04 Blink - Accountantsverslag 2021 GR
Tekst van het document
Accountantsverslag Gemeenschappelijke Regeling Blink
Eindhoven 25 maart 2022
Aanbiedingsbrief Gemeenschappelijke regeling Blink t.a.v. het Algemeen Bestuur Gerstdijk 1 5704 RG Helmond Eindhoven, 25 maart 2022 Betreft: Accountantsverslag boekjaar 2021 Geachte leden van het Algemeen Bestuur,
Dit accountantsverslag bevat de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de jaareindecontrole. Waar mogelijk doen wij aanbevelingen gericht op verdere verbetering. Deze aspecten doen geen afbreuk aan ons oordeel omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2021. Wij hebben dit accountantsverslag in concept besproken met de toegelicht in de DB vergadering van 23 maart 2022. Eventuele opmerkingen uit deze vergadering zijn meegenomen in de definitieve versie van ons verslag.
Hierbij bieden wij u het accountantsverslag aan naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling Blink (hierna: Blink).
Wij vertrouwen erop u middels onze rapportage voldoende geïnformeerd te hebben. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij uiteraard gaarne bereid. Wij danken de medewerkers van Blink voor de plezierige en constructieve samenwerking.
Onze opdracht is het controleren van de jaarrekening op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. In december 2021 hebben wij een interim controle uitgevoerd, gericht op de processen die voor het financiële beheer belangrijk zijn. De bevindingen hieruit zijn reeds in een aparte brief gerapporteerd aan het management.
Met vriendelijke groet, namens ons hele team,
Aansluitend zijn wij in februari 2022 gestart met de jaareindecontrole die wij onlangs hebben afgerond. De jaareindecontrole is gericht op het vormen van een oordeel over getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening in overeenstemming met de Nederlandse regels voor financiële verslaggeving en het vastgestelde normenkader.
© 2022 Crowe Foederer B.V.
ValidSigned door T.M.M. van Lierop RA MSc op 25-03-2022
T.M.M. van Lierop RA MSc Extern accountant
ValidSigned door peters Peters RA op 25-03-2022 drs. P. Peters RA Manager
2
Inhoudsopgave 1. Management samenvatting
4
2. Ons oordeel
6
3. Bevindingen jaarrekening 2021
9
1. 2. 3. 4.
Constructie GR blink Begrotingsrechtmatigheid Kostenverdeling Aanbestedingsrechtmatigheid
9 10 11 12
4. Overige aspecten
13
Totaal aantal pagina’s:
15
© 2022 Crowe Foederer B.V.
3
1. Management samenvatting Ons oordeel: Onderwerp
Goedkeurend
Beperking
Afkeurend
Toelichting
-
-
De jaarrekening 2021 geeft een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
-
-
De verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2021 zijn tevens in alle van materieel zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen en zijn in overeenstemming met de wet- en regelgeving zoals opgenomen in het door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader.
Wel bevindingen
Anders
Toelichting
-
-
Wij hebben vastgesteld dat de WNT-verantwoording (na correcties) zoals opgenomen in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen.
Getrouw beeld
Rechtmatigheid
Onderwerp
WNT verantwoording
Geen bevindingen
Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening 2021 een goedkeurende controleverklaring af te geven. Deze staat gepland voor de AB vergadering van 6 april 2022.
© 2022 Crowe Foederer B.V.
4
1. Management samenvatting Financiële analyse 2021 Totale lasten in € mln
De primaire begroting van de lasten bedraagt voor 2021 € 18,0 mln. Er heeft geen formele bijstelling van de begroting 2021 plaatsgevonden.
€ 20,00 € 15,00 € 10,00
18,8
18,0
19,4
€ 5,00 € 0,00 2020
Primaire begroting
Realisatie
Opbouw lasten in € mln € 20 € 15 € 10
2,1
2,9 2,1
16,0
14,4
€5 €0 Begroting 2021 Kosten buiten begroting
Realisatie 2021
Indirecte kosten
De totale lasten over het jaar 2021 bedragen circa € 19,4 mln. Op de activiteiten die in de primaire begroting zijn opgenomen, heeft Blink een voordeel van ca. € 1,5 mln gerealiseerd. Dit voordeel wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door efficiënter werken dan begroot. De lasten voor de activiteiten die na de totstandkoming van de primaire begroting zijn toegevoegd aan de taken van Blink zijn voor ca € 2,9 mln verantwoord onder ‘kosten buiten begroting’. Deze lasten bedragen met name: • de verwerking van GFT afval: circa € 1,8 mln • de afwikkeling van het geschil met PreZero over de PMD inzamelin: ca € 357.000 • het uitvoeren van meerwerkopdrachten voor gemeenten: ca € 700.000 Binnen Blink is geen eigen weerstandsvermogen aanwezig ter dekking van verliezen en voor eventuele toekomstige risico’s. Op basis van de afspraken in de gemeenschappelijke regeling zijn de gemeentelijke bijdragen gebaseerd op de werkelijke kostprijs van het dienstenpakket per gemeente, zoals blijkt uit de jaarrekening. Over 2021 heeft Blink ten opzichte van de primaire begroting een negatief resultaat van € 1,4 mln gerealiseerd. Dit bestaat uit het voordeel van € 1,5 mln op begrote activiteiten en een nadeel van € 2,9 mln op projecten buiten de begroting. De projecten buiten de begroting zijn reeds gedurende het jaar via voorschot bedragen verrekend.
In de jaarrekening resteert nog een positie van € 185.000 te vorderen bij de gemeenten. Na vaststelling van de jaarrekening zullen deze bedragen in rekening worden gebracht. Wij hebben positie gecontroleerd en vastgesteld dat deze juist is verwerkt.
Kosten regulier takenpakket © 2022 Crowe Foederer B.V.
5
2. Ons oordeel Onderwerp
Toelichting
Gehanteerde controle- en rapporteringtolerantie
Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2021 uitgevoerd met inachtneming van de volgende toleranties, zoals opgenomen in het controleprotocol en ontleend aan de primaire begroting. Indien de geconstateerde fouten en onzekerheden het bedrag van de goedkeuringstolerantie niet overschrijden kan in beginsel een goedkeurende controleverklaring worden afgegeven.
Controleverschillen
© 2022 Crowe Foederer B.V.
Grondslag
Omvang
Tolerantie
Fouten
1% van de begrote lasten (bijgesteld)
€ 18.045.000
€ 180.000
Onzekerheden
3% van de begrote lasten (bijgesteld)
€ 18.045.000
€ 640.000
Rapporteringstolerantie
-
€ 18.000
De ongecorrigeerde verschillen met betrekking tot de getrouwheid bedragen allen onder de controletoleranties. De ongecorrigeerde verschillen met betrekking tot de rechtmatigheid bedragen € 75.000 en zien toe op lasten en aangegane verplichtingen in 2021 welke niet in overeenstemming met de Europese aanbestedingsregels tot stand zijn gekomen. Zie voor een verdere toelichting op dit onderwerp hoofdstuk 3.4. Omdat het totaalbedrag van lasten en verplichtingen uit hoofde van niet rechtmatig tot stand gekomen inkoopcontracten de tolerantiegrens voor de controle niet overschrijdt, leidt deze fout niet tot een aangepast oordeel met betrekking tot de rechtmatigheid. Omschrijving
Getrouwheid / Rechtmatigheid
Omvang fout
Richting
Omvang onzekerheid
Verwijzing
Lasten en verplichtingen niet in overeenstemming met de Europese aanbestedingswetgeving
Rechtmatigheid
€ 75.000
-
-
H 3.4
6
2. Ons oordeel Onderwerp
Toelichting
Schattingen
De opstelling van de jaarrekening vereist dat het bestuur oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen en van de baten en lasten. De daadwerkelijke uitkomst kan afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen zijn in het kader van onze controleopdracht op aanvaardbaarheid beoordeeld. Hierbij hebben wij geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd. Wij zijn van mening dat bij de gedane schattingen het voorzichtigheidsprincipe, het realisatieprincipe en het matchingprincipe in acht is genomen.
Jaarverslag verenigbaar
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het BBV is opgesteld en, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. De programmaverantwoording hebben wij marginaal getoetst wat zoveel betekent als het signaleren van mogelijke tegenstrijdigheden. De accountantscontrole omvat derhalve geen oordeel over de inhoudelijke juistheid en/of volledigheid van de informatieverstrekking opgenomen in de programmaverantwoording. Wij hebben tevens vastgesteld dat in de jaarrekening 2021 verdere verbeteringen zijn aangebracht ten aanzien van de eisen van het BBV alsmede in de leesbaarheid en aansluiting op de overige P&C producten.
Interne beheersing
© 2022 Crowe Foederer B.V.
Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd. Wij adviseren sinds enkele jaren de organisatie om een aantal verbeterpunten in de interne beheersing door te voeren. Wij hebben voor 2021 deze verbeterpunten in een aparte brief aan het management verstrekt. De belangrijkste onderwerpen zijn hierbij: • Verbeteren van het inkoop- en aanbestedingsproces cf. EU aanbestedingsregels • verbeteren van controleaspecten binnen het betalingsverkeer en factuurverwerkingsproces • verbeteren van de P&C cyclus en P&C producten 7
2. Ons oordeel Onderwerp
Toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
Tevens hebben wij aandacht gevraagd voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben hierbij benadrukt dat de uitvoering van verbijzonderde interne controles hierin een belangrijke rol vervult. Het gaat hierbij om de uitvoering van werkzaamheden, zoals het schrijven van een intern controle plan, uitvoeren van risicogerichte controles en rapportering hierover.
Schatkistbankieren
Vanaf eind 2013 is schatkistbankieren verplicht voor decentrale overheden, waaronder gemeenschappelijke regelingen. Dit betekent voor Blink dat overtollige middelen boven de voor de geldende drempel moeten worden afgestort naar het Rijk. Blink heeft in 2021 (net als voorgaande jaren) niet elk kwartaal aan deze regelgeving voldaan. Omdat hieraan geen financiële consequenties zijn verbonden, telt deze rechtmatigheidsfout niet mee in ons oordeel bij de jaarrekening. Vanaf begin 2022 heeft Blink haar bankzaken ondergebracht bij de BNG, waardoor het schatkistbankieren automatisch met het ministerie van Financiën wordt geregeld.
© 2022 Crowe Foederer B.V.
8
3.1 Constructie GR blink Constructie GR blink Bevinding In 2021 heeft conform planning de periodieke evaluatie van GR Blink plaatsgevonden. Onder andere naar aanleiding van deze evaluatie heeft Blink een tweetal juridische adviseurs ingeschakeld om de constructie van de GR te onderzoeken. Dit onderzoek ziet met name toe op de vormgeving van de publiek private samenwerking binnen de GR in relatie tot de huidige aanbestedingswetgeving. Deze constructie is overigens in het verleden vaker getoetst en heeft destijds niet geleid tot aanpassingen en bezwaren. De uitkomsten van het onderzoek zijn in de AB vergadering van 15 maart 2022 besproken. Op basis van voorliggende verslagen kunnen nog geen eenduidige conclusies worden getrokken en is door het AB besloten dat verdere verdieping noodzakelijk is. Aan het DB is de opdracht gegeven om dit in 2022 verder te onderzoeken en daarbij verschillende toekomstscenario’s uit te werken. Toepassing van de aanbestedingswetgeving maakt nadrukkelijk onderdeel uit van het normenkader voor de toetsing van de rechtmatigheid. De uiteindelijke conclusie naar aanleiding van het lopende onderzoek en de keuze voor het toekomstscenario zijn daarmee voor het toekomstig rechtmatigheidsoordeel van de GR en de aangesloten gemeenten relevant. Wij wachten de uitkomsten van het verdere onderzoek af.
Wij hebben het management geadviseerd om bij het eventueel vormgeven van een nieuwe juridische constructie ook de aanstaande wetswijzigingen voor gemeenschappelijke regelingen mee te nemen.
© 2022 Crowe Foederer B.V.
9
3.2 Begrotingsrechtmatigheid Begrotingsrechtmatigheid Bevinding In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij onderzoek verricht op overschrijdingen van lasten en investeringen ten opzichte van de (gewijzigde) begroting. Doel van dit onderzoek is om vast te stellen of overschrijdingen mogelijk veroorzaakt zijn door onrechtmatige uitgaven. De jaarrekening van Blink bestaat uit een programma per gemeente met daarin de verantwoording van lasten over de primaire taken (afvalinzameling, reinigingstaken, beheer milieustraten etc) en een verantwoording van lasten op projecten buiten begroting. De totale lasten van Blink overschrijden de (primaire) begroting met € 1,35 mln. Wij hebben verder ingezoomd op de kostenoverschrijdingen en constateren dat die door een 3-tal feiten zijn veroorzaakt: • Blink heeft vanaf boekjaar 2021 het GFT-contract van de deelnemende gemeenten overgenomen en als zodanig de lasten van dit afvalcontract in haar cijfers vanaf 2021 verantwoord. Het overnemen van het GFT contract is onder bestuursbesluit tot stand gekomen. • Blink heeft onder bestuursbesluit het geschil met PreZero (voorheen Suez) over de verwerkingstarieven van PMD via een vaststellingsovereenkomst beslecht. Dit leidt een extra last van € 357.000 in 2021. • Blink heeft in 2021 voor de deelnemers extra projecten uitgevoerd.
Bovenstaande zijn gedurende 2021 in de tussentijdse rapportages aan de deelnemende gemeenten verantwoord. Tevens zijn de voorschotten naar de gemeenten aangepast als gevolg van deze wijzigingen waardoor er sprake is van corresponderende baten binnen de jaarrekening van Blink. Daarom leiden deze kostenoverschrijdingen in ons oordeel niet tot een begrotingsonrechtmatigheid. Om een realistischer beeld te geven van de begrote lasten binnen Blink en de verschillen in de realisatie, adviseren wij u in het vervolg dergelijke besluiten te vertalen naar een begrotingswijziging via een AB-besluit.
© 2022 Crowe Foederer B.V.
10
3.3 Kostenverdeling Kostenverdeling Bevinding In de jaarrekening 2021 zijn de kosten per activiteit per gemeente verantwoord. De kosten worden aan de gemeenten doorbelast op basis van een kostenverdeelstaat. Voor de verschillende kostensoorten worden verschillende verdeelsleutels gehanteerd voor de doorbelasting van kosten naar activiteiten. De grondslagen voor gehanteerde verdeelsleutels voor de reguliere exploitatiekosten zijn onveranderd gebleven ten opzichte van voorgaande jaren en liggen in lijn met de begroting 2021. De belangrijkste verdeelsleutels betreffen de verdeling van de personeelskosten op basis van het werkelijk uren per activiteit en de verdeling van voertuigkosten op basis van het werkelijke voertuiguren. De overige kosten worden zoveel mogelijk 1 op 1 doorbelast aan de betreffende gemeenten. Gezien het belang van een juiste input voor de kostenverdeling hebben wij tijdens onze controle de verwerking van manuren, voertuiguren alsmede directe kosten (zoals verwerkingskosten) in de kostenverdeelstaat gecontroleerd. Aandachtspunten bij de uitvoering van deze controle waren de autorisatie van de urenbriefjes en de verwerking van de rapporten in het systeem, c.q. de doorbelasting aan juiste gemeente en aan juiste activiteit. Hierbij zijn geen materiele tekortkomingen geconstateerd.
Vanaf begrotingsjaar 2022 zal de toerekening van de indirecte kosten aan de activiteiten als gevolg van het goedgekeurde ‘financieel fundament’ wijzigen. Vanzelfsprekend zal de kostenverdeling in de jaarrekening 2022 en onze controle aanpak daar ook op gewijzigd worden.
© 2022 Crowe Foederer B.V.
11
3.4 Aanbestedingsrechtmatigheid Aanbestedingsrechtmatigheid Bevinding In het kader van de rechtmatigheidscontrole zijn onze controlewerkzaamheden op inkopen en aanbestedingen gericht op het voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving. Dit betekent dat wij primair controleren op inkopen boven de Europese drempel van € 214.000 (bij diensten en leerlingen) en dat enkel constateringen op het gebied van de Europese aanbestedingswetgeving een effect hebben op ons rechtmatigheidsoordeel. Op basis van de uitgevoerde inkoopanalyse door de organisatie en onze controlewerkzaamheden daarop, doen wij de volgende bevindingen: • Door de organisatie is wederom veel inzet geleverd om de rechtmatigheid van gedane inkopen achteraf aan te tonen. In 2021 is een inkoopadviseur in de arm genomen die periodiek de inkoopanalyse opstelt en daarmee een eerste aanzet voor een contractregister en aanbestedingskalender heeft gemaakt. Daarnaast wordt bij inkopen vaker gewerkt met vaste inkoopformulieren. Wij vinden dit een goede ontwikkeling. Wij hebben aan het management nog enkele adviezen gegeven rondom inkoop- en aanbesteding. • Op basis van onze werkzaamheden hebben wij een inkoopcontract als onrechtmatig bestempeld. De financiële impact hiervan is gekwantificeerd op € 75.000 en ziet toe op meerjarige inhuur van personeel reeds boven de Europese drempels.
Voor het overige zijn geen onrechtmatigheden aangetroffen die toezien op lasten en aangegane verplichtingen in 2021. • Binnen Blink worden momenteel diverse vaste posities voor een langere termijn ingevuld middels inhuur. Daarnaast vindt steeds meer inhuur plaats op uitvoerende functies wegens personeelstekorten. Dit leidt tot rechtmatigheidsrisico’s aangezien enkele van deze inhuurcontracten de Europese drempels dreigen te overschrijden in komend jaar. Een en ander heeft te maken met de onduidelijkheid over het toekomstige takenpakket van Blink, waardoor invulling middels vast personeel moeilijk is en lange termijn investeringen worden uitgesteld. Wij adviseren hierin op korte termijn keuzes te maken zodat enerzijds de rechtmatigheidsrisico’s worden beheerst en anderzijds de organisatie structureel kan worden ingericht.
© 2022 Crowe Foederer B.V.
12
4. Overige aspecten in relatie tot onze controle Onderwerp
Toelichting
Geen sprake van beperkingen in de reikwijdte van onze controle
Er zijn geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle opgetreden. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door de medewerkers Blink de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.
Fraude
De verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude ligt primair bij het bestuur. Onze rol als accountant is om vast te stellen dat de jaarrekening vrij is van materiële afwijkingen door fouten of fraude. Bij fraude is het risico dat een afwijking niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, omdat fraude vaak samen gaat met activiteiten om de fraude te verhullen. Onze werkzaamheden ten aanzien van fraude bestaan onder andere uit: - Alertheid op fraudesignalen gedurende de controle; - Evalueren en bespreken van mogelijkheden tot fraude en fraudesignalen met het management. Er zijn gedurende 2021 door ons geen materiele fraudegevallen geconstateerd en er zijn ons eveneens geen vermoedens van fraude bekend. Daarnaast heeft uw dagelijks bestuur aan ons geen melding gemaakt van geconstateerde fraudegevallen of andere fraudesignalen. Wij adviseren voor de toekomst om een frauderisicoanalyse op te stellen en een beleid te schrijven ten aanzien van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik. Door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn een tweetal notities uitgebracht die daarbij behulpzaam kunnen zijn.
Claims en juridische procedures
Er zijn geen belangrijke (dreigende en niet gewaardeerde) claims en/of juridische procedures met een mogelijke materiele impact op de cijfers per ultimo 2021.
Gebeurtenissen na balansdatum
Er zijn geen belangrijke gebeurtenissen na balansdatum die verwerkt dienen te worden in de jaarrekening 2021. Eventuele overige belangrijke gebeurtenissen zijn opgenomen in het jaarverslag.
© 2022 Crowe Foederer B.V.
13
4. Overige aspecten in relatie tot onze controle Onderwerp
Toelichting
Geautomatiseerde gegevensverwerking
Wij hebben vanuit onze controle op de jaarrekening van geen belangrijke bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Voor de adviezen die wij hebben gedaan ten aanzien van uw automatisering verwijzen wij naar onze management letter.
Onafhankelijkheid
Wij zijn onafhankelijk van uw organisatie en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels (Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (VIO)) ten aanzien van onafhankelijkheid.
Openstaande punten
-
© 2022 Crowe Foederer B.V.
Verwerken laatste aanpassingen in de jaarrekening en jaarverslag Afgeven bevestiging bij de jaarrekening (LOR) Afgifte controleverklaring Vaststellen van de jaarrekening door het AB (6 april 2022)
14
© 2022 Crowe Foederer B.V.
15