Bijlage E, Brief Informatie nieuw bestuur ODWH 14 juni 2018

Aan de gemeenteraden, de colleges van burgemeester en wethouders en het college van gedeputeerde staten

Contactpersoon: Uw referentie: Betreft:

M.E. Krul-Seen Informatie nieuw bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland

Datum: Kenmerk: Zaak:

14 juni 2018 2018096488 2018096483

Met het aantreden van de nieuwe gemeenteraden en nieuwe colleges van burgemeester en wethouders bij de meeste gemeenten in de regio, wijzigt ook het bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland (ODWH)1. Met deze brief wil ik, in mijn rol van secretaris van het bestuur, een aantal praktische zaken met betrekking tot de inrichting van het nieuwe bestuur van de ODWH aan u voorleggen. U kunt deze informatie gebruiken bij de benoeming van uw vertegenwoordigers in het algemeen bestuur van de dienst, bij uw eventuele kandidaatstelling voor de verkiezing van de voorzitter en voor de aanwijzing of kandidaatstelling van de leden van het dagelijks bestuur. In het onderstaande besteed ik aandacht aan de volgende onderwerpen : ▪ een korte omschrijving van de bestuursstructuur van de ODWH ▪ een richtlijn voor de samenstelling van het dagelijks bestuur ▪ praktische informatie over het kiezen van de voorzitter en het aanwijzen van de leden van het dagelijks bestuur. Bestuursstructuur ODWH De ODWH is een openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen. In de wet is vastgelegd dat het bestuur van de ODWH bestaat uit een algemeen bestuur (AB), een dagelijks bestuur (DB) en een voorzitter. Het AB staat aan het hoofd van de Omgevingsdienst. Alle deelnemers in de gemeenschappelijke regeling (GR) zijn als eigenaren van de dienst in het AB vertegenwoordigd met twee zetels.

De stemverhouding in het AB is gerelateerd aan de bijdrage per deelnemer in het betreffende begrotingsjaar.

1

D o o r k i e s n u m m e

De Omgevingsdienst West-Holland is de uitvoeringsdienst van gemeenten in de regio Holland Rijnland en van de provincie Zuid-Holland. De dienst maakt deel uit van het landelijke stelsel van omgevingsdiensten. De dienst is belast met advisering, vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu en de fysieke leefomgeving. . Telefoon 071-4083100 Fax 071-4083101 www.odwh.nl

Correspondentie-adres: Postbus 159 2300 AD Leiden

Bezoekadres: Schipholweg 128 2316 XD Leiden

Na de gemeenteraadsverkiezingen worden door de raden en colleges de (nieuwe) leden van het AB aangewezen. Samen met de nog zittende leden van het AB – van gedeputeerde staten en van de gemeenten waar in maart 2018 geen gemeenteraadsverkiezingen hebben plaatsgevonden – kiezen zij uit hun midden een voorzitter. Deze voorzitter zal zowel het AB als het DB voorzitten. De voorzitter dient deel uit te maken van een college van burgemeester en wethouders (B&W) danwel van het college van gedeputeerde staten (GS). Het DB wordt door het AB uit haar midden gekozen, met in acht neming van een aantal uitgangspunten. In de volgende paragaaf wordt hieraan aandacht besteed. De voorzitter wordt zo nodig vervangen door de vicevoorzitter. In de eerste vergadering van het DB in de nieuwe samenstelling (deze staat gepland op 15 oktober 2018) zal het DB uit haar midden de vicevoorzitter aanwijzen. De directeur van de ODWH treedt op als secretaris van AB en DB. In bijlage 1 zijn de artikelen van de GR opgenomen over de voorzitter en over de samenstelling van het AB en het DB. Samenstelling DB AB-leden die deel uitmaken van een college van B&W dan wel van GS, kunnen zich kandidaat stellen als DB-lid.

Conform de uitgangspunten van het bestuurlijke model, zoals vastgesteld door het AB op 12 mei 2014 in het kader van de gemeenteraadsverkiezingen 2014, bestaat het DB uit vijf leden en zijn drie plaatsen toegewezen aan de grootste deelnemers. Destijds waren dat de Provincie Zuid-Holland, de gemeente Leiden en de gemeente Alphen aan den Rijn. In haar laatste vergadering van 14 mei 2018 heeft het DB voorgesteld om de gemeente Noordwijk een plaats toe te wijzen in het DB. De reden hiervoor is dat de gemeente Noordwijk in 2018 één van de drie grootste deelnemers is en in 2019, mede door de herindeling met Noordwijkerhout2, naar verwachting zelfs de grootste deelnemer wordt van de ODWH. Dan zijn er nog twee plaatsen in het DB voor de overige tien kleinere deelnemers. In ons werkgebied kennen we drie subregio’s (Duin- en Bollenstreek, Leidse regio en Rijn- en Veenstreek) die ook op andere terreinen met elkaar samenwerken. Idealiter zouden deze drie subregio’s elk in het DB vertegenwoordigd zijn. Maar omdat in 2014 is gekozen voor een DB van vijf leden – en er verder geen enkele aanleiding is voor uitbreiding naar zes leden – is dat niet aan de orde.

Omdat de subregio Rijn- en Veenstreek nog niet in het DB vertegenwoordigd is en de beide andere subregio’s wel (door de gemeenten Leiden en Noordwijk) is het voorstel dat de subregio Rijn- en Veenstreek (de gemeenten Kaag en Braassem en Nieuwkoop) de ene plaats in het DB invult en de subregio’s Duin- en Bollenstreek en Leidse regio samen de andere. De te kiezen voorzitter neemt automatisch zitting in het DB. Indien de voorzitter afkomstig is uit één van de tien kleinere gemeenten, dan is hij of zij tevens de afgevaardigde van een subregio in het DB.

2

In 2018 is de gemeente Noordwijkerhout contractgemeente en heeft derhalve geen vertegenwoordiging in het AB en geen stemrecht.

Pagina 2/6

Het DB is primair verantwoordelijk voor de bestuurlijke aansturing van de organisatie. Ook in de komende bestuursperiode zal de Omgevingsdienst weer te maken hebben met een veelheid aan vraagstukken. Het vertrekkende DB heeft gewerkt met aandachtsgebieden3 per bestuurslid en daarmee goede ervaringen opgedaan. Bij aandachtsgebieden kan gedacht worden aan externe en interne verbinding (zoals de boegbeeldfunctie en de nabijheid en betrokkenheid met alle deelnemers) en aan onderwerpen die de bedrijfsvoering aangaan (zoals organisatie, financiën, HRM) of inhoudelijk van aard zijn (zoals duurzaamheid en vergunningen, toezicht en handhaving). Het verdient aanbeveling dat het nieuwe DB ook weer aandachtsgebieden verdeelt, maar het is uiteraard aan de nieuwe DB-leden zelf om dat met elkaar af te spreken. In de eerste vergadering van het DB in de nieuwe samenstelling (die gepland staat op 15 oktober 2018) zal dit onderwerp worden geagendeerd. Praktische informatie verkiezing voorzitter De verkiezing van de voorzitter vindt plaats in de vergadering van het AB op 9 juli 2018. De verkiezing vindt plaats met een schriftelijke stemronde. Het tellen van de stemmen wordt gedaan door een commissie van stemopneming bestaande uit drie ambtenaren van de ODWH.

Voor deze verkiezing wordt de stemverhouding 2018 gehanteerd zoals is vastgelegd in het besluit van het DB van 8 januari 2018, en in bijlage 2 is opgenomen. Graag vernemen wij van u: 1. uw bestuurlijke afvaardiging voor het algemeen bestuur van de ODWH 2. uw eventuele kandidatuur voor het voorzitterschap4: Bestuurders die zich kandidaat willen stellen als voorzitter worden verzocht hun kandidatuur uiterlijk 1 juli 2018 schriftelijk of per email te melden bij mij (de secretaris van het bestuur, i.c. de directeur van de dienst; schriftelijk Postbus 159, 2300 AD Leiden; e-mail M.Krul@odwh.nl). Op 2 juli 2018 zal ik de aangemelde kandidaten bekend maken bij de leden van het AB. Deze bekendmaking is vertrouwelijk. Praktische informatie samenstelling DB De besluitvorming omtrent de samenstelling van het dagelijks bestuur vindt plaats in de vergadering van het algemeen bestuur van 9 juli 2018, volgend op de verkiezing van de voorzitter. Graag vernemen wij van u: 3. als u de provincie Zuid-Holland, de gemeente Leiden of de gemeente Noordwijk vertegenwoordigt in het AB: wie van u beiden lid wordt van het dagelijks bestuur 5 4. als u één van de tien kleinere gemeenten vertegenwoordigt in het AB: uw eventuele kandidaatstelling voor lid van het dagelijks bestuur5 3

Verdeling van aandachtsgebieden laat de collectieve verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur onverlet. Het gaat dus niet om een verdeling van portefeuilles. 4 Een kandidaat voor het voorzitterschap dient deel uit te maken van een college van B&W of van GS. 5

Een DB-lid dient deel uit te maken van een college van B&W of van GS.

Pagina 3/6

Bestuurders die zich kandidaat willen stellen als vertegenwoordiger van een subregio in het dagelijks bestuur worden verzocht hun kandidatuur uiterlijk 1 juli 2018 schriftelijk of per email te melden bij mij (de secretaris van het bestuur, i.c. de directeur van de dienst; schriftelijk Postbus 159, 2300 AD Leiden; e-mail M.Krul@odwh.nl). Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben naar aanleiding van deze brief dan kunt u ook telefonisch contact met mij opnemen, op nummer 071 408 3257 of 06 2241 9980.

De directeur van de Omgevingsdienst West Holland, tevens secretaris van het bestuur,

M.E. Krul-Seen

Pagina 4/6

Bijlage 1: Beknopte weergave van aan de GR ontleende spelregels Art 10, 17 en 22 Gemeenschappelijke Regeling ODWH Hoofdstuk 4 Het algemeen bestuur, samenstelling artikel 10 1. Het algemeen bestuur bestaat uit twee leden per deelnemende gemeente, die door de raad van de gemeente uit haar midden, de voorzitter inbegrepen, en uit de wethouders worden aangewezen, alsmede uit twee leden, die door gedeputeerde staten uit zijn midden, de voorzitter inbegrepen, worden aangewezen. 2. De raden van de deelnemende gemeenten en gedeputeerde staten kunnen plaatsvervangende leden aanwijzen, die een lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. 3. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op de dag waarop de zittingperiode van de raad of gedeputeerde staten afloopt of zodra men ophoudt lid of voorzitter te zijn van de raad of gedeputeerde staten uit wiens midden men is aangewezen, dan wel ophoudt wethouder van de betreffende deelnemende gemeente te zijn. 4. De raad van een deelnemende gemeente en gedeputeerde staten wijzen in de eerste vergadering van de nieuwe zittingsperiode de leden en plaatsvervangende leden van het algemeen bestuur aan, dan wel bij tussentijdse vervanging van een lid of plaatsvervangend lid in de eerste vergadering nadat het lid zijn lidmaatschap uit eigener beweging heeft, of van rechtswege is, beëindigd.

Hoofdstuk 5 Het dagelijks bestuur, samenstelling artikel 17 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit vijf leden, inclusief de voorzitter. De leden worden door en uit het algemeen bestuur aangewezen met dien verstande dat de aan te wijzen leden deel uitmaken van gedeputeerde staten of van een college van burgemeester en wethouders en de leden van het dagelijks bestuur niet de meerderheid in stemmen uitmaken van het algemeen bestuur. 2. De leden van het dagelijks bestuur worden aangewezen in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in nieuwe samenstelling. 3. De aanwijzing van leden van het dagelijks bestuur ter vervulling van plaatsen, die door ontslag, overlijden of anderszins openvallen, vindt plaats uiterlijk één maand na dat openvallen. 4. De leden van het dagelijks bestuur treden af op de dag van aftreden van de leden van het algemeen bestuur. Hoofdstuk 7 De voorzitter, artikel 22 (deels) 1. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen. 2. De voorzitter is voorzitter van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. 3. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. 4. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door een door het dagelijks bestuur uit zijn midden aan te wijzen lid van dit bestuur.

Pagina 5/6

Bijlage 2: Werkgebied en Stemverhouding 2018 Werkgebied

Stemverhouding 2018* Deelnemer

Begroting

Stemverhouding

2018

Stemverhouding afgerond in %

Leiden

2.691.535

46

23%

Provincie Zuid-Holland

2.388.487

40

20%

Noordwijk**

1.689.376

28

14%

Hillegom

533.515

10

5%

Kaag en Braasem

761.138

12

6%

Katwijk

352.443

6

3%

Leiderdorp

492.870

8

4%

Lisse

506.523

8

4%

Nieuwkoop

739.303

12

6%

Oegstgeest

386.829

6

3%

Teylingen

712.275

12

6%

Voorschoten

234.536

4

2%

Zoeterwoude

358.332

6

3%

11.847.162

198

100%

Totaal

*) Vastgesteld door het dagelijks bestuur (22 januari 2018, per e-mail). **) De bijdrage van Noordwijk (dan inclusief Noordwijkerhout) is € 3,3 mln in de (concept) Begroting 2019

Pagina 6/6