2021-71 Toezegging Leeswijzer financieel fundament en DVO Blink

Leeswijzer Financieel Fundament en DVO Blink Aan: Van: Datum:

AB en DB Blink Stuurgroep Financieel Fundament Blink 23 september 2020

1. DOEL VAN DEZE LEESWIJZER Conform het plan van aanpak (rapportage Definitiefase Financieel fundament Blink d.d. 28 augustus 2019) omvat het traject ter modernisering van de financiële en juridische fundamenten van de samenwerking in Blink verschillende sporen. In de afgelopen periode zijn – in overleg met het Stuurgroep en Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur – prioriteiten gesteld bij de uitwerking van deze sporen. Dit heeft ertoe geleid dat voor aangevinkte onderdelen zijn uitgewerkt. De overige onderdelen zijn nog onderhanden en worden op een later tijdstip afgerond. Spoor 1: Financieel fundament GR Blink  



Kostenallocatiemodel directe en indirecte kosten Tarievenbeleid Risicomanagement (voorheen Financiële buffer organisatie Blink) Fee en Bonus/Malusregeling Suez

 

 1

Spoor 2: Governance en P&C-cyclus GR Blink  Governance structuur en manier van besturen en samenwerken in GR Blink  Planning en control (P&C) cyclus van Blink en momenten van (politieke) bijsturing Spoor 3: Afspraken tussen opdrachtgever (gemeenten) en opdrachtnemer (Blink)  Dienstverleningsovereenkomst tussen Blink en de aangesloten gemeenten  Dienstverleningsovereenkomst tussen Suez en Blink

Voor bespreking en besluitvorming in en door het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur worden daartoe de volgende twee rapporten (bundels) voorgelegd:  Financieel fundament Blink: kostenallocatiemodel, tarievenbeleid, inrichting van de P&C cyclus en risicomanagement, Blink, 19 augustus 2020. Zie leeswijzer hoofdstuk 2. 

Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Blink en aangesloten gemeenten Bundel bestaande uit een toelichtende oplegger, deel A algemene bepalingen, deel B productbladen (voorbeelden). Deel C betreft de uitwerking van het financieel fundament. Zie leeswijzer hoofdstuk 3.

In het vervolg van deze leeswijzer lichten wij de inhoud en de beslispunten van beide bundels nader toe.

Leeswijzer rapportage en besluitvorming Financieel Fundament Blink d.d. 23 september 2020

2. FINANCIEEL FUNDAMENT BLINK (notitie d.d. 19 AUGUSTUS 2020) De notitie Financieel fundament Blink (kostenallocatiemodel, tarievenbeleid, risicomanagement en inrichting van de P&C-cyclus) beschrijft de uitgangspunten, principes en werkprocessen omtrent de financiële huishouding van Blink en in de relatie met de deelnemende gemeenten. Het rapport omvat de volgende onderdelen, waarbij per onderdeel beslispunten voor het bestuur zijn vermeld: kostenallocatiemodel, tarievenbeleid, risicomanagement, planning en control cyclus. Vaststelling van het financieel fundament door het bestuur vergt een unaniem besluit. Kostenallocatiemodel Kostenallocatie omvat het toewijzen van directe en indirecte kosten aan de uiteindelijke producten die door Blink worden geleverd aan de gemeenten. Het is voor Blink en haar deelnemers van belang om te weten voor welke producten welke kosten worden gemaakt. De rapportage beschrijft de principes en uitgangspunten die daarbij worden gehanteerd. Het vastleggen daarvan is van belang voor de overdraagbaarheid, transparantie en verantwoording. Ten aanzien van de directe kosten omvat de uitwerking de kostenallocatie zoals deze in de huidige praktijk van toepassing is.

2

Ten aanzien van de toerekening van indirecte kosten wordt een verbeterde, objectieve en transparante methode voorgesteld. Namelijk de ‘gewogen omzet-methode’ met vaste percentages voor de doorbelasting van indirecte kosten op de eigen werkzaamheden, inkoop en verwerking. Ten opzichte van de huidige allocatiemethode is de voorgestelde methode meer transparant, minder complex. De nieuwe methode legt een duidelijke relatie tussen de betreffende indirecte kosten en het type activiteiten waarop deze van toepassing zijn. Ook is deze nieuwe methode toekomstbestendig bij toe- of afname dienstverlening en/of areaal. Niet in de laatste plaats is er voor aansluiting gezorgd op de vereisten van het BBV. Besluit stuurgroep 26 augustus 2020 De stuurgroep adviseert aan DB en AB positief: 1.

Vaststellen van het kostenallocatiemodel voor directe en indirecte kosten zoals geformuleerd in document.

Door deze nieuwe toerekenmethode verandert niet het totaalbedrag aan indirecte kosten, wel verandert de toerekening naar diensten en dus naar gemeenten. Toepassing van deze methodiek leidt tot een financieel verschil per gemeente ten opzichte van de huidige kostenallocatie methodiek. Per gemeente is in meer of mindere mate sprake van een kostenverhoging of een kostenverlaging. Voor de implementatie van dit nieuwe kostenallocatiemodel zijn daarom twee scenario’s uitgewerkt: 1. een directe overgang per 1 januari van het betreffend kalenderjaar; 2. een overgang in stappen gedurende drie jaren. Zie voor een nadere toelichting in de financiële consequenties per gemeente paragraaf 3.5 van het rapport Financieel fundament Blink d.d. 19 augustus 2020.

Leeswijzer rapportage en besluitvorming Financieel Fundament Blink d.d. 23 september 2020

Het kostenallocatiemodel en de routes voor de implementatie zijn getoetst aan de richtlijnen van de BBV en besproken met de financieel adviseurs van de gemeenten.

Besluit stuurgroep 26 augustus 2020: De stuurgroep adviseert aan DB en AB: 2.

Op basis van een bestuurlijke bespreking het gezamenlijk gewenste scenario voor de implementatieroute (direct of in stappen) voor de nieuwe allocatiemethode voor de indirecte kosten vast te stellen.

Tarievenbeleid Het hoofdstuk tarievenbeleid beschrijft de principes en uitgangspunten. Tarieven voor de dienstverlening die in rekening worden gebracht bij de deelnemende gemeenten zijn daarbij een weerspiegeling van de werkelijke kosten voor het leveren van de diensten. Als principe geldt dat de tarieven gebaseerd zijn op de werkelijke directe en indirecte kosten zoals toegerekend het kostenallocatiemodel. Omdat Blink geen eigen vermogen kent (waarmee eventuele fluctuaties kunnen worden opgevangen) vindt jaarlijks een verrekening plaats van het voorschot (gebaseerd op de begroting) met de in het jaar werkelijk gerealiseerde kosten. Besluit stuurgroep 26 augustus 2020: de stuurgroep adviseert aan DB en AB positief: 3. 3

Vaststellen van het tarievenbeleid zoals geformuleerd in document Financieel Fundament.

Risicomanagement Onderdeel van het geoptimaliseerde financieel fundament van Blink is de ontwikkeling en inrichting van risicomanagement. Beschikken over systematisch Risicomanagement is niet alleen een wettelijke verplichting voor de gemeenschappelijke regeling (conform de BBV) maar ook een wezenlijke functie binnen Blink om risico’s inzichtelijk te maken en deze beter te beheersen zodat de continuïteit, kwaliteit en financiële beheersbaarheid van de dienstverlening beter kunnen worden gewaarborgd. Binnen Blink ontbrak tot nu toe een systematische benadering van de risico’s die het gevolg zijn van haar bedrijfsvoering. Hoofdstuk 5 van het Financieel Fundament voorziet nu in die lacune. Hierin worden de verschillende (proces)stappen toegelicht en uitgewerkt. Het is een proces met een repeterend karakter dat jaarlijks – mede ten behoeve van het opstellen van de begroting – wordt doorlopen. Besluit stuurgroep 26 augustus 2020: de stuurgroep adviseert aan DB en AB positief: 4.

Vaststellen van de voorgestelde processen en procedures voor risicomanagement binnen Blink die leiden tot beheersmaatregelen om (bedrijfsvoerings)risico’s te mitigeren en het jaarlijks bepalen van een post onvoorzien als onderdeel van de jaarbegroting.

Leeswijzer rapportage en besluitvorming Financieel Fundament Blink d.d. 23 september 2020

Planning en control cyclus (P&C-cyclus) Het hoofdstuk P&C-cyclus beschrijft de wijze en termijnen waarop begroting, realisatie en verantwoording binnen de gemeenschappelijke regeling hun beslag krijgen en de wijze waarop daar zo veel als mogelijk wordt aangesloten op de P&C-cyclus van de gemeenten. Gemeenten willen dat de P&C-cyclus van BLINK zo veel mogelijk wordt gesynchroniseerd met de gemeentelijke P&C-cyclus. Hierin zit een spanningsveld; gemeenten willen zo vroeg mogelijk een zo gedetailleerd en definitief mogelijke begroting voor het volgend jaar. Dit terwijl een gedetailleerde raming pas relatief laat kan worden gemaakt, na inventarisatie van maatschappelijke, branche gerelateerde en organisatorische ontwikkelingen die van invloed gaan zijn op de bedrijfsvoering, daarmee gepaard gaande (in-)directe kosten en wensen ten aanzien van de dienstverlening in het komende jaar. Met het voorgestelde financieel beleid (risicomanagement en P&C-cyclus) krijgt de begroting van Blink van het komende jaar meer dan voorheen nadruk in het begrotingsproces. Dit houdt in dat meer uitvoerige prognoses worden gemaakt van te verwachten kosten en opbrengsten voor de door Blink te leveren diensten, waarbij te verwachten interne en externe ontwikkelingen worden gekapitaliseerd en meegenomen in de begroting.

Dit heeft uiteraard tot gevolg dat bij deze wijze van begroten ook met onzekerheden rekening moet worden gehouden. Het risicomanagement van Blink is hier leidend. Volgens deze voorgestelde methode worden risico’s waarmee rekening moet worden gehouden structureel en systematisch geïnventariseerd. Per risico wordt vervolgens bepaald of en met welke beheersmaatregelen een risico kan worden beheerst.

Risico’s van materiële betekenis en waarvoor (nog) geen adequate beheersmaatregelen zijn ingevoerd en voorhanden zijn kunnen (deels) door Blink of (deels) door de participerende gemeenten zelf worden gedekt. Hierover worden expliciete afspraken gemaakt tussen Blink en de gemeente(n). 4

Besluit stuurgroep 26 augustus 2020: de stuurgroep adviseert aan DB en AB positief: 5. Vaststellen van de beschreven planning en control cyclus (P&C-cyclus) waarin de termijnen voor begroting, realisatie en verantwoording binnen de gemeenschappelijke regeling zijn vastgelegd en de samenhang met de P&C cyclus van de gemeenten is verduidelijkt.

Leeswijzer rapportage en besluitvorming Financieel Fundament Blink d.d. 23 september 2020

3. DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST BLINK EN GEMEENTE(N) Als stukken zijn bijgevoegd:  Blink DVO Oplegger (een toelichting op de DVO-structuur en onderliggende delen) d.d. 23 september 2020  Blink DVO-deel A (algemene afspraken) d.d. 14 september 2020  Blink DVO-deel B (voorbeelden van productbladen) d.d. 16 september 2020 Blink DVO-deel C is niet bijgevoegd. Deel C betreft de jaarbegroting per gemeente voor de te leveren diensten. Als bijlage bij deel C gaat de rapportage Financieel fundament Blink: kostenallocatiemodel, tarievenbeleid, risicomanagement en inrichting van de P&C cyclus. De GR Blink werkt in de huidige situatie niet met een uitgewerkte ‘Dienstverleningsovereenkomst’ (DVO) waarin de organisatie contractmatig vastlegt welke diensten zij aan de gemeenten levert voor welke prijs. Het ontbreken van een DVO komt ook terug in de accountantsverklaring van 2018. Hoewel er wel correspondentie over gemaakte afspraken bestaat is er echter geen sprake van een adequate en getekende DVO hetgeen geldt als de norm voor een verankering van de opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie. Er is gekozen voor een DVO-structuur die onderscheid maakt in minder veranderlijke afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en de meer dynamische en (jaarlijks) veranderlijke onderwerpen.

Dit draagt bij aan de focus (en brengt daarmee de nodige rust) in de relatie tussen de opdrachtgevende gemeenten en Blink. De DVO bestaat daarom uit drie delen: 5

Leeswijzer rapportage en besluitvorming Financieel Fundament Blink d.d. 23 september 2020

Oplegger bij de DVO De oplegger beschrijft – in hoofdlijnen – het profiel van Blink als kennis- en uitvoeringsorganisatie van en voor de deelnemende en tevens opdrachtgevende gemeenten, en de wijze waarop deze samenwerking in de praktijk is vormgegeven. Deze toelichting op de context is relevant voor de inrichting van de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie en de dienstverleningsovereenkomst (DVO) die daartoe is opgesteld. De oplegger is gebaseerd op de statuten van Gemeenschappelijke Regeling Reiniging Blink 2017 en het Strategisch Meerjarenplan Blink.

Besluit stuurgroep 23 september 2020. De Stuurgroep adviseert aan het DB en AB positief over: 6.

Vaststelling Blink DVO Oplegger: een toelichting op het profiel van en de samenwerking in Blink, als ook een toelichting op de DVO-structuur en onderliggende delen. Daarbij wordt er rekening mee gehouden dat deze oplegger – naar aanleiding van de driejaarlijkse evaluatie – in de toekomst eventueel geactualiseerd kan worden.

6

DVO-deel A: Algemeen Deel A is gericht op de wederzijdse rechten en verplichtingen. Deze algemene afspraken zijn uniform en gelden voor alle gemeenten. Deel A beschrijft de uitgangspunten van de samenwerking en inrichting van de opdrachtgever- en opdrachtnemerrelatie. Ook de algemene kwaliteitsvereisten omtrent dienstverlening zijn hierin opgenomen. Cyclus: dit deel van de DVO is vrij statisch. De gewenste termijn voor aanpassing van de afspraken in dit deel van de DVO is incidenteel, indien op basis van herijking daartoe de wens of noodzaak ontstaat. Een groot deel van de afspraken in deel A verwijzen direct naar de statuten van de gemeenschappelijke regeling. Een juridische toets is uitgevoerd en verwerkt in deel A. Besluit stuurgroep 23 september 2020. De Stuurgroep adviseert aan het DB en AB positief over: 7.

Vaststelling Blink DVO-deel A: algemene afspraken.

DVO-deel B: productbladen Deel B beschrijft – per productblad – de te leveren diensten. De houdbaarheid (in tijd) van deze beschrijvingen is vrij groot maar niet statisch. De beschrijvingen zijn zo veel mogelijk kwalitatief van aard en zijn daarmee minder dynamisch. De specifieke (per gemeente verschillende) kwantitatieve gegevens (b.v. hoeveelheden, frequenties) worden per jaar vastgelegd. Cyclus: jaarlijks. Gewenste termijn voor aanpassing van de afspraken: indien vorm en inhoud van producten/diensten wezenlijk wijzigt. Het betreffende productblad kan daarop worden aangepast. Of indien een nieuw type dienst wordt gevraagd, dan kan een nieuw productblad worden toegevoegd. De kwantitatieve gegevens omtrent de dienstverlening worden jaarlijks geactualiseerd. Dit format beschrijft de hoofdindeling en onderdelen die na vaststelling door het bestuur per product worden uitgewerkt. De beschrijvingen per productblad worden generiek. Bij elk Leeswijzer rapportage en besluitvorming Financieel Fundament Blink d.d. 23 september 2020

productblad wordt per gemeente een prestatieblad opgesteld waarop de te afgesproken te leveren prestaties wordt vastgelegd. De uitwerking van de productbladen is een ontwikkelproces. Bij de uitwerking van productbladen wordt rekening gehouden met eventueel gewenste detaillering of herschikking van productgroepen en subcategorieën, indien dit door opdrachtgever (gemeenten) en opdrachtnemer (Blink) wenselijk wordt geacht. Besluit stuurgroep 23 september 2020. De Stuurgroep adviseert aan het DB en AB positief over: 8.

Vaststelling Blink DVO-deel B: format voor productbladen, welke na vaststelling per gemeente per product wordt uitgewerkt.

DVO-deel C: Kostenallocatie, tarievenbeleid, begroting en verrekening Deel C betreft de kwantificering van de gevraagde prestaties en bepaling van het budget. Dit deel omvat de financiële uitwerking per productblad, inclusief eventuele specifieke vereisten en afspraken per gemeente (maatwerk). DVO-deel C is beschreven in het document Financieel fundament Blink: kostenallocatiemodel, tarievenbeleid, risicomanagement en inrichting van de P&C cyclus. Cyclus: jaarlijks. De cyclus van dit onderdeel van de DVO is jaarlijks. De uitwerking en begrotingsen rekeningcyclus van de gemeenten en vaststelling van DVO-deel C is onderdeel van de (jaarlijkse) planning- en control cyclus. 7

Status: DVO-deel C is met het vaststellen van het geoptimaliseerd financieel fundament gereed (besluiten 1 t/m 5).

4. Nog te ontwikkelen Behalve dat deze leeswijzer inzicht geeft inde resultaten tot nu toe, vermeld zij hier ook welke onderdelen nog niet in behandeling zijn genomen. Het betreft: Spoor 1: Financieel fundament GR Blink  Fee en Bonus/Malusregeling Suez Spoor 2: Governance en P&C-cyclus GR Blink  Governance structuur en manier van besturen en samenwerken in GR Blink Spoor 3: Afspraken tussen opdrachtgever (gemeenten) en opdrachtnemer (Blink)  Dienstverleningsovereenkomst tussen Suez en Blink Voor deze nog te ontwikkelen onderdelen is, vanwege de samenhang en volgordelijkheid input nodig die verkregen gaat worden vanuit de Onderzoeks- en evaluatieopdracht die binnenkort van start gaat. Tijdens de bespreking door de stuurgroep op 26 augustus 2020 is geconcludeerd deze onderdelen daarom niet uitgewerkt kunnen zijn in Q3 2020. Dit staat bestuurlijke vaststelling van de nu gereed zijnde onderdelen en effectuering ervan niet in de weg. De stuurgroep adviseert het DB en AB om de thans gereed zijnde stukken ter besluitvorming te behandelen en vast te stellen.

Leeswijzer rapportage en besluitvorming Financieel Fundament Blink d.d. 23 september 2020