Bijlage 3 Memo maatregelen interne beheersing Holland Rijnland

MEMO

Aan: Deelnemende Gemeenten Holland Rijnland Van: Niek Verbaan Datum: 17 mei 2024 Onderwerp: Interne beheersing Holland Rijnland

Kennisnemen van: De interne beheersmaatregelen financiën die Holland Rijnland heeft ingesteld. Kernboodschap: Holland Rijnland heeft twee maatregelen genomen om de interne beheersing te verbeteren en het risico op begrotingsonrechtmatigheden verder te verkleinen. Interne beheersing Voor de interne beheersing heeft Holland Rijnland een verbeterslag doorgevoerd in de budgethoudergesprekken. De opbrengsten van de budgethoudergesprekken moeten resulteren in een tijdige signalering van eventuele afwijkingen in de realisatie. De interne beheersing volgt de uitgangspunten van Plan Do Check Act. Samengevat ziet het model er als volgt uit: Plan:

de (primaire) begroting opstellen per programma Eigenaar: Afdelingsmanager/Budgethouder voor eigen programma Consulteren: F&C

Do:

de uitvoering van de werkzaamheden en bijbehorende uitputting van de budgetten Eigenaar: Afdelingsmanager/Budgethouder

Check: Budgethoudergesprek: foto van hoe het ervoor staat. F&C bereidt het gesprek voor Eigenaar: Financieel adviseur Op basis van de foto komen financieel adviseurs en budgethouder samen tot een realistische prognose einde jaar, mede in relatie tot de voortgang van het realiseren van de beleidsdoelen Eigenaar: Financieel adviseur en budgethouder

Holland Rijnland is een regio van dertien gemeenten in de Randstad van de kust tot in het Groene Hart. We werken samen en geven uitvoering aan opgaven op het gebied van ruimte, wonen, economie, landschap, mobiliteit en maatschappij.

F&C stelt op basis van de drie (programma)gesprekken inzicht in de HR-brede financiën op Eigenaar: Financieel adviseur Act:

Advies opstellen: Op basis van de inzichten uit BHG bespreekt F&C advies met Controller. Uitkomst van gesprek kan zijn: • Op begroting • Niet op begroting. Advies aan MT voor: o Geen begrotingswijziging => Sturen binnen programma o Begrotingswijziging => Sturen met begrotingswijziging (turap/slotwijziging december) via AB Eigenaar:

Financieel adviseur

Inzage bieden in de HR-brede financiën en de controller brengt advies uit aan MT met al dan niet voorstellen tot wijziging van begroting. Eigenaar: Concerncontroller

Frequentie De budgethoudergesprekken vinden in principe tweemaandelijks plaats. In verband met het opstellen van de begroting en jaarstukken in januari, februari en maart vindt het eerste gesprek plaats in april en ziet op de maanden januari t/m maart. Wat Gesprek 1

Wanneer 1e week april

Ziet op januari t/m maart

Gesprek 2 Gesprek 3

1e week juni 1e week september

januari t/m mei januari t/m augustus

Gesprek 4

1e week november

januari t/m oktober

1e week december

Input voor laatste AB januari t/m november begrotingswijzigingen

Gesprek 5

Opmerkingen Input voor turap oktober Input voor laatste AB begrotingswijzigingen

Rapporteren aan MT, PFH MT, PFH, DB MT, PFH, DB MT, PFH, DB MT, PFH

Rapportage Rapportage over de uitputting van de budgetten vindt plaats op vier niveaus. MT Van de budgethoudergesprekken wordt een beknopt (intern) verslag opgesteld. Het MT bespreekt het verslag en overlegt met de concerncontroller in hoeverre de bevindingen aanzetten tot het informeren van het algemeen bestuur of het wijzigen van de begroting. Portefeuillehouder Tijdens de reguliere werkoverleggen informeert de concerncontroller de portefeuillehouder Bestuur & Middelen over de voortgang van de realisatie, de bijbehorende prognose en welke plek deze bevindingen krijgen in de P&C producten van Holland Rijnland.

Dagelijks bestuur Drie keer per jaar biedt de concerncontroller het dagelijks bestuur een financiële doorkijk richting het einde van het jaar. Commissie Bestuur & Middelen Drie keer per jaar informeert de portefeuillehouder Bestuur & Middelen de commissie met een financiële doorkijk richting het einde van het jaar. In de eerste commissievergadering van het jaar vindt geen financiële doorkijk plaats aangezien op dat moment nog geen rapportages zijn opgesteld.

Informeren algemeen bestuur Via de reguliere P&C producten brengt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur op de hoogte van de uitputting van de budgetten. Het dagelijks bestuur informeert daarnaast tijdig wanneer overschrijdingen dreigen. Rechtmatigheid In 2023 heeft Holland Rijnland op het programma Strategie & Beleid en in de bedrijfsvoering meer kosten gemaakt dan geautoriseerd door het algemeen bestuur, onder meer door extra werkzaamheden in het kader van de RIA en een zorgvuldige (ambtelijke) afstemming voor de actualisatie GR. Met de vastgestelde en geactualiseerde financiële verordening 2023 heeft het algemeen bestuur voorzien in de mogelijkheid om in de laatste vergadering van het jaar actuele onvoorziene ontwikkelingen in de begroting op te kunnen nemen. Dit biedt de gelegenheid om dan bekende mee- en tegenvallers in de begroting te verwerken en (verwachte) resultaten te verrekenen met de bestemmingsreserves volgens de geldende kaders van het algemeen bestuur. Consequenties: Door de voorgestelde maatregelen verwacht Holland Rijnland beter in control te zijn. Uitvoering: Tijdens de vergaderingen van de commissie Bestuur & Middelen informeert Holland Rijnland de portefeuillehouders over de uitputting van de middelen, met uitzondering van de commissievergadering in februari.