10d MRE - Bijlage 2 Nota van beantwoording formele reacties gewijzigde GR MRE - 2024

Nota van beantwoording formele reacties gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE 2024, versie 14 februari 2024

De gemeenteraden en colleges zijn gevraagd uiterlijk 15 november 2023 een reactie te geven. Van de volgende gemeenten is geen inhoudelijke reactie ontvangen: -Best – geen zienswijze -Bladel – geen zienswijze -Oirschot – geen zienswijze -Reusel-De Mierden – geen reactie -Son en Breugel – v.k.a., geen inhoudelijke reactie

1

Reacties op gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE 2024

Artikel Reactie

Gemeenschappelijke Regeling 2024

CONSIDERANS HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Begripsbepalingen 1 Openbaar lichaam 2 HOOFDSTUK 2 BELANGEN, DOEL, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN Belangen en doelen 3 Taken 4 Artikel 4, lid 3b Zorg en beheer archiefbescheiden [Laarbeek] De gemeenteraad acht het van belang dat het college van de gemeente Laarbeek zorgdrager blijft van onze archiefbescheiden. Bij overbrenging zou enkel het beheer van de archiefbescheiden overgedragen moeten worden, niet de zorg. De concept gewijzigde gemeenschappelijke regeling MRE 2024 zouden we daarom als volgt willen aanpassen. Op de genoemde artikelen (artikel 4.3.b., 5.3.a., 17.1.j. en 43.1), waarbij ‘de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden’ wordt aangepast naar enkel ‘het beheer van archiefbescheiden’. Artikel 4, lid 3b Zorg en beheer archiefbescheiden [Someren] Volgens de conceptregeling ligt de zorg voor naar de regionale archiefbewaarplaats(en) overgebrachte archiefbescheiden bij (het dagelijks bestuur van) de Metropoolregio (artikel 17, lid 1, sub j). Wij vragen ons af wat de achterliggende gedachte bij deze (al langer bestaande) bepaling is (geweest), maar vinden dit niet terug in de toelichting bij de huidige gemeenschappelijke regeling. Gelet op de bepalingen en bedoeling van de Archiefwet (1995) is (en blijft) de zorg voor (overgedragen) archiefbescheiden naar ons oordeel een taak van de colleges van de Metropoolregiogemeenten zelf.

De vraag is daarom of voorbenoemde bepaling wel voldoet aan de vereisten en de bedoeling van de Archiefwet. Wij merken daarbij op dat dit (mogelijk) ook (financiële) gevolgen heeft. Artikel 4, lid 3b Zorg en beheer archiefbescheiden [Eindhoven]

Archiefbepalingen algemeen Wij constateren dat er met betrekking tot archief/RHCe verscheidene ontwikkelingen zijn, die in samenhang moeten worden beschouwd en na een zorgvuldig proces op een later moment kunnen worden verankerd in de Gemeenschappelijke Regeling en onderliggende regelingen. Hierbij zullen in ieder geval worden betrokken: reacties gemeenten, aanbevelingen RHCe, advies organisatieontwikkeling MRE (o.a. inbedding RHCe in MRE-organisatie, instelling commissie van advies voor archiefzaken aan het Dagelijks Bestuur), actualisatie Archiefwet, aanbevelingen LOPAI-KIA-KVAN. Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten een separate wijzigingsprocedure op te starten voor de ‘archiefbepalingen’ in de regeling. Hiervoor een plan van aanpak uit te werken, dat op 28 februari 2024 aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling zal worden voorgelegd. Een eventueel wijzigingsvoorstel voor de archiefbepalingen in de regeling zal door MRE/RHCe in overleg met de deelnemende gemeenten worden voorbereid. Wijzigingen in de regeling legt MRE conform afspraak eerst voor reactie voor aan de gemeenten. Zorg en beheer archiefbescheiden De bepaling over zorg en beheer van de overgedragen archiefbescheiden staat al geruime tijd in de regeling en was 2

Wij verzoeken in de ontwerpwijziging het woord ‘zorg’ te verwijderen in de artikelen die gaan over het overdragen van ‘de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden’ van gemeenten aan de MRE (artikel 4.3.b., 5.3.a., 17.1.j. en 43.1). Het overdragen van de zorg voor archiefbescheiden van gemeenten naar het RHCe achten wij onwenselijk. Het college van burgemeester en wethouders is onder de Archiefwet (artikel 30, eerste lid) aangewezen als bestuurlijk eindverantwoordelijke voor het beheer van archiefbescheiden, wat betekent dat het college zorgdrager is en ook moet blijven na overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) moet belast zijn met het beheer van archiefbescheiden, niet met de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente. Daarom verzoeken wij u de genoemde artikelen aan te passen en te veranderen in enkel ‘het beheer voor archiefbescheiden’.

geen onderwerp van de voorgestelde wijzigingen op basis van de Wgr. Niettemin zijn reacties ontvangen over deze bepalingen. Bij enkele gemeenten is de indruk ontstaan dat de zorgtaak ook inhoudt dat de status van archiefbescheiden door RHCe eenzijdig aangepast kan worden en dat wordt door gemeenten ongewenst geacht. Uit toelichtingen bij de Archiefwet en de ‘Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden’ blijkt dat het zorgdragerschap over de eigen archiefbescheiden zowel vóór als na overbrenging naar een archiefbewaarplaats is belegd op het niveau van de betrokken overheid, dus van de gemeente. Het zorgdragerschap is niet te splitsen in zorg voor de overgedragen bescheiden en voor de niet overgedragen archiefbescheiden. Bij overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats kan de zorgdrager op grond van artikel 15, 1e lid Archiefwet 1995 beperkingen stellen. Deze beperkingen kunnen op grond van artikel 15, 3e lid Archiefwet 1995 door de zorgdrager, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, worden opgeheven of buiten toepassing worden gelaten, indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen diens belang tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden.

Er is in de Archiefverordening MRE ook geen bepaling opgenomen waaruit blijkt dat het bestuur van de MRE respectievelijk de Bestuurscommissie RHCe deze bevoegdheid heeft overgenomen. Om de zorg van enkele gemeenten hierover weg te nemen heeft het Algemeen Bestuur op 20 december 2023 vooruitlopend op de separate procedure uitgesproken dat wijziging van de status van archieven alleen plaats kan vinden met instemming van de gemeente, die de bescheiden heeft overgedragen. Omtrent de mogelijke strijdigheid met de Archiefwet is advies gevraagd bij het Nationaal Archief en dit luidt als volgt: “B&W is zorgdrager wat de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen betreft. Dit zorgdragerschap (in de zin van de Archiefwet) kan niet worden overgedragen of 3

gedelegeerd. Wel kunnen taken en bevoegdheden die voortvloeien uit de Archiefwet worden overgedragen, zoals dat in dit geval (de zorg voor) het beheer van het overgebrachte archief aan het bestuur van de GR is overgedragen.” De zorg voor de overgebrachte archiefbescheiden komt dus neer op een ‘gebundelde’ zorg voor de omstandigheden, waarin de overgebrachte archiefbescheiden duurzaam bewaard en ontsloten worden. Deze bundeling van zorgtaken is volgens de toelichtingen op het zorgdragerschap wel toegestaan. De grondslag voor deze bundeling zou verdwijnen indien de ‘zorg’ uit de regeling wordt verwijderd. In de toelichting van de regeling is het een en ander verhelderd. Omdat het laten vervallen van de zorgtaak voor alle gemeenten mogelijk (financiële) consequenties kan hebben, ligt het in de rede dit aspect verder te betrekken bij de separate procedure voor de actualisatie van de archiefbepalingen in de regeling en onderliggende verordeningen. Bevoegdheden

5

Artikel 5, lid 3 Verantwoording en terbeschikkingstelling archiefbeheer [Eindhoven] Ook hebben wij geconstateerd dat er artikelen ontbreken over verantwoording en terbeschikkingstelling archiefbeheer. Wij verzoeken u om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Concreet gaat het om het toevoegen van de volgende bepalingen m.b.t. verantwoording en terbeschikkingstelling zoals in de handleiding opgenomen: Artikel 5: Verantwoording 1. De archivaris van de MRE brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de

Verantwoording en terbeschikkingstelling archiefbeheer De reacties met betrekking tot verantwoording en terbeschikkingstelling hebben (ook) betrekking op de archiefbepalingen, in de regeling opgenomen in hoofdstuk 13. Vanwege hun samenhang gaan we er hier op in. In een gemeenschappelijke regeling dient een voorziening te zijn opgenomen over de zorg voor de archiefbescheiden van de regeling, op grond van artikel 40, 1e lid Archiefwet 1995. In art 4, 3e lid Archiefwet 1995 is bepaald dat indien in een regeling taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon, dan voorzien wordt in de terbeschikkingstelling aan die rechtspersoon van de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, voor een tijdvak van ten hoogste twintig

4

archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam. Artikel 6: Terbeschikkingstelling 1. De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken. 2. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd. 3. In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling. Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer [Someren] Wij stellen verder vast dat de conceptbepalingen over archivering niet in overeenstemming zijn met de modelbepalingen in de ‘Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer’ van november 2021. Voorgesteld wordt de archiefbepalingen, daar waar relevant, in overeenstemming te brengen met de archiefbepalingen in de handreiking.

Het volgen van de handreiking is namelijk de uitdrukkelijke wens van onze provinciale toezichthouder met het oog op uniformiteit en de juiste inhoud (kwaliteit) van de archiefbepalingen.

jaar. Deze voorziening houdt tenminste in een nadere bepaling van het in de eerste volzin bedoelde tijdvak, alsmede een bepaling over het toezicht op het beheer van de desbetreffende archiefbescheiden, overeenkomstig het bij of krachtens deze wet bepaalde. Volgens de ‘Handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden’ kan een openbaar lichaam met verordenende bevoegdheid de bepalingen uit de archiefparagraaf ook in een vast te stellen Archiefverordening opnemen. Dan volstaat het om in de regeling een beperkte archiefparagraaf op te nemen, waarin de zorg wordt opgedragen aan het Dagelijks Bestuur en het vaststellen van een archiefverordening aan het Algemeen Bestuur. Daarnaast moet in de paragraaf de terbeschikkingstelling van archiefbescheiden zijn geregeld, zoals dat in de Archiefwet 1995, art. 4, lid 3 is bepaald. De MRE is een openbaar lichaam met verordenende bevoegdheden, zoals ook opgenomen in de regeling. Meer in het bijzonder wordt in artikel 43 van de regeling verwezen naar een door het Algemeen Bestuur vast te stellen archiefverordening. Deze voorziet al in een bepaling over verantwoording, zodat een dergelijke bepaling ook gelet op de Handreiking niet ook in de regeling opgenomen hoeft te worden. Op basis van ingewonnen informatie is de conclusie dat de genoemde handreiking gezien moet worden als een advies.

Hoewel het ook opnemen van een verantwoordingsbepaling in de GR dus niet verplicht blijkt, nemen we deze toch op (in artikel 43) om gemeenten niet voor een dilemma te plaatsen. Argument is dat bij het niet opvolgen van hetgeen vanuit het provinciaal toezicht is opgedragen de gemeenten een negatief toezichtsoordeel riskeren, waarover ze verantwoording moeten afleggen aan de gemeenteraad. Dat is in strijd met het algemeen belang. Een bepaling over de terbeschikkingstelling ontbreekt en moet op grond van de Archiefwet 1995 in de regeling zelf zijn opgenomen. Met name, omdat 20 van de deelnemende gemeenten hun taken op het gebied van ‘archieftoezicht’ en 5

aanwijzing van de archivaris hebben overgedragen aan MRE. Derhalve wordt artikel 44 toegevoegd in overeenstemming met de Handreiking, zodat voldaan wordt aan artikel 4, 3e lid Archiefwet 1995. Artikel 5, lid 3 Actualisering Archiefwet [Someren] Tot slot wijzen wij er nadrukkelijk op dat de gemeenschappelijke regeling, vooruitlopend op inwerkingtreding van de Archiefwet 2021, opnieuw gewijzigd moet worden. De Archiefwet 2021 brengt namelijk fundamentele wijzigingen ten aanzien van archiefdiensten met zich mee. In dat licht zal (opnieuw) kritisch gekeken moeten worden naar de bevoegdheden over archief, zoals nu opgenomen in artikel 5, lid 3 van de huidige conceptregeling.

Actualisering Archiefwet Met het oog op de wijziging van de Archiefwet ligt het in de rede een separate procedure voor de archiefbepalingen op te starten. Vooralsnog is het niet duidelijk wanneer deze gewijzigde wet in werking zal treden.

HOOFDSTUK 3 NADERE UITWERKING TAKEN EN BEVOEGDHEDEN Regionale agenda 6 Stimuleringsfonds en 7 investeringsfondsen HOOFDSTUK 4 BESTUURSORGANEN Organen 8 HOOFDSTUK 5 ALGEMEEN BESTUUR Samenstelling 9 Werkwijze 10 Taken en 11 bevoegdheden Besluitvorming 12 Geheimhouding 13 HOOFDSTUK 6 DAGELIJKS BESTUUR Samenstelling 14 Zittingsduur 15 Werkwijze 16 Taken en 17 Artikel 17, lid 3f / artikel 31 Directeur/secretaris [Helmond] bevoegdheden Verzoek de volgende technische verbetering door te voeren: De bevoegdheid tot benoeming, schorsing en ontslag van de directeur is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Een en ander op basis van de Memorie van Toelichting Wgr. Geheimhouding 18 HOOFDSTUK 7 VOORZITTER

Directeur/secretaris Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten de bevoegdheden voor benoeming, schorsing en ontslag van de directeur te beleggen bij het Dagelijks Bestuur (gehoord het Algemeen Bestuur).

6

Aanwijzing 19 Rol en taken 20 HOOFDSTUK 8 OVERLEGORGANEN, BESTUURSCOMMISSIES, ADVIESCOMMISSIES Overlegorganen 21 Artikel 21 lid 2 Raadstafel21 [Bergeijk] Op dit moment zijn de taken en bevoegdheden van Raadstafel21 vastgelegd in het MRE-statuut. De taken zijn vooral: schakel, sparringpartner, verbinder en klankbord. Invulling hiervan door informatie-uitwisseling, kennisdeling en de ambassadeursrol. De vraag is echter of dit voor een formele gemeenschappelijke adviescommissie voldoende is. Een meer adviserende rol voor Raadstafel21 zou dan voor de hand liggen. Dit sluit ook beter aan bij het feit dat de MRE een gemengde regeling is, getroffen door colleges én raden. Het AB van de MRE bestaat volledig uit burgemeesters en wethouders. Aanvullend hierop zouden taken en bevoegdheden met meer impact (b.v. advisering) voor Raadstafel21 in de rede liggen. De MRE verwijst zelf naar artikel 24a, lid 2 van de Wgr, waarin gesteld wordt dat deelnemende raden in staat gesteld moeten worden hun wensen en bedenkingen inzake de bevoegdheden, taken en werkwijze van de commissie ter kennis van het Algemeen Bestuur te brengen. Ons verzoek is om in de gemeenschappelijke regeling een artikel op te nemen waarin concreet wordt benoemd dat de Raadstafel21 een adviserende stem heeft in het bestuur, zonder stemrecht.

Artikel 21, lid 2 Raadstafel21 [Geldrop-Mierlo] We zijn blij met de bekrachtiging van het nut van de Raadstafel21 door toe te voegen dat artikel 24a van de Wet gemeenschappelijke regelingen van toepassing is op dit orgaan. We zien graag dat aan artikel 21 van de gemeenschappelijke regeling wordt toegevoegd, dat een vertegenwoordiger van Raadstafel21 aansluit bij vergaderingen van het Algemeen Bestuur (deelname zonder stemrecht). Dit om de betrokkenheid van raden bij de MRE verder te versterken. Artikel 21, 2 lid Raadstafel21 [Veldhoven] De Raadstafel21 wordt omgezet in een gemeenschappelijke adviescommissie. Dit juichen wij toe. En wij gaan ervanuit dat de raden inzake de taken en bevoegdheden van deze commissie om wensen en bedenkingen worden gevraagd, zoals u heeft opgenomen in artikel 21, lid 2 van de nieuwe regeling (met verwijzing naar artikel 24.a van de Wgr).

Advisering Raadstafel21 aan Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten het Statuut Overlegorganen nog niet te wijzigen voor wat de taken, bevoegdheden en werkwijze betreft, maar daar wel toe over te gaan als er voldoende draagvlak is de Raadstafel21 in de richting van een adviescommissie verder door te ontwikkelen. Wij respecteren de rol van de gemeenteraden en het heeft onze continue aandacht de raden te betrekken en in positie te brengen. In de gewijzigde regeling is aangegeven dat artikel Wgr 24a van toepassing is op de Raadstafel21. Dit houdt in dat de Raadstafel21 wordt aangemerkt als gemeenschappelijke adviescommissie van de MRE. In artikel Wgr 24a is aangegeven op welke manier invulling kan worden gegeven aan de adviserende rol. Door de verwijzing naar Wgr artikel 24a in de regeling is beoogd ontwikkelruimte te creëren voor de doorontwikkeling van de Raadstafel21, maar niet om deze doorontwikkeling te verplichten. De beschrijving van de taken, bevoegdheden en werkwijze van de Raadstafel21 in het huidige Statuut Overlegorganen laat zien dat er al veel aanknopingspunten voor de Raadstafel21 zijn om invulling te geven aan de mogelijkheden, die art 24a Wgr biedt. Zo heeft de Raadstafel21 al de mogelijkheid procesvoorstellen in te dienen bij het Algemeen Bestuur (adviesrol voor het Algemeen Bestuur).

Hiervan heeft de Raadstafel21 nog geen gebruik gemaakt. De functie als overlegplatform biedt al mogelijkheden de besluitvorming van de raden van de deelnemende gemeenten met betrekking tot de regeling voor te bereiden. Ook kunnen leden van de Raadstafel21 al een rol spelen in de advisering op voorstellen, die betrekking hebben op de GR MRE. We constateren dat het huidige Statuut Overlegorganen nog 7

Artikel 21, lid 2 Raadstafel21 [Heeze-Leende] Wij doen het verzoek in de uiteindelijke versie van de gemeenschappelijke regeling een artikel op te nemen, waarin concreet wordt benoemd dat de Raadstafel21 een adviserende stem heeft in het bestuur, zonder stemrecht. Met deze zienswijze verzoeken wij u de door de Raadstafel21 voorgestelde opmerkingen te honoreren en ook te verwerken in de organisatiestructuur. Artikel 21, lid 2 Raadstafel21 [Eersel] Het is voor onze raad onduidelijk wat het omzetten van de Raadstafel21 in een gemeenschappelijke adviescommissie, voor consequenties heeft. Wij vragen u daarom inzicht te geven hoe u het functioneren van een gemeenschappelijke adviescommissie ziet (voorbereiding, afstemming, adviesrol, stemverhouding, meerwaarde t.o.v. de huidige Raadstafel21). Een voorstel hiervoor zien wij graag tegemoet. Artikel 21, lid 2 Raadstafel21 [Cranendonck] De Raadstafel21 wordt met de voorgestelde wijziging een formele gemeenschappelijke adviescommissie. De Raadstafel21 richt zich vooral op informatie-uitwisseling, kennisdeling en een ambassadeursrol. Onzes inziens ligt een meer adviserende rol voor de ‘opgewaardeerde’ Raadstafel21 voor de hand, gezien het feit dat de MRE een gemengde regeling is tussen 21 gemeenteraden en colleges. In een meer adviserende rol kan de Raadstafel21 gevraagd en ongevraagd advies geven aan het AB.

Hierbij kan de Raadstafel21 adviseren over de invulling van de Metropoolconferentie, de informatievoorziening vanuit de MRE naar de deelnemende gemeenten en over meer procesmatige aspecten van de planning & control cyclus zoals de ontwerpbegroting en het samenwerkingsakkoord. Artikel 21, lid 2 [Gemert-Bakel] Op dit moment zijn de taken en bevoegdheden van Raadstafel21 vastgelegd in het MRE-statuut. De taken zijn vooral: schakel, sparringpartner, verbinder en klankbord. Invulling hiervan door informatie-uitwisseling, kennisdeling en de ambassadeursrol. De vraag is echter of dit voor een formele gemeenschappelijke adviescommissie voldoende is. Een meer adviserende rol voor

voldoende ruimte biedt verder invulling te geven aan de adviserende rol. Mocht blijken dat er in de toekomst behoefte is aan uitbreiding, dan kan het Statuut Overlegorganen hierop worden aangepast. De raden moet dan, zoals ook vereist wordt door de Wgr, de mogelijkheid worden geboden wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Het Algemeen Bestuur stelt het Statuut vast. In het Statuut Overlegorganen en Reglement van orde vergaderingen Algemeen Bestuur is al de mogelijkheid opgenomen procesvoorstellen in te dienen. De voorzitter van de Raadstafel21 kan vervolgens worden uitgenodigd deze voorstellen toe te lichten. In de GR is geregeld dat derden kunnen worden uitgenodigd aan de beraadslagingen van het Algemeen Bestuur deel te nemen. Ook het Reglement van orde voorziet hierin. Deelnemen aan beraadslagingen houdt in dat de genodigde tijdens de bespreking van een agendapunt binnen de orde van de vergadering inbreng kan leveren (bijvoorbeeld een deskundig advies), maar houdt geen stemrecht in, dat is voorbehouden aan de leden. Gelet op dit artikel is een aanvullende bepaling over de specifieke wijze, waarop de voorzitter van de Raadstafel21 deel kan nemen aan de beraadslagingen overbodig. Een (staande) uitnodiging aan de voorzitter van de Raadstafel21 om deel te nemen aan de beraadslagingen volstaat.

De aard van de inbreng zal afhangen van de beraadslagingen in de Raadstafel21, variërend van een samenvatting van de gevoerde discussie(s), tot een verdeeld of eenduidig gevraagd of ongevraagd advies. Bij de uitnodiging kan worden verduidelijkt dat de verwachting is, dat de inbreng van de voorzitter vooral gebaseerd is op de gevoerde discussie binnen de Raadstafel21. Deelname voorzitter Raadstafel 21 aan vergaderingen Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten, dat de voorzitter van de Raadstafel21 een (staande) uitnodiging heeft om deel te nemen aan de beraadslagingen 8

Raadstafel21 zou dan voor de hand liggen. Dit sluit ook beter aan bij het feit dat de MRE een gemengde regeling is, getroffen door colleges én raden. Het Algemeen Bestuur van de MRE bestaat volledig uit burgemeesters en wethouders. Aanvullend hierop zouden taken en bevoegdheden met meer impact (b.v. advisering) voor Raadstafel21 in de rede liggen. Er wordt verwezen naar artikel 24a, lid 2 van de Wgr, waarin gesteld wordt dat deelnemende raden in staat gesteld moeten worden hun wensen en bedenkingen inzake de bevoegdheden, taken en werkwijze van de commissie ter kennis van het Algemeen Bestuur te brengen. Ons verzoek is in de Gemeenschappelijke Regeling een artikel op te nemen, waarin concreet wordt benoemd dat de Raadstafel21 een adviserende stem heeft in het bestuur, zonder stemrecht.

in de vergaderingen van het Algemeen Bestuur. Dit in de verwachting dat de inbreng van de voorzitter vooral gebaseerd is op de gevoerde discussie binnen de Raadstafel21. Hiertoe hebben wij een bepaling opgenomen in het Statuut Overlegorganen. Lidmaatschap van het Algemeen Bestuur ligt niet in de rede, omdat de leden van het Algemeen Bestuur medeverantwoordelijk zijn en daarmee een andere positie hebben. Rolvermenging moet worden voorkomen. Aangegeven is dat het Algemeen Bestuur alleen bestaat uit burgemeesters en wethouders. Dat is niet juist. Momenteel zijn twee raadsleden benoemd als plaatsvervangende leden. De leden van het Algemeen Bestuur (burgemeester, wethouder of raadslid) worden benoemd door de gemeenteraden.

Artikel 21, lid 2 Raadstafel21 [Helmond] Wat de Helmondse gemeenteraad betreft wordt de Raadstafel21 omgevormd tot een officiële raadsadviescommissie. De raad verzoekt het Algemeen Bestuur z.s.m. een wijzigingsvoorstel (Statuut Overlegorganen) overeenkomstig artikel 24a van de Wet gemeenschappelijke regelingen voor wensen en bedenkingen aan de raden voor te leggen. Artikel 21, lid 2 Raadstafel21 [Valkenswaard] De Raadstafel21 wordt met de wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen een formele gemeenschappelijke adviescommissie. De Raadstafel21 richt zich vooral op informatie-uitwisseling, kennisdeling en een ambassadeursrol. Een meer adviserende rol voor de Raadstafel21 ligt voor de hand, gezien het feit dat de MRE een gemengde regeling is. In een meer adviserende rol kan de Raadstafel21 gevraagd en ongevraagd advies geven aan het AB, DB en de MRE. Hierbij kan de Raadstafel21 adviseren over de invulling van de Metropoolconferentie, de informatievoorziening vanuit de MRE naar de deelnemende gemeenten en over meer procesmatige aspecten van de planning & control cyclus zoals de ontwerpbegroting en het samenwerkingsakkoord. Artikel 21, lid 2 Raadstafel21 [Eindhoven] Wij onderschrijven het belang van regionale overleggen binnen de MRE. 9

De Raadstafel21 wordt echter enkel gebruikt als informatie- en netwerkplatform. Verder werkt Raadstafel21 onvoldoende voor het vergroten van de betrokkenheid onder de raadsleden en het verkleinen van de afstand tussen de raadsleden en de MRE. Wij verzoeken daarom om te onderzoeken hoe de democratische legitimiteit nu geborgd is en hoe deze kan worden verbeterd. Advies Raadstafel21 14 december 2023 over voorstel Algemeen Bestuur 20 december 2023 Regionale adviescommissie Wij onderschrijven de rol van regionale adviescommissie, zoals het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur ook voorstelt en willen hier graag verder vorm en inhoud aan geven. Wij realiseren ons daarbij dat deze rol zich vooral richt op de proceskant. Het huidige statuut biedt daarvoor voldoende mogelijkheden deze rol ook in te vullen. Informatie-uitwisseling, kennisdeling en ambassadeursrol De Raadstafel21 heeft wel de behoefte inhoudelijk goed betrokken te zijn en te blijven bij de regionale opgaven. Dit willen we vooral doen door informatie-uitwisseling en kennisdeling met de voorzitters van het portefeuillehoudersoverleg. Zij komen één keer per jaar bij de Raadstafel21 de voortgang toelichten. Wij willen graag meer ruimte het gesprek met hen aan te gaan. Hierdoor kunnen we onze ambassadeursrol richting onze eigen gemeenteraden beter vorm en inhoud geven.

Wellicht ten overvloede merken we op dat we als Raadstafel21 geen rol zien om inhoudelijke standpunten in te nemen. Daarvoor zijn de individuele gemeenteraden aan zet. Door een tijdige betrokkenheid willen wij bijdragen aan een slagvaardig MREbesluitvormingsproces. Aanvullende verwachten wij van de portefeuillehouders dat zij de verantwoordelijkheid nemen de eigen gemeenteraad tijdig te informeren over regionale opgaven. Voorzitter Raadstafel21 in Algemeen Bestuur De Raadstafel21 is van mening dat het belangrijk is in het gewijzigde Statuut Overlegorganen vast te leggen dat de voorzitter (vicevoorzitter als plaatsvervanger) van de Raadstafel21 deel uitmaakt van het Algemeen Bestuur, maar daarin alleen een adviserende stem heeft (dus geen stemrecht). Wij zijn het daarom 10

niet eens met het voorstel dat het Dagelijks Bestuur doet aan het Algemeen Bestuur om het Statuut Overlegorganen niet aan te passen en te volstaan met een (staande) uitnodiging om aan de beraadslagingen deel te nemen. De Raadstafel21 vindt dat als er voor een werkwijze wordt gekozen, deze ook geborgd moet worden door dit vast te leggen in het Statuut Overlegorganen. Wij adviseren u daarom een bepaling in het Statuut Overlegorganen op te nemen dat de (vice)voorzitter van de Raadstafel21 lid is van het Algemeen Bestuur en daarin een adviserende stem heeft. Vergoeding De Raadstafel21 heeft zich nog niet uitgesproken over het wel of niet geven van een aparte vergoeding aan de (vice)voorzitter en/of leden van de Raadstafel21. We vinden het goed de bepaling in het huidige Statuut Overlegorganen, dat er geen vergoeding wordt versterkt, wordt geschrapt. Bestuurscommissies 22 Commissies van 23 advies HOOFDSTUK 9 INSPRAAK, VOORHANGPROCEDURE, REGIONALE BIJEENKOMST Betrokkenheid 24 Artikel 24, lid 1 Betrekken/direct effect [Bergeijk] ingezetenen en andere Het is onze raad niet helder wat onder “betrekken” moet worden belanghebbenden bij verstaan. Ons verzoek is om de redactie van deze tekst te voorbereiding, vereenvoudigen en te verduidelijken door aan te geven dat het om uitvoering en evaluatie inspraakmogelijkheden gaat.

van beleid op grond van de regeling Artikel 24, lid 1 Betrekken/direct effect [Waalre] Het is onze raad niet helder wat onder ‘betrekken’ moet worden verstaan. Ons verzoek is deze tekst te vereenvoudigen en te verduidelijken. Artikel 24, lid 2 Wat is direct effect [Bergeijk] Met dit artikel wordt de mogelijkheid tot inspraak voor ingezetenen en belanghebbenden ingeperkt. Gesteld wordt dat in het geval college en/of raad van een deelnemende gemeente iets mag of kan vinden van voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid, dat ingezetenen dan bij hun lokaal bestuur aan moeten kloppen voor inspraak. Het is ons echter niet duidelijk waar het omslagpunt ligt: wanneer is er wel of geen direct effect van beleid op de

Inspraak door inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten artikel 24 in zijn geheel te vervangen door het alternatief, zoals voorgesteld door gemeente Helmond. Hiermee wordt invulling gegeven aan de wens tot vereenvoudiging en zal inspraak primair verlopen via de gemeenten, zoals bijvoorbeeld ook ingebracht in de regionale raadsbijeenkomst over de wijzigingen op 6 september 2023. De wijziging geeft de raden bovendien de mogelijkheid te vragen een inspraakprocedure op maat te doorlopen. 1. Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. 2. In afwijking van het eerste lid kan het dagelijks bestuur besluiten dat bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie 11

ingezetene. Dat is voor meer interpretaties vatbaar. Ons verzoek is om dit te verhelderen. Artikel 24 lid 2 Wat is direct effect [Nuenen c.a.] Wij ondersteunen de keus om in de gewijzigde regeling een bepaling (artikel 24) op te nemen over de wijze, waarop ingezetenen en belanghebbenden betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid van MRE. Daarbij vragen wij ons wel af of het betreffende artikel voldoende duidelijk en goed hanteerbaar is in de praktijk. Ingezetenen en belanghebbenden zouden betrokken moeten kunnen worden als het gaat om beleid waarvan zij rechtstreeks de gevolgen kunnen ondervinden. Het criterium ‘direct effect’ lijkt hierop aan te sluiten. In lid 2 wordt dit criterium echter vertaald naar geen besluitvorming door colleges c.q. raden vereist of nodig. Met andere woorden, in geval van besluitvorming door alleen gremia binnen MRE geldt artikel 24. Het wel of geen besluitvorming door de raad c.q. college is niet relevant voor de vraag of er sprake is van direct effect voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. De overweging bij invulling van direct effect lijkt te zijn dat als het college of raad een besluit neemt, de gemeente zelf een afweging maakt over de wijze waarop zij de gemeenschap betrekt. Binnen de samenwerking is het juist van belang om daarin één lijn te trekken.

Artikel 24, lid 2 Wat is direct effect [Geldrop-Mierlo] Met artikel 24 lid 2 wordt de mogelijkheid tot inspraak ingeperkt. Gesteld wordt dat in het geval het college en/of de raad van een deelnemende gemeente iets mag of kan vinden van voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid, dat ingezetenen dan bij hun lokaal bestuur aan moeten kloppen voor inspraak. Het is echter niet duidelijk waar het omslagpunt ligt: wanneer is er wel of geen direct effect van beleid op de ingezetene. Dat is voor meerdere interpretaties vatbaar en wij verwachten dat dit bij de uitvoering van de regeling tot onduidelijkheid en verschil in verwachtingen gaat leiden. Daarom verzoeken wij u om dit beter af te bakenen in de regeling. Artikel 24, lid 2 Wat is direct effect [Waalre] Met dit artikel wordt de mogelijkheid tot inspraak voor ingezetenen en belanghebbenden ingeperkt. Gesteld wordt dat in het geval college en/of raad van een deelnemende gemeente iets mag of

van beleid met ingrijpende gevolgen een apart participatietraject wordt doorlopen. 3. Het tweede lid vindt ook toepassing wanneer ten minste een vijfde van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoeken. 4. Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers zo spoedig mogelijk omtrent zijn voornemen tot het mogelijk maken van inspraak als bedoeld in het tweede of het derde lid en de wijze waarop deze inspraak voor ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden zal worden vormgegeven. Uit de ontvangen reacties blijkt dat artikel 24 in de ontwerpwijziging niet voldoende duidelijk is en in de praktijk mogelijk niet goed hanteerbaar is. Ook is gevraagd om vereenvoudiging. De alternatieve tekst ziet op het volgende: Inspraak verloopt primair via de gemeente(raden). - Zij bepalen dus zelf of en op welke wijze ingezetenen en andere belanghebbenden betrokken worden. Het lokale participatieproces verloopt conform het lokale participatiebeleid. - Daarnaast kan het Dagelijks Bestuur besluiten dat een apart participatietraject wordt doorlopen. De mogelijke ingrijpende gevolgen van een te nemen besluit zijn hiervoor leidend. Deze ruime omschrijving laat ook toe mee te nemen welke beleidsvrijheid gemeenten nog hebben, nadat het betreffende besluit is genomen en of ze hier überhaupt nog aan te pas komen.

Ook kan hiermee worden voorzien in een uniforme inspraakprocedure voor de hele regio. - Het Dagelijks bestuur kan ook besluiten dat een apart participatietraject wordt doorlopen als tenminste 1/5 deel van de aangesloten raden daarom vraagt. Dit past bij de versterking van de democratische legitimatie, zoals voorzien bij de wijziging van de Wgr. Voorkomen wordt dat willekeur kan optreden. Het Dagelijks Bestuur informeert immers alle deelnemende gemeenten. De aanleiding voor het opnemen van een ‘inspraakbepaling’ in 12

kan vinden van voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid, dat ingezetenen dan bij hun lokaal bestuur aan moeten kloppen voor inspraak. Het is ons niet duidelijk waar het omslagpunt ligt: wanneer is er wel of geen direct effect van beleid op de ingezetene. Dat is voor meer interpretaties vatbaar. Ons verzoek is dit te verhelderen. Artikel 24 Mening inwoners bij GR-en [Geldrop-Mierlo] Doordat de term ‘direct effect’ verschillend kan worden geïnterpreteerd rijst gelijk de vraag of er wel of geen sprake is van een direct effect bij een onderwerp waarover de raad een zienswijze of een reactie kan geven. Het is het Algemeen Bestuur van de MRE dat in die gevallen het besluit neemt. De raden kunnen voeding geven aan dat besluit door een zienswijze of reactie in te sturen. Het dagelijks bestuur weegt vervolgens af of zienswijzen of reacties leiden tot aanpassing van het voorstel en het Algemeen Bestuur neemt de zienswijzen of reacties bij de besluitvorming al dan niet ter harte. Als bij dat soort onderwerpen de inspraak lokaal plaatsvindt, heeft de inspraak een zeer beperkt bereik en kunnen we ons afvragen of daarmee recht wordt gedaan aan de intentie van de Wgr.

Die intentie is af te leiden uit het amendement van Tweede Kamerlid Bromet: inwoners moeten ook bij gemeenschappelijke regelingen in de gelegenheid worden gesteld om hun mening over beleid of de uitvoering daarvan kenbaar te kunnen maken. Wij verzoeken u om deze overwegingen mee te nemen in de hiervoor gevraagde afbakening. Artikel 24 Onderscheid participatie en inspraak [Nuenen c.a.] Het betrekken van ingezetenen en belanghebbende kan op velerlei manieren. In artikel 24 is geen onderscheid gemaakt te zijn tussen participatie en inspraak. Dit leidt tot onduidelijkheden. Dat is niet wenselijk.

de GR MRE is dat de Wgr voorschrijft dat gemeenschappelijke regelingen bepalingen moeten inhouden “omtrent de wijze waarop ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van deze regeling betrokken worden”. Uit de Memorie van Toelichting blijkt dat het om inspraak en andere vormen van participatie kan gaan. Uit de reacties blijkt behoefte aan verduidelijking dat het hierom gaat en dat kan door aanpassing van de naam van het artikel en door verduidelijking in de toelichting. Uit de Memorie van Toelichting blijkt verder dat het geenszins de bedoeling was dat een inspraakprocedure en een zienswijzeprocedure elkaar wederzijds uitsluiten. Alleen in die gevallen, waarin al op grond van afdeling 3.4 Awb een zienswijzeprocedure is voorgeschreven is er geen mogelijkheid nog een zienswijzeprocedure op grond van een gemeenschappelijke regeling op te nemen. Dit wordt ook geborgd door de voorgestelde wijzigingen in de zienswijzenbepaling.

.

Participatie vindt plaats tijdens het maken van plannen en beleid en het uitvoeren van een evaluatie. Inspraak vindt daarna plaats als onderdeel van het besluitvormingsproces. Ingezetenen kunnen dan reageren op het ontwerp van het plan, beleid, enz. dat een bestuursorgaan wil vaststellen. Daarom vraagt participatie om een ander proces dan inspraak. Alleen in geval van inspraak is het logisch om aansluiting te zoeken bij Wgr en afdeling 3.4 Algemene wet bestuursrecht van toepassing te verklaren. 13

Als er duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen participatie en inspraak dan is het wellicht ook eenvoudiger om te bepalen in welke situaties het wenselijk is om ingezetenen en belanghebbenden te betrekken en op welke wijze. Artikel 24 Inspraak en vereenvoudigen tekst [Geldrop-Mierlo] In eerste instantie lijkt artikel 24 te gaan over participatie, maar het blijkt te gaan over inspraakmogelijkheden. De term ‘betrekken’ veronderstelt meer dan dat. Het artikel is sowieso lastig te lezen, terwijl er juridisch geen noodzaak is om het zo ingewikkeld op te schrijven. Daarom verzoeken wij om de tekst in het artikel te vereenvoudigen en dan direct beter te duiden dat het hier puur om inspraakmogelijkheden gaat. Overigens gaan wij ervanuit dat er binnen de programma’s intensief met ingezetenen en belanghebbenden zal worden samengewerkt - buiten de formele inspraakmogelijkheden om en dat er op die manier echte participatie plaatsvindt op de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Artikel 24 Inspraak [Helmond] De Helmondse gemeenteraad zou graag expliciet vastgelegd zien dat inspraak in beginsel via de deelnemers verloopt, om zo het verlengd lokaal bestuur te benadrukken. Het dagelijks bestuur krijgt het recht hier vanaf te wijken, eventueel op verzoek van de raden. De zeer ingewikkelde regeling, zoals die thans is opgenomen kan dan vervallen (met vage begrip direct belang).

Artikel (…) Inspraak 1. Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. 2. In afwijking van het eerste lid kan het dagelijks bestuur besluiten dat bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid met ingrijpende gevolgen een apart participatietraject wordt doorlopen. 3. Het tweede lid vindt ook toepassing wanneer ten minste een vijfde van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoeken. 14

Raden

25

4. Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers zo spoedig mogelijk omtrent zijn voornemen tot het mogelijk maken van inspraak als bedoeld in het tweede of het derde lid en de wijze waarop deze inspraak voor ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden zal worden vormgegeven. Artikel 24, lid 10 Keuze procedure [Geldrop-Mierlo] In lid 10 wordt aangegeven dat ‘het bestuur’ – vermoedelijk wordt hiermee het dagelijks bestuur bedoeld – kan afwijken van het voorgaande in artikel 24 (direct effect). De vraag is hoe wordt geborgd dat de overwegingen van het bestuur transparant zijn. De keuze welke procedure wordt toegepast dient in de regeling te worden bepaald en kan omwille van het voorkomen van willekeur niet aan het dagelijks bestuur worden gelaten. Wij verzoeken u deze bepaling te herzien. Artikel 24 en 25 Participatie [Waalre] De gemeenteraad heeft zienswijzen op de formuleringen in artikel 24 en 25 van de concept gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling. Zij hebben u daarover in hun brief van 26 oktober jl. geïnformeerd. Wij als college onderschrijven de zienswijzen van onze gemeenteraad en vragen u opnieuw te kijken naar de formuleringen en doelstellingen, die u heeft met artikel 24 en 25 van de regeling. Als gemeenten hechten wij eraan in gesprek te zijn met onze inwoners en hun invloed te geven bij de voorbereiding van beleid.

Wij hebben voor een aantal thema’s dat bij u ondergebracht. Het is logisch om ook in deze processen een mogelijkheid te hebben in gesprek te gaan met de inwoners en maatschappelijke partners in de voorbereiding van beleid voor en van de regio. Dat kan leiden tot meer draagvlak en betrokkenheid bij de regio vanuit gemeenten en inwoners. De gemeentelijke participatieverordeningen geven inzicht hoe wij dat op lokale schaal hebben georganiseerd. Voor u een mogelijkheid om hieruit te putten en inspiratie op te doen voor het opnieuw redigeren van de artikelen 24 en 25. Artikel 25, lid 4 Noodzaak eerdere besluitvorming [Waalre] Met deze bepaling wordt de mogelijkheid van de raden een zienswijze te geven ingeperkt. We vragen het bestuur een toelichting te geven over in welke gevallen er sprake is van ‘spoed’ en op welke manier

Zienswijzen Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten artikel 25 aan te vullen met bepalingen, zoals voorgesteld door gemeente Helmond: 1. Het algemeen bestuur beslist niet over een voorstel alvorens 15

gewaarborgd is dat dit artikel niet gebruikt kan worden om de raden buiten spel te zetten. Artikel 25, lid 5 Geen zienswijze [Bergeijk] De suggestie wordt met lid 5 gewekt dat gemeenteraden geen zienswijzen kunnen indienen als er sprake is geweest van burgerparticipatie. Dat kan niet de bedoeling zijn. Ons verzoek is om dit artikel te laten vervallen. Artikel 25, lid 5 Geen zienswijze [Geldrop-Mierlo] Op basis van artikel 25 lid 5 kan de indruk ontstaan dat bij inspraak door ingezetenen uitgesloten wordt dat de raden een zienswijze of wensen en bedenkingen kunnen geven. Dat is niet de intentie van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aangezien de bedoeling van de gewijzigde wet is om de raden meer en beter te betrekken bij de gemeenschappelijke regeling. Onze suggestie is om artikel 25 zo aan te passen dat duidelijk is dat er ruimte is voor het indienen van zienswijzen door raden ook als er sprake is van inspraak door ingezetenen. Artikel 25, lid 5 Geen zienswijze [Veldhoven] In de voorgestelde wijziging lezen wij verder dat er geen zienswijzeprocedure wordt gehouden als er een participatietraject is doorlopen. Hiermee zijn wij het niet eens. Nog afgezien van de definitiekwestie van 'participatietraject', moet een zienswijzeprocedure niet op voorhand worden uitgesloten. Als raad behouden wij ons het recht voor om een zienswijze in te dienen.

Artikel 25, lid 5 Geen zienswijze [Waalre] De suggestie wordt met lid 5 gewekt dat gemeenteraden geen zienswijzen kunnen indienen als er sprake is geweest van burgerparticipatie. Dat kan niet de bedoeling zijn. Ons verzoek is dit artikel te laten vervallen. Artikel 25, lid 5 Geen zienswijze [Heeze-Leende] De suggestie wordt gewekt, dat gemeenteraden geen zienswijze kunnen indienen als er sprake is geweest van burgerparticipatie. Dat kan niet de bedoeling zijn. Ons verzoek is dit artikel te laten vervallen in het definitieve voorstel tot wijziging van de regeling. Artikel 25, lid 5 Geen zienswijze [Eersel] Een zienswijzeprocedure voor de raad moet op voorhand niet worden uitgesloten als een participatietraject wordt gevolgd. Wij vragen u daarom om artikel 25, lid 5 te laten vervallen.

de raden om zienswijzen zijn gevraagd, wanneer ten minste een vijfde van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoekt. In spoedeisende gevallen kan het dagelijks bestuur afzien van het vragen van zienswijzen. Het dagelijks bestuur stelt de raden hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte. 2. Indien het eerste wordt toegepast, dan hebben de raden twaalf weken de tijd hun zienswijzen bij het dagelijks bestuur naar voren te brengen. Voorafgaande aan het nemen van het besluit waarover de zienswijzen gegeven is stelt het dagelijks bestuur de raden en het algemeen bestuur schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijzen, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Op grond van de spoedbepaling, zoals al opgenomen in de huidige regeling kan het Algemeen Bestuur alleen afzien van een zienswijzeprocedure in gevallen waar die procedure niet dwingend is voorgeschreven door de wet of in de regeling. In de voorgestelde wijziging van het artikel blijft de mogelijkheid gehandhaafd andere dossiers te onderwerpen aan een zienswijzeprocedure en hiervan omwille van spoed van af te zien. Als spoed ertoe leidt dat er geen zienswijzeprocedure wordt toegepast dan moet dat gemotiveerd worden. Het is evident dat de redenen van spoed in een besluit worden toegelicht.

Het is ongewenst de flexibiliteit in te perken door op te nemen om welke dossiers het gaat. Evenzo is het niet gewenst om de spoedgevallen in de regeling op te nemen, want dat leidt alsnog tot een limitatieve lijst. De regering heeft ervoor gekozen niet dwingend voor te schrijven voor welke besluiten een zienswijze aan de raden moet worden gevraagd, maar dit over te laten aan de deelnemers en de raden. De voorgestelde wijziging is bedoeld om een bewuste afweging hierover te bevorderen. Deze wijziging is niet van toepassing in die gevallen, waarin reeds op grond van de wet een zienswijzeprocedure is voorgeschreven.

16

Artikel 25, lid 5 Geen zienswijze [Asten] Wij vragen uw aandacht voor artikel 25 lid 5, waarin u als het ware de gemeenteraad het indienen van een zienswijze ontneemt als er sprake is van participatie. Artikel 25, lid 5 Geen zienswijze [Eindhoven] Wij onderschrijven het belang van participatie van burgers en belanghebbenden bij besluiten van de gemeenschappelijke regeling (waar aan de orde, zoals opgenomen in de gemeenschappelijke regeling). Echter vinden wij dat bij die besluiten de raden ook een zienswijze zouden moeten kunnen indienen. Om deze reden verzoeken wij u om artikel 25 lid 5 niet op te nemen in de definitieve gemeenschappelijke regeling MRE. Artikel 25, lid 5 Geen zienswijze [advies Raadstafel21 14 december 2023 over voorstel Algemeen Bestuur 20 december 2023]

Bij nadere bestudering van de wet blijkt dat er geen reden is een inspraakprocedure en een zienswijzeprocedure wederzijds uit te sluiten. De voorgestelde aanvulling op dit artikel biedt de raden een mogelijkheid te verzoeken om een zienswijzeprocedure. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer dat door het Dagelijks of Algemeen Bestuur aanvankelijk niet wordt voorgesteld. Het Dagelijks Bestuur ‘past toe of legt uit (waarom vanwege spoed ervan wordt afgezien)’.

De Raadstafel21 is blij met voorgestelde wijzigingen in de Gemeenschappelijke Regeling zelf waardoor duidelijk wordt dat inspraak- en zienswijzeprocedures elkaar niet uitsluiten. Artikel 25 Zienswijzen [Helmond] Omtrent de zienswijzeprocedure op andere besluiten dan de begroting zouden wij graag zien dat een bepaling wordt opgenomen zoals de onderstaande. Dit is aanvullend op zienswijzen, die reeds door de wet of de gemeenschappelijke regeling zelf worden voorgeschreven. Daarmee wordt zowel het Algemeen Bestuur als de raden expliciet een initiatiefrecht gegeven voor het houden van zienswijzen. Hierbij gelden 12 weken, omdat dit de normale doorlooptijd bij een gemeente is (voorbereiding, commissie en raad). Dat is langer dan thans in het voorstel is opgenomen. Een kortere tijd zorgt dat raden elkaar niet kunnen opzoeken indien zij dat nodig vinden. Het sluit ook aan bij de zienswijzentermijn op de ontwerpbegroting. Artikel (…) Zienswijze raden 1. Het algemeen bestuur beslist niet over een voorstel alvorens de raden om zienswijzen zijn gevraagd, wanneer ten minste een vijfde van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoekt. In spoedeisende gevallen kan het dagelijks bestuur 17

afzien van het vragen van zienswijzen. Het dagelijks bestuur stelt de raden hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte. 2. Indien het eerste wordt toegepast, dan hebben de raden twaalf weken de tijd hun zienswijzen bij het dagelijks bestuur naar voren te brengen. Voorafgaande aan het nemen van het besluit waarover de zienswijzen gegeven is stelt het dagelijks bestuur de raden en het algemeen bestuur schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijzen, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Colleges 26 Regionale 27 bijeenkomst HOOFDSTUK 10 INLICHTINGEN, VERANTWOORDING EN TERUGROEPING Dagelijks bestuur / 28 algemeen Bestuur Metropoolregio / raden 29 Artikel 29 Externe informatievoorziening [Heeze-Leende] De grip op regionale samenwerking staat vaak ter discussie in de gemeenteraad. Gemeenteraadsleden geven aan dat het lastig is te sturen en controleren op gemeenschappelijke regelingen. Met de wijzigingen in de gemeenschappelijke regelingen, op basis van de Wgr, wordt de kaderstellende en controlerende rol van de raad versterkt. Wij vragen dan ook blijvende aandacht voor de informatievoorziening vanuit de gemeenschappelijke regelingen. Kwalitatieve en effectieve informatievoorziening is een randvoorwaarde voor sturing en controle op een gemeenschappelijke regeling door de raden.

Artikel 29 Externe informatievoorziening [Valkenswaard] De grip op regionale samenwerking staat vaak ter discussie in de gemeenteraad. Gemeenteraadsleden geven aan dat het lastig is om te sturen en controleren op gemeenschappelijke regelingen. Met de wijzigingen in de gemeenschappelijke regelingen, op basis van de Wgr, wordt de kaderstellende en controlerende rol van de raad versterkt. Wij vragen dan ook blijvende aandacht voor de informatievoorziening vanuit de gemeenschappelijke regelingen. Kwalitatieve en effectieve informatievoorziening is een randvoorwaarde voor sturing en controle op een gemeenschappelijke regeling door de raden.

Externe informatievoorziening Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten aan artikel 29.3 de woorden “uit eigen beweging” toe te voegen. Informatievoorziening tussen het bestuur van een gemeenschappelijke regeling en de deelnemers is van groot belang voor het functioneren van de regeling. Datzelfde geldt voor informatievoorziening vanuit het Dagelijks Bestuur naar het Algemeen Bestuur. De Wgr kende al bepalingen hierover en daar is een actieve informatieplicht aan toegevoegd. Deze verplichting richt zich niet alleen op informatie over te nemen besluiten, maar betreft alles dat de raad behoort te weten om zijn taak goed te kunnen vervullen. Artikel 16 Wgr schreef al voor in een regeling bepalingen op te nemen over de informatievoorziening door de afzonderlijke leden van het Algemeen Bestuur aan de raden, die hen hebben aangewezen. De GR MRE bevatte al bepalingen, die hiermee overeenkomen. Deze blijven ongewijzigd in (straks) artikel 30. Het voorstel van Deurne (artikel 29.1) verwijst naar aanwijzing van de leden van het Algemeen Bestuur door het college, maar dat is onjuist. De leden van het Algemeen Bestuur zijn op grond van artikel 30 (voortkomend uit Wgr art 16)

18

Artikel 29 Externe informatievoorziening [Deurne] Dit artikel is naar onze mening summier en daarmee te vrijblijvend omschreven. Wij stellen u voor dit artikel te vervangen door de volgende tekst waarmee deze mogelijke vrijblijvendheid wordt ondervangen: 1. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan het college dat hem heeft aangewezen de door een of meer leden van dat college gevraagde inlichtingen, voor zover dat niet strijdig is met het openbaar belang. 2. Het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de voorzitter van het openbaar lichaam verstrekken schriftelijk aan de raden de door een of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen zo spoedig mogelijk, voor zover dat niet strijdig is met het openbaar belang. 3. De inlichtingen worden in ieder geval binnen twee maanden schriftelijk verstrekt en wel door het dagelijks bestuur, tenzij de inlichtingen uitdrukkelijk van het algemeen bestuur of de voorzitter worden verlangd. 4. Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter geven de raden van de deelnemende gemeenten uit eigen beweging alle inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. 5. In afwijking van het vierde lid verschaffen het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter geen informatie rechtstreeks aan de raden over zaken waaromtrent krachtens artikel 13 of artikel 18 geheimhouding is opgelegd.

Indien de raden deze informatie wel nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, wordt deze informatie via de colleges met de raden gedeeld onder de voorwaarde dat de colleges krachtens artikel 87 Gemeentewet geheimhouding hebben opgelegd. Aanvullende argumenten zijn dat deze formulering vollediger is ten aanzien van de beschrijving van organen, minder vrijblijvend door het benoemen van termijnen, juridisch correcter door het benoemen strijdigheid openbaar belang en ze bevat een noodzakelijke bepaling over het “doorleggen” van geheimhouding.

Lid algemeen bestuur / raden

verantwoording verschuldigd aan hun raden en de raden zijn bevoegd het vertrouwen in hun lid van het Algemeen Bestuur op te zeggen. Artikel 16.5 Wgr bevat bepalingen over de geheimhouding, die rechtstreeks doorwerken en dus niet in de GR MRE opgenomen hoeven te worden. Een afwijkend artikel, zoals voorgesteld door Deurne (artikel 29.5) is daarom overbodig en vanwege de afwijking ook ongewenst. Artikel 17 Wgr schreef al voor in een regeling bepalingen op te nemen over de wijze, waarop door het bestuur van het openbaar lichaam aan de raden van de deelnemende gemeenten de door een of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen worden verstrekt. De GR MRE bevatte al bepalingen die hiermee overeenkomen (straks artikel 29), ook wat inlichtingen betreft, die door colleges worden gevraagd. Hieraan zijn al termijnen gebonden en dat dit niet strijdig met het openbaar belang mag zijn. Op grond van de wet omvat het bestuur de voorzitter, het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur; het is daarom niet nodig deze organen specifiek te benoemen. Verder komen de door Deurne gebruikte formuleringen in artikel 29.2 en 29.3 overeen met wat nu al in de regeling staat. Het nieuwe artikel 17.2 Wgr geeft het bestuur een actieve informatieplicht. Volgens artikel 17.3 bevat een regeling de wijze waarop de inlichtingen worden verstrekt.

Artikel 29.3 is overeenkomstig geformuleerd met de toevoegingen dat dit ook de colleges betreft en dat dit schriftelijk gebeurt. Het is niet nodig om de organen specifiek te benoemen, maar het advies is wel om ten overvloede aan te geven dat de informatieverstrekking uit eigen beweging gebeurt. Nog opgemerkt wordt dat de regeling al verschillende voorschriften geeft over het informeren van de raden, zoals aanbieding van de jaarrekening en het organiseren van regionale bijeenkomsten (Metropoolconferentie). Artikel 19a regelt de informatievoorziening van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur. Artikel 28 van de GR MRE is overeenkomstig geformuleerd en hier is geen reactie op ontvangen.

30 19

HOOFDSTUK 11 PERSONEEL EN ORGANISATIE Ambtelijke organisatie 31 Directeur / secretaris 32 Taak 33 Rechtspositie 34 35 HOOFDSTUK 12 FINANCIËLE BEPALINGEN Vergoedingen 36 Kadernota en 37 voorlopige jaarrekening Begroting 38 Voorschotbepaling 39 Jaarrekening 40 Financiële gegoedheid 41 Financiële 42 voorschriften HOOFDSTUK 13 ARCHIEF Archiefbescheiden 43 Archiefbescheiden [Deurne] Na een periode van evaluatie en onderzoek heeft het Algemeen Bestuur van de MRE op 1 maart 2023 besloten geen wijziging aan te brengen in de relatie MRE-RHCE (Regionaal Historisch Centrum Eindhoven). In het verlengde daarvan wordt voorgesteld artikel 43 dat gaat over archiefbescheiden ongewijzigd te laten. Met de vorming van de regionale uitvoeringsdiensten in 2012 ontstond de roep om handvatten voor het regelen van informatieen archiefbeheer bij het uitbesteden van taken aan samenwerkingsverbanden. In 2017/2021 verscheen op initiatief van een werkgroep van leden van het Landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs (LOPAI) en de sectie archieftoezicht van de Branchevereniging van Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN) een (geactualiseerde) handreiking informatie- en archiefbeheer bij de uitbesteding van taken aan samenwerkingsverbanden.

Hierin wordt aandacht besteed aan de noodzakelijke acties bij het aangaan van een samenwerkingsverband, zorg voor en beheer van archiefbestanden, en ook aan de gevolgen van uittreding of de opheffing van een samenwerkingsverband.

Archiefbescheiden Wij verwijzen naar de beantwoording, zoals opgenomen bij artikel 4 en 5. Op basis van ingewonnen informatie is de conclusie dat de genoemde handreiking gezien moet worden als een advies. Hoewel het opnemen van een verantwoordingsbepaling in de GR dus niet verplicht blijkt, nemen we deze toch op (lid 6 en 7) om gemeenten niet voor een dilemma te plaatsen. Argument is dat bij het niet opvolgen van hetgeen vanuit het provinciaal toezicht is opgedragen de gemeenten een negatief toezichtsoordeel riskeren, waarover ze verantwoording moeten afleggen aan de gemeenteraad. Dat is in strijd met het algemeen belang. Toegevoegd is een nieuw artikel 44. De reacties met betrekking tot het toevoegen van bepalingen over terbeschikkingstelling van archiefbescheiden die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken, hebben geleid tot invoeging van een nieuw artikel 44 dat hierop betrekking heeft. De nummering van de navolgende artikelen schuift 20

daardoor op.

Archiefbewaarplaats Verwijzing naar de Archiefwet

45 46

Nu de regionale archieftaak van het RHCE binnen de GR van de MRE bestendigd wordt, is de wijziging van de GR naar onze mening ook een passend moment om de bepaling over archivering te actualiseren. Het ware gewenst dat dat bij het voorliggende ontwerp voor een gewijzigde GR gebeurd was aan de hand van de genoemde handreiking – dit als waarborg voor een goed geregelde uniformiteit in de opzet en werkwijze van regionale archiefdiensten. Dit is echter niet het geval. Wij vragen u op dit punt om verduidelijking. Verder, meer specifiek, in artikel 43 van de GR wordt gesproken over de zorg van het dagelijks bestuur van de MRE voor en het beheer van de archiefbescheiden. Onduidelijk is hoe zich deze bepaling verhoudt tot de wettelijke zorgplicht op dit vlak van het gemeentelijke archiefbeheer. Wij vragen u ook op dit punt om verduidelijking. Archiefbepalingen [Asten] Ten aanzien van artikel 43 tot en met 45 (archiefbepalingen) verzoeken wij u de Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden te volgen.

HOOFDSTUK 14 TOETREDING, UITTREDING, EVALUATIE, WIJZIGING EN OPHEFFING Toetreding 47 Uittreding 48 Uittreding [Asten] De opgenomen uittredingsregeling in de voorgestelde regeling doet geen recht aan de wetgeving en bestaande jurisprudentie. Wij vragen u deze nogmaals te bezien. Uittreding [Gemert-Bakel] Het valt ons op dat de afbouwregeling binnen dit artikel afwijkend is van andere GR-en (Veiligheidsregio, GGD). Afgezien daarvan vinden we de invulling van de afbouwregeling te lang.

Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten een separate wijzigingsprocedure op te starten voor de ‘archiefbepalingen’ in de regeling. waarin tevens de onderliggende regelingen betrokken worden. Echter de Archiefwet stelt verplicht dat indien in een regeling taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon, dan voorzien wordt in de terbeschikkingstelling aan die rechtspersoon van de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, voor een tijdvak van ten hoogste twintig jaar. Deze voorziening houdt tenminste in een nadere bepaling van het in de eerste volzin bedoelde tijdvak, alsmede een bepaling over het toezicht op het beheer van de desbetreffende archiefbescheiden, overeenkomstig het bij of krachtens deze wet bepaalde. Deze verplichting geldt ook voor de GR MRE, aangezien 20 gemeenten hun taken aangaande ‘archieftoezicht’ en aanwijzing van de archivaris hebben overdragen aan MRE. De regeling dient dus op dit punt in overeenstemming te zijn met de Archiefwet. Het is niet gewenst dit aan te houden en mee te nemen in de separate wijzigingsprocedure vanwege de strijdigheid met de wet, die anders blijft bestaan.