Bijlage 2 Advies auditcommissie aan AB 6 juni 2024 definitief

Advies auditcommissie Holland Rijnland dd 7 juni 2024 aan het Algemeen Bestuur Holland Rijnland

Onderwerp: jaarstukken 2023/verslag van bevindingen accountant

Met de accountant is het verslag van bevindingen besproken. Uit dit overleg zijn de onderstaande bevindingen/afspraken voortgekomen: -

Het assurancerapport (rapport accountant IDA) is laat ontvangen en roept vragen op over o.a. toegang autorisatietabellen, functiescheiding bij autorisatie facturen en over het hanteren daarvan bij facturen boven 300 euro. In een beperkt deel was die functiescheiding niet aanwezig, geen controle vanuit IDA op geleverde prestatie. HRL heeft wel voor alle facturen een prestatieverklaring geadministreerd. Vraagpunt is wie de mutatiebevoegdheid heeft voor de tabellen. Dit punt was ook als bevinding in het voorgaande jaar opgenomen.

-

Geconstateerd is dat de bevindingen van voorgaande jaren nog onvoldoende navolging hebben gekregen. Aan het DB wordt verzocht om te rapporteren over de opvolging van de bevindingen.

-

Door Holland Rijnland is een Memo interne beheersing opgesteld waarin acties zijn opgenomen om grip te krijgen op de interne beheersing en niet in dezelfde situatie te komen als die van afgelopen jaar.

-

De correctie op de jaarrekening n.a.v. de accountantscontrole was uiteindelijk 300.000. Dit bedrag is in eerste instantie niet goed verwerkt in de jaarrekening. Dat is aangepast en zat hem voornamelijk in de malus die is opgelegd aan de vervoerder van het CVV maar ook in het op te nemen bedrag voor verlofsparen.

-

Vwb de overschrijdingen is aangegeven dat de budgethouder geen inzicht had in de beschikbare budgetten. De interne beheersing daarvan en de verplichtingenadministratie was niet voldoende op orde. In het memo zijn daarvoor acties opgenomen om dit in de toekomst te voorkomen en voor te zijn.

-

De nieuwe coördinator subsidies werkt aan het beter inzichtelijk maken (Rijks)subsidies. O.a dekt het de werkelijke kosten.

-

De auditcommissie heeft de aangegeven punten over de rechtmatigheidscontrole besproken. In het nieuwe systeem is dit een bevoegdheid van het DB. Besproken is het apart inzichtelijk maken van onder- en overschrijdingen van budgetten. Er is vrijheid om met budgetten te schuiven maar bestuurlijk is deze informatie bestuurlijk interessant. Afgesproken is om hierover in de Turaps beter te rapporteren. Verder is afgesproken dat vwb de uitvoering van de in het memo aangegeven acties hier bewust en actief op teruggekomen wordt.

-

Besproken is wat de gedachte is achter het dekken van de overschrijdingen uit de aangegeven reserves. Er is geen uitleg aangegeven in de stukken. Aangegeven is dat de overschrijdingen te linken zijn aan deze taken waarvoor de reserves zijn ingesteld. Eigenlijk is aan de voorkant de dekking uit deze reserves had moeten worden aangegeven Door de accountant is aangegeven dat voor het co-financieringsfonds het van belang is om te kijken of er lopende verplichtingen zijn of nog aankomen.

-

De accountant heeft aangegeven een sterke verbetering te zien in de samenwerking met IDA. De opgenomen punten in het accountantsverslag liggen meer op harde kant van de inrichting van de administratie en niet (meer) op de samenwerking.

-

Verleden jaar is gestart met een volledig nieuw ambtelijk team hetgeen samen viel met de implementering van de nieuwe rechtmatigheidscontrole. De accountant heeft waardering uitgesproken richting dit nieuwe team en het vele werk dat verzet is.

Afgesproken is om in september 2024 een overleg in te plannen met de auditcommissie, de accountant, de portefeuillehouder en de controler om de voortgang te bespreken van de aangegeven acties en het controleplan van de accountant.

De auditcommissie Holland Rijnland