10e MRE - Bijlage 3 Concept-Raadsvoorstel wijziging GR MRE - 2024

Datum besluitraad : Agendapunt : Volgnummer : Gewijzigd voorstel : Portefeuillehouder :

Datum oordeelraad Datum B en W Programma begroting Taakveld

: : : :

Concept-adviesnota raad Wijzigen Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven vanwege aanpassing Wet gemeenschappelijke regelingen Beste collega bestuursadviseurs, Dit voor Veldhoven ingevulde format is bedoeld als collegiale hulp voor de voorstellen, die jullie in het eigen college en in de eigen raad moeten agenderen. Je kunt de verschillende bouwstenen gebruiken, maar als je eigen couleur locale daarom vraagt kun je die naar behoefte aanpassen. Dat geldt echter expliciet NIET voor de beslispunten. De 21 colleges én 21 raden moeten namelijk eensluidend besluiten om de regeling daadwerkelijk te kunnen wijzigen. Dat betekent: • De colleges moeten conform het eerste en derde beslispunt besluiten. En voor het eerste beslispunt onder voorbehoud van toestemming door de raad. Een andere optie is om het college te laten besluiten de gewijzigde regeling te treffen, nadat de raad daarvoor de toestemming heeft verleend. • De raden moeten conform alle drie de beslispunten besluiten. Met collegiale groet, Begeleidingsgroep GR MRE, Sietske van der Velden, Marcel van der Straten, René Miesen en Luc Nuyts Beslispunten 1. In te stemmen met het treffen van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven, conform bijgevoegde ontwerpregeling. 2.

Toestemming te verlenen aan het college voor het treffen van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling, conform bijgevoegde ontwerpregeling. 3. Anticiperend op de inwerkingtreding van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven kennis te nemen van de voorgenomen aanpassingen van het Statuut Overlegorganen Metropoolregio Eindhoven. Inleiding Op 1 juli 2022 is een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking getreden. Doel van deze wijziging is de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen en de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen in relatie tot gemeenschappelijke regelingen te versterken. De wijzigingen moeten voor 1 juli 2024 in alle gemeenschappelijke regelingen zijn geïmplementeerd. Naast deze wetswijziging geven ook andere ontwikkelingen aanleiding de regeling te wijzigen en deze nu mee te nemen. De gewijzigde Wgr voorziet in een zienswijzeprocedure over een ontwerpregeling, die wordt aangegaan of gewijzigd door colleges of burgemeesters. Hoewel deze procedure niet verplicht is voor een gemengde regeling, zoals de Gemeenschappelijke Regeling MRE, heeft het Algemeen Bestuur MRE op 21 december 2022 besloten gemeenten in de gelegenheid te stellen een reactie te geven.

Daartoe heeft het Algemeen Bestuur op 5 juli 2023 besloten een ontwerp-wijziging vrij te geven met het verzoek uiterlijk 15 november 2023 een reactie kenbaar te maken. Van alle gemeenten is een reactie ontvangen. Vijf gemeenten hebben geen inhoudelijke reactie gegeven.

Uit de ontvangen reacties komt een hoge mate van betrokkenheid naar voren bij de regionale samenwerking en hoe de Gemeenschappelijk Regeling MRE daar de formele basis voor biedt. Op grond van de ontvangen reacties heeft het Algemeen Bestuur op 20 december 2023 over acht onderwerpen een richtinggevend besluit genomen. Deze zijn vervolgens verwerkt in de definitieve gewijzigde regeling. Op 28 februari 2024 heeft het Algemeen Bestuur besloten de definitieve gewijzigde regeling vrij te geven voor vaststelling door de raden en colleges van de deelnemende gemeenten. Besluitvorming Het aangaan of wijzigen van een zogenaamde “gemengde regeling”, waarvan sprake is bij de Metropoolregio Eindhoven, is een bevoegdheid van de colleges en raden van de 21 deelnemende gemeenten. Daarbij is het nodig dat alle colleges en raden eensluidend besluiten wil er sprake zijn een geldig besluit. Om de formele inwerkingtreding te laten ingaan vanaf 1 juli 2024, is het nodig dat de 21 colleges en raden vóór 21 juni 2024 besluiten. Daarop volgend kan het Algemeen Bestuur MRE op 3 juli 2024 de met de wijziging samenhangende wijziging van het Statuut Overlegorganen MRE vaststellen. Met dit samenstel van besluiten is de besluitvorming afgerond. Met beslispunt 1 van dit voorstel stelt uw raad de gewijzigde regeling vast.

Op grond van de Wgr, artikel 1, vierde lid, gaan de colleges niet over tot het treffen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Met beslispunt 2 geeft uw raad deze toestemming. Het college heeft op dd-mm-2024 besloten in te stemmen met het treffen van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE, onder voorbehoud van uw toestemming. Of: Het college is voornemens in te stemmen met de gewijzigde regeling, nadat uw raad toestemming heeft gegeven. Beoogd effect Eenduidige besluitvorming in de colleges en raden van de 21 deelnemende gemeenten over het treffen van een gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE. Met het wijzigen van de regeling is de juridische basis in lijn met de op 1 juli 2022 gewijzigde Wgr. Argumenten 1.1 Noodzaak eensluidende besluitvorming colleges en raden alle deelnemende gemeenten Zoals vastgelegd in de huidige Gemeenschappelijke Regeling 2021 vergt wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling MRE eensluidende besluiten van de 21 colleges én 21 raden van de deelnemende gemeenten. Dit vloeit voort uit de Wgr. De Gemeenschappelijke Regeling MRE is namelijk een ‘gemengde regeling’. Een regeling tussen de 21 raden en 21 colleges.

Belangrijk uitgangspunt bij de wijziging is de flexibiliteit van de regeling te behouden, zodat aanpassing van de regeling alleen aan de orde is bij fundamentele veranderingen. Dit mede gezien de lange vaststellingsprocedure. In de regeling zijn daarom de samenwerkingsafspraken op hoofdlijn opgenomen. De verdere uitwerking vindt plaats in onderliggende documenten, zoals het statuut overlegorganen dat door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld. 1.2 Wijzigingen in de Gemeenschappelijke Regeling MRE De tekst van de huidige gemeenschappelijke regeling is in de definitieve wijziging op de volgende punten aangepast: Technische wijzigingen: • Overnemen (nieuwe) bepalingen Wgr • Implementatie genomen besluiten 2

•

Tekstueel, citeertitel, ingangsdatum

"Beleidsmatige" wijzigingen: ▪ Invulling geven aan nieuwe bepalingen Wgr, die ruimte geven daar zelf invulling aan te geven: o Welke besluiten moeten voor zienswijzen voorgelegd worden aan de raden? o Participatie / inspraak o Evaluatie o Uittreding • Bepaling over investeringsfondsen Daarnaast is nagegaan of bepalingen in de Gemeenschappelijke Regeling MRE achterhaald zijn door tussentijds genomen besluiten, afgeronde taken, wetswijzigingen en dergelijke. xxx Indien gewenst kan worden ingegaan op de afzonderlijke aspecten van de wijziging, zoals opgenomen in de Nota van beantwoording reacties xxx 2.1. Gemeenteraad dient toestemming te verlenen aan het college De Gemeenschappelijke Regeling MRE is een gemengde regeling: zowel colleges als raden zijn deelnemer. Vanwege de deelneming van de colleges, dienen de raden op grond van de Wgr formeel toestemming te verlenen aan het college om een gewijzigde gemeenschappelijke regeling te treffen en zoals nu, te wijzigen. De ratio van deze toestemming is dat de invloed van de raad op de mogelijkheden voor het afleggen van verantwoording door het college aan de raad over het gevoerde bestuur ten aanzien van de desbetreffende taak of bevoegdheid niet verdwijnt, maar wel minder effectief wordt. De zeggenschap over de uitoefening van de desbetreffende taken en bevoegdheden wordt immers gedeeld met vertegenwoordigers van andere gemeenten.

3.1 Ook het Statuut Overlegorganen MRE moet worden aangepast De voorgestelde aanpassing van de gemeenschappelijke regeling leidt op enkele punten weer tot de aanpassing van het statuut overlegorganen. Het statuut bevat nadere afspraken over de samenstelling en werkwijze van de diverse overlegorganen binnen de samenwerking in de Metropoolregio Eindhoven. Wijziging van het statuut is een bevoegdheid van het Algemeen Bestuur. Het concept-gewijzigde statuut bieden we ter kennisname aan. Hiermee heeft uw raad volledig inzicht in de aanpassingen, die samenhangen met het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Voor de archiefbepalingen wordt een separate wijzigingsprocedure gestart Door een aantal gemeenten zijn voorstellen gedaan de ‘archiefbepalingen’ in de regeling aan te passen. Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten een separate wijzigingsprocedure op te starten voor de ‘archiefbepalingen’ in de regeling én onderliggende regelingen, zodat de ontwikkelingen rond archief/RHCe in samenhang kunnen worden beschouwd en na een zorgvuldig proces op een later moment [naar verwachting 2025] kunnen worden verankerd. Bepalingen, die strijdig zijn gebleken met de Archiefwet 1995 zijn verwerkt in de regeling. Zo is artikel 44 toegevoegd.

De Archiefwet 1995 schrijft voor dat een regeling waarin taken worden overgedragen (zoals in geval van de Metropoolregio Eindhoven, onder andere het archieftoezicht), een dergelijke bepaling moet bevatten. In hun reacties gaven een aantal gemeenten aan dat ook de zorg voor de overgebrachte archiefbescheiden uit de regeling moest worden verwijderd, omdat dit strijdig zou zijn met de Archiefwet. Dit is voorgelegd aan het Nationaal Archief. In haar antwoord geeft het Nationaal Archief het volgende aan: “B&W is zorgdrager wat de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen betreft. Dit zorgdragerschap (in de zin van de Archiefwet) kan niet worden overgedragen of gedelegeerd. Wel kunnen taken en bevoegdheden, die voortvloeien uit de Archiefwet worden overgedragen, zoals

3

dat in dit geval (de zorg voor) het beheer van het overgebrachte archief aan het bestuur van de GR is overgedragen.” De formulering is derhalve niet strijdig met de Archiefwet en behoeft niet te worden aangepast. Nadere analyse van het begrip “zorgdrager” laat zien dat het zorgdragerschap voor archiefbescheiden bestaat uit plichten en bevoegdheden, op grond van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling, zowel met betrekking tot het ontsluiten van archiefbescheiden, het (blijvend) bewaren ervan, het beperken van de openbaarheid ervan, en de omstandigheden waaronder archiefbescheiden opgeslagen en bewaard worden zowel vóór als na overbrenging. De Wgr biedt de mogelijkheid voor overheden bepaalde taken, die uit deze plichten en bevoegdheden voortvloeien binnen één organisatie samen uit te voeren, zonder de bestuurlijke verantwoordelijkheid daarover uit handen te geven. De zorg voor de overgebrachte archiefbescheiden, zoals opgenomen in de regeling, komt dus neer op een ‘gebundelde’ zorg voor de omstandigheden waarin de overgebrachte archiefbescheiden duurzaam bewaard en ontsloten worden.

De colleges van de deelnemende gemeenten zijn het bevoegd orgaan om bij overbrenging van archiefbescheiden beperkingen te stellen aan de openbaarheid daarvan en zijn ook het bevoegd orgaan om deze beperkingen op te heffen of buiten beschouwing te laten bij verzoeken om inzage of het gebruik van deze archiefbescheiden. De Verordening Bestuurscommissie Regionaal Historisch Centrum Eindhoven en de Archiefverordening MRE doen geen inbreuk op deze bevoegdheid. De toelichting is aangepast om dit te verduidelijken. In het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) is verschillende gemeenten verzocht in de gemeenschappelijke regelingen waar zij aan deelnemen een voorziening op te nemen over de verantwoording van de (streek)archivaris aan het Dagelijks Bestuur over het uitgeoefende toezicht op de archiefbescheiden van de regeling en van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg over die archiefbescheiden. De modelbepalingen uit de landelijke handreiking van het LOPAI, KIA en KVAN zijn overgenomen, zoals ook door (in ieder geval) de GGD en Veiligheidsregio is gedaan. Gemeenten kunnen hierdoor aangeven dat zij voldaan hebben aan het verzoek vanuit het IBT. Deze verantwoording is al staande praktijk op grond van de Archiefverordening Metropoolregio Eindhoven 2023, waarin bepalingen van gelijke strekking zijn opgenomen.

De achterliggende gedachte voor verankering in de regeling (en niet alleen in de archiefverordening) is de deelnemende gemeenten meer grip te laten krijgen op het informatiebeheer bij de regeling. Het Kabinet heeft een voorstel van de nieuwe Archiefwet in november 2021 ingediend bij het Parlement. De Tweede Kamer en daarna de Eerste Kamer moeten de wet nog goedkeuren, waarna deze in werking zal treden. De aanpassing van de Archiefwet is nodig om er onder andere voor te zorgen dat overheidsorganisaties ook digitale informatie goed opslaan en toegankelijk houden. De invoering van deze nieuwe wet zal met zich meebrengen dat de gemeenschappelijke regeling opnieuw moet worden aangepast. Vooralsnog is voorzien is deze wijzigingen mee te nemen in de separate wijzigingsprocedure voor de archiefbepalingen in de regeling. Financiën Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden. Communicatie en samenspraak Wij zullen conform het verzoek van het Dagelijks Bestuur MRE, na besluitvorming in uw raad, het Dagelijks Bestuur MRE informeren over de resultaten van besluitvorming in het college en in uw raad. Conform de Gemeentewet zullen wij het besluit tot het treffen van de regeling ook publiceren.

Zodra de colleges en raden van de 21 deelnemende gemeenten de besluitvorming hebben afgerond zal door het Dagelijks Bestuur aan de gemeente Eindhoven worden verzocht zorg te dragen voor publicatie en daarmee de formele inwerkingtreding van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling. De regie op de verdere communicatie ligt bij het Metropoolregio Eindhoven.

4

Uitvoering / planning Zodra de colleges en raden van de 21 deelnemende gemeenten de besluitvorming hebben afgerond zal door het Dagelijks Bestuur aan de gemeente Eindhoven (als plaats, waarin de regeling van de Metropoolregio Eindhoven statutair is gevestigd) worden verzocht zorg te dragen voor publicatie en daarmee de formele inwerkingtreding van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling. Het concept-gewijzigde Statuut Overlegorganen MRE zal vervolgens ter besluitvorming worden geagendeerd in het Algemeen Bestuur van 3 juli 2024. Waarna het proces van wijziging van de gemeenschappelijke regeling en de daarmee samenhangende wijzigingen in het statuut overlegorganen is afgerond. Bijlagen - Aanbiedingsbrief - Gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE - Concept-gewijzigd Statuut Overlegorganen MRE (ter informatie) - Nota van beantwoording reacties Resultaat van de behandeling in de oordeelsvormende raad Reactie college n.a.v. behandeling in de oordeelsvormende raad Burgemeester en wethouders van gemeente xxx,

5