Bijlage B, Concept Verslag AB-vergadering 11 maart 2024

Con cep t V ers l ag Overleg: Datum: Tijd Plaats: Bijlagen: Kenmerk:

Algemeen bestuur Omgevingsdienst West-Holland 11 maart 2024 16.00 - 18.00 uur Omgevingsdienst West-Holland -

Aanwezig Gemeente Hillegom: C.J. Hoekstra Gemeente Kaag en Braassem: D. Kistemaker Gemeente Katwijk: J.C. Knape Gemeente Leiden: A.M. North (voorzitter) Gemeente Lisse: K. van der Zwet, H. Austie-Ziengs Gemeente Nieuwkoop: J.A. Ingwersen Gemeente Noordwijk: R. ter Hark, M. Kortleven Gemeente Oegstgeest: E. Bus Gemeente Teylingen: H.M.A. Hooij Gemeente Voorschoten: C.J. van der Elst Provincie Zuid-Holland: M. Stolk, M. van Leeuwen Omgevingsdienst West-Holland: M.E. Krul-Seen, Edwin van Os en N. de Kruif Afwezig Gemeente Hillegom: A. de Jong Gemeente Kaag en Braassem: Y. Peters-Adrian Gemeente Katwijk: S. Spek Gemeente Leiden: Y.A. van Delft Gemeente Leiderdorp: G. van Gaal, H. Romeijn Gemeente Nieuwkoop: I.R.J.G. de Ridder Gemeente Oegstgeest: T.I.M. van Tongeren Gemeente Teylingen: E. Koek Gemeente Voorschoten: H. Schokker Gemeente Zoeterwoude: P. Olthof 1. Opening en mededelingen A. North opent de vergadering en heet iedereen welkom en in het bijzonder M. Kortleven en M. van Leeuwen als nieuwe leden van het algemeen bestuur. Zij stellen zich voor aan het algemeen bestuur. A. North bespreekt de ingekomen post van de gemeente Noordwijk, waarin is aangegeven dat het college uiterlijk in Q3 van 2024 de raad zal voorzien van een advies om tot een onomkeerbaar besluit te kunnen komen omtrent de bouwtaken. Daarnaast hebben gedeputeerde M. Stolk en A.

North, als afgevaardigden van het dagelijks bestuur, op 4 maart 2024 met de leden van het algemeen bestuur van de gemeente Noordwijk, R. ter Hark en M. Kortleven, gesproken over de deelname van de gemeente Noordwijk aan het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst. Zij hebben met elkaar afgesproken werkafspraken op te stellen voor het dagelijks bestuur na de herintreding van de gemeente Noordwijk, gelet op de bijzondere situatie tussen de gemeente Noordwijk en de dienst. De werkafspraken zullen met Noordwijk worden gedeeld. Concept verslag AB-vergadering 11 maart 2024 (concept)

1

2. Verslag AB-vergadering 30 oktober 2023 K. Hoekstra geeft aan dat zij geen reactie heeft gehad over de vraag over de planning de 13de wijziging van de gemeenschappelijke regeling. M. Krul- Seen geeft aan de planning ambtelijk is besproken met de gemeente Hillegom. De planning is/was richtinggevend en niet bepalend. In het vervolg zal hier duidelijker over worden gecommuniceerd. Het algemeen bestuur stelt het verslag vast.

3. Mededelingen van de dienst - Op 22 en 23 november 2023 heeft de visitatie van de dienst in het kader van Pijler 6 IBP-VTH plaatsgevonden. Het algemeen bestuur dient in te stemmen met het definitieve visitatierapport. Dit definitieve rapport is nog niet ontvangen, en zal worden geagendeerd voor de volgende vergadering van het algemeen bestuur. Voor de aangegeven verbeterpunten zal een plan van aanpak worden gemaakt. - In de volgende vergadering wordt de Strategie 2024—2035 geagendeerd. De uitwerking van het plan van aanpak Programma Robuustheid (later op de agenda, punt 5) wordt hierin meegenomen.

4. Kadernota 2025 C. van der Elst geeft aan dat de productiviteitsnorm wordt verlaagd. Hij vraagt zich af of in de huidige arbeidsmarkt voldoende personeel kan worden aangetrokken. Ook verzoekt hij in het besluitpunt op te nemen hoe de dekking is geregeld. E. Bus geeft aan dat de gemeente Oegstgeest graag een indexering hanteert van 5%, gezien de financiële problemen die op de gemeente afkomen. Hij ziet graag dat de gemeenschappelijke regeling kijkt hoe aan de bezuiniging kan worden meegewerkt. Daarnaast is E. Bus benieuwd wat er gebeurt als deze productiviteitsnorm wordt gehaald. K. van der Zwet geeft aan dat de werkgroep financiële kaderstelling een verzoek heeft gedaan bij de gemeenschappelijke regelingen om na te denken hoe zij invulling zouden kunnen geven aan bezuinigingen in 2026. Daarnaast vraagt K. van der Zwet een onderbouwing van de productiviteitsnorm en waarom deze in het verleden niet is gehaald. Ook is K. van der Zwet benieuwd of de Provincie Zuid-Holland zich zal conformeren aan de indexering van de financiële kaderstelling. M. van Leeuwen vraagt om extra aandacht voor de uniformering tussen de verschillende omgevingsdiensten. K. Hoekstra heeft dezelfde vraag over de indexering. Hoe kan de dienst bijdragen aan de bezuinigingen die de gemeenten voor 2026 op zich af zien komen. Daarnaast heeft K. Hoekstra graag meer uitleg over de productiviteitsnorm.

Ook vraagt zij of de dienst in 2025 extra wil inzetten op de plustaken, zoals energiebesparing. Een goede afstemming over wie wat in de regio doet is hierbij van belang. R. Austie vraagt of overschrijdingen en/of financiële consequenties eerder inzichtelijk kunnen worden gemaakt.

Concept verslag AB-vergadering 11 maart 2024 (concept)

2

D. Kistenmakers vraagt om de dekking van de verlaging van de productiviteitsnorm inzichtelijk te maken. H. Hooij vraagt wat de financiële impact is van de productiviteitsnorm. A. Ingwersen vraagt aandacht voor het verschil tussen de uren die de gemeente destijds begrootte voor de werkzaamheden van asbest en de uren die de dienst begroot in het werkplannen. Hier zit een groot verschil in. E. van Os geeft aan dat een analyse heeft uitgewezen dat de oude productiviteitsnorm niet haalbaal is voor onze de medewerkers. Er is tevens een landelijke benchmark geweest waaruit naar voren komt dat de dienst bovenaan stond met de productiviteitsnorm. Omdat onze medewerkers de productiviteitsnorm gemiddeld niet halen moet er boven op de reguliere flexibele schil aanvullend worden ingehuurd. Door het verlagen van de productieve norm en de sturing op deze norm is de (op ervaring gefundeerde) verwachting dat de vaste medewerkers van de dienst de productieve norm van 1365 zullen halen en er minder aanvullende inhuur zal moeten plaatsvinden. De salarislasten van de extra medewerkers zullen gedekt worden vanuit de besparingen in het inhuurbudget. Dit kan naar verwachting budgetneutraal plaatsvinden. De dienst is op dit moment zeer actief om de vaste formatie te versterken. Uiteraard heeft ook de dienst te maken met de moeilijke arbeidsmarkt.

De dienst probeert deze problematiek op te lossen door jonge medewerkers aan zich te binden met een opleidingstraject. Hiertoe werkt de dienst samen met de andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland om medewerkers op te leiden. Ook werken we veel met trainees en young potentials die we zelf opleiden. Sommige specialistische functies zullen lastig zijn om op te vullen. Deze professionals zullen nog moeten worden ingehuurd. K. van der Zwet geeft aan dat hij graag inzicht wil hebben in de urenrealisaties als er veel uren worden gemaakt voor algemene werkzaamheden. Als de toezeggingen worden gedaan in de verschuiving van inhuur naar vast personeel, dan zal dat in de begroting terug moeten komen. Hij is benieuwd hoe zich dat financieel technisch vertaalt. M. Krul-Seen geeft aan dat er vorig jaar een organisatieverandering heeft plaatsgevonden met onder andere als doel om de medewerkers meer aandacht te geven. Hiervoor zijn er teamleiders aangesteld, die de medewerkers direct aansturen en intensiever sturen op de productiviteit van de medewerkers. Het algemeen bestuur kan van de dienst vragen een redelijke norm te stellen en deze transparant te maken in de jaarstukken. De dienst doet dat graag; de daadwerkelijke invulling van de tijdverantwoording neemt M. Krul-Seen als onderdeel van de bedrijfsvoering graag voor haar verantwoordelijkheid als directeur van de dienst. A.

North geeft aan dat het van belang is om een realistische productiviteitsnorm te hanteren. De huidige norm is dat niet meer en dat heeft effect op de kadernota en de begroting. Het voorstel is om de productiviteitsnorm naar beneden bij te stellen. A. North geeft aan dat hij van de dienst verwacht dat de wijziging kostenneutraal kan worden doorgevoerd (communicerende vaten), en dat dit aan het besluitpunt zal worden toegevoegd. M. Krul-Seen geeft aan dat de financiële gevolgen zichtbaar kunnen worden gemaakt in de rapportages. Als er een meevaller is zullen we die melden, als er een tegenvaller is dan zullen we deze intern oplossen. Dit is onze gebruikelijke werkwijze.

Concept verslag AB-vergadering 11 maart 2024 (concept)

3

M. Krul-Seen geeft aan dat in de discussie rondom de robuustheid veel eisen worden gesteld aan de dienst om financieel steviger te worden. Ook dit probeert de dienst kostenneutraal te realiseren. Verder bezuinigingen zullen voor de dienst lastig te realiseren zijn. K. van der Zwet geeft aan dat de extra kosten voor robuustheid ook zichtbaar moeten worden gemaakt in de begroting. J. Knape geeft aan dat er vanuit de werkgroep financiële kaderstelling een procedure is vastgesteld om de bezuinigingsmogelijkheden van de gemeenschappelijke regelingen te inventariseren. K. van der Zwet geeft aan dat de werkgroep in de kaderbrief heeft verzocht dat gemeenschappelijke regelingen met voorstellen komen bij de Kadernota 2025. A. North geeft aan dat de dienst een brief zal opstellen hoe de dienst in de toekomst met de kosten om wil gaan, waarbij al een winstwaarschuwing wordt afgegeven dat de bezuinigingsmogelijkheden voor de dienst beperkt zijn, aangezien de dienst vanuit robuustheid met extra kosten te maken heeft. M. Krul-Seen geeft aan dat de provincie zich ieder jaar conformeert aan de indexering van de financiële kaderstelling. M. Krul-Seen geeft aan dat er op dit moment een onderzoek wordt uitgevoerd waarbij de werkzaamheden (voor bijvoorbeeld energiebesparing) en de samenwerking met Holland Rijnland in kaart worden gebracht.

Het is belangrijk dat de deelnemers de werkzaamheden die zij zelf willen uitvoeren ook vooral zelf kunnen uitvoeren. M. Krul-Seen geeft aan dat deelnemers kunnen bezuinigen door minder te bestellen. Een bezuiniging van 2% is jaarlijks kostenvrij mogelijk conform de nota Planning & Control. M. Krul- Seen geeft aan dat de dienst begroot op basis van landelijk vastgestelde normen. De afrekening vindt plaatst op basis van werkelijk gemaakte uren. Dit gebeurt ook voor asbest. De dienst ervaart een stevig dilemma bij de uitvoering van de basistaken, waarbij gemeenten vragen om minder uren te ramen, terwijl landelijk de druk wordt opgevoerd om de juiste normen te hanteren om het kwaliteitsniveau te waarborgen. Het onderwerp asbest zal nog nader worden besproken met de gemeenten Nieuwkoop en Leiden. De dienst zal een uitvraag doen bij de deelnemers of zij ook bij deze discussie betrokken willen worden. Het algemeen bestuur: ▪ stemt in met het verlagen van de productiviteitsnorm van gemiddeld 1.420 uur per jaar per fte naar gemiddeld 1.365 uur per jaar per fte. Hieraan wordt toegevoegd dat het de verwachting is dat dit kostenneutraal kan worden doorgevoerd, aangezien inhuur en salariskosten communicerende vaten zijn. ▪ stelt de Kadernota 2025 vast. ▪ vraagt de dienst in beeld te brengen welke besparingen er mogelijk zijn in 2026.

▪ vraagt de dienst een aparte discussie op te starten met betrekking tot de asbesttaken.

Concept verslag AB-vergadering 11 maart 2024 (concept)

4

5. Robuustheid A. North geeft aan dat de onderwerpen al aan bod zijn geweest en dat K. van der Zwet heeft verzocht een voorstel te doen hoe de dienst kan omgaan met het ravijnjaar en dat M. Stolk heeft verzocht om afstemming te zoeken met de andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland. M. Stolk geeft – naar aanleiding van het ravijnjaar - aan dat het goed is om intern na te denken over scenario’s, maar ziet ook risico’s in het extern communiceren hiervan voor een self fullfilling prophecy. A. North geeft aan dat het belangrijk is om zichtbaar te maken dat het Rijk aan de ene kant heel veel investeringen vraagt voor de Robuustheid en er aan de andere kant heel veel bezuinigd wordt bij de gemeenten. M. van Leeuwen geeft aan dat er weinig tijd was voor het voorbereiden van dit onderwerpen, omdat de stukken laat zijn nagezonden. De deelplannen van aanpak zijn nog niet ontvangen. M. Krul-Seen geeft aan dat er onderhands een concept plan van aanpak was gestuurd naar de ambtelijke voorbereidingsgroep en dat het plan van aanpak op 6 maart naar de leden van het algemeen bestuur is verzonden. M. Krul-Seen geeft aan nog een schriftelijke ronde zal worden toegevoegd, waarbij de deelnemers nog de mogelijkheid hebben hun opmerkingen door te geven. K.

van der Zwet vraagt welke gevolgen er zijn van de Omgevingswet bij de plustaken, omdat er bijvoorbeeld veel meer zelftoetsing is van het bedrijfsleven bij het toezicht op bouwtaken. M. Krul-Seen geeft aan dat de bouwtaken niet meetellen voor de robuustheid. M. Krul-Seen meldt dat wordt onderzocht hoe de dienst de regio kan helpen bij de uitvoering van plustaken. Dit is nadrukkelijk niet bedoeld als actieve acquisitie, maar wel als zoektocht naar efficiencywinst. M. Stolk geeft aan dat het ministerie heel veel vraagt aan de diensten in het kader van Robuustheid en dat de diensten heel veel moeten leveren. De diensten mogen ook aangeven wat zij nodig hebben van het ministerie. Daarnaast is een gezamenlijke aanpak met de andere diensten in Zuid-Holland belangrijk, waarbij hij benadrukt dat de diensten niet aan alle voorwaarden hoeven te voldoen (zoals het opleidingsbudget). Het algemeen bestuur stemt in met het plan van aanpak voor robuustheid.

6. Stemverhouding toekomst (voorstel voor nieuwe methode) A. North vraagt het algemeen bestuur een principebesluit te nemen over de stemverhouding. Het is uiteindelijk aan de individuele deelnemers (raden en staten) om hiermee in te stemmen. M. Stolk geeft aan dat dit besluitpunt nauw samenhangt met de 13de wijziging van de gemeenschappelijke regeling. De Provincie Zuid-Holland kan instemmen met het voorstel met de opmerking dat duidelijk de relatie tussen de stemverhouding en het terugbrengen van het aantal leden van het algemeen bestuur wordt aangegeven. K. van der Zwet geeft aan dat als de 13de wijziging is aangenomen er geen 5de lid in het DB kan komen.

Concept verslag AB-vergadering 11 maart 2024 (concept)

5

M. Krul-Seen geeft aan dat in de oorspronkelijke planning van de (13e) wijziging van de regeling was opgenomen om het verzoek voor zienswijzen na de juli-vergadering naar de colleges/raden te sturen. In vergadering van juli was er een probleem met het quorum. Daarom is toen nog een besluit voorgelegd om het aantal leden van het algemeen bestuur terug te brengen naar één lid per deelnemer. Er is toen ook gesproken over de aanpassing van de stemverhouding, maar daarover lagen de ideeën te veel uit elkaar. Om ervoor te zorgen dat de dienst per 1 juli 2024 een aangepaste regeling heeft is ervoor gekozen om de aanpassing van de stemverhouding later op te pakken. Indien we de aangepaste stemverhouding in een 14de wijziging direct na deze vergadering in procedure brengen, kunnen we -hopelijk- in de vergadering van juli de zienswijzen bespreken en kennen we het standpunt van de deelnemers omtrent het wijzigingsvoorstel. K. van der Zwet vraagt of de dienst heeft overwogen nu de zienswijze voor de 14de wijziging op te vragen en vervolgens de 13de en 14de wijziging tegelijk in de toestemmingsprocedure te brengen. M. Krul-Seen geeft aan dat dan de deadline van 1 juli 2024 zeker niet wordt gehaald. K.

van der Zwet geeft aan dat hij geen sanctie vanuit de wet verwacht als de dienst per 1 juli 2024 geen nieuw gemeenschappelijke regeling heeft en dat waarschijnlijk heel veel gemeenschappelijke regelingen de termijn niet gaan halen. M. Krul-Seen geeft aan dat de dienst zich graag aan de termijnen houdt. K. van der Zwet geeft aan dat bij veel andere diensten is gekozen voor een stemverhouding van één stem per deelnemer. Hij vraagt waarom de dienst hier niet voor gekozen heeft. A. North geeft aan dat de huidige stemverhouding is gebaseerd op de financiële inbreng per deelnemer. Het zou een hele grote omwenteling zijn als wordt overgegaan naar één stem per deelnemer. Het voorstel is een billijke middenweg, waarbij het mogelijk wordt om te besturen zoals we willen, maar ook nog enigszins recht wordt gedaan aan de zwaarte van de inbreng. M. Kortleven geeft aan dat het voor de gemeente Noordwijk de grootste impact heeft met een halvering van de stemmen. In de beantwoording van de zienswijzen is aangegeven dat de drie grootste partijen een plek in het dagelijks bestuur blijven houden. Hij vraagt hoe de andere twee plekken worden ingevuld. A. North geeft aan dat alle andere leden van het algemeen bestuur zich daarvoor kunnen aanmelden en dat daarover middels een schriftelijke stemming wordt gekozen. M.

Kortleven geeft aan dat ze uiteindelijk zouden willen kiezen voor een optie waarbij de plustaken niet meewegen bij de berekening van de stemverhouding (optie 2 zoals in de vergadering van oktober is aangeven). M. Krul-Seen geeft aan er dan een hele andere situatie ontstaat, omdat er dan geen goede reden meer is om de drie grootste partijen een plek in het dagelijks bestuur te geven. De Provincie Zuid-Holland en de gemeente Leiden zijn dan de twee grootste deelnemers; daarna komen vier middelgrote deelnemers, te weten Nieuwkoop, Noordwijk, Kaag en Braassem en Teylingen, waarvan Nieuwkoop de grootste is. Dan zou het logischer zijn om alleen de twee grootste deelnemers een vaste plek in het dagelijks bestuur te geven en de andere drie plekken te verdelen tussen de drie sub-regio’s. M. van Leeuwen stelt voor om het terugbrengen van het aantal leden van het algemeen bestuur uit de 13de wijziging te halen en deze samen met de wijziging van de stemverhouding te verwerken in de 14de wijziging van de gemeenschappelijke regeling. A. North geeft aan dat het van belang is om de 13de wijziging zo snel mogelijk af te ronden, in verband met het voorkomen van de quorum-problematiek. Bij het in procedure brengen

Concept verslag AB-vergadering 11 maart 2024 (concept)

6

van de 14de wijziging zal duidelijk de samenhang tussen de twee wijzigingen inzichtelijk worden gemaakt. Het algemeen bestuur stemt in met - de wijziging van de methode van bepalen van de stemverhouding - deze wijziging te verwerken in de 14de wijziging Gemeenschappelijke regeling - het doorgeleiden van de ontwerpregeling 14de wijziging Gemeenschappelijke regeling naar de colleges van de deelnemers voor doorgeleiding naar de gemeenteraden resp. provinciale staten voor het indienen van zienswijzen over de ontwerpregeling.

7. Voortgang GR – Zienswijzen A. North stelt voor om de 13de wijziging af te ronden en de wijziging van het terugbrengen van het aantal leden van het algemeen bestuur hierin mee te nemen. De situatie omtrent het quorum is zeer problematisch voor het nemen van besluiten. Het is de basis van de gemeenschappelijke regeling dat er in het bestuur voldoende leden aanwezig zijn om besluiten te nemen. Met de huidige samenstelling van het algemeen bestuur is dat niet mogelijk. M. Stolk geeft aan kennis te nemen van de reactie op de zienswijzen. Hij geeft aan dat er goed is gezocht naar pragmatische oplossingen. Het voorstel is een positieve lijn, die de Provincie Zuid-Holland ook steun heeft. Echter, het teruggaan van twee naar één lid in het algemeen bestuur is in strijd is met de algemene financiële verordening van de Provincie Zuid-Holland. Hij geeft aan dat het in de eerste plaats een probleem is van de provincie. Het belemmert niet het bestuur om op dit moment een besluit te nemen. De provincie zal intern uitzoeken wat de gevolgen zijn. M. Krul-Seen geeft aan dat hierover ambtelijke afstemming zal worden gezocht. M. Stolk geeft aan dat het geen belemmering mag vormen van de doorgang van de 13de en 14de wijziging van de gemeenschappelijke regeling. K. van der Zwet vraagt of er ook een minimaal aantal leden voor het dagelijks bestuur is opgenomen in de gemeenschappelijke regeling.

Hij stelt voor minimaal drie leden aan te wijzen. M. Krul-Seen geeft aan dat zij zal uitzoeken of dit nog in de wijziging kan worden verwerkt. K. Hoekstra vraagt of de zienswijze van de gemeente Hillegom als zodanig kan worden opgenomen. M. Kul-Seen geeft aan dat de opmerkingen als ambtshalve wijzigingen zijn meegenomen. In de aanbieding naar het dagelijks bestuur zal dit worden gecorrigeerd en zal deze als aparte zienswijze worden meegenomen. A. North geeft aan dat de dienst bij de communicatie duidelijk de samenhang tussen de 13de en 14de wijziging zal aangeven. Het algemeen bestuur neemt kennis van: ▪ de reactie op de zienswijzen en de ambtshalve wijzigingen conform bijlage a ▪ de verwerking van deze reactie en de ambtshalve wijzigingen in de gewijzigde ontwerpregeling 13e wijziging Gemeenschappelijke regeling.

Concept verslag AB-vergadering 11 maart 2024 (concept)

7

8. Aanbestedingen 8a. Aanbesteding accountant Het algemeen bestuur: - neemt kennis van de aanbesteding van de accountantsdiensten - bekrachtigt het contracteren van de accountant. 8b. Aanbesteding Energiescans Het algemeen bestuur neemt kennis van de aanbesteding van de energiescans.

9. Rondvraag K. van der Zwet vraagt of er al bekend is wat het resultaat is van 2023. E. van Os geeft aan dat dit eerst in het dagelijks bestuur zal worden besproken.

Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 8 juli 2024,

de voorzitter,

de secretaris,

A.M. North

M.E. Krul-Seen

Concept verslag AB-vergadering 11 maart 2024 (concept)

8