02b ODZOB - Plan van aanpak robuuste ODZOB - 22-03-2024
Tekst van het document
Plan van aanpak robuuste Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant
Plan van aanpak Robuuste Omgevingsdienst ZuidoostBrabant
In opdracht van
Dagelijks bestuur
Opgesteld door
Directie Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant Postbus 8035 5601 KA Eindhoven
Auteur
F.A.H. Piepers
Datum
8 februari 2024
Status
Concept
Plan van Aanpak 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Inleiding .................................................................................................................................................... 1 1.1.
Aanleiding .......................................................................................................................... 1
1.2.
Context .............................................................................................................................. 1
1.3.
Op weg naar een robuuste én goed functionerende ODZOB ................................................. 2
1.4.
Afbakening ......................................................................................................................... 3
1.5.
Opbouw plan van aanpak .................................................................................................... 4
1.6.
Bijgevoegde documenten .................................................................................................... 4
Visie op de toekomst ........................................................................................................................... 5 2.1.
Meerjarenvisie 2023-2027................................................................................................... 5
2.2.
Toekomstbestendige omgevingsdiensten ............................................................................ 5
De toets op robuustheid en het oordeel van IenW .................................................................. 7 3.1.
Toetsingskader: resultaten kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) ......................................... 7
3.2.
Toetsingskader: resultaten randvoorwaarden ...................................................................... 7
3.3.
Het oordeel van IenW .......................................................................................................... 8
Voldoen aan de randvoorwaarden ............................................................................................... 10 4.1.
Er wordt zelfstandig voldaan aan de minimale normen ...................................................... 10
4.2.
Alle basistaken zijn overgedragen ..................................................................................... 10
4.3.
De governance en het mandaat is goed ingericht............................................................... 10
4.4.
Opvolgen producten en randvoorwaarden uit de pijlers van het IB VTH .............................. 11
Maatregelen kritische prestatie-indicatoren? .......................................................................... 12 5.1.
Terugnemen verzoektaken ................................................................................................ 12
5.2.
80% van de medewerkers in het primair proces in vaste dienst .......................................... 13
5.3.
Kwaliteitscriteria voor basis- en plustaken ......................................................................... 13
5.4.
Innovatiekalender ............................................................................................................. 14
5.5.
Business Intelligence strategie .......................................................................................... 14
5.6.
Opleidingsprogramma bedraagt 3% van de loonsom .......................................................... 15
Sturing, voortgangsbewaking en besluitvorming .................................................................. 16 6.1.
Acties, planning 2024, consequenties ............................................................................... 16
6.2.
Besluitvorming en monitoring ........................................................................................... 17
6.3.
Ondersteuning IenW ......................................................................................................... 18
1.
Inleiding
1.1.
Aanleiding
Naar aanleiding van een aantal landelijke rapporten werd duidelijk dat het VTH-stelsel in Nederland versterkt moest worden. Op 1 juli 2022 startte daarom het Interbestuurlijk Programma Versterking VTH-stelsel (IBP VTH). Het doel van het programma is het merkbaar verbeteren van de kwaliteit van de leefomgeving en het verminderen van schade aan het milieu die vermeden had kunnen worden. Het IBP VTH is een samenwerking tussen Interprovinciaal Overleg (IPO), Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Ministerie Justitie en Veiligheid (JenV), Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en Ministerie Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Omgevingsdienst NL biedt de klankbordgroepen en stuurgroep, projectleiding en advisering en helpt mee bij de uitvoering van projectwerkzaamheden. Om de verbeteringen door te voeren zijn er zes pijlers binnen het programma. Het IBP stopt eind september 2024. De zes pijlers zijn: 1.
Robuuste omgevingsdiensten en financiering
2.
Bestuursrechtelijke en strafrechtelijke handhaving en vervolging
3.
Informatievoorziening
4.
Kennisinfrastructuur
5.
Onafhankelijke uitvoering van toezicht en handhaving
6.
Monitoring kwaliteit milieutoezicht
In 2023 zijn voor uitwerking van Pijler 1 afspraken gemaakt met als doel dat omgevingsdiensten per 1 april 2026 voldoen aan de robuustheidcriteria en de daarbij horende kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). In 2023 hebben alle omgevingsdiensten een (zelf)toetsing uitgevoerd. Deze zijn door IenW beoordeeld en op 19 december heeft de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB) de beoordeling ontvangen. Conclusie van IenW is dat geen enkele omgevingsdienst op dit moment robuust is. IenW heeft voor de ODZOB specifieke vragen en aandachtspunten meegegeven. IenW ontvangt graag uiterlijk 1 april 2024 van iedere omgevingsdienst een plan van aanpak met de acties die worden uitgevoerd om robuust te worden. Het plan van aanpak moet door het algemeen bestuur van de ODZOB worden vastgesteld. IenW laat de plannen van aanpak toetsen en voorzien van een analyse waarna besluitvorming plaatsvindt in het bestuurlijk overleg IB VTH. IenW stuurt in juli 2024 de reactie op de plannen van aanpak naar de algemene besturen van de omgevingsdiensten.
1.2.
Context
Het opstellen van een plan van aanpak voor robuustheid kan niet op zichzelf staan. Daarom wordt in deze paragraaf de context geschetst en wat dat betekent voor dit plan van aanpak.
Verhaal van de ODZOB, december 2023 In december 2023 heeft de ODZOB het ‘verhaal van de ODZOB, ‘Een tussenstand op weg naar een robuuste dienst en schakel in een landelijk robuust stelsel van VTH’ opgesteld. In dit verhaal is inzicht gegeven in de dynamische en complexe omgeving waarin de ODZOB zijn werk doet, waar de ODZOBorganisatie nu staat én welke stappen in 2024 en verder worden gezet. Het ’Verhaal van de ODZOB’ is in bijlage 2 ter informatie opgenomen. Dit plan van aanpak robuustheid borduurt voort op deze momentopname van de ODZOB en geeft inzicht in de vervolgstappen die in 2024 zullen worden gezet.
Meerjarenvisie ODZOB 2023-2027 Op 30 maart 2023 heeft het algemeen bestuur (AB) van de ODZOB de Meerjarenvisie 2023-2027 vastgesteld. De Meerjarenvisie geeft in programma’s en jaarlijkse agenda’s richting aan de inzet van de ODZOB. In de Meerjarenvisie ligt het zwaartepunt op ‘Fundament op orde’ en wordt ook gewerkt
1
aan het versterken van de samenhang tussen beleid en uitvoering en het bouwen aan de functie van Regionaal Platform. Fundament op orde richt zich op het op orde hebben, onderhouden en verstevigen van de operationele cyclus, onder meer door efficiënt en effectief werken vanuit een meerjarig perspectief, goede kwaliteit leveren en het opvolgen van de adviezen van de Commissie Van Aartsen ten aanzien van kwaliteit en robuustheid van omgevingsdiensten en deelnemen aan het Programma voor de versterking van het VTH-stelsel. Op 14 september 2023 heeft het algemeen bestuur de begroting 2024 vastgesteld en daarin middelen beschikbaar gesteld om aan de Meerjarenvisie te kunnen werken. De basis is opgenomen in de structurele middelen die kunnen worden ingezet binnen de werkprogramma’s, de collectieve taken en de middelen voor bedrijfsvoering (overhead 20%). Aanvullend zijn tijdelijke middelen vrijgemaakt voor de ‘Fitte organisatie’. De Fitte organisatie draait om voldoende én de juiste mensen op de juiste plek die met elkaar de processen zodanig kunnen vormgeven dat ze in staat zijn zich aan te passen aan complexe opgaven van de toekomst. Binnen het collectief programma 2024 is onder meer financiële ruimte gemaakt voor een project dat zich specifiek richt op het inrichten van de sturing op de realisatie van de Meerjarenvisie ODZOB 20232027.
Voor de realisatie van de Meerjarenvisie moet immers een veelvoud aan projecten en activiteiten (hierna: projecten) worden uitgevoerd. Een aantal projecten is op voorhand duidelijk, andere projecten zullen zich gedurende het jaar aandienen.
Interbestuurlijk Programma Versterking VTH-stelsel (IBP-VTH) In het kader van het IBP VTH zijn/worden op alle zes de pijlers afspraken gemaakt die in 2024 en verder moeten worden uitgevoerd. Sommige afspraken zijn al bekend. Voor pijler 6, de monitoring van de kwaliteit van het toezicht, moet de ODZOB in april/mei een zelfevaluatie uitvoeren en zal de ODZOB in september een visitatie krijgen. Volgens de recente ‘Stand van zaken IBP VTH’ van december 2023, zullen in de loop van 2024 vanuit de pijlers 1-6 producten komen, waarbij de verwachting is dat de ODZOB daarover moet verantwoorden. Gedacht kan worden aan: •
Pijler 1: Robuustheid, actualisatie van de kwaliteitscriteria, contourennota financieringssystematiek.
•
Pijler 2: Inrichten overlegstructuren en informatie-uitwisseling, leidraad termijnen en sancties, aandacht voor milieucriminaliteit.
•
Pijler 3: Informatielandschap VTH, uniforme registratie milieubelastende activiteiten (MBA’s), verbeteren datakwaliteit toezicht, digitale vergunningverlening.
•
Pijler 4: Thema- en kennisplatforms, opleiding, scholing en arbeidsmarkt, kennisnet en informatiepunt voor wet- en regelgeving.
•
Pijler 5: Modelmandaat en handreiking voor de regionale beleidscyclus.
•
Pijler 6: Visitaties omgevingsdiensten, horizontale verantwoording aan raden en Staten, interbestuurlijk toezicht, Staat van VTH (rapportagesysteem).
Gedurende het eerste half jaar 2024 zal de impact voor de ODZOB duidelijk worden.
1.3.
Op weg naar een robuuste én goed functionerende ODZOB
Het jaar 2024 is voor de ODZOB een bijzonder jaar. In de eerste drie kwartalen zullen een aantal onderzoeken leiden tot aanbevelingen tot verbetering: het Medewerkersonderzoek, de archiefinspectie en de inventarisatie van de kwaliteitscriteria. Daarnaast worden gesprekken gevoerd met de ondernemingsraad en wordt binnen het management het gesprek gevoerd om tot een gezamenlijk beeld te komen van wat er nodig is voor de groei c.q. het verbeteren van het functioneren van de
2
ODZOB. De provincie laat bovendien een onderzoek uitvoeren naar de efficiency (bedrijfsvoeringstaken die geen relatie hebben met de uitvoering van VTH-taken) van de drie Brabantse omgevingsdiensten. Gezien de hiervoor geschetste context is voor de ODZOB een behapbare en samenhangende aanpak nodig. Een aanpak waarbij de beschikbare ontwikkelcapaciteit gericht wordt op die projecten en activiteiten die er op dat moment (en in die volgorde) het meest toe doen. Niet alles kan tegelijk en het succes en tempo wordt in hoge mate bepaald door de beschikbare ontwikkelcapaciteit. In het eerdergenoemde project ‘Sturing Meerjarenvisie 2023-2027’ gaat het daarom hoofdzakelijk om het inventariseren, structureren, ordenen en prioriteren van de projecten/activiteiten en dit zo te doen dat er een meerjarige, behapbare en samenhangende aanpak ontstaat die in portfolio’s kan worden weggezet, met daarbij een dynamische plateauplanning. Er wordt een governance ingericht die een tijdige en adequate sturing mogelijk maakt en duidelijkheid geeft over rollen en verantwoordelijkheden. •
Behapbaar betekent dat de planning en benodigde capaciteit steeds wordt afgestemd op de beschikbare ontwikkelcapaciteit en financiële middelen.
•
Samenhangend betekent dat slim wordt gekeken naar de goede volgorde waarin de projecten en activiteiten worden uitgevoerd zodat deze elkaar versterken en er wordt versneld.
•
Dynamisch betekent dat de wereld niet stil staat en nieuwe projecten/activiteiten worden ingevoegd in de programmering waarbij de plateauplanning steeds wordt geactualiseerd.
•
Resultaatgericht (bij)sturen betekent dat de voortgang wordt bewaakt, tijdig beslissingen worden genomen en kan worden gerapporteerd over voortgang en resultaten.
1.4.
Afbakening
IenW geeft aan dat plannen van aanpak tenminste de volgende onderdelen moeten bevatten en heeft daarvoor een checklist voor het plan van aanpak bijgevoegd: •
Onderbouwing van alle gegeven antwoorden op de randvoorwaarden en KPI’s;
•
Omschrijving van de acties per randvoorwaarde en/of KPI’s
•
die verricht moeten worden om robuust te zijn;
•
Uitgebreide tijdsplanning per kwartaal waarin bovengenoemde acties duidelijk omschreven terugkomen. Hierbij wordt inzichtelijk gemaakt welke tussen- en eindproducten worden voorzien van de acties die de komende twee jaar ontplooid worden om robuust te worden.
Zoals hiervoor aangegeven staat het robuust worden van de ODZOB en dit plan van aanpak niet op zichzelf. Robuustheid richt zich op de criteria en voorwaarden om te komen tot een omgevingsdienst die goed kán functioneren. Dit kan echter niet los worden gezien van de (stapeling van) alle activiteiten en projecten die nodig zijn om de ODZOB daadwerkelijk goed te láten functioneren. Zoals eerder aangegeven is 2024 daarbij een bijzonder jaar omdat in de loop van het jaar diverse onderzoeken worden uitgevoerd en producten vanuit het IBP VTH beschikbaar komen. De verwachting is dat de ODZOB eind derde kwartaal, vierde kwartaal in staat zal zijn de hiervoor beschreven meerjarige, behapbare en samenhangende aanpak gereed te hebben. Dit plan van aanpak is daarmee niet een eindvoorstel met de horizon 1 april 2026 maar beschrijft de projecten en activiteiten die in 2024 in ieder geval worden uitgevoerd, in voorbereiding op het robuust kunnen worden per 1 april 2026. In die zin bevat dit plan niet de gevraagde uitgebreide tijdsplanning per kwartaal voor de komende periode van 2 jaar. Indien gewenst wordt dit onderdeel in het plan van aanpak in het vierde kwartaal 2024 nader aangevuld. In bijlage 4 wordt verantwoord hoe de andere onderwerpen van de checklist in dit plan van aanpak zijn terug te vinden.
3
1.5.
Opbouw plan van aanpak
In de opbouw van het plan van aanpak wordt zoveel als mogelijk de door IBP VTH opgestelde Checklist gehanteerd. Hoofdstuk 2 beschrijft de visie van het AB op de toekomst van de ODZOB. In hoofdstuk 3 worden de resultaten van de door het AB op 12 oktober 2023 vastgestelde (zelf)toets opgenomen als ook de samenvatting van de beoordeling van deze toets door IenW. In hoofdstuk 4 worden de maatregelen gepresenteerd om te voldoen aan de randvoorwaarden waarvoor dat nu nog niet het geval is. Hoofdstuk 5 gaat in op de maatregelen die worden genomen om aan de KPI’s te gaan voldoen. In hoofdstuk 6 worden de acties in een verzamelstaat gepresenteerd en uitgewerkt en worden een aantal aspecten behandeld die van belang zijn voor de besluitvorming, sturing en monitoring voor de uitvoering van de in de aanpak opgenomen acties.
1.6.
Bijgevoegde documenten
De volgende documenten zijn als bijlage bij dit document opgenomen: 1.
Mail IenW 19 december 2023: beoordeling zelftoets robuuste omgevingsdienst.
2.
Het verhaal van de ODZOB, december 2023.
3.
Meerjarenvisie ODZOB 2023-2027.
4.
Zelftoets robuustheidscriteria en randvoorwaarden, resultaat toetsing aan het toetsingskader.
5.
Verantwoording checklist plan van aanpak robuuste omgevingsdienst.
4
2.
Visie op de toekomst
In de checklist wordt gevraagd naar de visie van het algemeen bestuur op de toekomst van de omgevingsdienst en de governance rondom uitvoering van advisering, vergunningen, toezicht-en handhavingstaken van de bevoegde gezagen. Ook is de vraag aan te geven hoe de ODZOB en deelnemers gaan voldoen aan de producten en andere randvoorwaarden die in de overige pijlers van het IBP-VTH zijn ontwikkeld (relatie met strafrecht, informatiebeheer, kennisontwikkeling, regionale planning, mandaten en monitoring). In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de ontwikkelingen als het gaat om governance, opdrachtverlening en mandaat.
2.1.
Meerjarenvisie 2023-2027
Op 30 maart 2023 heeft het algemeen bestuur van de ODZOB de Meerjarenvisie 2023-2027 vastgesteld. In bijlage 3 is deze Meerjarenvisie opgenomen. Hier wordt volstaan met de hoofdlijn. ‘Het doel van de ODZOB is samen zorgen voor een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving. Er zijn verschillende wetten en regels die het milieu en onze leefomgeving beschermen. We zijn daarbij complementair aan de andere twee Brabantse omgevingsdiensten, Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost, GGD Brabant-Zuidoost, Metropoolregio Eindhoven, Inspectie Leefomgeving & Transport, Functioneel Parket, waterschappen en werken samen. Deze Meerjarenvisie gaat uit van deze brede aanpak gericht op de leefomgeving. We zien de fysieke leefomgeving niet als een gekaderd speelveld, maar als een leefomgeving om in te wonen, te werken, te leven en te verblijven. De ODZOB voert immers VTH- en adviestaken uit die gekoppeld zijn aan de landelijke, provinciale en gemeentelijke opgaven (beleid/regelgeving) en verwachtingen van het VTHinstrumentarium gericht op beperken van emissies en risico’s in de fysieke leefomgeving. We staan niet alleen in dit speelveld en werken samen met anderen in de regio. Daarbij wordt ook de urgentie bepaald door de milieutoestand in de regio. Onder andere de Atlas van de fysieke leefomgeving of onderzoeken van het Planbureau voor de Leefomgeving geven daar indicatoren voor.
Ook hebben we rekening te houden met verschillende ambities in de regio, zoals deze verwoord zijn in de coalitieakkoorden of omgevingsplannen. Gerichtheid en focus is daarbij belangrijk, zodat verwachtingen en waarmaken in balans zijn.’ De ODZOB wil werken vanuit de big-8 gedachte, waarbij de operationele cyclus bij de omgevingsdienst verbonden is met het strategische beleid ingevuld door landelijk, provinciaal en gemeentelijk beleid. De visie kent drie thema’s. ‘Fundament op orde’ zet in op het op orde hebben, onderhouden en verstevigen van het fundament (operationele cyclus). ‘In samenhang’ is het verbinden van uitvoering met beleid en het verbinden tussen verschillende beleidsopgaven in de praktijk. In een ‘regionaal platform’ (strategische cyclus) gaat het om het voeden van het provinciale en gemeentelijke beleidskader met kennis en ervaring vanuit de uitvoering. In de visie wordt gekozen voor het FUNDAMENT OP ORDE (is primaire focus) en aanvullende inzet op de niveaus IN SAMENHANG en REGIONAAL PLATFORM daar waar urgentie of bestaande afspraken er specifiek om vragen. Dit speelt vooral bij de pijlers gezond en duurzaam.
2.2.
Toekomstbestendige omgevingsdiensten
Op 16 november 2023 heeft IenW, vooruitlopend op het oordeel over de toets op robuustheid, een brief aan alle omgevingsdiensten gestuurd waarin nadrukkelijk wordt opgeroepen om bij KPI 6 de maatschappelijke opgave centraal te stellen en verder te kijken dan de eigen grenzen van de omgevingsdienst. De zorg daarbij is dat bij het zelfstandig nastreven van de robuustheidscriteria het risico op te veel marginaal robuuste omgevingsdiensten bestaat. IenW heeft gevraagd daar in het plan van aanpak robuustheid op in te gaan.
5
In Noord-Brabant speelt dit risico niet. De diensten in Brabant zijn qua omvang ruim voldoende groot als je kijkt naar de robuustheidscriteria. Ook hebben de drie Brabantse omgevingsdiensten hun eigen expertise voor de gehele provincie (ODBN Natuur, ODZOB Bodem en Water, OMWB BRZO) en waar nodig en wenselijk wordt goed samengewerkt op de Brabantse schaal. Er is regelmatig afstemming op alle niveaus, al dan niet samen met de provincie Noord-Brabant. Onderwerpen als landbouw, stikstof en natuur spelen immers Brabantbreed. Voor de ODZOB met 22 deelnemers, met een congruent werkgebied (de grenzen van de 3 OD’s vallen samen met de samenwerkingsverbanden van de GGD-en, Veiligheidsregio’s en de economische samenwerkingsverbanden), met de huidige omvang en complexiteit en met de focus op het fundament op orde krijgen ligt het niet voor de hand actief op zoek te gaan naar samenwerking in de vorm van fusie of opsplitsing. De noodzaak daarvoor is er niet en waar een grotere schaal nodig is weten de diensten in Brabant elkaar goed te vinden. Concrete samenwerking en de kansen die dat biedt is regelmatig onderwerp van gesprek, zoals bijvoorbeeld op het gebied van Informatie Gestuurd Werken.
6
3.
De toets op robuustheid en het oordeel van IenW
Op 12 oktober 2023 heeft het algemeen bestuur ingestemd met de resultaten van de toetsing op de robuustheid. In de paragrafen 3.1 en 3.2 zijn de conclusies opgenomen. Het onderliggende ingevulde toetsingskader is in bijlage 2 opgenomen. Op 19 december 2023 is het oordeel van IenW ontvangen. Dit oordeel is in paragraaf 3.3 onverkort opgenomen.
3.1.
Toetsingskader: resultaten kritische prestatie-indicatoren (KPI’s)
1. De omvang van het regionaal werkprogramma gecombineerd met het percentage medewerkers in eigen dienst. Deze omvang is minimaal € 16,5 miljoen (inclusief overhead en prijspeil 2023) en 80% van de medewerkers in het primaire proces is in dienst van de organisatie. Aan deze KPI wordt voldaan voor wat betreft de omvang van het regionaal werkprogramma, maar (net) niet voor wat betreft het aandeel van 80% van de medewerkers in vaste dienst (primaire proces). 2. De dienst voldoet aan de geldende kwaliteitscriteria VTH voor zowel de basistaken als de plustaken. Op dit moment kan niet worden aangetoond dat aan deze KPI wordt voldaan. 3. De dienst heeft voldoende aandacht, capaciteit en budget voor innovatie blijkend uit aanwezigheid van een (meerjarige) innovatieagenda en vrij besteedbaar budget voor innovatie. Het percentage voor het innovatiebudget is minimaal 1% van de begroting. Aan deze KPI wordt niet voldaan. 4. De dienst kan risico’s en veranderingen in de omvang van het overgedragen takenpakket opvangen door het aanhouden van buffers (weerstandsvermogen). Dit blijkt uit afdoende algemene reserve voor geïdentificeerde risico’s en onverwachte operationele tegenvallers en expliciete afspraken over uitname. De omgevingsdienst heeft een weerstandsratio van minimaal 0,8. Aan deze KPI wordt voldaan. 5. De dienst kan relatie leggen tussen werk, mensen en geld.
Er wordt informatiegestuurd gewerkt. Het opleidingsbudget is tenminste 3% van de loonsom. De omgevingsdienst beschikt over een businessintelligence strategie. Het advies is dat de omgevingsdienst drie fte in dienst heeft die werkzaam zijn op het gebied van business-intelligence. Aan deze KPI wordt deels voldaan. 6. De dienst past bij de identiteit van het werkgebied en er is sprake van samenhang (coherentie) in het takenpakket en logica in het geografisch werkgebied. De maatschappelijke opgave staat centraal. Aan deze KPI wordt voldaan.
3.2.
Toetsingskader: resultaten randvoorwaarden
- Alle gemeenten en provincies nemen deel aan de omgevingsdienst en hebben alle basistaken volledig overgedragen. Er wordt niet voldaan. - De governance is ingericht, er is sprake van goed opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap, onafhankelijkheid en gezag het accounthouderschap is ingevuld, de directeur heeft een stevige positie en mandaat. Er wordt niet voldaan. - Voor de minimale omvang telt uitsluitend de omzet van de basis- en milieugerelateerde taken. Er is een duidelijk onderscheid tussen deze taken en de niet milieugerelateerde plustaken.
7
Er wordt voldaan. - Er wordt zelfstandig voldaan aan de minimale normen voor robuustheid. Er wordt niet voldaan. - Zijn er specifieke kennisgebieden of taken die door een andere dienst worden uitgevoerd? Zo ja, specificatie in pva met daarbij de gemaakte afspraken over o.a. verantwoording. Er wordt voldaan. - Bij de toetsing wordt rekening gehouden met de robuustheid in de toekomst (meerjarig perspectief, waarbij ook onderscheid wordt gemaakt tussen structurele en incidentele middelen). Bij de toetsing is rekening gehouden met het toekomstig perspectief. Er wordt voldaan.
3.3.
Het oordeel van IenW
De beoordeling van IenW ziet er als volgt uit: ‘Op basis van uw aangeleverde gegevens, analyse en advies van het IBP VTH en de resultaten van de genoemde onderzoeken komt IenW tot de conclusie dat de ODZOB op dit moment niet voldoet aan de robuustheidscriteria, randvoorwaarden en bijbehorende KPI’s. In onderstaande tabel is per onderdeel een korte samenvatting gegeven.
Begroting in
Kwaliteitscriteria
miljoen € 21,1
0
Innovatiebudget+
Weerstands-
Opleidingsbudge
agenda
ratio
t
0
0,91
7,50%
Congruentie
1
Uw zelftoets roept de volgende vragen op: - U geeft aan dat u geen opleidingsprogramma heeft dat voldoet aan de genoemde aspecten, maar wel dat u voldoet aan het opleidingsbudget van tenminste 3% van de loonsom waarmee de uitvoering van het opleidingsprogramma wordt gedekt. Ik verzoek u om deze discrepantie nader te verklaren in uw plan van aanpak. - U geeft aan dat u vernomen heeft dat vraag 6 is komen te vervallen. Deze informatie is niet correct. Ik verzoek u daarom om het antwoord op vraag 6 mee te nemen in uw plan van aanpak. - Ik verzoek u om de uitkomst van de geactualiseerde toetsing aan de kwaliteitscriteria van einde dit jaar mee te nemen in het plan van aanpak. - U spreekt in vraag 10 onder meer over een trainee-programma om aan minimaal 80% medewerkers in vaste dienst te komen. Ik verzoek u dit en mogelijke overige opties mee te nemen in uw plan van aanpak. - U geeft in uw antwoord op de vraag of er mogelijkheden zijn voor uitbreiding met niet milieugerelateerde plustaken aan dat u niet actief op zoek bent. Ik verzoek u om in het plan van aanpak alsnog vraag 11 te beantwoorden. - Ik verzoek u om in het plan van aanpak ook in te gaan op de situatie waarin de plustaken worden teruggenomen en de gevolgen die dit heeft voor het voldoen aan de omvangnorm van € 16,5 miljoen.
8
- Ik verzoek u, in navolging van de brief van 16 november, en in navolging van het feit dat u niet aan alle robuustheidscriteria voldoet, om ook het antwoord op deze vragen mee te nemen in uw plan van aanpak.’ In de hoofdstukken 4 en 5 worden de gestelde vragen beantwoord.
9
4.
Voldoen aan de randvoorwaarden
Op basis van de (zelf)toets is de conclusie dat aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan: •
De minimale omvang voor de basis- en milieugerelateerde taken wordt ruim gehaald.
•
Er zijn adequate afspraken over de samenwerking op specifieke kennisgebieden of taken die door een andere dienst worden uitgevoerd.
•
Bij de toetsing is rekening gehouden met het toekomstig perspectief (structureel en incidenteel).
In de volgende paragrafen wordt ingegaan op de randvoorwaarden waar nog niet aan wordt voldaan.
4.1.
Er wordt zelfstandig voldaan aan de minimale normen
Dit is een algemene samenvattende randvoorwaarde. In hoofdstuk 4 wordt bij de betreffende KPI’s toegelicht wat de actuele stand van zaken is en welke acties zullen worden ingezet om aan deze randvoorwaarde te kunnen gaan voldoen. Hier wordt volstaan met de verwachting dat er geen feiten en omstandigheden die een belemmering vormen voor het bereiken van robuustheid, uiterlijk 1 april 2026.
4.2.
Alle basistaken zijn overgedragen
In het tweejaarlijkse onderzoek van het ministerie van IenW naar de kwaliteit van de uitvoering van VTH-taken (met als peiljaar 2022) is gerapporteerd dat niet alle gemeenten de basistaken volledig hebben overgedragen aan de omgevingsdienst. Bij de toets is daarom aangegeven dat nog niet alle gemeenten en provincies alle basistaken volledig hadden overgedragen. Het ging daarbij vooral om taken op het gebied van asbest (en bodem) en juridische handhaving. Bij de toets is aangegeven dat de ODZOB afspraken heeft gemaakt met gemeenten om uiterlijk eind 2023 de basistaken te hebben overgedragen. Dit proces van samenwerking verloopt goed en leidt tot de beoogde overdracht van taken. Tegelijkertijd is de constatering dat er met regelmaat nieuwe (basis)taken komen én er beperkt verschuivingen plaatsvinden als gevolg van de invoering van de Omgevingswet. Buiten de gebruikelijke ‘grensgeschillen’ kan daarom worden geconstateerd dat aan deze randvoorwaarde wordt voldaan. Actie 1 Monitoren (continue) van het (basis)takenpakket zodat de ODZOB steeds een actueel inzicht heeft in haar wettelijke takenpakket, waar nodig in overleg treedt met gemeenten en bij het volgende onderzoek van IenW kan rapporteren dat alle taken zijn overgedragen.
4.3.
De governance en het mandaat is goed ingericht
Deze randvoorwaarde richt zich op de governance, opdrachtgever- opdrachtnemer, onafhankelijkheid en gezag, accounthouderschap en een stevige positie en mandaat voor de directeur. Hier is het volgende over te zeggen. In de toetsing is gemeld dat een volgende stap nodig is op weg naar het samenspel tussen opdrachtgever- opdrachtnemer (rekenkameronderzoek) en dat er nog geen éénduidig en volledig mandaat is voor de uitvoering van de basis- en verzoektaken. In verband met de wijziging van de Wet op Gemeenschappelijke Regelingen moet uiterlijk 1 juli 2024 de GR-regeling zijn aangepast. Dit besluitvormingsproces loopt op planning. De kans bestaat dat de besluitvorming leidt tot een aanvullend traject over onder meer de stemverhoudingen. Het oorspronkelijke idee de dienstverleningsovereenkomst (DVO) te actualiseren en tegelijk met de GR-regeling vast te stellen, is niet gehaald. Na vaststelling van de GR wordt dit wel opgepakt. Daarbij
10
wordt onderzocht of het mogelijk is te gaan werken met Algemene leveringsvoorwaarden mét werkafspraken. Actie 2 Het proces rond de dienstverleningsovereenkomst (samenspel opdrachtnemer-opdrachtgever) wordt de komende maanden opgepakt met als doel op basis van een besluit van het Algemeen Bestuur per 1 januari 2025 met een geactualiseerde DVO dan wel Algemene leveringsvoorwaarden te gaan werken.
Vanuit pijler 5 IBP VTH wordt in de eerste maanden van 2024 een modelmandaat opgeleverd, met als doel dat voor alle deelnemers te gaan hanteren. In de afgelopen jaren is het (efficiency)traject ‘Staat van het mandaat’ doorlopen. Het eindresultaat per 1-1-2023 was dat 17 deelnemers hun keuze voor de voorkeursvariant van de ODZOB hebben gemaakt (mandaat om namens het college besluiten te nemen op het gebied van Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH), waarbij 1 deelnemer de bodemtaken heeft uitgezonderd van het mandaat. Een gemeente heeft gekozen voor variant 3 (mandaat voor TH en machtiging voor V). Drie gemeenten hebben machtiging gegeven voor VTH. Een gemeente heeft wel een machtiging voor VTH, maar niet voor voornemens. Van de 17 deelnemers die de ODZOB gemandateerd hebben, hebben 15 deelnemers dit gedaan volgens het ODZOB-format. De andere twee deelnemers werken met een mandaatregister dat is/wordt aangepast naar de Omgevingswet. Actie 3 Zodra vanuit het IBP-pijler 5 het modelmandaat is vastgesteld een traject opstarten om in overleg met de deelnemers opnieuw te kijken of en in welke mate uniformering van het mandaat mogelijk is in de vorm van het modelmandaat.
Er wordt nader onderzocht of actie 2 en 3 kunnen worden gecombineerd in één traject zodat per 1 januari 2025 binnen de geactualiseerde governance kan worden gestart met een nieuw stelsel voor opdrachtverlening, werkafspraken en bijbehorende mandaten. Binnen de ODZOB is het accountmanagement apart ingericht (ca. 3,5 fte) en dit draagt bij aan het samenspel tussen de deelnemers in hun rol van opdrachtgever en de ODZOB in de rol van opdrachtnemer. Hierop wordt geen extra actie geformuleerd, maar wordt regulier ingezet op het continue onderhouden en verbeteren van dit samenspel.
4.4.
Opvolgen producten en randvoorwaarden uit de pijlers van het IB VTH
In de inleiding is beschreven dat de ODZOB wil toewerken naar een meerjarige, behapbare en samenhangende aanpak en hoe de producten en randvoorwaarden uit de pijlers van het IBP VTH daarin worden meegenomen en ingepast in de dynamische plateauplanning. De focus en de volgorde der dingen binnen de beschikbare capaciteit ligt op de continue ontwikkeling van een goed en robuust functionerende ODZOB (effectief en efficiënt). De verwachting van de ODZOB is dat de producten en aanvullende randvoorwaarden vanuit het IBP VTH samen met de groei en versterking van de rol van Omgevingsdienst NL daarin helpend zal zijn en voor versnelling kan zorgen.
11
5.
Maatregelen kritische prestatie-indicatoren?
Op basis van de zelftoets is de conclusie dat aan een aantal kritische prestatie-indicatoren wordt voldaan: •
De omvang van het regionaal werkprogramma.
•
Opleidingsbudget van ten minste 3% van loonsom.
•
Er zijn meer dan 3 FTE beschikbaar voor business intelligence.
•
Afdoende algemene reserve voor risico’s en onverwachte operationele tegenvallers.
•
Expliciete afspraken over uitname van taken.
•
Weerstandsratio van minimaal 0,8.
•
De ODZOB past bij de identiteit van het werkgebied.
•
Samenhang (coherentie) in het takenpakket en logica in het geografisch werkgebied.
•
De maatschappelijke opgave staat centraal.
In de volgende paragrafen wordt ingegaan op de kritische prestatie-indicatoren waar nog niet aan wordt voldaan of waarop aanvullende informatie wordt gevraagd.
5.1.
Terugnemen verzoektaken
In de toetsing is ingegaan op de omvang van de ODZOB. Het totaal van de werkprogramma’s bedraagt ruim € 22 miljoen, waarvan bijna € 12 miljoen voor basistaken. De milieu gerelateerde plustaken bedragen ruim € 9 miljoen. Ten opzichte van de norm is er dus een bandbreedte van € 5,5 miljoen. Met 22 deelnemers is de invloed van het terugtrekken van taken door een of enkele deelnemers goed op te vangen (negatief risico). Bovendien hebben enkele gemeenten nog niet alle milieugerelateerde plustaken overgedragen aan de ODZOB (positief risico). Een van de deelnemers voert de komende maanden weliswaar een QuickScan uit naar de gevolgen van het terugnemen van taken, van een concreet voornemen tot het daadwerkelijk terugtrekken van bepaalde taken is op dit moment geen sprake. In omvang zou een eventuele terugtrekking van taken de bandbreedte verkleinen maar nog steeds een ruime marge van ca. 4 miljoen over laten. Het risico van het terugnemen van milieugerelateerde verzoektaken en het daardoor niet meer kunnen voldoen aan de omvangnorm van € 16,5 miljoen is daarmee zeer laag. De ruime omzet aan niet milieugerelateerde taken biedt daarnaast voldoende elasticiteit om fluctuaties in de omzet op te vangen. Voor het terugtrekken van taken en uittreding uit de gemeenschappelijke regeling wordt het wettelijk kader gevolgd en de bepalingen van de GR ODZOB.
Op dit moment loopt een procedure voor een herziening van de gemeenschappelijke regeling waarvan de planning erop is gericht om deze uiterlijk op 1 juli 2024 in werking te laten treden. Op basis van de nu geldende GR ODZOB kan uittreden slechts plaatsvinden met ingang van 1 januari van het jaar, volgend op dat waarin: •
De voor uittreding noodzakelijke wijziging van de regeling in werking is getreden;
•
De deelnemer daartoe na verkregen toestemming van de raad onderscheidenlijk provinciale staten, heeft besloten;
•
Het algemeen bestuur heeft geconstateerd dat de deelnemer aan de door haar aan de uittreding verbonden voorwaarden heeft voldaan.
In de dienstverleningsovereenkomst die met alle deelnemers is afgesloten is verder opgenomen: ‘indien een deelnemer voorziet dat de omvang van het totaal aan verzoektaken in het werkprogramma in jaar x substantieel afneemt t.o.v. begroot in jaar x–2, dan dient de deelnemer bij de kadernota van
12
het jaar x dit aan te geven en kan de afname met ingang van jaar x in minimaal 2 jaar van jaarlijks 50% van de verwachte afname plaatsvinden’. In de herziene GR ODZOB wordt ten aanzien van moment van uittreding voorgesteld om de volgende bepalingen op te nemen: •
De opzegging geschiedt met in achtneming van een opzegtermijn van tenminste twee jaar;
•
De uittreding vindt plaats op 1 januari na het verstrijken van de opzegtermijn.
5.2.
80% van de medewerkers in het primair proces in vaste dienst
Voor wat betreft de ondergrens van 80% van de medewerkers in het primaire proces in vaste dienst, is in de toetsing aangegeven dat de verhouding tussen vast en tijdelijk personeel (externe inhuur) net onder de norm zit. De ODZOB streeft naar een verhouding van 85% - 15%. Het blijkt in de praktijk een uitdaging om dit wezenlijk te veranderen. In de begroting 2024 wordt nog uitgegaan van een verhouding 78% - 22%. In de begroting 2025 wordt ingezet op de norm van 80% - 20%. De voornaamste reden is de schaarste op de arbeidsmarkt. Daardoor is het niet alleen moeilijk nieuw personeel (vast en tijdelijk!) te vinden maar wordt er ook stevig getrokken aan onze vaste medewerkers. In het kader van ‘Fitte organisatie’ wordt gewerkt aan het opzetten van een traineeprogramma, het verbeteren van de werving en selectie gericht op het binnenhalen van nieuw personeel en wordt gewerkt aan de actualisatie van het functiehuis, het herwaarderen van functieprofielen en nader te bepalen acties gericht op het ‘boeien en binden’ van ons huidige personeel. De resultaten en inzichten uit het Medewerkersonderzoek, de gesprekken met de ondernemingsraad en met het management wordt uitgewerkt in een integraal plan. De ODZOB wil inhaken op de landelijke naamsbekendheidcampagne die vanuit Pijler 4 door OD NL wordt georganiseerd.
Ook kijkt de ODZOB met belangstelling uit naar de haalbaarheidsstudie naar het opzetten van een landelijk traineeprogramma VTH. Actie 4 In het eerste kwartaal wordt een integraal actieplan opgesteld waarin de hiervoor genoemde aspecten in samenhang worden opgenomen. Tegelijkertijd wordt al gewerkt aan de ‘no regret’-maatregelen. Vanaf het tweede kwartaal wordt de uitvoering breder ingezet.
5.3.
Kwaliteitscriteria voor basis- en plustaken
Bij de toetsing is aangegeven dat de ODZOB geen actueel en gevalideerd inzicht heeft in het al dan niet voldoen aan de kwaliteitscriteria. In januari 2024 is gestart met de geactualiseerde toetsing aan de kwaliteitscriteria 2.3. De verwachting is dat rond 1 april 2024 de resultaten bekend zijn. Op basis van deze resultaten kan worden bepaald of en zo ja welke gerichte verbeteracties nodig zijn in de ontwikkeling in onze robuustheid en deskundigheid. Na de actualisatie in 2024 zal voor bestaande medewerkers een jaarlijkse actualisatie plaatsvinden en voor nieuwe medewerkers een validatie. In een dashboard zijn we vervolgens in staat te blijven monitoren of we aan de kwaliteitscriteria voldoen en indien nodig de noodzakelijke actie(s) dienaangaande te ondernemen. Actie 5 Actualisatie en validatie kwaliteitscriteria en bepalen van de verbeteracties om te gaan of te blijven voldoen aan de kwaliteitscriteria.
13
5.4.
Innovatiekalender
In de toetsing op robuustheid is geconstateerd dat de ODZOB niet beschikt over een (meerjarige) innovatieagenda en een vrij besteedbaar budget van minimaal 1% van de begroting. De ODZOB moet volgens deze KPI in staat zijn tijdig en adequaat producten en diensten te ontwikkelen met het oog op toekomstige opgaven. Innovatie wordt als volgt gedefinieerd: ‘Onder innovatie wordt verstaan: een sterk vernieuwd product (bv. wijze van monitoring), dienst (bv. digitaal inzien van vergunningen), proces (bv. vergunningverlening of digitaal opsporen) of manier van werken (bv. toezicht met behulp van drones). Innovatie mag niet ten laste komen van het primaire proces. Op enig moment worden de ontwikkelde innovaties onderdeel van het primair proces. Uit de (meerjarige) innovatiekalender moet blijken hoe innovatie binnen de organisatie is geagendeerd en georganiseerd.’ Voor de ODZOB gaat het voor de VTH-taken om ongeveer € 300.000. Het algemeen bestuur heeft aangegeven dat het nu nog te prematuur is om hiervoor extra middelen in de begroting op te nemen. De veronderstelling is dat het innovatiebudget nu verspreid is over de diverse activiteiten, er is niet 1 budget voor gereserveerd. Er is toegezegd dat dit in kaart wordt gebracht zodat als dit niet voldoende is de discussie kan worden gevoerd of er aanvullende middelen beschikbaar moeten komen.
Actie 6 Analyse van het collectief programma en de werkprogramma’s 2024 op de beschikbaarheid van voldoende (middelen voor) innovatie en op basis daarvan een (meerjarige) innovatieagenda opstellen en ter besluitvorming voorleggen aan het algemeen bestuur.
5.5.
Business intelligence strategie
In de toetsing is aangegeven dat de ODZOB nog niet helemaal voldoet aan de gevraagde Businessintelligence strategie. Er is een visie opgesteld voor Informatiegestuurd Werken (IGW), waarbij de inbreng van Business intelligence van essentieel belang is. Een belangrijke randvoorwaarde is gerealiseerd met het cloud-dataplatform. Dit dataplatform maakt het mogelijk data te ontsluiten en te verwerken voor het verkrijgen van (nieuwe) inzichten, het delen van informatie met (keten)partners en een gecentraliseerd overzicht van beschikbare data en transformaties. Op bepaalde aspecten van IGW wordt de samenwerking gevonden met de andere omgevingsdiensten in Brabant en de provincie Noord-Brabant. Bij de ODZOB ligt de verantwoordelijkheid voor het project IGW-Veehouderij. Daarnaast worden de ontwikkelingen in pijler 3 van het IBP VTH gevolgd en hoe de producten daaruit kunnen worden gebruikt en toegepast binnen de ODZOB. Uit een nulmeting is gebleken dat (onder andere) een ontwikkeling naar een samenhangende aanpak voor IGW noodzakelijk is. Voor het vervolg is behoefte aan een stevige basis van (fitte) (werk)processen met een goede kwalitatieve registratie en goede definiëring van de informatie die daaruit kan worden gehaald.
Daarmee gaan we praktisch invulling geven aan de business intelligence strategie en wordt stap voor stap gebouwd aan het verzamelen en analyseren van gegevens op basis waarvan beslissingen kunnen worden genomen. Actie 7 In kaart brengen van de functionaliteiten die (extra) nodig zijn om de goede vervolgstappen te kunnen zetten. Daarnaast wordt in het eerste kwartaal een concrete activiteitenplanning voor 2024 waarin we proces(beschrijving), kwalitatieve registratie en informatieoverzichten in samenhang gaan uitwerken en realiseren.
14
5.6.
Opleidingsprogramma bedraagt 3% van de loonsom
In het oordeel op het door de ODZOB ingevulde toetsingskader vraagt IenW een toelichting te geven op een discrepantie in het toetsingskader. Enerzijds geeft de ODZOB aan te voldoen aan een opleidingsbudget van minstens 3% van de loonsom, anderzijds is er geen opleidingsprogramma dat voldoet aan de genoemde aspecten. Verder vraagt IenW alsnog een antwoord te geven op vraag 6 van het toetsingskader. De vraagstelling is verwarrend omdat de letterlijke vraag is de capaciteit voor (uren) Business-intelligence en (uitgaven) voor opleidingsbudget bij elkaar op te tellen en af te zetten tegen 3% van de loonsom. Dit komt niet overeen met de beschreven KPI’s. Voor dit plan van aanpak wordt daarom uitgegaan van de KPI’s/vragen die in de checklist zijn opgenomen. •
De opleidingsuitgaven bedragen ongeveer ca. 2,1% van de loonsom. Rekening houdend met de geplande ureninzet van medewerkers voor opleiding gaat het om ca. 7,5 %. In de afgelopen jaren is het opleidingsbudget steeds niet helemaal ingezet. De remmende factor in het volgen van opleidingen is daarbij niet zozeer het opleidingsbudget zelf maar het productiviteitsverlies (uren die nodig zijn) om de opleiding te volgen. In 2024 wordt een opleidingsprogramma opgesteld waarbij de opleidingsbehoefte in kaart wordt gebracht en (meerjarig) ingepland. Op basis daarvan kan worden vastgesteld of er noodzaak is voor een verhoging van het budget voor opleidingsuitgaven en op welke wijze dat kan worden gefinancierd.
•
De ODZOB kent geen centraal opleidingsprogramma met daarin opgenomen het reguliere onderhoud van kennis, kunde en vaardigheden én de benodigde investeringen in opleiding en training t.b.v. nieuwe kennis, kunde en vaardigheden. Het beschikbare budget wordt ingezet op de opleidingsvraag die gedurende het jaar opkomt.
•
De Business intelligence unit bestaat uit ca. 5 fte en voldoet aan de norm van 3 fte.
Actie 8 In het eerste kwartaal wordt de methodiek voor een meerjarig opleidingsprogramma uitgewerkt en wordt de jaarschijf 2024 ingevuld. Er is een directe relatie met actie 4.
15
6.
Sturing, voortgangsbewaking en besluitvorming
Paragraaf 6.1 bevat de verzamelstaat van de in dit plan opgenomen acties, de planning in kwartalen en de eventuele consequenties. In paragraaf 6.2 wordt ingegaan op de besluitvorming en monitoring. In paragraaf 6.3 wordt ingegaan op de eventuele ondersteuningsbehoefte van de ODZOB.
6.1.
Acties, planning 2024, consequenties
In de volgende tabel zijn de acties uit dit plan van aanpak opgenomen, met een korte toelichting op de stappen die in 2024 worden gezet. Zoals in de inleiding aangegeven zal eind Q3/Q4 het behapbare en samenhangende verbeterplan gereed zijn en worden de acties in meerjarig perspectief gezet. In de tabel worden bij iedere actie de te zetten stappen en planning voor 2024 toegelicht en wordt indicatief aangegeven of en welke gevolgen de actie heeft voor personeel, samenwerking, financiën en GR, governance en andere (juridische) gevolgen. Bij de uitvoering van de acties wordt zoveel mogelijk aangesloten bij en gebruikgemaakt van de ondersteuning vanuit Omgevingsdienst NL.
Actie 1
2.
Actie
Stappen en planning 2024
Gevolgen
Basistakenpakket
Continue monitoren en waar
Geen gevolgen, aspect
nodig in overleg en maken van
van regulier
afspraken.
accountmanagement.
Dienstverleningsovereenkomst/
Q1: opstarten werkgroep,
Uniformering proces en
leveringsvoorwaarden
besluit verlengen DVO
werkwijze, geen andere
Q2: besluit systematiek, DVO
gevolgen.
of leveringsvoorwaarden Q3: uitwerken keuze Q4: besluitvorming 3
Modelmandaat
Q1/2: analyseren gevolgen
Uniformering proces en
toepassing modelmandaat,
werkwijze, mogelijk
voorbereiden proces
beperkte financiële
Q3: doorlopen proces Q4: evaluatie
gevolgen deelnemers (+/-) afhankelijk van keuze.
NB! Mogelijk combineren met actie 2 4
Vast personeel en arbeidsmarkt
Q1: opstellen actieplan
Geen, dekking uit
Q2-Q4: uitvoering geven
tijdelijk budget ‘Fitte organisatie’.
5
Kwaliteitscriteria
Q1: inventarisatie Q2: vertalen verbeteringen naar opleidingsprogramma
Geen, voor opleidingsprogramma zie actie 8.
Q3: start uitvoering 6
Innovatiekalender/budget
Q1: inventarisatie en analyse
Mogelijk financiële gevolgen als innovatie.
16
Q2: uitwerken verbeteracties en
niet of onvoldoende
opstellen innovatieagenda
aantoonbaar is.
Q4: besluitvorming 7
Business intelligence
Q1: advies over benodigde
Mogelijk financiële
functionaliteiten voor
gevolgen op basis van
versterken informatie gestuurd
verbeteraanpak in Q4.
werken Q2/Q3: uitwerken strategie en projecten Eind Q3/Q4: Besluitvorming als onderdeel van meerjarige, behapbare en samenhangende verbeteraanpak. 8
Opleidingsprogramma
Q1: uitwerken methodiek voor
Mogelijk financiële
een opleidingsprogramma, met
gevolgen als verhoging
vullen jaarschijf 2024
budget nodig is en
Q2: start met de uitvoering
6.2.
financiering binnen begroting niet lukt.
Besluitvorming en monitoring
In het project inrichten sturing Meerjarenvisie 2023-2027 wordt de governance nader uitgewerkt. De verwachting is dat dit in Q2 (1 mei) gereed is voor besluitvorming. Daarbij zal ook worden uitgewerkt hoe de verschillende partijen worden geïnformeerd over de voortgang. Wij richten ons binnen het kader van huidige VTH-stelsel primair op onze deelnemers/eigenaren (bevoegde gezagen) en hanteren daarbij de gebruikelijke besluitvormings- en informatieprocessen die daarvoor zijn afgesproken. Als vanuit IenW na beëindiging van het IBP er behoefte is aan sturing en rapportages op dit plan van aanpak, is de verwachting dat daar in het bestuurlijk overleg IBP afspraken over zullen worden gemaakt. De insteek is daarbij aan te sluiten. In dit plan van aanpak wordt daar nu niet op ingegaan. Zoals aangeven zal eind Q3/Q4 de meerjarige, behapbare en samenhangende verbeteraanpak in besluitvorming worden gebracht. Daarbij zullen verschillende scenario’s worden voorgelegd op basis waarvan het algemeen bestuur een afweging kan maken in het gewenste tempo van de ontwikkeling van de ODZOB in robuustheid, functioneren en in de (financiële) middelen die daarvoor nodig zijn. Indien nodig zal op dat moment een begrotingswijziging op de begroting 2025 worden voorgesteld.
Vooruitlopend op de inrichting van de governance op de verbeteraanpak zal in 2024 indien nodig besluitvorming op specifieke onderdelen plaatsvinden volgens de reguliere besluitvormingscyclus van het dagelijks en algemeen bestuur. Daarnaast zal op relevante momenten op onderwerpen actief informatie worden gedeeld, bijvoorbeeld over de resultaten van de verschillende onderzoeken en de producten die uit het IBP komen. Voor de monitoring van de voortgang op de acties in 2024 sluiten we aan bij de reguliere cyclus en wordt in de bestuursrapportage 2024 de voortgang gerapporteerd. Indien nodig zal tussentijds worden gerapporteerd vanuit de actieve informatieplicht.
17
6.3.
Ondersteuning IenW
IenW heeft aangeboden ondersteuning te bieden gedurende het proces van vorming van robuuste omgevingsdiensten en daarover in het eerste kwartaal van 2024 daarover in gesprek te willen. Ondersteuning. Waar de ODZOB vooral behoefte aan heeft is een werkbudget dat in de periode tot 1 april 2026 aanvullend op het budget van de Fitte organisatie kan worden ingezet op onder meer de volgende activiteiten: •
Coördinatie en begeleiding om tot een behapbaar en samenhangend plan van aanpak te komen dat gericht is op het creëren van de randvoorwaarden voor een robuuste én op het goed laten functioneren van de ODZOB.
•
Inkopen/aannemen van capaciteit die wordt ingezet op het vertalen en naar de praktijk brengen van ODZOB vertalen van de producten uit de pijlers van het Interbestuurlijk Programma.
•
Het compenseren van productiviteitsverlies als gevolg van de (noodzakelijke) inzet van (uren van) ODZOB-medewerkers op taken als bij de vorige 2 punten beschreven.
•
Materiële uitgaven die voor de vorige punten nodig zijn dan wel versnellend kunnen werken.
•
Capaciteit/uren voor eventuele extra sturingslijnen naar IenW.
In deze fase is het niet mogelijk hier een bedrag aan te hangen. Eind Q3/Q4 is daar een inschatting van te maken. Op basis van de in dit plan geschetste complexiteit en dynamiek en de ervaring met SPUK VTH, kan voor de periode tot 1 april 2026 indicatief aan een bedrag van minimaal € 500.000 worden gedacht.
18