Document · PDF

2022-35 RV Bijlage 3 - DDV Jaarstukken 2021

Gemeenteraad 2 juni 2022, gemeente NuenenBij agendapunt: Dienst Dommelvallei (DDV)17.171 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Jaarstukken 2021

Inhoudsopgave Inhoudsopgave .................................................................................................................................................2 Voorwoord........................................................................................................................................................3 Inleiding ...........................................................................................................................................................4 Algemene toelichting en inleiding bij programma's ..........................................................................................5 Programma 1: Bedrijfsvoering voor de Dommelvallei-organisaties ...................................................................6 Paragrafen......................................................................................................................................................24 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing..................................................................................25 Paragraaf Financiering ................................................................................................................................31 Paragraaf Bedrijfsvoering Dienst Dommelvallei...........................................................................................33 Structuur Dienst Dommelvallei

.......................................................................................................................36 Jaarrekening ...................................................................................................................................................38 Balans .........................................................................................................................................................39 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ....................................................................................40 Toelichting op de balans .............................................................................................................................42 Niet in de balans opgenomen verplichtingen...............................................................................................45 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening...................................................................................46 Het overzicht van baten en lasten per taakveld............................................................................................47 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening............................................................49

Vennootschapsbelasting.........................................................................................................................49 Begrotingsrechtmatigheid ......................................................................................................................49 Analyse overzicht van baten en lasten.....................................................................................................49 Overzicht van de incidentele baten en lasten...........................................................................................50 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).........................50 Overzicht van investeringen en projecten ...................................................................................................52

Voorwoord Beste lezer, Dienst Dommelvallei presenteert de jaarrekening en het jaarverslag 2021. Het tweede coronajaar 2021 was bij voortduring sturen op de grillen van corona. Vanaf deze plek de welgemeende complimenten voor alle medewerkers van de dienst die onder de wisselende omstandigheden hun uiterste best deden om de dienstverlening aan de gemeenten, burgers en bedrijven op een goed niveau te houden. Als spin-off van het thuiswerken bereiden wij onze organisatie voor op een hybride werkconcept. Hierbij is de aard van de werkzaamheden bepalend voor de locatie waar die werkzaamheden worden uitgevoerd. Doorontwikkeling Dienst Dommelvallei De drie geprioriteerde projecten om de Dommelvallei-samenwerking door te ontwikkelen zijn in het najaar gestart. Medio 2022 worden de projectresultaten opgeleverd aan het dagelijks bestuur. Onder de paragraaf Bedrijfsvoering wordt de doorontwikkeling verder toegelicht. Cyber incidenten Zoals alle gebruikers van ICT hebben ook de Dommelvallei-organisaties te maken met cyberincidenten. De impact van deze incidenten is verschillend. Wat betreft de inzet van systeembeheer, privacy en informatiebeveiliging zijn twee incidenten zwaar belastend geweest in 2021. Het betrof een phishing incident en het wereldwijde Log4J incident. Beide incidenten vergden een enorme ureninzet, waardoor reguliere werkzaamheden zijn verschoven in de tijd.

Dankzij de samenwerking tussen de gemeenten en de dienst zijn de gevolgen voor de ict-gebruikers beperkt gebleven. Positief resultaat De jaarrekening sluit met een positief resultaat van € 212.749,-. We stellen voor om hiervan € 79.000,opnieuw beschikbaar te stellen in 2022 en € 102.981,- te storten in de reserve I&A. Het restant is een voordeel voor de gemeenten. Mierlo, maart 2022 Victor Fijneman

Inleiding Resultaat jaarrekening 2021 De jaarrekening 2021 van Dienst Dommelvallei sluit met een positief resultaat van € 212.749,-. Voor een uitgebreide toelichting van het resultaat verwijzen wij u naar “Toelichting saldo 2021” bij “Wat heeft het gekost?”. Gemeente

Resultaat jaarrekening

Uitvoeringskosten bijstand

Reserve I&A

Restitutie gemeenten

Geldrop-Mierlo

51.019

49.431

1.588

Nuenen

89.895

43.450

30.894

15.551

Son en Breugel

71.835

35.550

22.656

13.629

212.749

79.000

102.981

30.768

Totaal

Resultaatbestemming

Uitvoeringskosten bijstand In 2021 is eenmalig € 89.000,- beschikbaar gesteld voor de uitvoeringskosten bijstand. In de 2e berap 2021 is aangegeven dat met de wethouders sociale zaken is afgesproken om het restant van € 79.000,- te reserveren bij Dienst Dommelvallei. Op grond van financieel statuut stellen we voor het budget niet te storten in de reserve P&O maar over te hevelen naar 2022. Batig saldo salariskosten Volgens het financieel statuut kan 50% van het batig saldo op salariskosten toegevoegd worden aan de rese rve Personeel en Organisatie. In 2021 is er geen sprake van een batig saldo op salariskosten. Dat er geen batig saldo is, wordt vooral veroorzaakt door de (eenmalige) verplichtingen uit de nieuwe CAO vanaf 1 december 2021. Resterende middelen I&A Bij de jaarrekening 2020 stemde het algemeen bestuur in met een nieuwe bestemmingsreserve voor I&A en de beleidslijn om 100% van de resterende middelen bij I&A in deze reserve te storten. We stellen voor om € 102.981,- te storten in de reserve I&A. Restitutie gemeenten Na de budgetoverheveling voor de uitvoeringskosten bijstand en de storting in de reserve I&A resteert een resultaat van € 30.768,-. Dit bedrag wordt teruggestort naar de gemeenten conform de verdeelsleutels van de begroting 2021.

Evaluatie verdeelsleutels Op basis van deze jaarrekening ziet het algemeen bestuur geen aanleiding om de huidige verdeelsleutels, zoals bedoeld in artikel 3 van het Financieel statuut, aan te passen.

Algemene toelichting en inleiding bij programma's In deze paragraaf staan de toelichtingen op het programma. We gaan in op de 3 “wat”-vragen: • Wat wilden we bereiken? • Wat hebben we ervoor gedaan? • Wat heeft het gekost? In de tabel bij "Wat heeft het gekost" staan de begrote en werkelijke baten en lasten en het saldo daarop. Een positief bedrag is een voordeel en een negatief bedrag een nadeel. Een aantal van de onderwerpen in het programma Bedrijfsvoering voor de Dommelvallei-organisaties is door de deelnemende gemeenten opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Er zijn vanuit de dienst 2 perspectieven op het begrip bedrijfsvoering. 1. Het primaire proces van de dienst is het leveren van ondersteuning aan de bedrijfsvoering van de deelnemende gemeenten. Die ondersteuning wordt beschreven in programma 1 Bedrijfsvoering voor de Dommelvallei-organisaties. 2. De bedrijfsvoering van de dienst zelf wordt beschreven in de paragraaf Bedrijfsvoering. De afwijkingen > € 10.000,- tussen begroting na wijziging en de realisatie over 2021 van het programma Bedrijfsvoering worden toegelicht in het onderdeel “Analyse overzicht baten en lasten” van de jaarrekening.

Programma 1: Bedrijfsvoering voor de Dommelvallei-organisaties Portefeuillehouder(s): Drs. J.F.M. Gaillard

Wat wilden we bereiken? Missie/Visie

Bedrijfsplan/Doelstellingen

Dienst Dommelvallei verricht economisch, efficiënt en effectief activiteiten voor de 3 samenwerkende gemeenten op basis van de gedefinieerde kernwaarden: innovatief, resultaatgerichtheid, flexibel en klantgericht.

De activiteiten dragen bij aan onze doelstellingen: • verbetering van kwaliteit; • vermindering van kwetsbaarheid; • vermindering van kosten; • goed werkgeverschap.

Wat hebben we ervoor gedaan? De volgende bouwstenen gelden voor alle Dommelvallei-organisaties Dommelvalleibrede projecten Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering 2. Gezamenlijk burgerzakensysteem 3. Gezamenlijke software voor het sociaal domein 4. Gezamenlijk e-HRM-systeem 5. Doorontwikkeling Dienst Dommelvallei 1. Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering De Dommelvallei-organisaties werken sinds begin 2021 volledig zaakgericht op basis van geharmoniseerde zaaktypen. Het zaaksysteem speelt een cruciale rol in de informatievoorziening als centraal digitaal archief en als toegangspoort voor digitale dienstverlening. Het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering is afgerond en droeg het zaaksysteem Djuma inclusief de gemaakte afspraken over aan de beheerorganisatie. We stelden een beheerplan op waarin doelstellingen, overlegstructuur en strategische, tactische en operationele rollen zijn vastgelegd. 2. Gezamenlijk burgerzakensysteem De gemeentelijke organisaties en Dienst Dommelvallei hebben in 2020 de krachten gebundeld om begin 2022 een nieuw burgerzakensysteem gereed te hebben voor de burgerzakenprocessen. De aanbestedingsprocedure en de implementatie zijn afgerond. In december namen we de applicatie in gebruik. Dit verliep voorspoedig en medewerkers zijn content met de nieuwe functionaliteiten.

In het eerste kwartaal van 2022 vindt decharge van het project plaats en neemt de beheerorganisatie het reguliere beheer over. 3. Gezamenlijke software voor het sociaal domein De gemeentelijke organisaties en Dienst Dommelvallei startten in 2020 met de gezamenlijke aanbesteding van nieuwe software voor het sociaal domein. De aanbestedingsprocedure is afgerond. De implementatiefase verliep moeizaam. Diverse onderdelen parkeerden we en pakken we als restimplementatie op in 2022. Met name de inzet van functioneel beheer vergde veel capaciteit voor zowel inrichting als regulier beheer. Na ingebruikname in januari 2022 start de restimplementatie en de doorontwikkeling. Decharge vindt plaats in 2023. 4. Gezamenlijk e-HRM-systeem Voor de gemeentelijke organisaties en Dienst Dommelvallei is een nieuw e-HRM-systeem ingekocht. In mei 2021 startte de implementatie. In januari 2022 is de nieuwe software in gebruik genomen. Enkele onderdelen, zoals de indiensttredingsmodule waren niet tijdig beschikbaar en worden in 2022 ingericht. Daarom kan het project nog niet worden afgesloten. In de 2e berap rapporteerden we dat de personeelsdossiers gedigitaliseerd moeten worden om via het e-HRMsysteem te kunnen ontsluiten. Deze werkzaamheden verricht P&O in 2022. Hierbij zijn wij afhankelijk van de capaciteit van Informatievoorziening en het externe digitaliseringsbedrijf.

De kosten daarvan ramen wij in de 1e begrotingswijziging 2022.

5. Doorontwikkeling Dienst Dommelvallei De doorontwikkeling van de dienst startte met de uitvoering van de 3 geprioriteerde projecten: Het betreft de uit te werken ideeën omtrent: 1. Huisvesting Dienst Dommelvallei; 2. Professionalisering Functioneel Beheer; 3. Verbreding Platformen. Medio 2022 presenteren de opdrachtgevers de resultaten van de projecten aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur en de colleges over de voortgang. Financiën Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Doorontwikkeling financiën 2. Digitalisering en toenemende selfservice 3. Fiscale processen Doorontwikkeling financiën Om onze klanten nog beter van dienst te kunnen zijn en onze doelstellingen van meer nabijheid en integraler adviseren te bereiken, is de structuur van de afdeling herbezien. We gingen terug in het aantal clusters en leidinggevenden. De structuurwijziging is vormgegeven en vacatures zijn ingevuld. Maar door allerlei omstandigheden zoals het werken op afstand, langdurig zieken, inwerken van nieuwe medewerkers of het inwerken op nieuwe functies is de verdere doorontwikkeling gestagneerd. Digitalisering en toenemende selfservice De verwachting was dat door digitalisering en toenemende selfservice de werkdruk voor de administratie zou verminderen. Het lijkt dat dit momenteel (nog) niet het geval is. Medewerkers ervaren juist hogere werkdruk.

In 2022 onderzoeken we of de werkdruk feitelijk is en te verklaren door hogere aantallen facturen of boekingen of dat het een subjectieve ervaring is door thuiswerken of andere effecten. Na analyse van de ervaren werkdruk zoeken we uiteraard naar oplossingen die tot vermindering van de werkdruk leiden. In 2021 is een programma van eisen opgesteld voor de rapportgenerator en de aanbesteding in de markt gezet. Gunning vindt plaats in het eerste kwartaal 2022. Fiscale processen Er is een plan van aanpak geschreven om fiscaal in control te komen. De fiscaal adviseur ging pro-actief aan de slag en werd steeds vaker vroegtijdig ingezet bij majeure projecten, zodat belangrijke college- en raadsvoorstellen zijn voorzien van een fiscaal advies of fiscale toets. Het fiscaal beleidsplan is in ontwikkeling en de eerste Vpb-aangiften zijn afgerond en beschikt. Onder begeleiding van de fiscaal adviseur is door een extern bureau een onderzoek gedaan naar eventuele dubbele betalingen en fouten in de BTW-verantwoording op basis van no-cure-no-pay, voor alle Dommelvallei-organisaties. Er zijn geen dubbele of onverschuldigde betalingen ontdekt. Dit onderzoek heeft wel geleid tot extra BTW-restitutie. De factuur van dit onderzoek is door Dienst Dommelvallei betaald, de (aanzienlijk hogere) BTW-restituties worden rechtstreeks ontvangen door de gemeenten en in hun jaarrekeningen verantwoord.

Belastingen Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Invoering belastingsoorten 2. WOZ- bezwaren 3. Transitie naar gebruiksoppervlakte 4. Waardebepaling 2022 Invoering belastingsoorten Vanaf 1 januari 2022 voert Dienst Dommelvallei de rioolheffing uit voor de gemeente Nuenen en is de wijze van heffen inhoudelijk veranderd. In 2021 pasten we de verordeningen van de gemeente Nuenen hierop aan en implementeerden we de rioolheffing in onze systemen. WOZ-bezwaren In 2021 bleven de WOZ-bezwaren en beroepen groeien in aantal en in complexiteit. Deze ontwikkeling is o.a. te wijten aan het grote aandeel van de no-cure-no-pay-bureaus. Onderstaande tabellen hebben betrekking op het aantal WOZ-objecten waarbij bezwaar is ingediend tegen de beschikking in de belastingjaren 2017 tot en met 2021. Voor een gedetailleerder beeld van de bezwaren zijn in onderstaande tabel woningen en niet-woningen uitgesplitst. Ter verduidelijking en vergelijking is het meest recente landelijke gemiddelde (2020) toegevoegd. Daaruit blijkt dat het aantal bezwaren in onze gemeenten rond of onder het landelijk gemiddelde zitten, maar dat het percentage bezwaarschriften van no-cure-no-paybureaus relatief hoog is. Het aantal gegronde bezwaarschriften is echter laag t.o.v. het landelijk gemiddelde.

De grafiek hieronder geeft de voortgang van de bezwaarafhandeling weer.

De wettelijke termijn voor het afhandelen van WOZ-bezwaren eindigt op 31 december (van het belastingjaar). Na het verstrijken van deze termijn mag een gemeente de uitspraak één keer met zes weken uitstellen (verdagen). Door de grote stijging in WOZ-bezwaren (van 1.117 in 2020 naar 1.537 in 2021) is de beschikbare capaciteit om bezwaren af te handelen zelfs met extra inhuur ontoereikend gebleken. Op 31 december 2021 waren 1.100 uitspraken verzonden, de overige bezwaren hebben we moeten verdagen. We huren maximaal in om zoveel mogelijk bezwaren binnen de verdagingstermijn te kunnen verzenden. In 2022 werken we een structurele oplossing uit. Vrijwel alle gemeenten kampen met deze problematiek. Wij zijn van mening dat door de toegenomen werkdruk en juridisering de WOZ onuitvoerbaar dreigt te worden. Samen met enkele regiogemeenten is een motie ingediend op het VNG congres om de WOZ in de toekomst uitvoerbaar te houden. Deze motie is aangenomen. Naar aanleiding van deze motie heeft de VNG een onderzoek laten uitvoeren en zijn er gesprekken gestart tussen de VNG en de betreffende ministeries. Omdat ook de no-cure-no-pay-bureaus bij deze gesprekken betrokken zijn, durven we geen voorspelling te doen over de uitkomst van deze gesprekken. Transitie naar gebruiksoppervlakte Het bepalen van de gebruiksoppervlaktes is tijdig afgerond.

Voor alle woningen is de gebruiksoppervlakte bepaald aan de hand van 3D-modellen en bouwtekeningen. In 2021 is een schaduwwaardering uitgevoerd en zijn de waarderingsmodellen opnieuw ingericht. De nieuwe WOZ-waardes voor belastingjaar 2022 zijn op basis van gebruiksoppervlakte bepaald. De Waarderingskamer heeft toestemming gegeven voor het beschikken van de op gebruiksoppervlakte bepaalde WOZ-waardes.

Waardebepaling 2022

Vanwege de transitie naar gebruiksoppervlakte konden we later dan gebruikelijk beginnen met de herwaardering. Om alles op tijd af te ronden is externe expertise ingehuurd en zijn de controles tot een minimum beperkt. De ontstane achterstanden in de bezwaarafhandeling en gegevensverwerking hebben er toe geleid dat de Waarderingskamer haar oordeel voor de gemeenten Nuenen en Son en Breugel heeft verlaagd naar 3 sterren. In 2022 gaan we samen met de Waarderingskamer werken aan het verbeteren van onze gegevenskwaliteit en het inhalen van de achterstanden. Het doel is om in 2022 het oordeel 4 sterren te krijgen. Control Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Verbijzonderde interne controle 2. Aanbesteding accountant Verbijzonderde interne controle De wetgeving over de rechtmatigheidsverantwoording door de colleges en het dagelijks bestuur vanaf het boekjaar 2021 is uitgesteld naar het boekjaar 2022. Hoe daar exact inhoud aan gegeven wordt is op dit moment nog onduidelijk. We hebben hierop in 2021, zo ver als mogelijk, geanticipeerd door het control framework daarop aan te passen. Aanbesteding accountant De accountancydiensten zijn begin 2021 opnieuw aanbesteed. De nieuwe accountant is op 1 juli 2021 gestart met zijn (voorbereidende) werkzaamheden.

Personeel Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Arbodienstverlening 2. Managed service provider Arbodienstverlening We doorliepen een aanbestedingsprocedure voor de Dommelvallei-organisaties en het PlusTeam. Dit heeft geleid tot het contracteren van een nieuwe arbodienstverlener per 1 januari 2022. Managed service provider De dienstverlening voor de externe inhuur is opnieuw aanbesteed voor ruim 40 organisaties in Oost-Brabant. Het resultaat daarvan is dat de samenwerking met de huidige leverancier is gecontinueerd. Daarbij bedongen we scherpe(re) voorwaarden en een aantrekkelijkere prijsstelling. Organisatieontwikkeling Deze bouwsteen bestaat uit: 1. Organisatieontwikkeling Dommelvallei Organisatieontwikkeling Dommelvallei In het najaar van 2021 is het Strategisch HRM-beleid 2022-2025 opgeleverd. Hiermee koppelen wij de ontwikkeling van het HRM-beleid aan de organisatie-specifieke ontwikkelingen. Passend bij de doelen en uitdagingen van de organisaties en richtinggevend aan nieuwe HR-ontwikkelingen. Behoeftes in tijd, prioritering en eigenheid van de organisaties lopen uiteen. Daar waar deze elkaar raken wordt uniformiteit nagestreefd. Samen met het management bepalen we per organisatie waar de focus wordt aangebracht en vertalen we die naar instrumenten. Dat doen we cyclisch in de vorm van een jaarplanning.

Informatievoorziening Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Informatievoorziening: informatiebeleid en informatieplan 2. Organisatie van de Informatievoorziening: meer balans tussen vraag en aanbod 3. Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) 4. Datagedreven organisatie 5. Applicatiemanagement 6. Project professionaliseren functioneel beheer 7. Veilig inloggen en voorbereidingen hybride werken (voorheen 2-factor-authenticatie en beheer mobiele apparaten) 8. Gezamenlijke gemeentelijke uitvoering: Telefonieomgeving (voorheen GT Connect) 9. Gezamenlijke gemeentelijke uitvoering: GT-Mobiel 10. Digitale duurzaamheid Informatievoorziening: informatiebeleid en informatieplan In het tweede kwartaal stelden de 3 colleges en raden het informatiebeleid vast. Het informatiebeleid is de leidraad voor het jaarlijkse informatieplan: de lijst met uit te voeren projecten in dat jaar. In de eerste raadsinformatieavond keken we terug naar 2021 en keken op basis van het informatieplan naar 2022. Dit herhalen we jaarlijks. Organisatie van de Informatievoorziening: meer balans tussen vraag en aanbod In de eerste helft van 2021 constateerden we dat verschillende grote implementatieprojecten meer I&Acapaciteit vereisten dan voorzien. De uitvoering van de overige projecten kwam daardoor in gevaar.

In onderling overleg tussen de I&A-clusters, de vakafdelingen en leveranciers maakten we afspraken voor de uitvoering in 2021. Structureel liggen er meer wensen en ambities dan uitvoerbaar. We lanceerden de projectportfolioboard om tot een gezamenlijk gedragen prioritering van ambities te komen.

Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) De Dommelvallei gemeenten zijn in afwachting van de oplevering van het landelijke DSO. De implementatie van de technische applicatie-infrastructuur die nodig is om hier op aan te sluiten is afgerond. De Dommelvallei-organisaties organiseerden gezamenlijk het beheer voor deze systemen. De vakafdelingen kunnen met ondersteuning van beheer zich verder voorbereiden op de implementatie van de omgevingswet(processen). Datagedreven organisatie We namen het datawarehouse, een centraal gegevensmagazijn in gebruik. Hierin verzamelen we, volgens de richtlijnen, steeds meer gegevens vanuit basisregistraties, processen en ketenpartners. Het vormt de basis voor het ontwikkelen van data-instrumenten die het werk van professionals in de uitvoering, beleidsmakers en managers ondersteunen. Applicatiemanagement Om de reeds ingeboekte besparingen uit het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering te realiseren is actief ingezet op het uitfaseren van oude software. Het merendeel van de applicaties voor de kern van de informatievoorziening is nu gelijk voor de 4 Dommelvallei-organisaties. De exploitatielasten van de totale applicatieportfolio zijn daardoor substantieel lager in 2022. Dit is verwerkt in de meerjarenbegroting 2022-2025.

Project professionaliseren functioneel beheer De colleges van de 3 Dommelvallei gemeenten zien voordeel bij het samen oppakken van de (professionalisering) van functioneel beheer en applicatiebeheer om kwetsbaarheid te verminderen en expertise te vergroten. Het project is in 2021 gestart en levert in 2022 een visie voor doorontwikkeling inclusief ontwikkelplan en een kosten-batenanalyse op. Veilig inloggen en hybride werken (voorheen 2-factor-authenticatie en beheer mobiele apparaten) Met de implementatie van onder andere 2-factor-authenticatie en software om mobiele devices op afstand te beheren zorgden we voor een veiligere werkomgeving die voldoet aan de beveiligingseisen. We stelden kaders voor hybride werken op. Hiermee bereiden we ons voor op de vervanging van de werkplekken en chromebooks in 2022. Gezamenlijke gemeentelijke uitvoering: Telefonie-omgeving (voorheen GT Connect) In het tweede kwartaal kozen we voor een eigen aanbesteding voor de telefonie-omgeving. Dit nadat de VNG eind 2020 de stekker uit de landelijke aanbesteding (GT-Connect) trok. De voorbereidingen zijn gestart. We nemen in 2022 de nieuwe telefonie-omgeving in gebruik. Gezamenlijke gemeentelijke uitvoering: GT-Mobiel De Dommelvallei-organisaties kozen ervoor om gezamenlijk deel te nemen aan de aanbesteding GT Mobiel 3.

Dienst Dommelvallei heeft namens de Dommelvallei-organisaties de trekkende rol in het inkooptraject. Daarvoor hebben de 3 colleges in juni mandaat verleend aan Dienst Dommelvallei om namens het college deel te nemen aan het inkooptraject van GT Mobiel 3. Het inkooptraject loopt op schema. De beoogde ingangsdatum van de raamovereenkomst is 25 april 2022. Digitale duurzaamheid We werkten door aan de opbouw van het centrale digitale archief in het zaaksysteem. Met een centraal digitaal archief vergroten we de vindbaarheid en de beheersbaarheid. We koppelden de nieuwe systemen voor burgerzaken en VTH (Vergunningen, Toezicht en Handhaving) zodat documenten automatisch in het zaaksysteem worden gearchiveerd. Daarnaast hebben we de historie uit het voormalige zaaksysteem van Geldrop-Mierlo geconverteerd naar het nieuwe zaaksysteem. We werken aan het digitaliseringsproject bouw- en milieuvergunningen. Dit is een meerjarig digitaliseringstraject gestart in 2020 waarbij permanent te bewaren analoge documenten worden vervangen door digitale kopieën. Later ontsluiten we deze documenten in het zaaksysteem.

Informatiebeveiliging en privacy Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Inrichting risicomanagement (BIO top 10) 2. Bewustwording 3. Overig Inrichting risicomanagement (BIO top 10) Aanschaf ISMS en PMS In 2021 hebben we voor de 3 gemeenten en Dienst Dommelvallei een Information Security Management System (ISMS) en Privacy Management System (PMS) aangeschaft en een start gemaakt met de inrichting en implementatie daarvan. Met behulp van ISMS en PMS kunnen we informatiebeveiliging en gegevensbescherming op een gestructureerde en structurele manier borgen in de P&C-cyclus. Het helpt de organisaties om zichzelf continu en volgens het PDCA-model cyclisch te verbeteren. Ons ISMS ondersteunt en zorgt ervoor dat er een gestructureerde manier is om informatiebeveiliging te beheren. Het biedt overzicht, bewijs en zekerheid waar we hebben voldaan aan de normvereisten en verbetert de governance van informatiebeveiliging. In het PMS kunnen wij daarnaast op een georganiseerde manier de verwerkingenregisters, onze verwerkers met verwerkersovereenkomsten, datalekken, inzageverzoeken en Data Protection Impact Assessments (DPIA’s/privacyrisicoanalyses) vastleggen. Deze informatie is noodzakelijk voor de privacyboekhouding van de gemeenten.

2-factor-authenticatie Belangrijke maatregelen als 2-factor-authenticatie en het bewaken van applicaties en devices waarmee in onze omgeving wordt gewerkt, zijn ingevoerd. Fysieke toegangsbeveiliging Ook hebben alle mensen toegangspassen met foto’s waardoor alleen bevoegden toegang tot de gebouwen wordt verleend. Incident Management Cyber Incident management beleid is in 2021 voorbereid en in januari 2022 vastgesteld. Hiermee hebben wij bestuurlijk en ambtelijk helderheid en structuur bij het managen van incidenten. Verwerkingenregister In het verwerkingenregister staan alle verwerkingen van persoonsgegevens die in de gemeente plaatsvinden. De gemeenten en Dienst Dommelvallei zijn op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming verplicht om zo’n verwerkingenregister bij te houden. Na de zomer zijn we gestart met een grondige actualisatie van de registers van de gemeenten Nuenen, Geldrop-Mierlo en Son en Breugel. We ronden dit in het eerste kwartaal van 2022 af. Daarna zetten we de bijgewerkte registers over in ons PMS, waarmee we de verwerkingen op een meer gestructureerde manier bij kunnen houden. Bewustwording Dit jaar hebben we vanwege de toegenomen dreiging op ons intranet veel aandacht besteed aan het herkennen en melden van phishingmails. Daarnaast heeft het Privacyteam een plan van aanpak Bewustwordingscampagne Privacy en Informatieveiligheid opgesteld.

We hebben daarvoor bij de afdelingshoofden en senioren de behoeften geïnventariseerd, de relevante onderwerpen en prioriteiten geïdentificeerd en vervolgens draagvlak, betrokkenheid en budget gezocht. In 2022 starten we met de bewustwordingscampagne. Overig

Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) Een DPIA is een risicoanalyse, waarin we beoordelen wat het effect van een beoogde verwerking is op de bescherming van persoonsgegevens. We hebben dit jaar opnieuw een aantal DPIA’s uitgevoerd. Waar mogelijk doen we dat voor de Dommelvallei-organisaties gezamenlijk. Uitgevoerde DPIA’s dit jaar zijn onder andere: • DPIA voor de nieuw aangeschafte software voor het Sociaal Domein. • DPIA’s voor de Gegevensmakelaar, het Datawarehouse en iNzicht. • DPIA voor de nieuwe applicatie voor Vergunningen, Toezicht en Handhaving. • DPIA voor de inzet van bodycams. • DPIA Vroegsignalering bij schulden. Verwerkersovereenkomsten Waar nodig sluiten we met onze samenwerkingspartners verwerkersovereenkomsten af. Bij nieuwe aanbestedingen hebben we dit standaard als onderdeel in het aanbestedingstraject meegenomen, zoals bij de aanbesteding voor de nieuwe software voor het Sociaal Domein en de nieuwe Burgerzakenapplicatie. Waar we ontbrekende verwerkersovereenkomsten signaleerden, sloten we die alsnog af. Zaaksysteem Djuma Privacybeheerders en Functionarissen Gegevensbescherming zijn met de medewerkers in gesprek gegaan over de inrichting van het zaaksysteem. Op basis van die gesprekken is, gezien de informatie die daarin vastgelegd wordt, besloten om bepaalde zaaktypes nog maar voor een beperkte groep mensen beschikbaar te maken.

Datalekken In 2021 zijn er binnen de Dommelvallei-organisaties bij de privacybeheerders en FG's 25 datalekken gemeld. 10 daarvan hebben we gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In 12 gevallen is de betrokkene op de hoogte gesteld van het datalek. Soms meldden de betrokkenen zelf het datalek bij ons. Tabel datalekkenoverzicht

Een melding bij de AP betekent niet ook automatisch een melding bij de betrokkenen en andersom. Of we een datalek melden bij de AP en/of de betrokkenen is altijd een individuele afweging. Dit is afhankelijk van het privacyrisico voor de betrokkenen. De FG's en de privacybeheerder stemmen in overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris af welke datalekken bij wie gemeld worden. De datalekken zijn in vrijwel alle gevallen het gevolg van een incidentele menselijke fout. Meestal gaat het om een mail die per abuis is verstuurd naar een verkeerde ontvanger. We wijzen medewerkers erop om de juistheid van het mailadres goed te controleren. Omdat de mens hierin de zwakste schakel is en blijft, nemen wij dit thema continu mee in onze bewustwordingscampagne. Daarnaast schaffen we in 2022 een beveiligde mailoplossing aan, waarmee de medewerkers gegevens beveiligd kunnen versturen. Beveiligingsincidenten In 2021 zijn er in de vier Dommelvallei-organisaties 73 beveiligingsincidenten (exclusief datalekken) gemeld bij de CISO, waarvan 67 phishing/spam meldingen. Verder waren er een aantal systeem gerelateerde incidenten, bijvoorbeeld bij de inrichting van de nieuwe mailomgeving. Een incident met grote impact was een mail met een link waar een medewerker op had geklikt en gegevens had achtergelaten. Hiermee werd onbevoegden toegang verschaft tot de mailbox van de gedupeerde.

Het mitigeren van de gevolgen was een grote klus. In december werd de wereld geconfronteerd met het zogenaamde Log4J incident. Een veelgebruikt stukje software dat zonder aanvullende maatregelen onbevoegden toegang zou kunnen geven tot systemen. Dat had een grote impact op de Dommelvallei-organisaties. Intensieve samenwerking tussen ICT, directeuren en bestuurders leidde tot een goede beheersing van de crisis. Het mitigeren van acute risico's heeft geleid tot het afsluiten van systemen waardoor medewerkers tijdelijk beperkte toegang hadden tot systemen. De aanpak van deze crisis evalueren wij begin 2022. De evaluatie leggen wij voor aan het dagelijks bestuur.

De volgende bouwstenen gelden alleen voor de gemeente Nuenen en Son en Breugel: Dienstverlening Het gehele jaar had corona de afdeling dienstverlening weer in de greep en lag de focus op continuïteit en ondersteuning. Ook de Log4j aanval legde een aantal kwetsbaarheden in relatie tot continuïteit bloot. Hiervoor namen we mitigerende maatregelen die we verwerkten in een noodplan. Dit noodplan werken we uit tot een (onderdeel van) een breder continuïteitsplan. De seniors en adviseurs van de afdeling Dienstverlening brachten het strategisch management proces in kaart. We keken naar de missie en visie en de strategische doelen met de centrale vraag: Waar staan we als afdeling in 2026? Het hieruit opgestelde concept document "Strategische visie afdeling Dienstverlening 2022-2026" bespraken we in de vorm van een praatplaat met de gemeenten en de dienst. Hierbij zocht het cluster Belasting en invordering aansluiting vanuit de vele raakvlakken in het dienstverleningsperspectief. Tegelijkertijd legden we de praatplaat voor aan bestuurders, MT's en medewerkers van de afdeling. Zodra alle daarbij opgehaalde input is verwerkt brengen we het document in definitieve vorm en starten we met de tactische uitwerking van de strategische doelen. Inwonersgerichte activiteiten Deze bouwsteen bestaat uit: 1.

Verbetering dienstverlening Verbetering dienstverlening Er zijn 2 pijlers die een leidraad vormen voor de inrichting van onze dienstverlening: ‘’Ik wil gemak’’: minder complexe producten en diensten die eenvoudig (plaats- en tijdonafhankelijk) aan te vragen zijn. ‘’Ik wil contact’’: complexe producten en diensten die aandacht en een persoonlijke benadering vragen. Dienstverlening tijdens corona Het cluster KCC volgde de richtlijnen van het RIVM om coronamaatregelen te treffen voor inwoners en medewerkers. Door de versoepelingen na de lockdown in mei ontstonden pieken in de aanvragen van reisdocumenten. We vroegen de inwoners via diverse communicatiekanalen rekening te houden met langere wachttijden. Tegelijkertijd openden we extra balies. Daarbij bleef er dagelijks ruimte voor spoedaanvragen. De dienstverlening bleef hierdoor op peil. Deze methode passen we als het nodig is opnieuw toe. Verkiezingen Vanwege corona vonden de Tweede Kamer verkiezingen met de nodige aanpassingen en verspreid over drie dagen plaats. Hierbij werd briefstemmen mogelijk en maakten we voor het eerst gebruik van een mobiele stemunit. Ondanks de corona aanpassingen verliepen de verkiezingen organisatorisch gezien succesvol. De gemeenten lieten hun waardering blijken. Het cluster KCC startte medio 2021 met de voorbereidingen voor de Gemeenteraadsverkiezingen 2022.

De voorbereidingen lopen door tot de verkiezingsdagen op 14, 15 en 16 maart. Oplevering gemeentehuis Son en Breugel De gemeente Son en Breugel nam het gemeentehuis in het voorjaar van 2021 in gebruik na een grondige renovatie. Het cluster KCC verleende de gemeentelijke dienstverlening na anderhalf jaar in een tijdelijke huisvesting weer vanuit het gemeentehuis. We dachten mee over de inrichting en het oplossen van de laatste aandachtspunten bij de ingebruikname. Pilot Online Team Met de pilot Online Team onderzoeken we hoe de communicatie-afdelingen van de gemeenten, contentbeheer en het KCC telefonisch informatie centrum efficiënter samen kunnen werken. De MT’s van de dienst en de gemeenten stemden in het najaar in met de start van de pilot. Het nieuwe team startte op 1 februari 2022.

Naturalisatie De uitvoering van naturalisaties namens de gemeenten ligt bij Dienst Dommelvallei. Bij besluit van juli 2021 kan de groep vreemdelingen die onder de pardonregeling (Ranov) vallen een naturalisatieverzoek indienen. In 2021 verwerkten we een deel van deze extra aanvragen. In 2022 prognosticeerden we 170 aanvragen van deze groep. Hiervoor zetten we externe medewerkers in. We gingen met de gemeenten in gesprek over de financiering, aangezien de Rijksoverheid geen gelden in het gemeentefonds beschikbaar stelde. De gemeenten dekken deze kosten. Pilot virtuele assistent We onderzochten de uitbreiding van de functionaliteit van de gemeentelijke website met een virtuele assistent (chatbot). De virtuele assistent antwoordt op veel gestelde vragen van inwoners. In 2021 troffen we voorbereidingen voor de inrichting van deze assistent. Met de projectgroep ‘virtuele assistent’ van de VNG wisselden we periodiek ervaringen uit over de werking en het gebruik van de applicatie. Het projectvoorstel voor de pilot met de virtuele assistent vergde meer tijd dan voorzien en wordt in het eerste kwartaal van 2022 voorgelegd aan de MT’s. Kwaliteitsverbetering We pasten ook in 2021 kwaliteitsverbetering in de dagelijkse bedrijfsvoering en binnen projecten toe. In het bijzonder zetten we de ontwikkeling van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) op gebied van dienstverlening in gang.

De bestuurlijke afstemming vroeg meer tijd dan voorzien. In de eerste helft van 2022 leggen we de KPI’s voor aan de gemeenten. In 2021 startten we de inrichting van de applicatie iNzicht om informatie uit verschillende systemen samen te brengen en overzichtelijk weer te geven. Deze informatie zetten we in om te sturen op de KPI's. Komend jaar breiden we de inrichting verder uit en gaan we aan de slag met de verbetermogelijkheden. Ook gebruikten we de methode Lean bij het efficiënter inrichten van werkprocessen in de nieuwe burgerzakenapplicatie. Eind 2021 richtten we een nieuwe vakapplicatie voor burgerzaken in met zeventien online diensten. Drie van deze diensten verlopen zonder tussenkomst van een medewerker. De implementatie geeft efficiencyvoordelen in de bedrijfsvoering. De tijdswinst gebruiken we voor kwaliteitsverbeteringen. Klanttevredenheid We maten met de applicatie Klant in Focus de klanttevredenheid bij het invullen van de gemeentelijke webformulieren. De contentbeheerders, de procescoördinatoren en de medewerkers communicatie werkten samen om de mogelijke verbeteringen op te pakken. In de eerste helft van 2022 breiden we de inzet van Klant in Focus uit om de klanttevredenheid bij baliebezoeken te meten. Participatie Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Ondersteuning naar werk en participatie 2.

Uitvoering Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) 3. Uitvoering Tijdelijke ondersteuning noodzakelijke kosten (Tonk). Ondersteuning naar werk en participatie De gemeenten Nuenen en Son en Breugel hebben een aanpak gericht op de maximale ondersteuning van inwoners naar werk en participatie. Dienst Dommelvallei en andere partijen zoals WSD waren actief in het CMD waar we gezamenlijk met de maatschappelijke organisaties en gemeentelijke collega’s werkten aan de ondersteuning van onze inwoners. We boden algemene maar ook specifieke ondersteuning van (doelgroep)inwoners naar werk en activering.

Inburgering De nieuwe Wet inburgering trad op 1 januari 2022 in werking. De verantwoordelijkheid voor de brede intake en het educatie-aanbod van inburgering ligt sindsdien bij de gemeenten. Dienst Dommelvallei neemt de inburgeringstaken over van de gemeenten met betrekking tot beleid, coördinatie en uitvoering. In 2021 trof het cluster Werk & Inkomen samen met de betrokken medewerkers van de gemeenten en ketenpartners de voorbereidingen voor deze nieuwe verantwoordelijkheden. We werkten de ervaringen met de rijkspilots inburgering uit in reguliere processen. Hiermee ondersteunen we vergunninghouders bij huisvesting, inkomensondersteuning, financieel ontzorgen, integratie en participatie in de maatschappij. Aansluitend werken we het onderwijsaanbod, monitoring, handhaving en afspraken met ketenpartners zoals de LEV-groep en vluchtelingenwerk verder uit. Het bestuurlijke traject voor het beleggen van de werkzaamheden en de financiële middelen bij Dienst Dommelvallei ronden we in 2022 af. Subsidie Europees Sociaal Fonds (ESF) Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) kende in 2021 aan de gemeenten van de arbeidsregio Eindhoven een ESF-subsidie toe. Hier ging een uitvoerige administratieve controle bij Dienst Dommelvallei aan vooraf.

Het Europees Sociaal Fonds (ESF) is het belangrijkste Europese middel om werkgelegenheid te ondersteunen, mensen aan werk te helpen en te zorgen voor eerlijke arbeidskansen. In overleg met de gemeenten gebruiken we deze subsidie voor lokale participatie- en integratie-activiteiten. Hiervoor dragen we in 2022 concrete projecten aan. Lokaal samenwerkingsplan In 2021 stelden we samen met de WSD een meerjarig lokaal samenwerkingsplan op. In de werkgroepen en tijdens reguliere activiteiten werkten we veel samen met ketenpartners in de CMD’s. We werkten de bestaande werkmethode Aanzet (diagnose vanuit een werksituatie) en Kansen/OAD (ontwikkelgerichte, arbeidsmatige dagbesteding) verder uit. We stelden bepaalde processtappen bij en dachten na over nieuwe werk- en begeleidingsmethoden. De inzet bij Het Goed in Nuenen is ook onderdeel van deze lokale samenwerking. De komende jaren scherpen we het lokaal samenwerkingsplan aan en blijven we verbeterslagen aanbrengen. Door de corona-maatregelen en met name de lockdowns kregen diverse re-integratie trajecten noodgedwongen een andere invulling. We hebben de trajecten waar dat kon zoveel mogelijk normaal doorlopen. Samenwerking CMD's In het Centrum Maatschappelijke Deelname werken veel lokale netwerkpartners met elkaar binnen het sociaal domein.

In 2021 ondernamen we met de collega’s van de gemeente Nuenen extra activiteiten om de samenwerking te verbeteren. Het betrof onder meer het benutten van de lokale regelingen, meer multidisciplinaire overleggen, werkvormen zoals de omgekeerde toets en de doorbraak methode verkennen en een belevingstour om elkaar en elkaars taakveld beter te leren kennen. In 2022 komt hier een vervolg op. Op initiatief van de gemeenteraad van Son en Breugel neemt het cluster Werk en Inkomen van de afdeling Dienstverlening deel aan een nieuwe (netwerk)organisatiestructuur van het CMD. We werkten met de samenwerkingspartners aan een bedrijfsplan. Ook stelden we een gezamenlijk huisvestingsplan op voor de nieuwe CMD-locatie in het Dorpshuis in Son en Breugel. Vakkundig aan het werk In 2021 meldden we onze diagnose-werkmethode Aanzet aan voor het landelijk subsidieprogramma Vakkundig aan het werk van ZonMW. De ZonMW is een financieringsorganisatie van innovatie en onderzoek. We dienden een projectidee in en werkten vervolgens een projectvoorstel uit. Na goedkeuring van het projectvoorstel starten we in april 2022 met het tweejarig onderzoek. De Universiteit van Tilburg valideert dan onze methode wetenschappelijk. We weten hierdoor hoe effectief ‘’Aanzet’’ is voor de re-integratie van inwoners. Ook krijgen we feedback over de verbetermogelijkheden.

Daarnaast versterken we actief ons vakmanschap en presenteren we de methode aan andere gemeenten.

Software applicatie Sociaal Domein In 2021 contracteerden we na een aanbestedingsprocedure de nieuwe software voor het sociaal domein. De conversie, implementatie en trainingen voor gebruikers liepen door tot de livegang in januari 2022. We kwamen bij de implementatie tot het inzicht dat de reguliere beheerlast toeneemt. Dit doordat het systeem complexer is ingericht en uit meerdere modules bestaat. In 2021 stelden de gemeenten hiervoor eenmalig € 31.440,- ter beschikking voor 2022. Op basis van de ervaringen met het nieuwe systeem bekijken we of er structureel meer nodig is voor het reguliere functioneel beheer. Samenwerking handhaving en ondermijning In samenwerking met ketenpartners voerden we handhavingstaken uit. Signalen van onder andere de basisregistraties, het inlichtingenbureau en gemeentelijke afdelingen pakten we op in het kader van de Participatiewet. Als deelnemer in het Regionaal Informatie- en Expertise Centrum (RIEC) wisselden we informatie van bijzondere rechtmatigheids- en ondermijningsonderzoeken uit. Het RIEC richt zich op de bestrijding van ondermijnende criminaliteit. In een aantal RIEC-casussen boekten we succes. Er loopt nog hoger beroep in een aantal casussen waardoor de uitkomst nog niet definitief is. Afhankelijk van de uitspraak volgt invordering.

Werkzaamheden bijstand Er is een duidelijk verband tussen de complexiteit van bijstandsverzoeken en de benodigde toegenomen handhaving. Het aantal bezwaren tegen afwijzingen bijstandsaanvragen steeg van 14 in 2014 naar 40 in 2021. De procedure van bezwaar, naar eventueel beroep en hoger beroep kent een lange doorlooptijd. Dit jaar voerde voor het eerst een advocaat de gerechtelijke procedure namens ons uit bij een aantal RIEC-casussen, De beide gemeenten stelden voor de werkzaamheden bijstand in 2021 eenmalig middelen beschikbaar. Door de aanhoudende werkzaamheden rondom bezwaar en beroep hebben we deze middelen in 2022 ook nodig. De resterende middelen (€ 79.000,-) nemen we mee naar 2022. Hierbij houden we rekening met ontwikkelingen zoals aantallen bijstandsontvangers, handhavingsactiviteiten en bezwaarprocedures. Uitvoering Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) In 2021 voerden we de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) uit. De regeling voorziet in de bijstand voor levensonderhoud en een kredietlening voor zelfstandige ondernemers. De looptijd van de regeling was van maart 2020 tot 1 oktober 2021 en verdeeld over vijf tranches. We behandelden 1.234 verzoeken in deze periode met hulp van externe inzet. We ondersteunden daarnaast samen met de WSD ondernemers door middel van coaching, advies, scholing en heroriëntatie.

De komende 6 jaar richt het cluster Werk en Inkomen zich op de afronding van de regelingen. Het betreft de terugbetalingen van kredieten en onterecht ontvangen bijstand. De start van terugbetalen van kredieten stelde het ministerie eind 2021 uit naar medio 2022. Uitvoering Tijdelijke ondersteuning noodzakelijke kosten (Tonk) De lokale ondersteuningsregeling Tijdelijke ondersteuning noodzakelijke kosten (Tonk) voerden we uit tot 1 november 2021. De Tonk is een vorm van bijzondere bijstand voor, door corona, financieel geraakte inwoners. Het gaat dan om een tegemoetkoming voor de woonlasten. Het ministerie gaf ons globale richtlijnen mee. Het cluster Werk en Inkomen zette deze richtlijnen vervolgens om naar gemeentelijke beleidsregels. Samen met de collega’s van Economische Zaken en het CMD creëerden we hiermee een vorm van individueel maatwerk voor deze doelgroep.

Wat heeft het gekost? In de tabel "Toelichting cijfers begroting 2021" staan de cijfers van de primaire begroting 2021 inclusief de 1e en 2e begrotingswijziging 2021. Bedragen x € 1,Toelichting cijfers begroting 2021

Bedrag

Primaire begroting 2021-2024

16.380.374

Kolom primaire begroting 2021

16.380.374

1e begrotingswijziging 2021 (nieuw beleid 2021) 2e begrotingswijziging 2021 (jaarrekening 2020) Kolom begroting 2021 na wijziging

651.683 62.111 17.094.168

In de tabellen op de volgende pagina’s staat bij de lasten een “-” bedrag als de lasten hoger zijn dan begroot en een “+” bedrag als de lasten lager zijn dan begroot. In die kolom staat bij de baten een “-” bedrag indien de baten hoger zijn dan begroot en met een “+” bedrag als de baten lager zijn dan begroot. De bedragen in deze tabel moeten vermenigvuldigd worden met € 1.000,-. Door afronding op duizendtallen kunnen er afrondingsverschillen ontstaan.

Bedragen x €1.000 Omschrijving

Primaire begroting 2021

Begroting 2021 na wijziging

Realisatie 2021

Afwijking budget 2021

Lasten 0.10 Mutaties reserves

0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten

213

-213

0.1 Bestuur

-11

1.289

1.197

-17

12.513

13.165

13.110

0.2 Burgerzaken 0.3 Beheer overige gebouwen en gronden 0.4 Overhead 0.5 Treasury

0.61 OZB woningen

383

356

0.62 OZB niet-woningen

111

-27

0.64 Belastingen overig

171

151

0.8 Overige baten en lasten

-18

0.9 Vennootschapsbelasting (VpB)

1.2 Openbare orde en veiligheid

2.1 Verkeer en vervoer

-9

4.3 Onderwijsbeleid en leerlingenzaken

-8 -2

5.2 Sportaccommodaties

5.6 Media

-2

5.7 Openbaar groen en (openlucht) recreatie

-6

6.1 Samenkracht en burgerparticipatie

6.3 Inkomensregelingen

638

599

6.4 Begeleide participatie

6.5 Arbeidsparticipatie

426

409

6.6 Maatwerkvoorzieningen (WMO)

-2

6.71 Maatwerkdienstverlening 18+

104

108

-4

6.72 Maatwerkdienstverlening 18-

104

120

-16

6.81 Geëscaleerde zorg 18+

-1

6.82 Geëscaleerde zorg 18-

-1

7.2 Riolering

-8

7.3 Afval

-1

7.4 Milieubeheer

-1

8.1 Ruimtelijke ordening

-13

8.3 Wonen en bouwen

117

145

-27

16.380

17.094

17.191

-97

Totaal Lasten

Omschrijving

Primaire begroting 2021

Begroting 2021 na wijziging

Realisatie 2021

Afwijking budget 2021

Baten 0.1 Bestuur

1.289

0.4 Overhead

12.513

13.227

17.188

-3.961

0.5 Treasury

0.61 OZB woningen

383

0.2 Burgerzaken 0.3 Beheer overige gebouwen en gronden

0.62 OZB niet-woningen

0.64 Belastingen overig

171

0.8 Overige baten en lasten

1.2 Openbare orde en veiligheid

2.1 Verkeer en vervoer

4.3 Onderwijsbeleid en leerlingenzaken

5.2 Sportaccommodaties

5.6 Media

5.7 Openbaar groen en (openlucht) recreatie

6.1 Samenkracht en burgerparticipatie

6.3 Inkomensregelingen

638

6.4 Begeleide participatie

6.5 Arbeidsparticipatie

426

6.6 Maatwerkvoorzieningen (WMO)

6.71 Maatwerkdienstverlening 18+

104

6.72 Maatwerkdienstverlening 18-

104

6.81 Geëscaleerde zorg 18+

6.82 Geëscaleerde zorg 18-

7.2 Riolering

7.3 Afval

7.4 Milieubeheer

8.1 Ruimtelijke ordening

8.3 Wonen en bouwen Totaal Baten Saldo (baten -/- lasten)

117

16.380

17.094

17.191

-97

Toelichting saldo 2021 Het resultaat over 2021 bedraagt € 212.749,- positief, zoals blijkt uit regel "0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten" bij de lasten. In de tabel hieronder vindt u de analyse van het resultaat, waarbij de verschillen > € 10.000,- worden toegelicht. In de kolom I/S staat bij de verklaring een S als het verschil een structureel effect heeft op de meerjarenbegroting. Als het geen structureel effect heeft staat in die kolom een I. Bedragen x € 1,-.

Toelichting resultaat 2021

I/S

Resultaat 2021 Verklaring resultaat 2021

Bedrag (corona)

212.749 I/S

P-budgetten afdelingen Dienst Dommelvallei Salaris gerelateerde budgetten

Bedrag

Bedrag (corona)

75.427

70.466

176.639

-236.642

In 2021 zijn er minder uitgaven geweest dan geraamd door het later invullen van vacatures. Aan de afdeling Dienstverlening zijn er in 2021 eenmalig middelen ter beschikking zijn gesteld voor uitvoeringskosten bijstand, € 79.000,- van deze middelen zijn in 2022 nodig. Daarom wordt voorgesteld om dit bedrag in de reserve P&O te storten en in 2022 te onttrekken. Cao-stijging Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

-56.000

In 2021 is een nieuwe cao-stijging ingegaan waarvan niet alle kosten voorzien waren. In 2022 wordt de cao geformaliseerd en zal met terugwerkende kracht een eenmalige bonus en een loonstijging worden uitgekeerd. Daarom is er in 2021 al rekening gehouden met deze kosten door een nog te betalen op te nemen. In de nieuwe cao is vanwege de coronamaatregelen een corona-onkostenvergoeding opgenomen. Representatiekosten

16.205

Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

16.205

Vanwege minder fysieke bijeenkomsten als gevolg van corona zijn er besparingen geweest op het gebied van representatiekosten. Reis- en verblijfkosten

23.245

Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

23.245

Door corona is er veel minder gereisd. Opleidingskosten

70.052

Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

70.052

Door corona zijn er minder opleidingen gevolgd en zijn seminars omgezet in webinars die veel goedkoper of gratis zijn. Teambuilding

6.790

Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

6.790

In 2021 hebben een aantal grote teambuildingsactiviteiten niet fysiek plaatsgevonden, waaronder de kerstborrel. Eventuele vervangende activiteiten vonden online plaats en waren goedkoper. Materialen en diensten derden

14.785

15.325

Het grootste verschil wordt veroorzaakt door de terugontvangen bedragen op een abonnement. Catering Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

15.325

Vanwege corona zijn er minder medewerkersbijeenkomsten geweest. Dit heeft een besparing opgeleverd. Werving en selectie

-10.848

-9.637

In 2021 waren binnen de Dommelvallei-organisaties meer vacatures dan verwacht. Daarnaast is het aantal moeilijk in te vullen vacatures toegenomen waardoor alternatieve platformen worden ingezet. Hierdoor zijn de lasten hoger dan verwacht. Extra kosten Covid-19 Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

-9.637

Na corona zijn medewerkers meer thuis gaan werken en is er een vergoeding verstrekt voor het inrichten van een thuiswerkplek. In 2021 zijn de nog betalen kosten geschat op € 22.000,-. De werkelijke kosten blijken af te wijken. Overige baten en lasten

9.513

Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

4.486

Informatiebeveiliging De geplande pentesten hebben geen doorgang kunnen vinden in verband met de zware belasting van de afdeling, veroorzaakt door twee beveiligingsincidenten.

13.981 I

13.981

-14.567

Financiën: Control De werkzaamheden van de accountant zijn opnieuw Europees in de markt gezet en dat heeft geleid tot een iets hogere contractprijs. Daarnaast heeft de vorige account extra controlewerkzaamheden verricht door Covid-19.

-8.161

Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19) Overig Saldo van een aantal plussen en minnen Financiën: Belastingen

-9.000

-9.000 I

6.406

-22.450

De vacature functioneel beheer P&O is ruim een half jaar ingevuld door een functioneel beheerder van de afdeling financiën. Daardoor kwam de doorontwikkeling van het belastingpakket in de knel en is er na MT-besluit een strippenkaart bij de leverancier aangekocht voor ondersteuning op functioneel beheer. Hier tegenover staat een besparing op de personeelslasten bij POI.

Exploitatie projecten I&A Materialen en diensten derden en inhuur

-22.450

131.135 I

131.135

Onderstaande projecten zijn in 2021 uitgevoerd en worden afgesloten. - Transitie naar gebruikersoppervlakte -/- € 1.627,- Vernieuwing burgerapplicatie -/- € 33.205,- Migratie conversie Corsa InProces naar Djuma -/- € 1.488,- Betere Dienstverlening € 19.441,- Dialog GROEI € 2.000,Voor de volgende projecten zijn niet alle beschikbare middelen in 2021 uitgegeven en deze lopen door in 2022 en 2023: - HRM software € 20.413,- Digitale Sociale kaart € 35.000,- Digitaliseren bouwvergunningen € 86.438,- Verhogen externe toegang € 4.163,Voor een verdere toelichting op deze projecten verwijzen wij naar het Overzicht van investering en projecten. P&O en I: Informatievoorziening en ondersteuning en beheer Er is extra backup-apparatuur aangekocht in verband met de Log4j dreiging.

-28.154 I

Onvoorzien We hebben in 2021 geen beroep gedaan op de post onvoorzien.

23.944 I

Huisvesting I

Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

Facilitaire zaken t.b.v. gemeenten I

Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

3.700

5.000 16.498

In 2021 hebben we geen langlopende lening nodig gehad en daardoor geen rentelasten gehad en hebben kortlopende I leningen nog steeds extra inkomsten opgeleverd.

16.498

Overige

-10.215

Door een extern bureau is een onderzoek gedaan naar eventuele dubbele betalingen en fouten in de BTWI verantwoording op basis van no-cure-no-pay. Dit heeft geleid tot extra BTW-restitutie. De factuur van dit onderzoek is door Dienst Dommelvallei betaald, de (aanzienlijk hogere) BTW-restituties worden rechtstreeks ontvangen door de gemeenten en in hun jaarrekeningen verantwoord.

-17.807

Waarvan ontstaan door coronamaatregelen (Covid-19)

Totaal

5.000

10.719

Financiering

Verschillen per kostenplaats < € 10.000,-

3.700

10.025 10.719

Er is minder geprint door: - het toenemende digitaal werken (nieuwe zaaksysteem) - het hybride werken (als gevolg van Covid-19).

23.944 10.025

Door corona was er minder schoonmaak en onderhoud nodig.

-28.154

-639

7.592 -639 212.749

69.527

Paragrafen In deze paragraaf zijn de verplichte paragrafen opgenomen. Er zijn in totaal 7 paragrafen voorgeschreven. Hiervan zijn er slechts 3 van toepassing op Dienst Dommelvallei. De paragrafen die van toepassing zijn op Dienst Dommelvallei: 1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing; 2. Financiering; 3. Bedrijfsvoering Dienst Dommelvallei. De volgende paragrafen gelden niet voor Dienst Dommelvallei: • lokale heffingen; • onderhoud kapitaalgoederen; • verbonden partijen; • grondbeleid.

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Inleiding Deze paragraaf geeft inzicht in de financiële positie van Dienst Dommelvallei. Hiervoor beschrijven en waarderen we de risico's. Vervolgens zetten we het totaal aan risico's af tegen de aanwezige weerstandscapaciteit. Voor wat betreft het beleid over weerstandsvermogen en risicobeheersing hanteren we de uitgangspunten van de nota’s risicomanagement van de 3 gemeenten. Als laatste worden de financiële kengetallen gepresenteerd. Corona De gevolgen van de coronacrisis zijn, net als vorig jaar, zorgvuldig in kaart gebracht. De conclusie is ook dit jaar dat er geen risico's voor onze organisatie zijn als gevolg van de pandemie.

Inventarisatie van de risico's In veel gevallen kunnen we de exacte waarde van een risico niet bepalen. Om de risico’s toch te kwantificeren, werken we met klassengemiddelden. Deze gemiddelden leiden tot de financiële gevolgen in onderstaande tabel. De risicowaarde bepalen we vervolgens aan de hand van de volgende berekening: Risicowaarde (€) = Kans (%) x Gevolg (€) Het totaal aan risicowaarden vormt de benodigde weerstandscapaciteit. Omdat niet alle risico’s zich tegelijk manifesteren rekenen we met een zekerheidspercentage van 90%.

Risico

Kans Gevolg in Risicowaarde in % € in €

1. Interne gevolgen cybercriminaliteit/beveiligingsincident

70%

175.000

122.500

10% 1.000.000

100.000

50%

37.500

De organisatie kan geconfronteerd worden met cybercriminaliteit en/of met een beveiligingsincident. Recente voorbeelden, de IBD en incidenten in het land (bijvoorbeeld Hof van Twente) laten zien dat de kans hierop toeneemt. De gevolgen kunnen enorm zijn. Cybercriminaliteit is criminaliteit met ICT als middel én doelwit. Cybercriminaliteit is veelvoorkomend. Aan de ene kant wordt ICT steeds complexer, en aan de andere kant blijkt uit de benchmark dat we onder het gemiddelde zitten qua middelen. Beveiligingsincident is een inbreuk op de beveiliging, waarbij de beschikbaarheid, de integriteit of de vertrouwelijkheid van informatie in gevaar is of kan komen. Een beveiligingsincident kan ook onbewust worden veroorzaakt. De IBD geeft in het dreigingsbeeld 2021-2022 duidelijk het signaal af, dat de kans op beveiligingsincidenten toeneemt. Een ambtenaar, bestuurder of raadslid kan bedoeld of onbedoeld informatie verschaffen waar een kwaadwillende zijn voordeel mee kan doen (en de desbetreffende organisatie gedupeerd achterblijft). Informatie rond bestemmingsplannen, aanbestedingen, persoonsgegevens of veranderende regels kan zeer waardevol zijn. Het risico is aanwezig dat er extra kosten gemaakt moeten worden, die voortvloeien uit de inzet van extra mensen en ICT-middelen als gevolg van cybercriminaliteit/beveiligingsincidenten, waaronder datalekken.

Voorbeelden zijn de inzet voor de afhandeling van het phishingincident, het invoeren van 2-factor-authenticatie en de uren van ICT t.b.v. het mitigeren van de risico's door de kwetsbaarheid Log4J. 2. Externe gevolgen cybercriminaliteit/beveiligingsincident Naast de interne gevolgen genoemd bij risico 1, loopt de organisatie ook het risico op mogelijk externe gevolgen. Onzorgvuldige omgang met persoonsgegevens en overtredingen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) kunnen leiden tot aansprakelijkheidsstellingen van getroffenen of boetes van de privacytoezichthouder. Een boete wegens onzorgvuldig handelen met de privacy van inwoners zou bovendien leiden tot grote imagoschade. Het risico is aanwezig op extra kosten die voortvloeien uit boete Autoriteit Persoonsgegevens, imagoschade, aansprakelijkheidstellingen als gevolg van cybercriminaliteit/beveiligingsincidenten, waaronder datalekken. 3. Continuïteit bedrijfsvoering

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11443814/1