Handreiking Integraal Huisvestingsplan
Tekst van het document
Handreiking IHP Handreiking voor de ontwikkeling van een Integraal Huisvestingsplan
Opdrachtgevers PO-Raad, VO-raad en VNG Datum februari 2023
Auteurs Doriene Bakker Maarten Groenen
INHOUD
HANDREIKING IHP
1
Inleiding
3
1.1
Aanleiding
3
1.2
Uitgangspunten
4
1.3
Randvoorwaarden succesvol IHP
4
1.4
Totstandkoming
5
2
Plan van Aanpak
6
2.1
Inleiding
6
2.2
Fase 0 – Voorbereiding
6
2.3
Fase 1 – Visie
9
2.4
Fase 2 – Inventarisatie & analyse
11
2.5
Fase 3 - Planvorming
15
2.6
Fase 4 - Rapportage
18
2.7
Fase 5 - Implementatie
19
2.8
Fase 6 – Evaluatie
20
Colofon
Praktijkvoorbeelden en achtergrondinformatie Deze handreiking beschrijft de verschillende fases bij het opstellen van een Integraal Huisvestingsplan. In de bijlage bij deze handreiking zijn voor alle fases in het proces praktijkvoorbeelden en extra achtergrondinformatie beschikbaar.
21
2
1 INLEIDING
HANDREIKING IHP
Handreiking, geen blauwdruk Elke lokale situatie is anders. Er is een diversiteit aan schoolbesturen en gemeenten. Deze handreiking geeft een uitgebreid beeld van hoe het IHP-proces ingestoken kan worden en welke gezamenlijke mijlpalen daarbij ondersteunend kunnen zijn. Uiteraard is het voor een kleine portefeuille gebouwen niet noodzakelijk om aan alle elementen te voldoen. Wel is aan te raden om de fases zoals beschreven te doorlopen. Deze handreiking moet een nuttig hulpmiddel voor schoolbesturen en gemeenten zijn en geen blauwdruk of voorschrift.
Bij de PO-Raad, VO-raad en de Vereniging Nederlandse Gemeenten leeft al langer de wens om tot een meer integrale aanpak te komen van onderwijshuisvesting. Waarbij er aandacht is voor een gelijkwaardige en evenwichtige positie van schoolbesturen en gemeenten. Zij hebben daarom in 2016 een gezamenlijk voorstel voor onderwijshuisvesting opgesteld. In 2020 heeft de minister van onderwijs laten weten dat hij de huisvestingsvoorstellen van de sectororganisaties en de VNG overneemt. Bij invoering van de wet, gepland in 2025, wordt het voor gemeenten verplicht een meerjarig Integraal Huisvestingsplan (IHP) te ontwikkelen. Zij werken hierbij in gelijkwaardigheid samen met schoolbesturen.
Momenteel is het nog niet duidelijk welke eisen in de toekomst vanuit de wet worden gesteld aan een IHP, maar we doen in deze handreiking wel een aanzet. Bij de uitwerking van deze handreiking hebben de sectororganisaties PO-Raad, VO-raad, de VNG, Kenniscentrum Ruimte-OK nauw samengewerkt met het ministerie van OCW, zodat er een breed gedragen handreiking ligt.
Gemeenten en schoolbesturen leggen het onderwijshuisvestingsbeleid vast voor een periode van vier jaar, met een doorkijk naar minimaal 12 jaar na deze periode. Hiermee wordt aangesloten op de gemeentelijke raadscycli. Doelen van het meerjarige IHP zijn:
1.1
• Het IHP moet leiden tot goede schoolgebouwen. Goede schoolgebouwen zijn cruciaal voor goed onderwijs. We willen toe naar onderwijsadaptieve, gezonde, toegankelijke en duurzame schoolgebouwen waarin het fijn is om te leren en te werken. • Daarbij is het van belang de brede kwaliteit van de schoolgebouwenportefeuille in beeld te brengen aan de hand van het Kwaliteitskader onderwijshuisvesting. Schoolbesturen en gemeenten krijgen beter inzicht in de huidige staat van de schoolgebouwen en wat ervoor nodig is om naar de gewenste gebouwen te komen. • In het IHP worden duidelijke afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden en geldstromen, in gelijkwaardigheid en vanuit gezamenlijke ambities, passend bij de lokale opgave. • Geldstromen worden bijeengebracht voor de levenscyclusbenadering van het gebouw (Total Cost of Ownership). • Het IHP leidt tot meer zekerheid voor zowel schoolbesturen als gemeenten, en overstijgt de jaarcyclus van de verordening. • Het landelijk verplicht stellen van IHP’s geeft de mogelijkheid om lokaal te monitoren en een landelijk inzicht te krijgen in de staat van schoolgebouwen.
Aanleiding
Veel gemeenten en schoolbesturen werken vanuit de bestaande rolverdeling samen op het gebied van onderwijshuisvesting. In steeds meer gevallen stellen ze samen een Integraal Huisvestingsplan (IHP) op. Een IHP is een belangrijk sturingsinstrument in het realiseren van diverse onderwijskundige, beleidsmatige en maatschappelijke ambities waarbij onderwijshuisvesting dus niet alleen een antwoord is op een ruimtevraag, maar ook een strategisch bedrijfsmiddel om genoemde ambities te ondersteunen of te realiseren. Om te borgen dat de plannen daadwerkelijk worden gerealiseerd is de behoefte ontstaan om de status van deze IHP’s ook wettelijk te verankeren. De PO-Raad, VO-raad en VNG hebben hiertoe een voorstel tot wetswijziging ingediend, dat positief is ontvangen door de minister van OCW. Daarnaast zien we het als een kans dat het IHP een routekaart kan worden om het onderwijsvastgoed de komende decennia te verduurzamen, om daarmee te kunnen voldoen aan de klimaatdoelstellingen van 2030 (50% CO₂-reductie) en 2050 (95% CO₂-reductie). Vooruitlopend op de beoogde wetswijziging ontwikkelen de sectorraden en de VNG met en voor hun achterban een handreiking voor een IHP.
3
HANDREIKING IHP
1.2
Uitgangspunten
1.3
• Onderwijshuisvesting heeft een directe en een indirecte waarde: het heeft een directe waarde voor de kwaliteit van het onderwijs en het heeft een indirecte waarde voor overige maatschappelijke doelen zoals minder schooluitval, minder jeugdzorg, sociale kwaliteit en de fysieke kwaliteit van de woonomgeving. • Gemeenten en schoolbesturen zijn wettelijk gezamenlijk verantwoordelijk om kwalitatief goede onderwijshuisvesting te realiseren en in stand te houden. Om invulling te geven aan deze wettelijke taak is het relevant een IHP op te stellen waarmee gemeenten en schoolbesturen in staat zijn een langetermijnperspectief te ontwikkelen. Op basis van dit langetermijnperspectief kunnen partijen beter beoordelen hoe de schaarse financiële middelen effectief in te zetten zijn om daarmee optimaal resultaat te behalen ten behoeve van de kwaliteit van het onderwijs. Deze handreiking dient als hulpmiddel bij het realiseren van dergelijke IHP’s. • De kern van een IHP is hoe je de bestaande voorzieningenstructuur transformeert naar de toekomst. Welke interventies gaan gemeente, schoolbesturen en maatschappelijke instellingen doen, rekening houdend met de benodigde capaciteit, de individuele en gezamenlijke beleidsambities, de maatschappelijke ontwikkelingen, stedenbouwkundige ontwikkelingen e.d..
Als je door die bril van ambities, doelstellingen, knelpunten en vraagstukken kijkt: welke transformaties moeten we dan in de voorzieningenstructuur plegen in de komende jaren? Op die strategische vraag dient een IHP antwoord te geven. • Het opstellen van IHP’s voor het primair en voortgezet onderwijs is tevens één van de afspraken uit het Klimaatakkoord (d.d. 28 juni 2019). Met deze afspraken dient de onderwijshuisvesting CO₂-arm gemaakt te worden. Hieraan levert het IHP dus ook een bijdrage. • De handreiking beoogt gemeente en schoolbesturen te helpen bij het gezamenlijk ontwikkelen van een IHP. De handreiking geeft derhalve geen antwoorden of richtlijnen over inhoudelijke vraagstukken als renovatie, verduurzaming, kostenverdeling, kwaliteitsniveaus, de realisatie van integrale kindcentra of het vormgeven van meer inclusief onderwijs. Uit de genoemde voorbeelden en achtergrondinformatie kan voor tal van vraagstukken echter wel de nodige informatie en inspiratie worden gehaald. • De handreiking beoogt tevens een bepaalde uniformiteit in IHP’s te creëren, zodat het mogelijk is om vanuit de IHP’s landelijke sturingsinformatie te genereren over bijvoorbeeld de capaciteit en het energieverbruik.
Randvoorwaarden succesvol IHP
Het ontwikkelen van een IHP is een intensief proces tussen gemeente, schoolbesturen en andere betrokkenen. In deze handleiding is een stappenplan beschreven om tot de ontwikkeling van een IHP te komen. Om succesvol tot een IHP te komen is het belangrijk om rekening te houden met de volgende randvoorwaarden: Gelijkwaardige partners Gemeente en schoolbesturen hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor onderwijshuisvesting. Het ontwikkelen van een IHP is een middel om aan deze verantwoordelijkheid invulling te geven. Daarbij moeten gemeente, schoolbesturen en andere betrokkenen optrekken als gelijkwaardige partners. Partnerschap is onmisbaar voor deze gezamenlijke opgave. Dit partnerschap kan worden gestimuleerd door in te zetten op zaken als: vertrouwen, transparantie, eenduidige communicatie, een heldere projectorganisatie (met het juiste mandaat) en het gezamenlijke belang centraal stellen (de kinderen in uw gemeente). Kennis en kunde aan tafel Het ontwikkelen van een IHP vraagt specifieke kennis en kunde ten aanzien van onderwijshuisvesting. In het IHP-proces is het van belang dat gedurende het hele proces – vanuit betrokken partijen – voldoende kennis en kunde aan tafel zit. Voor kleine gemeenten en schoolbesturen kan het lastiger zijn om de benodigde kennis en kunde in te brengen.
Samenwerking met andere besturen/gemeenten of externe inhuur kan hierbij een oplossing bieden. In het verlengde van de aanwezigheid van voldoende kennis en kunde is het ook belangrijk om aandacht te hebben voor kennisdeling. Voor kennisopbouw, -uitwisseling en advies, kunnen schoolbesturen en gemeenten respectievelijk terecht bij de PO-Raad, VO-raad en VNG, maar ook bij kenniscentrum Ruimte-OK en netwerkorganisatie Bouwstenen voor Sociaal. Juridische borging Het IHP-rapport is het resultaat van een intensief traject. Om te zorgen dat het plan is geborgd voor de komende jaren is het belangrijk dit juridisch te borgen. Dit kan door gezamenlijk een convenant op te stellen (vooraf bij startnotitie en achteraf bij definitief IHP) en/of de koppeling (en verankering) te maken met de huisvestingsverordening. Hierbij kunnen ook afspraken worden gemaakt over de consequenties van het eventueel niet meedoen of tussentijds uitstappen van partners. Wat is het vangnet?
4
HANDREIKING IHP
Betrekken achterban Doorgaans is vanuit de gemeente en elk schoolbestuur een beperkt aantal vertegenwoordigers betrokken bij het ontwikkelen van het IHP. Voor het verkrijgen van draagvlak voor het beleid en de plannen is het belangrijk om ook de achterban vroegtijdig in het gehele proces te betrekken en/of te informeren. Voor een schoolbestuur betekent dat bijvoorbeeld dat de schooldirecties, (G)MR-en en raden van toezicht worden betrokken of geïnformeerd. Voor een gemeente betekent dat bijvoorbeeld dat de gemeenteraad, relevante afdelingshoofden, maar ook buurgemeenten worden betrokken of geïnformeerd. Beeldende rapportage IHP-rapporten zijn doorgaans lijvige documenten, waarbij stapsgewijs naar concrete voorstellen wordt toegewerkt. Om enerzijds draagvlak te krijgen voor tussenresultaten en anderzijds de leesbaarheid van het IHP-rapport te vergroten helpt het om beeldend te rapporteren. Door het gebruik van visualisaties als (scenario)kaarten, factsheets, grafieken en foto’s kunnen de hoofdzaken uit het IHP worden verduidelijkt. Het digitaal en interactief (en tevens beeldend) ontsluiten van een IHP draagt tevens bij een betere communicatie.
1.4
Totstandkoming
Op basis van landelijke ervaringen met het opstellen van IHP’s bij de totstandkoming van deze handreiking is gekeken naar de elementen die handig zijn voor het vormen van een beleidsrijk en toekomstbestendig IHP. Een IHP moet meerwaarde hebben, uitvoerbaar en van goede kwaliteit zijn. Dit is in gezamenlijke sessies met ambtenaren, bestuurders en beleidsadviseurs van gemeenten en schoolbesturen in het po en vo opgehaald. De basis voor deze handreiking is gelegd door ICSadviseurs, die als penvoerder fungeerde bij de totstandkoming. Daarnaast is binnen het programma Aardgasvrije en Frisse Basisscholen door Platform 31 en Ruimte-OK gewerkt aan een stappenplan voor een Duurzaam IHP. Beide handreikingen liggen in elkaars verlengde en zijn naast elkaar te gebruiken, waarbij het stappenplan voor een Duurzaam IHP meer nadruk legt op de klimaatopgave.
5
2 PLAN VAN AANPAK 2.1
HANDREIKING IHP
Inleiding
2.2
2.2.1 Startdocument
Om tot een gedragen IHP te komen is het belangrijk een transparant proces te doorlopen. In dit hoofdstuk staat beschreven op welke wijze een IHP kan worden ontwikkeld, welke fasen moeten worden doorlopen, uit welke onderdelen het IHP minimaal moet bestaan en hoe het proces er uitziet.
Het ontwikkelen van een IHP is een gezamenlijk proces tussen gemeente en schoolbesturen. Afhankelijk van de omvang van de gemeente, complexiteit en of het een herijking betreft is de doorlooptijd normaal gesproken één jaar. Voor het doorlopen van een soepel proces is het van belang om als eerste stap een startdocument op te stellen. Hierin worden onder andere de scope, kaders, planning en projectorganisatie beschreven. Betrokken partijen geven hiermee sturing aan het beoogde proces. Het startdocument kan tevens een basis vormen voor gemeenten en schoolbesturen om een interne of externe adviseur te selecteren als procesbegeleider en/of opsteller van het IHP. En het zij hier nogmaals benadrukt: een IHP kan veel verschillende vormen aannemen.
De basis voor het ontwikkelen van een IHP bestaat uit het onderstaande stappenplan. In dit hoofdstuk zijn per fase de onderdelen (producten) uitgewerkt. Elk onderdeel is toegelicht en er wordt beschreven hoe dit tot stand komt en kan worden uitgewerkt. Startdocument
Fase 0 Voorbereiding Fase 6 Evaluatie
Fase 5 Implementatie Uitvoeringsplan
Fase 4 Rapportage Definitief IHP
Fase 1 Visie
Visiestuk
Fase 2 Inventarisatie & analyse
Knelpuntenanalyse
Fase 3 Planvorming
Fase 0 – Voorbereiding
Totstandkoming Aangezien onderwijshuisvesting een gezamenlijke verantwoordelijkheid is, is ook het opstellen van het startdocument voor het ontwikkelen van een IHP een verantwoordelijkheid van de gemeente en schoolbesturen. In beginsel is de gemeente de penvoerder en betrekt hierbij de schoolbesturen en binnen de gemeente ook andere beleidsterreinen, vertegenwoordiger van het samenwerkingsverband en de verantwoordelijk wethouder, om input op te halen voor het document. Wanneer het startdocument is opgesteld wordt dit gedeeld met de betrokken partijen en, bij voorkeur, vastgesteld. Het vaststellen van het startdocument vraagt bestuurlijke besluitvorming in bijvoorbeeld een OOGO en/of convenant of vaststellingsovereenkomst. De voornaamste kaders en afspraken uit het startdocument vormen tevens een basis voor een inleidend hoofdstuk in het IHP.
Inventarisatie
Prioritering
Scopebepaling In beginsel dient voor alle onderwijssoorten (bao, sbo, so, vso, vo) en ook voor het bewegingsonderwijs een, bij voorkeur samenhangend, IHP te worden ontwikkeld. Het is daarbij belangrijk om vooraf de beoogde scope van het IHP aan te geven. Uit de praktijk kunnen vier typen IHP’s worden onderscheiden die allen een verschillende scope hebben (en dus om verschillende producten en processen vragen). De vraag bij het bepalen van de scope is: ‘Hoe integraal maken we het huisvestingsplan?’
Scenario’s Financiële vertaling
In het primair onderwijs zijn gymlokalen en gymzalen de verantwoordelijkheid van de gemeente. In het voortgezet onderwijs is het onderhoud hiervan de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur. De huisvesting van het bewegingsonderwijs dient in elke stap te worden meegenomen (ook waar dit niet specifiek benoemd is in deze handreiking) en maakt integraal deel uit van een IHP.
6
HANDREIKING IHP
Scope
Integraal gebiedsplan
kwaliteit en exploitatie – thema’s toegevoegd. De beoogde wetswijziging betreft uitsluitend onderwijshuisvesting, maar het ontwikkelen van een IHP begint bij het bepalen van de scope (en daarmee de mate van integraliteit).
Maatschappelijke ontwikkelingen als basis voor een plan: Wijkbehoefte Gebiedswaarde Leefbaarheid
Naast de keuze voor het type IHP is het ook de vraag of de visie (op onderwijs en onderwijshuisvesting) integraal onderdeel uitmaakt van het IHP of dat dit een separaat proces is wat voorafgaand aan het IHP plaatsvindt. In het startdocument dient de positionering van de visie (het visiestuk) te worden vastgelegd. Tenslotte kan ten aanzien van de scope nog worden overwogen om een IHP voor meerdere gemeenten samen te ontwikkelen, bijvoorbeeld in het geval dat onderwijsvoorzieningen een regionale functie vervullen, buiten de gemeentegrenzen. Of als er regionale opgaven in het onderwijs zijn die van invloed zijn op de gewenste onderwijshuisvesting. In het startdocument worden hiervoor de kaders geformuleerd.
Kindvoorzieningenplan Toevoegen van leerlingvoorzieningen of zorg: inclusiviteit, doorgaande lijn, preventie Opvang Zorg Samenwerking regulier en speciaal Sport Cultuur Onderwijskwaliteitsplan
Kaders bepalen Bij aanvang van een IHP-traject is het van belang om de kaders te bepalen ten aanzien van onder andere de financiële middelen. Is er een budget en is dit kaderstellend, of is er sprake van preventief financieel toezicht of een Artikel 12-status? Zijn er vanuit andere (beleids) terreinen kaders (zoals een coalitieakkoord, onderwijsvisie, accommodatiebeleid en beleid schoolbesturen) die van invloed zijn op onderwijshuisvesting? Daarnaast kan afstemming met omliggende gemeenten van belang zijn. Tenslotte is in het wetsvoorstel aangegeven dat een IHP moet leiden tot een meerjarenperspectief van 16 jaar en (financiële) verplichtingen voorschrijft voor de eerste vier jaar. Het is belangrijk om hierover met elkaar van tevoren afspraken te maken. In brede zin is het aan te raden om in het startdocument op te nemen op welke wijze zaken worden vastgelegd. Denk hierbij aan de (juridische) status van het IHP, het al dan niet opstellen van een convenant en aanpassingen in de verordening. De bevoegdheden die de betrokkenen in een IHP-traject hebben zijn nog weleens verschillend. Leg bij de start van het IHP-traject vast wie welk mandaat heeft en welke procesafspraken daarom in het Plan van Aanpak moeten worden opgenomen.
Visie en ambitie Kwaliteit Functionaliteit/onderwijsadaptiviteit Binnenklimaat Duurzaamheid Exploitatie Onderwijscapaciteitsplan Capaciteitsvraagstuk Afstemming vraag en aanbod
Vier typen IHP met een verschillende scope Veel voornamelijk oudere IHP’s richten zich (deels in lijn met de verordening) hoofdzakelijk op het capaciteitsvraagstuk. Tegenwoordig wordt deze invulling van een IHP als te beperkt beschouwd, mede gezien het feit dat naast capaciteit ook functionele kwaliteit onder de taken en verantwoordelijkheden vallen. In deze handreiking is dit type IHP niet verder uitgewerkt. De afgelopen jaren worden (aanvullend op het capaciteitsvraagstuk) steeds vaker ook het kwaliteitsaspect en een visie toegevoegd aan het IHP. In sommige gemeenten ontstaat de behoefte om nog integraler naar onderwijshuisvesting te kijken en ook andere leerlingvoorzieningen mee te nemen of onderwijshuisvesting onderdeel te laten zijn van gebiedsplannen, of te koppelen aan bijvoorbeeld de energietransitie. In een zogenaamd Kindvoorzieningenplan en Integraal Gebiedsplan worden dus aanvullend op het Onderwijskwaliteitsplan – met aandacht voor het capaciteitsvraagstuk, visie en ambitie,
Bij actualisatie van een bestaand IHP dient vooraf met elkaar te worden bepaald of de scope en kaders van het vorige IHP nog gelden of dienen te worden geactualiseerd. Het bestaande IHP kan dienen als basis voor (de actualisatie van) het nieuwe IHP. Daarnaast kunnen er schoolbesturen zijn die reeds voor hun eigen portefeuille een huisvestingsplan hebben opgesteld. Bij het gezamenlijk ontwikkelen van een IHP is het belangrijk dat gemeenten en schoolbesturen bepalen hoe hiermee wordt omgegaan. 7
HANDREIKING IHP
2.2.1.1 Uitwerking Bij het ontwikkelen van het startdocument kunnen de volgende thema’s worden uitgewerkt:
2.2.1.2 Proces De volgende processtappen zijn benodigd om fase 0 te doorlopen:
Type IHP
Thema’s
Processtap
Actie
Algemeen
• Scope van het IHP • Rolverdeling gemeente, schoolbesturen en overige belanghebbenden • Wijze van besluitvorming • Projectorganisatie • Plan van Aanpak • Beoogde planning • Stakeholders • Kaders bepalen
Algemeen
• Opstellen startdocument (door penvoerder gemeente) • Formeren van regiegroep (afwegen afvaardiging gemeente, schoolbesturen, andere belanghebbenden) • Kiezen van opsteller/procesbegeleider IHP in regiegroep • Opdrachtverstrekking aan opsteller c.q. budget voor opstellen IHP • Start inplannen afspraken op basis van het Plan van Aanpak
OnderwijsCapaciteitsplan OnderwijsKwaliteitsplan KindVoorzieningenplan Integraal Gebiedsplan
• Doelstellingen IHP (vooraf) • Koppeling met vastgesteld beleid en plannen (verordening, lopend IHP, beleidsregels, projecten)
Besluiten
• Vaststelling in OOGO • Ondertekening door middel van een convenant • Vaststelling bestuursopdracht in college van B&W en/ of gemeenteraad
Informeren/betrekken
• Stakeholders (bv. kinderopvangorganisaties) • Beleidsmedewerkers van andere beleidsterreinen (sport, duurzaamheid, financiën, vastgoed en jeugd)
8
HANDREIKING IHP
2.3
Fase 1 – Visie
2.3.1.1 Uitwerking Bij het ontwikkelen van een visie kunnen de volgende thema’s worden uitgewerkt:
2.3.1 Visiedocument
Visie op onderwijs
Om tot planvorming voor de onderwijshuisvesting te komen is het belangrijk dat de gemeente en schoolbesturen gezamenlijk een visie formuleren ten aanzien van onderwijs én onderwijshuisvesting. In het startdocument is de keuze gemaakt of deze gezamenlijke visie wel/niet voorafgaand aan het IHP wordt opgesteld en vastgesteld. De visie op onderwijs schetst het beoogde perspectief en/of concrete doelstellingen voor het onderwijslandschap binnen de gemeente. De visie op onderwijshuisvesting schetst het beoogde perspectief en/ of doelstellingen voor de ontwikkeling en instandhouding van alle schoolgebouwen binnen de gemeente. De visie dient te worden vertaald naar concrete uitgangspunten en spelregels, zodat deze in de planvorming en bij de realisatie kunnen worden toegepast. De scope van het IHP bepaalt mede de thema’s waarover visie moet worden geformuleerd. In het geval van een Kindvoorzieningenplan of Integraal Gebiedsplan dient de koppeling te worden gemaakt met andere beleidsterreinen, maar blijft de visie op onderwijs en onderwijshuisvesting centraal staan. Totstandkoming Bij het ontwikkelen van een gezamenlijke visie is het van belang dat de juiste personen betrokken zijn. Afhankelijk van de scope kan dit betekenen dat vanuit de gemeente onder andere diverse beleidsmedewerkers en medewerkers vastgoed en duurzaamheid zijn betrokken.
Voor schoolbesturen betekent het dat brede expertise gevraagd wordt. Tenslotte bepaalt de scope of andere partijen bij het ontwikkelen van een gezamenlijke visie dienen te worden betrokken. Hierbij kan worden gedacht aan kinderopvangorganisaties, wijkteams of zorgaanbieders. Het ontwikkelen van een visie leent zich goed voor het inzetten van interactieve werkvormen en voor thematische werkgroepen. De visie op onderwijs en onderwijshuisvesting kan integraal deel uitmaken van de eindrapportage (of als bijlage) of er kan een samenvatting worden opgenomen. Bij het ontwikkelen van de visie dient, waar mogelijk, te worden aangesloten bij relevante bestaande visies of plannen ten aanzien van onderwijs en/of jeugd (vanuit de gemeente, schoolbesturen of andere belanghebbenden). Hierbij kan worden gedacht aan Regionale Plannen Onderwijsvoorzieningen Voortgezet Onderwijs (RPO’s) of ondersteuningsplannen vanuit het samenwerkingsverband.
Type IHP
Thema’s
Onderwijskwaliteitsplan
• (doelmatig) Onderwijsaanbod in relatie tot leerlingprognoses en onderwijskundige ontwikkelingen • Passend onderwijs / inclusief onderwijs • Spreiding (bijvoorbeeld stichten nieuwe scholen of verwachte samenvoeging van scholen) • Samenwerking onderwijs (passend onderwijs, inclusief onderwijs e.d.)
KindvoorzieningenPlan
• Aanbod en samenwerking met kindfuncties
Integraal Gebiedsplan
• Aanbod en samenwerking met overige maatschappelijke voorzieningen • Koppeling met visie sociaal domein
Visie op onderwijshuisvesting
9
Type IHP
Thema’s
Onderwijskwaliteitsplan
• Kwaliteitsniveau bij nieuw-/bestaande bouw • Duurzaamheid (energie, gezondheid, circulariteit en doelstellingen Klimaatakkoord) • Financiering (TCO-benadering, bijdrage schoolbesturen en doordecentralisatie) • Capaciteit (leegstand en tekort) • Bewegingsonderwijs • (Toekomstbestendige) exploitatie
Kindvoorzieningenplan
• Investeren en exploiteren bij kindfuncties • Kwaliteitsniveau kindfuncties
Integraal Gebiedsplan
• Koppeling met gebiedsvisie(s) / ontwikkelperspectief • Koppeling met Transitievisie warmte • Brede beleidsthema’s (andere maatschappelijk partners/voorzieningen
HANDREIKING IHP
2.3.1.1 Proces Voor het tot stand komen van de visie, uitgangspunten en uiteindelijk de spelregels die hieruit voortvloeien ten behoeve van de huisvesting moeten de juiste personen vanuit de verschillende organisaties betrokken zijn. Daarnaast is het voor het formuleren van de visie belangrijk om gezamenlijk de volgende processtappen te doorlopen: Processtap
Actie
Algemeen
• Bepalen hoeveel werksessies, type werkvormen, samenstelling en planning • Voorbereiding werksessies door regiegroep • In werksessies komen tot visie, uitgangspunten en spelregels • Opstellen visie, uitgangspunten en spelregels door opsteller IHP • Concept uitwerkingen uit werksessies delen en/of bespreken met regiegroep
Besluiten
• Vaststellen visie. Bepalen welke stakeholders de visie moeten vaststellen en op welke wijze dit gebeurt: • Wethouder(s) (afhankelijk van betrokkenheid en uitwerking ten aanzien van overige beleidsterreinen is betrokkenheid en draagvlak van meerdere wethouders gewenst) • College van B&W en/of gemeenteraad • Schoolbesturen (RvT, MR, et cetera) • Andere stakeholders
Informeren/betrekken
• Bepalen welke andere stakeholders moeten worden betrokken, afhankelijk van scope (bijvoorbeeld kinderopvang, beleidsmedewerkers andere beleidsterreinen), bij het opstellen van de visie en welke rol zij vervullen (input leveren/mede bepalen). Kan door middel van onderling overleg en/of aanwezigheid bij werksessies • (Tussentijds) informeren van achterban schoolbesturen, het college van B&W en/of de gemeenteraad over de totstandkoming van de visie (uitnodigen bij werksessie, presentatie, brief)
10
HANDREIKING IHP
2.4
Fase 2 – Inventarisatie & analyse
Totstandkoming Bij het inventariseren van de schoolgebouwen is het belangrijk om vooraf helder te bepalen welke aspecten worden geïnventariseerd. Wie levert welke informatie aan en welke bronnen worden gehanteerd? Gemeente en schoolbesturen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het aanleveren en de juistheid van de informatie. Bij inventarisaties komt het vaak voor dat er verschil van inzicht is over bepaalde informatie (bijvoorbeeld capaciteit, medegebruik of leerlingprognoses). Het is belangrijk om tijdens de inventarisatie consensus te krijgen over alle gehanteerde informatie. Het detailniveau van de inventarisatie wordt daarnaast mede bepaald door de omvang van de portefeuille en door de direct beschikbare informatie. De belangrijkste vraag is echter: “Welke informatie is nodig om later tot een goede analyse en planvorming van de schoolgebouwen te kunnen komen?”. Doel van de inventarisatie is in ieder geval het bijeenbrengen en ordenen van zo objectief mogelijke informatie over de schoolgebouwen. Openheid en vertrouwen tussen gemeente en schoolbesturen onderling is van cruciaal belang voor een goede inventarisatie. Gegevens moeten vergelijkbaar zijn en bevorderen het gesprek over de prioritering en oplossingsrichtingen (volgende fase).
Bij het inventariseren van de schoolgebouwen kan gebruik gemaakt worden van (online) vragenlijsten om informatie uniform te verzamelen bij betrokken partijen. Ook kunnen interviews worden gehouden om de informatie te bespreken en te verifiëren. Daarnaast kan ervoor worden gekozen om de kwaliteit van alle gebouwen objectief te laten inventariseren (schouwen) door een externe deskundige. Belangrijk hierbij is dat vooraf wordt bepaald op welke aspecten de gebouwen worden geschouwd. Alle informatie uit de inventarisatie dient tenslotte te worden verzameld in een zogenaamd bronbestand (of online omgeving) dat voor alle betrokkenen toegankelijk is.
2.4.1 Inventarisatie In de ‘Model Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs’ gelden de bouwkundige staat (conform NEN 2767) en de ruimtebehoefte als leidende criteria om de noodzaak voor voorzieningen als vervangende nieuwbouw aan te tonen. De insteek van het IHP is om een meer integrale afweging te maken over het wel/niet noodzakelijk zijn van deze voorzieningen. Om tot deze afweging te komen is een breed inzicht in de portefeuille een voorwaarde. Dit brede inzicht wordt verkregen door een inventarisatie van alle schoolgebouwen (en hun terreinen). De thema’s die moeten worden geïnventariseerd zijn mede afhankelijk van de scope op het IHP en de visie op onderwijshuisvesting. De basis betreft een brede inventarisatie van vraag en aanbod (leerlingprognoses versus beschikbare capaciteit) en de kwaliteit van de schoolgebouwen, waarin tevens aspecten als bouwkundige staat, functionaliteit, binnenklimaat, toegankelijkheid, veiligheid en energieprestaties worden geïnventariseerd. Aanvullend moeten in een Kindvoorzieningenplan bijvoorbeeld de andere locaties waar kinderdagopvang wordt aangeboden in beeld worden gebracht. In het kader van een Integraal Gebiedsplan kan het nuttig zijn om te weten op welk moment de cv-installatie van schoolgebouwen zijn beoogd om te worden vervangen (in het kader van de transitievisie warmte.
Tevens is het van belang om alle relevante plannen en ontwikkelingen binnen de gemeente te inventariseren. Te denken valt aan woningbouwontwikkelingen, demografische ontwikkelingen, ontwikkelingen overig maatschappelijk vastgoed, etcetera.
11
HANDREIKING IHP
2.4.1.1 Uitwerking Bij het uitvoeren van een inventarisatie kunnen de volgende aspecten geïnventariseerd worden: Type IHP
Thema’s
Algemeen (per schoolgebouw en gymzaal)
• Adresgegevens • BRIN-nummer en status vestiging • Denominatie • Eigendomssituatie • Bouwjaar (per gebouwdeel en/of m² GO) • Renovaties • (Onderwijs)capaciteit gebouw (m² BVO) • Aantal leerlingen (laatste teldatum) • Monumentale status • Omvang perceel • Boekwaarde (gemeente+ schoolbestuur) • Meerjarenonderhoudsplan
Onderwijskwaliteitsplan (per schoolgebouw en gymzaal)
• Leerlingprognose • Ruimtebehoefte • Medegebruik en verhuur • Aanwezigheid specifieke voorzieningen (speellokaal, gymzaal, lift, therapiebad, et cetera) • Herkomst en spreiding leerlingen • Klokuren (gebruik gymzalen) • Type warmtesysteem (cv-ketel, stadsverwarming, WKO, warmtepomp, et cetera) • Type ventilatiesysteem (natuurlijk, mechanisch, et cetera) • Energieverbruik gas en elektriciteit (afgelopen jaar en CO2-emissie) • Kosten energie (afgelopen jaar) • Kosten groot onderhoud (afgelopen 3 jaar en MJOP komende 10 jaar) • Aanwezigheid asbest • Aanwezigheid loden leidingen • Kwaliteit gebouw (op basis van schouw en Kwaliteitskader onderwijshuisvesting of vragenlijst) • Overige duurzame gebouwkenmerken (bijvoorbeeld zonnepanelen)
kindvoorzieningenplan
• Ontwikkeling aanbod kindvoorzieningen • Huisvestingssituatie Leerlingvoorzieningen
Integraal Gebiedsplan
• Fysieke en maatschappelijke kenmerken wijken • Behoefte maatschappelijke voorzieningen
12
HANDREIKING IHP
2.4.2 Analyse
2.4.1.2 Proces De volgende processtappen kunnen worden doorlopen om tot een gedegen inventarisatie te komen: Processtap
Actie
Algemeen
• Interviews inplannen met schoolbesturen (afhankelijk van scope ook met beleidsmedewerkers van andere beleidsterreinen en andere stakeholders) Opstellen gespreksleidraad voor interviews (thema’s afhankelijke van de scope) • Opstellen vragenlijsten en wel/niet (laten) uitvoeren schouw en afstemmen in regiegroep • Versturen vragenlijsten en eventueel laten uitvoeren schouw (door onafhankelijke partij) • Verwerken informatie (uit vragenlijsten en eventueel schouw) in een bronbestand • Interviews om informatie-inventarisatie te bespreken (tevens ambities en andere relevante ontwikkelingen bespreken) • Aanscherpen informatie-inventarisatie op basis van interviews
Besluiten
Informeren/betrekken
Nadat alle relevante informatie over de schoolgebouwen is geïnventariseerd kan deze worden geanalyseerd. Dit betekent dat de verzamelde informatie enerzijds wordt uitgedrukt in vergelijkbare eenheden (bijvoorbeeld percentage leegstand of energielasten per m² BVO). Anderzijds wordt informatie beoordeeld en/of gewaardeerd. Doel van de analyse is om de knelpunten en kansen in de portefeuille in beeld te brengen om hiermee de noodzaak tot ingrepen respectievelijk mogelijke kansen binnen de bestaande huisvesting aan te tonen. De thema’s die moeten worden geanalyseerd zijn medeafhankelijk van de scope van het IHP en de visie op onderwijs en onderwijshuisvesting. De basis betreft een analyse van de kwaliteit van het schoolgebouw, ruimtebehoefte versus capaciteit en de exploitatie. Aanvullend kunnen bijvoorbeeld ten behoeve van een Integraal Gebiedsplan de fysieke en maatschappelijke kenmerken van wijken worden geanalyseerd. De knelpunten en kansen (analyse) dienen voor een integrale afweging zowel op gebouwniveau als op clusterniveau (wijk of kern) in beeld te worden gebracht. Op clusterniveau worden de gedetailleerde beoordelingen/analyse op gebouwniveau (subthema’s) samengevoegd tot meer samenvattende beoordelingen/ analyses op hoofdthema’s.
Uit een dergelijke analyse kan bijvoorbeeld naar voren komen dat onvoldoende onderwijscapaciteit aanwezig is om IKC’s te realiseren of dat bij schoolgebouwen uit bepaalde bouwperioden het binnenklimaat onvoldoende is. Belangrijk bij het analyseren van de schoolgebouwen is het vooraf helder formuleren van de uitgangspunten ten aanzien van beoordeling. Dus bij welk percentage vormt leegstand een knelpunt of wanneer zijn energielasten per m² BVO hoog?
• Vaststellen inventarisatie (basisgegevens) door gemeente en schoolbesturen (in werksessie en/of akkoord per e-mail)
Totstandkoming Bij het analyseren van de schoolgebouwen wordt de geïnventariseerde informatie gewaardeerd en/of beoordeeld (nulmeting). Doorgaans wordt hierbij een drie- of een vijfpuntschaal gehanteerd. Om helder inzichtelijk te maken waar de knelpunten en kansen zitten helpen visualisaties (bijv. stoplichtmodellen en factsheets). Het is belangrijk dat betrokken partijen consensus hebben over de analyse voordat ze de volgende stappen zetten in het IHP-proces. De analyse per gebied, waarbij de gebiedsgrootte - wijk, buurt, dorp – gezamenlijk wordt bepaald, maakt integraal onderdeel uit van de eindrapportage. De analyse op gebouwniveau kan ook als bijlage worden opgenomen.
• Bepalen welke andere stakeholders moeten worden betrokken, afhankelijk van scope (bijvoorbeeld kinderopvang, beleidsmedewerkers andere beleidsterreinen), bij het invullen van de inventarisatie (input leveren/mede bepalen). Kan door middel van input via gemeente en schoolbesturen of aparte interviews.
13
HANDREIKING IHP
2.4.2.1 Uitwerking Bij het analyseren van de knelpunten en kansen kunnen de volgende aspecten in beeld worden gebracht:
2.4.2.2 Proces Ten behoeve van de analyse zijn de volgende processtappen aan de orde:
Type IHP
Thema’s
Processtap
Actie
Onderwijskwaliteitsplan (per schoolgebouw)
• Ontwikkeling (kwalitatieve) ruimtebehoefte versus capaciteit (leegstand/ruimtetekort) • Ontwikkeling leerlingstromen • Kwaliteit gebouw (bouwkundig, functioneel, binnenklimaat, veiligheid, et cetera) • Energieverbruik gas en elektriciteit per m² BVO • CO2-emissie (KG per jaar) • Kosten energie per m² BVO • Kosten groot onderhoud per m² BVO
Algemeen
• Vertalen van de geïnventariseerde gegevens naar de knelpuntenanalyse door opsteller IHP • Wijze van weergeven knelpuntenanalyse en bepalen van het clusterniveau door regiegroep • Controleren knelpuntenanalyse bij betrokken partijen (in werksessie en/of 1-op-1)
Besluiten
• Vaststellen knelpuntenanalyse door gemeente en schoolbesturen (in werksessie en/of akkoord per mail)
Informeren/betrekken
• Bepalen welke andere stakeholders moeten worden betrokken, afhankelijk van scope (bijvoorbeeld kinderopvang en beleidsmedewerkers andere beleidsterreinen), bij het tot stand komen van de knelpuntenanalyse en bepalen welke rol zij vervullen (input leveren, mede bepalen)
Kindoorzieningenplan
• Ontwikkeling ruimtebehoefte versus capaciteit leerlingvoorzieningen • Leerlingvervoerstromen
Integraal Gebiedsplan
• Fysieke en maatschappelijke kenmerken wijken • Behoefte maatschappelijke voorzieningen • Transitievisie Warmte • Regionale Energiestrategie
14
HANDREIKING IHP
2.5
2.5.1.1 Uitwerking Bij het prioriteren van de knelpunten en kansen kunnen de volgende aspecten worden uitgewerkt:
Fase 3 - Planvorming
2.5.1 Prioritering
Type IHP
Thema’s
Uit de analyse komt naar voren welke knelpunten en kansen er zijn per schoolgebouw of cluster of voor welk thema een aanpak of oplossing moet worden geformuleerd. Voordat over concrete scenario’s moet worden nagedacht, is het belangrijk om gezamenlijk de urgentie (noodzaak) van de knelpunten en kansen te bepalen en deze te prioriteren. Welke knelpunten en kansen hebben de meeste noodzaak (prioriteit)? Om te bepalen welke schoolgebouwen, clusters of thema’s de meeste prioriteit hebben, is het van belang vooraf gezamenlijk te bepalen op welke wijze er wordt geprioriteerd. Wordt er puur naar gebouwelijke factoren gekeken als kwaliteit, vraag en aanbod en exploitatielasten? Of worden, in de lijn met de scope van het IHP, ook andere factoren als de herstructurering of aardgastransitie van een wijk meegewogen? De vraag is dus: “Hoe integraal weeg je de knelpunten en kansen af?”.
Algemeen
• Toetsingskader (op welke wijze worden de knelpunten en kansen geprioriteerd) • Fasering van de knelpunten en kansen in tijdsblokken
2.5.1.2 Proces
Totstandkoming De analyse vormt de basis voor het maken van prioritering. Gemeente en schoolbesturen kunnen overwegen om een toetsingskader te maken om de knelpunten en kansen te prioriteren. Hierin kunnen aspecten die tot een hogere prioriteit moet leiden zwaarder worden gewogen. Als bijvoorbeeld ‘binnenklimaat’ of ‘techniekonderwijs’ een belangrijk thema is binnen de gemeente, kan men ervoor kiezen om schoolgebouwen met een slecht binnenklimaat of het techniekonderwijs meer prioriteit te geven. Voorwaarde voor het prioriteren is dat het transparant is; alle betrokkenen moeten kunnen uitleggen waarom voor een bepaalde prioritering is gekozen. Er kan bij het prioriteren tevens voor worden gekozen om de schoolgebouwen, clusters of thema’s met urgentie te koppelen aan bepaalde tijdsblokken (fasering). Hierbij worden blokken van 4 of 5 jaar gehanteerd. Dus welke knelpunten en kansen hebben hoge urgentie en moeten de komende 4-5 jaar worden opgelost en welke knelpunten en kansen hebben minder hoge urgentie en moeten tussen 0-4 en 4-8 jaar worden opgelost? De duur van deze tijdsblokken kunnen tevens aansluiten bij de beoogde momenten van herijking. De prioritering is het vertrekpunt voor de scenario-ontwikkeling.
Indien tijdens de uitwerking van de scenario’s blijkt dat de beoogde fasering (verdeling in tijdsblokken) niet haalbaar is; te veel knelpunten en kansen om in 4-5 jaar aan te pakken, dan dient de fasering te worden aangepast, maar de prioritering (volgorde van de knelpunten en kansen) blijft onveranderd.
15
Processtap
Actie
Algemeen
• Aanzet toetsingskader, prioritering en mogelijk fasering door opsteller IHP • Voorbereiden overleg door regiegroep • Gezamenlijke prioritering en mogelijk fasering bepalen in een gezamenlijk overleg
Besluiten
• Vaststellen toetsingskader • Vaststellen prioritering en mogelijk fasering door gemeente en schoolbesturen en mogelijk andere stakeholders
Informeren/betrekken
• Bepalen welke andere stakeholders moeten worden betrokken, afhankelijk van scope (bijvoorbeeld kinderopvang, beleidsmedewerkers andere beleidsterreinen), bij het invullen van de inventarisatie (input leveren/mede bepalen). Kan door middel van input via gemeente en schoolbesturen of aparte interviews.
HANDREIKING IHP
2.5.2 Scenario’s
schoolbestuurders) de kans om de juiste afwegingen te maken. Met behulp van de scenario’s kan vervolgens worden toegewerkt naar een voorkeursscenario of advies met daarbij een oplossingsrichting per schoolgebouw, cluster schoolgebouwen of thema. Doorgaans worden voor het basisonderwijs scenario’s per wijk of (kleine) kern ontwikkeld. Voor het speciaal en voortgezet onderwijs worden doorgaans scenario’s voor de hele gemeente of regio ontwikkeld. Bij het ontwikkelen van scenario’s is het belangrijk om vooraf heldere uitgangspunten en/of methoden te bepalen.
Tot deze stap heeft het proces zich vooral gericht op het zo objectief mogelijk inzichtelijk maken van de knelpunten en kansen en deze integraal wegen en prioriteren. Samen met de geformuleerde visie en kaders vormen dit de ingrediënten om scenario’s te ontwikkelen. Het eindresultaat hiervan is één of meerdere oplossingsrichtingen per schoolgebouw, cluster of thema (bijvoorbeeld binnenklimaat). Voor elk schoolgebouw moet uiteindelijk een helder toekomstperspectief (scenario) worden geschetst.
Om tot goede afwegingen te komen helpt het om de scenario’s visueel uit te werken op bijvoorbeeld kaarten. Dit maakt een IHP tevens prettiger leesbaar. Het ontwikkelen van scenario’s leent zich goed voor het inzetten van interactieve werkvormen.
De uitwerking van de scenario’s is medeafhankelijk van de scope. Zo worden in een OnderwijsKwaliteitsplan alleen scenario’s ontwikkeld die knelpunten en kansen op het gebied van onderwijshuisvesting aanpakken. In een Kindvoorzieningenplan wordt in de scenario’s bijvoorbeeld ook rekening gehouden met het toevoegen van ruimten voor peuteropvang of jeugdzorg.
2.5.2.1 Uitwerking Bij het formuleren van scenario’s dienen de volgende aspecten te worden uitgewerkt:
Het detailniveau van de scenario’s kan mede worden bepaald door de omvang van de portefeuille. Bij een kleine gemeente (portefeuille) is het vaak beter mogelijk om oplossingsrichtingen gedetailleerder te formuleren en bijvoorbeeld in te zoomen op gebouwdelen of de wijze van tijdelijke huisvesting. Bij grotere gemeenten (portefeuille) wordt vaker gekozen om op hoofdlijnen een oplossingsrichting (nieuwbouw/renovatie) te formuleren, waarbij een verdere uitwerking (in bijvoorbeeld een businesscase) na vaststelling van het IHP wordt gedaan. Scenario’s uit het IHP vormen in ieder geval de kaders voor ontwikkeling en verdere planvorming. Zoals in het Klimaatakkoord is aangegeven moeten ook schoolgebouwen een bijdrage leveren aan het verminderen van de CO₂-uitstoot in ons land. Het is de verwachting dat de doelstellingen hiervoor de komende jaren steeds concreter worden. Bij het ontwikkelen van scenario’s is het belangrijk om ook de effecten ten aanzien van de CO₂-emissie of het energieverbruik in beeld te brengen. Het IHP wordt (steeds meer) het sturingsmiddel van gemeente en schoolbesturen om de verduurzamingsopgave ten aanzien van de onderwijshuisvesting te monitoren. Ruimte-OK ontwikkelde een stappenplan om de duurzaamheidsdoelstelling vanuit het Klimaatakkoord in het IHP op te nemen.
Type IHP
Thema’s
Algemeen
• Methoden en uitgangspunten scenario’s • Scenario’s per schoolgebouw, cluster schoolgebouwen of thema • Effect scenario’s op CO₂-emmissie of energieverbruik portefeuille • Visuele weergave scenario’s • Voorkeursscenario (advies/voorstel)
2.5.2.2 Proces
Totstandkoming De scenario’s vormen een belangrijke stap richting het eindresultaat van het IHP. Met het ontwikkelen van scenario’s kunnen verschillende kwalitatieve en financiële oplossingsrichtingen in beeld worden gebracht met ook nog eens verschillende tijdspaden. Het inzichtelijk maken van verschillende scenario’s biedt aan de bestuurders (gemeenteraad, college van B&W en 16
Processtap
Actie
Algemeen
• Voorbereiding door regiegroep • Gezamenlijk methoden en uitgangspunten bepalen voor ontwikkelen scenario’s • Gezamenlijk scenario’s bepalen aan de hand van visie en spelregels (in werksessies) en analyse • (Tussentijdse) uitwerking scenario’s door opsteller IHP
Besluiten
• Vaststellen scenario’s door gemeente, schoolbesturen en overige belanghebbenden (in werksessie en/of akkoord per e-mail)
Informeren/betrekken
• Betrek belangrijke stakeholders.
HANDREIKING IHP
2.5.3 Financiële vertaling
Totstandkoming In het visiedocument zijn uitgangspunten geformuleerd over onder andere het beoogde kwaliteitsniveau bij verschillende ingrepen en een mogelijke bijdrage daarbij door schoolbesturen. Voor het financieel uitwerken van de scenario’s is het belangrijk om vooraf helder de uitgangspunten (bijvoorbeeld investeringskosten per m² BVO) en parameters (bijvoorbeeld rentepercentage) te bepalen en de wijze van uitwerking. Worden de huidige lasten en effect op de gemeentelijke begroting ook meegenomen of wordt alleen naar de nieuwe investeringen gekeken?
In veel gevallen liggen de ambities en wensen ten aanzien van de onderwijshuisvesting hoger dan de beschikbare middelen van gemeenten en schoolbesturen. De financiële realiteit moet dus in het oog worden gehouden en er moeten ook financiële keuzes worden gemaakt. Om deze realiteitszin te bewaken is het belangrijk om parallel aan het ontwikkelen van de scenario’s ook de financiële consequenties in beeld te brengen. Hiermee kan de (financiële) haalbaarheid van de scenario’s worden bewaakt en kan mogelijk worden bijgestuurd om tot reële voorstellen te komen. In lijn met het toekomstige wetsvoorstel dient een meerjarenperspectief van minimaal 16 jaar te worden uitgewerkt.
De financiële uitwerking van scenario’s vraagt andere expertise binnen het proces. Het is dan ook belangrijk om deze te bespreken met een aparte werkgroep (met financiële experts van gemeente en schoolbesturen) of met de ‘afdeling financiën’ van de gemeente. Het is belangrijk om deze expertise al vroeg in het proces te betrekken. Tenslotte is van het van belang om te werken met actuele en reële financiële uitgangspunten. Externe bronnen als BouwkostenKompas of de BDB-index, maar ook ervaringscijfers van bouwprojecten binnen de gemeente kunnen hierbij van meerwaarde zijn. Houd er rekening mee dat de bouwprijzen tussen planvorming en uitvoering drastisch kunnen stijgen.
In de fase van planvorming dienen de financiële consequenties per scenario en eventueel aanvullende beleidskeuzes (bijvoorbeeld hoger duurzaamheidsniveau, passend bij de Sectorale routekaart verduurzaming schoolgebouwen po/vo) inzichtelijk te worden gemaakt. Helder moet zijn welke kosten wel en niet zijn meegenomen, wat hierbij de demarcatie is en welke uitgangspunten zijn gehanteerd. Kostenposten voor grond, tijdelijke huisvesting, sloop, inrichting, realisatie extra meters, proces, indexatie en onvoorzien blijven vaak onderbelicht. Mede in het verlengde van de landelijke duurzaamheidsambities en discussie over een financiële bijdrage door schoolbesturen wordt naast de investeringskosten steeds vaker naar de effecten op de exploitatielasten gekeken. Ook het Interdepartementaal Beleidsonderzoek Onderwijshuisvesting benadrukt het belang hiervan. Vanuit een ‘Total Cost of Ownershipbenadering’ (levensduurkosten) kunnen aannames worden gedaan over te verwachten effecten op de exploitatie ten aanzien van onderhoud en energie. Mede op basis hiervan kunnen afspraken worden gemaakt over een financiële bijdrage van schoolbesturen bij nieuwbouw of renovatie.
2.5.3.1 Uitwerking Bij het uitwerken van de financiële vertaling kunnen de volgende aspecten worden uitgewerkt:
Verder dient bij financiële vertaling ook een koppeling te worden gemaakt met het visiedocument. Beleidsuitgangspunten voor bijvoorbeeld hogere duurzaamheidsambities, gasloos maken of het realiseren van ruimten voor kindfuncties dienen ook financieel te worden vertaald. Tenslotte kunnen bij het financieel vertalen van scenario’s ook andere financieringsconstructies worden onderzocht.
17
Type IHP
Thema’s
Algemeen
• Uitgangspunten, parameters en wijze van uitwerking • Financiële vertaling per scenario (wel of niet met effect of huidige begroting) en beleidsuitgangspunt • Wijze waarmee met tussentijdse prijsveranderingen wordt omgegaan
HANDREIKING IHP
2.6
2.5.3.2 Proces Processtap
Actie
Algemeen
• Voorbereiding door regiegroep • Bespreken en vaststellen financiële uitgangspunten, kaders en wijze van werkgroep met ‘afdeling financiën’ gemeente of aparte ‘werkgroep financiën’ • (Concept) uitwerking financiële vertaling aan de hand van spelregels door opsteller IHP • Bespreking (concept) uitwerking financiële vertaling met ‘afdeling financiën’ gemeente of ‘werkgroep financiën’ • Gezamenlijk bespreken financiële vertaling (in werksessie)
Besluiten
• Vaststellen financiële vertaling. Bepalen welke stakeholders de visie moeten vaststellen en op welke wijze dit gebeurt: • Wethouder(s) (afhankelijk van betrokkenheid en uitwerking ten aanzien van overige beleidsterreinen is betrokkenheid en draagvlak van meerdere wethouders gewenst) • College van B&W en/of gemeenteraad • Schoolbesturen (RvT, MR e.a.) • Andere stakeholders
Informeren/betrekken
Fase 4 - Rapportage
2.6.1 Definitief IHP Nu de planvorming gereed is, dient een samenhangende rapportage te worden opgesteld waarin de resultaten van de visie, inventarisatie & analyse en planvorming worden verwerkt. Deze rapportage, het definitieve IHP, neemt de lezer stapsgewijs en met onderbouwing naar concrete voorstellen per school. Het definitieve IHP schetst een helder meerjarenperspectief voor alle schoolgebouwen binnen de gemeente (voor de komende 16 jaar) waarbij de financiële consequenties en beoogde planning inzichtelijk zijn. Op basis van het definitieve IHP kunnen concrete voorstellen aan college van B&W en/of gemeenteraad worden gedaan én kan worden besloten om het IHP door middel van bijvoorbeeld een convenant nog extra juridische status te geven. Als een voorstel ingediend wordt dat aansluit bij een vastgesteld IHP, wordt dit in principe goed gekeurd. Totstandkoming Het definitieve IHP is het eindresultaat van een intensief proces tussen gemeente, schoolbesturen en andere betrokkenen. Het IHP-rapport moet een herkenbaar document zijn voor alle betrokkenen. Het definitieve IHP dient bestuurlijk te worden vastgesteld in een OOGO of stuurgroep voordat het gemeentelijk besluitvormingstraject plaatsvindt. Vaststelling in de gemeenteraad kan ook leiden tot mogelijke wijzigingen.
Belangrijk is dat betrokken partijen voldoende tijd hebben om op de conceptversies te reageren en dat wordt toegewerkt naar een gedragen document.
• Betrek belangrijke stakeholders. • (Tussentijds) informeren van achterban schoolbesturen, het college van B&W en/of de gemeenteraad over de totstandkoming van de prioritering, scenario’s en financiële vertaling (uitnodigen bij werksessie, presentatie, brief)
Voor een goede leesbaarheid kan er nog voor worden gekozen om het rapport redactioneel en visueel te laten opmaken (door een tekstschrijver of vormgever) of er een (interactieve) webversie van te maken. Gezien de omvang van de meeste IHP-rapporten is het aan te bevelen om een (management)samenvatting toe te voegen en goed te bekijken welke onderdelen in een apart ‘bijlagenboek’ kunnen worden opgenomen.
18
HANDREIKING IHP
2.6.1.1 Uitwerking Type IHP
Thema’s
Algemeen
• Samenhangende rapportage met resultaten van de visie, inventarisatie & analyse en planvorming • Concrete huisvestingsvoorstellen per school met een meerjarenperspectief van 16 jaar • (Management)samenvatting
Actie
Algemeen
• Voorbereiding door regiegroep • Opstellen (concept) rapportage door opsteller IHP • Gezamenlijk bespreken (concept)rapportage • Rapportage redactioneel en visueel opmaken
Besluiten
• Vaststellen rapportage. Bepalen welke stakeholders de rapportage moeten vaststellen en op welke wijze dit gebeurt: • Wethouder(s) (afhankelijk van betrokkenheid en uitwerking t.a.v. overige beleidsterreinen is betrokkenheid en draagvlak van meerdere wethouders gewenst) • College van B&W en gemeenteraad • Schoolbesturen (RvT, MR e.a.) • Andere stakeholders
Informeren/betrekken
Fase 5 - Implementatie
2.7.1
Uitvoeringsplan
Het door de gemeenteraad (en schoolbesturen) vastgestelde IHP geeft een meerjarenperspectief voor alle schoolgebouwen voor het funderend onderwijs binnen een gemeente én schetst de (beleids)kaders voor de verdere planvorming. Voor een IHP geldt (deels) dat het een momentopname betreft en dat periodieke herijking nodig is. Maar het belangrijkste is dat de plannen en het beleid uit het IHP tot uitvoering komen. Hiertoe dienen gemeente, schoolbesturen en andere belanghebbenden afspraken te maken over de uitvoering. In een uitvoeringsplan worden onder andere een stappenplan voor de realisatie van de eerste projecten en uitvoering van het beleid, planning, rolverdeling en projectorganisatie beschreven. Daarnaast kan een uitvoeringsplan tevens inspelen op actualiteiten zoals de komst van een nieuwe school of gebiedsontwikkelingen. Het uitvoeringsplan beschrijft ten minste de acties voor het komende jaar of de komende vier jaar en kan daarna jaarlijks worden geactualiseerd (tot het moment van herijking). In het uitvoeringsplan kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat voor een school in 2023 een businesscase wordt opgesteld om een afweging te maken tussen nieuwbouw of renovatie, of dat een locatieonderzoek wordt uitgevoerd, of dat bij een aantal scholen metingen worden verricht om het binnenklimaat in beeld te brengen.
2.6.1.2 Proces Processtap
2.7
Totstandkoming Ook het opstellen van het uitvoeringsplan is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van gemeente en schoolbesturen. In beginsel is de gemeente de penvoerder en betrekt hierbij de schoolbesturen en andere belanghebbenden. Wanneer het uitvoeringsplan is opgesteld, moet deze worden gedeeld met de betrokken partijen en bij voorkeur worden vastgesteld. Het vaststellen van het startdocument vraagt bestuurlijke besluitvorming in bijvoorbeeld een OOGO.
• Betrek belangrijke stakeholders. • (Tussentijds) informeren van achterban schoolbesturen, het college van B&W en/of de gemeenteraad over de totstandkoming van de prioritering, scenario’s en financiële vertaling (uitnodigen bij werksessie, presentatie, brief)
Het uitvoeringsplan kan tevens worden gebruikt om de benodigde investeringen voor het komende jaar of de komende jaren scherper in beeld te brengen. Wanneer zijn welke budgetten nodig? Hiermee kan het uitvoeringsplan dus tevens input geven voor de gemeentelijke begroting voor het komende jaar en mogelijk ook voor de meerjarenbegroting. Indien de koppeling met de gemeentelijke begroting wordt gemaakt, dient de planning van de ontwikkeling van het uitvoeringsplan te worden afgestemd op de gemeentelijke cyclus van het vaststellen van de begroting.
19
HANDREIKING IHP
2.8
Tenslotte kan het uitvoeringsplan ook nog worden gebruikt om het doorlopen IHP-proces te evalueren met betrokkenen en op basis daarvan de kaders voor een toekomstige herijking te formuleren. Dit zou een eerste stap kunnen zijn, zodat de ervaringen ook bij de uitvoering kunnen worden meegenomen. 2.7.1.1
2.8.1 Evaluatie en herijking Als de einddatum van een vastgesteld IHP nadert, of al eerder, is het zinvol om te evalueren. Wordt de gewenste kwaliteit behaald? Presteren de schoolgebouwen zoals beoogd? Sluit de capaciteit nog steeds aan bij leerlingprognoses? Worden andere beoogde doelstellingen, zoals vastgelegd in het IHP behaald? Zijn er redenen om het IHP bij te stellen?
Uitwerking
Type IHP
Thema’s
Algemeen
• Stappenplan uitvoering projecten • Stappenplan uitvoering beleid • Planning • Taak- en rolverdeling • Projectorganisatie • Financiën (verwachte investeringen)
Spreek van tevoren af hoe de voortgang van het IHP gemonitord wordt, wat en hoe er gemeten wordt. Stel met elkaar vast wanneer het resultaat voldoende is, en globaal: wanneer er reden is tot bijstelling (niet limitatief).
2.7.1.2 Proces Processtap
Actie
Algemeen
• Voorbereiding door regiegroep • Opstellen uitvoeringsplan door opsteller IHP • Gezamenlijk bespreken uitvoeringsplan
Besluiten
• Vaststellen uitvoeringsplan door gemeente en schoolbesturen. Bepalen welke stakeholders het uitvoeringsplan moeten vaststellen en op welke wijze dit gebeurt: • Wethouder(s) (afhankelijk van betrokkenheid en uitwerking t.a.v. overige beleidsterreinen is betrokkenheid en draagvlak van meerdere wethouders gewenst) • College van B&W en/of gemeenteraad • Schoolbesturen (RvT, MR e.a.) • Andere stakeholders
Informeren/betrekken
• Bepalen welke andere stakeholders moeten worden betrokken, afhankelijk van scope (bijvoorbeeld kinderopvang en beleidsmedewerkers andere beleidsterreinen), bij het opstellen van het uitvoeringsplan en welke rol zij vervullen (input leveren, mede bepalen)
Fase 6 – Evaluatie
20
COLOFON
HANDREIKING IHP
Opdrachtgevers PO-Raad, VO-raad en VNG Auteurs Doriene Bakker, Maarten Groenen (ICS Adviseurs) Met dank aan: schoolbesturen, gemeenten en adviesbureaus die hebben bijgedragen aan deze handreiking. www.poraad.nl
www.vo-raad.nl
www.vng.nl
21