2022-21 RV Bijlage 1 Invulling Nuenens BOB model

memo Onderwerp

: Invulling BOB model gemeente Nuenen c.a.

Van

: Voorbereidingsgroep BOB model

Aan

: Raads- en burgercommissieleden

Cc

: n.v.t

Datum

: 25 januari 2022

Bijlagen

:

Zaaknr.

: 1029268

1. Voorbeelden strategische agenda gemeente Best 2. Voorbeelden raadsakkoord: - Gemeente Coevorden - Gemeente Kaag en Braassem

Inhoudsopgave

Pagina

1. Inleiding 1.1. Doelstellingen gemeenteraad Nuenen

3

2. Structuur Nuenens BOB-model 2.1. Week 0 – Groslijst

3 3

3.

2.2. Week 1 – Agendacommissie / fractievoorzittersoverleg - Agendacommissie - Samenstelling - Regierol raad - Lange termijn agenda - Fractievoorzittersoverleg

3 3 4 4 4 5

2.3. Week 2 – Beeldvormende avond - Inloopspreekuur - Spreekrecht - Deelnemers

6 6 7 7

2.4. Week 3 – Oordeelsvormende avond - Meespreken - Samenstelling - Voorzitterspoule

8 8 8 8

2.5 Week 4 – Besluitvorming - Overzicht cyclus

10 10

Overige punten - Aantal vergadercycli - Vaste vergaderavonden/ aanvang vergaderavonden - Stukkenstroom - Evaluatie - Raadscommunicatie

11 11 11 11 12 12

1

- Duaal samenspel a. Rol college b. Rol raad - Strategische agenda / raadsakkoord a. Strategische agenda b. Raadsakkoord - Participatie - Versterking ondersteuning van de raad - Kostenplaatje

13 14 15 15 15 15 16 18 19

2

1. Inleiding Op 7 december 2021 vond de slotbijeenkomst plaats met betrekking tot proces Leers waarbij de kansen en vragen met betrekking tot het BOB-model zijn verkend. Hiervoor waren uit een viertal gemeenten ervaringsdeskundigen aanwezig om hun ervaringen te delen. Op basis van deze en andere ervaringen bij verschillende gemeenten doet de voorbereidingsgroep in deze memo een voortzet voor een Nuenens BOB model. 1.1.

Doelstellingen gemeenteraad Nuenen

Het idee is dat het BOB-model een bijdrage levert aan de volgende doelstellingen: -

Heldere rolverdeling in het duaal samenspel tussen raad en college van B&W Transparantere besluitvorming; Efficiëntere besluitvorming; Aandacht voor de verschillende rollen van raadsleden en de positie van de gemeenteraad; Onderling debat stimuleren; Participatie en interactie tussen raad en burgers.

Daarnaast is er specifieke aandacht voor de rol en positie van de raad: -

Regierol raad heeft prioriteit. Raad als opdrachtgever en het college als opdrachtnemer; dit vraagt om een bewuste en proactieve raad die nadenkt over wat er op de rol staat, keuzes maakt en hier naar handelt.

2. Structuur Nuenens BOB-model De verschillende fasen (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming) worden uitgesplitst over de verschillende weken; 1 week beeldvorming, 1 week oordeelvorming en 1 week besluitvorming. Dit geeft meer flexibiliteit in het mogelijk maken van verschillende soorten vergadervormen. Overzicht vergadercyclus • • • • •

Week 0: 2 weken voor agendacommissie - Groslijst Week 1: agendacommissie/ fractievoorzittersoverleg Week 2: Beeldvormende avond Week 3: Oordeelsvormende avond Week 4: Besluitvorming

2.1.

Week 0 – Groslijst

De groslijst is een overzicht van alle raadsvoorstellen, raadsinformatiebrieven, ingekomen stukken e.d. die voor een vergadercyclus zijn aangeleverd. Op basis van deze lijst kan er verder invulling gegeven worden aan de komende vergadercycli. De deadline voor aanleveren van stukken door het college sluit 2 weken voor de bijeenkomst van de 3

agendacommissie. Deze lijst is een andere dan de lange termijn agenda (voorheen bestuurlijke agenda). De lange termijn agenda is een instrument om als raad voor het komende jaar invulling te geven aan de regierol: wat, waar, wanneer en hoe wordt een onderwerp behandeld. De groslijst geeft alleen het overzicht van alle stukken die een plek moeten krijgen in de komende vergadercycli. 2.2.

Week 1 – Agendacommissie / fractievoorzittersoverleg.

Aan de hand van de groslijst stelt de agendacommissie de voorlopige agenda’s op voor de vergaderingen van: -

-

De beeldvormende avond in week 2 van de volgende vergadercyclus (!). Het blijkt dat deze avonden de meeste voorbereidingstijd vragen, zowel qua organisatie als qua inhoud en daarom de keuze om deze alvast op te stellen voor een cyclus later. De agendacommissie doet ook een uitspraak over de inhoud en opzet van de beeldvormende avond zodat dit meegenomen kan worden in de voorbereidingen. De oordeelsvormende bijeenkomsten in week 3 en besluitvormende raadsvergadering in week 4. De agendacommissie doet een voorstel welke onderwerpen meteen als hamerstuk voor de raad in week 4 worden geagendeerd en welke voorstellen voor de oordeelsvormende bijeenkomsten in week 3 worden geagendeerd. Ook geeft de agendacommissie een advies voor de behandeling van (de lijst van) de ingekomen stukken (post, memo’s. RIB’s, e.d.). De agendacommissie is sturend aan de voorkant aan de hand van de lange termijn agenda en doet een uitspraak of een stuk alle fasen van BOB moet doorlopen.

Daarnaast dient de avond in week 1 als reserveavond voor de eventuele uitloop van vergaderingen of extra vergaderingen (Auditcommissie). De groslijst sluit aan het einde van week 3. Dan wordt de groslijst voltooid voor de agendacommissie in week 1 van het volgende traject. Agendacommissie. De organisatie van de bijeenkomsten ligt bij de griffie. De griffie bereidt de concept agenda’s voor en legt deze ter bespreking voor aan de agendacommissie. Bij aanvang van de bijeenkomsten stellen de leden van de betreffende bijeenkomst de definitieve agenda vast. Het gaat om de agenda voor de beeldvormende avond voor de volgende vergadercyclus en de agenda’s voor de oordeelsvormende en besluitvormende bijeenkomsten voor de aankomende cyclus. De werkzaamheden van de agendacommissie zijn: • Toetsing of een raadvoorstel gereed is voor behandeling (beeldvormend, oordeelsvormend of besluitvormend); • Inschatting van de mate van inwonersparticipatie bij de bijeenkomsten (beeldvormend en oordeelsvormend); • Beoordeling of een andere dan de reguliere werkvorm gewenst is voor de behandeling van een onderwerp; 4

• • • • • •

Inhoud en opzet bepalen van de beeldvormende avonden; Inschatting en toedeling van de tijd die nodig is voor de beraadslaging over een raadsvoorstel; Toewijzing van de raadsvoorstellen aan de verschillende bijeenkomsten (o.a. bespreekstuk/ hamerstuk raad); Advies voor de behandeling van (de lijst van) de ingekomen stukken (post, memo’s. RIB’s, e.d.). Toewijzing van een voorzitter aan de bijeenkomsten; Reflectie op en advisering over het verloop van de bijeenkomsten;

Samenstelling Om de regierol van de raad optimaal vorm te geven, waarbij de raad bewust de rol kiest van opdrachtgever, die nadenkt over wat er op de rol staat, keuzes maakt en hier naar handelt, bestaat de agendacommissie uit een vertegenwoordiger van elke fractie. Dit kan zowel een raadslid of burgercommissielid zijn. Het is aan de fractie om een vertegenwoordiger en diens plaatsvervanger aan te wijzen De waarnemend raadsvoorzitter wordt voorzitter van de agendacommissie. Dit vraagt specifieke vaardigheden en kennis. Daarom wordt een profielschets opgesteld voor deze functie. De lijn van de Gemeentewet dat het langstzittende raadslid ook waarnemend raadsvoorzitter is, wordt niet meer automatisch gevolgd. De voorzitter van de raad en griffier zijn de adviseurs van de agendacommissie. De vergaderingen van de agendacommissie zijn in principe openbaar. De agendacommissie kan in een besloten vergadering overleggen over het agenderen van onderwerpen die vertrouwelijk politiek beraad behoeven. De agendacommissie besluit bij meerderheid van stemmen. Alle leden hebben elk één stem. Indien de stemmen staken, geeft het oordeel van de voorzitter van de agendacommissie de doorslag. Regierol raad Lange termijn agenda (LTA) Daarnaast geeft de agendacommissie inhoud aan de regierol van de raad door actief te gaan sturen op de lange termijn agenda (LTA).

De lange termijn agenda (LTA) wordt een planningsinstrument van de raad waarmee op gecoördineerde wijze voornemens van de raad ten aanzien van agendering zijn verwerkt in concrete behandeldata voor bijeenkomsten/vergaderingen van de raad. Kortom: Op de lange termijn agenda staan alle onderwerpen die het komende jaar behandeld moeten worden. Deze onderwerpen komen vanuit het college of de raad. De agendacommissie doet een uitspraak of een stuk alle fasen van BOB moet doorlopen. Voor elk onderwerp wordt bepaald hoe behandeling plaatsvindt: -

Kort: oordeelsvorming en besluitvorming of alleen besluitvorming (= rechtstreeks naar de raad) Standaard : beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Majeur: uitgebreide behandelwijze. Bij de majeure onderwerpen wordt de rol van de raad expliciet benoemd. Het ligt aan het onderwerp en vraagt om maatwerk, maar het kan zijn dat de raad bij een bepaald onderwerp eerst een bijpraatsessie met deskundig wil organiseren of aan het college vraagt eerst met een startnotitie te komen voordat daadwerkelijk een inhoudelijk proces wordt gestart. 5

Ter informatie zijn 2 voorbeelden m.b.t. de lange termijn agenda van de gemeente Best bijgevoegd. Fractievoorzittersoverleg Aansluitend aan de agendacommissie vindt het fractievoorzittersoverleg plaats. Het gaat hierbij om: • • •

Zaken die niet in agendacommissie (kunnen) worden besproken; Evaluatie vergaderingen (o.a. gebruik BOB-model, de interactie, onderlinge verhoudingen en vergadercultuur); Aanbevelingen over organisatie en functioneren van de raad en het BOB-model.

Deze bijeenkomsten zijn besloten. Het bestaat uit de fractievoorzitters. Vervanging kan plaatsvinden door een raadslid van de betreffende fractie. De voorzitter is de voorzitter van de raad en de griffier is adviseur. 2.3.

Week 2 – Beeldvormende avond

Deze fase dient om informatie op te halen zonder standpuntbepaling. De beeldvormende avond is als volgt opgebouwd (niet limitatief): o

o o

Inloopspreekuur: burgers, ondernemers en maatschappelijke instellingen kunnen met hun onderwerpen en vragen terecht bij de raads- en burgercommissieleden. Tijdens het spreekuur kan de dialoog worden aangegaan. Het inloopspreekuur heeft een informeel karakter en kent geen agenda. Belangstellenden hoeven zich niet vooraf aan te melden en kunnen zo binnen lopen. Het inloopspreekuur vindt plaats van 19.30 tot 19.55 uur zodat om 20.00 uur de beeldvormende bijeenkomsten kunnen starten. Informatieve bijeenkomsten: in praktijk zijn dit met name bijeenkomsten waar het college informatie wil delen met de raad. Maar ook de raad, burgers en instellingen kunnen het initiatief nemen voor het organiseren van een informatieve bijeenkomst. Themabijeenkomsten: over belangrijke onderwerpen zijn themabijeenkomsten te organiseren. Deze hebben een meer avondvullend karakter. Belanghebbenden worden actief uitgenodigd en worden in de gelegenheid gesteld om de leden te informeren over hun standpunt. Er wordt alleen informatie gedeeld. Er worden nog geen standpunten ingenomen.

Afhankelijk van het aantal informatieve bijeenkomsten en of een themabijeenkomst wordt georganiseerd, kunnen de verschillende onderdelen van de beeldvormende avond parallel plaatsvinden. Ook is het mogelijk dat de beeldvormende avond op locatie plaatsvindt. De avond dient ook als ontmoetingsmoment met burgers. In deze verschillende soorten bijeenkomsten staat in principe dus het ophalen van informatie centraal. Eventueel kan er voor een opiniërende bijeenkomst wordt gekozen, mits akkoord van agendacommissie.

6

Spreekrecht Daarnaast wordt er invulling geven aan de verschillende vormen van spreekrecht binnen het vergadermodel. (Inloop)spreekuur, waarbij op informele wijze, los van de agenda, belangstellenden met hun vragen en opmerkingen terecht kunnen bij raadsleden en fracties, het organiseren of bijwonen van informatieve en themabijeenkomsten of meepraten tijdens de oordeelsvormende bijeenkomsten. Deelnemers Er wordt per onderwerp uitgegaan van 1 deelnemer per fractie. Dit geeft alle deelnemers de ruimte actief deel te nemen, zo ook voor de deelnemers van buiten. Het zorgt voor een gelijke positie tussen alle deelnemers aan tafel: van elke partij (intern of extern) zit 1 woordvoerder aan tafel. Waar nodig en mogelijk vinden er parallelle sessies plaats, zolang ze niet over hetzelfde vakgebied gaan. Dus een onderwerp m.b.t. ruimte kan tegelijk met een onderwerp over samenleving besproken worden. Daarnaast kunnen zowel raadsleden als burgercommissieleden deelnemen aan de beeldvormende bijeenkomsten. Elke bijeenkomst duurt in principe max. 1 uur; uitzonderingen mogelijk. De bijeenkomsten zijn openbaar en waar (technisch) mogelijk via een live stream te volgen. Week 3 – Oordeelsvormende avond In deze fase wordt een voorlopig standpunt ingenomen over de geagendeerde onderwerpen. De oordeelvormende avond is als volgt opgebouwd: o o o

Samenleving (incl. veiligheid en handhaving): deze bijeenkomsten gaan onder meer over de over sociaal-maatschappelijke beleidsterreinen; Ruimte en Economie (incl. toerisme en recreatie): deze bijeenkomsten gaan over de ruimtelijke, economische en aanverwante beleidsterreinen. Algemeen/ P&C cyclus (incl. belastingen): denk aan de jaarrekening, kadernota en de begroting. Hiervoor worden aparte bijeenkomsten dan wel avonden georganiseerd.

De bijeenkomsten m.b.t. samenleving enerzijds en ruimte & economie anderzijds vinden parallel plaats. Dit geldt niet voor de P&C Cyclus; hiervoor worden separate avonden gereserveerd. In deze oordeelsvormende bijeenkomsten vindt onderlinge discussie plaats om zo tot een voorlopig standpunt te komen. In deze bijeenkomsten wordt uiteindelijk een advies gegeven of een voorstel direct voor de raadsvergadering in week 4 wordt geagendeerd, als hamerstuk of als bespreekstuk. Of dat een voorstel in een volgende oordeelsvormende nogmaals besproken wordt. Alleen onderwerpen waarop moties en / of amendementen worden ingediend krijgen als behandeladvies dat zij als bespreekstuk voor de raad worden geagendeerd. Er wordt een aanvullende raadsagenda opgesteld waarin het advies over wat de hamerstukken en bespreekstukken zijn wordt verwerkt. Tijdens de oordeelsvormende bijeenkomsten dient de eerste termijn voor het stellen van de bestuurlijke vragen en het kort neerzetten van een politiek punt (statement). In de tweede termijn staat de onderlinge discussie centraal.

7

De bijeenkomsten zijn openbaar en worden via een live stream uitgezonden. Meespreken Spreekrecht wordt ingevuld als meespreken. Dit betekent dat tijdens de beeldvormende bijeenkomsten het delen van informatie centraal staat. Meesprekers kunnen net zoals de raads- en burgercommissieleden hun vragen stellen. Het innemen van standpunten is ook voor de meesprekers niet aan de orde. Dit vindt plaats tijdens de oordeelsvormende avonden. Tijdens de oordeelsvormende bijeenkomsten schuiven de meesprekers aan tafel en kunnen in de eerste ronde van de vergadering hun oordeel geven over een onderwerp waarbij ook de raads- en burgercommissieleden de meesprekers actief kunnen bevragen op hun standpunten. De tweede ronde is dan voor de politiek om hun standpunten met elkaar te delen en hebben de meesprekers geen directe rol meer. Het is aan de agendacommissie om in te schatten of er veel meesprekers te verwachten zijn. Zo, ja dan kan er eerst gekozen worden voor een hoorzitting om alle meesprekers een plek te geven voordat een voorstel behandeld wordt in een oordeelsvormende vergadering. Mocht blijken dat zich er onverhoopt toch veel meesprekers melden waar in eerste instantie geen rekening mee is gehouden dan is het vergadermodel flexibel genoeg om hier een extra moment voor in te bouwen. Samenstelling Per bijeenkomst kunnen maximaal twee leden per fractie deelnemen.

Dit zijn in principe geen vaste leden. Dit betekent dat alle raads- en burgercommissieleden kunnen deelnemen. De fracties kunnen maximaal drie burgercommissieleden per fractie voordragen voor benoeming. De woordvoering kan per agendapunt wisselen. Voorzitterspoule In de gemeente Nuenen gaan we werken met een voorzitterspoule. De ervaringen vanuit andere gemeenten leert dat een voorzitterspoule de voorzitters gelegenheid geeft om met elkaar te leren en te ‘sparren’. Bovendien laat de begeleiding en training van de voorzitters zich effectief organiseren net zoals het vervangen van elkaar bij afwezigheid. Gezien de 4wekelijkse cyclus, de opzet van de beeldvormende- en oordeelsvormende bijeenkomsten en het aantal raadsvoorstellen per jaar, is er gekozen voor een poule met minimaal 6 voorzitters. Gezien de diversiteit van de bijeenkomsten en de flexibiliteit die dit vraagt in voorzitterschap, kan hieraan het beste voldaan worden door te werken met een voorzitterspoule, die bestaat uit voorzitters met een verscheidenheid aan vaardigheden en kennis. De bijeenkomsten zijn voor en door de gemeente(raad) van Nuenen bestemd; het gaat om het delen van informatie voor de gemeenteraad en onderlinge beraadslagingen. De voorkeur heeft het om daarom de bijeenkomsten te laten voorzitten door raads- en burgercommissieleden.

De begeleiding van de bijeenkomsten vraagt specifieke vereisten en kwaliteiten van de voorzitters. Daarom ter informatie het volgende profiel:

8

Persoonskenmerken: 1. Straalt distantie uit op onderwerp, groep en politiek en is dus onafhankelijk en onpartijdig; 2. Heeft natuurlijk overwicht op de groep die wordt voorgezeten (kan dat krijgen door goed voorwerk in de voorbereiding) en kan tactisch ingrijpen tijdens vergaderingen en is zeker van zichzelf; 3. Kan een vergadering lezen dankzij een goed inschattingsvermogen en het vermogen om snel te schakelen; 4. Heeft relativeringsvermogen, kan bij uitstek communiceren en zit voor op basis van gezond verstand; 5. Heeft de bereidheid om te leren en wil ook graag leren (coachbaar). Vaardigheden: 6. Kan kennis van de regels combineren met gevoel voor de inhoud; 7. Kan met humor en gezond verstand sfeer in de vergadering brengen; 8. Kent de regels rondom het vergaderen en weet deze passend bij de situatie te hanteren; 9. Kan dankzij een basistalent vergaderingen leiden, wat betekent dat hij/zij mensen in balans aan bod laat, dat hij/zij kan samenvatten, dat hij/zij kan doorvragen en dat hij/zij (het lef heeft om) de leden aan te zetten tot het korten puntig brengen van hun vragen en opvattingen; 10. Kan de discussie bewaken; 11. Kan de tijd bewaken; 12. Kan goed samenvatten en van daaruit komen tot afsluiting en besluitvorming. En verder: 13. Heeft voldoende tijd om de voorbereiding goed te kunnen doen; 14.

Bewaakt de mores van de raad, zeker als het gaat om de omgangsvormen; 15. Stimuleert de raads- en burgerleden; 16. Heeft het vertrouwen van de raad; 17. Durft de griffie optimaal te benutten. Het is aan de fracties om kandidaten voor de voorzitterspoule voor te stellen. De voorzitters worden benoemd door de raad. Zijn er meer dan zes kandidaten dan kunnen deze, dit ter beoordeling door de fractievoorzitters, tot de poule toetreden. Als er onvoldoende kandidaten beschikbaar zijn of als blijkt dat de verscheidenheid aan kennis en vaardigheid van de voorgestelde groep te beperkt is, kunnen de fractievoorzitters externe kandidaten voorstellen. De voorzitters krijgen sowieso training en coaching aangeboden. De griffie is primair het aansprekingspunt voor de voorzitters. Het voorzitterschap van de raadsvergadering (besluitvormende bijeenkomst) is wettelijk bepaald en vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de raad, de burgemeester. De ervaringen met het werken met een voorzitterspoule is ook onderwerp voor de evaluatie van het nieuwe vergadermodel.

9

Week 4 - Besluitvorming In deze fase wordt een besluit genomen. Op de hamerstukken kan een korte stemverklaring worden gegeven. Bespreekstukken zijn alleen de onderwerpen waarop moties en / of amendementen worden ingediend. Het debat dient zich te concentreren op de moties en / of amendementen. In de vergadering worden eerst de hamerstukken geagendeerd en dan de bespreekstukken. Inspreken is in de vergadering van de raad niet mogelijk, dit vindt plaats eerder in het proces. In de raadsvergadering staat het onderlinge debat centraal; alle vragen zijn gesteld, alle informatie is verzameld en raadsleden gaan vooral onderling de discussie aan. Dit betekent dat ook de rol van de collegeleden verandert. Deze staan in de raadvergadering op afstand. Overzicht cyclus

week 1 Agendacommissie FVO Reserveavond

week 4 Besluitvorming Raadsvergadering

BOBmodel

week 2 Beeldvorming Spreekuur Informatieve bijeenkomst Themabijeenkomst

week 3 Oordeelsvorming Samenleving Ruimte en Economie P&C Cyclus

10

Overige punten Aantal vergadercycli Per jaar wordt uitgegaan van tien vergadercycli met een vierwekelijkse cyclus (inclusief planning en control cyclus). Dit is vergelijkbaar met de huidige situatie. Vaste vergaderavond / aanvang vergaderavond Gezien het aantal te behandelen raadsvoorstellen wordt er gekozen voor twee vaste vergaderavonden, namelijk: woensdag en donderdag. In de tijd kan gekeken worden of uiteindelijke één vaste vergaderavond binnen een vier wekelijkse cyclus haalbaar is. Alle avonden vangen aan om 19.30 uur en eindigen in principe rond 23.00 uur. De beeldvormende avond kan eventueel op locatie plaatsvinden, bijv. als een bepaald onderwerp speelt buiten de kern Nuenen. De andere vergaderingen vinden plaats in het Klooster. De avond van week 1 is zo nodig te gebruiken als reserveavond. De fractievergaderingen blijven vooralsnog op de maandagavond staan in het gemeentehuis. Stukkenstroom Alle ingekomen stukken van college (memo’s, brieven, Rib’s, toezeggingen e.d.) inwoners, maatschappelijke instellingen, bedrijven en bestuurlijke stukken worden geplaatst op een groslijst. Op voorstel van de griffie adviseert de agendacommissie over de wijze van afdoening. De ingekomen stukken worden op een lijst van ingekomen stukken voor de raad geagendeerd.

De raads- en burgercommissieleden moeten tijdig kennis kunnen nemen van de stukken waardoor er een stikte deadline wordt gehanteerd voor het aanleveren van de stukken. Het college informeert de raad door middel van raadsinformatiebrieven en vervat korte mededelingen in een memo, zoals antwoorden op toezeggingen. Alleen het delen van informatie staat hierin centraal. Voor ideeën over beleid kan worden gewerkt met een opiniërende nota (voorheen de commissienotitie), welke is te agenderen voor een oordeelsvormende vergadering (evt. voorafgaand door een beeldvormede vergadering), maar dus niet doorloopt richting besluitvorming in de raadsvergadering. Voor besluitvorming wordt gewerkt met een raadsvoorstel. Voor de belangrijke onderwerpen kan gedacht worden aan een startnotitie. Het college geeft aan de voorkant van het proces in een plan van aanpak de procedureregels over tijdslijn, rol van betrokkenen / participanten en beslismomenten en dergelijke aan. Het college legt de startnotitie ter besluitvorming aan de raad voor. Raadsvoorstellen moeten zelfstandig leesbaar zijn. Het format van het raadsvoorstel wordt in lijn gebracht met het BOB model, o.a. participatieparagraaf wordt toegevoegd en keuzes/ scenario’s moeten beter in beeld worden gebracht. De agendacommissie heeft de bevoegdheid om voorstellen die niet voldoen aan de kwaliteitseisen terug te sturen.

De griffie bereidt de bijeenkomsten van de agendacommissie voor en geeft advies d.m.v. checklist/ sessieformulier.

11

De reguliere onderwerpen, o.a. vaststellen van verslagen, behandelen ingekomen stukken, zoals de RIB’s, worden achteraan op de agenda geplaatst zodat de inhoudelijke onderwerpen, waar vooral het publiek interesse in heeft, zo vroeg mogelijk in de vergaderingen aan de orde komen. Daarnaast wordt er gewerkt met bloktijden, die samen met de agenda worden gepubliceerd. Hierdoor weten alle deelnemers en belangstellenden wanneer een onderwerp in een vergadering behandeld wordt. Dit betekent ook dat alle deelnemers in de vergadering gehouden zijn aan deze tijden. Evaluatie Na de verkiezingen op 16 maart 2022 starten we met de invoering van het Nuenens BOB model. Het BOB-vergadermodel is een ontwikkelmodel. Werken in een nieuw stelsel is hoe dan ook een kwestie van trial and error. In de praktijk zal moeten blijken wat wel en niet werkt en wat toch nog anders moet. Zeker in de beginperiode is flexibiliteit vereist. Kleine concrete aanpassingen kunnen meteen worden ingesteld. Ingrijpendere aanpassingen worden na de evaluatie ingevoerd. De momenten van bijstelling vinden halfjaarlijks plaats. Het eerste bijstellingsmoment is november 2022. Dan vindt er een evaluatie plaats zodat aan het einde van 2022 verbeteringen e.d. besproken en vastgesteld kunnen worden om door te voeren in het nieuwe jaar. Ook de inwoners worden betrokken bij de evaluatie.

Hoe hier invulling aan te geven, wordt nog nader ingevuld. Raadscommunicatie De voorbereidingsgroep ziet raadscommunicatie als een succesfactor en randvoorwaarde. Raadscommunicatie is communicatie die door de gemeenteraad als geheel wordt georganiseerd. Die staat los van de ambtelijke communicatie (over het uitvoerende beleid van het college van B&W) en de politieke communicatie door de fracties. Zonder goede interne communicatie is voor raadsleden, burgercommissieleden, het college en de ambtelijke organisatie niet duidelijk welke mogelijkheden en beperkingen het nieuwe vergaderstelsel stelsel kent. Voor externen (bijvoorbeeld inwoners, belangengroeperingen) is een goede raadscommunicatie cruciaal om hen duidelijk te maken op welke wijze de raad gaat werken en hoe zij daarbij betrokken kunnen zijn. Centrale boodschap in de externe raadscommunicatie is dat de inwoners, ondernemers en maatschappelijk organisaties gevraagd wordt een bijdrage te leveren aan een leefbaar Nuenen. Uitgangspunt is dat efficiënte en effectieve raadscommunicatie een meerwaarde hebben en drager zijn van het nieuwe systeem. De raadscommunicatie wordt nader uitgewerkt in een communicatieplan. In dit plan wordt uitgebreid aangegeven hoe (en met welke middelen) interne en externe raadscommunicatie wordt ingevuld en welke middelen worden toegepast.

Een scheiding wordt aangebracht tussen incidentele en structurele raadscommunicatie. Incidenteel vóór de invoering van het stelsel en structureel de raadscommunicatie na invoering. De raadsleden hebben sowieso een rol in de raadscommunicatie over het vergadermodel. Incidentele raadscommunicatie-activiteiten worden gebundeld in een kick-off campagne waarbij op sociale media, in de lokale pers, in gesprekken / interviews, wellicht ook in een videoboodschap bekendheid wordt gegeven aan de invoering van het Nuenens BOB-model

12

en nieuwe werkwijze en de mogelijkheden die dat inwoners, ondernemingen en maatschappelijke organisaties in de nieuwe bestuursperiode biedt. Bij de structurele activiteiten m.b.t. de raadscommunicatie moet o.a. gedacht worden aan: • in de voorbereiding van bijeenkomsten: Publiceren van alle relevante informatie over alle bijeenkomsten binnen het BOB-model (datum, agenda, locatie, werkvorm, en tijden) via diverse kanalen en het uitnodigen van relevante doelgroepen op basis van een omgevings- of krachtenveldanalyse. • tijdens bijeenkomsten door een uitnodigende sfeer te creëren, verslag te doen, filmpjes en foto’s te maken en vooral met een open houding contact te onderhouden met de aanwezige inwoners, ondernemers en maatschappelijk organisatie. • na de bijeenkomsten: Communiceren over de bijeenkomsten via sociale media (tekst, foto, filmpjes) en wellicht via een digitale nieuwsbrief, waar inwoners c.a zich kunnen abonneren. Aandachtspunten bij externe raadscommunicatie: - Transparant en open in werkwijze; - Duidelijk herkenbaar maken van fases van behandeling; - Inwonersgericht uitvoeren van raadswerk (hoe worden inwoners betrokken bij het raadswerk). - Doelgroepen, zoals wijk- en dorpsraden, actief uit te nodigen.

Aandachtspunten bij interne communicatie: - Levert een bijdrage aan een juiste informatievoorziening; - Levert een bijdrage aan de cultuuromslag; - Commitment creëren door openheid en duidelijkheid. Duaal samenspel Met de wet dualisering de basis gelegd voor een duaal lokaal bestuur. De cultuur van het monisme werd doorbroken en de macht werd gespreid tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Er liggen binnen het Nuenens BOB-model en de daaraan gekoppelde vergaderwijze kansen om in het lokaal bestuur van Nuenen in de toekomst sterker te werken vanuit de gedachte dat de gemeenteraad en het college van B&W twee organen zijn die zich beide voor hetzelfde doel inzetten vanuit ieders eigenstandige positie en bevoegdheden. Voor de raad betekent dit dat zij een evenwicht moet vinden tussen politiek bedrijven en het zijn van het hoogste bestuursorgaan. Dit evenwicht helpt conflicten te beheersen en versterkt conflictregulering. Politiek Politiek forum Partijen en fracties Het verschil maken Problemen benoemen Beeld- en oordeelsvorming Individuele verantwoordelijkheden Verkiezingsprogramma

Bestuur Hoogste bestuursorgaan Gemeenteraad als geheel Overeenstemming bereiken Problemen oplossen Besluitvorming Gezamenlijke verantwoordelijkheid Raadsprogramma

Tabel 1. Verschil politiek en bestuur raad

13

Als er sprake is van te veel politiek dan is er binnen de raad sprake van zwak opdrachtgeverschap, een dominante rol voor college en coalitiefracties en zwak dualisme. Als de balans doorslaat naar de andere kant en er sprake is van te veel bestuur dan is er binnen de raad sprake van maatschappelijke onzichtbaarheid, onduidelijke rolverdeling met het college en eveneens zwak dualisme. Een sterke scheiding coalitie-oppositie, waarbij het gevoel is dat coalitiefracties veel meer invloed hebben op het gevoerde beleid dan oppositiefracties is een complicerende factor bij het zoeken naar het juiste evenwicht. Indien dit coalitie-oppositie gevoel dominant aanwezig is, is het lastig voor alle raadsleden om als eigenstandige entiteit naast het college van B&W te opereren en vast te houden aan de duale rolverdeling en rolvastheid tussen volksvertegenwoordiging en college. Een zelfbewuste en eigenstandige gemeenteraad vertegenwoordigt echter een groter democratisch belang dan partijpolitieke belangen. Immers sinds Montesquieu is bekend dat een goed bestuur gebaat is bij de spreiding van macht, met checks and balances. Om die reden alleen al is een zelfbewuste, eigenstandige gemeenteraad goed voor een lokaal bestuur in balans. a. Rol college De rol van het college verandert in het BOB model. De raad als opdrachtgever en het college als opdrachtnemer komt in dit model meer tot uiting.

Het is de raad die bepaalt hoe hij graag de voorstellen behandeld ziet binnen het BOB model. Bij de majeure onderwerpen kan de raad eerst om een startnotitie vragen voordat inhoudelijk het onderwerp wordt besproken of gaat eerst in gesprek met professionals uit het veld voordat het college aan de slag kan met nadenken over beleid. Tijdens de beeldvormende avonden kan het college op afstand staan. Denk bijvoorbeeld aan een technische uitleg en deze verzorgd wordt vanuit de ambtelijke organisatie. Het gaat immers om het ophalen van informatie en het is geen vereiste dit door het college wordt ingevuld. In de oordeelsvormende vergaderingen heeft het college wel een nadrukkelijke plek. Het college heeft namelijk een bepaalde visie bij een voorstel en kan deze tijdens de oordeelsvormende vergadering uitdragen dan wel op bevraagd worden. In de raadsvergadering staat het college meer op afstand. Het onderlinge debat tussen raadsleden staat centraal, alleen de visie over ingediende moties en amendementen kan gegeven worden, verdere vragen zijn niet meer aan de orde. Competenties wethouder Op de website www.wethoudersvereniging.nl/competentieprofiel staan de algemene competenties voor een wethouder (analytisch vermogen, oordeelsvorming, overtuigingskracht, inlevingsvermogen, onderhandelen, politieke sensitiviteit, resultaatgerichtheid, samenwerken, sturend vermogen).

Voor een wethouder in Nuenen geldt in de bestuursperiode 2022-2026 een aanscherping van deze competenties om samen met de gemeenteraad vorm te geven aan het samenwerkingsdualisme binnen het Nuenens BOB-model: • Kent het onderscheid tussen beleidsbepaling en –uitvoering en acteert respectvol jegens de autonome beleidsbepalende taak van de gemeenteraad. • Is in staat om de politieke boodschap van de raad om te zetten in beleidsvoorbereiding en -uitvoering. • Weet hoe hij of zij op een heldere manier verantwoording moet afleggen aan de gemeenteraad.

14

b. Rol raad De raad als opdrachtgever en het college als opdrachtnemer vraagt om een bewuste en proactieve raad die nadenkt over wat er op de rol staat, keuzes maakt en hier naar handelt. Dit betekent dat de raad sommige onderwerpen moet loslaten om op andere onderwerpen de tijd en energie te hebben hier een actieve regierol in te hebben. Ook vergaderdiscipline is noodzakelijk om effectief en efficiënt te kunnen vergaderen. Dit betekent technische vragen vooraf stellen, deze kunnen tijdens de vergaderingen niet meer gesteld worden en een herhaling van discussies is niet meer mogelijk. Daarnaast is het zaak vast te houden aan procesafspraken. Discussie over het proces/de vorm/de agenda is het meest effectief voorafgaand aan een vergadering/bijeenkomst, of daarna, bij de evaluatie. Kleine aanpassingen zijn tussentijds mogelijk, maar vasthouden aan de basisafspraken is essentieel en kunnen na de evaluatie herijkt worden. Competenties raadslid Op de website De tien competenties van een raadslid | Nederlandse Vereniging voor Raadsleden staan de algemene competenties voor een raadslid (communiceren en luisteren, initiatief, omgevingsbewustzijn, onderhandelen, overtuigingskracht, samenwerken, inlevingsvermogen, analytisch vermogen, resultaatgerichtheid, integriteit).

De volgende aanscherping van deze competenties is nodig indien we in de nieuwe bestuursperiode gaan werken binnen het Nuenens BOB-model gericht op samenwerkingsdualisme: • Luistert naar de samenleving om kennis en ideeën, alsmede opvattingen en gevoelens over maatschappelijke vraagstukken tot zich te nemen. • Stelt zich open voor argumenten van anderen en is bereid om gezamenlijk tot een gedeeld begrip te komen. • Heeft het vermogen om de samenleving te verbinden aan genomen besluiten. • Kent het onderscheid tussen beleidsbepaling en –uitvoering en acteert respectvol jegens de autonome uitvoerende taak van het college van burgemeester en wethouders. Strategische agenda/ raadsakkoord De regierol van de raad kan extra aandacht geven worden door als raad zelf aan de slag met een aantal onderwerpen gedurende een bestuursperiode. Hoe aan deze rol invulling te geven, kan heel verschillend worden opgepakt; van een strategische agenda tot raadsakkoord: a. Strategische agenda De raad stelt aan het begin van de bestuursperiode een strategische agenda op. Deze bevat de onderwerpen waar de raad als eerste aan zet is en de regie aan zichzelf houdt. Het is aan de raad om te bepalen hoe hier vorm en inhoud aan wordt gegeven. De coalitie en het college zijn hierin niet aan zet. Het gaat hier om een agenda voor de komende bestuursperiode.

Het voorbeeld van de gemeente Coevorden is vergelijkbaar met deze opzet en bijgevoegd. b. Raadsakkoord 15

In het raadsakkoord staat een aantal belangrijke maatschappelijke thema’s waarmee de raad aan de slag wil gaan. Het zijn onderwerpen waarvan de Raad weet dat er veel betrokkenheid en/of deskundigheid aanwezig is in de samenleving. Deze onderwerpen staan beschreven, naast de spelregels over de manier waarop de raad deze maatschappelijke thema’s wil uitwerken. Wat is het raadsakkoord? • • • •

Het raadsakkoord beschrijft de maatschappelijke opgaven en ambities. Het geeft de kaders voor de raad om inhoudelijk het debat te kunnen voeren. Het is een akkoord op hoofdlijnen en biedt ruimte en gelegenheid om met de samenleving en elkaar in gesprek te gaan over oplossingsrichtingen. Het raadsakkoord geeft kaders aan het college. Om deze reden is het collegeprogramma een afgeleide van het raadsakkoord.

Collegeprogramma Het is aan het college van burgemeester en wethouders om de maatschappelijke opgaven uit dit raadsakkoord te vertalen naar een collegeprogramma. Dit beschrijft op welke manier het college de maatschappelijke opgaven uitwerkt en welke resultaten het college daarbij verwacht. Van de wethouders verwachten we dat ze ruimte bieden aan vernieuwing. Met andere woorden: het raadsakkoord vormt de kaders waarbinnen het college in samenspraak met de raad en de samenleving vorm en inhoud wil geven. Het college geeft op basis van het raadsakkoord en het collegeprogramma aan de raad keuzemogelijkheden voor het oplossen van de maatschappelijke opgaven. Hiermee komt het raadsakkoord in de plaats van een coalitieakkoord. Alle partijen in de raad onderschrijven het akkoord waardoor er geen strikte scheiding bestaat tussen coalitie en oppositie. Het raadsakkoord van de gemeente Kaag en Braasem is vergelijkbaar met deze invulling en bijgevoegd. Onderlinge afspraken Vernieuwing wordt alleen bereikt als zowel raadsleden als de wethouders er samen de schouders onder zetten. Het vraagt van de raadsleden dat zij de ruimte kunnen pakken en benutten voor die vernieuwing. Niet langer alleen maar wachten op waar het college mee komt, maar juist proactief zelf aan de slag met het raadsprogramma. Van het college mag worden verwacht dat het ruimte biedt aan vernieuwing.

En zoveel als mogelijk, in samenspraak met de raad en samenleving, vorm en inhoud geeft aan de uitvoering van het collegeprogramma. Hierbij zijn de volgende uitgangspunten van belang: • • • • •

Het raadsakkoord is leidend voor het collegeprogramma Het maken van onderlinge werkafspraken Leren en bijsturen in een veilige sfeer Jaarlijks bewaken en toetsen van de werkwijze, de maatschappelijke thema’s en agendering aan de actualiteit Jaarlijkse evaluatie

Participatie 16

Het BOB model geeft vorm aan het politiek besluitvormingsproces en hoe hier inwoners bij te betrekken. Aan de ene kant heeft het college een actieve rol in het vormgeven van participatie. Aan de andere kant wil de raad een aantal onderwerpen benoemen waarbij de raad de participatie zelf vorm en inhoud gaat geven. Participatie is een begrip dat alle lange tijd centraal staat binnen de lokale democratie. Dit hangt samen met een veranderende relatie tussen overheden en inwoners. Twee wetten, de Omgevingswet en de wet ‘Versterking participatie op decentraal niveau” geven een solide wettelijke basis om participatie op lokaal niveau vorm te geven. Vanuit het wetsvoorstel “versterking participatie op decentraal niveau” zijn gemeenten verplicht een participatieverordening te formuleren. Dit wetsvoorstel regelt dat het decentraal bestuur inwoners in staat stelt te participeren bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Een specifieke vorm van participatie in de uitvoering van beleid is het uitdaagrecht. Dit recht wordt met de wetswijziging wettelijk verankerd. De verwachting is dat met deze wetswijziging inwoners meer betrokken worden in verschillende beleidsfasen en de nabijheid van bestuur en inwoners toeneemt.

Dankzij deze wet kan elke gemeenteraad in de participatieverordening kaders stellen voor participatie, zodat voor zowel de inwoners als voor de gemeente duidelijk is op welke manier zij in welke fase van het beleidsproces betrokken worden. Om participatie in Nuenen goed vorm te geven is dan ook een heldere rolverdeling tussen gemeenteraad, college van B&W en ambtelijke organisatie van groot belang. Deze heldere rolverdeling moet uiteindelijk zijn weerslag krijgen in het nog op te stellen participatiebeleid en de participatieverordening. Vooruitlopend hierop willen wij in het kader van de introductie van het BOB-model en de nieuwe werkwijze van de gemeenteraad in dit voorstel al een aantal zaken benoemen. Wat betekent vorenstaande voor de rol van de gemeenteraad van Nuenen? Die heeft ook t.a.v. participatie drie, bekende rollen: Kaders stellen, controleren en vertegenwoordigen. 1. Kader stellend – De raad als hoogste bestuursorgaan. Als we kijken naar participatie komt deze rol van de gemeenteraad het meest tot uiting in besluitvorming. Het is de raad die straks de rode draad en kaders van het participatiebeleid en de participatieverordening vaststelt.

Bij beleidsvorming op terreinen waarop het participatiebeleid wordt toegepast, kan de raad aan de voorkant, bijvoorbeeld bij het behandelen van de lange termijn agenda, nog aanvullende participatiewensen of -kaders meegeven aan het college van B&W. 2. Controlerend – De raad als kwaliteitsbewaker van het proces. Zodra de raad in de toekomst het participatiebeleid heeft vastgesteld zijn de kwaliteitseisen bekend. Het is vervolgens aan het college en de organisatie om die uit te voeren. Daarmee is de rol van de raad niet ten einde. Periodiek informeert het college de raad over de voortgang van het participatiebeleid. Dit gebeurt uiteraard bij ieder beleidsthema waarop participatiebeleid relevant is door beantwoording van de vraag: welke mate van participatie heeft plaatsgevonden en wat is er met de input gedaan? Tegelijkertijd wordt in de jaarlijkse P&C-cyclus een verantwoording afgelegd door het college, ook op de uitvoering van het participatiebeleid. Op deze manier controleert de raad of het college en de organisatie op adequate wijze uitvoering heeft gegeven aan de gestelde kwaliteitseisen. 17

3. Vertegenwoordigend – De raad als bruggenbouwer. De raad is en blijft volksvertegenwoordiger. Een raadslid behartigt de belangen van zijn kiezers met het oog op het algemeen belang van de gemeente. Het is daarom belangrijk dat raadsleden betrokkenheid tonen naar inwoners en zichtbaar geïnteresseerd te zijn in de samenleving. Bij de rol van volksvertegenwoordiger past ook dat de raad zelf aan participatie doet. Niet om het participatieproces van het college op te pakken of nog eens dunnetjes over te doen, maar wel om nieuwe ideeën op te halen en om een indruk te krijgen wat er leeft in de gemeente. Welke problemen ervaren inwoners van Nuenen? Welke ideeën zijn er om de leefomgeving te verbeteren? Vooral beeldvormende werkvormen als werkbezoeken, dialoogtafels, expertmeetings, ronde tafel gesprekken en inloopspreekuren zijn hiervoor prima participatie instrumenten. Kortom: De raad stelt de kaders vast en neemt een besluit over het participatiebeleid en de participatieverordening. De raad wordt periodiek door het college van B&W geïnformeerd over de voortgang van de participatie. Dat gebeurt steeds bij het vaststellen van beleidsdocumenten over onderwerpen, waarbij participatie relevant is en dat gebeurt tenminste ook in het jaarverslag.

Participatie vanuit de gemeente Nuenen wordt (grotendeels) uitgevoerd door de ambtelijke organisatie, onder verantwoordelijkheid van het college van B&W. Daarnaast wil de raad van Nuenen ook zelf aan participatie doen. Het is van belang om dubbelingen te voorkomen. Bij de verdere uitwerking van het beleid en de verordening wordt de raad nauw betrokken en wordt de rolverdeling m.b.t. participatie in Nuenen helder beschreven. Voor een aantal vormen van het betrekken van burgers zoals digipanel, Right to Challenge, co-creatie, burgerbegroting en hoorzittingen heeft het de voorkeur om deze mogelijkheden open te houden om in de toekomst concreet vorm te gaan geven. Versterking ondersteuning van de raad De invoering van het BOB model vraagt om versterking van de ondersteuning van de raad. De griffie heeft tot taak de beraadslagingen door de raad voor te bereiden, te organiseren en het besluitvormingsproces in brede zin te ondersteunen. Het raadplegen van andere gemeenten/ griffies die het vergadermodel op een min of meer vergelijkbare manier organiseren als in dit voorstel, leert dat de vergaderstructuur en werkwijze stevige eisen stelt aan de invulling van de griffie (kwantitatief en kwalitatief). Het gaat om een formatie van 2,5 – 3,5 fte.

Ter vergelijking de huidige griffie heeft een formatie van 1,5 fte (griffiemedewerker 28 uur, griffier 32 uur) ), met wat “losse” uren in de organisatie in de vorm van ondersteuning door commissiegriffiers. Het huidige takenpakket van de griffie is in de afgelopen jaren steeds meer uitgebreid, denk aan de digitaliseringslag, maar ook de gemeenteraden hebben een zwaarder takenpakket gekregen vanuit het rijk, met meer verantwoordelijkheden. Dit heeft ook zijn weerslag op het takenpakket van de griffie. Daar bovenop vraagt het BOB model extra ondersteuning bij de verschillende soorten bijeenkomsten als het raadspreekuur, beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten. Het gaat hier om het voorbereiden van de bijeenkomsten als publicatie, informatievoorziening en actief uitnodigen van externe deelnemers, als ook om het 18

ondersteunen van de bijeenkomsten o.a. verslaglegging, begeleidingen deelnemers als nazorg van de bijeenkomsten in terugkoppeling en archivering. Ook zet het Nuenens BOB model extra in op de regierol van de raad. Dit vraagt naast organisatorische procesmatige ondersteuning ook om strategische inhoudelijke ondersteuning vanuit de griffie. Uitbreiding van de griffie is noodzakelijk, met: - Griffiemedewerker (MBO) voor 24 uur (0,6 fte) voor de extra organisatorische ondersteuning. - Raadsadviseur / plaatsvervangend griffier voor 28 uur (0,7 fte) voor de adviserende ondersteuning. Van de huidige bezetting: - Griffiemedewerker handhaven op 28 uur 0,7 fte - Griffier 36 uur ipv 32 uur (1 fte) zodat ook de strategische advisering structureel een plek kan krijgen Totaal komt hiermee de bezetting van de griffie op 3 fte, vergelijkbaar met de formatie van de griffie van Son en Breugel (17.600 inwoners) en Best (29.800 inwoners). Daarnaast verdient de raadscommunicatie extra aandacht. Zoals eerder aangegeven is dit een randvoorwaarde voor de invoering van het BOB model en één van de succesfactoren. Vanuit de reguliere organisatie worden hiervoor uren vrijgemaakt voor 0,2 FTE. Kostenplaatje Eenmalige kosten: € 45.000 Inzet Communicatie

Kosten (eenmalig) € 10.000

Evaluatie

€ 5.000

Begeleiding en training voorzitters Begeleiding en training raads- en burgercommissieleden Ondersteuning en advisering uitrol BOB model

€ 12.000 € 8.000

Toelichting (promotiekosten, naast inzet reguliere organisatie) (evt. uitvoering door externen)

€ 10.000

Structurele kosten: € 152.000 Inzet Communicatie Begeleiding en training voorzitters Begeleiding en training raadsleden Griffiemedewerker (0,6 fte) Raadsadviseur (0,7 fte) Urenuitbreiding griffier (0,2 fte)

Kosten / jaar (structureel) € 16.000 € 5.000 € 5.000 € 46.000 € 68.000 € 12.000

Toelichting (o.a. reguliere organisatie)

19

20