Raadsvoorstel Reglement van Orde, 2023

Raadsvoorstel

Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad Noordwijk, 2023 Aan Van

: de gemeenteraad : de griffie

Datum Portefeuillehouder:

: 17 april 2023 : nvt.

Zaaknummer

:

Voorgesteld besluit 1.

Vast te stellen het navolgende Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden

2.

van de gemeenteraad en door de raad ingestelde commissies in de gemeente Noordwijk 2023. In te trekken het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere we rkzaamheden van de gemeenteraad Noordwijk, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 2 januari 2019 (incl. het raadsbesluit op 20 december 2022 over art. 18).

Kern van het voorstel Regelmatig dient een Reglement van Orde te worden aangepast aan de bestaande werkwijze. Het vigerende Reglement van Orde dateert van 2 januari 2019 , met een wijziging op 20 december 2022 van artikel 18 ‘samentelling commissies’. Met name de werkwijze van de door de raad ingestelde raadscommissies is de afgelopen jaren sterk gewijzigd. In voorliggend document zijn de werkwijzen van de raadscommissies en gemeenteraad van Noordwijk geactualiseerd.

Aanleiding In 2021 is er een pilot vergadermodel gestart. Na evaluatie is gebleken dat de raad verder wil met dit vergadermodel. Hierop dient het vigerende Reglement van Orde te worden aangepast . De huidige gemeenteraad heeft die aanzet in het najaar van 2022 opgepakt samen met een externe juridisch adviseur. Er zijn 9 uitgangspunten voor het Reglement van Orde geform uleerd (zie bijlage c.). Vervolgens hebben er twee werksessies plaatsgevonden waarbij verschillende onderdelen van het reglement zijn besproken. De onderdelen waar men het over eens is, zijn verwerkt in het voorliggende document. Op 11 april 2023 is de werkgroep bijeen geweest en akkoord gegaan om het nieuwe Reglement van Orde ter besluitvorming aan de raad aan te bieden.

Wat willen we bereiken? (Beoogd effect) Met het vaststellen van het voorliggende document wordt de huidige werkwijze van de raad en raadscommissies in grote lijnen vastgelegd. Het besluitvormingstraject is een dynamisch proces. Dit

betekent dat de komende periode nieuwe ervaringen worden opgedaan. Het is dan ook wenselijk om het Reglement van Orde in 2025 opnieuw te actualiseren.

Wat zijn de belangrijkste wijzigingen? Naast een andere inrichting van het document bevat het voorliggende reglement met name wijzigingen voor de raadscommissies. De belangrijkste wijzigingen zijn op een rij gezet. 1. Besluitvorming van 3 maanden naar 1 maand Het uitgangspunt is het behouden van de beeldvormende, de meningsvormende en besluitvormende fase. Echter de doorlooptijd wordt in beginsel teruggebracht van 3 maanden naar 1 maand. In beginsel omdat het voor kan komen dat de informatiebehoefte over een onderwerp bij de commissieleden groot is. Denk daarbij aan onderwerpen met grote impact voor de samenleving. In dat geval zal de agendacommissie meer tijd tussen de beeldvormende en meningsvormende fase plannen. Het rechtstreeks op de raadsagenda plaat sen van onderwerpen blijft gehandhaafd. De wijziging in doorlooptijd vergt een actuele termijnkalender. Het college wordt dan ook opgeroepen om te zorgen dat de termijnkalender met raadsonderwerpen actueel is zodat de agendacommissie de verschillende behandelfasen tijdig op zijn merites kan beoordelen en inplannen. Het inkorten van de doorlooptijd zorgt voor een effectievere besluitvorming. Het schept duidelijkheid naar onze inwoners. Daarnaast voorkomt het dat bestuurders zich meerdere keren moeten inlezen in het onderwerp. 2.

Duidelijk onderscheid tussen beeldvormende en meningsvormende fase De werkgroep stelt voor om meer duidelijkheid aan te brengen in de werkwijze tussen de beeldvormende en meningsvormende fase. Zo is de beeldvorming bedoeld voor presentaties, informatieoverdracht en het moment om zowel verduidelijkende vragen te stellen aa n de ambtenaar als politieke vragen aan de portefeuillehouder. (Technische vragen over raadsvoorstellen worden via de mail bij de griffie ingediend; zowel de vragen als antwoorden zijn voor iedereen toegankelijk). In de beeldvormende fase krijgen betrokken inwoners van Noordwijk de gelegenheid om in te spreken. De wens is om de inwoners zo vroeg mogelijk in de besluitvorming te betrekken zodat fracties de input mee kunnen nemen naar de meningsvormende fase waarin zij hun voorlopig standpunt vormen en advies aan de raad uitbrengen. Voor de meningsvormende fase kan de raadscommissie de portefeuillehouder uitnodigen om een korte verduidelijking te geven als dit nodig is voor discussie van de raadscommissie. Echter de portefeuillehouder zit in deze fase niet meer standaard aan tafel. De winstpunten van deze invulling is dat de beeldvorming beter tot zijn recht komt, de commissieleden meer ruimte krijgen voor de onderlinge discussie in de meningsvormende fase en het de besluitvorming van de onderwerpen in de raadsvergaderingen bespoedigt.

Pagina 2 van 4

3. Eenmansfracties mogen 3 commissieleden blijven voordragen Voor eenmansfracties is het raadswerk een behoorlijke uitdaging. Om de werkzaamheden en werkdruk te verdelen is in het voorliggende reglement opgenomen dat eenmansfracties drie commissieleden mogen voordragen in plaats van de gebruikelijke twee commissieleden. De afspraak om voor fracties van twee of meer raadsleden ook drie commissieleden te benoemen , wordt met de vaststelling van dit reglement stopgezet. In artikel 53 is een overgangsbepaling opgenomen zodat de reeds benoemde commissieleden de huidige raadsperiode kunnen volmaken. Echter als zij eerder besluiten te stoppen kunnen deze fracties geen nieuw derde commissielid voordragen voor benoeming. 4. Opheffen Geheimhouding Op 1 april 2023 is de Gemeentewet gewijzigd . Zo komt het bekrachtigen van de geheimhouding te vervallen en zijn de regels rond het delen van mondelinge geheime informatie met de raads(commissie)leden gewijzigd. In het voorliggende reglement is de verwijzing naar deze nieuwe wetgeving opgenomen.

Wat zijn de risico’s en kanttekeningen De wijzigingen in het Reglement van Orde hebben een doorwerking naar het vergaderschema. Het is aan de agendacommissie of het vergaderschema vanaf september 2023 moet worden aangepast dan wel dat de aanpassingen in het vergaderschema 2024 worden verwerkt. Een andere kanttekening is dat het Reglement van Orde invloed heeft op de ondersteuning vanuit de griffie. De administratieve werkprocessen binnen de griffie moeten opnieuw ingericht worden zodat deze aansluiten op de verkorte doorlooptijd in de besluitvorming.

Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf) Dit voorstel leidt niet tot aanvullende kosten.

Betrokken partijen/participatie Het Reglement van Orde is een document waarin de onderlinge werkafspraken van de raad zijn vastgelegd. De raad is betrokken geweest bij de totstandkoming van dit document.

Communicatie Het Reglement van Orde wordt na vaststelling op de voor de gemeente gebruikelijke wijze gepubliceerd.

Verdere procedure en planning Na het raadsbesluit worden de stukken voor publicatie aangeboden. De dag na publicatie treedt het Reglement van Orde in werking.

Bestuurlijk kader n.v.t.

Pagina 3 van 4

Bijlage(n) a.

Raadsbesluit Reglement van Orde voor de vergadering van de gemeenteraad en voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad en door de raad ingestelde commissies in de gemeente Noordwijk 2023.

b.

Toelichting op het Reglement van Orde voor de vergadering van de gemeenteraad en voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad en door de raad ingestelde commissies in

c.

de gemeente Noordwijk 2023. De 9 uitgangspunten van Noordwijk

d. e.

Raadsbesluit behorende bij initiatiefvoorstel d.d. 20 december 2022 Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad Noordwijk d.d. 2 januari 2019 (link: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR620097 )

Hoogachtend, namens de werkgroep

De griffier

Pagina 4 van 4