06b Dienst Dommelvallei - 2e bestuursrapportage 2023
Tekst van het document
2e bestuursrapportage 2023
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ....................................................................................................................................................... 2 Voorwoord ............................................................................................................................................................... 3 Programma 1: Bedrijfsvoering............................................................................................................................... 4 Wat heeft het gekost?............................................................................................................................................ 6 Analyse overzicht van baten en lasten.............................................................................................................. 6 Overzicht van baten en lasten ........................................................................................................................... 7 Investeringen en projecten ................................................................................................................................ 8 Bijlagen ...................................................................................................................................................................
9 Bijlage 1 WOZ bezwaarschriften en (hoger) beroepsprocedures .................................................................... 9 Bijlage 2 Datalekken ........................................................................................................................................10 Bijlage 3 Ziekteverzuim....................................................................................................................................11
2
Voorwoord Beste lezer, Dienst Dommelvallei voert de bedrijfsvoeringstaken financiën, control, belastingen, personeel en organisatie en informatievoorziening uit voor de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel. Daarnaast voeren we voor de gemeenten Nuenen en Son en Breugel de taken op het gebied van dienstverlening (publiekszaken en sociale zaken) uit. De beleidsvoornemens van de dienst zijn vastgesteld in de begroting 2023-2026 en de 1e en 2e begrotingswijziging 2023. 2e Bestuursrapportage Het algemeen bestuur rapporteert 3 maal per jaar aan de raden en colleges van de deelnemende gemeenten. Dit is de tweede rapportage over de eerste 8 maanden van 2023. Het is een rapportage op hoofdlijnen en afwijkingen. Ontwikkelingen De belangrijkste ontwikkelingen in deze rapportage zijn de gewijzigde rechtmatigheidsverantwoording, de kosten voor inhuur ter vervanging van langdurig zieken, de ontwikkelingen bij belastingen en de vertraging in de realisatie van het informatieplan. Onttrekking uit reserve P&O Vanwege de gewijzigde rechtmatigheidsverantwoording verwachten we dat een onttrekking aan de reserve P&O noodzakelijk is. Het voorstel is die onttrekking te doen vóór resultaatbestemming. Uiteraard wordt de daadwerkelijke onttrekking bepaald op basis van de resultaten van de personeelskosten in de jaarrekening 2023.
De inhoudelijke toelichting vindt u in deze bestuursrapportage.
Namens het algemeen bestuur van Dienst Dommelvallei,
de secretaris,
de voorzitter,
Jacqueline Nijland
Suzanne Otters- Bruijnen
3
Programma 1: Bedrijfsvoering Actuele ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording wijzigt met ingang van het boekjaar 2023. Het dagelijks bestuur doet een uitspraak over de rechtmatigheid van de jaarrekening in plaats van de accountant. De colleges doen dit over de jaarrekening van hun gemeente. Een onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording is de begrotingsrechtmatigheid. Wanneer de lasten van de begroting met meer dan 1% overschreden worden, is er sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Voor de jaarrekeningen tot en met 2022 telden een aantal overschrijdingen niet mee bij het oordeel van de accountant over de begrotingsrechtmatigheid omdat die daarvan uitgesloten waren. De rechtmatigheidsverantwoording is vertaald in de gewijzigd vastgestelde financiële verordeningen van de gemeenten en de dienst. De wijzigingen zijn gebaseerd op de laatst vastgestelde Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. In de nieuwe financiële verordeningen is het uitgangspunt dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. De eerder uitgesloten overschrijdingen zijn vertaald naar “acceptabele afwijkingen”. In tegenstelling tot voorgaande jaren heft een acceptabele afwijking een eventuele begrotingsonrechtmatigheid niet op.
Er heeft een landelijke consultatieronde plaatsgevonden over de uitgangspunten van de rechtmatigheidsverantwoording. Op dit moment is nog onduidelijk of de uitkomsten daarvan leiden tot wijzigingen voor 2023 of volgende boekjaren. Het interne proces, om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording, is afgestemd op de laatst vastgestelde Kadernota rechtmatigheid. Belastingen en Invordering In de 1e Bestuursrapportage is vermeld dat het aantal bezwaarschriften meer dan verdubbeld is en dat er meerdere maatregelen zijn genomen om deze te verwerken. De verwachting is dat door de stijging ook de proceskostenvergoeding in 2023 hoger zijn dan in 2022. Het is nog onzeker hoe hoog. Er is een nieuwe werkwijze ingevoerd waarbij de bezwaren van een aantal grote No Cure No Pay bureaus geclusterd worden afgehandeld. Met deze werkwijze worden bezwaren efficiënter afgehandeld en wordt geprobeerd om de proceskosten te verlagen. Het zal echter niet lukken om alle bezwaarschriften dit jaar af te handelen, waardoor een deel van de proceskostenvergoeding in 2024 zal vallen. Gezien de toegenomen werkvoorraad bij Belastingen en Invordering en onvoldoende ruimte voor verdergaande verbeteringen van processen en digitalisering, is een businesscase opgesteld. Daarin is onderzocht welke investeringen nodig zijn om weer aan alle eisen te kunnen voldoen en is het alternatief van uitbesteden onderzocht.
Uitvoering Informatieplan Het aantrekken van nieuw personeel blijft zeer moeilijk. We zijn er nog niet in geslaagd de extra structurele 2 fte systeembeheer te werven, waarvoor we bij de 1e begrotingswijziging 2023 dekking hebben gevraagd. Deze zijn nodig om de projecten van het Informatieplan 2023 volledig uit te voeren. Met inhuur kunnen we dit tekort maar ten dele opvangen. Verder moeten we wederom rekening houden met onvoorziene maar noodzakelijke activiteiten, zoals het vergroten van de opslagcapaciteit, het uitvoeren van extra updates van systemen en het verzorgen van de techniek en informatievoorziening bij de Tweede Kamer-verkiezingen van november. Anderzijds zijn er enkele projecten vervallen, omdat bij nader onderzoek de kosten/batenafweging niet positief bleek. Hierdoor komt weer tijd beschikbaar. Waar we de vorige periode nog verwachtten het informatieplan binnen de tijd uit te voeren, achten we dat nu niet meer volledig haalbaar. Enkele projecten die minder belangrijk zijn, schuiven we door naar 2024. Dit betreft onder andere het upgraden van een databaseserver en het centraal beheren van mobiele telefoons. De impact van het schrappen van deze projecten op de gemeenten is minimaal, vandaar de keuze. Bestaande oplossingen houden we langer in de lucht. Medewerkers en inwoners zullen hier geen last van ervaren. Per saldo geven we in 2023 € 97.000,- minder uit. 4
We blijven werven en zetten een recruitment-bureau in voor meer succes. Niet gedane personeelsuitgaven voor de 2 fte systeembeheer zetten we deels in voor inhuur. Inhuur Vanwege de noodzakelijke continuïteit van dienstverlening hebben we op een aantal essentiële rollen externe inhuur nodig ter vervanging van een aantal langdurig zieken. Daarnaast is het door krapte op de arbeidsmarkt lastiger functies in te vullen waardoor ze langer open staan en inhuur nodig is om het werk te continueren. Dit alles maakt dat we substantiële kosten hebben, die we (in ieder geval ten dele) niet konden voorzien en nauwelijks kunnen beïnvloeden. Voor 2023 kunnen de totale kosten van inhuur niet volledig gedekt worden uit de vacatureruimte en knelpuntenpot. Het ongedekte tekort bedraagt € 250.000,-. Verkiezingen Door de val van het kabinet worden er vervroegd Tweede Kamerverkiezingen georganiseerd. Deze vinden plaats op 22 november 2023. Normaal gesproken vindt de Tweede Kamerverkiezing om de 4 jaar plaats waardoor budgetten voor deze vervroegde verkiezingen niet zijn geraamd in 2023. Dit zorgt ervoor dat we in de gemeenten substantiële onvoorziene kosten hebben zonder dekking. Vanuit het ministerie is inmiddels kenbaar gemaakt dat er geen extra vergoeding voor deze verkiezingen wordt vrijgegeven. De extra ureninzet van medewerkers van de dienst vangen we binnen de begroting op.
5
Wat heeft het gekost? Analyse overzicht van baten en lasten In programma 1 Bedrijfsvoering zijn de belangrijkste financiële voor- en nadelen ten opzichte van vastgestelde begroting toegelicht. De proceskosten voor de bezwaarschriften tegen de WOZ-waarden worden opgevangen binnen de vastgestelde begroting. Indien noodzakelijk worden budgettair neutrale verschuivingen van budgetten doorgevoerd op grond van de nieuwe financiële verordening. De financiële consequenties van deze bestuursrapportage worden rechtstreeks in de jaarrekening 2023 verwerkt. Als gevolg van het overschot op de uitvoering van het informatieplan en het tekort op inhuur resteert er per saldo een tekort, ten opzichte van de vastgestelde begroting, van € 153.000,-:
Afspraak is om voor tekorten op personeelskosten in eerste instantie de reserve P&O in te zetten. Deze reserve bedraagt € 231.000,- maar kan pas ingezet worden nadat het algemeen bestuur daarover een besluit genomen heeft. Gezien de verwachting dat een onttrekking aan de reserve P&O noodzakelijk is, wordt het AB voorgesteld om die onttrekking te doen vóór resultaatbestemming. Uiteraard wordt de daadwerkelijke onttrekking bepaald op basis van de uiteindelijke resultaten van de personeelskosten in de jaarrekening 2023. Conform ons financieel statuut zou dit resultaat betekenen dat we € 231.000,- aan de reserve P&O onttrekken en € 78.000,- (€ 97.000,- -/- restant tekort op inhuur) storten in de reserve I&A. Voor de gemeenten heeft deze bestuursrapportage geen financiële gevolgen. Rechtmatigheidverantwoording Wanneer de lasten van de begroting worden overschreden met meer € 209.000,- dan is er sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. € 209.000,- is 1% van de begrote lasten en dat is de tolerantiegrens voor deze onrechtmatigheid zoals bepaald in de nieuwe financiële verordening. Uit de analyse van baten en lasten blijkt een overschrijding van in totaal € 153.000,-. Met de bovengenoemde onttrekking blijft de overschrijding beneden de tolerantiegrens.
Op basis van de controles voor de overige onderdelen van de rechtmatigheidsverantwoording zijn we van mening dat de jaarrekening 2023 rechtmatig vastgesteld kan worden.
6
Overzicht van baten en lasten Toelichting overzicht van baten en lasten
2023
Totaal lasten begroting 2023
17.889.463
1e begrotingswijziging 2023
2.044.871
+
2e begrotingswijziging 2023
997.000
+
Totaal Onttrekking aan de reserves P&O en I&A
20.931.334 0
-/-
Ontvangen bijdrage van het PlusTeam
78.643
-/-
Ontvangen overige baten
95.000
-/-
Totaal bijdrage gemeenten
20.757.691
Knelpuntenpot personeelslasten De knelpuntenpot bedraagt € 183.717,-. We zetten dit bedrag in 2023 volledig in. Reserve P&O De reserve P&O bedraagt € 231.323,-. We zetten dit bedrag bij de huidige inzichten in 2023 volledig in. Bij de jaarrekening verwerken we de daadwerkelijke onttrekking. Post Onvoorzien De post onvoorzien bedraagt € 14.273,-.
7
Investeringen en projecten De investeringen en projecten komen vooral voort uit de informatieplannen. In onderstaande tabel lichten we alleen de investeringen en projecten toe die over- of onderschreden zijn, waarvan we verwachten dat we deze gaan over- of onderschrijden of die afgesloten worden. Over- en onderschrijdingen verwerken we rechtstreeks in de jaarrekening 2023. Meerjarige gevolgen verwerken we in de 1e begrotingswijziging 2024. Nr.
Exploitatieprojecten
Beschikbaar Gerealiseerd gesteld budget t/m 2022
40012 Digitale handtekening
10.305
Gerealiseerd Gerealiseerd Restant 2023 totaal
5.625
0
5.625
4.680
Gerealiseerd totaal
Restant
Dit gaat om een pilot die gestart is om ervaring op te doen met het invoeren van een digitale handtekening. Een beperkt aantal gebruikers binnen de 4 organisaties werkt hier op dit moment mee. Het project loopt nog maar de investering is afgerond. Financiële voortgang: Dit project is binnen het projectbudget uitgevoerd. Het restantbudget gaat terug naar de stelpost I&A.
Nr.
Investeringsprojecten
70001 BetERe DV - Klanttevredenheid
Beschikbaar gesteld budget 30.000
Gerealiseerd t/m 2022 14.758
Gerealiseerd 2023 0
14.758 15.242
2019 Er zijn verschillende digitale middelen aangeschaft om de van de klanttevredenheid te meten (bijvoorbeeld de smileys in de publiekshal van de gemeentehuizen en op de website) Financiële voortgang: Dit project is binnen het projectbudget uitgevoerd. Het restantbudget gaat terug naar de stelpost I&A.
8
Bijlagen Bijlage 1 WOZ bezwaarschriften en (hoger) beroepsprocedures WOZ bezwaarschriften Inmiddels zijn alle bezwaren binnen en verwerkt in de systemen. Dit leidt tot de definitieve aantallen zoals genoemd in de onderstaande tabel. Om het grote aantal bezwaren te verwerken is gekozen voor een zo efficiënt mogelijke werkwijze, met name gericht op de No Cure No Pay bureaus. Deze bezwaren worden geclusterd per bureau afgehandeld. De bezwaren die niet via een bureau zijn ingediend, zijn en worden als eerste afgehandeld om deze wijze van direct contact met de gemeente te stimuleren. Op basis van de cijfers over 2022 blijkt dat bij het zelf indienen van een bezwaar 30 à 35% van de bezwaren leidt tot een verlaging van de waarde. Bij het indienen van een bezwaar via een bureau is dit 5 à 10 %. Het exacte percentage verschilt per gemeente. Geldrop- Mierlo
2023
2022
2021
Aantal objecten
20.917
20.596
20.481
Aantal woningen in bezwaar
2.193
764
502
97
63
75
11%
4%
3%
Aantal niet-woningen in bezwaar % Woningen in bezwaar % Niet-woningen in bezwaar
8%
5%
6%
% Bezwaren via NCNP
40%
58%
60%
% Woningen gegrond
17%
32%
26%
% Niet-woningen gegrond
38%
26%
Nuenen
2023
2022
17% 2021
Aantal objecten
11.743
11.709
11.652
Aantal woningen in bezwaar
1.660
621
605
63
40
38
15%
6%
6%
Aantal niet-woningen in bezwaar % Woningen in bezwaar % Niet-woningen in bezwaar
7%
4%
4%
% Bezwaren via NCNP
39%
48%
66%
% Woningen gegrond
16%
31%
26%
% Niet-woningen gegrond
52%
40%
Son en Breugel Aantal objecten
2023
2022
26% 2021
8.671
8.667
8.643
Aantal woningen in bezwaar
708
321
257
Aantal niet-woningen in bezwaar
59
56
52
% Woningen in bezwaar
9%
4%
3%
% Niet-woningen in bezwaar
8%
8%
7%
% Bezwaren via NCNP
57%
50%
63%
% Woningen gegrond
4%
33%
29%
% Niet-woningen gegrond
41%
22%
35%
9
Toename (hoger) beroepsprocedures Het grootste deel van de beroepen wordt ingediend door de No Cure No Pay bureaus. Door de aangepaste werkwijze voor een aantal No Cure No Pay bureaus proberen we de afhandeling zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en de proceskosten te beperken. Pas na beoordeling van de bureaus van de overzichten, is meer bekend over het aantal beroepen. Belastingjaar
Beroep
Hoger Beroep
In behandeling
2018
22
3
2019
27
5
0 0
2020
81
16
11
2021
67
14
21
2022
66
0
56
2023
1
0
1
Bijlage 2 Datalekken Totaal 1e en 2e tertaal 2023
Aantal gemeld bij de AP
Aantal gemeld bij de betrokkene(n)
Geldrop-Mierlo
15
5
10
Nuenen
4
2
3
Son en Breugel
3
1
2
Dienst Dommelvallei
1
1
1
Totaal
23
9
16
Het verhogen van het privacy- en informatiebeveiligingsbewustzijn werpt vruchten af. De in het eerste tertaal ingezette lijn met aandacht voor melden zet door. Inmiddels maken we gebruik van een oplossing voor veilig mailen en zien we dat dit soort datalekken in het 2e tertaal zijn afgenomen. We blijven dit monitoren. De meldingen uit het 2e tertaal betreffen per ongeluk fysieke post die verstuurd is naar ontvangers voor wie dat niet bestemd is, datalekken die veroorzaakt zijn door technische beveiligingsincidenten (Samsung en Djuma) en datalekken die veroorzaakt zijn doordat fysieke stukken niet waren geanonimiseerd. Dit laatste hopen we te kunnen tackelen met de aanschaf van een anonimiseringstool, die het handmatig anonimiseren grotendeels overbodig maakt.
10
Bijlage 3 Ziekteverzuim De ambitie blijft om het ziekteverzuim de komende jaren te houden op minimaal 1%-punt onder het landelijk gemiddelde. Ziekteverzuim
2022
2023
2023
jan t/m dec jan t/m april mei t/m aug Verzuimpercentage
7,4
9,3
6,0
Gemiddelde duur (dagen)
13,8
15,2
13,6
Verzuimfrequentie
1,5
0,5
0,3
Percentage nul-verzuim
33,8
48,6
67,2
Verzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor heel 2022 (bron personeelsmonitor):
6,5
Ziekteverzuim Het verzuimpercentage bedraagt over de periode mei tot en met augustus 6,0 %. Dat is een daling ten opzichte van het percentage van de eerste vier maanden (dat bedroeg 9,3%). In samenwerking met de arbodienst is extra geïnvesteerd in het terugdringen van ziekteverzuim, deze extra inspanning werpt zijn vruchten af. Uiteraard is het feit dat we geen griepgolf gehad hebben in het tweede tertaal ook van invloed op een lager ziekteverzuimcijfer. Het langdurig verzuim bedraagt 4% (van de 6,0%). Ruim de helft van het langdurig verzuim heeft te maken met medische/fysieke oorzaken zoals bijvoorbeeld long covid. Deze vorm van verzuim laat zich moeilijk beïnvloeden door onszelf en de interventies moeten met name komen uit het medische circuit.
11