05 H. Meulendijks - Brief evaluatie accountant

1H00I34 CZienst

ommelvallei Aan Crowe Foederer T.a.v. Teun van Lierop RA MSc En De gemeenteraden van de gemeente GeldropMierlo, Nuenen c.a. en Son en Breugel En Het algemeen bestuur van Dienst Dommelvallei

Uw brief van

Uw kenmerk

0ns kenmerk

1391828

Onderwerp Evaluatiegesprek accountant

Behandeld door Henk Meulendijks

Datum 20 September 2022

Verzonden 26 September 2022

Bijiagen Beoordelingsformulier

Geachte heer Van Lierop, beste gemeenteraadsleden en beste leden van het algemeen bestuur,

Inleiding De gemeenteraden van de gemeente Geldrop-Mierlo, Nuenen c.a. en Son en Breugel en het algemeen bestuur van Dienst Dommelvallei hebben begin 2021 Crowe Foederer benoemd als accountant. Op grond van het Aanbestedingsdocument “accountancy diensten 2021 e.v.” vindt jaarlijks een evaluatiegesprek plaats. Dit gesprek heeft op 19 September 2022 plaatsgevonden met de voorzitters van de Auditcommissies van de 3 gemeenten: Monique Donkers, Mark van Schaijk en Willie Horden. Van Crowe Foederer was Teun van Lierop aanwezig en namens Dienst Dommelvallei Henk Meulendijks. Service Level Agreement Het gesprek is gevoerd aan de hand van het Service Level Agreement (SLA) dat onderdeel is van de gesloten Overeenkomst Accountancy diensten 2021 e.v. In het SLA staan 9 KPI’s waarop de accountant beoordeeld is. Input voor de beoordeling van de KPI’s is ontvangen van de 4 organisaties.

Beoordeling Uit het beoordelingsformulier blijkt dat de accountant 41 van de maximaal 43 punten scoort. Volgens de SLA levert de accountant hiermee een “voldoende performance". De aftrek van 2 punten wordt veroorzaakt door een wisseling van de controleleider binnen het controleteam. De controleleider die bij de intakegesprekken aanwezig was, heeft de Crowe Foederer voor de start van de interim-controle verlaten. Crowe Foederer heeft als vervanging een zeer ervaren controleleider aan het team toegevoegd. Inwerking van deze controleleider is door Crowe Foederer verzorgd.

Verbeterplan Op grond van het SLA levert de accountant een verbeterplan aan bij een score lager dan 43 punten. De vervanging van de controleleider is door de accountant snel en adequaat opgelost. Een verbeterplan is dan ook niet noodzakelijk.

Dienst Dommelvallei, Dorpstraat 210, 5731JL Mierlo Pagina 1/2

si

/ienst

ommelvallei

Evaluatiegesprek In het evaluatiegesprek hebben de 3 voorzitters van de Auditcommissies aangegeven dat ze heel tevreden zijn over de accountant. Tijdens dat gesprek is de afspraak gemaakt dat de accountant ons informeert via nieuwsbrieven en webinars over relevante onderwerpen. Over hoe de natuurlijke adviesfunctie richting Auditcommissies en raadsleden nog beter tot zijn recht kan komen, bespreken de voorzitters individueel binnen hun gemeente.

De accountant heeft zijn opmerking in de accountantsverslagen herhaald dat het proces van de jaareindecontrole niet optimaal verlopen is. Oorzaak daarvan waren met name de veel personele wisselingen binnen Dienst Dommelvallei. De hoop en verwachting is dat dit eenmalig voor problemen heeft gezorgd. Verslag evaluatiegesprek Met deze brief wordt verslag gedaan van het evaluatiegesprek voor de gezamenlijke evaluatie. Omdat er geen specifieke onderwerpen voor de individuele organisaties zijn, kan deze brief ook gelezen worden als evaluatie op organisatieniveau.

Met vriendelijke greet, Henk Meulendijks Controller

Deze brief is digitaal ondertekend en daarom niet voorzien van een fysieke handtekening.

Dienst Dommelvallei, Dorpstraat 210, 5731JL Mierlo Pagina 2/2

Beoordelingsformulier Accountant__________

Crowe Foederer B.V.

Periode

Verslagjaar 2Q21

Nr Kritische Prestatie Indicator

Norm

Wegingsfactor Maximale score

Score

Score

Resultaat

(= norm maximaal *

(=maximaal)

wegingsfactor)

_1 Op te leveren documenten interim-controle 2 Managementletter

Jaarlijks voor <datum>________

2 Planning voor de jaarrekeningcontrole_________

Jaarlijks voor 1 november_____

4 Op te leveren documenten jaarrekeningcontrole

Jaarlijks voor <datum>________

5 Accountantsverslag

Jaarlijks voor <datum> Volledig

100% 100%

Jaarlijks voor <datum> Voiledig

100% 100% 100%

5,00 5

5,00

2

3,00 5,00

5

5,00

100% 100%

5,00

100% 100% 100%

3,00 5,00

5,00

5,00

:r.

6 Natuurlijke adviesfunctie

100%

5

5,00

lOOK

5,00

Wisselingen tijn niet toegestaan.

100%

5

5,00

60%

3,00

Het maximale aantal wisselingen

100%

5

5,00

100%

5,00

100%

5

5,00

100%

5,00

Minimaal: - Advies t.a.v. het verbeteren van

de instrumenten van de gemeenteraad om de

controlefunctie in te vullen;

• Adviezen naar aanleiding van de controlebevindingen; - Adviezen die voortvloeien uit

ontwikkelingen op het vakgebied en die voortvloeien uit veranderingen in wet- en

regelgeving.

7 Stabiliteit controleteam - partner en controleleider

8 Stabiliteit controleteam - assitenten

onder assistenten is 50%.

9 Facturatie

De factuur is gebaseerd op de

fixed price of op een schriftelijke opdracht van de opdrachtgever.

43,00

Totaal Scoreverdeling

___________ 43 punten 39 t/m 42 punten|

Goede performance VnIrinpnHp norfi

35 t/m 38punten

Matige performance

minder dan 35 punten

Slechteperformance

41,00