekomstige jaren. Voorziening groot onderhoud Uit de meerjarenonderhoudsplanning voor gebouwen blijkt dat in de toekomst (rond jaar 2032) meer uitgaven worden gedaan dan is opgenomen in de voorziening. Een voorziening mag niet negatief worden, dit betekent dat een bijstorting in de komende jaren noodzakelijk is. Het meerjarenonderhoudsplan voor gebouwen is in 2021 geactualiseerd. Geschakeld hieraan wordt ook een duurzaamheidsplan voor gemeentelijke gebouwen opgesteld. Wij adviseren na te gaan in hoeverre de duurzaamheidsambities een financieel effect hebben op het geplande onderhoud (bijvoorbeeld als groot

Auditcommissie hoe deze verbeteringen door te voeren in de jaarrekening 2022.

Ondanks dat planeconomen op dit moment moeilijk te krijgen zijn op de arbeidsmarkt, streven we ernaar om een medewerker voor deze werkzaamheden in dienst te nemen. Mocht dat niet lukken, dan proberen we deze inhuur onder te brengen in de MSP constructie. De voorbereidingen zijn gestart om voor rioolwerkzaamheden op korte termijn een meerjarige raamovereenkomst te sluiten. Indien de raming uitwijst dat de uitgaven boven de Europese drempel komen, wordt uiteraard overgegaan tot een Europees aanbestedingstraject. We zijn in gesprek met de fiscus om duidelijkheid te krijgen over de fiscale positie van grondexploitaties. Zodra deze duidelijkheid er is, worden de afspraken vastgelegd en eventuele (herziene) aangiftes ingediend.

In de voorziening onderhoud gebouwen is de jaarlijkse storting vastgesteld op € 425.000,-, op basis van de geactualiseerde MJOP, waarbij gerekend is met een uitgaventermijn van 10 jaar (2022-2031). In 2024 /2025 zal het MJOP wederom worden geactualiseerd en zal de jaarlijkse storting dan worden aangepast aan de dan geldende situatie van het gebouwenbeheer. Indien uit het duurzaamheidsplan voor gemeentelijke gebouwen bepaalde duurzaamheidsmaatregelen, bijvoorbeeld zonnepanelen, worden voorgesteld, worden hiervoor separate investeringskredieten aangevraagd. Het betreft namelijk een renovatie. De betreffende extra maatregelen vallen niet onder het groot onderhoud van het

onderhoud plaats maakt voor renovatie); 19

21

Jeugdhulp en Wmo Gezien het tekort (ruim € 1 mln) hebben wij geadviseerd om het budgetbeheer te verbeteren, onder ander door actuelere management rapportages gebaseerd op de totale verplichting in de zorgadministratie in plaats van de financiële administratie. Wij hebben geadviseerd om een pakket van maatregelen samen te stellen om zelfstandig een uitspraak te kunnen doen over de zorglevering en daarin de reeds bestaande acties (evaluatiegesprekken, clientonderzoeken, klachtenevaluatie etc.) te betrekken. Overige bevindingen Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers Wij hebben geadviseerd om voor deze categorie een actuariële berekening te maken en te overwegen deze op te nemen in de voorziening. Voorziening betaalbaar wonen Binnen de jaarrekening is een voorziening ‘betaalbaar wonen’ opgenomen van € 312.000 .Wij hebben deze positie getoetst aan de verslaggevingsregels en constateren dat hier formeel geen sprake is van een voorziening, maar een reserve. Een en ander heeft te maken met het ontbreken van een verplichte, door derde opgelegde bestemming van de middelen. Omdat het gaat om een rubriceringsafwijking is deze niet doorgevoerd in de jaarrekening. Wij adviseren de nota reserves en voorzieningen onder andere op dit punt te actualiseren en na te gaan welke reserves en voorziening qua aard en inhoud nog in stand dienen te blijven.

Prestatie verklaringen bij inkopen In de management letter hebben wij geadviseerd om de procedures voor het vaststellen en vastleggen van prestatieverklaringen voordat een

huidige MJOP. Deze investeringen hebben wel weer effect op toekomstige actualisaties van het MJOP en worden dan meegenomen. Conform de reactie op de management letter wordt in overleg met de accountant onderzocht hoe we de huidige wijze van monitoring verder kunnen door ontwikkelen. Daarbij bespreken we ook de maatregelen die noodzakelijk zijn om zelfstandig een uitspraak te kunnen doen over de zorglevering.

Het gaat hier om ex-wethouders (of geregistreerde partners i.v.m. overlijden) die al sinds 2005 een pensioenuitbetaling via de exploitatie krijgen. Wij stellen voor om dit niet te wijzigen. Op basis van artikel 44 lid 3 van het BBV is het niet nodig om deze alsnog binnen de voorziening op te nemen. Tot deze voorziening is in juni 2019 besloten bij het raadsbesluit over het instellen van startersleningen. In januari van dat jaar is de nota reserves en voorzieningen opnieuw door de gemeenteraad vastgesteld. Bij de volgende actualisatie van deze nota wordt rekening gehouden met dit advies.

Conform ons commentaar op de managementletter gaan we, in de zomermaanden, in overleg met accountant na voor welke categorieën inkopen het vastleggen van prestatieverklaringen echt noodzakelijk is.

22

inkoopfactuur wordt geautoriseerd aan te scherpen. Overige aspecten in relatie tot onze controle Wij hebben geadviseerd om de frauderisicoanalyse te actualiseren en specifieke werkzaamheden op te zetten voor het voorkomen of detecteren van fraude. Door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn een tweetal notities uitgebracht die daarbij mogelijk behulpzaam kunnen zijn.

Voor de rechtmatigheidsverklaring van het college, bij de jaarrekening 2022, is het noodzakelijk om een fraudeanalyse op te stellen. De notities van de NBA worden daarbij betrokken.