01 DDV - 1e bestuursrapportage 2021

1e bestuursrapportage 2021

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ....................................................................................................................................................... 2 Voorwoord ............................................................................................................................................................... 3 Inleiding .................................................................................................................................................................. 4 Programma 1: Bedrijfsvoering ............................................................................................................................... 5 Wat heeft het gekost? ..........................................................................................................................................15 Overzicht van baten en lasten .........................................................................................................................15 Analyse overzicht van baten en lasten............................................................................................................16 Investeringen en projecten ..............................................................................................................................18

2

Voorwoord Beste lezer, Dienst Dommelvallei presenteert haar 1e bestuursrapportage van 2021. Het is een rapportage op hoofdlijnen en afwijkingen. We rapporteren over de eerste 4 maanden van het lopende jaar. Ontwikkelingen In deze verslagperiode bereidde de dienst haar pittige 1e begrotingswijziging voor, gevolgd door de begroting 2022 en verder. Een van de deelnemende gemeenten werd getroffen door een phishing incident. Hierdoor haalde Dienst Dommelvallei noodgedwongen de voorgenomen werkzaamheden voor het verhogen van de informatiebeveiliging naar voren. In het voorjaar prioriteerden de colleges gezamenlijk de ideeën die zijn genoemd in de sessies over de doorontwikkeling van Dienst Dommelvallei. Meer hierover is te lezen in het programma Bedrijfsvoering onder “Doorontwikkeling Dienst Dommelvallei”. Om onze richting van "eigen regie" van medewerkers verder te ondersteunen troffen wij de voorbereidende handelingen om te starten met het interactieve programma GROEI!. Met dit programma worden medewerkers gefaciliteerd om gestructureerd invulling te geven aan persoonlijke ontwikkeling op competenties en kennis, ondersteund door feedback van collega's. Het programma start in juni. Geen begrotingswijziging De actualisering van het Informatie Beleids Plan (IBP) leidt tot een mogelijke overschrijding van € 135.000,-.

Zoals gebruikelijk voeren we in deze bestuursrapportage geen begrotingswijziging door. Het gaat om een beperkt bedrag per gemeente en er kunnen ook meevallers ontstaan. Bij de jaarrekening rapporteren we over de daadwerkelijke inzet en eventuele overschrijding van het IBP-budget en de andere posten. De nu geconstateerde overschrijdingen op andere posten vangen wij op binnen onze eigen begroting. Juni 2021 Victor Fijneman, Directeur Dienst Dommelvallei

3

Inleiding Dienst Dommelvallei voert de bedrijfsvoeringstaken financiën, control, belastingen, personeel en organisatie en informatievoorziening uit voor de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel. Daarnaast voeren we voor de gemeenten Nuenen en Son en Breugel de taken op het gebied van dienstverlening (publiekszaken en sociale zaken) uit. Rapportage In de Gemeenschappelijke Regeling staat dat de directeur elke 4 maanden rapporteert aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur rapporteert elk half jaar aan het algemeen bestuur (hierna te noemen DB en AB). Het AB rapporteert elk half jaar aan de raden en colleges van de deelnemende gemeenten. Dit betekent het volgende: • De directeur, het DB en het AB rapporteren elke 4 maanden met een bestuursrapportage (Berap). • De 1e Berap (tot en met maand 4) wordt in het DB van mei/juni en het AB van juni/juli vastgesteld. • De 2e Berap (tot en met maand 8) wordt in het DB van september/oktober en het AB van oktober vastgesteld. • De jaarrekening en het jaarverslag (tot en met maand 12) vervullen ook de functie van het laatste verantwoordingsdocument over dat lopende jaar. • Voor de genoemde verantwoordingsdocumenten gebruiken we eenzelfde format. De beleidsvoornemens van de dienst zijn vastgesteld in de begroting 2021-2024.

4

Programma 1: Bedrijfsvoering Wat willen we bereiken? Missie/Visie Dienst Dommelvallei verricht economisch, efficiënt en effectief activiteiten voor de 3 samenwerkende De activiteiten dragen bij aan gemeenten op basis van de gedefinieerde kernwaarden: innovatief, resultaatgerichtheid, flexibel en onze doelstellingen: klantgericht. • verbetering van kwaliteit; • vermindering van kwetsbaarheid; • vermindering van kosten; • en goed werkgeverschap.

Wat hebben we ervoor gedaan? De volgende bouwstenen gelden voor alle Dommelvallei-organisaties: Dommelvalleibrede projecten Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering. 2. Gezamenlijk burgerzakensysteem. 3. Gezamenlijke software voor het sociaal domein. 4. Gezamenlijk eHRM-systeem. 5. Doorontwikkeling Dienst Dommelvallei.

Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering Het programma is afgerond per 1 april. Het laatste en grootste project “Organisatorische implementatie van zaakgericht werken” is, ondanks corona, succesvol afgerond binnen de kaders van het programma. Het daadwerkelijk live gaan met het zaaksysteem betekent opbouw van routine en ervaring. De 800 medewerkers van de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel en Dienst Dommelvallei werken nu zaakgericht. Het programma is binnen de budgettaire kaders gebleven. De programma-organisatie is overgedragen aan de beheerorganisatie. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van de 4 organisaties. Hiermee dragen wij zorg voor een juiste vertaling van de klantwensen binnen de applicatie. Gezamenlijk burgerzakensysteem De gemeentelijke organisaties en Dienst Dommelvallei hebben in 2020 de krachten gebundeld om begin 2022 een nieuw burgerzakensysteem gereed te hebben voor de burgerzaken processen. De aanbestedingsprocedure is inmiddels afgerond. De implementatie start in juni 2021. In 2022 wordt de nieuwe applicatie in gebruik genomen en is het burgerportaal ingericht met de focus op digitale producten en diensten: digitale selfservice wordt de norm. Hiermee voldoen we aan de verwachtingen die burgers van de overheid hebben als het gaat om het digitaal aanvragen van producten.

Gezamenlijke software voor het sociaal domein De gemeentelijke organisaties en Dienst Dommelvallei zijn in 2020 gestart met de gezamenlijke aanbesteding van nieuwe software voor het sociaal domein. De aanbestedingsprocedure loopt. De nota van inlichtingen is inmiddels gepasseerd en de projectgroep is in afwachting van de inschrijvingen. In het 1e kwartaal van 2022 is de nieuwe software ingericht en kan deze in gebruik worden genomen. Ook hier wordt gebruik gemaakt van een specifiek burgerportaal voor de (digitale) producten en diensten binnen het sociaal domein. Er wordt zoveel mogelijk ingezet op selfservice.

5

Gezamenlijk eHRM-systeem De gemeentelijke organisaties en Dienst Dommelvallei zijn in 2020 gestart met de gezamenlijke aanbesteding voor een eHRM-systeem. De aanbesteding is inmiddels afgerond en de implementatie gaat vanaf mei 2021 van start. Januari 2022 is de nieuwe software ingericht en kan deze in gebruik genomen worden. Doorontwikkeling Dienst Dommelvallei In april kwamen de colleges van de Dommelvallei gemeenten bijeen om de ideeën voor doorontwikkeling van Dienst Dommelvallei te prioriteren. Na afstemming met de individuele colleges en het directieoverleg heeft het dagelijks bestuur afgesproken dat de drie ideeën met de hoogste prioriteit in projectvorm starten. Het dagelijks bestuur heeft de rol van stuurgroep. Het betreft de uit te werken ideeën omtrent: 1. Huisvesting Dienst Dommelvallei 2. Professionalisering Functioneel Beheer 3. Verbreding Platformen Het dagelijks bestuur informeert de colleges over de voortgang. Financiën Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Doorontwikkeling financiën. 2. Digitalisering en toenemende selfservice. Doorontwikkeling financiën Om onze klanten nog beter van dienst te kunnen zijn, en onze doelstellingen van meer nabijheid en integraler adviseren te bereiken hebben we de structuur van de afdeling herbezien. Vanaf 1 mei zijn we teruggegaan naar 3 clusters en minder leidinggevenden.

• • •

Beleid en Advies; alle adviseurs en beleidsmakers op het gebied van financiën en control. Beheer en Administratie; financiële ondersteunende en beheersmatige functies. Belastingen en Invordering; functies gericht op burgers en bedrijven.

In het 1e kwartaal 2021 is dit voorbereid en doorgevoerd. Er waren 4 vacatures. Deze pasten we aan met de competenties die de nieuwe structuur en de doelstellingen maximaal ondersteunen. Alle vacatures zijn ingevuld. Digitalisering en toenemende selfservice Door digitalisering en toenemende selfservice gaan de ontwikkelingen steeds sneller. We zien meer medewerkers, met name administratieve medewerkers, die moeite hebben om de ontwikkelingen bij te benen. Anderzijds biedt het voor andere medewerkers juist ontwikkelkansen. Ook vraagt dit een andere rol en houding van de medewerkers. We voerden gesprekken met medewerkers die in de knel (dreigen te) komen over meer passende taken en functies en faciliteerden met opleiding en passende begeleiding. De eerste resultaten, zoals vermindering van werkdruk en actuelere cijfers, moeten eind 2021 merkbaar zijn.

6

Belastingen Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. WOZ- bezwaren

WOZ-bezwaren Onderstaande tabellen hebben betrekking op het aantal WOZ-objecten waarbij bezwaar is ingediend tegen de beschikking in de belastingjaren 2017 tot en met 2021. Voor een gedetailleerder beeld van de bezwaren zijn in onderstaande tabel woningen en niet-woningen uitgesplitst. Ter verduidelijking en vergelijking is het meest recente landelijke gemiddelde (2019) toegevoegd.

7

In 2021 moesten diverse objecten, zoals hoogspanningsmasten, zoveel mogelijk samengevoegd worden tot 1 object binnen de administratie. Daarom zijn er in 2021 minder niet-woningen dan voorgaande jaren. Voor Nuenen is het totaal aantal objecten toch gestegen vanwege de woningbouw. Deze samenvoeging heeft geen gevolgen voor de WOZ-waardes, maar zorgt voor een procentuele stijging van het aantal nietwoningen in bezwaar, terwijl het absolute aantal nagenoeg gelijk is. Omdat horeca en winkeliers door corona lange tijd moesten sluiten zijn er door deze ondernemers veel bezwaren ingediend. Door actief te communiceren over de ruime mogelijkheden voor (uitstel van) betaling is dit effect minder groot dan landelijk werd voorspeld. Het aantal woningen in bezwaar is in 2021 aanzienlijk hoger dan in eerdere jaren. Ten opzichte van 2020 is er sprake van een toename van 30%. Vanaf 2018 zien wij een grote stijging van het aantal woningen in bezwaar. Deze stijging zet ook in 2021 door. De stijging van het aantal bezwaarschriften hangt direct samen met de ontwikkelingen op de woningmarkt en past in de landelijke trend. Doordat de WOZ-waarde de markt moet volgen zijn de WOZ-waardes gestegen. Omdat de huizenprijzen nog steeds stijgen verwachten we dat deze stijging van WOZ-waardes en het aantal bezwaarschriften doorzet. Daardoor komt de uitvoering van de Wet WOZ onder druk te staan.

Om de Wet WOZ in de toekomst uitvoerbaar te houden, lobbyen we als gemeenten voor een deugdelijk onderzoek naar de effecten van de no-cure-no-pay-bureaus. Vanuit de dienst hebben we de VNG en regiogemeenten benaderd. Samen met de regiogemeenten en de VNG bereiden we voor het VNG congres een motie voor. Daarnaast wordt ingezet op verdere digitalisering. Door het gebruik van e-formulieren vanuit de back-office applicatie neemt de administratieve last af. Control Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Verbijzonderde interne controle. 2. Aanbesteding accountant. Verbijzonderde interne controle De wetgeving over de rechtmatigheidsverantwoording door de colleges en het dagelijks bestuur vanaf het boekjaar 2021 is nog niet afgerond. Hoe daar exact inhoud aan gegeven wordt is op dit moment nog onduidelijk. Ondanks dat de wetgeving nog niet definitief is blijft de invoering voorlopig boekjaar 2021. We hebben hierop, zo ver als mogelijk, geanticipeerd door het control framework daarop aan te passen. Aanbesteding accountant De accountancydiensten zijn begin 2021 opnieuw aanbesteed. De nieuwe accountant start zijn (voorbereidende) werkzaamheden vanaf 1 juli 2021. Met de nieuwe accountant zijn afspraken gemaakt voor een organisatieverkenning zodat ze direct na de zomer kunnen starten met de interimcontrole.

8

Personeel Deze bouwsteen bestaat uit het volgende: 1. Sanctiebeleid Sanctiebeleid Door de komst van de WNRA is in de cao het kader van disciplinaire maatregelen vervallen. Er is wel behoefte aan een kader om sancties op te kunnen leggen. Daarvoor is een sanctiebeleid vastgesteld wat (nagenoeg) identiek is aan het oorspronkelijke beleid.

Organisatieontwikkeling Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Hybride werken. 2. Aanbesteding Arbo-dienstverlening. 3. Strategisch HRM beleid 2021-2026.

Hybride werken Voor de Dommelvallei organisaties is een perspectief geschetst over hoe hybride werken in de organisaties en werkconcepten kan worden verweven. Dit perspectief is een 1e horizonverkenning waarbij de contouren van het nieuwe beleid worden geschetst. Op enkele onderdelen worden al concrete aanbevelingen gedaan. De andere onderdelen worden in 2021 en 2022 verder uitgediept. Dat kan en zal per organisatie verschillend zijn. Een uitvoeringsplan met een doorlooptijd van het 2e kwartaal 2021 tot en met het 1e kwartaal 2022 is in mei in het Directieoverleg Dommelvallei besproken. Aanbesteding Arbo-dienstverlening De aanbesteding ligt op schema en is gericht op het contracteren van een dienstverlener vanaf 1 januari 2022. Strategisch HRM beleid 2021-2026 Een eerste concept van het Strategisch HRM-beleid wordt in juli parallel met de portefeuillehouders en in het DOD besproken. Met dit concept brengen we de HRM trends in beeld en maken we inzichtelijk hoe deze bij kunnen dragen aan het realiseren van de organisatiedoelen. Samen besluiten we welke onderwerpen wij centraal of lokaal uitwerken. Daarna rollen we het per organisatie uit voor verdere oordeelsvorming, besluitvorming en brengen fasering in de verdere uitvoering aan.

9

Informatievoorziening Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Informatiebeleid 2021-2024. 2. Herijking begroting informatievoorziening. 3. Digitaal stelsel Omgevingswet (DSO). 4. Multi-factor authenticatie en beheer mobiele apparaten 5. Hybride werkplek. 6. GT Connect. 7. GT Mobiel 3.

Informatiebeleid 2021-2024 We verfijnden het Informatiebeleid 2021-2024 nadat we in het 4e kwartaal 2020 startten met de ontwikkeling. De definitieve versie is ambtelijk en bestuurlijk afgestemd. Besluitvorming in colleges en raden volgt in het 2e kwartaal van 2021. Herijking begroting informatievoorziening De begroting 2021 is voordat de coronapandemie uitbrak opgesteld. Door de coronapandemie zijn de behoeftes en prioritering op de informatievoorziening gewijzigd. Tegelijkertijd neemt de dreiging van cybercriminaliteit nog steeds toe en waren we doelwit van een phishing aanval. Dit resulteert in een hoge druk op de ICT-organisatie. In het 1e kwartaal herijkten we de begroting 2021 voor zowel de investeringen op het gebied van ICT-middelen als de formatie van de ICT-organisatie. De middelen voor de meest urgente onderdelen zijn opgenomen in de 1e begrotingswijziging 2021. Het blijft belangrijk om kritisch te kijken naar de beschikbare capaciteit in relatie tot de totale projectportfolio en waar nodig te prioriteren. We bereiden sessies voor met de directeuren van de Dommelvallei-organisaties en de portefeuillehouders over de resultaten van de in 2020 uitgevoerde ICT-Benchmark. Hierover rapporteren we in de 2e bestuursrapportage. Digitaal stelsel Omgevingswet (DSO) De ingangsdatum van de Omgevingswet is uitgesteld naar 1 januari 2022.

De meest essentiële onderdelen van het DSO worden in 2021 ingericht. 24 gemeenten kochten, onder coördinatie van de Odzob, een VTH applicatie in. Samen met de gemeenten werkten we aan de inrichting van het systeem op basis van de bestaande WABO-wetgeving. Livegang is gepland in het 2e kwartaal 2021. In de volgende fase volgt implementatie van de processen van de Omgevingswet. Dit is afhankelijk van de organisatorische implementatie van de Omgevingswet bij de gemeenten. Voor en met de 3 Dommelvallei-gemeenten wordt plan- en regelsoftware ingekocht en geïmplementeerd. Definitieve gunning volgt eind mei waarna de implementatie start. Multi-factor authenticatie en beheer mobiele apparaten Als gevolg van de BIO moeten er maatregelen worden genomen om multi-factor authenticatie in te voeren en mobiele apparaten te beheren. Dit met het doel het gebruik van data en applicaties ook buiten de gemeentelijke omgeving veilig te laten verlopen. In februari heeft er een incident plaatsgevonden rondom een phishing mail. Als gevolg hiervan is de invoering van deze maatregelen naar voren gehaald. Het project loopt en wordt vooralsnog in het 3e kwartaal afgerond. Hybride werkplek Er zijn kaders opgesteld voor hybride werken. 1 Onderdeel hiervan is de hybride werkplek apparatuur. De huidige apparaten zijn niet meer geschikt voor het flexibel (hybride) werken.

Het gaat dan om de pc's op de bureaus en de chromebooks. In de 1e begrotingswijziging 2021 is hiervoor budget aangevraagd. Het project zit in de opstartfase en leidt tot vervanging van deze apparatuur in 2021.

10

GT Connect In 2018 is besloten om als Dommelvallei organisaties gezamenlijk deel te nemen aan GT Connect. Het gemeenschappelijke inkoop traject voor spraakverkeer, digitaal vergaderen en functionaliteiten voor de klantcontactcentra (KCC). Als gevolg van tegenvallende implementatieresultaten van de leverancier is door VNG het contract met de geselecteerde leverancier eind 2020 ontbonden. Ook in een kort geding is de ingebrekestelling overeind gebleven. Inmiddels is er voor gekozen om opnieuw gezamenlijk deel te nemen aan een nieuwe aanbesteding. In het 2e kwartaal wordt bepaald of deze nieuwe aanbesteding via de VNG plaatsvindt of dat wij een eigen aanbesteding opstarten. GT Mobiel 3 De huidige overeenkomsten onder GT Mobiel, met de huidige mobiele provider lopen in 2022 af. Door de VNG is een nieuwe landelijke aanbesteding opgestart. Momenteel vindt besluitvorming plaats over deelname van de Dommelvallei-organisaties aan deze aanbesteding. Informatiebeveiliging en privacy Deze bouwsteen bestaat uit het volgende: 1. Informatiebeveiliging en privacy

Informatiebeveiliging en privacy Phishing In deze verslagperiode is 1 van de deelnemende gemeenten het slachtoffer geworden van een phishing incident. Dat is reden geweest om de reeds geplande maatregelen in het kader van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheidsorganisaties) naar voren te halen. Bij evaluatie van het incident en de afhandeling daarvan is lering getrokken uit het gevoerde crisisbeleid. Rolduidelijkheid tussen ICT, de CISO, de leiding van de dienst en de privacy officer en leiding van de verantwoordelijke gemeente vraagt om een helder incident management beleid. De aanscherping van beleid krijgt in de 2e verslagperiode van dit jaar zijn beslag. Hieronder beschrijven wij 3 elementen die onder verantwoordelijkheid van de CISO en de Functionaris Gegevensbescherming worden uitgevoerd in het kader van de BIO. De noodzakelijke technische aanpassingen beschrijven wij in de doelstelling Informatievoorziening. Bewustwording We starten rond de zomer van dit jaar met een Dommelvallei brede bewustwordingscampagne op het gebied van informatiebeveiliging en gegevensbescherming. We hebben bij alle organisaties de behoefte geïnventariseerd en werken dit momenteel uit in een plan van aanpak. Inrichting Risicomanagement We schaffen een Information Security Management Systeem (ISMS) en een Privacy Management Systeem (PMS) tool aan. Deze tool gebruiken we in rapportages.

Invoering toegangspassen Wij bereidden de invoering van toegangspassen voor. Dienst Dommelvallei werkt vanaf eind mei met toegangspassen. Deze dragen wij zichtbaar zodat we het risico op oneigenlijke toegang tot de dienst verkleinen. Ook bezoekers krijgen een herkenbare pas. De passen hebben ook een printfunctie. Met het dragen van de pas zijn onze medewerkers herkenbaar op de locaties van de gemeenten.

11

De volgende bouwstenen gelden alleen voor de gemeente Nuenen en Son en Breugel: Dienstverlening Door de gevolgen van de coronacrisis stonden ook de eerste maanden van 2021 in het teken van het veilig continueren van de dienstverlening en het ondersteunen van zelfstandigen door het uitvoeren van diverse overheidsregelingen gericht op het terugdringen van negatieve inkomenseffecten door corona.

Samen met de senioren en adviseurs van de afdeling dienstverlening zijn de eerste stappen gezet richting een strategische (ontwikkel)visie voor de jaren 2022-2025 met daarbij een tactisch plan per cluster (dienstverleningsconcept en ontwikkelplan W&I). De focus ligt daarbij op verbetering van kwaliteit, integrale samenwerking en innovatie, met het doel om uiteindelijk het adaptief vermogen van de afdeling te vergroten. In juni volgen 2 heisessies waarbij onder externe begeleiding de eerste concepten worden opgesteld. Aansluitend worden deze ambtelijk en bestuurlijk in de gemeenten voorgelegd. Inwonersgerichte activiteiten Deze bouwsteen bestaat uit het volgende: 1. Verbetering dienstverlening Verbetering dienstverlening Verhuizing gemeentelijke Dienstverlening Son en Breugel Na een periode van tijdelijke huisvesting voor dienstverlening is het cluster in het voorjaar weer werkzaam in het prachtig gerenoveerde gemeentehuis van Son en Breugel.

Tweede Kamer verkiezingen De uitwerking van de Coronamaatregelen vroeg dit jaar een veel intensievere voorbereiding en uitvoering van de Tweede Kamer verkiezingen dan voorgaande jaren. De methode van het briefstemmen en het gebruik van een mobiele stemunit werden voor het eerst ingezet. Ook de zwaardere eisen aan de stemlokalen en de hogere bezetting vergde veel van de organisatie. Elke stap in het proces is opnieuw bekeken en waar nodig aangepast. Door de extra inspanningen kunnen de gemeenten terugkijken op een succesvolle verkiezingsronde waarbij inwoners en medewerkers zich binnen de geldende maatregelen konden bewegen. Pilot Online Team In de pilot willen we het beheer van de gemeentelijke websites van gemeente Son en Breugel en Nuenen op een andere manier inrichten. De pilot Online Team draagt bij aan de gezamenlijke doelstelling van gemeenten en de dienst om de kwaliteit te verhogen, werkprocessen te verbeteren en doorontwikkeling te stimuleren. Het projectvoorstel wordt komend tertaal voorgelegd aan de MT’s. Pilot virtuele assistent/chatbot We onderzoeken de mogelijkheden en meerwaarde om de virtuele assistent op de websites in te zetten. De assistent geeft antwoord op een aantal productvragen en andere veel gestelde vragen.

In de pilot die we komend tertaal voorbereiden, willen we kijken hoe de assistent werkt (inrichting en beheer) en hoe vaak inwoners er gebruik van maken.

12

Participatie Deze bouwsteen bestaat uit de volgende zaken: 1. Ondersteuning inwoners naar werk en participatie 2. Tozo/Tonk

Ondersteuning inwoners naar werk en participatie Werk- en begeleidingsmethoden De werkmethoden Aanzet (doelgroep bijstandsverzoekers) en Ontwikkelgerichte arbeidsmatige dagbesteding (doelgroep langdurige bijstandsontvangers/kansen) zijn belangrijke instrumenten voor bijstandsontvangers. Deze zijn door corona minder uitgevoerd. We hebben de tijd gebruikt om verbetersuggesties op te halen bij uitvoerders en ontwikkelaars. Deze voeren we vanaf medio 2021 uit. Ook hebben we dan weer een volledig aanbod actief. Werkzaamheden bijstand Door de toegenomen bijstandsverzoeken van inwoners nemen de werkzaamheden van Dienst Dommelvallei toe. We merken door een groter aantal aanvragen met verhoudingsgewijs veel (rechtmatige)afwijzingen dat meer inwoners in het verweer komen. Hierdoor is het aantal bezwaren en beroepszaken toegenomen. Dit leidt tot meer reguliere rechtmatigheidsinspanningen. De gemeenten hebben in 2021 middelen beschikbaar gesteld om de werkzaamheden rondom bijstand te ondersteunen en extra in te zetten op handhaving. De betreffende middelen zetten we in overleg met de portefeuillehouders in voor de aanvullende inzet. Hierbij houden we ook rekening met de afnemende aantallen bijstandsontvangers in de gemeenten waardoor de huidige medewerkers een bijdrage kunnen leveren aan eerder genoemde rechtmatigheidsinspanningen.

Samenwerking handhaving en ondermijning We zijn in het kader van de samenwerking Regionaal informatie- en expertisecentrum (RIEC) vanuit werk en inkomen met rechtmatigheidsonderzoeken bezig. Het betreft een groot aantal casussen die we met externe partijen uitvoeren. Het zijn complexe langdurige processen waarop vaak rechtsgang van toepassing is. We hebben met een aantal RIEC-casussen successen geboekt waarbij we een terugvordering procedure kunnen inzetten, in afwachting van de definitieve uitkomst van de rechtspraak. Gelijktijdig intensiveren we de RIEC aanpak en bedden deze in onze reguliere processen in. Tozo/Tonk Uitvoering Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) We zijn met 2 Tozo (3+4) regelingen bezig geweest. De Tozo-4 regeling is gestart vanaf 1 april en loopt tot 1 juli. Voor de Tozo-3 regeling tot april hebben we meer dan 200 verzoeken van ondernemers uit Nuenen en Son en Breugel ontvangen. De Tozo regeling zal tot en met oktober 2021 van kracht zijn. We organiseren dit grotendeels met externe inzet welke ten laste komt van de gemeentelijke uitvoeringsbudgetten voor Tozo. Ook zullen we aanvullende eigen uitvoeringskosten voor de komende jaren nodig hebben. Hiervoor zullen we na de Tozo regelingen een voorstel doen aan de gemeenten. Daarnaast begeleiden we Tozo ondernemers bij het genereren van werk.

Tijdelijke ondersteuning noodzakelijke kosten (Tonk) We zijn op 1 maart jl. voor de gemeenten (Son en Breugel en Nuenen) gestart met de gemeentelijke regeling voor de Tonk. Aanvullend heeft de gemeenteraad van Son en Breugel met behulp van een motie aandacht gevraagd voor de inwoners die financieel door corona worden getroffen. Om verder invulling te kunnen geven aan het besluit van de gemeenteraad heeft het college met ondersteuning van Dienst Dommelvallei de bestaande Tonk regeling verruimd. Eind april kunnen meer inwoners uit Son en Breugel die financieel getroffen zijn door corona met deze regeling door Dienst Dommelvallei geholpen worden. Ook in Nuenen trof de gemeenteraad aanvullende maatregelen. Deze maatregelen hebben betrekking op ondernemers en pakken wij in samenwerking met collega’s van Economische zaken van de gemeente op.

13

De volgende bouwstenen gelden alleen voor Dienst Dommelvallei: Bedrijfsvoering Ontwikkelingen Deze bouwsteen bestaat uit het volgende: 1. GROEI!

GROEI! Dienst Dommelvallei staat voor een organisatie waarbij medewerkers in hun kracht staan en eigenaarschap tonen op inhoud en rol. Waarbij medewerkers zich in lijn met de organisatie ontwikkelen en eigen verantwoordelijkheid daarin nemen. Ze pakken eigen regie op hun loopbaan en zijn intrinsiek gemotiveerd om zich te ontwikkelen en daarover in gesprek te zijn. Zowel vanuit het MT als vanuit de medewerkers is de behoefte uitgesproken voor een instrument dat inspireert en motiveert om zelf regie te kunnen nemen voor de eigen ontwikkeling. Geen cyclus waarbij jaarlijks dezelfde vragen worden gesteld en hetzelfde format gebruikt wordt, maar een continu proces waarbij regelmatig afstemming plaatsvindt tussen de persoonlijke ambitie en de organisatiedoelen. GROEI! is een instrument dat ontwikkeld is voor en door medewerkers van Dienst Dommelvallei. Vanaf februari 2021 is het implementatietraject gestart voor P&O en de leidinggevenden. In juni zijn inspiratiesessies voor medewerkers en starten ze met het opstellen van een persoonlijk plan. Ziekteverzuim Deze bouwsteen bestaat uit het volgende: 1. Ziekteverzuim

Ziekteverzuim De ambitie is om het ziekteverzuimpercentage de komende jaren stapsgewijs terug te brengen naar minimaal 1% onder het landelijk gemiddelde. Het laatste bekende landelijk gemiddelde van een vergelijkbare gemeenteklasse is van 2019 en is 5,4%. Het percentage binnen de dienst was tot en met april 5,69%. Ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar (7,38%) is dit een forse daling die vooral wordt veroorzaakt door een daling van het langdurige verzuim. Dit is het effect van, als beïnvloedbaar, actieve sturing op het langdurig verzuim. Daarnaast is het nul-verzuim (medewerkers die helemaal niet verzuimen) met 10 procentpunt gestegen. Welk effect de coronacrisis heeft op het ziekteverzuim is niet exact te duiden.

14

Wat heeft het gekost? Overzicht van baten en lasten Omschrijving

Begroting na wijziging

Informatiebeveiliging

20.000

Directie en Staf

594.226

Financiën: Beleid

1.346.872

Financiën: Control

651.282

Financiën: Administratie

1.310.358

Financiën: Belastingen

942.743

Financiering

13.124

P&O en I: P&O

1.192.696

P&O en I: Informatievoorziening

3.578.335

P&O en I: Exploitatie projecten P&O en I: Ondersteuning en beheer algemeen P&O en I: Ondersteuning en beheer

426.608 1.832.262 841.000

Dienstverlening: KCC

1.251.288

Dienstverlening: Werk en Inkomen

1.567.427

Dienstverlening: Algemeen

346.951

Huisvesting

227.943

P-budgetten afdelingen Dommelvallei

475.377

Facilitaire zaken Dienst Dommelvallei

100.180

Facilitaire zaken tv gemeenten

90.000

Telefoniebudget GT Connect

88.300

Post onvoorzien

23.944

Programma BetERe Dienstverlening en Bedrijfsvoering

111.141

Mutatie reserves Totaal

62.111 17.094.168

Toelichting overzicht van baten en lasten Het totaalbedrag € 17.094.168,- in de kolom "begroting na wijziging" sluit aan bij het totaalbedrag genoemd in de 1e begrotingswijziging 2021, inclusief de mutatie in de reserve P&O van de 2e begrotingswijziging 2021.

Knelpuntenpot personeelslasten De knelpuntenpot is beschikbaar voor de vervanging van langdurig zieken, stagevergoedingen en inhuur. Op 1 januari 2021 was € 187.626,- beschikbaar. We verwachten dit bedrag volledig te gebruiken.

15

Reserve P&O Bij de jaarrekening 2020 is besloten dat het overschot op salariskosten van € 62.111,- wordt toegevoegd aan de reserve P&O. Dat is verwerkt in de 2e begrotingswijziging 2021. Met deze mutatie komt de stand van de reserve P&O op € 422.323,-. Bij de jaarrekening 2021 rapporteren we over de daadwerkelijke onttrekking uit de reserve P&O. Post Onvoorzien Het dagelijks bestuur besluit over de inzet van de post onvoorzien. Achterliggende gedachte is dat de aanwending van de post onvoorzien gebeurt voor bedrijfsvoeringstaken. Deze veroorzaken geen meer- of minderkosten voor de individuele gemeenten. Volgens de financiële verordening Dienst Dommelvallei is het MT van Dienst Dommelvallei bevoegd om budgetneutrale verschuivingen binnen het programma te autoriseren. Deze verschuivingen mogen geen meer- of minderkosten (als gevolg van de verschillende verdeelsleutels) voor de individuele gemeenten veroorzaken van meer dan € 10.000,-. Na de 1e begrotingswijziging 2021 resteert een beschikbaar bedrag van € 23.944,- op de post onvoorzien.

Analyse overzicht van baten en lasten In de onderstaande tabellen is een positief bedrag een voordeel en een negatief bedrag een nadeel. Analyse overzicht van baten en lasten niet door corona: Nr

FCL

ECL

1.

6040132

38021

U/I

U Meerkosten Sisa-regelingen

Omschrijving

I/S I

2021 -5.500

2.

6040137

38000

U Informatiebeleidsplan

I

-135.000

3.

6040144

38009

U Materialen en diensten derden

I

4.760

4. 5. 6. Totaal

-135.740

Toelichting: 1. Meerkosten accountant Voor het boekjaar 2020 is het aantal Sisa-regelingen toegenomen. De meerkosten van de accountant voor de 3 gemeenten bedraagt in totaal € 5.500,-. Deze meerkosten zijn afgestemd met de 3 Auditcommissies. 2. Informatiebeleidsplan (IBP) In de afgelopen maanden zijn een aantal projecten verder uitgewerkt en zijn er een aantal ontwikkelingen geweest. Dit leidt tot een aanpassingen van de verwachte kosten voor 2021. 1 Van deze ontwikkelingen is het verplaatsen van software voor de BAG naar een SaaS-oplossing. De boekwaarde van die software wordt daardoor nu in 2021 volledig afgeboekt. Tegelijkertijd vervallen in de komende jaren de afschrijvingslasten voor deze software. Een soortgelijke verschuiving van kosten in de tijd speelt bij het het project ISMS/PMS. Het uitgangspunt daarbij was een investering met meerjarige afschrijvingen. Het werd een SaaS-oplossing waardoor alle eenmalige kosten al in 2021 vallen. Ten slotte gaat er veel aandacht uit naar het versneld extra beveiligen van de externe toegang tot data. Hiervoor zijn extra licenties nodig . In de 1e begrotingswijziging 2021 hebben we aangegeven dat we gaan besparen op inhuurkosten bij IBP projecten door het inzetten van een interne projectleider. Inmiddels wordt de projectleider ingezet op het project beveiliging externe toegang tot data, het vervangen van de ICT werkplek en GT-Mobiel.

Het is daardoor niet nodig om een inhuurbudget aan te vragen voor deze projecten. Zoals aangegeven wordt de projectleider in 2021 betaald vanuit het IBP. Daar realiseren we ook de meerjarige besparing. Deze financiële mutaties binnen het IBP hebben we aangekondigd in de 1e begrotingswijziging 2021. Zoals gebruikelijk voeren we in deze bestuursrapportage geen begrotingswijziging door. Het gaat om een beperkt bedrag per gemeente en er kunnen ook meevallers ontstaan. Bij de jaarrekening rapporteren we over de daadwerkelijke inzet en eventuele overschrijding van het IBP-budget. 3. Materialen en diensten derden We maken minder kosten voor abonnementen.

16

Analyse overzicht van baten en lasten door corona Nr

FCL

ECL

1.

Meerdere

38102

U/I

U Extra kosten algemeen i.v.m. COVID-19

Omschrijving

I/S I

2021

2.

6040300

38010

U Catering

I

6.380

3.

6040144

38028

U Reis- en verblijfskosten

I

15.000

-20.640

4. Totaal

740

Toelichting: 1. Extra kosten algemeen i.v.m. Covid-19 Vanwege de coronamaatregelen zijn tot nu toe € 20.640,- aan kosten gemaakt. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen; 1.1 Meerkosten toegangspassen Door coronamaatregelen hebben niet alle medewerkers een pasfoto kunnen laten maken door de ingehuurde fotograaf. Daarom hebben we kosten voor het maken van een eigen pasfoto vergoed. Daarnaast zijn er extra verwerkingskosten geweest. Dit heeft geleid tot meerkosten van € 1.275,-. 1.2. Meerkosten accountant Voor de controle van de Tozo-regeling over het boekjaar 2020 brengt de accountant een bedrag van € 7.000,- aan meerkosten in rekening voor de gemeenten Nuenen en Son en Breugel. Daarnaast bedragen de meerkosten voor de controle van het boekjaar 2020 voor corona in het algemeen € 2.000,-. Deze meerkosten zijn afgestemd met de 3 Auditcommissies. 1.3. Meerkosten hygiëne en beschermingsmiddelen We verwachten dat de kosten voor aanschaf van desinfectantdoekjes, mondkapjes en handschoenen in 2021 ongeveer € 1.000,- bedragen. 1.4 Thuiswerkregeling Uiteindelijk blijkt dat de deelname aan de regeling groter is dan de 75% die aanvankelijk werd ingeschat. Dit zorgt voor een tekort van € 9.365,-. 2. Catering Door het veelvuldige thuiswerken en minder fysieke bijeenkomsten verwachten we een onderschrijding van € 5.000,- . 3. Reis- en verblijfskosten.

Door het veelvuldige thuiswerken en minder fysieke bijeenkomsten verwachten we een onderschrijding van € 15.000,- .

Overzicht totale gevolgen per organisatie Omschrijving

I/S

2021

Totale lasten

I

-135.740

Totale lasten door corona

I

740

Totale baten

I

0

Totale baten door corona

I

Totaal

0 -135.000

17

Investeringen en projecten Overzicht van investeringen en projecten Nr.

Projecten

40001 eHRM-software

Beschikbaar gesteld budget 77.000

Gerealiseerd t/m 30-042021

Restant Exploitatie

0

77.000 Exploitatie

Voortgang: De gunning voor het software pakket is afgerond. Het implementatieproces is begin mei gestart en de implementatie wordt naar verwachting gerealiseerd op 1 januari 2022. Financiële voortgang: We verwachten dit project binnen het bestaande budget te realiseren. 40002 Transitie naar gebruiksoppervlakte

390.500

231.457 159.043 Exploitatie

Voortgang: In 2020 is voor het merendeel van de woningen de gebruiksoppervlakte bepaald aan de hand van 3D-modellen en bouwtekeningen. In 2021 voeren we een schaduwwaardering uit en richten we de waarderingsmodellen opnieuw in. In Q3 en Q4 van 2021 worden de nieuwe WOZ-waardes op basis van gebruiksoppervlakte bepaald. We verwachten dat dit project in het 1e kwartaal van 2022 wordt afgerond. Financiële voortgang: Voor dit project zijn budgetten beschikbaar gesteld in de begrotingen van 2020, 2021 en 2022. De verwachting is dat het project in 2021 binnen het beschikbare budget blijft. 40003 GROEI!

4.300

0

4.300 Exploitatie

98.000

2.188

95.813 Exploitatie

75.600

0

75.600 Exploitatie

Voortgang: We kopen en implementeren software die de nieuwe opzet van de gesprekcyclus (GROEI!) ondersteunt. Het persoonlijk ontwikkelproces van medewerkers en eigen regie staan daarbij centraal. De software ondersteunt een continu proces waarbij regelmatig afstemming plaatsvindt tussen de persoonlijke ambitie en de organisatiedoelen. Implementatie is gestart in mei 2021. Financiële voortgang: We verwachten dit project met het bestaande budget te kunnen realiseren. 40004 Vernieuwing burgerzakenapplicatie Voortgang: Voor de 3 gemeenten is gezamenlijk een nieuw systeem voor burgerzaken ingekocht. Er is definitief gegund en de implementatie is in voorbereiding. Afronding is gepland in het 4e kwartaal 2021. Financiële voortgang: Dit project wordt binnen het projectbudget uitgevoerd. 40005 Migratie conversie Corsa en InProces naar Djuma Voortgang: Dit project heeft als doel Inproces en Corsa uit te faseren door de inhoud van zaaksysteem Inproces te migreren naar Djuma voor 1-102021 en de inhoud van Corsa op een alternatieve manier te ontsluiten. Financiële voortgang: Het budget is vooruitlopend op het opstellen van het projectplan beschikbaar gesteld.

18

41602 Digitaliseren Bouwvergunningen

81.500

66.633

14.867 Exploitatie

732.807 722.581

10.226 Exploitatie

20.000

14.069

5.931 Exploitatie

134.312

34.312 100.000 Exploitatie

Voortgang: Dit project heeft als doel het digitaliseren van de bouwvergunningen van 1990 t/m 2010 en de actuele milieuvergunningen van de 3 gemeenten. Een extern scanbedrijf voert deze opdracht uit. De milieuvergunningen van Nuenen en Son en Breugel worden bewerkt en gescand. Aansluitend volgen de milieuvergunningen van Geldrop-Mierlo. Later worden de bouwvergunningen gescand. Financiële voortgang: We verwachten dit project met het bestaande budget te kunnen realiseren. 41851 Programma BetERe Dienstverlening en bedrijfsvoering - inhuur Voortgang: Op dit budget wordt de inhuur van de programmamanager en de functioneel beheerders verantwoord. Het programma is in het 1e kwartaal 2021 afgerond. Financiële voortgang: Het project blijft binnen het programmabudget. Het project wordt afgesloten. 41852 BetERe DV- Communicatie Voortgang: Voor de uitvoering van diverse communicatie-activiteiten in de 4 organisaties worden communicatiemiddelen, waaronder kick-off bijeenkomsten en een infographic, ingezet. Het programma is in het 1e kwartaal 2021 afgerond. Financiële voortgang: Het project blijft binnen het programmabudget. Het project kan worden afgesloten. 41901 Digitalisering bouw- en milieuvergunningen Voortgang: Met dit project zijn de bouwvergunningen tot en met 1989 van de 3 gemeenten gedigitaliseerd. We bevinden ons in de afrondende fase.

Door coronabeperkingen verloopt de steekproefsgewijze controle trager dan gepland. Daarna volgt controle door het RHCe, waarna overdracht plaats vindt. Financiële voortgang: We verwachten dit project met het bestaande budget te kunnen realiseren. Nr.

Projecten

70001 BetERe DV - Klanttevredenheid

Beschikbaar Gerealiseerd gesteld budget t/m 30-042021

Restant Investering

30.000

14.758

15.243 Investering

307.800

129.685 178.115 Investering

Voortgang: Koppelingen tussen de diverse systemen hebben we in 2020 gemaakt. In 2021 vinden de laatste werkzaamheden plaats. Financiële voortgang: Dit project voeren we binnen programmabudget uit. 70003 Omgevingswet - VTH Voortgang: 24 gemeenten kochten, onder coördinatie van de Odzob, een VTH applicatie in. Implementatie voor de bestaande WABO-wetgeving is voor 1 mei gepland. Geen van de 24 gemeenten haalt dit. We verwachten nu livegang in het 2e kwartaal. Later dit jaar volgt een implementatie voor de processen van de omgevingswet. Financiële voortgang: Het project voeren we binnen het budget uit.

19

70006 GGI-Veilig

20.900

9.098

11.802 Investering

14.780

86.820 Investering

Voortgang: Het project leidt tot een betere digitale weerbaarheid van de gemeenten. De opdracht voor de inrichting is verstrekt. De inrichting zelf vindt in 2021 plaats. Financiële voortgang: Het project voeren we binnen het budget uit. 70009 Vernieuwing software sociaal domein 101.600 Voortgang: Het project heeft als doel de huidige softwareoplossingen voor de diensten jeugd, Wmo, participatie, sociale zaken en de gehele backoffice voor de 3 gemeenten te vervangen door een integrale oplossing voor het sociale domein. Definitieve gunning is gepland voor juni 2021. Daarna start de implementatie. Financiële voortgang: Het project voeren we binnen het budget uit. 70010 Omgevingswet - Plansoftware

- 100.000 Investering 100.000

Voortgang: In het kader van de omgevingswet wordt voor 3 gemeenten plan- en regelsoftware ingekocht en geïmplementeerd. (software projectnr 70010 en 70011 worden in 1 perceel ingekocht) . Definitieve gunning volgt eind mei. 1 juni start de implementatie. Financiële voortgang: Het project voeren we binnen het projectbudget uit. 70011 Omgevingswet - regelsoftware

60.000

-

60.000 Investering

Voortgang: In het kader van de omgevingswet wordt voor 3 gemeenten plan- en regelsoftware ingekocht en geïmplementeerd. (software projectnr 70010 en 70011 worden in 1 perceel ingekocht) . Definitieve gunning volgt eind mei. De implementatie start 1 juni. Financiële voortgang: Het project voeren we binnen het projectbudget uit. 71801 Harmonisatie belastingapplicatie

143.144

10.912 Investering 132.232

Voortgang: We hebben de meeste onderdelen van het nieuwe belastingensysteem in gebruik genomen. Afronding van het project is gepland in het 2e kwartaal van 2021. Financiële voortgang: Dit project wordt naar verwachting met een tekort van € 28.000,- afgesloten. Vanaf 2022 ontstaan hierdoor extra kapitaallasten van € 5.600,- per jaar. Deze vangen we op binnen de begroting (de stelpost I&A). 71814 BGT

50.000

27.162

22.838 Investering

545.152 547.797

-2.645 Investering

Voortgang: We hebben voor 3 gemeenten BGT-software ingekocht en in gebruik genomen. De laatste fase van het project de aansluiting op de landelijke voorziening BGT via de servicebus is in januari 2021 uitgevoerd. Financiële voortgang: Dit project hebben we binnen het projectbudget uitgevoerd. De lagere kapitaallasten komen ten gunste van de stelpost I&A. Het project wordt afgesloten. 71850 Inhuur projectleiding programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering Voortgang: Voor de uitvoering van het programma huren we projectleiding in. Het programma is afgerond en overgedragen aan de beheerorganisatie Financiële voortgang: Het project wordt met een minimaal tekort afgesloten. De extra kapitaallasten die hierdoor ontstaan brengen we ten laste van bestaand budget. Het project wordt afgesloten.

20

71908 Vernieuwing gegevensuitwisseling

469.000 380.679

88.321 Investering

Voortgang: Het project heeft als doel de infrastructuur voor gegevensuitwisseling en ontsluiting te vernieuwen. De implementatie van de nieuwe software voor gegevensdistributie, is volgens planning afgerond in december 2020. De 1e helft van 2021 werken we verder aan het omleggen en realiseren van koppelingen via het gegevensknooppunt, de implementatie van het datawarehouse en de inkoop van een gisviewer voor de 4 Dommelvallei-organisaties. Financiële voortgang: Het project voeren we binnen het projectbudget uit.

21