Raadsvoorstel Vaststelling advies nieuwe raadzaal en instelling werkgroep (C)

Raadsvoorstel

Raadsvoorstel vaststelling advies en instelling werkgroep nieuwe raadzaal Van Datum Programma Zaaknummer

: : : :

Presidium 10 mei 2021 1. Bestuur en Organisatie 146553

Voorgesteld besluit: I.

Het advies over het proces van besluitvorming over de nieuwe raadzaal vast te stellen.

II.

Een werkgroep nieuwe raadzaal in te stellen, onder begeleiding van een onafhankelijk externe, die belast is met de inhoudelijke voorbereiding van het advies aan de raad. De werkgroep bestaat verder uit een vertegenwoordiger per fractie.

III.

De volgende leden te benoemen in de werkgroep nieuw raadzaal: a.

Mevrouw D.H.M. Brink

b.

Mevrouw S.A. Cramer

c.

De heer D.J. Gutlich

d.

De heer W.A.J. van Haaster

e.

De heer J. van Hameren

f.

De heer F.J.M. van Kouwen

g.

De heer R.N. van Maris

h.

Mevrouw C.M.A. Meiland-van den Burg

i.

Mevrouw W.J.M. Meiland

j.

Mevrouw W.P. Secker

Kern van het voorstel Vanaf 1 januari 2019 zijn de gemeenten Noordwijk en Noordwijkerhout gefuseerd. De gemeenteraad van Noordwijk vergadert sindsdien tijdelijk in de Duinpan in De Zilk. Het proces om te komen tot een permanente huisvesting is eind 2019 ‘on hold’ gezet omdat er een patstelling dreigde te ontstaan. Besloten is om te onderzoeken hoe aan het proces een vervolg gegeven kon worden. Op verzoek van het presidium is extern advies ingewonnen over het inrichten van het proces rondom de besluitvorming rondom de nieuwe raadzaal. Het advies over de inrichting van het proces om te komen tot besluitvorming over de nieuwe raadzaal is eind april jl.

opgeleverd en ligt ter vaststelling voor. Het doel is om voor de zomer te komen tot een besluit over de plaats van de nieuwe raadzaal.

Aanleiding Aanleiding is de wens en de noodzaak om te komen tot permanente huisvesting voor de raad. Het raadsvoorstel is bedoeld om te komen tot een gedragen besluit over de plaats van de nieuwe raadzaal door het borgen van een goed proces om te komen tot die besluitvorming. Het is algemeen bekend dat bij gemeentelijke fusies de plaats van de nieuwe raadzaal gevoelig kan liggen en er een risico bestaat van polarisering van het debat. Dat is in de gemeente Noordwijk niet anders gebleken. Om een nieuwe patstelling te voorkomen is extern advies ingewonnen over de inrichting van het proces.

Wat willen we bereiken? (Beoogd effect) Concreet is het doel van het raadsvoorstel om het proces om te komen tot een besluit over de permanente huisvesting van de raad te borgen. Om hiertoe te komen is advies uitbracht waarin de kaders en uitgangspunten zijn opgenomen en een planning. Deze worden verder uitgewerkt in de werkgroep nieuwe raadzaal. Het college wordt hierin meegenomen. Het advies is besproken en geaccordeerd in het fractievoorzittersoverleg van 26 april jl. De werkgroep (met ondersteuning) levert het volgende op: 1.

Concretisering van de selectiethema’s a. Kosten b. Bereikbaarheid c. Oppervlakte raadzaal en extra ruimten d. Representatie in soberheid e. Multifunctionaliteit f. Technische voorzieningen g. Duurzaamheid

2.

Weging van de selectiethema’s

3.

Helderheid over de vormgeving en globale kosten van de drie varianten: Uitbreiding Rotonde, Binnentuin, Bibliotheek

4.

Conclusie van de werkgroep m.b.t. de combinatie van selectiethema’s en varianten

Wat gaan we daarvoor doen? (Oplossingsrichtingen/maatregelen/onderbouwing per oplossingsrichting met argumenten) Met de vaststelling van het advies worden de kaders en uitgangspunten/selectiethema’s vastgesteld en het proces om te komen tot een

Pagina 2 van 3

besluit. Het raadsbesluit wordt voorbereid door de werkgroep nieuwe raadzaal. Met dit raadsvoorstel stelt de raad deze werkgroep in met vertegenwoordigers van alle fracties. De werkgroep nieuwe raadzaal betreft een apolitieke werkgroep met als taak om het advies aan de raad technisch-inhoudelijk voor te bereiden. De werkgroep nieuwe raadzaal wordt voorgezeten door een onafhankelijk procesbegeleider, ondersteund door de griffie en de benodigde ambtelijke ondersteuning. In het voortraject is al veel onderzocht en uitgewerkt, waardoor naar verwachting drie bijeenkomsten voldoende zijn.

Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf) Voor de begeleiding en ondersteuning van het traject tot aan de zomer is een bedrag begroot van 10.000 euro. Additioneel onderzoek is vooralsnog niet voorzien, gezien het voornemen om uit te gaan van het voorwerk dat al verricht is.

Betrokken partijen/participatie Niet van toepassing.

Communicatie Het raadsbesluit wordt op de gebruikelijke wijze gecommuniceerd.

Verdere procedure en planning De raad streeft nadrukkelijk naar een besluit in de raadvergadering van juli 2021, waarna de uitvoering verder opgepakt kan worden in 2021 en 2022.

Bestuurlijk kader - Diverse raadsbesluiten ten aanzien van de nieuwe raadzaal en onderliggende documentatie.

Bijlage(n) - Raadsbesluit; - Bijlage 1: Advies proces om te komen tot besluitvorming

Hoogachtend,

W.J.A. Verkleij voorzitter

Pagina 3 van 3

M.R. Fabbricotti griffier