04b. Dienst Dommelvallei - 2e Bestuursrapportage 2022

2e Bestuursrapportage 2022

Inhoudsopgave Inhoudsopgave .................................................................................................................................................2 Voorwoord........................................................................................................................................................3 Inleiding ...........................................................................................................................................................4 Programma 1: Bedrijfsvoering ..........................................................................................................................5 Wat heeft het gekost? ......................................................................................................................................6 Analyse overzicht van baten en lasten...........................................................................................................6 Overzicht van baten en lasten .......................................................................................................................7 Investeringen en projecten............................................................................................................................8

Bijlagen...........................................................................................................................................................10

2

Voorwoord Beste lezer, Dienst Dommelvallei presenteert u hierbij de 2e Bestuursrapportage 2022. We rapporteren over de periode tot en met augustus 2022. Eerder gaven we aan dat de bestuursrapportage plaatsvindt op hoofdlijnen en afwijkingen. De accountant gaf in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2021 onder andere het volgende aan: "Wij denken in algemene zin dat de leesbaarheid en relevantie van uw jaarverslag en jaarrekening kan worden verbeterd door: Het aantal pagina’s terug te brengen en focus te leggen op de belangrijke onderwerpen en afwijkingen." Aangezien dit ook van toepassing is op bestuursrapportages, nemen we dit advies meteen over en passen dit toe op de nu voorliggende 2e Bestuursrapportage. Mocht u echter behoefte hebben aan meer gedetailleerde informatie, dan hebben wij die uiteraard voorhanden. Ontwikkelingen Inmiddels blijkt dat vrijwel alle coronamaatregelen zijn opgeheven. In ieder geval maakten we in deze verslagperiode geen coronakosten meer. Eerder meldden we u dat de krapte op de arbeidsmarkt een remmende werking heeft op de werving van nieuwe medewerkers. Gelukkig slagen we er nog steeds in om nieuwe medewerkers aan te trekken. Zoals bij u bekend hebben we een vacature voor de directeur van onze dienst vanwege het vertrek van Victor Fijneman per 1 september.

De procedure voor zijn opvolging is inmiddels gestart en we hopen eind 2022 bekend te maken wie zijn opvolger wordt. Tot die tijd treedt ondergetekende op als interim-directeur. Binnen onze afdeling Dienstverlening nam de drukte alleen maar toe. De diverse regelingen als gevolg van de oorlog in Oekraïne kosten veel extra werk, maar ook de komst van de energietoeslag voor minima betekent veel voor de aanwezige capaciteit binnen deze afdeling. Tot slot melden we nog dat de Provincie Noord-Brabant de vastgestelde begroting 2023 van onze dienst onder het gebruikelijke repressieve toezicht heeft geplaatst. Voor de overige belangrijkste ontwikkelingen en de voortgang van de diverse projecten verwijs ik u naar de rapportage. Financieel Naar aanleiding van de informatie over de eerste 8 maanden van 2022 verwachten wij een tekort van bijna € 68.000,-. Dit op een totale begroting van 17,8 miljoen. De belangrijkste afwijkingen hebben betrekking op: • • • • •

accountantskosten; onderzoekskosten dubbele betalingen en BTW-verantwoording; kosten Werkloosheidswet; inhuur software sociaal domein; en een positieve afwijking voor het stopzetten van GT-Connect (telefonieomgeving).

3

Zoals gebruikelijk voeren we bij deze bestuursrapportage geen begrotingswijziging door. Het gaat om een beperkt bedrag per gemeente. Omdat de komende tijd zich nog diverse mutaties kunnen voordoen, rapporteren wij bij de jaarrekening 2022 uiteraard over de daadwerkelijke inzet. Harry Meeuwsen, Directeur Dienst Dommelvallei a.i.

4

Inleiding Dienst Dommelvallei voert de bedrijfsvoeringstaken financiën, control, belastingen, personeel en organisatie en informatievoorziening uit voor de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel. Daarnaast voeren we voor de gemeenten Nuenen en Son en Breugel de taken op het gebied van dienstverlening (publiekszaken en sociale zaken) uit. Rapportage In de Gemeenschappelijke Regeling staat dat de directeur elke 4 maanden rapporteert aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur rapporteert elk half jaar aan het algemeen bestuur (hierna te noemen DB en AB). Het AB rapporteert elk half jaar aan de raden en colleges van de deelnemende gemeenten. Dit betekent het volgende: • • • • •

De directeur, het DB en het AB rapporteren elke 4 maanden met een bestuursrapportage (Berap). De 1e Berap (tot en met maand 4) wordt in het DB van mei/juni en het AB van juni/juli vastgesteld. De 2e Berap (tot en met maand 8) wordt in het DB van september/oktober en het AB van oktober vastgesteld. De jaarrekening en het jaarverslag (tot en met maand 12) vervullen ook de functie van het laatste verantwoordingsdocument over dat lopende jaar. Voor de genoemde verantwoordingsdocumenten gebruiken we eenzelfde format.

De beleidsvoornemens van de dienst zijn vastgesteld in de begroting 2022-2025.

5

Programma 1: Bedrijfsvoering Actuele beleidsontwikkelingen Fiscale processen Door het vertrek van de fiscaal beleidsadviseur vertraagde de uitrol van het plan van aanpak "Fiscaal in Control". Een inhuurkracht startte met het onderzoek naar alternatieven voor de borging van de fiscale processen en het fiscaal bewustzijn. Ontwikkelplan belastingen Tijdens het opstellen van het ontwikkelplan belastingen wezen we 2 topprioriteiten aan: het aantrekken van een juridisch medewerker op het gebied van de WOZ en het implementeren van een e-loket. We vonden de juridisch medewerker. In september besluiten we over het beoogde e-loket, zodat dit nog in 2022 geïmplementeerd wordt. Tegelijkertijd werken we het ontwikkelplan verder uit en onderzoeken en prioriteren we de verbeteringen voor de komende jaren. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording gaat in vanaf het boekjaar 2023, in plaats van vanaf 2022. De noodzakelijke wetswijziging hiervoor is nog niet definitief vastgesteld. De colleges en het DB geven daarom niet vanaf het boekjaar 2022 maar vanaf het boekjaar 2023 zelf een verantwoording af over de rechtmatigheid. De precieze invulling van deze verantwoording is op dit moment nog onduidelijk. Aan de hand van de beschikbare informatie bereiden we ons in 2022 verder voor, zodat een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven kan worden bij de jaarrekening 2023.

Uitvoering informatieplan 2022 Het informatieplan 2022, het jaarlijkse uitvoeringsplan op basis van informatiebeleid Dommelvallei 20212025, bevat een lijst met uit te voeren projecten en de daarvoor benodigde middelen en planning. We herijkten samen met de gemeenten het projectportfolio. De uitvoering van het plan stond in de tweede periode onder druk door: • • •

De substantiële toename van leveringstijden en prijzen van hardware. Onvoldoende expertise en formatie om projectleiderschap van projecten in te vullen vanuit de vakafdelingen. Het project vernieuwing software sociaal domein vroeg substantieel meer inzet dan vooraf door het project geclaimd. Dit uitte zich vooral bij de beheerorganisatie zaakgericht werken.

Alhoewel er projecten in de planning verschoven zijn is het gros van de projecten in uitvoering of in voorbereiding. Ambities die niet in uitvoering of voorbereiding zijn nemen we opnieuw mee in de prioritering voor het informatieplan 2023.

6

Wat heeft het gekost? Analyse overzicht van baten en lasten In de onderstaande tabellen is een positief bedrag een voordeel en een negatief bedrag een nadeel. Analyse overzicht van baten en lasten: Nr FCL

ECL

U/I Omschrijving

I/S

1

6040131

38021

U Accountantskosten

I/S

-43.300

2

6080004

38043

U Onderzoek naar eventuele dubbele betalingen en fouten in de BTW-verantwoording

I

-15.000

3

6040144

11008

U Werkloosheidswet

I

-22.577

4

6040301

38020

U GT-Connect (Telefonieomgeving)

I

41.000

5

6040149

38001

U Inhuur software sociaal domein

I

-20.000

6

6050000

51001

I

7

div

div

U 1e Bestuursrapportage 2022

Kleine verschillen Totaal

2022

I

6.000

I/S

-13.750 -67.627

Toelichting: 1. Accountantskosten Zoals in de 1e Bestuursrapportage 2022 is aangekondigd, heeft de accountant extra werkzaamheden verricht voor de controles van de Tozo-regelingen en de extra SiSa-verklaringen bij de jaarrekening 2021. Conform die aankondiging zijn de meerkosten verwerkt in deze bestuursrapportage. De totale meerkosten voor de Tozo en Sisa bedragen € 17.800,-. Deze extra kosten zijn structureel en betrekken we bij de 1e begrotingswijziging 2023. De gemeenten ontvangen voor de Tozo een extra Rijksbijdrage waar de accountantskosten onderdeel van zijn. In de 1e Bestuursrapportage 2022 is ook als verklaring van de extra kosten aangegeven dat de aanlevering niet altijd voldoende was en dat de vragen van de accountant niet altijd tijdig en adequaat beantwoord zijn. Deze meerkosten bedragen € 22.000,-. Daarnaast worden de kosten jaarlijks per 1 juli geïndexeerd. De meerkosten hiervan zijn op jaarbasis € 7.000,en worden betrokken bij de 1e begrotingswijziging 2023. Voor 2022 is de indexering € 3.500,-. 2. Onderzoek naar eventuele dubbele betalingen en fouten in de BTW-verantwoording We starten in september 2022 weer met een onderzoek door een extern bureau naar eventuele dubbele betalingen en fouten in de BTW-verantwoording op basis van no-cure-no-pay. Vorig jaar heeft dit geleid tot extra BTW-restitutie.

Eventuele BTW-restituties of terug te ontvangen betalingen komen ten gunste van de gemeenten. Als het onderzoek iets oplevert worden er kosten in rekening gebracht bij Dienst Dommelvallei (een percentage van de opbrengsten). Deze kosten ramen we nu op € 15.000,-. 3. Werkloosheidswet De kosten voor WW-verplichtingen zijn door tussentijdse instroom in de WW € 22.577,- hoger dan begroot. 4. GT-Connect (Telefonieomgeving) Nadat door VNG de stekker uit GT-Connect is getrokken zijn we zelf een inkooptraject gestart voor een nieuwe telefonieomgeving. Aangezien de inkoop momenteel loopt is het is op dit moment nog niet mogelijk om een exacte inschatting van de kosten voor 2022 te geven. Het volledige bedrag van € 81.000,- wordt hoogstwaarschijnlijk niet aangewend in 2022. Een voorzichtige inschatting is dat € 40.000,- volstaat.

7

5. Inhuur software sociaal domein De gemeentelijke organisaties en Dienst Dommelvallei startten in 2020 met de gezamenlijke aanbesteding van nieuwe software voor het sociaal domein. We namen ons voor om in het 1e kwartaal van 2022 de nieuwe software ingericht en in gebruik te hebben. De complexiteit van het project en de technische haperingen in het systeem (gerelateerd aan de leverancier) frustreerden deze planning. Per april 2022 is de projectorganisatie verzwaard met een senior projectleider, extra functioneel beheer en sturing vanuit de directie. Op directieniveau tussen de Dommelvallei organisaties en leverancier lossen we de meest nijpende issues op. De focus ligt vooralsnog op het geheel werkend krijgen van de samenhangende software. De verlenging van het project veroorzaakt meerkosten. Meerkosten voor projectleider en senior projectleider, functioneel beheer en koppelingen verantwoorden we binnen Dienst Dommelvallei. Dit gaat in afstemming met de stuurgroep, de projectportfolioboard en het Directie Overleg Dommelvallei. Hiervoor stelden we € 160.000,- beschikbaar uit de stelpost I&A (€ 80.000,-) en het project doorontwikkeling software sociaal domein (€ 80.000,-). We verwachten daarnaast een tekort van € 20.000,- op dit budget. 6. en 7.

Kleine verschillen en 1e Bestuursrapportage 2022 Naast de toegelichte aanpassingen van de ramingen zijn er een aantal kleinere aanpassingen met per saldo een voordeel van € 6.000,-. Het saldo van de 1e bestuursrapportage 2022 was € 13.750,- nadelig. In totaal bedraagt de extra bijdrage van de gemeenten € 67.627,-. Hiervoor bieden we geen begrotingswijziging aan het AB aan, het nadeel verwerken we rechtstreeks in de jaarrekening 2022.

Overzicht totale gevolgen Omschrijving

I/S

2022

Totale lasten

I

Totale baten

I

-73.627 6.000

Totaal

-67.627

Overzicht van baten en lasten Toelichting overzicht van baten en lasten Het totaalbedrag van € 17.821.870,- sluit aan bij het totaalbedrag van de 1e begrotingswijziging 2022 en is inclusief de mutatie in de reserve P&O van de 2e begrotingswijziging 2022. Toelichting overzicht van baten en lasten

2022

Totaal lasten begroting 2022

16.459.285

1e begrotingswijziging 2022

1.180.604

+

181.981

+

2e begrotingswijziging 2022 (resultaatbestemming) Totaal

17.821.870

Onttrekking aan de reserves P&O en I&A

293.981

-/-

Resultaatbestemming

181.981

-/-

Ontvangen bijdrage van het PlusTeam

97.457

-/-

Ontvangen overige baten

5.000

-/-

Totaal bijdrage gemeenten Saldo 2e Bestuursrapportage 2022 Totaal bijdrage gemeenten incl. rapportage

17.243.451 67.627

+

17.311.078

8

Post Onvoorzien Het dagelijks bestuur besluit over de inzet van de post onvoorzien. Achterliggende gedachte is dat de aanwending van de post onvoorzien gebeurt voor bedrijfsvoeringstaken. Deze veroorzaken geen meer- of minderkosten voor de individuele gemeenten. Volgens de financiële verordening Dienst Dommelvallei is het MT van Dienst Dommelvallei bevoegd om budgetneutrale verschuivingen binnen het programma te autoriseren. Deze verschuivingen mogen geen meer- of minderkosten (als gevolg van de verschillende verdeelsleutels) voor de individuele gemeenten veroorzaken van meer dan € 10.000,-. In 2022 zetten we de post onvoorzien in voor een controleplan Informatiebeveiliging. We richten ons daarbij in eerste instantie op het controleplan logische toegangsbeveiliging. Na deze inzet resteert een beschikbaar bedrag van € 10.205,- op de post onvoorzien.

Investeringen en projecten Overzicht van investeringen en projecten De investeringen en projecten komen vooral voort uit de informatieplannen. In onderstaande tabel lichten we alleen de investeringen en projecten toe die over- of onderschreden zijn of waarvan we verwachten dat we deze gaan over- of onderschrijden. Over- en onderschrijdingen verwerken we rechtstreeks in de jaarrekening 2022. Meerjarige gevolgen verwerken we in de 1e begrotingswijziging 2023.

Nr.

Projecten

40004 Vernieuwing burgerzakenapplicatie

Beschikbaar gesteld budget

Gerealiseerd Restant Exploitatie

98.000

131.205 -33.205 Exploitatie

75.600

77.972

Voortgang: Na livegang kwamen enkele restpunten aan het licht. De gemeenten werken met de leverancier aan een oplossing. Als dit naar tevredenheid is afgehandeld volgt acceptatie en decharge van het project. Financiële voortgang: Het projectbudget is reeds uitgenut door een tegenvaller in de vorige periode. Dit tekort meldden we in de jaarrekening 2021 met de insteek het project af te sluiten. Er volgt echter nog een restantfactuur van de leverancier van € 8.000,- te factureren ná acceptatie. Dit was nog onderdeel van de overeengekomen implementatie. Voor een beoogde correctie van foutieve gegevens in systemen is naar verwachting € 1.000,nodig en voor de uitfasering van oude systemen € 4.000,-. De nog te betalen bedragen (€ 13.000,-) verwerken we in de jaarrekening 2022 waarna we het project afsluiten. 40005 Migratie conversie Corsa InProces naar Djuma

-2.372 Exploitatie

Voortgang: Dit project heeft als doel Inproces en Corsa uit te faseren door de inhoud van zaaksysteem Inproces te migreren naar Djuma voor 1-10-2021 en de inhoud van Corsa op een alternatieve manier te ontsluiten. De migratie van Inproces naar Djuma is afgerond. Door complicaties was extra inzet van projectleider en consultant nodig en was er een tijdelijke verlenging (tegen gereduceerd tarief) van de Inproces omgeving nodig. Voor het ontsluiten van de inhoud van Corsa is een separaat projectvoorstel uitgewerkt (70013). Dit project voeren we in 2022 uit.

9

Financiële voortgang: We ronden het project af met een kleine budgetoverschrijding. Het project kan worden afgesloten. 40008 Inhuurkosten software Sociaal domein

160.000

34.725 125.275 Exploitatie

25.000

8.800

Zie toelichting bij "analyse overzicht baten en lasten" punt 5 40009 Software P&C cyclus

16.200 Exploitatie

Voortgang: Deze Europese aanbesteding rondden we af. We sloten een contract van 4 jaar met de mogelijkheid om 4 maal met één jaar te verlengen af. Op deze wijze is het mogelijk om voor een langere periode samen met de huidige leverancier (de leverancier die we hadden heeft ook deze aanbesteding gewonnen) door te gaan. Financiële voortgang: De implementatie kosten lagen afgerond op een derde van wat we geraamd hadden. Dat onze huidige leverancier deze aanbesteding heeft gewonnen is daar de belangrijkste reden van. Daarnaast liggen ook de structurele kosten voor onderhoud, ondersteuning en publicatie via de begrotingsapp bijna € 8.000,- per jaar lager. Het project sluiten we af. 41901 Digitalisering bouw- en milieuvergunningen

301.000

123.701 177.299 Exploitatie

Voortgang: Dit project heeft als doel het digitaliseren van de bouwvergunningen van 1990 t/m 2010 en de actuele milieuvergunningen van de 3 gemeenten. We liepen achterstand op doordat bewerking van milieuvergunningen meer werk bleek dan verwacht. We verwachten alle bouwvergunningen in 2022 te digitaliseren en het project eind 2022 af te ronden. Financiële voortgang: We verwachten een tekort van € 29.200,-. We digitaliseren meer meters archief en ondervinden problemen met metadata over het archief van de oude gemeente Mierlo. Het project kan niet worden afgesloten.

Nr.

Projecten

70012 Hardware hybride werken

Beschikbaar gesteld budget 335.500

Gerealiseerd Restant Investering

0 335.500 Investering

Voortgang: Met dit project vervangen we de “HP-kastjes” en Chromebooks door moderne hardware en bieden faciliteiten voor het hybride werken aan de medewerkers. Daarnaast plaatsen we op een aantal vaste “aanland” werkplekken Windows desktop pc’s. De Dommelvallei organisaties zijn hierdoor uitgerust om plaatsonafhankelijk te werken. De hardware wordt voor het einde van het jaar geleverd. Afronding van het project is gepland in februari 2023. Financiële voortgang: Het project is recent opgestart, er zijn nog geen kosten gemaakt. Het project kan niet worden afgesloten.

10

Bijlagen Bijlage 1: WOZ bezwaarschriften en (hoger) beroepsprocedures WOZ bezwaarschriften Onderstaande tabellen hebben betrekking op het aantal WOZ-objecten waarbij bezwaarschriften zijn ingediend tegen de beschikking in de belastingjaren 2018 tot en met 2022. Voor een gedetailleerder beeld van de bezwaren zijn in onderstaande tabel woningen en niet-woningen uitgesplitst. Ter verduidelijking en vergelijking is het meest recente landelijke gemiddelde (2021) toegevoegd.

Van de 1.860 bezwaarschriften is op 31 augustus 2022 40% (749 bezwaren) afgehandeld. Om de overige bezwaren tijdig af te kunnen handelen is externe ondersteuning ingezet. Toename (hoger) beroepsprocedures Nadat we eerder een toename zagen van het aantal beroepsprocedures in de WOZ zien we in 2022 een toename van het aantal hoger beroepsprocedures. Met behulp van externe inhuur handelden we bijna alle beroepszaken van 2020 af. In het derde kwartaal trokken we een juridisch medewerker aan om deze werkzaamheden structureel te borgen. Op dit moment onderzoeken we in hoeverre er daarnaast aanvullende expertise nodig is voor de hoger beroepszaken.

* deze aantallen kunnen nog toenemen omdat hoger beroepszaken pas na het afronden van een beroepsprocedure (van 1 a 2 jaar) ingediend worden.

11

Bijlage 2 Datalekken Datalekken

Bijlage 3 Ziekteverzuim Ziekteverzuim De ambitie blijft om het ziekteverzuim de komende jaren te houden op minimaal 1%-punt onder het landelijk gemiddelde.

12