Bijlage A5 Advies proces raadzaal Noordwijk voor raad 18 mei 2021 - AVG.pdf

Fractievoorzitters gemeenteraad Noordwijk

Datum:

Kenmerk:

Betreft:

22 april 2021

21.147.FN.wvg

Advies m.b.t. proces raadzaal

Geachte dames en heren fractievoorzitters, Op uw verzoek heb ik de afgelopen weken met iedere fractie een gesprek gehad. Daarnaast had ik een gesprek met de burgemeester en de griffier. Onderwerp van het gesprek was steeds het proces rond de besluitvorming m.b.t. de plaats van de raadzaal van Noordwijk Het ging daarbij om vragen als: o Wat zijn uw wensen m.b.t. de procedure om tot een besluit te komen over de gewenste raadszaal? o Wat zijn uw wensen m.b.t. de gewenste raadszaal? o Hoe is uw mening m.b.t. de urgentie om te komen tot een permanente raadszaal? o Wat is er nodig om een succesvolle volgende stap te zetten? Vooraf maakten we de volgende afspraak: De opbrengst van deze inventarisatie deel ik in een bijeenkomst met u als fractievoorzitters. Tevens bespreken we daarin mogelijke scenario’s voor het vervolg. De rapportage van de inventarisatie en de beraadslaging met fractievoorzitters wordt gedeeld in een advies aan de gemeenteraad. Uiteraard hadden de fracties meningen die van elkaar afwijken. Over een aantal zaken bent u het nagenoeg met elkaar eens: a. In de gesprekken over de plaats van de raadzaal spelen uiteraard concrete uitgangspunten een rol maar zeker ook emoties die terug te voeren zijn naar de verschillen tussen Noordwijk en Noordwijkerhout b. U heeft de wens dat de gemeenteraad spoedig een onomkeerbaar besluit neemt over de plaats van de raadzaal.

Dit proces duurt al te lang en mag niet blijven voortduren. c. De ruimte meerderheid geeft aan dat het fijn is wanneer het besluit genomen kan worden met een ruime meerderheid maar dat desnoods de helft plus 1 ook acceptabel is. d. Wat u ook besluit, de stemming zal waarschijnlijk effect hebben op de verstandhouding in de raad en eventuele latere dossiers. Daarom wenst u een duidelijk proces en een zo ruim mogelijke meerderheid. e. U bent het ook nagenoeg met elkaar eens dat het een tamelijk zwaktebod is wanneer de gemeenteraad hier niet uit kan komen. De meerderheid ziet de plaats van de raadzaal niet als wezenlijk voor de inwoners. In ieder geval minder wezenlijk dan steun aan ondernemers, armoedebestrijding, duurzaamheid, sociaal domein enz. f. Grote meerderheid ziet het als ongewenst om veel langer door te vergaderen in de huidige tijdelijke locatie.

g. Er is een breed gevoelde urgentie om te komen tot een permanente raadzaal. U wenst ook een principebesluit voor de zomer zodat dit thema niet een nog zwaarder emotioneel gehalte krijgt d.m.v. verkiezingen. h. We zullen ‘over onze schaduw heen moeten stappen” en uitgaan van wijsheid i.p.v. gelijk hebben. Uitgangspunten die in meerderheid steun kregen in de documenten en de gesprekken met fracties: (1 t/m 11 zie ook 8 november 2019 werkgroep huisvesting) 1. De raadszaal moet goed bereikbaar zijn 2. De raadszaal moet in een van de twee gemeentehuizen worden gevestigd 3. De beschikbare oppervlakte van de ruimte moet plaats bieden aan een raadstafel (27+vz+griffier), tafel wethouders (6), publiek (75 personen.. Ruimte voor ambtenaren dicht bij college (5-7), voor griffie (2), perstafel (6) 4. Ontmoetingsruimte voor ontvangst voor de vergadering en napraten 5. Ruimtes voor vooroverleg, schorsing enz. voor kleine groepen 6. Er moet in beslotenheid vergaderd kunnen worden 7. Elk raadslid moet de voorzitter goed kunnen zien en de vergadering goed kunnen volgen hetzij direct-hetzij via een scherm 8. De zitplaats van de wethouders is schuin achter de voorzitter/griffie 9. De ruimte is multifunctioneel en kan zowel een raadsvergadering huisvesten als andere typen bijeenkomsten 10. De ruimte moet voldoende mogelijkheden hebben voor hedendaagse techniek 11.

Kosten acceptabel en passen bij de criteria en de huidige tijd 12. Representatief maar niet luxueus 13. Duurzaamheid 14. Maatschappelijke impact (Het aantal raadsvergaderingen per jaar bedraagt zeker meer dan 12)

Een aantal waarnemingen wil ik graag met u delen: o

o

o

Het is vrij normaal dat tijdens een fusieproces de sentimenten over vermeende dominantie of achterstelling een rol spelen bij besluitvorming in de gemeenteraad. Op dat moment komen niet rationele argumenten naar voren en kan een discussie veel emoties of stagnatie opleveren. Vaak duurt het 2 raadsperioden voor dat effect verdwijnt en de nieuwe gemeente een eigen identiteit krijgt. Bij een helder besluitvormingsproces in de gemeenteraad wordt vaak de BOB-methode gehanteerd (Beeldvorming-Opinievorming-Besluitvorming). Deze methode dient te voorkomen dat besluiten worden genomen zonder de juiste beeldvorming. In de discussies over de raadzaal en in mijn interviews is regelmatig te constateren dat argumenten gezocht worden bij een al ingenomen standpunt i.p.v. dat het standpunt een gevolg is van argumenten en beeldvorming. Het gevaar ligt op de loer dat u in het besluitvormingsproces over de raadzaal het proces verandert of ter discussie stelt of de boodschapper diskwalificeert. Dit kan gebeuren wanneer de besluitvorming een ongewenste richting krijgt voor u.

Advies: 1. Stel vast dat u bij de besluitvorming streeft naar de grootst mogelijke meerderheid en dat de helft plus 1 ook een besluit oplevert. 2. De raadzaal komt in 1 van de twee gemeentehuizen 3. Kies voor 7 uitgangspunten en stel deze vast in de gemeenteraad (18 mei 2021) Voorstel voor uitgangspunten: ▪ Kosten ▪ Bereikbaarheid ▪ Oppervlakte raadzaal en bijruimten ▪ Representatie in soberheid ▪ Multifunctionaliteit ▪ Technische voorzieningen ▪ Duurzaamheid 4. Kies voor 3 varianten: Uitbreiding Rotonde, Binnentuin en Bibliotheek 5. Stel een voorbereidende werkgroep met 1 vertegenwoordiger per fractie, betreffende wethouder en ambtelijke inhoudelijke ondersteuning, griffie. De werkgroep heeft een onafhankelijke externe begeleider. o In deze werkgroep zijn gedurende het proces geen personele wisselingen mogelijk en worden de gekozen uitgangspunten en de varianten niet uitgebreid. o De uitgangspunten waar nodig concretiseren maar vooral uitgaan van de beschrijvingen zoals al eerder geaccepteerd. o Voorkom verdere risico’s van politisering in de werkgroep. o De werkgroep bereidt het advies voor dat naar de gemeenteraad gaat o Werk tevens de 3 varianten zo concreet mogelijk uit op basis van de kennis die er nu al is (met ambtelijke ondersteuning t.a.v.

kosten, bouwkundig enz.) Benut hiervoor de aanwezige ambtelijke ondersteuning (en laat hen lid zijn van de werkgroep) o Verbind deze uitgangspunten aan de 3 varianten en kies de variant die het hoogste scoort. o Zorg dat voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar is tijdens dit proces om een goed inhoudelijk advies te schrijven op basis van de keuzen in de werkgroep. 6. Benut absoluut het werk dat al besteed is aan concretisering en uitwerking. 7. Leg het advies voor aan de gemeenteraad Voor het proces: Accepteer dit advies namens de fractievoorzitters (of wordt het eens over een aanpassing). Besluit in raadsvergadering van 18 mei 2021 tot dit proces d.w.z. Samenstelling werkgroep zoals voorgesteld Uitgangspunten zoals voorgesteld 3 varianten zoals voorgesteld Besluitvorming zoals voorgesteld Tijdpad zoals voorgesteld Maak een strakke planning voor de werkgroep gebaseerd op max 3 bijeenkomsten in mei en eerste helft juni 2021 Breng uitgangspunten en varianten samen in een advies naar de raad van juli 2021 Vriendelijke groet,